Asansör Bakım Programı Toplam Sahip Olma Maliyeti Teklifini Yönetime Sunmak

İÇERİK

Bir asansör bakım programı için yönetime sunulan teklif, çoğu zaman yazılım firmasından gelen fiyat sayfasıyla başlar. Fakat karar vericinin yanıtlaması gereken soru daha geniştir: Bu programı üç yıl kullanmak firmaya toplam kaça mal olacak ve günlük işte hangi ölçülebilir sorunu çözecek? Bu rehber, lisans bedelinden veri aktarımına kadar giderleri aynı tabloda toplamanıza, beklenen kazanımları gerçekçi varsayımlarla hesaplamanıza ve yönetime karar verilebilir bir teklif sunmanıza yardımcı olur.

Sunuma fiyatla değil, mevcut iş yüküyle başlayın

Yönetim toplantısında ilk slayta özellik listesi koymak cazip gelebilir. Ancak “mobil uygulama var” ifadesi, tek başına bütçe ayırmak için yeterli gerekçe değildir. Önce firmanın bugün nasıl çalıştığını gösterin.

Örneğin 600 asansörlük bir portföyde aylık bakım planı ayrı bir dosyada, tamamlanan işler teknisyenlerin mesajlarında, imzalı formlar klasörlerde tutuluyorsa ofis her ay aynı bilgiyi birkaç kez topluyor olabilir. Sunumda bu durumu genel bir “verimsizlik” başlığıyla geçiştirmeyin. Son dört haftadan birkaç somut gözlem çıkarın:

• Bakım planını hazırlamak ve değişiklikleri işlemek kaç saat sürdü?
• Tamamlandığı söylenen kaç işin formu sonradan istendi?
• Bina yöneticisinin talep ettiği geçmiş kayıtları bulmak ortalama ne kadar zaman aldı?
• Teknisyenlerden ofise telefonla kaç kez durum bilgisi soruldu?
• Yapılan bir bakımın eksik kaydı nedeniyle kaç kez ek görüşme gerekti?

Bu sayılar kesin değilse tahmin olduklarını açıkça yazın. Mümkünse bir ay boyunca örnek kayıt tutun. Yönetimin satın aldığı şey bir özellik listesi değil, bu iş yükünü yönetmenin daha düzenli bir yoludur.

Sorunları önem sırasına koymak da gerekir. Bir firmada asıl yük plan değişiklikleridir; başka bir firmada bakım formuna ulaşmak veya tamamlanmamış işleri görmek olabilir. Teklifin ilk sayfasında en fazla üç temel sorun gösterin. Böylece toplantı, kullanılmayacak özelliklerin tartışmasına dönüşmez.

Toplam sahip olma maliyetinin sınırını belirleyin

Toplam sahip olma maliyeti, programı seçme, kullanıma alma ve belirlenen dönem boyunca işletme giderlerinin toplamıdır. Yönetim için genellikle üç yıllık bir dönem yeterince açıklayıcıdır: İlk kurulum giderleri görünür, sonraki yıllardaki yenileme bedelleri de hesaba girer.

Her satırın yanına tutarın kaynağını yazın: sağlayıcının yazılı teklifi, firmanın kendi hesabı veya henüz doğrulanmamış varsayım. Bu ayrım, tahmini giderlerin kesin fiyat gibi sunulmasını önler.

Aşağıdaki tablo yalnızca hesap yöntemini gösteren varsayımsal bir örnektir. Piyasa fiyatı veya Asansorex teklifi değildir.

Bu örnekte hesap basittir: 52.000 + 28.000 + 28.000 = 108.000 TL. Gerçek teklifte ise ikinci ve üçüncü yıl bedellerini ilk yılın aynısı kabul etmeyin. Yenileme koşulunu, olası fiyat değişikliklerini ve hangi hizmetlerin fiyata dahil olduğunu yazılı olarak isteyin.

Teknisyenlerin zaten kullandığı telefonlar yeterliyse yeni cihaz gideri sıfır olabilir. Termal yazıcı, ek kullanıcı veya başka bir hizmet gerekiyorsa bunları ayrı satırda gösterin. Gerekli olup olmadığı belli olmayan kalemleri bütçeye sessizce eklemek yerine “karar bekliyor” olarak işaretleyin.

