Asansör Arıza Yönetim Programı ROI Örnekleri

İÇERİK

Bir asansör arıza yönetim programı satın alırken yalnızca lisans bedeline bakmak, yatırımın gerçek değerini görmeyi zorlaştırır. Yazılımın firmaya sağladığı kazanç; kaç arızanın daha hızlı yönetildiği, teknisyenlerin ne kadar daha verimli çalıştığı, gereksiz telefon trafiğinin ne kadar azaldığı ve müşteri kaybının önüne ne ölçüde geçildiği ile birlikte değerlendirilmelidir.

Özellikle 100, 300 veya 500’den fazla asansörün bakımını yapan firmalarda küçük operasyonel kayıplar ay sonunda ciddi rakamlara ulaşabilir. Bir arızanın yanlış teknisyene aktarılması, müşterinin ikinci kez araması, teknisyenin adres bilgisini telefonla istemesi veya aynı arızaya ikinci kez araç gönderilmesi tek başına küçük bir sorun gibi görünür. Fakat yıl boyunca tekrarlandığında yazılım maliyetini aşan bir operasyon giderine dönüşebilir.

Bu yazıda, asansör firmalarının kendi sayılarına uyarlayabileceği somut ROI örnekleri üzerinden arıza yönetim yazılımının yatırım geri dönüşünü nasıl hesaplayabileceğimizi ele alacağız.

Asansör Arıza Yönetim Programında ROI Ne Anlama Gelir?

ROI, yani Return on Investment, yapılan yatırımın ne kadar kazanç veya tasarruf oluşturduğunu ölçmek için kullanılan temel göstergelerden biridir.

Basitleştirilmiş hesap şu şekildedir:

ROI (%) = (Toplam yıllık kazanç - yatırım maliyeti) / yatırım maliyeti x 100

Örneğin bir firma yıllık 20.000 TL yazılım maliyeti karşılığında 60.000 TL operasyonel tasarruf sağlıyorsa:

ROI = (60.000 - 20.000) / 20.000 x 100

Sonuç:

ROI = %200

Buradaki kritik konu, yalnızca doğrudan nakit kazancını hesaba katmamaktır. Asansör sektöründe yatırımın geri dönüşü çoğu zaman aşağıdaki alanlardan oluşur:

• Personel zamanından tasarruf
• Daha az gereksiz saha ziyareti
• Yakıt maliyetinin azalması
• Arızaya müdahale süresinin kısalması
• Tekrar arızaların azalması
• Telefon ve WhatsApp trafiğinin düşmesi
• Kayıp veya unutulan arıza kayıtlarının azalması
• Tahsilat veya parça satışlarının kayıt altına alınması
• Müşteri memnuniyetinin yükselmesi
• Sözleşme iptallerinin azaltılması

Dolayısıyla ROI hesabı yapılırken sadece “program yıllık kaç TL?” sorusu yerine “program olmadığı için bugün ne kadar para kaybediyoruz?” sorusu sorulmalıdır.

Örnek 1: Arıza Başına 10 Dakikalık Zaman Tasarrufu

250 asansöre bakım veren bir firma düşünelim.

Firmanın ayda ortalama 120 arıza çağrısı aldığını varsayalım. Arızalar telefon veya WhatsApp üzerinden yönetildiğinde ofis çalışanı her arıza için ortalama olarak şu işlemleri yapabilir:

• Müşteriden bina bilgisini alma
• Asansörü doğrulama
• Teknisyeni arama
• Adresi gönderme
• Arızanın durumunu tekrar sorma
• Müşteriye dönüş yapma
• Sonucu Excel veya deftere yazma

Bu işlemlerin toplamda yaklaşık 15 dakika sürdüğünü düşünelim.

Arıza yönetim programı kullanıldığında aynı süreç merkezi kayıt, otomatik teknisyen ataması, mobil bildirim ve durum güncellemesi sayesinde örneğin 5 dakikaya düşebilir.

Aradaki fark:

15 dakika - 5 dakika = 10 dakika

Ayda 120 arızada:

120 x 10 dakika = 1.200 dakika

Bu da:

1.200 / 60 = 20 saat

demektir.

Yıllık hesap:

20 saat x 12 ay = 240 saat

Ofis çalışanının firmaya saatlik toplam maliyetinin yaklaşık 250 TL olduğunu varsayarsak:

240 x 250 TL = 60.000 TL

Sadece arıza koordinasyonunda sağlanan zaman tasarrufu yıllık yaklaşık 60.000 TL operasyonel değer oluşturabilir.

