Asansör Arıza Programı ile Maliyet Per Arıza Hesabı

İÇERİK

Asansör bakım firmalarında bir arızanın maliyeti çoğu zaman sadece kullanılan yedek parçanın fiyatı üzerinden değerlendirilir. Oysa teknisyenin yolda geçirdiği süre, müdahale süresi, servis aracının gideri, ikinci kez aynı binaya gitme zorunluluğu, kullanılan sarf malzemeleri ve operasyon ekibinin harcadığı zaman da firmanın cebinden çıkan gerçek maliyetin parçalarıdır. Asansör arıza programı üzerinden bu veriler düzenli şekilde tutulduğunda, “Ayda kaç arıza çözdük?” sorusundan çok daha değerli olan “Bir arızayı ortalama kaç liraya çözüyoruz?” sorusunun cevabı ortaya çıkar. Bu yazıda arıza başına maliyetin nasıl hesaplanabileceğini, hangi giderlerin hesaba katılması gerektiğini ve bu verinin kârlılık kararlarında nasıl kullanılacağını adım adım ele alacağız.

Arıza Başına Maliyet Neden Takip Edilmeli?

Bir firmanın ay içerisinde 150 arıza kaydını kapatması ilk bakışta yoğun ve başarılı bir operasyon görüntüsü verebilir. Ancak bu arızaların kaçı tek ziyarette çözüldü, kaçına iki veya üç kez gidildi, hangi müşteriler sürekli servis yükü oluşturdu ve toplam operasyon maliyeti ne oldu bilinmiyorsa yalnızca arıza sayısını takip etmek yeterli değildir.

Arıza başına maliyet hesabı özellikle üç önemli konuda yol gösterir:

• Bakım sözleşmelerinin gerçekten kârlı olup olmadığını görmek,
• Teknisyen ve servis ekiplerinin verimliliğini ölçmek,
• Sürekli arıza çıkaran cihazları ve maliyetli müşterileri belirlemek.

Örneğin aylık bakım bedeli 2.000 TL olan bir asansör düşünelim. Ay içerisinde bu cihaz için dört ayrı arıza çağrısı oluşmuş ve her müdahalenin firmaya ortalama 700 TL maliyeti olmuşsa yalnızca arızaların operasyon maliyeti 2.800 TL'ye ulaşır. Buna aylık periyodik bakım maliyeti de eklendiğinde sözleşmenin görünenden farklı bir kârlılık tablosu ortaya çıkabilir.

Çok arıza çözmek her zaman yüksek verimlilik anlamına gelmez. Önemli olan arızayı mümkün olduğunca düşük operasyon maliyetiyle, doğru ve kalıcı şekilde çözebilmektir.

Asansör Arızasının Gerçek Maliyeti Hangi Kalemlerden Oluşur?

Doğru bir hesaplama için arıza maliyetini yalnızca parça maliyeti olarak görmemek gerekir. Firma açısından gerçek maliyet birkaç kalemin toplamından oluşur.

1. Teknisyen işçilik maliyeti

Teknisyenin arızaya müdahale için harcadığı süre doğrudan maliyet oluşturur. Burada sadece cihaz başında geçirilen süre değil, firmanın tercih ettiği hesaplama yöntemine göre yol süresi de dikkate alınabilir.

Örneğin teknisyenin firma açısından saatlik toplam maliyeti 300 TL ve arıza için toplam 1,5 saat harcanmışsa:

İşçilik maliyeti = 300 TL x 1,5 saat = 450 TL

Saatlik maliyet hesaplanırken yalnızca net ücret değil, işveren açısından oluşan toplam personel maliyetinin değerlendirilmesi daha sağlıklı sonuç verir.

2. Ulaşım ve araç maliyeti

Servis aracı ücretsiz çalışmaz. Yakıt, bakım, lastik, sigorta ve diğer kullanım giderleri zaman içerisinde önemli bir operasyon maliyeti oluşturur.

Firmalar pratik takip için kilometre başına ortalama araç maliyeti belirleyebilir.

Örneğin:

Toplam yol = 24 km

Kilometre maliyeti = 6 TL

Ulaşım maliyeti = 24 x 6 = 144 TL

Bu rakam firmanın araç tipi, şehir içi trafik koşulları ve gerçek giderlerine göre değişecektir.

3. Kullanılan parça ve sarf malzemeleri

Kontaktör, röle, buton, sensör, sigorta, fotosel ekipmanı veya benzeri parçalar kullanıldıysa bunların maliyeti arızaya bağlanmalıdır.

