Asansör Bakım Programı Abonelik Ücreti Nasıl Hesaplanır?

İÇERİK

Asansör bakım programı abonelik ücreti hesaplanırken ilk bakılan rakam genellikle aylık veya yıllık paket bedelidir. Ancak firmanın gerçekten ödeyeceği tutar; takip edilen asansör sayısına, sahada ve ofiste çalışan kullanıcıların kapsamına, ihtiyaç duyulan modüllere ve ek hizmetlere göre değişebilir. Aynı bedelle sunulan iki teklif, farklı kullanım sınırları nedeniyle yıl sonunda farklı maliyetler oluşturabilir. Bu rehberde abonelik ücretini oluşturan kalemleri ayıracak, örnek bir hesap yapacak ve teklif alırken hangi soruları sormanız gerektiğini göreceksiniz. Amaç, yalnızca başlangıç fiyatını öğrenmek değil, firmanızın kullanacağı hizmetin toplam bütçesini belirlemektir.

Asansör bakım programı abonelik ücretini neler belirler?

Her yazılım sağlayıcısı aynı fiyatlandırma yöntemini kullanmaz. Bazıları takip edilen asansör sayısını esas alırken bazıları kullanıcı sayısına, paket kapsamına veya bu ölçütlerin birleşimine göre ücret belirler. Bu nedenle hesaplamanın ilk adımı, teklifin hangi birim üzerinden oluşturulduğunu öğrenmektir.

Takip edilen asansör sayısı

Asansör sayısına dayalı fiyatlandırmada belirli kapasitelere kadar paketler sunulabilir. Burada önemli ayrıntı, hangi kayıtların paket sınırından sayıldığıdır. Aktif bakım sözleşmesi bulunan asansörler ile sözleşmesi sona ermiş, geçmişi saklanan asansörler aynı biçimde değerlendirilmeyebilir.

Örneğin firmanızın 380 aktif asansörü ve geçmiş kayıtları tutulmaya devam eden 90 eski asansörü varsa, fiyatlandırmanın 380 mi yoksa 470 kayıt üzerinden yapılacağını sormalısınız. Aynı binada bulunan üç asansörün üç ayrı kayıt olarak değerlendirilip değerlendirilmediğini de netleştirin.

Kullanıcı ve şube sayısı

Ofiste iki kişi, sahada altı teknisyen ve firma sahibi programı kullanacaksa dokuz ayrı hesaba ihtiyaç duyabilirsiniz. Ancak bazı paketlerde kullanıcı sayısı sınırsız olabilir veya belirli sayıda kullanıcı bedelin içine dâhil edilebilir.

Şube yapısı da ayrıca değerlendirilmelidir. İkinci şubenin yalnızca ayrı bir ekip olarak tanımlanması ile ayrı raporlar ve yetkilendirmelerle yönetilmesi aynı kapsamda sunulmayabilir. Teklifteki “çok şubeli kullanım” ifadesinin sizin çalışma düzeninizde neyi karşıladığını örnek üzerinden doğrulayın.

Kullanılacak modüller

Bakım planlama ve arıza takibi temel pakette bulunurken stok, cari hesap, teklif, sözleşme veya müşteri portalı ayrı paketlerde sunulabilir. İhtiyaç duymadığınız özellikleri satın almak kadar, günlük iş için gerekli bir özelliğin sonradan ücretli olduğunu öğrenmek de bütçeyi zorlaştırır.

Bu yüzden özellik listesini okurken her modül için şu soruyu sorun: “Ekibimiz bu özelliği hangi işi tamamlamak için kullanacak?”

Hesaplamadan önce firmanızın kullanım profilini çıkarın

Sağlıklı fiyat teklifi için yazılım firmasına yalnızca “400 asansörümüz var” demek yeterli olmayabilir. Kullanım profilini kısa bir listeyle hazırlamak, tekliflerin aynı ihtiyaca göre oluşturulmasını sağlar.

Şu bilgileri belirleyin:

• Aktif bakım portföyündeki asansör sayısı.
• Geçmişi korunacak pasif asansör kayıtlarının sayısı.
• Sahada ve ofiste ayrı hesap kullanacak kişi sayısı.
• Mevcut şube sayısı ve yakın dönemde açılması planlanan şubeler.
• İlk günden kullanılacak zorunlu modüller.
• Aylık tahmini SMS ve elektronik belge kullanımı.
• Aktarılacak müşteri, cihaz, sözleşme ve bakiye kayıtları.
• Eğitim alacak ekipler ve ihtiyaç duyulan eğitim biçimi.

