Asansör Bakım Planlama Programında Kapasite Hesabı

İÇERİK

Asansör bakım firmalarında planlama yapılırken en sık sorulan sorulardan biri “Bir teknisyen ayda kaç asansöre bakabilir?” sorusudur. Ancak bunun tek bir doğru cevabı yoktur. Aynı şehirde çalışan iki firmanın bile bina yoğunluğu, bakım süreleri, teknisyen deneyimi, trafik koşulları, arıza yükü ve müşteri portföyü farklı olabilir. Bu nedenle bakım kapasitesini yalnızca toplam asansör sayısını teknisyen sayısına bölerek hesaplamak ciddi planlama hatalarına yol açabilir.

Doğru kapasite hesabında amaç teknisyenin gününü yüzde 100 doldurmak değil; bakımların zamanında tamamlandığı, arızalara müdahale edilebildiği ve beklenmeyen işlere yer bırakılan sürdürülebilir bir iş yükü oluşturmaktır. Asansör bakım planlama programı kullanırken kapasite hesabını doğru kurmak, hem personel verimliliğini hem müşteri memnuniyetini doğrudan etkiler.

Asansör Bakım Kapasitesi Nedir?

Bakım kapasitesi, bir teknisyenin veya bakım ekibinin belirli bir zaman diliminde kaliteyi ve operasyonel sürekliliği bozmadan tamamlayabileceği bakım iş miktarını ifade eder.

Basit bir hesapta şöyle düşünülebilir:

Aylık bakım kapasitesi = Kullanılabilir bakım süresi / Ortalama bakım süresi

Fakat gerçek sahada kullanılabilir sürenin tamamı bakım yaparak geçmez. Teknisyenin çalışma günü içerisinde;

• Binalar arasında yolculuk,
• Malzeme veya yedek parça temini,
• Müşteri veya bina görevlisiyle iletişim,
• Bakım formunun doldurulması,
• Tahsilat veya evrak işlemleri,
• Acil arızalara müdahale,
• Plan dışı servis talepleri,
• Araç ve ekipman işlemleri

gibi bakım dışında kalan süreler de bulunur.

Bu nedenle kapasite hesabında yalnızca “8 saat çalışma × 22 gün” formülü kullanılması gerçekçi değildir.

Teorik kapasite ile gerçek kapasite arasındaki fark

Örneğin bir teknisyen ayda 22 gün çalışıyor ve günlük 8 saat sahada bulunuyorsa teorik olarak:

22 × 8 = 176 saat

çalışma zamanı vardır.

Ancak bunun 176 saatini bakımda kullanamaz. Günlük ortalama 1,5 saat yol, yarım saat evrak ve iletişim, ayrıca belirli bir oranda arıza ve beklenmeyen iş zamanı ayrıldığında gerçek bakım kapasitesi önemli ölçüde azalır.

Bu ayrım yapılmadığında plan kâğıt üzerinde mükemmel görünürken ayın ikinci yarısında geciken bakımlar birikmeye başlar.

Kapasite Hesabında Kullanılması Gereken Temel Veriler

Sağlıklı bir bakım planı oluşturmak için önce firmanın kendi saha verilerini toplaması gerekir. Başka bir firmanın “bizim teknisyen günde 12 bakım yapıyor” demesi tek başına anlamlı bir kıyas değildir.

Kapasite hesabında en az şu veriler kullanılmalıdır:

1. Aylık fiili çalışma günü
2. Günlük kullanılabilir saha süresi
3. Bir bakımın gerçek ortalama süresi
4. Binalar arasındaki ortalama ulaşım süresi
5. Teknisyen başına ortalama günlük arıza yükü
6. Plan dışı işlere ayrılacak güvenlik payı
7. Binaların bölgesel dağılımı
8. Aynı binadaki asansör sayısı

Özellikle son madde oldukça önemlidir. Aynı binada dört asansöre bakım yapmak ile dört farklı mahallede bulunan dört ayrı asansöre bakım yapmak aynı kapasiteyi gerektirmez.

Örnek kapasite tablosu

Kapasite unsuru	Örnek değer	Aylık etkisi
Çalışma günü	22 gün	22 gün
Günlük çalışma süresi	8 saat	176 saat
Yol ve ulaşım	1,5 saat/gün	-33 saat
Evrak ve iletişim	0,5 saat/gün	-11 saat
Arıza ve plansız işler	1 saat/gün	-22 saat
Net bakım zamanı	5 saat/gün	110 saat
Ortalama bakım süresi	45 dakika	Yaklaşık 146 bakım

Bu örnekte teorik olarak 176 saat çalışan teknisyenin net bakım zamanı yaklaşık 110 saate düşmektedir.