Küçük sarf malzemeleri tek tek takip edilmiyorsa firma ortalama bir sarf gideri belirleyebilir. Ancak yüksek değerli parçaların mutlaka ilgili arıza kaydıyla eşleştirilmesi maliyet analizinin doğruluğunu artırır.

4. Tekrar servis maliyeti

En fazla gözden kaçan giderlerden biri budur.

Teknisyen bugün arızaya gidip geçici çözüm uyguladıktan sonra ertesi gün tekrar aynı cihaza dönüyorsa aslında ikinci bir ulaşım ve işçilik maliyeti oluşur.

Bu nedenle arıza programında şu bilgiler özellikle değerlidir:

• İlk müdahale tarihi,
• Müdahale süresi,
• Arızanın çözüm durumu,
• Tekrar ziyaret sayısı,
• Kullanılan parçalar,
• Arıza kapanış zamanı.

Tekrar ziyaret oranı arttıkça arıza başına gerçek maliyet de hızla yükselir.

Arıza Başına Maliyet Nasıl Hesaplanır?

Temel formül oldukça basittir:

Arıza maliyeti = İşçilik + Ulaşım + Parça + Sarf + Diğer operasyon giderleri

Ancak firmanın genel performansını ölçmek için dönemsel ortalama hesaplamak daha faydalıdır:

Ortalama arıza maliyeti = Toplam arıza gideri / Çözülen arıza sayısı

Örnek olarak bir ay içerisinde aşağıdaki sonuçların oluştuğunu düşünelim:

Maliyet kalemi	Aylık toplam
Teknisyen işçilik maliyeti	52.000 TL
Araç ve ulaşım payı	18.000 TL
Kullanılan yedek parçalar	31.000 TL
Sarf malzemeleri	5.000 TL
Tekrar servis kaynaklı ek maliyet	14.000 TL
Toplam	120.000 TL

Aynı ay 200 arıza tamamlandıysa:

120.000 TL / 200 arıza = 600 TL

Firmanın ortalama arıza başına maliyeti 600 TL olur.

Bu rakam tek başına bile önemli olsa da asıl değer farklı dönemler ve müşteri grupları karşılaştırıldığında ortaya çıkar.

Örneğin üç ay boyunca sonuçlar şöyle olabilir:

Dönem	Çözülen arıza	Toplam maliyet	Arıza başına maliyet
Nisan	180	99.000 TL	550 TL
Mayıs	210	126.000 TL	600 TL
Haziran	205	143.500 TL	700 TL

Arıza sayısı çok fazla değişmediği hâlde arıza başına maliyet 550 TL'den 700 TL'ye çıkmışsa bunun nedeninin araştırılması gerekir. Parça fiyatları yükselmiş olabilir, teknisyenlerin aynı arızaya daha fazla ziyaret gerçekleştirmesi gerekmiş olabilir veya servis bölgeleri genişlediği için ulaşım giderleri artmış olabilir.

Asansör Arıza Programı Hesabı Nasıl Kolaylaştırır?

Arıza başına maliyet Excel üzerinden de hesaplanabilir. Fakat arıza sayısı ve ekip büyüdükçe verilerin elle toplanması zorlaşır. Özellikle teknisyen süreleri, servis ziyaretleri, kullanılan parçalar ve kapanış bilgileri farklı yerlerde tutuluyorsa sağlıklı bir sonuç elde etmek güçleşir.

Bir asansör arıza programında her arıza kaydının operasyon verileri tek akışta tutulabildiğinde hesaplama için gereken ham veri daha düzenli hâle gelir.

Örneğin bir arıza kaydında:

1. Arıza bildirimi alınır.
2. İlgili teknisyen veya ekip atanır.
3. Müdahale zamanı kaydedilir.
4. Kullanılan malzeme veya parça işlenir.
5. Yapılan işlem belirtilir.
6. Arıza çözüldüğünde kayıt kapatılır.
7. Gerekirse tahsilat veya müşteri bilgilendirmesi gerçekleştirilir.

Bu yapı sayesinde firma sahibi yalnızca kapatılan arıza sayısını değil, arızaların operasyon üzerindeki yükünü de değerlendirebilir.

Asansorex gibi bir asansör bakım ve arıza takip yazılımında arıza kayıtlarının teknisyen, bina ve işlem geçmişiyle birlikte tutulması; maliyet analizinde ihtiyaç duyulan verilerin farklı WhatsApp mesajları, kâğıt formlar ve Excel dosyaları arasında aranmasını azaltır.

