Asansör Arıza Programı ile Acil Durum Protokolü

İÇERİK

Asansör arızalarının tamamı aynı öncelikte değildir. Kat göstergesinin çalışmaması ile kabin içerisinde insanların mahsur kalması aynı iş akışıyla yönetilemez. Özellikle mahsur kalma, kapı güvenliği problemi, kontrolsüz hareket şüphesi, duman veya su baskını gibi durumlarda önceden tanımlanmış bir acil durum protokolü gerekir. Buradaki amaç yalnızca teknisyeni hızlı şekilde binaya göndermek değil; ihbarın doğru alınması, olayın sınıflandırılması, yetkili kişilerin bilgilendirilmesi, müdahalenin kayıt altına alınması ve asansörün tekrar hizmete alınmadan önce durumunun değerlendirilmesidir.

Bir Asansör Arıza Programı, bu sürecin telefon görüşmeleri ve WhatsApp mesajları arasında kaybolmasını engeller. Firma sahibi hangi arızanın kritik olduğunu görebilir, teknisyen kendisine atanan acil işi anında alabilir, bina yöneticisi ise sürecin hangi aşamada olduğunu takip edebilir. Ancak yazılım burada teknik kurtarma yönteminin yerine geçmez. Yazılımın görevi, doğru kişiyi doğru bilgiyle doğru yere yönlendirmek ve yapılan işlemleri izlenebilir hale getirmektir.

Asansörlerde Acil Durum Protokolü Neden Gereklidir?

Normal bir arıza kaydında birkaç dakikalık iletişim gecikmesi çoğu zaman yalnızca hizmet kalitesini etkiler. Kabinde insan mahsur kaldığında ise iletişim zincirindeki belirsizlik ciddi bir probleme dönüşebilir.

Örneğin bina yöneticisi firmayı arayıp yalnızca "asansör bozuldu" dediğinde teknisyenin önünde birçok bilinmeyen vardır:

• Kabinde mahsur kalan kişi var mı?
• Kaç kişi bulunuyor?
• Çocuk, yaşlı veya sağlık sorunu yaşayan biri var mı?
• Kabin yaklaşık hangi katta?
• Alarm veya haberleşme sistemi çalışıyor mu?
• Elektrik kesintisi var mı?
• Duman, yangın veya su baskını gibi başka bir tehlike mevcut mu?
• Daha önce aynı asansörde benzer bir arıza oluştu mu?

Bu bilgiler arıza kaydının ilk dakikasında alınırsa ekip hazırlıklı gider. Alınmazsa teknisyen yoldayken tekrar tekrar telefon görüşmesi yapılması gerekir.

Asansör İşletme ve Bakım Yönetmeliği, "kurtarma çalışmasını" asansörde mahsur kalan kişi veya kişilerin bulunduğu bilgisinin alınmasından başlayıp kurtarma talimatına uygun şekilde serbest kalmalarıyla sonuçlanan süreç olarak tanımlar. Aynı düzenleme kapsamında bakımın yetkili servis tarafından ayda en az bir kez yürütülmesi öngörülür. ([LEXPERA][1])

Bu nedenle acil durum yönetimi yalnızca "teknisyen gönderme" işlemi olarak görülmemelidir. İhbar, değerlendirme, yönlendirme, güvenli müdahale, kayıt ve kontrol birbirini takip eden tek bir süreç olmalıdır.

Acil Arıza Kaydında Hangi Bilgiler Alınmalı?

Acil durum protokolünün ilk adımı standart bir ihbar formudur. Telefonu kim açarsa açsın aynı temel sorular sorulmalıdır. Böylece arızanın önceliği kişinin deneyimine göre değil, önceden belirlenen kriterlere göre belirlenebilir.

