Asansör Bakım Programı Fiyat Karar Matrisi

İÇERİK

Bir asansör bakım programı fiyatı değerlendirirken yapılabilecek en büyük hata, teklifleri yalnızca yıllık veya aylık lisans bedeline göre sıralamaktır. Bir yazılım 15.000 TL, diğeri 25.000 TL olduğunda ilk bakışta 15.000 TL'lik seçenek daha avantajlı görünebilir. Ancak kullanıcı sınırı, mobil teknisyen uygulaması, veri aktarımı, eğitim, destek, raporlama, bakım planlama veya entegrasyon gibi ihtiyaçlar hesaba katıldığında sonuç tamamen değişebilir.

Özellikle yüzlerce asansörün bakımını takip eden firmalarda yazılımın gerçek maliyeti yalnızca satın alma bedeli değildir. Personelin programa harcadığı zaman, kaçırılan bakımlar, çift veri girişi, destek ihtiyacı ve manuel operasyonlar da maliyet oluşturur.

Bu nedenle firma sahiplerinin teklifleri değerlendirmek için basit ama ölçülebilir bir fiyat karar matrisi kullanması daha sağlıklıdır. Bu rehberde kendi firmanız için böyle bir matrisi nasıl oluşturabileceğinizi, kriterlere hangi ağırlıkları verebileceğinizi ve farklı teklifleri nasıl puanlayabileceğinizi adım adım görebilirsiniz.

Asansör Bakım Programı Fiyat Karar Matrisi Neden Gereklidir?

Bir bakım yazılımı satın alırken iki farklı kavramı birbirinden ayırmak gerekir:

Fiyat, yazılım sağlayıcısına ödediğiniz tutardır.

Maliyet ise yazılımı kullanırken şirketinizin katlandığı toplam ekonomik yüktür.

Örneğin iki farklı program düşünelim. Birinci program yıllık 12.000 TL, ikinci program ise yıllık 20.000 TL olsun. Sadece fiyat üzerinden bakıldığında ilk seçenek açık biçimde daha ucuzdur.

Ancak 12.000 TL'lik programda:

• Mobil teknisyen uygulaması bulunmuyorsa,
• Bakım planları manuel hazırlanıyorsa,
• Veri aktarımı ayrıca ücretlendiriliyorsa,
• Her yeni kullanıcı için ek ücret isteniyorsa,
• Teknik destek sınırlıysa,
• Raporların Excel'de ayrıca hazırlanması gerekiyorsa,

ilk bakışta görülen 8.000 TL'lik avantajın önemli bölümü ortadan kalkabilir.

Bunun tersine daha pahalı görünen bir yazılım, ofis personelinin haftada birkaç saatini kurtarıyor ve kaçırılan bakım sayısını azaltıyorsa toplam maliyette daha avantajlı olabilir.

Doğru soru “En ucuz asansör bakım programı hangisi?” değil, “Firmamın operasyonunu en uygun toplam maliyetle hangi program yönetiyor?” olmalıdır.

Fiyat karar matrisinin amacı da farklı teklifler arasındaki bu görünmeyen farkları sayısallaştırmaktır.

Karar Matrisinde Hangi Kriterler Bulunmalı?

Her firmanın öncelikleri aynı değildir. 80 asansöre bakım yapan üç teknisyenli bir işletmeyle, birkaç şubede binlerce cihaz yöneten firmanın yazılımdan beklentisi doğal olarak farklıdır.

Bununla birlikte asansör bakım firmalarının önemli bölümünde aşağıdaki kriterler kullanılabilir.

Lisans ve yıllık toplam maliyet

İlk kriter doğrudan ödenecek bedeldir.

Şunları birlikte değerlendirin:

• Yıllık veya aylık lisans bedeli
• Kullanıcı başına ek ücret
• Teknisyen başına ek ücret
• Şube kullanım bedeli
• Kurulum ücreti
• Eğitim ücreti
• Veri aktarım ücreti
• Yenileme maliyeti
• Opsiyonel modül ücretleri

Özellikle teklif alırken “yıllık fiyat” ile “ilk yıl toplam maliyeti” aynı şey olmayabilir.