Listeyi bugünkü durumla sınırlamayın. Önümüzdeki 12 ayda portföyün büyümesi bekleniyorsa ikinci bir senaryo hazırlayın. Örneğin 400 asansörlük mevcut durumun yanında 550 asansörlük büyüme senaryosuna da teklif isteyin.

Böylece başlangıçta uygun görünen paketin, küçük bir büyümede ne kadar ek gider oluşturacağını önceden anlayabilirsiniz. Büyüme tahminini kesinleşmiş satış gibi değerlendirmeyin; mevcut durum ve olası büyüme bütçelerini ayrı tutun.

Abonelik bedelini kurulum ve kullanım giderlerinden ayırın

Asansör bakım programı abonelik ücreti ile ilk yıl toplam yazılım bütçesi aynı şey değildir. Abonelik dışında tek seferlik veya kullanıma bağlı giderler bulunabilir.

Maliyet kalemi	Ücretlendirme biçimi	Kontrol edilmesi gereken nokta
Temel abonelik	Aylık veya yıllık	Hangi kapasite ve özellikler dâhil?
Ek kullanıcı	Kullanıcı başına veya paket olarak	Saha ve ofis hesapları aynı koşulda mı?
Ek modül	Aylık, yıllık veya paket farkı	İhtiyaç duyulan işlev mevcut pakette var mı?
Ek şube	Şube başına veya üst paketle	Ayrı raporlama ve yetkilendirme dâhil mi?
Veri aktarımı	Tek seferlik veya kapsam bazlı	Hangi kayıtlar ve geçmiş veriler taşınacak?
Eğitim	Dâhil, oturum başına veya saatlik	Yeni personele eğitim kapsamda mı?
SMS ve elektronik belge	Paket veya kullanım başına	Birim ücret, geçerlilik ve aşım koşulları ne?
Yazıcı ve diğer donanım	Genellikle ayrı satın alma	Cihaz, sarf malzemesi ve teslimat dâhil mi?
Özel entegrasyon	Kurulum ve olası devam bedeli	Bakım, güncelleme ve destek nasıl ücretleniyor?

İlk yıl toplamı = abonelik + ek lisans/modüller + kurulum/veri aktarımı + kullanım giderleri + varsa donanım.

Bu formülde teklifin içinde bulunan bir kalemi ikinci kez eklemeyin. Örneğin eğitim aboneliğe dâhilse ayrıca eğitim gideri yazmak toplamı gereksiz yükseltir. Aynı şekilde paketteki SMS hakkını düşmeden tüm mesajları ücretli kabul etmek de hatalı sonuç üretir.

Vergi dâhil ve hariç fiyatları aynı tabloda karıştırmayın. Tekliflerin tamamını aynı temele getirerek karşılaştırın; ödeme bütçesinde ise faturada ödenecek toplamı ayrıca görün.

Örnek üzerinden yıllık abonelik hesabı

Aşağıdaki rakamlar hesaplama yöntemini göstermek için hazırlanmış varsayımsal tutarlardır. Asansorex’in veya başka bir sağlayıcının güncel fiyatlarını temsil etmez. Tablodaki tutarlar vergi hariç kabul edilmiştir.

Örnek firmamızın 400 aktif asansörü ve dokuz kullanıcısı olsun. Seçilen yıllık paket 500 asansöre ve altı kullanıcıya kadar kullanım sağlasın. Firma ayrıca ücretli bir modüle ve başlangıçta veri aktarımına ihtiyaç duysun.

Kalem	Hesaplama	Yıllık/ilk yıl tutarı
Temel yıllık abonelik	Sabit paket bedeli	24.000 TL
Üç ek kullanıcı	3 × 1.200 TL/yıl	3.600 TL
Ek modül	Yıllık bedel	4.800 TL
Veri aktarımı	Tek seferlik	3.000 TL
Tahmini SMS gideri	300 TL × 12 ay	3.600 TL
İlk yıl toplamı	Tüm kalemlerin toplamı	39.000 TL

Bu örnekte yıllık sabit abonelik ve ek lisans toplamı 32.400 TL’dir. Veri aktarımı ve tahmini SMS gideri eklendiğinde ilk yıl bütçesi 39.000 TL olur.

