Asansör Aylık Bakım Planı Programda Nasıl Kurulur?

İÇERİK

Asansör bakım firmalarının en önemli sorumluluklarından biri, her asansörün aylık periyodik bakımını zamanında gerçekleştirmektir. Firma büyüdükçe onlarca hatta yüzlerce asansörün bakım tarihlerini Excel dosyaları, ajandalar veya WhatsApp mesajlarıyla takip etmek zorlaşır. Geciken bakımlar, unutulan ziyaretler ve dengesiz iş yükü hem müşteri memnuniyetini düşürür hem de operasyonel maliyetleri artırır.

Bu nedenle günümüzde birçok firma bakım planlarını dijital olarak oluşturmaktadır. Peki asansör aylık bakım planı programda nasıl kurulur? Hangi bilgiler girilmeli, teknisyenler nasıl planlanmalı ve aylık takvim nasıl oluşturulmalıdır?

Bu rehberde bakım planının adım adım nasıl hazırlanacağını, dikkat edilmesi gereken noktaları ve planlamayı daha verimli hale getiren yöntemleri inceleyeceğiz.

Aylık Bakım Planı Neden Dijital Ortamda Hazırlanmalıdır?

Her asansörün aylık bakımının belirli bir düzen içerisinde yapılması gerekir. Özellikle yüzlerce bakım noktası bulunan firmalarda manuel planlama zamanla kontrol edilemez hale gelir.

Dijital planlama sayesinde;

• Bakım tarihleri unutulmaz.
• Aynı güne gereğinden fazla iş yükü verilmez.
• Teknisyenler dengeli şekilde planlanır.
• Geciken bakımlar kolayca görülür.
• Yeni müşteri eklendiğinde plan otomatik güncellenebilir.
• Yönetici tüm aylık programı tek ekranda görebilir.

Kısacası bakım planı yalnızca takvim oluşturmak değil, tüm operasyonu düzenli hale getirmektir.

Bakım Planı Oluşturmadan Önce Hazırlanması Gereken Bilgiler

Planlama aşamasına geçmeden önce her bakım noktasının doğru şekilde sisteme kaydedilmiş olması gerekir.

Genellikle aşağıdaki bilgiler eksiksiz olmalıdır:

Gerekli Bilgi	Açıklama
Müşteri bilgisi	Apartman veya site yönetimi
Bina adresi	Teknisyenin kolay ulaşabilmesi için
Asansör bilgileri	Asansör sayısı ve teknik özellikleri
Bakım periyodu	Genellikle aylık
Sorumlu teknisyen	Sabit veya değişken ekip
İlk bakım tarihi	Takvim başlangıcı için
İletişim bilgileri	Yönetici veya yetkili kişi

Bu bilgiler eksiksiz girildiğinde bakım planı çok daha sağlıklı çalışır.

Programda Aylık Bakım Planı Nasıl Oluşturulur?

Plan oluşturma mantığı aslında oldukça basittir. Önemli olan planın sürdürülebilir olmasıdır.

1. Müşteri ve bina kayıtlarını oluşturun

İlk olarak bakım yapılacak bina sisteme eklenir.

Bu aşamada;

• bina adı,
• adres,
• yönetici bilgisi,
• telefon numarası

gibi temel bilgiler kaydedilir.

Bu bilgiler ilerleyen süreçte teknisyenin sahaya doğru gitmesini kolaylaştırır.

2. Asansör bilgilerini ekleyin

Her bina içerisinde bulunan asansörler ayrı ayrı tanımlanmalıdır.

Örneğin;

• Yolcu asansörü
• Yük asansörü
• Hidrolik sistem
• Makine daireli sistem
• Makine dairesiz sistem

gibi bilgiler ileride raporlama açısından önem kazanır.

3. İlk bakım tarihini belirleyin

Aylık planın temelini oluşturan bilgi ilk bakım tarihidir.