Kontrol noktası	Kaydedilecek bilgi	Neden önemli?
Bina bilgisi	Bina adı, adres, asansör kimliği	Yanlış binaya veya cihaza yönlendirmeyi önler
Mahsur kalma	Var / Yok	Arıza önceliğini belirler
Kişi sayısı	Tahmini sayı	Müdahale planlamasına yardımcı olur
Özel durum	Çocuk, yaşlı, rahatsız kişi vb.	Aciliyet değerlendirmesini etkiler
Kabin konumu	Biliniyorsa yaklaşık kat	Teknisyene ön bilgi sağlar
Alarm/haberleşme	Çalışıyor / çalışmıyor / bilinmiyor	İletişim durumunu gösterir
Ek tehlike	Yangın, duman, su, elektrik problemi	Standart servis sürecinden farklı hareket edilmesini gerektirebilir
İhbar sahibi	Ad, telefon, görev	Sahadaki iletişim kişisini belirler
İhbar zamanı	Saat ve dakika	Müdahale süresinin ölçülmesini sağlar

Burada önemli nokta, bina yöneticisinin veya çağrıyı alan personelin teknik teşhis yapmaya çalışmamasıdır. "Kapı kartı bozuk", "kontaktör arızası var" gibi tahminler yerine gözlenen durum kaydedilmelidir.

Örneğin daha doğru kayıt:

Kabin 5. kat ile 6. kat arasında görünüyor, içerisinde iki kişi var, alarm butonuna basıldığında ses geliyor.

Bu açıklama, teknisyene yorumdan daha değerli saha bilgisi verir.

Acil Durumlar Nasıl Önceliklendirilmelidir?

Her firma kendi operasyon yapısına göre bir öncelik sistemi oluşturabilir. Ancak sistemin tüm çağrı merkezi ve saha personeli tarafından aynı şekilde kullanılması önemlidir.

Pratik bir sınıflandırma şu şekilde yapılabilir:

Kritik öncelik

İnsan güvenliğini doğrudan ilgilendiren olaylardır.

• Kabinde insan mahsur kalması
• Kontrolsüz kabin hareketi şüphesi
• Kapı güvenliğiyle ilgili ciddi risk
• Duman veya yangın belirtisi
• Asansör kuyusuna yoğun su girişi
• Elektriksel yanık kokusu veya benzeri tehlike belirtileri

Bu durumlarda sıradan arıza sırasının beklenmesi yerine acil durum prosedürü devreye alınmalıdır.

Yüksek öncelik

İnsan mahsur değildir ancak cihazın kullanılması güvenli olmayabilir veya bina hizmeti ciddi şekilde etkilenmiştir.

Örneğin kapının düzgün kapanmaması, tekrarlayan duruşlar veya güvenlik sistemleriyle ilişkili olduğu düşünülen problemler bu grupta değerlendirilebilir.

Normal öncelik

Acil güvenlik riski oluşturmayan ancak servis gerektiren arızalardır. Gösterge sorunu, aydınlatma problemi veya kullanım konforunu etkileyen bazı problemler buna örnek olabilir.

Öncelik sınıfı, uzaktan kesin teknik teşhis anlamına gelmez. Şüpheli durumlarda güvenlik tarafında kalınmalı ve yetkili teknik personelin değerlendirmesi esas alınmalıdır.

Asansör Arıza Programı ile Acil Durum Akışı Nasıl Kurulur?

İyi tasarlanmış bir dijital süreç, ihbarın geldiği andan arızanın kapatıldığı ana kadar olayın tek kayıt üzerinden ilerlemesini sağlar.

1. İhbarı tek kayıt altında açın

Telefon, müşteri portalı veya QR kod üzerinden gelen bildirim mümkün olduğunca aynı arıza kaydına bağlanmalıdır.

Aksi halde bina yöneticisinin telefon görüşmesi, teknisyenin WhatsApp mesajı ve ofiste açılan kayıt üç farklı olaymış gibi görünebilir.

2. Acil durum etiketini belirleyin

Mahsur kalma veya kritik güvenlik riski varsa kayıt "Acil" olarak işaretlenmelidir. Bu kayıtlar normal servis listesinin arasında kaybolmamalıdır.

3. Uygun teknisyeni yönlendirin

Teknisyen seçiminde yalnızca "kim boşta?" sorusu yeterli değildir. Şunlar da dikkate alınmalıdır:

• Personelin bulunduğu konum
• Arızalı asansöre mesafe
• Teknik yetkinlik
• Devam eden diğer kritik işler
• Asansör tipi
• Gerekiyorsa ikinci personel ihtiyacı

Konum takibi bulunan sistemlerde firma, en yakın uygun personeli daha hızlı belirleyebilir.

4. Teknisyene eksiksiz bilgi gönderin

Teknisyen yola çıkmadan önce en azından bina, asansör, iletişim kişisi, mahsur kalma durumu ve bildirilen belirtileri görmelidir.

