Asansör Arıza Takip Programı ile Tekrar Arıza Maliyeti Hesabı

İÇERİK

Bir asansörün aynı arızayı birkaç hafta veya birkaç ay içinde tekrar vermesi, bakım firması açısından yalnızca ikinci kez sahaya teknisyen göndermek anlamına gelmez. Yol gideri, teknisyen işçiliği, kullanılan parçalar, araç maliyeti, ofiste yapılan koordinasyon, başka işlerin ertelenmesi ve müşteri memnuniyetsizliği birlikte değerlendirildiğinde tekrar arızaların gerçek maliyeti ilk bakışta görünen rakamın birkaç katına çıkabilir.

Bu nedenle bir Asansör Arıza Takip Programı yalnızca “hangi asansör ne zaman arıza yaptı?” sorusuna cevap vermemelidir. Asıl değer, aynı cihazdaki tekrar eden problemleri, kullanılan parçaları, müdahale sürelerini ve ekip performansını karşılaştırarak hangi arızaların işletmeye sürekli para kaybettirdiğini gösterebilmesidir.

Bu rehberde tekrar arıza maliyetinin nasıl hesaplanacağını, hangi giderlerin hesaba katılması gerektiğini ve elde edilen verilerin bakım operasyonunu iyileştirmek için nasıl kullanılabileceğini adım adım ele alacağız.

Tekrar Arıza Nedir ve Neden Ayrı Takip Edilmelidir?

Her ikinci servis kaydı tekrar arıza değildir. Sağlıklı bir analiz yapabilmek için önce tanımın netleştirilmesi gerekir.

Örneğin bir asansörde pazartesi günü kapı kilidi problemi giderilmiş, üç hafta sonra aynı asansörde fotosel arızası oluşmuşsa bunlar iki ayrı arıza olarak değerlendirilmelidir. Buna karşılık kapı kilidi problemi giderildikten üç gün sonra aynı şikâyet yeniden oluşmuşsa burada tekrar arıza ihtimali yüksektir.

Pratikte tekrar arıza değerlendirmesinde şu bilgiler birlikte incelenmelidir:

• Aynı asansör olup olmadığı
• Arızanın aynı ekipman veya sistemden kaynaklanıp kaynaklanmadığı
• Önceki müdahaleden sonra geçen süre
• Önceki işlemde hangi parçaların değiştirildiği
• Arızayı hangi teknisyenin veya ekibin kapattığı
• İlk müdahalede geçici çözüm uygulanıp uygulanmadığı
• Servis açıklamasında belirtilen kök neden
• Aynı arıza kodunun daha önce kaç kez oluştuğu

Örneğin “kapı açmıyor” şikâyeti tek başına yeterli değildir. Sorun kapı motorundan, kapı kartından, kilitten, fotoselden veya mekanik sürtünmeden kaynaklanabilir. Bu nedenle arıza kayıtlarının mümkün olduğunca standart ve detaylı tutulması gerekir.

Tekrar arıza takibinin amacı teknisyene hata bulmak değil, işletmenin sürekli para kaybettiği noktaları ortaya çıkarmaktır.

Tekrar Arızanın Gerçek Maliyeti Hangi Kalemlerden Oluşur?

Firmaların yaptığı en yaygın hata, tekrar arıza maliyetini yalnızca değiştirilen parçanın fiyatı üzerinden değerlendirmektir.

Oysa servis operasyonunda maliyet çok daha geniştir.

1. Teknisyen işçilik maliyeti

Teknisyenin yalnızca asansör başında geçirdiği süre değil, araca bindiği andan sonraki toplam süre dikkate alınmalıdır.

Örneğin:

• Servise ulaşım: 35 dakika
• Arıza müdahalesi: 45 dakika
• Test ve teslim: 15 dakika
• Toplam: 95 dakika

Teknisyenin firma açısından saatlik toplam maliyeti 350 TL kabul edilirse:

1,58 saat x 350 TL = 553 TL

Bu yalnızca personel maliyetidir.

2. Araç ve ulaşım gideri

Servis aracının yakıtı, bakım giderleri, amortismanı ve kullanım maliyeti de hesaplanmalıdır.

Basitleştirilmiş hesaplama yapılacaksa firma kendi araçları için kilometre başına ortalama maliyet belirleyebilir.

Örneğin:

32 km x 8 TL/km = 256 TL

3. Kullanılan parça ve sarf malzemeleri

Tekrar arızada yeni bir parça kullanılmışsa doğrudan maliyete eklenmelidir.