Örneğin;

İlk bakım:

10 Ocak

ise sistem sonraki bakım tarihlerini buna göre oluşturabilir.

• 10 Şubat
• 10 Mart
• 10 Nisan
• 10 Mayıs

şeklinde düzenli devam eder.

Bu yöntem bakım tarihlerini manuel takip etme ihtiyacını ortadan kaldırır.

4. Teknisyen ataması yapın

Bakım planının en önemli kısmı doğru teknisyene doğru işi vermektir.

Atama yapılırken;

• bölge
• iş yoğunluğu
• araç durumu
• deneyim
• izin günleri

dikkate alınmalıdır.

Örneğin aynı teknisyene aynı gün 18 farklı bakım yazmak çoğu zaman gerçekçi değildir.

İyi hazırlanmış bir plan iş yükünü haftalara ve günlere dengeli şekilde dağıtır.

5. Aylık bakım takvimini oluşturun

Artık sistem bakım tarihlerini takvime yerleştirebilir.

Takvim oluşturulurken dikkat edilmesi gerekenler:

1. Resmî tatiller
2. Hafta sonları
3. Yoğun bölgeler
4. Aynı site içerisindeki birden fazla asansör
5. Günlük bakım kapasitesi
6. Acil arıza ihtimali için boş zaman bırakılması

En başarılı bakım firmaları günlük planlarının tamamını doldurmaz. Beklenmeyen arızalar için belirli zaman dilimlerini boş bırakırlar.

İyi Bir Bakım Planı Nasıl Olmalıdır?

Her bakım planı sadece tarih listesinden oluşmamalıdır.

Başarılı bir plan şu özelliklere sahip olmalıdır:

• Dengeli iş dağılımı
• Kolay değiştirilebilir yapı
• Bölgesel rota planlaması
• Bakım geçmişine erişim
• Geciken işleri gösterme
• Teknisyen performansını takip edebilme
• Hatırlatma mekanizması

Örneğin şehir merkezindeki dört bakım noktası aynı gün planlanırken ilçedeki bakım işleri farklı günlere bırakılabilir. Böylece yakıt ve zaman tasarrufu sağlanır.

Planlama Yaparken En Sık Yapılan Hatalar

Birçok bakım firması benzer planlama hatalarını tekrar eder.

Aynı güne fazla bakım yazılması

Kağıt üzerinde mümkün görünse de sahada trafik, arıza ve müşteri talepleri nedeniyle plan aksayabilir.

Bölgesel plan yapılmaması

Sabah şehir merkezinde, öğleden sonra ilçede, akşam başka bir bölgede bakım planlamak ciddi zaman kaybı oluşturur.

İzin günlerinin dikkate alınmaması

Teknisyen izinliyken bakım planının değiştirilmemesi gecikmelere neden olur.

Eski müşteri bilgilerinin kullanılmaya devam edilmesi

Yönetici değişmiş olabilir.

Telefon numarası değişmiş olabilir.

Adres eksik olabilir.

Bu bilgiler düzenli güncellenmelidir.

Planın manuel takip edilmesi

Excel veya ajanda ile plan hazırlamak başlangıçta kolay görünse de müşteri sayısı arttıkça hata oranı yükselir.

Bu nedenle birçok firma bakım kayıtlarını ve aylık planlamalarını Asansorex gibi bakım yönetim yazılımları üzerinden yürütmeyi tercih eder. Böylece bakım tarihleri, teknisyen atamaları ve geçmiş bakım kayıtları tek merkezden takip edilebilir.

Dijital Planlamanın Sağladığı Avantajlar

Dijital bakım planı yalnızca zaman kazandırmaz.

Aynı zamanda;

Manuel Planlama	Dijital Planlama
Excel ile takip	Otomatik bakım takvimi
Tarih unutulabilir	Hatırlatma sistemi
İş yükü dengesiz olabilir	Dengeli planlama
Kağıt arşivi gerekir	Dijital bakım geçmişi
Rapor hazırlamak zordur	Anlık raporlama mümkündür
Güncelleme zahmetlidir	Tek tıkla güncelleme

Bu fark özellikle 100'ün üzerinde bakım noktası bulunan firmalarda çok daha belirgin hale gelir.

