Asansör Bakım Programı ROI Nasıl Hesaplanır?

İÇERİK

Bir Asansör Bakım Programı satın alırken yalnızca aylık veya yıllık lisans ücretine bakmak yanıltıcı olabilir. Asıl soru, yazılımın firmaya ne kadar maliyet çıkardığı değil, yaptığı yatırım karşılığında ne kadar zaman ve para kazandırdığıdır. Bu noktada devreye ROI, yani yatırımın geri dönüş oranı girer.

Asansör bakım firmalarında ROI hesabı; teknisyenlerin sahada kazandığı zamandan ofis personelinin iş yüküne, gereksiz servis ziyaretlerinden yakıt tüketimine, unutulan bakımlardan geciken tahsilatlara kadar birçok kalemi kapsar. Doğru hesap yapıldığında, bir bakım programının sadece bir gider kalemi mi yoksa operasyonu büyüten bir yatırım mı olduğu çok daha net görülebilir.

Bu rehberde Asansör Bakım Programı ROI nasıl hesaplanır, hangi maliyetlerin hesaba katılması gerektiği ve 90 günlük gerçek bir ölçümün nasıl yapılabileceği adım adım ele alınmaktadır.

Asansör Bakım Programında ROI Ne Demektir?

ROI, İngilizce Return on Investment ifadesinin kısaltmasıdır ve yapılan yatırımın ne kadar getiri sağladığını gösterir.

Temel formül şöyledir:

ROI (%) = (Toplam Kazanç - Toplam Yatırım Maliyeti) / Toplam Yatırım Maliyeti x 100

Örneğin bir asansör bakım firması bir yıl içinde yazılım, kurulum ve eğitim için toplam 50.000 TL harcayıp aynı dönemde 125.000 TL ölçülebilir tasarruf elde ettiyse:

ROI = (125.000 - 50.000) / 50.000 x 100

Sonuç:

ROI = %150

Bu, yatırılan her 1 TL'nin maliyet çıktıktan sonra 1,50 TL ek ekonomik fayda oluşturduğu anlamına gelir.

Ancak asansör sektöründe önemli nokta şudur: kazanç yalnızca daha fazla satış yapmak değildir.

Bir teknisyenin her bakımda 8 dakika daha az evrak işi yapması da kazançtır. Muhasebenin faturaya dönüşecek işlemleri tek tek aramaması da kazançtır. Aynı bölgeye farklı günlerde gereksiz araç gönderilmemesi de kazançtır.

Bu nedenle doğru ROI hesabı, görünmeyen operasyon maliyetlerini de ortaya çıkarmalıdır.

ROI Hesabına Hangi Maliyetler Dahil Edilmeli?

İlk hata, sadece programın yıllık abonelik ücretini maliyet olarak kabul etmektir. Sağlıklı karşılaştırma için yazılıma geçişin toplam maliyeti dikkate alınmalıdır.

Yazılım maliyeti

Aylık veya yıllık abonelik tutarı ilk kalemdir. Kullanıcı, şube, SMS, e-imza, e-fatura veya benzeri ek hizmetler ayrıca ücretlendiriliyorsa kullanılan hizmetlerin gerçek maliyeti hesaba eklenmelidir.

Kurulum ve veri geçişi

Firma eski kayıtlarını Excel, kâğıt dosya veya başka bir sistemde tutuyorsa başlangıçta veri düzenleme ve aktarım için personel zamanı gerekebilir.

Bu çalışma dışarıdan hizmet alınmadan firma personeli tarafından yapılsa bile ücretsiz değildir.

Örneğin iki personel toplam 20 saat veri düzenliyorsa ve personelin saatlik toplam maliyeti 250 TL ise:

20 saat x 250 TL = 5.000 TL

Bu rakam başlangıç yatırımına eklenmelidir.

Eğitim süresi

Teknisyen ve ofis çalışanlarının sisteme alışması için harcanan süre de ilk yıl maliyetidir. Ancak burada yalnızca gerçek eğitim ve adaptasyon süresi dikkate alınmalıdır.

Kullanılan donanımlar

Firma yalnızca yazılım için telefon veya tablet almıyorsa mevcut cihazların tamamını ROI maliyetine yazmak doğru değildir.

Fakat özellikle yeni sistem için satın alınan:

• Tablet
• Telefon
• Mobil yazıcı
• Etiket yazıcısı
• Barkod veya QR ekipmanı

gibi cihazlar varsa bunlar yatırım maliyetine eklenebilir.

ROI hesaplanırken önemli olan yazılım olmasaydı yapılmayacak harcamaları ayırmaktır.

Asansör Bakım Programının Kazancı Nasıl Hesaplanır?