110 saat, 6.600 dakikadır.

6.600 / 45 = 146,6

Dolayısıyla yalnızca süre hesabına göre yaklaşık 146 bakım ortaya çıkar. Ancak bu rakamın doğrudan “bir teknisyene 146 asansör verilebilir” şeklinde yorumlanması da doğru değildir. Çünkü bina yoğunluğu, güzergâh yapısı ve ay içerisindeki değişken işler ayrıca değerlendirilmelidir.

Bir Teknisyen Ayda Kaç Asansöre Bakabilir?

Bu sorunun cevabı firma bazında hesaplanmalıdır. Çünkü bakım portföyünün yapısı kapasiteyi ciddi şekilde değiştirir.

Örneğin merkezi bir bölgede, birbirine birkaç dakika mesafede bulunan binalarda çalışan teknisyen ile geniş bir ilçeye yayılmış portföyü bulunan teknisyenin günlük tamamlayabileceği bakım sayısı aynı olmayacaktır.

Bina yoğunluğunun kapasiteye etkisi

Bir teknisyenin aynı bölgede şu programa sahip olduğunu düşünelim:

• 1. bina: 3 asansör
• 1. bina: 2 asansör
• 1. bina: 4 asansör
• 1. bina: 1 asansör

Toplam 10 asansör için yalnızca dört farklı noktaya ulaşması gerekir.

Başka bir teknisyenin ise 10 asansörü 10 farklı binada olabilir. Her bakım arasında 10-20 dakika yol oluşuyorsa günlük kapasite ciddi şekilde düşer.

Bu nedenle bakım planlama programında yalnızca asansör adedine göre iş dağıtımı yapmak yerine bina, bölge ve tahmini işlem süresi birlikte değerlendirilmelidir.

Kapasiteyi yüzde 100 doldurmak neden risklidir?

Bir teknisyenin hesaplanan aylık kapasitesi 140 bakım çıkıyorsa kendisine doğrudan 140 bakım atamak cazip görünebilir. Fakat bu yaklaşımda beklenmeyen işler için alan kalmaz.

Bir gün teknisyen hastalandığında, araç sorunu yaşandığında veya birkaç uzun arıza çıktığında bütün plan kaymaya başlayabilir.

Daha güvenli yaklaşım, teorik olarak kullanılabilir kapasitenin belirli bölümünü operasyonel tampon olarak bırakmaktır.

Örneğin:

Planlanabilir kapasite = Net kapasite × 0,85

Net kapasite 140 bakım ise:

140 × 0,85 = 119 bakım

Bu durumda yaklaşık 119 bakım planlanır, kalan kapasite ise arıza, tekrar ziyaret, revizyon incelemesi ve beklenmeyen saha işleri için kullanılabilir.

Buradaki yüzde 85 sabit bir sektör kuralı değildir. Firmanın kendi arıza yoğunluğuna göre daha düşük veya daha yüksek bir oran kullanılabilir.

Bakım Süresini Tek Bir Standartla Hesaplamayın

Bakım planlamasında yapılan önemli hatalardan biri bütün asansörleri aynı süreyle değerlendirmektir.

Her asansörün bakım ihtiyacı aynı değildir. Yeni, düzenli bakımı yapılan ve sorunsuz çalışan bir asansör ile eski, yoğun kullanılan veya sürekli küçük sorunlar çıkaran bir asansör arasında ciddi süre farkı olabilir.

Bu nedenle portföyü birkaç sınıfa ayırmak daha gerçekçi sonuç verir.

Örneğin:

• Standart bakım: 30-45 dakika
• Yoğun kullanım / detaylı kontrol: 45-60 dakika
• Eski veya sorunlu cihaz: 60 dakika ve üzeri
• Çoklu asansör bulunan bina: İlk asansör sonrası ulaşım süresi olmadığı için farklı hesaplama

Buradaki süreler mevzuat tarafından belirlenmiş sabit bakım süreleri değil, firma içi kapasite planlamasında kullanılabilecek örnek operasyon değerleridir.

En doğru yöntem, teknisyenlerin geçmiş birkaç aylık gerçekleşen bakım sürelerini incelemek ve firmanın kendi ortalamasını çıkarmaktır.

Kapasite planlamasının en güvenilir verisi tahmin değil, sahada gerçekten gerçekleşen işlem süreleridir.

Rota Planlaması Kapasiteyi Nasıl Değiştirir?

Bir bakım firmasının kapasitesini artırmanın tek yolu daha fazla teknisyen işe almak değildir. Mevcut ekibin gereksiz yol süresini azaltmak da ciddi kapasite kazancı sağlayabilir.