Ancak yalnızca büyük parçalar değil;

• Sigorta
• Kontaktör
• Röle
• Klemens
• Kablo
• Yağ
• Temizlik malzemesi
• Vida ve bağlantı parçaları

gibi küçük sarfların yıllık toplamda ciddi maliyet oluşturduğu unutulmamalıdır.

4. Ofis operasyon maliyeti

Bir arıza kaydı yalnızca saha ekibini meşgul etmez.

Ofis personeli;

• Telefonu cevaplar,
• Arızayı kaydeder,
• Teknisyen yönlendirir,
• Bina yöneticisiyle iletişim kurar,
• Servisin durumunu takip eder,
• Gerekirse tekrar arama yapar.

Tek bir işlem için 10-15 dakika küçük görünebilir. Ancak ayda yüzlerce arıza yöneten firmalarda bu süre önemli bir operasyon maliyetine dönüşür.

5. Fırsat maliyeti

Tekrar arızaya giden teknisyen aynı saatlerde başka bir planlı bakım veya ücretli servis gerçekleştirebilirdi.

Dolayısıyla gerçek maliyet hesabında sadece harcanan para değil, yapılamayan işin değeri de düşünülmelidir.

6. Müşteri kaybı riski

Müşteri açısından bir asansörün arızalanması normal karşılanabilir. Aynı sorunun sürekli tekrarlanması ise bakım firmasına duyulan güveni azaltır.

Özellikle site, hastane, otel, iş merkezi veya yoğun kullanılan ticari yapılarda sürekli arıza:

• Sözleşme yenilememe,
• İndirim talebi,
• Rakip firma araştırılması,
• Şikâyet sayısının artması

gibi dolaylı maliyetlere yol açabilir.

Tekrar Arıza Maliyeti Nasıl Hesaplanır?

Basit bir hesaplama modeli oluşturmak için aşağıdaki formül kullanılabilir:

Tekrar Arıza Maliyeti = İşçilik + Araç + Parça + Ofis Operasyonu + Diğer Giderler

Daha gelişmiş bir analizde buna fırsat maliyeti ve müşteri kaybı riski de eklenebilir.

Örnek bir servis kaydını inceleyelim.

Maliyet Kalemi	Örnek Tutar
Teknisyen işçilik maliyeti	553 TL
Araç ve ulaşım gideri	256 TL
Kullanılan parça	420 TL
Sarf malzemeleri	75 TL
Ofis operasyon maliyeti	120 TL
Toplam doğrudan maliyet	1.424 TL

İlk müdahaleden kısa süre sonra aynı arıza yeniden oluşmuşsa firma aslında 1.424 TL ek maliyet üstlenmiş olur.

Aynı türden ayda 20 tekrar arıza yaşandığını düşünelim:

20 x 1.424 TL = 28.480 TL

Yıllık karşılığı:

28.480 TL x 12 = 341.760 TL

Bu hesap, tekrar arızaların neden yönetim seviyesinde takip edilmesi gerektiğini açıkça gösterir.

Üstelik bu örnekte müşteri kaybı, sözleşme indirimi ve kaçırılan yeni işler hesaba katılmamıştır.

Asansör Arıza Takip Programı ile Hangi Veriler İzlenmeli?

Tekrar arıza maliyetinin doğru hesaplanabilmesi için düzenli veri gerekir. Defter, WhatsApp mesajları ve teknisyen hafızasıyla yapılan takiplerde geçmiş kayıtların karşılaştırılması oldukça zordur.

Bir Asansör Arıza Takip Programı kullanıldığında her servis kaydı belirli bir standarda bağlanabilir.

Özellikle şu bilgiler kayıt altında tutulmalıdır:

1. Asansör ve bina bilgisi
2. Arıza bildirim tarihi ve saati
3. Arızanın türü
4. Arızanın nedeni
5. Müdahale eden teknisyen
6. Teknisyenin varış zamanı
7. İşlemin tamamlanma zamanı
8. Kullanılan parçalar
9. Yapılan işlem açıklaması
10. Arızanın kapanış durumu
11. Aynı arızanın geçmişte oluşup oluşmadığı

Bu kayıtları düzenli tutmak, “Bu asansör sürekli arıza çıkarıyor.” gibi genel yorumları ölçülebilir verilere dönüştürür.

Örneğin firma sahibi şu sonuca ulaşabilir:

“Bu binada son altı ayda 14 arıza olmuş.”