İlk yıl toplamının aylık ortalama karşılığı:

39.000 TL ÷ 12 = 3.250 TL.

Portföydeki asansör başına aylık ortalama toplam gider:

39.000 TL ÷ 400 ÷ 12 = 8,125 TL, yuvarlandığında yaklaşık 8,13 TL.

Burada 500 asansörlük paket kapasitesine değil, fiilen takip edilen 400 asansöre bölme yapılmıştır. Kullanılmayan kapasite üzerinden hesaplama yapmak, mevcut portföyün birim maliyetini olduğundan düşük gösterir.

İkinci yıl veri aktarımı tekrarlanmazsa, diğer bedellerin ve kullanımın aynı kaldığı varsayımıyla toplam 36.000 TL olur. Ancak bu bir yenileme fiyatı taahhüdü değildir; yeni dönem fiyatlandırması ayrıca doğrulanmalıdır.

Aylık ve yıllık ödeme seçenekleri nasıl karşılaştırılır?

Aylık ödeme tutarını 12 ile çarpmak başlangıç için yararlıdır. Yine de iki teklifin kullanıcı, kapasite, modül ve destek kapsamı eşit değilse yalnızca toplam üzerinden karar verilmez.

Örneğin aynı kapsam için aylık ödeme 2.500 TL, yıllık peşin ödeme 24.000 TL olsun. Aylık seçenekte 12 aylık toplam 30.000 TL olur. Yıllık seçenek 6.000 TL daha düşük bedellidir; fark, aylık ödemelerin yıllık toplamına göre yüzde 20’dir.

Bununla birlikte aşağıdaki ayrıntıları kontrol edin:

1. Aylık ödeme seçeneğinde yıllık taahhüt bulunuyor mu?
2. Yıllık ücret tek seferde mi, taksitlerle mi ödeniyor?
3. Dönem içinde kullanıcı veya kapasite artışı nasıl hesaplanıyor?
4. Kullanım sona ererse kalan dönem için hangi koşullar uygulanıyor?
5. İndirim yalnızca ilk dönemde mi geçerli?
6. Yenileme bedeli veya belirleme yöntemi teklifte açıklanıyor mu?

Yıllık ödemenin toplamı düşük olsa bile peşin ödeme zamanı firmanın tahsilat düzeniyle uyumlu olmalıdır. Aylık ödemenin tercih edilmesi durumunda ise taksitli ödeme ile aylık iptal edilebilir aboneliğin aynı anlama gelmediğini gözden kaçırmayın.

Teklifte belirsiz bırakılmaması gereken sınırlar

Abonelik hesabını en çok bozan durum, kullanım sınırlarının teklif aşamasında anlaşılmamasıdır. “Destek dâhil” veya “sınırsız kullanım” gibi ifadeleri somutlaştırmak gerekir.

Kapasite aşımı ve paket değişikliği

500 asansörlük pakette 501’inci asansörü eklediğinizde ne olacağını sorun. Ek kayıt için birim ücret, üst pakete geçiş veya farklı bir uygulama söz konusu olabilir. Üst pakete geçişte kalan dönem farkının nasıl hesaplandığını yazılı olarak isteyin.

Örneğin yılın dokuzuncu ayında kapasite artırmanız gerektiğinde tam yıllık fark mı, kalan süreye göre fark mı ödeyeceğinizi bilmek bütçe açısından önemlidir.

Destek, eğitim ve veri çıkışı

Başlangıç eğitiminin süresi, destek kanalları ve kapsam dışı hizmetler belirtilmelidir. Personel değişikliğinde tekrar eğitim alınması gerekebileceğini de hesaba katın.

Ayrıca abonelik sonunda müşteri listesini, bakım geçmişini ve diğer kayıtları hangi biçimlerde alabileceğinizi sorun. Veri dışa aktarımının kapsamı, teslim süresi ve varsa ücreti değerlendirmeye dâhil edilmelidir. Yalnızca sisteme giriş maliyetini bilmek, ilerideki geçiş ihtiyacını değerlendirmek için yeterli değildir.

