Asansör Arıza Yazılımı ile Tekrar Arıza Maliyeti Hesabı

İÇERİK

Bir asansörde giderilen arızanın birkaç gün sonra yeniden ortaya çıkması, bakım firması açısından yalnızca ikinci bir servis ziyareti anlamına gelmez. Teknisyenin zamanı, servis aracının giderleri, kullanılan parçalar, ofisin koordinasyon yükü ve müşteride oluşan güven kaybı birlikte değerlendirildiğinde tekrar arızalar ciddi bir maliyet kalemine dönüşür. Asansör Arıza Yazılımı, aynı cihazda tekrarlanan sorunları kayıtlar üzerinden görünür hâle getirerek bu maliyetin ölçülmesini ve arızanın gerçek nedenine ulaşılmasını kolaylaştırır. Bu rehberde tekrar arızanın nasıl tanımlanacağını, doğrudan ve dolaylı giderlerin nasıl hesaplanacağını ve elde edilen sonuçların operasyonu iyileştirmek için nasıl kullanılacağını adım adım inceleyeceğiz.

Tekrar Arıza Nedir ve Nasıl Tanımlanmalıdır?

Tekrar arıza, daha önce müdahale edilen bir asansörde aynı veya bağlantılı bir problemin belirli bir süre içinde yeniden oluşmasıdır. Ancak her yeni çağrıyı tekrar arıza olarak değerlendirmek doğru değildir. Örneğin kapı fotoseli değiştirilen bir asansörde iki gün sonra kabin aydınlatmasının bozulması, aynı cihazda gerçekleşmesine rağmen farklı bir arızadır.

Sağlıklı bir ölçüm için firma kendi operasyonuna uygun bir tekrar arıza tanımı oluşturmalıdır. Genel uygulamada şu üç ölçüt birlikte kullanılabilir:

• Aynı asansörde gerçekleşmesi
• Aynı ana arıza grubuyla ilişkili olması
• İlk müdahaleden sonraki 7, 15 veya 30 günlük izleme döneminde oluşması

Örneğin kapının kapanmaması şikâyetiyle gidilen bir asansörde kapı kontağı ayarlanmış, ancak üç gün sonra aynı şikâyet yeniden alınmışsa bu kayıt tekrar arıza olarak işaretlenebilir. Buna karşılık üç ay sonra aynı parçanın normal kullanım ömrü veya dış etken nedeniyle sorun çıkarması ayrı değerlendirilmelidir.

Tekrar arızaları sınıflandırırken aşağıdaki neden kodları kullanılabilir:

• Eksik veya geçici müdahale
• Yanlış arıza teşhisi
• Uygun olmayan parça kullanımı
• Birbiriyle bağlantılı parçaların kontrol edilmemesi
• Kullanıcı kaynaklı sorun
• Elektrik şebekesi veya bina altyapısı kaynaklı sorun
• Su, nem, toz veya sıcaklık gibi çevresel etkenler
• Modernizasyon gerektiren eski ekipman
• Bakım sırasında fark edilmeyen aşınma
• İlk ziyaret sırasında parçanın bulunmaması

Bu ayrım, teknisyeni suçlamak için değil, tekrarın gerçek kaynağını bulmak için yapılmalıdır. Aksi hâlde personel arızaları yanlış kodlayabilir ve toplanan verinin güvenilirliği azalır.

Tekrar Arızanın Görünmeyen Maliyeti

Bir tekrar arıza çağrısında ilk akla gelen gider yakıt veya değiştirilen parçadır. Oysa toplam maliyet bundan daha geniştir. Özellikle sözleşme kapsamında ücretsiz arıza müdahalesi veren firmalarda her ek ziyaret, doğrudan kâr marjını azaltır.

Doğrudan maliyetler

Doğrudan maliyet, belirli bir servis kaydıyla açıkça ilişkilendirilebilen giderdir:

• Teknisyenin müdahale süresi
• Ulaşım süresi
• Yakıt ve araç kullanım gideri
• Değiştirilen parça ve sarf malzemeleri
• Otopark, otoyol veya köprü giderleri
• Fazla mesai ödemesi
• Dışarıdan alınan uzmanlık veya servis desteği

Dolaylı maliyetler

Dolaylı maliyetler muhasebe kayıtlarında tek bir arıza kaydına bağlanmasa da firmanın kapasitesini ve kazancını etkiler:

• Ofis personelinin çağrıyı yeniden karşılaması
• Teknisyen planının değiştirilmesi
• Planlı bakımın veya başka bir arızanın gecikmesi
• Bina yöneticisinin tekrar bilgilendirilmesi
• Şikâyet ve raporlama süreci
• Müşteri memnuniyetinin düşmesi
• Sözleşme yenileme ihtimalinin azalması
• Olumsuz referans nedeniyle yeni müşteri kaybı

Tekrar arızanın gerçek maliyeti, ikinci ziyarette harcanan paradan ibaret değildir; ekibin başka bir işi yapamaması nedeniyle oluşan kapasite kaybı da hesaba katılmalıdır.