Örneğin teknisyen gün içerisinde sürekli farklı ilçeler arasında gidip geliyorsa toplam çalışma süresinin önemli kısmı trafikte kaybolabilir.

Bunun yerine bakım noktaları bölgesel olarak gruplanabilir:

• Pazartesi: A bölgesi
• Salı: B bölgesi
• Çarşamba: C bölgesi
• Perşembe: yoğun bina grupları
• Cuma: eksik bakım, tekrar ziyaret ve esnek işler

Böyle bir yapı hem günlük tamamlanan bakım sayısını artırır hem de yakıt ve araç kullanımını azaltabilir.

Bölgesel iş yükünü kontrol edin

Plan oluşturulduktan sonra yalnızca teknisyen başına toplam bakım sayısına bakmak yeterli değildir.

Örneğin:

Teknisyen A: 110 bakım Teknisyen B: 112 bakım

İlk bakışta yük dengeli görünür.

Ancak Teknisyen A'nın binaları aynı ilçede yoğunlaşmış, Teknisyen B'nin binaları şehrin dört farklı bölgesine dağılmışsa gerçek iş yükleri eşit değildir.

Asansorex gibi bir bakım takip ve planlama yazılımında bina, asansör, teknisyen ve saha hareketlerinin aynı yapı içerisinde takip edilmesi, bu tür iş yükü farklılıklarının daha görünür hale gelmesini sağlar.

Aylık Bakım Planı Nasıl Oluşturulmalı?

Kapasite hesabı yapıldıktan sonra sıra işlerin takvime dağıtılmasına gelir. Burada amaç ayın ilk haftasını doldurup son haftayı boş bırakmak veya tüm işleri son günlere sıkıştırmak değildir.

Dengeli bir plan için şu sıra kullanılabilir:

1. Aylık bakım yapılacak portföyü çıkarın.
2. Asansörleri bölge ve bina bazında gruplayın.
3. Her grup için tahmini bakım süresini hesaplayın.
4. Teknisyenlerin izin ve çalışma günlerini kontrol edin.
5. Arıza ve plan dışı işler için kapasite rezervi bırakın.
6. Günlük rota yoğunluğunu kontrol edin.
7. Fazla yüklenen günleri diğer günlere dağıtın.
8. Ay içerisinde gerçekleşen sürelerle planlanan süreleri karşılaştırın.

Örneğin ayda 500 asansörlük bir portföyü bulunan firma, doğrudan:

500 / 4 teknisyen = 125 asansör

şeklinde dağıtım yapmamalıdır.

Bunun yerine her teknisyenin bölgesine, bina yoğunluğuna ve mevcut arıza yüküne bakılmalıdır.

Bir teknisyenin 105, diğerinin 130 bakım alması bazı durumlarda 125-125 şeklindeki eşit dağılımdan daha dengeli olabilir.

Kapasite Aşımı Nasıl Anlaşılır?

Bir firma uzun süre kapasitesinin üzerinde çalıştığında bazı belirtiler ortaya çıkmaya başlar.

En yaygın işaretler şunlardır:

• Bakımlar sürekli ayın son günlerine kalıyorsa,
• Teknisyenler günlük planı düzenli olarak tamamlayamıyorsa,
• Arıza geldiğinde planlı bakımlar sürekli erteleniyorsa,
• Aynı bakım noktalarına tekrar ziyaret oranı yükseliyorsa,
• Teknisyenler gereğinden fazla mesai yapıyorsa,
• Müşteriler bakım günü konusunda sık sık bilgi almak zorunda kalıyorsa,
• Yeni sözleşme alındığında mevcut plan hemen bozuluyorsa,

firmanın kapasite sınırına yaklaşmış olması mümkündür.

Bu durumda ilk çözüm doğrudan personel artırmak olmamalıdır. Önce rota, iş dağılımı, bakım süresi ve plansız iş oranı incelenmelidir.

Örneğin teknisyen başına ayda 25 saat gereksiz ulaşım oluşuyorsa rota optimizasyonuyla kazanılacak zaman yeni personel ihtiyacını bir süre erteleyebilir.

Aynı şekilde bir bölgede kapasite doluyken başka bir bölgede teknisyenlerin boş zamanı bulunabilir. Dijital planlama bu farkı daha kolay ortaya çıkarır.

Kapasite Hesabını Düzenli Güncellemek Neden Önemlidir?

Bakım kapasitesi bir kez hesaplanıp yıllarca kullanılabilecek sabit bir değer değildir.

Portföy büyüdükçe, yeni teknisyenler başladıkça veya çalışma bölgeleri değiştikçe hesap yeniden yapılmalıdır.

