Asansör Bakım Programı ROI Kırılma Noktası Örneği

İÇERİK

Bir Asansör Bakım Programı satın alırken yalnızca aylık veya yıllık lisans bedeline bakmak, yatırımın gerçek maliyetini değerlendirmek için yeterli değildir. Firma sahibinin asıl cevaplaması gereken soru şudur: Bu yazılım bize ayda ne kadar zaman ve para kazandıracak, ödediğimiz bedeli kaç ayda geri alacağız? İşte ROI ve kırılma noktası hesabı tam olarak bu soruya cevap verir.

Özellikle yüzlerce asansöre bakım veren firmalarda bakım planlama, teknisyen koordinasyonu, arıza takibi, evrak hazırlama, rota oluşturma ve tahsilat kontrolü için harcanan küçük zaman kayıpları ay sonunda ciddi bir maliyete dönüşebilir. Bu yazıda örnek bir bakım firması üzerinden yatırımın geri dönüşünü, kırılma noktasını ve hesaplamaya hangi kalemlerin dahil edilmesi gerektiğini somut rakamlarla inceleyeceğiz.

Aşağıdaki rakamlar örnek hesaplama amacıyla kullanılmıştır. Gerçek ROI; firmanın asansör sayısı, personel yapısı, araç maliyetleri, mevcut çalışma yöntemi ve yazılım fiyatına göre değişir.

Asansör Bakım Programında ROI Ne Anlama Gelir?

ROI, yani Return on Investment, yapılan yatırım karşılığında elde edilen ekonomik faydayı gösterir. Asansör bakım firması açısından yatırım; bakım ve operasyon süreçlerini dijitalleştirmek için yapılan yazılım harcamasıdır.

Basit ROI formülü şöyledir:

ROI (%) = (Toplam Kazanç - Yatırım Maliyeti) / Yatırım Maliyeti x 100

Örneğin bir firma yıllık 36.000 TL yazılım maliyetine karşılık operasyonlarında 138.000 TL ölçülebilir tasarruf sağlıyorsa:

ROI = (138.000 - 36.000) / 36.000 x 100

Sonuç yaklaşık %283 ROI olur.

Ancak firma sahibi için çoğu zaman ROI yüzdesinden daha anlaşılır bir başka gösterge vardır: kırılma noktası.

Kırılma noktası, yapılan yatırımın sağladığı tasarruflarla kendisini tamamen karşıladığı zamanı ifade eder.

Örneğin 36.000 TL yatırım yapan ve ayda 11.500 TL ekonomik fayda sağlayan bir firma için:

36.000 / 11.500 = 3,13 ay

Bu örnekte yazılım yatırımı yaklaşık 3,1 ayda kendisini karşılamaktadır. Bundan sonraki ölçülebilir tasarruflar işletmenin net operasyonel kazancına dönüşür.

Örnek Bir Asansör Bakım Firmasının Mevcut Durumu

Hesabı daha gerçekçi hale getirmek için örnek bir bakım firması oluşturalım.

Firmanın:

• 450 adet bakım sözleşmeli asansörü,
• 6 saha teknisyeni,
• 2 teknik servis aracı,
• 1 operasyon personeli,
• 1 muhasebe ve tahsilat personeli bulunduğunu,
• bakım planlarının kısmen Excel ve WhatsApp üzerinden yönetildiğini,
• arıza ve bakım kayıtlarının farklı dosyalarda tutulduğunu varsayalım.

Firma her ay düzenli bakım yapıyor ancak operasyon sırasında çeşitli görünmeyen maliyetlerle karşılaşıyor.

Örneğin operasyon personeli teknisyenlere günlük bakım listelerini gönderiyor. Teknisyenlerden gelen tamamlanan bakım bilgileri tekrar kontrol ediliyor. Eksik bakım formları aranıyor. Bir binaya ikinci kez gidilmesi gerekebiliyor. Ay sonunda hangi bakımın yapıldığı, hangisinin kaldığı ayrıca kontrol ediliyor.