Teklifleri aynı çalışma koşullarında karşılaştırın

İki sağlayıcının yıllık ücretini yan yana yazmak karşılaştırma için başlangıçtır; sonuç değildir. Bir teklifte saha kullanımı ve destek bedelin içinde olabilir, diğerinde ayrıca ücretlendirilebilir. Yönetimden onay istemeden önce her sağlayıcıya aynı kullanım senaryosunu gönderin: mevcut asansör sayısı, ofis ve saha kullanıcıları, şube sayısı ve önümüzdeki üç yılda beklenen büyüme.

Ardından şu soruların yanıtlarını yazılı teklifte işaretleyin:

1. Asansör, kullanıcı veya şube sınırı var mı? Sınır aşılırsa bedel nasıl değişiyor?
2. Mobil saha kullanımı ve bakım formları teklif kapsamına dahil mi?
3. Mevcut müşteri, asansör ve bakım kayıtlarının aktarımını kim yapacak?
4. İlk eğitim ile sonradan başlayan teknisyenlerin eğitimi nasıl karşılanacak?
5. Destek hangi günlerde ve hangi kanallardan verilecek?
6. Mesaj, entegrasyon, çıktı veya ek donanım için ayrı gider var mı?
7. Sözleşme bittiğinde firmanın kayıtları hangi biçimde teslim edilecek?

Yazılı yanıt gelmeyen satırlara sıfır yazmayın. “Tutar belirsiz” notu ekleyin ve karar öncesinde netleştirilmesini isteyin. Özellikle portföy büyümesi önemliyse bugünkü kapasiteyle birlikte daha büyük bir senaryo da hesaplayın. Örneğin 600 asansör için alınan teklifin 900 asansörde hangi pakete geçeceğini bilmek, üçüncü yıl bütçesini doğrudan etkileyebilir.

Asansorex gibi bakım planı, saha kayıtları ve raporlama süreçlerini birlikte ele alan bir programı değerlendirirken de aynı soruları sorun; özelliklerin firmanızın günlük işinde nasıl kullanıldığını gerçek bakım işleriyle deneyin. ([Asansorex][1])

Kazancı hesaplayın, tahmin ile nakit tasarrufunu ayırın

Yazılımın yararını yalnızca “zaman kazandırır” diye anlatmak, maliyet tablosunun yanında zayıf kalır. Bunun yerine bugün harcanan zamanı ölçün ve ihtiyatlı bir gerçekleşme oranı kullanın.

Varsayalım ofis ekibi plan düzeltmeleri ve kayıt aramak için haftada beş saat, saha ekibi ise bilgi aktarma ve tekrar kayıt için haftada iki saat harcıyor. Hesapta yılda 48 çalışma haftası, ofis zamanı için saatlik 250 TL ve saha zamanı için saatlik 300 TL esas alınsın:

• Ofis iş yükünün yıllık hesaplanan karşılığı: 5 × 48 × 250 = 60.000 TL
• Saha iş yükünün yıllık hesaplanan karşılığı: 2 × 48 × 300 = 28.800 TL
• Toplam yıllık iş yükü karşılığı: 88.800 TL

Programın bu yükün tamamını kaldıracağını varsaymayın. Yüzde 50’sinin azaltılabildiği bir senaryoda yıllık karşılık 44.400 TL, üç yıllık karşılık 133.200 TL olur. Örnekteki 108.000 TL toplam maliyetle karşılaştırıldığında aradaki fark 25.200 TL’dir.

Burada önemli bir ayrım var: Kazanılan çalışan zamanı otomatik olarak kasaya giren para değildir. Personel sayısı değişmiyorsa bu tutarı doğrudan nakit tasarrufu diye adlandırmayın. Bunun yerine aynı ekibin daha fazla işi yönetebilmesi, geciken kayıtlara daha hızlı müdahale etmesi veya tekrar iş yükünü azaltması olarak açıklayın. Gerçek bir nakit etkisi gösterecekseniz bunun hangi gideri azalttığını ya da hangi ek gelire imkân verdiğini ayrıca kanıtlayın.