TS EN 81 ve Periyodik Bakım Sürecinde Planlamanın Önemi

Türkiye'de asansörlerin güvenli işletilmesi açısından düzenli bakım büyük önem taşır. Asansör İşletme ve Bakım Yönetmeliği kapsamında bakım faaliyetlerinin kayıt altına alınması ve sürekliliğinin sağlanması beklenir. Ayrıca yıllık periyodik muayenelerde verilen yeşil, mavi, sarı ve kırmızı etiket sonuçları da bakım süreçlerinin düzenli yönetilmesini daha önemli hale getirir.

Düzenli oluşturulmuş bir aylık bakım planı sayesinde;

• Bakımlar zamanında gerçekleştirilir.
• Bakım geçmişine kolay ulaşılır.
• Denetim süreçleri kolaylaşır.
• Müşteri güveni artar.
• Operasyon daha kontrollü yönetilir.

Aylık Bakım Planını Daha Verimli Yönetmek İçin İpuçları

Planlama yalnızca ay başında yapılacak tek seferlik bir işlem değildir. Ay boyunca düzenli olarak gözden geçirilmelidir.

Şu öneriler işinizi kolaylaştıracaktır:

• Her hafta planı kontrol edin.
• Tamamlanan bakımları anında işaretleyin.
• Geciken işleri sonraki haftaya otomatik taşıyın.
• Acil arızalar için günlük boş zaman bırakın.
• Aynı bölgedeki işleri gruplayın.
• Yeni müşteri eklendiğinde planı güncelleyin.
• Teknisyenlerden günlük geri bildirim alın.

Bu alışkanlıklar zamanla bakım operasyonunun daha öngörülebilir hale gelmesini sağlar.

Sıkça Sorulan Sorular

Asansör bakım planı her ay yeniden oluşturulur mu?

Hayır. İlk plan oluşturulduktan sonra yeni müşteriler, tarih değişiklikleri veya özel durumlar doğrultusunda güncellenmesi yeterlidir.

Aynı teknisyene tüm binalar atanabilir mi?

Teknik olarak mümkündür ancak operasyonel açıdan önerilmez. İş yükünün dengeli dağıtılması verimliliği artırır.

Aylık bakım planı Excel ile hazırlanabilir mi?

Küçük ölçekli firmalarda mümkündür. Ancak müşteri sayısı arttıkça tarih takibi, raporlama ve güncelleme zorlaşır.

Bakım planında rota planlaması önemli midir?

Evet. Aynı bölgedeki bakım noktalarının aynı gün planlanması hem yakıt maliyetini düşürür hem de teknisyenlerin daha fazla bakım tamamlamasını sağlar.

Dijital bakım planı denetimlerde avantaj sağlar mı?

Evet. Bakım geçmişinin düzenli kayıt altına alınması ve geçmiş işlemlere hızlı erişim, denetim süreçlerini kolaylaştırır.

Özet

Asansör aylık bakım planı, bakım firmasının günlük operasyonlarını doğrudan etkileyen temel süreçlerden biridir. Doğru hazırlanmış bir plan sayesinde bakım tarihleri kaçırılmaz, teknisyenlerin iş yükü dengelenir ve müşteri memnuniyeti artar. Özellikle bakım noktası sayısı büyüdükçe manuel yöntemlerin yerini dijital planlamaya bırakması kaçınılmaz hale gelir.

Bu süreci dijitalleştirmek isteyen firmalar, Asansorex gibi bakım yönetim yazılımlarıyla aylık bakım takvimlerini oluşturabilir, teknisyen planlamalarını düzenleyebilir ve bakım geçmişini tek merkezden takip ederek daha düzenli ve sürdürülebilir bir operasyon yönetebilir.