Özellikle şu durumlarda kapasite analizi güncellenmelidir:

• Yeni bakım sözleşmeleri alındığında,
• Teknisyen sayısı değiştiğinde,
• Yeni bir ilçede hizmet verilmeye başlandığında,
• Arıza yoğunluğu belirgin biçimde arttığında,
• Büyük bir müşteri portföye eklendiğinde,
• Teknisyenlerin günlük tamamladığı bakım sayısı düşmeye başladığında.

Aylık gerçekleşen bakım verileri düzenli olarak incelenirse firma zamanla kendi kapasite katsayılarını oluşturabilir.

Örneğin şirket şu sonucu görebilir:

Planlanan: 120 bakım

Gerçekleşen: 112 bakım

Ortalama gerçekleşme oranı: %93

Bu veri birkaç ay boyunca benzer çıkıyorsa bir sonraki planlama döneminde teorik kapasite yerine gerçekleşen kapasite esas alınabilir.

Asansorex üzerinden bakım planları, saha işlemleri ve teknisyen hareketleri dijital olarak takip edildiğinde geçmiş verilerden hareketle hangi ekipte veya bölgede yoğunluk oluştuğunu görmek daha kolay hale gelir.

Sıkça Sorulan Sorular

Bir teknisyene mümkün olan en yüksek sayıda bakım atamak doğru mudur?

Hayır. Kapasitenin tamamen planlı bakımlarla doldurulması arıza, izin, tekrar ziyaret ve beklenmeyen işler için boşluk bırakmaz. Sürdürülebilir planlamada belirli miktarda operasyonel tampon bulunmalıdır.

Teknisyen kapasitesi sadece asansör sayısına göre hesaplanabilir mi?

Sağlıklı bir hesap için hayır. Asansör sayısının yanında bakım süresi, bina sayısı, ulaşım zamanı, bölge yoğunluğu ve arıza yükü de değerlendirilmelidir.

Aynı binadaki birden fazla asansör kapasiteyi nasıl etkiler?

Aynı binadaki asansörlerde her cihaz için yeniden yolculuk yapılmadığından ulaşım kaynaklı zaman kaybı azalır. Bu nedenle çoklu asansör bulunan binalar kapasite hesabında ayrı değerlendirilmelidir.

Bakım kapasitesi ne sıklıkla kontrol edilmeli?

Genel uygulamada aylık operasyon sonuçlarını izlemek faydalıdır. Portföy, teknisyen sayısı veya çalışma bölgelerinde önemli değişiklik olduğunda kapasite hesabı ayrıca güncellenmelidir.

Arızalar kapasite hesabına dahil edilmeli mi?

Evet. Teknisyenlerin bakım dışında arıza müdahalesi de yapması durumunda, geçmiş arıza yoğunluğuna göre günlük veya aylık belirli bir zaman payı ayrılmalıdır. Aksi halde bakım planı sürekli gecikebilir.

Bakım planlama yazılımı kapasite sorununu tek başına çözer mi?

Yazılım tek başına kapasite oluşturmaz; ancak doğru verinin toplanmasını ve iş yükünün görünür hale gelmesini sağlar. Firma bu verileri kullanarak teknisyen, bölge ve tarih bazında daha gerçekçi karar verebilir.

Özet

Asansör bakım planlama programında doğru kapasite hesabının temelinde asansör adedi değil, kullanılabilir zaman bulunur. Teknisyenin çalışma süresinden ulaşım, arıza, evrak, bekleme ve diğer operasyonel işler çıkarıldıktan sonra gerçek bakım kapasitesi hesaplanmalıdır.

Bunun yanında aynı binadaki asansör sayısı, bakımın ortalama süresi, bölgesel yoğunluk ve teknisyenlerin geçmiş performansı dikkate alınmalıdır. Özellikle kapasitenin yüzde 100'ünü planlı işlerle doldurmamak, ay içerisinde oluşabilecek arızalara ve beklenmeyen durumlara hareket alanı sağlar.

İyi kurulmuş bir kapasite modeli sayesinde firma yeni sözleşme alırken de daha sağlıklı karar verebilir. “Kaç asansörümüz var?” sorusunun yanında “Mevcut ekibimizin gerçekten ne kadar boş kapasitesi var?” sorusu cevaplanabilir.

Bakım planlarını Asansorex gibi sahadaki gerçekleşen işlemlerle birlikte takip eden bir sistemde yönetmek; planlanan ve gerçekleşen iş yükünü karşılaştırmayı, yoğun bölgeleri fark etmeyi ve teknisyen kapasitesini daha somut verilerle değerlendirmeyi kolaylaştırır. Böylece bakım planı yalnızca takvim üzerindeki görevlerden değil, firmanın gerçek saha kapasitesine göre çalışan sürdürülebilir bir operasyon modelinden oluşur.