Ancak daha detaylı analiz şunu gösterebilir:

“14 arızanın 9'u kapı sisteminden, 6'sı aynı kapı kartı problemiyle ilişkili ve toplam servis maliyeti 11.800 TL.”

İkinci bilgi operasyon açısından çok daha değerlidir.

Asansorex gibi bakım ve arıza kayıtlarını tek yerde tutan sistemlerde geçmiş müdahalelerin, kullanılan parçaların ve arıza tekrarlarının birlikte görüntülenmesi, bu tür maliyet analizlerini kâğıt veya dağınık mesaj kayıtlarına göre çok daha uygulanabilir hale getirir.

Tekrar Arıza Oranı İçin Hangi KPI'lar Takip Edilmeli?

Sadece toplam arıza sayısını takip etmek yeterli değildir. Firma yönetiminin düzenli olarak birkaç temel göstergeyi incelemesi faydalıdır.

Tekrar arıza oranı

Basit formül:

Tekrar Arıza Oranı = Tekrar Arıza Sayısı / Toplam Arıza Sayısı x 100

Örneğin bir ayda:

• Toplam arıza: 120
• Tekrar arıza: 18

ise:

18 / 120 x 100 = %15

Bu oran tek başına “iyi” veya “kötü” olarak yorumlanmamalıdır. Asansör portföyünün yaşı, kullanım yoğunluğu ve cihazların teknik durumu dikkate alınmalıdır.

Asıl değer, firmanın kendi geçmiş performansıyla karşılaştırma yapmaktır.

Örneğin:

• Ocak: %17
• Şubat: %15
• Mart: %12
• Nisan: %9

şeklindeki düşüş, operasyonun iyileştiğini gösterebilir.

Arıza başına ortalama maliyet

Toplam Arıza Maliyeti / Toplam Arıza Sayısı

Tekrar arızalar ayrıca hesaplandığında, işletmenin ne kadar kaynak kaybettiği daha net ortaya çıkar.

Arızalar arası ortalama süre

Aynı asansörde iki arıza arasında geçen süre de önemli bir göstergedir.

Örneğin bir cihazın ortalama 80-90 günde bir arıza vermesiyle, her 10 günde bir servis gerektirmesi aynı şekilde değerlendirilmemelidir.

İlk müdahalede çözüm oranı

Önemli servis KPI'larından biri de arızanın ilk ziyaret sırasında tamamen çözülüp çözülmediğidir.

Bu oran yükseldikçe;

• Tekrar servis ziyareti azalır,
• Araç maliyeti düşer,
• Teknisyen kapasitesi artar,
• Müşteri memnuniyeti yükselir.

Tekrar Arıza Maliyetini Azaltmak İçin Ne Yapılabilir?

Maliyet hesabı yalnızca rapor hazırlamak için yapılmamalıdır. Elde edilen veriler saha operasyonunu değiştirmelidir.

Kök neden analizi yapın

Aynı cihaz aynı arızayı tekrar veriyorsa yalnızca belirtileri gidermek yerine temel neden araştırılmalıdır.

Örneğin sürekli kapı kartı arızalanıyorsa sorun kartın kendisi olmayabilir.

Kontrol edilmesi gerekenler arasında;

• Şebeke gerilimi,
• Topraklama,
• Kablo bağlantıları,
• Kapı mekanizması,
• Motor yükü,
• Nem ve çevresel koşullar

bulunabilir.

Teknisyenin geçmiş kayıtlara erişmesini sağlayın

Bir teknisyen arızaya giderken daha önce aynı cihazda ne yapıldığını biliyorsa teşhis süresi ciddi şekilde kısalabilir.

“Geçen ay hangi parça değişmişti?” sorusunun cevabı kişilerin hafızasına bağlı kalmamalıdır.

Problemli asansörleri ayrı listeleyin

Portföydeki cihazların küçük bir bölümü, toplam arıza maliyetinin büyük kısmını oluşturabilir.

Örneğin 500 asansör yöneten bir firmada 30-40 problemli cihaz toplam servis trafiğinin önemli bölümünü yaratabilir.

Bu cihazlar için;

• Detaylı teknik kontrol,
• Modernizasyon önerisi,
• Kritik parça değişimi,
• Bakım sıklığının yeniden değerlendirilmesi

gibi önlemler planlanabilir.

Kullanılan parçaları arızalarla eşleştirin

Aynı asansörde aynı parçanın sürekli değişmesi önemli bir sinyaldir.