Burada çalışan sayısını azaltmak zorunlu değildir. Kazanılan zaman teklif hazırlama, müşteri iletişimi, tahsilat takibi veya yeni müşteri kazanımı gibi daha değerli işlere aktarılabilir.

Örnek 2: Gereksiz Saha Ziyaretlerinin Azaltılması

Asansör firmalarının görünmeyen giderlerinden biri de gereksiz saha ziyaretleridir.

Örneğin teknisyen binaya gider ancak:

• Başka bir teknisyen arızayı daha önce çözmüştür.
• Arıza bilgisi eksik gönderilmiştir.
• Yanlış adres verilmiştir.
• Arıza aslında kullanıcı hatasıdır.
• Aynı arıza iki farklı personele aktarılmıştır.
• Teknisyen gerekli parçayı yanında götürmemiştir.

Ayda sadece 10 gereksiz ziyaret olduğunu düşünelim.

Bir saha ziyaretinin ortalama toplam maliyetini aşağıdaki gibi varsayabiliriz:

Maliyet Kalemi	Örnek Tutar
Yakıt ve araç kullanımı	250 TL
Teknisyen zamanı	300 TL
Operasyon ve koordinasyon	100 TL
Toplam yaklaşık maliyet	650 TL

Ayda 10 gereksiz ziyaret:

10 x 650 TL = 6.500 TL

Yıllık:

6.500 x 12 = 78.000 TL

Arıza yönetim sistemi bu ziyaretlerin tamamını ortadan kaldırmayabilir. Ancak gereksiz ziyaretleri yüzde 50 azaltabildiğini varsayalım.

Yıllık potansiyel tasarruf:

78.000 x %50 = 39.000 TL

Bu hesap özellikle geniş bölgeye hizmet veren firmalarda daha da önemli hale gelir. Bir teknisyenin aynı gün içinde yanlış planlanan iki ziyareti, sadece yakıt değil aynı zamanda sonraki müşterilere geç kalma maliyeti de oluşturabilir.

Örnek 3: Tekrar Arızaların Maliyetini Hesaplamak

Bir arızanın kapatılması her zaman sorunun kalıcı şekilde çözüldüğü anlamına gelmez.

Örneğin teknisyen sahaya gider, geçici müdahale yapar ve açıklama bırakmadan kaydı kapatır. Üç gün sonra aynı bina tekrar arar. İlk müdahalede ne yapıldığı bilinmediği için ikinci teknisyen sorunu baştan incelemek zorunda kalır.

Bir asansör arıza takip programı burada önemli bir kayıt disiplini oluşturabilir.

Arıza kapanışında;

• Sorunun nedeni
• Yapılan işlem
• Kullanılan parça
• Fotoğraf
• Teknisyen notu
• Tarih ve saat
• Tekrar kontrol gerekip gerekmediği

gibi bilgilerin tutulması, sonraki müdahaleyi hızlandırabilir.

Ayda 100 arıza alan bir firmada tekrar arıza oranının yüzde 15 olduğunu düşünelim.

Bu durumda:

100 x %15 = 15 tekrar arıza

İyi kayıt ve takip sistemiyle bu rakamın 10’a düşürüldüğünü varsayalım.

Ayda 5 saha ziyareti önlenmiş olur.

Bir ziyaretin ortalama maliyeti 650 TL ise:

5 x 650 = 3.250 TL

Yıllık:

3.250 x 12 = 39.000 TL

Üstelik burada müşterinin yaşadığı memnuniyetsizliğin ekonomik karşılığı hesaba dahil değildir.

Müşteri Kaybını Önlemenin ROI Üzerindeki Etkisi

Asansör firmalarında en büyük maliyetlerden biri bazen yakıt veya personel değildir. Kaybedilen bakım sözleşmesidir.

Bir bina yöneticisinin en sık şikâyet ettiği konular arasında arızaya geç dönüş yapılması, bilgi verilmemesi ve aynı sorun için tekrar tekrar firmayı aramak zorunda kalması bulunabilir.

Örneğin firmanın aylık 1.500 TL bakım bedeli aldığı bir bina düşünelim.

Bu müşterinin yıllık değeri:

1.500 x 12 = 18.000 TL

Firma arıza süreçlerindeki düzensizlik nedeniyle yılda sadece 5 sözleşme kaybediyorsa:

5 x 18.000 = 90.000 TL

potansiyel yıllık gelir kaybı ortaya çıkar.

Dijital arıza yönetiminin bu kayıplardan sadece iki tanesini önlediğini varsayalım.