Hangi Metrikler Birlikte Takip Edilmeli?

Arıza başına maliyeti tek başına takip etmek faydalıdır ancak birkaç KPI ile birlikte değerlendirildiğinde çok daha anlamlı hâle gelir.

Arıza başına ortalama müdahale süresi

Bir teknisyenin arızayı çözmek için ne kadar zaman harcadığını gösterir. Süre sürekli yükseliyorsa eğitim, ekipman veya cihaz özellikleri açısından inceleme yapılabilir.

İlk ziyarette çözüm oranı

Arızaların yüzde kaçının ikinci ziyaret gerektirmeden kapatıldığını gösterir.

İlk ziyarette çözüm oranının yükselmesi genellikle:

• Daha düşük ulaşım maliyeti,
• Daha az teknisyen zamanı,
• Daha hızlı müşteri hizmeti,
• Daha düşük toplam arıza maliyeti

anlamına gelir.

Tekrar arıza oranı

Aynı cihazın kısa süre içerisinde benzer şikâyetlerle tekrar arıza oluşturması özellikle dikkat edilmesi gereken bir göstergedir.

Burada doğrudan teknisyeni sorumlu tutmak doğru değildir. Sorunun nedeni eski ekipman, yenilenmesi gereken parçalar, kullanım şartları veya geçici müdahaleler olabilir.

Bina başına aylık arıza maliyeti

Firma genelindeki ortalama maliyet bazı sorunları gizleyebilir.

Örneğin 500 cihazdan oluşan bir portföyde 30 cihaz toplam arıza giderinin önemli kısmını oluşturuyor olabilir. Bu nedenle maliyetin bina veya cihaz bazında da incelenmesi gerekir.

Maliyet Verisi Bakım Sözleşmelerinde Nasıl Kullanılır?

Arıza başına maliyet hesabının en önemli ticari kullanım alanlarından biri bakım sözleşmesi fiyatlandırmasıdır.

Bakım firması bir sözleşmenin gelirine bakarak kârlı olduğunu düşünebilir. Fakat arıza müdahalelerinin de sözleşme kapsamında olduğu bir modelde gerçek tablo farklı olabilir.

Basit bir örnek üzerinden ilerleyelim.

Bir binadan yıllık toplam 24.000 TL bakım geliri elde edildiğini düşünelim. Yıl içerisinde:

• 12 periyodik bakım gerçekleştirilmiş,
• 14 arıza çağrısına gidilmiş,
• Arıza başına ortalama 650 TL operasyon maliyeti oluşmuş.

Yalnızca arızaların toplam maliyeti:

14 x 650 TL = 9.100 TL

olur.

Buna periyodik bakım işçiliği, ulaşım, ofis giderleri ve diğer operasyon maliyetleri de eklendiğinde sözleşmenin gerçek katkısı hesaplanabilir.

Bu analiz özellikle sözleşme yenileme döneminde çok değerlidir. Firma, fiyat artışını yalnızca genel maliyet artışına göre değil, cihazın oluşturduğu gerçek servis yüküne göre değerlendirebilir.

Arıza Başına Maliyet Nasıl Düşürülür?

Maliyet hesabının amacı teknisyen üzerinde baskı oluşturmak değil, operasyon içerisindeki kayıpları bulmaktır.

Pratikte şu çalışmalar önemli sonuçlar verebilir:

• Servis bölgelerini teknisyenlerin konumuna göre planlamak,
• Aynı bölgedeki işleri mümkün olduğunca birlikte organize etmek,
• Sık kullanılan yedek parçaları servis araçlarında hazır bulundurmak,
• Tekrar eden arızaları cihaz bazında analiz etmek,
• İlk ziyarette çözüm oranını takip etmek,
• Teknisyenlerin arıza açıklamalarını standart hâle getirmek,
• Gereksiz ikinci ziyaretlere neden olan süreçleri belirlemek,
• Eski veya sürekli arızalanan parçalar için müşteriye revizyon önerisi hazırlamak,
• Arıza geçmişini teknisyenin sahada görebilmesini sağlamak.

Örneğin bir teknisyen binaya gitmeden önce aynı asansörün son üç arızasında kapı kilidi kaynaklı sorun bulunduğunu görebiliyorsa yanında ilgili ekipman veya parçayla gitme ihtimali artar. Bu küçük bilgi bile ikinci servis ziyaretini önleyebilir.