Örneğin lisans bedeli 15.000 TL olan bir yazılıma 5.000 TL kurulum ve 4.000 TL veri aktarımı ekleniyorsa ilk yıl gerçek ödeme 24.000 TL olur.

Bakım ve saha operasyonu

Asansör bakım firmasının temel işi sahadadır. Bu nedenle fiyat karar matrisinde operasyon kabiliyeti yüksek ağırlık taşımalıdır.

Kontrol edilmesi gereken özelliklerden bazıları şunlardır:

• Periyodik bakım planlama
• Teknisyene iş atama
• Mobil kullanım
• Bakım formu oluşturma
• Fotoğraf ve imza kaydı
• Arıza kaydı
• QR üzerinden bildirim
• Offline çalışma ihtiyacı
• Teknisyen geçmişi
• Bakım geçmişine hızlı erişim

Bir özellik listede “var” görünebilir ancak kullanım şekli işletmenin ihtiyacını karşılamayabilir. Bu yüzden yalnızca özellik tablosuna değil, gerçek demo senaryosuna bakmak gerekir.

Ofis operasyonuna katkı

Programın muhasebe veya operasyon personeline sağladığı zaman tasarrufu da karar puanına dahil edilmelidir.

Örneğin:

• Sözleşme bitiş tarihlerini hatırlatma
• Tahsilat takibi
• Cari hesap
• Teklif hazırlama
• Müşteri ve bina kayıtları
• Bakım raporları
• Personel performans raporları
• Stok veya parça takibi

gibi süreçlerin aynı sistem üzerinden yürütülmesi çift veri girişini azaltabilir.

Bu kayıtları Excel, WhatsApp, kâğıt formlar ve farklı programlar arasında dağıtmak yerine Asansorex gibi asansör sektörüne yönelik bir bakım takip yazılımında bir arada tutmak, özellikle bakım sayısı büyüdükçe operasyon kontrolünü kolaylaştırabilir.

Eğitim ve teknik destek

Satın alma aşamasında çoğu firma bu kriteri düşük önemle değerlendirir. Program kullanılmaya başladıktan sonra ise destek kalitesi kritik hale gelir.

Şunları sorun:

• İlk kurulum eğitimi veriliyor mu?
• Teknisyenlere kullanım eğitimi var mı?
• Destek hangi kanaldan sağlanıyor?
• Sorunlara ortalama ne kadar sürede dönüş yapılıyor?
• Yeni personel başladığında tekrar eğitim alınabiliyor mu?
• Kullanım dokümanları bulunuyor mu?

Ucuz fakat ekibin kullanamadığı bir program, şirket açısından pahalı bir yatırıma dönüşebilir.

Örnek Asansör Bakım Programı Fiyat Karar Matrisi

En pratik yöntem, kriterlere toplam 100 puanlık ağırlık dağıtmaktır.

Aşağıdaki tablo örnek bir bakım firması için kullanılabilir:

Değerlendirme kriteri	Ağırlık	Program A	Program B	Program C
Toplam yıllık maliyet	%25	5	4	3
Bakım ve saha yönetimi	%25	3	5	4
Arıza ve iş emri yönetimi	%10	3	5	4
Raporlama	%10	2	5	4
Kullanım kolaylığı	%10	4	4	3
Teknik destek	%10	3	5	4
Veri aktarımı ve kurulum	%5	2	4	4
Entegrasyon ve büyüme kabiliyeti	%5	2	5	4

Puanlamayı 1 ile 5 arasında yapabilirsiniz:

• 1: Çok yetersiz
• 2: Yetersiz
• 3: Kabul edilebilir
• 4: İyi
• 5: Çok iyi

Sonrasında her puanı kriter ağırlığıyla çarparsınız.

Örneğin yıllık maliyet kriterinin ağırlığı %25 ise ve Program B bu konuda 4 puan aldıysa:

4 x 25 = 100

Tüm kriterlerin ağırlıklı puanları hesaplandıktan sonra toplam skor karşılaştırılır.