Örneğin aynı kontaktör altı ay içinde üç kez değişiyorsa sadece parçanın kalitesi değil, sistemdeki elektriksel yük veya kumanda problemi de araştırılmalıdır.

Aylık maliyet toplantısı yapın

Firma sahibi veya teknik sorumlu ay sonunda şu sorulara bakabilir:

• En çok arıza veren 10 asansör hangileri?
• En çok tekrar eden arıza türü nedir?
• Tekrar arızaların toplam maliyeti ne kadar?
• Hangi parçalar en sık tekrar değişmiş?
• Hangi binalarda servis ziyaretleri olağandışı arttı?
• Hangi arızalar ilk müdahalede çözülememiş?

Bu değerlendirme 20-30 dakikalık düzenli bir operasyon alışkanlığı haline geldiğinde ciddi tasarruf sağlayabilir.

Sıkça Sorulan Sorular

Tekrar arıza için kaç günlük süre dikkate alınmalıdır?

Her firma kendi operasyonuna göre bir değerlendirme aralığı oluşturabilir. Örneğin aynı arıza türünün 7, 15 veya 30 gün içinde tekrar etmesi ayrı takip edilebilir. Kritik olan yalnızca süre değil, arızanın aynı ekipmandan kaynaklanıp kaynaklanmadığıdır.

Her tekrar arıza teknisyen hatası anlamına gelir mi?

Hayır. Tekrar arıza; eski ekipman, kalitesiz parça, elektriksel sorun, yoğun kullanım veya sistemsel bir problemin sonucu olabilir. Bu nedenle değerlendirme yapılırken teknisyeni doğrudan sorumlu tutmak yerine kök neden araştırılmalıdır.

Tekrar arıza maliyetine parça maliyeti dahil edilmeli mi?

Evet. İşçilik, araç, sarf ve ofis giderlerinin yanında kullanılan parçaların maliyeti de hesaba katılmalıdır. Garanti kapsamında değiştirilen parçalar için bile servis ve işçilik maliyeti devam eder.

Arıza takip yazılımı gerçekten maliyet hesabını kolaylaştırır mı?

Düzenli veri tutuluyorsa evet. Dijital arıza kayıtları sayesinde aynı asansörün geçmiş servisleri, kullanılan parçalar, müdahale süreleri ve tekrar eden sorunlar kolayca karşılaştırılabilir. Manuel kayıtlarda bu ilişkiyi kurmak daha fazla zaman alır.

En çok arıza veren asansörler nasıl belirlenir?

Belirli bir dönem için cihaz başına toplam arıza sayısı, tekrar arıza sayısı ve toplam servis maliyeti karşılaştırılabilir. Sadece arıza sayısına değil, maliyet ve müdahale süresine de bakılması daha doğru sonuç verir.

Tekrar arıza oranının düşmesi firmaya ne kazandırır?

Daha az servis yolculuğu, daha düşük personel ve araç maliyeti, daha yüksek teknisyen kapasitesi ve daha memnun müşteriler anlamına gelir. Ayrıca ekipler gereksiz tekrar ziyaretleri yerine planlı bakım ve yeni işlere daha fazla zaman ayırabilir.

Özet

Tekrar eden asansör arızaları, bakım firmalarının görünmeyen ancak önemli maliyet kalemlerinden biridir. Gerçek maliyet yalnızca değiştirilen parçadan oluşmaz; teknisyen zamanı, yol gideri, araç kullanımı, ofis operasyonu, sarf malzemeleri ve kaybedilen iş kapasitesi birlikte değerlendirilmelidir.

Bu nedenle firma sahiplerinin yalnızca toplam arıza sayısını değil, tekrar arıza oranını, aynı cihazdaki problem geçmişini, kullanılan parçaları ve ilk müdahalede çözüm oranını düzenli olarak takip etmesi gerekir.

Asansorex gibi arıza ve bakım geçmişini merkezi şekilde kaydeden bir sistem kullanmak, hangi asansörlerin sürekli maliyet oluşturduğunu daha erken fark etmeye ve bakım operasyonunu sezgi yerine veriye göre yönetmeye yardımcı olabilir. Sonuçta amaç yalnızca daha az arıza kaydı görmek değil; aynı ekiple daha verimli çalışmak, gereksiz servis maliyetini azaltmak ve bakım sözleşmelerindeki gerçek kârlılığı korumaktır.