ROI'nin en önemli kısmı burasıdır. Kazanç mümkün olduğunca tahminle değil, ölçümle hesaplanmalıdır.

1. Teknisyen başına kazanılan süre

Kâğıt bakım formu doldurmak, ofise bilgi vermek, geçmiş arızaları WhatsApp'tan aramak veya hangi binaya gidileceğini öğrenmek teknisyenin zamanını tüketir.

Örneğin firma ayda 500 bakım gerçekleştiriyorsa ve program sayesinde işlem başına yalnızca 6 dakika kazanıyorsa:

500 bakım x 6 dakika = 3.000 dakika

Bu da:

3.000 / 60 = 50 saat/ay

Yıllık karşılığı:

50 x 12 = 600 saat

Teknisyenin işverene toplam saatlik maliyeti örneğin 300 TL ise:

600 x 300 = 180.000 TL/yıl

Sadece 6 dakikalık operasyon tasarrufu bile önemli bir ekonomik değer oluşturabilir.

2. Ofis personelinin zaman tasarrufu

Asansör firmalarında ciddi zaman kaybı genellikle sahada değil ofiste fark edilmeden oluşur.

Personel gün içinde:

• Bakımı yapılmayan binaları kontrol eder.
• Teknisyenlerden fotoğraf ister.
• Formları dosyalar.
• Müşteriye bakım bilgisi gönderir.
• Yaklaşan bakım tarihlerini takip eder.
• Arıza kayıtlarını teknisyene iletir.
• Faturalandırılacak işleri bulmaya çalışır.

Bir yazılım bu işlemlerden personel başına günde sadece 45 dakika azaltıyorsa yılda yüzlerce saat ortaya çıkabilir.

Örneğin:

0,75 saat x 22 iş günü x 12 ay = 198 saat

Personelin saatlik maliyeti 250 TL ise:

198 x 250 = 49.500 TL/yıl

3. Rota ve araç maliyetleri

Yanlış planlama sonucu aynı mahalleye pazartesi bir teknisyen, çarşamba başka teknisyen, cuma tekrar başka araç gönderilebilir.

Programlı saha operasyonunda bakımlar bölge, ekip ve tarih bazında daha düzenli dağıtılabilir.

Bir yılda yalnızca 2.000 kilometre gereksiz kullanım azaltılırsa ve aracın yakıt, bakım ve aşınma dahil değişken kilometre maliyeti firmanın kendi hesabına göre 8 TL ise:

2.000 x 8 = 16.000 TL

Buradaki kilometre maliyeti sabit kabul edilmemelidir. Her firma kendi araçlarının gerçek yakıt ve bakım giderine göre hesap yapmalıdır.

4. Tekrar servis ziyaretlerinin azalması

Teknisyen geçmiş arızayı, yapılan işlemi veya değiştirilen parçayı göremediğinde aynı arızaya ikinci defa hazırlıksız gidebilir.

Ayda sadece üç gereksiz tekrar ziyaretinin önlendiğini ve ziyaret başına araç, teknisyen ve operasyon maliyetinin ortalama 300 TL olduğunu düşünelim:

3 x 300 x 12 = 10.800 TL/yıl

Bakım portföyü büyüdükçe bu kalemin etkisi de artar.

5. Kaçan bakım ve faturalandırmalar

Türkiye'de asansörlerin aylık bakımları ile yıllık periyodik kontrollerinin ilgili teknik düzenlemelere uygun şekilde yaptırılması önem taşır. Bakanlığın güncel bilgilendirmesinde de yıllık periyodik kontrolün en az bir defa yapılması gerektiği ve kontrollerin yetkilendirilmiş A Tipi Muayene Kuruluşlarınca gerçekleştirildiği belirtilmektedir. ([Sanayi Bakanlığı][1])

Bu nedenle bakım planındaki bir atlama yalnızca operasyon sorunu değildir; müşteri ilişkisi, sözleşme takibi ve kayıt düzeni açısından da risk oluşturabilir.

Bir Asansör Bakım Programı, yaklaşan işleri ve tamamlanmayan bakımları görünür hale getirerek bu kayıpların azaltılmasına yardımcı olabilir.

Örnek ROI Hesabı: 500 Asansörlü Bir Firma

Aşağıdaki rakamlar gerçek bir fiyat tarifesi değil, hesaplama yöntemini göstermek amacıyla hazırlanmış örnek senaryodur.