Buradaki önemli nokta, en ucuz programın otomatik olarak en yüksek skoru almamasıdır.

Fiyatları matrise nasıl eklemelisiniz?

Örnek olarak üç teklifin şöyle olduğunu varsayalım:

Yazılım	Yıllık lisans	Ek maliyet	İlk yıl toplam
Program A	12.000 TL	8.000 TL	20.000 TL
Program B	18.000 TL	2.000 TL	20.000 TL
Program C	25.000 TL	0 TL	25.000 TL

Bu rakamlar yalnızca yöntemi açıklamak için hazırlanmış örnek bir senaryodur.

Burada Program A'nın liste fiyatı en düşük görünmektedir. Fakat kurulum, veri aktarımı veya ek kullanıcı maliyetleri eklendiğinde Program B ile aynı ilk yıl maliyetine ulaşmıştır.

Dolayısıyla karar verirken yalnızca broşürde veya teklif başlığında yazan rakama bakmak yanıltıcı olabilir.

Fiyat Karar Matrisi Nasıl Uygulanır?

Karar matrisinin başarılı olması için önce firmanızın gerçek çalışma biçimini ortaya koymanız gerekir.

1. Mevcut operasyonunuzu çıkarın

Önce şu bilgileri yazın:

• Toplam bakım yapılan asansör sayısı
• Aktif teknisyen sayısı
• Ofis kullanıcı sayısı
• Şube sayısı
• Aylık bakım sayısı
• Aylık arıza sayısı
• Hazırlanan teklif sayısı
• Kullanılan mevcut Excel veya programlar

Bu liste, hangi yazılım özelliğinin gerçekten önemli olduğunu belirlemenizi sağlar.

2. Zorunlu ve tercih edilen özellikleri ayırın

Her özelliğin aynı önemde olması gerekmez.

Örneğin 700 asansöre bakım yapan bir firma için periyodik bakım planlama zorunlu olabilir. Buna karşılık gelişmiş stok analizi ilk aşamada yalnızca tercih edilen özellik olabilir.

Özellikleri üç gruba ayırabilirsiniz:

1. Olmazsa olmaz
2. Önemli
3. Olursa iyi olur

Olmazsa olmaz bir özelliği karşılamayan programı, fiyatı çok düşük olsa bile elemek daha sağlıklıdır.

3. En az üç yıllık maliyete bakın

İlk yıl kampanya fiyatı satın alma kararını yanıltabilir.

Şu hesabı yapın:

3 yıllık toplam maliyet = lisans + kurulum + kullanıcı + modül + destek + olası geçiş maliyetleri

Özellikle kullanıcı sayısı arttıkça fiyatı yükselen sistemlerde büyüme senaryosu mutlaka hesaplanmalıdır.

Bugün 5 teknisyeni olan firmanın iki yıl sonra 15 teknisyene çıkması durumunda maliyetin ne olacağını satın almadan önce öğrenmek gerekir.

4. Gerçek senaryo üzerinden demo yapın

Demo sırasında sağlayıcının hazırladığı standart sunumla yetinmeyin.

Örneğin şu senaryoyu uygulayın:

“Yeni bir bina sisteme eklendi. Beş asansörü var. Aylık bakım planı oluşturulacak. Teknisyene atanacak. Teknisyen sahada bakım formunu dolduracak. Ofis tamamlanan bakımı görecek ve bina yöneticisine kayıt sunacak.”

Bu akışı birkaç dakika içinde tamamlayabiliyor musunuz?

Gerçek demo, onlarca özellik maddesinden daha fazla bilgi verir.

5. Operasyon maliyetini hesaba katın

Bir program ofiste her gün 30 dakika kazandırıyorsa yıllık etkisi küçümsenmemelidir.

Benzer şekilde teknisyenlerin sürekli ofisi aramasını azaltmak, eksik bakım kayıtlarını düşürmek veya yaklaşan sözleşmeleri otomatik hatırlatmak doğrudan lisans fiyatında görülmeyen faydalardır.