Bu kayıtları Asansorex gibi bir asansör arıza programı üzerinden yönetmek, ofis ile saha arasında tekrar telefon trafiğini azaltır ve olayın zaman çizelgesinin tek yerde tutulmasını sağlar.

5. Bina sorumlusunu bilgilendirin

Acil durumlarda bina yöneticisinin de ne yapması gerektiğini bilmesi önemlidir.

Genel olarak bina tarafında:

• Asansörün izinsiz kullanılmaya çalışılması engellenmeli,
• Mahsur kalan kişilerle mümkünse sakin bir iletişim sürdürülmeli,
• Eğitimsiz kişiler tarafından kapı açma veya mekanik müdahale yapılmamalı,
• Yetkili servis ve olayın niteliğine göre ilgili acil yardım birimleriyle iletişim kurulmalı,
• Yangın gibi farklı bir acil durum varsa binanın yangın ve tahliye prosedürü uygulanmalıdır.

Özellikle kurtarma işlemi, internette bulunan genel videolar veya kulaktan dolma bilgilerle yapılmamalıdır. Her asansörün sistemi ve kurtarma talimatı farklı olabilir.

Kurtarma Eğitimi ve Talimatı Dijital Olarak Nasıl Takip Edilir?

Acil durum protokolünün yalnızca teknisyen tarafı yoktur. Bina sorumlusunun belirlediği kişilere verilen kurtarma eğitiminin de güncel tutulması gerekir.

Mevcut düzenlemeye göre bakım sözleşmesi sonrasında asansör monte eden veya yetkili servis, bina sorumlusunun belirleyeceği kişilere yılda en az bir kez acil durumlarda kurtarma çalışması konusunda eğitim verir. Eğitim teknik bakım ve onarım personeli tarafından gerçekleştirilir ve tutanakla kayıt altına alınır. Kurtarma talimatının da kurtarma çalışmasını yapacak kişilerin kolaylıkla görebileceği yerde muhafaza edilmesi öngörülür. ([Sanayi Bakanlığı][2])

Firma açısından burada takip edilmesi gereken birkaç veri vardır:

• Eğitim verilen bina
• Eğitim tarihi
• Eğitimi veren personel
• Eğitime katılan kişiler
• Eğitim tutanağı
• Bir sonraki eğitim tarihi
• Kurtarma talimatının güncelliği

Yüzlerce asansöre bakım yapan bir firmanın bu kayıtları Excel veya klasör sistemiyle takip etmesi zamanla zorlaşır. Dijital sistemde yaklaşan eğitimlerin hatırlatılması, eksik tutanakların görülmesi ve ilgili binanın geçmiş kayıtlarının bulunması daha kolaydır.

Müdahale Sonrasında Arıza Hemen Kapatılmalı mı?

Mahsur kalan kişinin güvenli şekilde çıkarılması olayın en kritik bölümünün tamamlandığı anlamına gelir; ancak arıza yönetimi açısından kayıt henüz bitmiş değildir.

Kurtarma sonrasında teknik personelin cihazın neden durduğunu değerlendirmesi gerekir. Arızanın kaynağı belirlenmeden ve asansörün güvenli kullanıma uygunluğu değerlendirilmeden yalnızca "yolcu çıkarıldı" denilerek iş kapatılmamalıdır.

Arıza kapanışında mümkün olduğunca şu bilgiler bulunmalıdır:

1. İhbar saati
2. Teknisyene atama saati
3. Teknisyenin binaya varış saati
4. Müdahalenin tamamlanma saati
5. Bildirilen arıza
6. Yapılan kontrol ve işlem
7. Kullanılan parça veya malzeme
8. Arızanın olası nedeni
9. Asansörün hizmet durumu
10. Gerekliyse takip işi veya revizyon önerisi

Bu kayıtlar özellikle tekrarlayan problemlerde çok değerlidir.

Örneğin aynı asansörde iki ay içerisinde dört kez kapı kaynaklı mahsur kalma meydana geliyorsa konu artık dört bağımsız arıza olarak görülmemelidir. Firma, geçmiş kayıtları inceleyip tekrar eden probleme yönelik daha kapsamlı teknik değerlendirme yapabilir.

Acil Durum Performansı Hangi Verilerle Ölçülür?