Tekrar Arıza Maliyeti Nasıl Hesaplanır?

Hesaplamaya başlamadan önce her servis ziyareti için standart veri alanları belirlenmelidir. En azından çağrı zamanı, asansör, arıza türü, görevlendirilen teknisyen, yola çıkış ve tamamlanma saatleri, kullanılan parçalar ve sonuç bilgisi kaydedilmelidir.

Temel hesaplama şu şekilde kurulabilir:

Tekrar arıza maliyeti = İşçilik + Ulaşım + Parça + Operasyon + Fırsat maliyeti + Müşteri riski

Her kalemin nasıl hesaplanabileceği aşağıdaki tabloda gösterilmiştir:

Maliyet kalemi	Hesaplama yöntemi	Örnek veri kaynağı
İşçilik	Toplam görev süresi × saatlik personel maliyeti	Yola çıkış ve iş bitiş saatleri
Ulaşım	Gidilen kilometre × kilometre maliyeti	Araç veya rota kaydı
Parça	Kullanılan parçaların alış maliyeti	Stok çıkış kaydı
Operasyon	Ofis ve planlama süresi × saatlik maliyet	Çağrı ve görevlendirme kaydı
Fırsat maliyeti	Ertelenen iş süresi × ortalama üretim değeri	Günlük iş planı
Müşteri riski	Sözleşme değeri × belirlenen risk oranı	Sözleşme ve şikâyet geçmişi

İşçilik maliyetini belirleme

Saatlik personel maliyeti hesaplanırken yalnızca teknisyenin net ücreti kullanılmamalıdır. İşveren maliyetleri, yan haklar, kıyafet, eğitim, telefon ve benzeri giderlerin de makul ölçüde paylaştırılması gerekir.

Örnek olarak bir teknisyenin firmaya aylık toplam maliyetinin 60.000 TL olduğu ve ayda 180 verimli çalışma saati bulunduğu varsayılsın:

60.000 TL ÷ 180 saat = 333,33 TL saatlik maliyet

Tekrar arıza için ulaşım dâhil 2,5 saat harcanmışsa işçilik maliyeti yaklaşık olarak:

333,33 TL × 2,5 saat = 833,33 TL

Bu rakamlar yalnızca hesaplama yöntemini göstermek için hazırlanmış varsayımsal değerlerdir. Her firma kendi bordro ve operasyon verisini kullanmalıdır.

Araç ve ulaşım maliyetini belirleme

Kilometre maliyetine yalnızca yakıt dâhil edilirse gerçek gider düşük görünür. Yakıtla birlikte bakım, lastik, sigorta, amortisman ve araç kiralama bedeli gibi unsurlar da hesaba katılmalıdır.

Firmanın araç başına toplam kilometre maliyeti 9 TL ve tekrar ziyaretinde 35 kilometre yol yapılmışsa:

35 km × 9 TL = 315 TL

Otopark için 100 TL ödendiyse toplam ulaşım maliyeti 415 TL olur.

Parça ve sarf maliyetini belirleme

İlk müdahalede kullanılan parçanın tekrar değiştirilmesi gerekiyorsa bunun nedeni ayrıca incelenmelidir. Parça hatalı mıydı, montaj doğru yapılmadı mı, yoksa başka bir bileşen yeni parçaya zarar mı verdi? Bu sorunun yanıtı bulunmadan yalnızca yeni parça takmak, üçüncü arıza riskini artırabilir.

Hesaba şu kalemler eklenebilir:

• Parçanın net alış maliyeti
• Kargo veya tedarik gideri
• Küçük sarf malzemeleri
• İade edilemeyen hatalı parça
• Acil tedarik nedeniyle oluşan fiyat farkı

Örnek Bir Tekrar Arıza Maliyeti Hesabı

Bir bakım firması, kapı kapanmama şikâyetiyle aynı asansöre 10 gün içinde ikinci kez gitmiş olsun. İkinci ziyaretin verileri şöyledir:

• İki teknisyenin toplam görev süresi: 4 saat
• Teknisyen başına saatlik toplam maliyet: 330 TL
• Toplam yol: 40 kilometre
• Araç kilometre maliyeti: 9 TL
• Kullanılan parça ve sarf: 750 TL
• Ofis koordinasyon süresi: 30 dakika
• Ofis çalışanının saatlik maliyeti: 250 TL
• Ertelenen planlı işin tahmini fırsat maliyeti: 500 TL