En Sık Yapılan Hesaplama Hataları

Arıza maliyetini ölçmeye başlayan firmaların kaçınması gereken bazı yaygın hatalar vardır.

Yalnızca parça maliyetini hesaba katmak

100 TL'lik bir parça değişimi için teknisyen toplam iki saat harcamış ve 40 kilometre yol yapmış olabilir. Gerçek maliyet bu nedenle 100 TL değildir.

Tekrar ziyaretleri yeni arıza gibi görmek

Aynı sorunun tamamlanması için yapılan ikinci ziyaret ayrı bir operasyon kaydı olsa bile analizde ilk arızayla ilişkilendirilmelidir.

Her arızaya aynı maliyeti vermek

Basit bir kapı ayarı ile kart değişimi gerektiren karmaşık bir arızanın maliyet yapısı aynı değildir. Ortalama değer yönetim açısından faydalıdır ancak detay analizinde arıza türleri ayrıştırılmalıdır.

Verileri düzenli kaydetmemek

Teknisyen müdahale süresini, kullanılan parçayı veya işlem sonucunu kaydetmezse daha sonra doğru maliyet hesabı yapmak mümkün olmaz.

Bu nedenle iyi bir sistemin temel şartı pahalı raporlama araçları değil, sahadan düzenli ve doğru veri toplanmasıdır.

Sıkça Sorulan Sorular

Arıza başına maliyet nedir?

Bir asansör arızasının çözülmesi için firmanın yaptığı işçilik, ulaşım, parça, sarf malzemesi ve diğer operasyon giderlerinin toplamıdır. Dönemsel hesaplamada toplam arıza gideri, tamamlanan arıza sayısına bölünerek ortalama maliyet bulunabilir.

Teknisyen maaşı arıza maliyetine nasıl eklenir?

Personelin firma açısından toplam maliyeti çalışma saatine bölünerek yaklaşık saatlik maliyet hesaplanabilir. Daha sonra arıza için harcanan süreyle çarpılarak ilgili arızaya işçilik payı verilebilir.

Araç maliyeti mutlaka hesaba katılmalı mı?

Evet. Özellikle geniş servis bölgesinde çalışan firmalarda yakıt ve araç giderleri toplam operasyon maliyetinin önemli bölümünü oluşturabilir. Kilometre başına ortalama maliyet kullanmak pratik bir yöntemdir.

Her bina için ayrı arıza maliyeti hesaplanabilir mi?

Evet ve özellikle sözleşme kârlılığı açısından faydalıdır. Bina veya cihaz bazında arıza sayısı ve maliyeti takip edildiğinde hangi sözleşmelerin firmaya daha fazla servis yükü oluşturduğu görülebilir.

Arıza programı maliyeti otomatik olarak düşürür mü?

Tek başına yazılım maliyeti düşürmez. Yazılımın faydası veriyi düzenli toplamak ve kayıpların görünür hâle gelmesini sağlamaktır. Firma bu veriler üzerinden rota, stok, personel ve müdahale süreçlerini iyileştirerek maliyetleri azaltabilir.

Arıza başına düşük maliyet her zaman iyi midir?

Hayır. Maliyet düşürmek için müdahale kalitesinden veya gerekli parça değişiminden kaçınmak ileride daha büyük arızalara neden olabilir. Hedef, güvenli ve kalıcı çözümü mümkün olan en verimli operasyonla sağlamaktır.

Özet

Asansör servis operasyonunda gerçek kârlılığı anlamak için yalnızca aylık bakım geliri veya toplam arıza sayısı yeterli değildir. Arıza başına maliyet, teknisyen işçiliğinden ulaşım giderine, yedek parçadan tekrar servis ziyaretine kadar operasyonun gerçek yükünü ortaya koyar.

Düzenli kayıt tutulduğunda firma hangi binaların fazla servis yükü oluşturduğunu, hangi arıza türlerinin maliyeti yükselttiğini ve tekrar ziyaretlerin nerede yoğunlaştığını görebilir. Böylece bakım sözleşmesi fiyatlandırması, ekip planlaması ve revizyon kararları tahmine değil gerçek verilere dayanır.

Asansorex gibi sahadaki arıza ve bakım hareketlerini dijital olarak kayıt altına alan bir sistem kullanmak da bu hesabın temelini oluşturan verileri tek yerde toplamanıza yardımcı olur. Sonuçta amaç yalnızca daha fazla arıza kapatmak değil; kaliteli hizmeti ölçülebilir, sürdürülebilir ve kârlı bir operasyonla sunmaktır.