Sunumda tek sonuç yerine en az iki senaryo kullanın. Örneğin iş yükünün yalnızca yüzde 25’i azalırsa üç yıllık hesaplanan karşılık 66.600 TL olur ve örnek maliyeti karşılamaz. Yüzde 50 senaryosu ise karşılar. Bu fark, pilot uygulamada özellikle neyi ölçmeniz gerektiğini yönetime gösterir.

Yönetim için tek sayfalık karar özeti hazırlayın

Ayrıntılı hesap dosyasını ek olarak paylaşın; toplantıda ise kararın özünü tek sayfada gösterin. Firma sahibi veya operasyon sorumlusu, aşağıdaki başlıkların her birine kısa bir yanıt verebilmelidir:

Karar koşulunu önceden yazmak sunumu güçlendirir. Örneğin seçilen bir bina grubunda dört hafta boyunca bakım planı oluşturulsun, teknisyenler işlerini sahadan kaydetsin ve ofis tamamlanmayan işleri takip etsin. Pilot sonunda plan hazırlama süresi, eksik form sayısı ve kayıt bulma süresi başlangıç ölçümüyle karşılaştırılsın.

Böyle bir sunumda yönetimden yalnızca “program alınsın mı?” kararı istemezsiniz. Hangi bütçe sınırıyla, hangi kapsamda ve hangi sonuçlar görülürse kullanıma devam edileceği de belirlenir. Asansorex’i değerlendiriyorsanız aynı pilot ölçütlerini uygulayarak saha ve ofis süreçlerinizdeki karşılığını görebilirsiniz.

Sıkça Sorulan Sorular

Toplam sahip olma maliyeti için neden üç yıllık hesap yapılır?

Üç yıllık hesap, ilk kurulum giderlerini tekrarlanan kullanım bedellerinden ayırır. Ayrıca kullanıcı veya asansör sayısı arttığında oluşabilecek maliyetleri görmeyi sağlar. Firmanızın planlama dönemi farklıysa aynı yöntemi o dönem için uygulayabilirsiniz.

Çalışanların eğitim süresi maliyete eklenmeli mi?

Evet. Dışarıya ödeme yapılmasa bile eğitim sırasında ayrılan zamanın bir iş gücü karşılığı vardır. Bunu sağlayıcıya ödenecek tutarla karıştırmadan, “firmanın iç kaynak maliyeti” olarak ayrı gösterin.

Zaman kazanımı yatırımın geri dönüşü sayılır mı?

Zaman kazanımı değerli bir göstergedir, ancak tek başına nakit getirisi değildir. Kazanılan zamanın hangi işi hızlandıracağını veya hangi gideri azaltacağını belirtin. Hesaplanan iş gücü karşılığı ile gerçekleşmiş finansal sonucu ayrı izleyin.

En düşük fiyatlı teklif yönetime nasıl açıklanmalı?

Düşük fiyatın hangi kapsam için geçerli olduğunu gösterin. Kullanıcı ve asansör sınırları, saha özellikleri, destek, veri aktarımı ve yenileme bedelleri aynı tabloya girince tekliflerin farkı daha anlaşılır olur.

Pilot uygulamada hangi üç ölçüm yeterli olur?

Başlangıç için bakım planı hazırlama süresi, eksik veya geç gelen saha kaydı sayısı ve geçmiş bir bakım kaydını bulma süresini ölçün. Pilot öncesi ve sonrası aynı yöntemle ölçüm yapın; böylece değişimi daha güvenilir biçimde karşılaştırabilirsiniz.

Özet

Asansör bakım programı toplam sahip olma maliyeti teklifini yönetime sunarken önce mevcut iş yükünü ölçün. Ardından üç yıllık giderleri yazılı tekliflerle doğrulayın, kazanımları temkinli varsayımlarla hesaplayın ve belirsiz kalemleri açıkça gösterin. Son kararı ise gerçek bakım işleriyle yürütülen kısa bir pilotun sonuçlarına bağlayın. Böylece yönetim, yalnızca bir yazılım fiyatını değil, firmanın günlük çalışmasına etkisi değerlendirilebilen bir yatırımı onaylar.