Hesaplama:

1. İşçilik: 4 × 330 TL = 1.320 TL
2. Ulaşım: 40 × 9 TL = 360 TL
3. Parça: 750 TL
4. Operasyon: 0,5 × 250 TL = 125 TL
5. Fırsat maliyeti: 500 TL

Toplam tekrar arıza maliyeti:

1.320 + 360 + 750 + 125 + 500 = 3.055 TL

Bu örneğe müşteri kaybı riski henüz eklenmemiştir. Aynı binada benzer arızalar sürerse yönetici sözleşmeyi yenilemeyebilir. Yıllık bakım sözleşmesinden beklenen katkı payı da dikkate alındığında gerçek risk çok daha yüksek olabilir.

Ayda 20 benzer tekrar arıza yaşayan bir firma için varsayımsal aylık yük:

20 × 3.055 TL = 61.100 TL

Bu tutarın tamamı kasadan aynı gün çıkmaz. Ancak personel kapasitesi, parça tüketimi ve kaçırılan işler üzerinden firmanın kârlılığına yansır.

Asansör Arıza Yazılımı Hangi Verileri Toplamalıdır?

Manuel formlarda aynı arızanın tekrar ettiğini fark etmek zordur. Bina adı farklı yazılabilir, teknisyen önceki kayda ulaşamayabilir veya eski form ofiste kalabilir. Dijital arıza geçmişi ise cihaz bazında karşılaştırma yapılmasına yardımcı olur.

Sağlıklı bir tekrar arıza analizi için şu bilgiler kaydedilmelidir:

• Bina, blok ve asansör bilgisi
• Arıza ihbar tarihi ve saati
• Şikâyetin kim tarafından bildirildiği
• Arıza ana grubu ve alt nedeni
• Teknisyenin tespiti
• Uygulanan işlem
• Kullanılan parça ve miktarı
• Arızanın giderilme süresi
• Ulaşım ve çalışma süresi
• Fotoğraf, açıklama ve müşteri imzası
• Arızanın geçici mi kalıcı mı giderildiği
• Yeniden kontrol gerekip gerekmediği
• Önceki benzer arızalar
• Tekrar arıza neden kodu

Bu kayıtları Asansorex gibi bir Asansör Arıza Yazılımı üzerinden cihaz geçmişiyle birlikte tutmak, aynı asansöre yapılan ziyaretleri saniyeler içinde karşılaştırmayı kolaylaştırır. Böylece teknisyen sahaya çıkmadan önce önceki tespitleri, kullanılan parçaları ve uygulanan işlemleri görebilir.

Tekrar Arıza Oranı Nasıl İzlenir?

Maliyet kadar tekrar arıza oranı da takip edilmelidir. En sade formül şöyledir:

Tekrar arıza oranı = Tekrar arıza sayısı ÷ Toplam arıza sayısı × 100

Bir ayda 240 arıza çağrısı alınmış ve bunların 18’i belirlenen süre içindeki tekrar arızalardan oluşmuşsa:

18 ÷ 240 × 100 = %7,5

Bu oran tek başına yorumlanmamalıdır. Bölge, asansör yaşı, ekipman markası, bakım sözleşmesinin kapsamı ve bina kullanım yoğunluğu sonucu etkileyebilir. Bu nedenle karşılaştırmalar benzer cihaz grupları arasında yapılmalıdır.

Aşağıdaki göstergeler aylık olarak izlenebilir:

• Toplam arıza sayısı
• Tekrar arıza sayısı
• Tekrar arıza oranı
• Cihaz başına ortalama arıza
• İlk müdahalede çözüm oranı
• Ortalama müdahale süresi
• Tekrar arızaların toplam maliyeti
• En fazla tekrar eden arıza grubu
• En fazla tekrar arıza veren cihazlar
• Geçici çözümle kapatılan iş sayısı

Teknisyen bazlı rapor hazırlanabilir; ancak sonuçlar doğrudan performans cezasına dönüştürülmemelidir. Bazı teknisyenler eski, yoğun kullanılan veya kronik sorunlu cihazlara daha sık görevlendirilebilir. Adil değerlendirme için cihaz koşulları ve iş zorluğu hesaba katılmalıdır.

Tekrar Arızaları Azaltmak İçin Uygulanabilir Adımlar

Maliyet raporu hazırlanıp kenara bırakılırsa operasyon değişmez. Verinin düzenli bir iyileştirme sürecine bağlanması gerekir.