Korunan yıllık gelir:

2 x 18.000 = 36.000 TL

Burada önemli nokta şudur: Yazılım doğrudan “36.000 TL gelir oluşturdu” şeklinde değerlendirilmemelidir. Ancak müşteri deneyimini iyileştirerek gelir kaybını azaltan bir operasyon altyapısı oluşturabilir.

Özellikle yoğun rekabet bulunan bölgelerde müşteriye “teknisyen atandı”, “arıza üzerinde çalışılıyor” veya “işlem tamamlandı” şeklinde düzenli bilgi verilmesi ciddi fark yaratabilir.

300 Asansörlük Bir Firma İçin Toplam ROI Örneği

Şimdi farklı tasarruf alanlarını tek tabloda birleştirelim.

300 asansörlük örnek bir firmanın yıllık operasyonunda aşağıdaki kazanımların oluştuğunu varsayalım:

Kazanç / Tasarruf Alanı	Yıllık Örnek Değer
Ofis zaman tasarrufu	60.000 TL
Gereksiz saha ziyaretlerinin azalması	39.000 TL
Tekrar arızaların azalması	39.000 TL
Korunan bakım sözleşmeleri	36.000 TL
Toplam potansiyel değer	174.000 TL

Yazılımın yıllık toplam maliyetinin örneğin 20.000 TL olduğunu varsayalım.

ROI:

(174.000 - 20.000) / 20.000 x 100

Sonuç:

%770

Bu rakam her firma için aynı olmayacaktır. Bazı işletmelerde saha ziyareti maliyeti daha düşük, bazılarında müşteri başına yıllık gelir daha yüksek olabilir.

Bu nedenle doğru yaklaşım, hazır bir ROI yüzdesini kabul etmek yerine firmanın kendi operasyon verileriyle hesaplama yapmasıdır.

ROI Hesabında Hangi Verileri Takip Etmelisiniz?

Yazılıma geçmeden önce birkaç temel metriği en az bir ay ölçmek faydalıdır.

Örneğin şu veriler kaydedilebilir:

1. Aylık toplam arıza sayısı
2. Arıza başına ofiste harcanan ortalama süre
3. Arızaya ilk müdahale süresi
4. Arıza başına toplam saha ziyareti
5. Tekrar arıza oranı
6. Gereksiz veya yanlış saha ziyareti sayısı
7. Teknisyen başına günlük tamamlanan iş sayısı
8. Müşterinin ikinci kez aramak zorunda kaldığı arıza sayısı
9. Arıza kaynaklı sözleşme şikâyeti sayısı
10. Arıza süreçleri nedeniyle kaybedilen müşteri sayısı

Yazılım kullanılmaya başlandıktan birkaç ay sonra aynı göstergeler tekrar ölçülebilir.

Böylece “ekip daha düzenli çalışıyor” gibi subjektif yorumlar yerine örneğin:

Arızaya ortalama dönüş süresi 35 dakikadan 18 dakikaya düştü ve tekrar saha ziyareti oranı yüzde 12’den yüzde 7’ye geriledi.

gibi somut sonuçlar elde edilir.

Bu kayıtları Asansorex gibi bir arıza ve bakım takip yazılımında merkezi olarak tutmak; firma sahibinin arıza yoğunluğunu, teknisyen performansını ve kapanış geçmişini dağınık WhatsApp mesajları yerine tek noktadan değerlendirmesini kolaylaştırabilir.

Sadece Tasarrufu Değil Kapasite Artışını da Hesaplayın

ROI analizinde sık yapılan hatalardan biri yalnızca giderleri azaltmaya odaklanmaktır.

Oysa iyi yönetilen bir arıza operasyonu firmanın daha fazla asansöre aynı ekiple hizmet verebilmesini de sağlayabilir.

Örneğin beş teknisyenli bir ekip günde toplam 25 müdahale yapabiliyorken rota, kayıt ve iletişim düzeninin iyileştirilmesiyle 28 müdahaleye çıkabiliyorsa günlük üç işlik kapasite artışı oluşur.

Ayda 22 çalışma günü üzerinden:

3 x 22 = 66 ek işlem kapasitesi

Bu kapasitenin tamamının yeni gelir oluşturması gerekmez. Ancak firmanın yeni bakım sözleşmeleri aldığında hemen personel artırma ihtiyacını erteleyebilir.

Bu nedenle ROI hesabında üç ayrı değer izlenebilir:

• Doğrudan maliyet tasarrufu
• Korunan mevcut gelir
• Oluşturulan ek operasyon kapasitesi

Bu üçlü bakış, yazılım yatırımını çok daha gerçekçi değerlendirmeyi sağlar.

Yazılım Satın Almadan Önce ROI Tahmini Nasıl Yapılır?