Kalem	Yıllık Ekonomik Etki
Teknisyen zaman tasarrufu	180.000 TL
Ofis personeli zaman tasarrufu	49.500 TL
Rota ve araç tasarrufu	16.000 TL
Gereksiz tekrar ziyaretlerinin azalması	10.800 TL
Faturalandırma/tahsilat kaybının azalması	15.000 TL
Toplam ölçülebilir fayda	271.300 TL
Yazılım + kurulum + ilk eğitim maliyeti	75.000 TL

ROI:

(271.300 - 75.000) / 75.000 x 100 = %261,7

Bu örnekte ilk yıl ROI yaklaşık %262 olur.

Yatırımın geri ödeme süresi de ayrıca hesaplanabilir:

Geri ödeme süresi = Yatırım maliyeti / Yıllık fayda x 12

75.000 / 271.300 x 12 = 3,3 ay

Yani varsayımsal senaryoda yatırım yaklaşık 3,3 ayda kendi maliyetini karşılamaktadır.

Burada önemli olan %262 rakamının kendisi değildir. Her firmanın personel maliyeti, bakım portföyü, araç kullanımı ve mevcut çalışma düzeni farklıdır. Bu nedenle kendi verilerinizi kullanmadan başka bir firmanın ROI sonucunu örnek almak doğru olmaz.

90 Günlük ROI Ölçümü Nasıl Yapılır?

Bir program satın alındıktan sonra faydayı görmek için bir yıl beklemek gerekmez. İlk 90 gün önemli bir gösterge oluşturabilir.

Başlangıçta mevcut çalışma düzeninin verilerini kaydedin.

İlk 30 gün: Mevcut durumu ölçün

Mümkünse aşağıdaki değerleri yazılıma geçmeden önce veya geçişin ilk haftalarında kaydedin:

1. Aylık toplam bakım sayısı
2. Teknisyen başına günlük ziyaret sayısı
3. Bakım başına ortalama işlem süresi
4. Aylık araç kilometresi
5. Tekrar gidilen servis sayısı
6. Unutulan veya geciken bakım sayısı
7. Ofisin planlama için harcadığı süre
8. Faturalandırılmayı bekleyen tamamlanmış iş sayısı
9. Ortalama tahsilat süresi
10. Müşteri şikâyetlerinin temel nedenleri

Bu veriler olmadan ROI hesabı büyük ölçüde tahmine dönüşür.

31–60. gün: Yeni düzeni ölçün

Program aktif kullanılırken aynı metrikleri tekrar takip edin.

Örneğin:

• Bakım başına kayıt süresi 14 dakikadan 8 dakikaya düştü mü?
• Teknisyen günde 5 yerine 6 bakım tamamlayabiliyor mu?
• Aynı bölgeye yapılan gereksiz araç çıkışları azaldı mı?
• Ofisin teknisyenleri telefonla arama ihtiyacı düştü mü?
• Tamamlanan işlerin faturaya dönüşme süresi kısaldı mı?

Asansorex gibi bakım takip yazılımlarında bakım, arıza, saha kayıtları ve planların aynı sistemde tutulması, bu karşılaştırmayı Excel dosyaları veya mesaj geçmişleri üzerinden yapmaya göre daha düzenli hale getirebilir.

61–90. gün: Finansal karşılığını hesaplayın

Son aşamada dakika, kilometre ve işlem sayılarını TL'ye dönüştürün.

Örneğin teknisyen başına ayda 12 saat kazanıldıysa:

12 saat x teknisyen sayısı x saatlik personel maliyeti

şeklinde hesaplayabilirsiniz.

Araç kullanımında 350 kilometre azalma varsa:

350 km x gerçek kilometre maliyeti

formülü kullanılabilir.

Böylece "program işleri kolaylaştırdı" gibi soyut bir yorum yerine, "90 günde 420 personel saati ve 1.100 kilometre araç kullanımı tasarruf edildi" gibi ölçülebilir sonuçlar elde edilir.

ROI Hesabında Yapılan Yaygın Hatalar

Tüm personel maaşını tasarruf saymak

Program bir çalışanın günlük işini bir saat azaltıyorsa o personelin bütün maaşı yazılım kazancı değildir. Yalnızca kazanılan zamanın ekonomik değeri hesaba katılmalıdır.

Sadece lisans fiyatına bakmak

10.000 TL daha ucuz bir yazılım yılda 200 saat daha fazla manuel iş gerektiriyorsa gerçekte daha pahalı olabilir.

Bu nedenle satın alma kararında:

Toplam sahip olma maliyeti - toplam operasyon kazancı

yaklaşımı daha sağlıklıdır.

Tahmini kazançları gerçek kazanç gibi göstermek

"Arızalar %50 azalır" gibi ölçülmemiş varsayımlar ROI tablosuna eklenmemelidir.

Önce veri toplanmalı, sonra finansal değer hesaplanmalıdır.