1. Tekrar süresini belirleyin: Firmanız için 7, 15 ve 30 günlük pencerelerden hangilerinin izleneceğini tanımlayın.
2. Arıza kodlarını standartlaştırın: “Kapı sorunu” gibi geniş ifadelerin yanına kapı kontağı, fotosel, operatör, kilit ve mekanik sıkışma gibi alt nedenler ekleyin.
3. Geçici müdahaleleri işaretleyin: Parça bekleniyorsa veya sorun geçici olarak giderildiyse servis kaydını kalıcı çözüm gibi kapatmayın.
4. Kronik cihaz listesi oluşturun: Belirli dönemde sık arıza veren asansörleri teknik incelemeye alın.
5. Kök neden toplantısı yapın: Yüksek maliyetli tekrarları haftalık olarak teknik ekip ve ofis sorumlusu birlikte değerlendirsin.
6. Parça kalitesini karşılaştırın: Belirli marka veya tedarikçiden alınan parçaların yeniden arıza oranını izleyin.
7. Müşteriye yazılı öneri sunun: Modernizasyon veya kapsamlı değişim gerekiyorsa teknik bulguları fotoğraf ve geçmiş kayıtlarla açıklayın.
8. Sonucu yeniden kontrol edin: Kritik müdahalelerden sonra planlı kontrol görevi oluşturarak sorun büyümeden doğrulama yapın.

Asansör İşletme ve Bakım Yönetmeliği kapsamındaki sorumluluklar ile periyodik kontrol süreçleri, arıza kayıtlarının düzenli ve izlenebilir tutulmasını önemli hâle getirir. Bununla birlikte tekrar arıza analizi, periyodik kontrol sonucunda verilen yeşil, mavi, sarı veya kırmızı bilgi etiketlerinin yerine geçmez. Teknik bakım kayıtları ile yetkili muayene kuruluşunun periyodik kontrol değerlendirmeleri kendi amaçlarına göre ayrı izlenmelidir.

Sıkça Sorulan Sorular

Kaç gün içinde oluşan arıza tekrar arıza sayılır?

Her firma cihaz yapısına ve operasyonuna göre bir süre belirleyebilir. Genel analiz için 7, 15 ve 30 günlük pencereler birlikte izlenebilir. Aynı arıza grubunda kısa süre içinde oluşan çağrılar öncelikle incelenmelidir.

Aynı asansördeki her yeni çağrı tekrar arıza mıdır?

Hayır. Önceki müdahaleyle ilgisi bulunmayan farklı bir sorun yeni arıza olarak kaydedilmelidir. Sağlıklı sınıflandırma için asansörün aynı olması kadar arızanın nedeni ve etkilenen ekipman da değerlendirilmelidir.

Garanti kapsamında değiştirilen parça maliyete eklenir mi?

Parça ücretsiz değişse bile ulaşım, işçilik, koordinasyon ve kapasite kaybı devam eder. Bu nedenle garanti kapsamında karşılanan parça bedeli ayrı gösterilmeli, diğer maliyetler hesaplamadan çıkarılmamalıdır.

Tekrar arıza oranının yüksek olması teknisyenin hatası mıdır?

Her zaman değil. Eski ekipman, bina elektriği, su ve nem, yoğun kullanım, kalitesiz yedek parça veya müşterinin ertelediği modernizasyon da tekrar arızaya neden olabilir. Değerlendirme kök neden üzerinden yapılmalıdır.

Müşteri kaybı maliyeti nasıl hesaplanabilir?

Kesin bir tutar bulmak zordur. Başlangıç için yıllık sözleşmeden beklenen katkı payı, yenilememe ihtimaliyle çarpılabilir. Bu değer tahmini olduğu için doğrudan maliyetlerden ayrı raporlanmalıdır.

Asansör Arıza Yazılımı maliyeti otomatik hesaplayabilir mi?

Yazılım; görev süresi, yol, kullanılan parça, personel ve geçmiş servis verilerini bir araya getirebiliyorsa hesabın büyük bölümünü kolaylaştırabilir. Sağlıklı sonuç için personel saat maliyeti ve araç kilometre gideri gibi firma değerlerinin güncel girilmesi gerekir.

Özet

Tekrar arıza, bakım firmasının hem kârlılığını hem de müşteri güvenini zayıflatan görünmez bir giderdir. Doğru hesaplama için işçilik, ulaşım, parça ve ofis yükünün yanında fırsat maliyeti ile sözleşme kaybı riski de değerlendirilmelidir. Standart arıza kodları, cihaz bazlı geçmiş, geçici çözüm işaretleri ve düzenli kök neden incelemesi sayesinde tekrar ziyaretler azaltılabilir. Asansorex üzerinde tutulan düzenli arıza ve servis kayıtları da hangi cihazların, parçaların ve sorun gruplarının en fazla maliyet oluşturduğunu görerek kalıcı teknik kararlar alınmasına yardımcı olur.