Bir arıza yönetim programı değerlendirilirken aşağıdaki basit yöntem kullanılabilir.

Önce son üç ayın verisini çıkarın.

Ardından en fazla zaman ve para kaybettiren üç problemi belirleyin.

Örneğin:

• Arızaların teknisyenlere aktarılması
• Tekrar arızalar
• Gereksiz saha ziyaretleri

Her problem için aylık yaklaşık maliyeti hesaplayın.

Sonra yazılımın bu maliyetin ne kadarını gerçekçi biçimde azaltabileceğini tahmin edin.

En iyimser senaryoya göre değil, temkinli bir hesap yapılması daha sağlıklıdır.

Örneğin 100.000 TL yıllık operasyon kaçağının tamamının ortadan kalkacağını varsaymak yerine yüzde 20 veya yüzde 30 iyileşme üzerinden hesap yapılabilir.

Bu yöntemle oluşturulan ROI tahmini, satın alma kararını “özellik listesi” üzerinden değil iş sonucu üzerinden vermeyi sağlar.

Sıkça Sorulan Sorular

Asansör arıza yönetim programı kendini ne kadar sürede amorti eder?

Bu süre firmanın arıza yoğunluğuna, çalışan sayısına, saha mesafelerine ve mevcut operasyon yapısına göre değişir. Arıza hacmi yüksek ve süreçleri büyük ölçüde telefon veya WhatsApp üzerinden yöneten firmalarda yatırımın geri dönüşü daha hızlı olabilir.

Küçük asansör firmalarında ROI hesaplamak gerekli mi?

Evet. Küçük firmalarda çalışan sayısı daha az olduğu için boşa harcanan her saat daha kritik olabilir. Firma sahibi hem satış, hem tahsilat hem de operasyon yönetiyorsa arıza koordinasyonunda kazanılan zaman doğrudan ticari faaliyetlere aktarılabilir.

ROI hesabında teknisyen maaşı kullanılmalı mı?

Sadece maaş yerine teknisyenin firmaya toplam saatlik maliyetini hesaba katmak daha doğru olur. Araç, yakıt, sigorta, yan haklar ve operasyon giderleri de saha müdahalesinin gerçek maliyetini etkiler.

Yazılımın müşteri memnuniyetine katkısı ölçülebilir mi?

Doğrudan TL karşılığı belirlemek her zaman kolay değildir. Ancak tekrar arama sayısı, şikâyet sayısı, arızaya dönüş süresi ve sözleşme iptal oranı gibi göstergeler takip edilerek etkisi ölçülebilir.

Arıza yönetim yazılımı tekrar arızaları tamamen engeller mi?

Hayır. Tekrar arızanın teknik nedenleri olabilir. Ancak önceki müdahalelerin düzenli kaydedilmesi, kullanılan parçaların ve teknisyen notlarının görülebilmesi teşhis sürecini iyileştirebilir ve gereksiz tekrar ziyaretlerini azaltabilir.

Asansorex ROI takibinde nasıl yardımcı olabilir?

Asansorex; arıza kayıtlarının oluşturulması, teknisyene atanması, sahadan kapatılması ve geçmiş müdahalelerin izlenmesi gibi süreçlerin merkezi yürütülmesini destekler. Firma bu verileri düzenli takip ederek yazılıma geçiş öncesi ve sonrası operasyon sonuçlarını daha sağlıklı karşılaştırabilir.

Özet

Bir asansör arıza yönetim programı için ROI hesabı yalnızca yazılım fiyatını değerlendirmekten ibaret değildir. Asıl hesap; kaybedilen personel zamanı, gereksiz araç kullanımı, tekrar saha ziyaretleri, müşteri şikâyetleri ve sözleşme kayıpları üzerinden yapılmalıdır.

Ayda birkaç saatlik ofis tasarrufu veya birkaç gereksiz saha ziyaretinin önlenmesi küçük görünse de yıl sonunda ciddi bir ekonomik değere dönüşebilir. Özellikle yüzlerce asansöre hizmet veren firmalarda süreçlerin kayıt altına alınması, teknisyenlerin doğru yönlendirilmesi ve arıza geçmişinin kolayca görülebilmesi operasyon kapasitesini doğrudan etkiler.

En sağlıklı yöntem, yazılıma geçmeden önce mevcut verileri ölçmek ve üç ila altı ay sonra aynı göstergeleri yeniden karşılaştırmaktır. Böylece yatırım kararı tahmine değil; müdahale süresi, tekrar arıza oranı, saha maliyeti ve korunan müşteri geliri gibi gerçek işletme verilerine dayanır.