Sık yapılan karar hataları

Asansör firmalarının yazılım karşılaştırırken dikkat etmesi gereken temel hatalar şunlardır:

• Sadece yıllık lisans fiyatını karşılaştırmak
• Demo yapmadan satın almak
• Teknisyenlerin kullanımını test etmemek
• Veri aktarım maliyetini sormamak
• Kullanıcı sınırlarını kontrol etmemek
• İkinci yıl yenileme fiyatını öğrenmemek
• Teknik desteği değerlendirmemek
• Firmanın büyüme ihtimalini hesaba katmamak
• Kullanılmayacak onlarca özelliğe gereğinden fazla puan vermek

Karar matrisinin avantajı, bu başlıkların tamamını tek tabloda görünür hale getirmesidir.

Sıkça Sorulan Sorular

Asansör bakım programında en düşük fiyatlı seçeneği tercih etmek yanlış mı?

Her zaman yanlış değildir. Küçük bir firmanın ihtiyaçlarını daha uygun fiyatlı bir program tamamen karşılayabilir. Ancak karar yalnızca etiket fiyatına göre verilmemelidir. Kullanıcı, destek, veri aktarımı ve operasyon ihtiyaçları da hesaba katılmalıdır.

Fiyat karar matrisinde fiyatın ağırlığı kaç olmalı?

Genel uygulamada %20–30 aralığında bir ağırlık kullanılabilir. Ancak firmanın bütçesi çok sınırlıysa fiyat kriterinin ağırlığı artırılabilir. Buna rağmen bakım operasyonu gibi kritik özelliklerin tamamen geri plana itilmemesi gerekir.

Kaç program karşılaştırılmalı?

Pratikte üç veya dört ciddi alternatif yeterlidir. Çok fazla programı aynı matrise koymak karar sürecini gereksiz yere uzatabilir.

Aylık fiyat mı yıllık fiyat mı karşılaştırılmalı?

Mümkünse yıllık ve en az üç yıllık toplam maliyet birlikte değerlendirilmelidir. Aylık ücret düşük görünse bile kullanıcı veya modül ücretleri toplam maliyeti yükseltebilir.

Demo sırasında neye dikkat edilmelidir?

Firmanızın gerçek operasyonundan bir örnek seçin. Yeni bina ekleme, bakım planlama, teknisyen atama, bakım formu tamamlama ve rapor görüntüleme gibi baştan sona bir iş akışını test edin.

Asansorex fiyat karşılaştırmasına nasıl dahil edilebilir?

Asansorex'i de diğer alternatiflerle aynı kriterler ve aynı ağırlıklar üzerinden değerlendirmek en doğru yöntemdir. Bakım, arıza, saha kullanımı, sözleşme, raporlama ve diğer ihtiyaçlar firmanız açısından ne kadar önemliyse matriste o ölçüde ağırlık verilmelidir.

Özet

Bir asansör bakım programı fiyat karar matrisi, satın alma kararını kişisel izlenimlerden çıkarıp ölçülebilir kriterlere bağlar. Yıllık lisans fiyatı önemli olmakla birlikte tek başına yeterli değildir. Kullanıcı maliyetleri, saha operasyonu, bakım planlama, arıza yönetimi, teknik destek, veri aktarımı, raporlama ve büyüme kabiliyeti birlikte değerlendirilmelidir.

En sağlıklı yöntem; önce firmanızın ihtiyaçlarını belirlemek, kriterleri 100 puan üzerinden ağırlıklandırmak, alternatif programları 1–5 arasında puanlamak ve ilk yıl yerine mümkün olduğunca toplam sahip olma maliyetini karşılaştırmaktır.

Bu yaklaşım sayesinde “hangi program daha ucuz?” sorusundan daha değerli olan “hangi program ödediğimiz bedelin karşılığında operasyonumuza daha fazla fayda sağlıyor?” sorusuna cevap verebilirsiniz.