Firma sahibinin yalnızca kaç arıza geldiğine değil, kritik arızaların nasıl yönetildiğine bakması gerekir.

Takip edilebilecek temel göstergeler şunlardır:

• Acil ihbar sayısı
• Mahsur kalmalı arıza sayısı
• İhbar ile teknisyen ataması arasındaki süre
• Atama ile sahaya varış arasındaki süre
• Toplam müdahale süresi
• Aynı asansörde tekrarlayan arıza sayısı
• En fazla acil çağrı oluşturan binalar
• Arıza türlerine göre dağılım
• Kurtarma eğitimi yaklaşan binalar
• Açık bırakılan takip işleri

Bu veriler teknisyeni baskı altında tutmak için değil, operasyonun darboğazını görmek için kullanılmalıdır.

Örneğin müdahale süreleri sürekli uzunsa problem teknisyen performansı olmayabilir. Servis bölgeleri yanlış dağıtılmış, ekiplerin güzergâhı verimsiz veya nöbet planı yetersiz olabilir.

Sıkça Sorulan Sorular

Asansörde biri mahsur kaldığında ilk yapılması gereken nedir?

Öncelikle durum yetkili servis firmasına doğru bilgilerle bildirilmelidir. Mahsur kalan kişilerle mümkünse iletişim kurulmalı ve eğitimsiz kişilerin mekanik müdahale yapması engellenmelidir. Yangın, sağlık problemi veya başka bir ciddi tehlike varsa durumun niteliğine uygun acil yardım birimleri de bilgilendirilmelidir.

Bina görevlisi asansör kapısını açarak yolcuyu çıkarabilir mi?

Kurtarma işlemi yalnızca ilgili asansörün kurtarma talimatını bilen ve gerekli eğitimi almış kişiler tarafından yürütülmelidir. Eğitimsiz kişilerin kapı, fren veya diğer mekanik-elektrik sistemlerine müdahalesi ciddi risk oluşturabilir.

Kurtarma eğitimi ne sıklıkla verilmelidir?

Asansör İşletme ve Bakım Yönetmeliği kapsamında bina sorumlusunun belirlediği kişilere acil durum kurtarma çalışması konusunda yılda en az bir defa eğitim verilmesi öngörülmektedir. Eğitim tutanakla kayıt altına alınmalıdır. ([Sanayi Bakanlığı][2])

Asansör Arıza Programı kurtarma işlemini otomatikleştirir mi?

Hayır. Yazılım teknik kurtarma işlemini gerçekleştirmez ve yetkili personelin yerine geçmez. Program; ihbarın kaydedilmesini, teknisyenin yönlendirilmesini, müdahale süresinin takibini, yapılan işlemlerin kayıt altına alınmasını ve geçmiş arızaların analiz edilmesini kolaylaştırır.

Acil arıza ile normal arıza ayrı tutulmalı mı?

Evet. Mahsur kalma veya güvenlik riski bulunan olayların normal arızalardan ayrı öncelik seviyesinde takip edilmesi, ekiplerin kritik çağrılara daha hızlı yönlendirilmesini sağlar.

Kurtarma tamamlandıktan sonra asansör hemen kullanılabilir mi?

Her durumda otomatik olarak kullanıma açılması doğru değildir. Teknik personelin arızanın nedenini değerlendirmesi ve asansörün güvenli şekilde hizmet verebileceğini belirlemesi gerekir. Gerekli görülürse cihaz arıza giderilene kadar kullanım dışı tutulmalıdır.

Özet

Asansörlerde acil durum yönetimi yalnızca hızlı teknisyen göndermekten ibaret değildir. Doğru ihbar almak, olayı sınıflandırmak, uygun personeli yönlendirmek, bina sorumlusuyla iletişimi sürdürmek, müdahaleyi kayıt altına almak ve olay sonrasında kök nedeni incelemek aynı protokolün parçalarıdır.

Kağıt formlar, telefon görüşmeleri ve dağınık mesajlar yerine Asansorex gibi bir Asansör Arıza Programı kullanıldığında bu süreç tek kayıt üzerinden izlenebilir. Böylece firma sahibi operasyonu ölçebilir, teknisyen geçmiş arıza bilgisine sahadan ulaşabilir ve bina yöneticisine daha düzenli bilgi verilebilir.