Ücreti günlük iş akışıyla birlikte değerlendirin

En düşük abonelik bedeli her zaman en uygun toplam maliyeti sağlamaz. Bunun değerlendirmesi, kullanılmayacak özellikleri sayarak değil, firmanın gerçek işleri üzerinden yapılmalıdır.

Demoda bir bakım planı oluşturun, teknisyene iş atayın, tamamlanan bakım kaydını inceleyin ve bina yöneticisine iletilecek raporu hazırlayın. Bu sürecin hangi adımlarının teklif edilen pakette bulunduğunu doğrulayın.

Asansorex gibi bir bakım takip yazılımını değerlendirirken bakım planlama, arıza kaydı ve saha bilgilerinin birlikte nasıl kullanılacağını kendi iş akışınız üzerinden görmek, ihtiyaç duyduğunuz kapsamı belirlemenize yardımcı olur.

Zaman kazanımını da ölçebilirsiniz. Ancak kazanılan her saati doğrudan nakit tasarrufu olarak yazmayın. Ofis çalışanının rapor hazırlamak için daha az zaman harcaması ek iş kapasitesi sağlayabilir; bunun fiilî gider azalmasına dönüşüp dönüşmediği ayrıca değerlendirilmelidir.

Sıkça Sorulan Sorular

Asansör bakım programı abonelik ücreti yalnızca asansör sayısına göre mi hesaplanır?

Hayır. Sağlayıcıya göre kullanıcı, şube, modül ve destek kapsamı da fiyatı etkileyebilir. Bazı paketler bu kalemleri birlikte içerir. Hesaplamaya başlamadan önce temel pakete hangi hakların dâhil olduğunu öğrenmeniz gerekir.

Pasif asansör kayıtları abonelik sınırına dâhil olur mu?

Bu durum yazılımın fiyatlandırma koşullarına bağlıdır. Yalnızca aktif kayıtları sayan bir paket ile tüm kayıtları sayan paket farklı maliyet oluşturabilir. Sözleşmesi sona ermiş asansörlerin geçmişini koruyarak pasife almanın kapasiteye etkisini sorun.

Yıllık abonelik her zaman daha uygun mudur?

Yıllık ödeme indirimli olabilir, fakat kapsam eşitliği ve ödeme koşulları birlikte değerlendirilmelidir. İlk yıl indirimi, yenileme bedeli, dönem içi büyüme ve erken sonlandırma koşulları toplam maliyeti değiştirebilir. Sadece indirim yüzdesiyle karar vermeyin.

SMS ve elektronik belge giderleri abonelik bedeline dâhil midir?

Her pakette dâhil değildir. Belirli bir kullanım hakkı sunulabilir veya ayrı paket satın alınması gerekebilir. Dâhil kullanım miktarını, aşım ücretini ve satın alınan hakların geçerlilik süresini öğrenerek tahmini yıllık gider oluşturun.

İlk yıl bütçesi ile yenileme bütçesi neden farklı olur?

İlk yıl veri aktarımı, eğitim veya donanım gibi başlangıç giderleri bulunabilir. Yenilemede bunların bazıları tekrarlanmaz. Buna karşılık fiyat değişikliği, yeni kullanıcılar ve portföy büyümesi sonraki yılın giderini artırabilir. İki dönemi ayrı hesaplamak daha açık bir karşılaştırma sağlar.

Özet

Asansör bakım programı abonelik ücreti hesabına aktif asansör, kullanıcı, şube ve gerekli modülleri belirleyerek başlayın. Temel aboneliği, tek seferlik başlangıç giderlerini ve kullanıma bağlı ücretleri ayrı satırlarda toplayın. Teklifleri aynı kapsam ve vergi temeli üzerinden karşılaştırın; kapasite aşımı ile yenileme koşullarını yazılı olarak netleştirin.

Asansorex’i değerlendirirken de mevcut portföyünüzü ve beklenen büyümeyi paylaşarak kullanımınıza uygun kapsamı netleştirebilirsiniz. Kararınızı, ekibin günlük işlerini karşılayan özellikler ve yıl boyunca ödeyeceğiniz toplam tutar üzerinden verin.