Tahsilat hızını doğrudan gelir saymak

Bir faturanın 30 gün yerine 20 günde tahsil edilmesi nakit akışını iyileştirir ancak faturanın tamamı yeni gelir değildir.

ROI hesabında esas alınması gereken; tahsilat kaybındaki azalma, finansman ihtiyacındaki değişim veya personelin tahsilat için harcadığı zaman gibi ölçülebilir etkidir.

Mevzuat takibini yalnızca para olarak değerlendirmek

Asansörlerde aylık bakım ve yıllık periyodik kontrol süreçlerinin düzenli takibi operasyonun temel parçalarındandır. Periyodik kontroller sonucunda asansörler yeşil, mavi, sarı veya kırmızı bilgi etiketiyle sınıflandırılır. ([Sanayi Bakanlığı][1])

Bakım geçmişinin düzenli tutulması her zaman doğrudan TL karşılığı oluşturmasa da bina yöneticisine bilgi sunma, geçmiş işlemleri inceleme ve saha ekibinin doğru bilgiye ulaşması açısından ciddi operasyonel değer taşır.

Sıkça Sorulan Sorular

Asansör Bakım Programı ROI'si kaç olmalı?

Her firma için geçerli tek bir oran yoktur. Programın maliyeti, bakım portföyü, çalışan sayısı ve mevcut manuel iş yükü sonucu doğrudan etkiler. En doğru yaklaşım, kendi firmanızın önceki 3–12 aylık verilerini kullanmaktır.

Küçük asansör firmalarında ROI hesaplanabilir mi?

Evet. Hatta küçük firmalarda firma sahibinin planlama, tahsilat ve saha koordinasyonuna harcadığı zaman önemli bir maliyet oluşturabilir. Personel sayısı az olsa bile zaman, araç ve kaçan işlem maliyetleri ölçülebilir.

ROI hesabında personel maliyeti nasıl bulunur?

Sadece net maaşa bakmak yerine işveren açısından gerçek toplam personel maliyeti kullanılmalıdır. Bu yıllık toplam maliyet, yıllık fiili çalışma saatine bölünerek yaklaşık saatlik maliyet hesaplanabilir.

Program sayesinde yapılan daha fazla bakım ROI'ye eklenir mi?

Ek kapasite gerçekten yeni gelir oluşturuyorsa eklenebilir. Örneğin aynı ekiple aylık 500 yerine 550 bakım yönetilebiliyor ve bu kapasite yeni sözleşmeye dönüşüyorsa oluşan net katkı ayrıca hesaplanabilir. Ancak teorik kapasite artışı gerçekleşmeden gelir olarak yazılmamalıdır.

ROI ne sıklıkla yeniden hesaplanmalıdır?

İlk değerlendirme için 90 gün oldukça kullanışlıdır. Sonrasında 6 aylık ve yıllık değerlendirme yapılabilir. Firma büyüdükçe teknisyen sayısı, araç sayısı ve bakım portföyü değişeceğinden ROI de değişir.

Asansorex ROI ölçümüne nasıl yardımcı olabilir?

Asansorex; bakım planları, saha işlemleri, arıza kayıtları, müşteri süreçleri ve operasyon geçmişinin daha düzenli takip edilmesine yardımcı olur. Böylece ROI için gereken bakım sayısı, operasyon yoğunluğu ve geçmiş işlem verileri farklı dosya ve mesajlardan toplanmak yerine daha merkezi bir yapıdan değerlendirilebilir.

Özet

Bir Asansör Bakım Programı ROI hesabı, yalnızca yazılımın yıllık ücretini kaç müşterinin karşılayacağını hesaplamak değildir. Gerçek hesap; teknisyen zamanı, ofis iş yükü, rota maliyeti, tekrar servisleri, bakım planlama hataları, faturalandırma süreci ve operasyon kapasitesi birlikte değerlendirilerek yapılmalıdır.

Önce mevcut durumu ölçün, ardından 90 gün boyunca aynı göstergeleri yazılım kullanımı sonrasında takip edin. Kazanılan dakikaları, kilometreleri ve önlenen tekrar işlemleri TL karşılığına dönüştürdüğünüzde yatırımın gerçek ekonomik etkisi ortaya çıkar.

Doğru kullanılan bir bakım takip sistemi yalnızca kayıtları dijitalleştirmez; firmanın hangi süreçte ne kadar zaman ve para kaybettiğini görünür hale getirir. Asansorex gibi asansör sektörüne özel bir çözümü değerlendirirken de kararın yalnızca lisans fiyatına göre değil, toplam operasyon maliyetinde oluşturduğu değişime göre verilmesi daha sağlıklı sonuç verir.