Bu işlemlerin her biri tek başına küçük görünse de 450 asansörlük bir portföyde toplam maliyet anlamlı seviyeye ulaşabilir.

ROI Hesabına Hangi Tasarruflar Dahil Edilmeli?

Bir Asansör Bakım Programı ROI hesabında yalnızca personel gideri dikkate alınmamalıdır. Yazılımın etkilediği operasyon alanlarının ayrı ayrı ölçülmesi daha sağlıklı sonuç verir.

Örnek firmamız için aylık tasarruf tablosu şöyle olsun:

Tasarruf alanı	Mevcut kayıp	Tahmini aylık fayda
Manuel bakım planlama ve kontrol	Operasyon personelinin zaman kaybı	4.000 TL
Gereksiz rota ve tekrar ziyaretler	Yakıt ve araç kullanımı	3.000 TL
Eksik kayıt nedeniyle tekrar işlem	Teknik personel zamanı	2.000 TL
Tahsilat ve sözleşme takibi	Geciken kontrol ve hatırlatmalar	2.500 TL
Toplam		11.500 TL

Bu rakamlarda önemli nokta şudur: Her faydanın mümkün olduğunca ölçülebilir olması gerekir.

Örneğin “program işleri kolaylaştırıyor” ROI hesabı için yeterli bir ifade değildir.

Bunun yerine:

“Operasyon personeli bakım planlamaya günde 60 dakika ayırıyordu, program sonrasında bu süre 20 dakikaya düştü.”

gibi ölçülebilir bir veri kullanılmalıdır.

Aynı yöntem rota, arıza, evrak ve tahsilat süreçlerinde de uygulanabilir.

Kırılma Noktası Adım Adım Nasıl Hesaplanır?

Örnek firmamızın yazılım için aşağıdaki yatırımı yaptığını varsayalım:

• Yıllık yazılım bedeli: 30.000 TL
• İlk kurulum, veri düzenleme veya geçiş için ayrılan iç kaynak maliyeti: 6.000 TL
• Toplam ilk yıl yatırım maliyeti: 36.000 TL

Hesaplama şu şekilde yapılabilir.

1. Aylık ekonomik faydayı belirleyin

Örneğimizde aylık toplam ölçülebilir fayda:

4.000 + 3.000 + 2.000 + 2.500 = 11.500 TL

2. Toplam yatırım maliyetini hesaplayın

Yazılım ve geçiş maliyetlerinin toplamı:

30.000 + 6.000 = 36.000 TL

3. Kırılma noktasını bulun

Formül:

Kırılma noktası = Toplam yatırım / Aylık ekonomik fayda

Örneğimiz:

36.000 / 11.500 = 3,13

Yani yatırım yaklaşık 3 ay 4 gün civarında kendisini karşılamaktadır.

Burada aylık faydanın yıl boyunca aynı kalacağı varsayılmıştır. Gerçek işletmede ilk aylarda kullanıcıların sisteme alışması nedeniyle tasarruf daha düşük başlayabilir. Bu nedenle yönetim kararlarında biraz daha temkinli senaryo oluşturmak faydalıdır.

İyimser, Gerçekçi ve Temkinli Senaryo Oluşturun

ROI hesabında yapılan yaygın hatalardan biri yalnızca en olumlu sonucu yönetime sunmaktır. Daha profesyonel yaklaşım, üç farklı senaryoyu birlikte hesaplamaktır.

Örneğin yatırım maliyetimiz yine 36.000 TL olsun.

Temkinli senaryo

Aylık faydanın yalnızca 7.000 TL olduğunu varsayalım.

36.000 / 7.000 = 5,14 ay

Yatırım yaklaşık 5,1 ayda kendisini karşılar.

Gerçekçi senaryo

Aylık fayda 11.500 TL:

36.000 / 11.500 = 3,13 ay

Kırılma noktası yaklaşık 3,1 ay olur.

İyimser senaryo

Firma süreçlerini çok iyi adapte etmiş ve aylık 15.000 TL fayda elde etmiş olsun:

36.000 / 15.000 = 2,4 ay

Bu durumda yatırım yaklaşık 2,4 ayda geri döner.

Firma sahibi için karar verirken özellikle temkinli senaryoya bakmak değerlidir. Çünkü yatırım kötü senaryoda bile kabul edilebilir sürede geri dönüyorsa kararın finansal riski düşer.

Görünmeyen Kazançları Hesaplamayı Unutmayın

Bazı faydaların doğrudan TL karşılığını belirlemek zordur. Buna rağmen bunlar işletmenin performansını ciddi biçimde etkileyebilir.

Örneğin:

• Bakımı unutulan bina sayısının azalması,
• teknisyenin geçmiş bakım kayıtlarına daha hızlı ulaşması,
• arıza geçmişinin merkezi tutulması,
• bakım formu ve saha kayıtlarının kaybolmaması,
• müşteriye daha hızlı bilgi verilmesi,
• personel değiştiğinde operasyon bilgisinin kaybolmaması,
• sözleşme bitiş tarihlerinin daha düzenli takip edilmesi,
• firma sahibinin operasyonu tek tek telefon ederek kontrol etmek zorunda kalmaması.

Bu faydaları doğrudan ROI hesabına yüksek tahmini rakamlarla eklemek doğru değildir. Fakat karar raporunda operasyonel fayda olarak ayrıca gösterilebilir.

Örneğin teknisyen bir binaya gittiğinde önceki arızaları, bakım geçmişini veya yapılması gereken işleri görebiliyorsa sadece birkaç dakikalık zaman kazanımı bile yüzlerce saha ziyareti üzerinden önemli bir verimlilik oluşturabilir.

Bu tür kayıtların Excel, kağıt ve mesajlaşma uygulamaları yerine Asansorex gibi asansör bakım süreçlerine yönelik bir yazılımda tutulması; bakım, arıza ve saha operasyonlarının aynı kayıt düzeni üzerinden takip edilmesini kolaylaştırabilir.

ROI Hesabında Yapılan 5 Yaygın Hata

Yazılım yatırımlarında ROI hesapları bazen gerçekçi olmayan sonuçlara ulaşabilir. Bunun en önemli nedeni tasarruf kalemlerinin yanlış değerlendirilmesidir.

1. Personelin tüm maaşını tasarruf kabul etmek

Bir personelin işi kolaylaştığında maaşının tamamı tasarruf edilmiş olmaz. Hesaplamaya yalnızca gerçekten kazanılan çalışma süresinin ekonomik karşılığı eklenmelidir.

1. Tahmini faydaları kesin gelir gibi yazmak

“Müşteri memnuniyeti artar ve 100.000 TL yeni gelir gelir” gibi doğrulanamayan varsayımlar temel ROI hesabına eklenmemelidir.

1. Kurulum maliyetini hesaba katmamak

Veri aktarımı, personel eğitimi veya ilk düzenleme için şirket içinde harcanan zaman varsa bu da yatırım maliyetinin parçasıdır.

1. Sadece ilk ayı ölçmek

Yeni sisteme geçiş döneminde kullanıcıların alışması gerekir. Sağlıklı karşılaştırma için birkaç aylık veri izlemek daha doğrudur.

1. Asansör sayısındaki büyümeyi dikkate almamak

150 asansörlük portföyde manuel yöntemler yönetilebilir görünürken 500 veya 1.000 asansöre ulaşıldığında aynı yöntem ciddi operasyon yükü oluşturabilir. Yazılım yatırımının değeri portföy büyüdükçe değişebilir.

Firma Kendi Kırılma Noktasını Nasıl Hesaplayabilir?

Her bakım firması aynı tasarrufu sağlamaz. Bu nedenle internette görülen genel ROI oranlarını kullanmak yerine kendi operasyon verilerinizi çıkarmanız daha doğrudur.

Pratik bir çalışma için şu adımları uygulayabilirsiniz:

1. Bir ay boyunca bakım planlamaya harcanan ofis süresini ölçün.
2. Teknisyenlerin eksik bilgi veya yanlış planlama nedeniyle yaptığı tekrar ziyaretleri kaydedin.
3. Araçların gereksiz kilometrelerini yaklaşık olarak belirleyin.
4. Bakım raporlarını toplamak ve kontrol etmek için harcanan zamanı hesaplayın.
5. Arıza kayıtlarını bulmak için harcanan süreyi ölçün.
6. Tahsilat ve sözleşme takibindeki manuel kontrol süresini belirleyin.
7. Bunların aylık ekonomik karşılığını çıkarın.
8. Bulduğunuz aylık faydayı toplam yazılım yatırımına bölün.

Örneğin aylık gerçek tasarrufunuz 8.000 TL ve toplam yatırımınız 40.000 TL ise:

40.000 / 8.000 = 5 ay

Bu durumda yazılımın kırılma noktası yaklaşık beş aydır.

Bu hesabı satın alma öncesinde tahmini, kullanıma başladıktan sonra ise gerçek verilerle tekrar yapmak gerekir.

Sıkça Sorulan Sorular

Asansör Bakım Programı ROI hesabı nasıl yapılır?

Yazılım sayesinde oluşan yıllık veya aylık ölçülebilir ekonomik fayda belirlenir. Toplam yatırım maliyeti bu fayda ile karşılaştırılarak ROI yüzdesi ve yatırımın geri dönüş süresi hesaplanır.

Kırılma noktası kaç ay olmalıdır?

Her firma için tek bir doğru süre yoktur. Yazılım maliyeti, asansör portföyü ve sağlanan tasarruf farklıdır. Bu nedenle karar, firmanın kendi maliyet yapısı üzerinden verilmelidir. Genel yaklaşımda geri dönüş süresi kısaldıkça yatırımın finansal riski azalır.

Personel zaman tasarrufu ROI hesabına dahil edilir mi?

Evet. Ancak personelin toplam maaşı değil, yazılım sayesinde gerçekten kazanılan çalışma süresinin maliyeti dikkate alınmalıdır.

Yakıt tasarrufu nasıl hesaplanabilir?

Yazılım öncesi ve sonrası teknisyen rotaları karşılaştırılabilir. Azalan gereksiz kilometre, tekrar ziyaret ve araç kullanım maliyetleri üzerinden aylık ortalama tasarruf hesaplanabilir.

Küçük asansör firmalarında ROI hesaplamak gerekir mi?

Evet. Küçük firmalarda toplam tasarruf daha düşük olabilir ancak yazılım maliyeti de buna göre değerlendirilmelidir. Özellikle büyümeyi planlayan firmalarda manuel süreçlerin gelecekte oluşturacağı ek personel ihtiyacı da göz önünde bulundurulmalıdır.

Asansorex kullanırken ROI nasıl takip edilebilir?

Bakım, arıza, saha işlemleri ve operasyon kayıtlarının düzenli tutulması, yazılım öncesi ve sonrası süreçlerin karşılaştırılmasını kolaylaştırır. Asansorex gibi bakım yönetim araçlarından alınan operasyon verileri, ROI değerlendirmesini tahmin yerine gerçek kullanım verilerine dayandırmaya yardımcı olabilir.

Özet

Bir Asansör Bakım Programı ROI değerlendirmesinde önemli olan yazılımın fiyatının yüksek veya düşük olması değil, oluşturduğu ekonomik faydanın yatırım maliyetine oranıdır. 36.000 TL'lik örnek yatırımın ayda 11.500 TL ölçülebilir fayda oluşturduğu senaryoda kırılma noktası yaklaşık 3,1 ay, yıllık net fayda ise 102.000 TL olur.

Ancak her bakım firmasının sonucu farklıdır. En sağlıklı yöntem; bakım planlama süresi, teknisyen zamanı, tekrar ziyaretler, araç kullanımı, arıza yönetimi ve tahsilat süreçlerini önce ölçmek, ardından yazılım kullanımından sonraki değerlerle karşılaştırmaktır. Böylece satın alma kararı “program pahalı mı?” sorusu üzerinden değil, “yatırdığımız her 1 TL işletmeye ne kadar değer sağlıyor?” sorusu üzerinden verilebilir.