Asansör Firma Sahibi İçin Yazılım Tedarikçi Skor Kartı

İÇERİK

Bir asansör bakım firması için yazılım değiştirmek, yalnızca yeni bir program satın almak anlamına gelmez. Bakım planları, arıza kayıtları, teknisyenlerin saha alışkanlıkları, müşteri iletişimi, tahsilat, sözleşmeler ve raporlama aynı kararın içine girer. Yanlış yazılım seçildiğinde firma yıllık lisans bedelinden çok daha büyük bir maliyetle karşılaşabilir: personelin sistemi kullanmaması, verilerin tekrar Excel'e taşınması, bakım kayıtlarının eksik kalması veya birkaç ay sonra yeniden yazılım arayışına başlanması gibi.

Bu nedenle yazılım seçimini yalnızca satış görüşmesindeki izlenime bırakmak yerine asansör yazılım tedarikçi skor kartı kullanmak daha sağlıklı sonuç verir. Skor kartı sayesinde farklı tedarikçileri aynı kriterlerle değerlendirir, fiyat ile gerçek operasyonel faydayı birbirinden ayırabilir ve satın alma kararını ölçülebilir hale getirebilirsiniz.

Yazılım Tedarikçi Skor Kartı Neden Gereklidir?

Asansör yazılımı satın alırken firmaların yaptığı yaygın hatalardan biri, karşılaştırmayı özellik sayısına çevirmektir.

Bir yazılım sağlayıcısı 80 özellik sunarken başka bir sağlayıcı 50 özellik sunabilir. Ancak günlük operasyonunuzda gerçekten kullanılan özellik sayısı belki 15'tir. Dolayısıyla önemli olan toplam özellik miktarı değil, işletmeniz açısından kritik süreçlerin ne kadar iyi çözüldüğüdür.

Örneğin 300 asansörün bakımını yapan bir firma için aşağıdaki konular son derece önemlidir:

• Aylık bakım planlarının hızlı oluşturulması
• Teknisyenlerin telefondan işlerini görebilmesi
• Bakımın sahadan kapatılabilmesi
• Fotoğraf ve dijital imza kaydı
• Arıza kaydının doğru personele aktarılması
• Bakım ve arızaların bina geçmişinde görüntülenmesi
• Sözleşme yenileme tarihlerinin takip edilmesi
• Cari ve tahsilat bilgilerinin operasyonla ilişkilendirilmesi
• Yönetimin performans raporu alabilmesi

Buna karşılık firmanızda hiç kullanılmayacak onlarca özellik satın alma kararında yüksek ağırlık almamalıdır.

İyi bir skor kartının amacı en fazla özelliğe sahip yazılımı değil, firmanızın operasyonuna en iyi uyan yazılımı bulmaktır.

100 Puanlık Asansör Yazılım Tedarikçi Skor Kartı

Pratik bir değerlendirmede kriterleri 100 puan üzerinden ağırlıklandırabilirsiniz. Her kriterin önemi aynı değildir. Örneğin teknisyenin sahada yazılımı kullanamaması, raporlardaki küçük bir tasarım eksikliğinden çok daha ciddi bir problemdir.

Aşağıdaki tablo orta ölçekli bir asansör bakım firması için örnek puanlama modelidir:

Değerlendirme Alanı	Ağırlık	Kontrol Edilecek Konular
Operasyonel uyum	%25	Bakım, arıza, bina, asansör, iş emri süreçleri
Saha ve teknisyen kullanımı	%15	Mobil kullanım, hız, fotoğraf, imza, konum
Destek ve eğitim	%15	Kurulum, veri aktarımı, eğitim, destek hızı
Veri güvenliği ve yetkilendirme	%15	Kullanıcı yetkileri, yedekleme, erişim kontrolü
Entegrasyon yetenekleri	%10	SMS, e-posta, e-Fatura ve diğer servisler
Raporlama ve yönetim görünürlüğü	%10	KPI, bakım, arıza, cari ve performans raporları
Toplam sahip olma maliyeti	%10	Lisans, kurulum, eğitim ve ek kullanım maliyetleri
Toplam	%100

Her tedarikçiye her başlıkta 1 ile 5 arasında puan verebilirsiniz.

• 1: İhtiyacı karşılamıyor
• 2: Ciddi eksikleri var
• 3: Temel ihtiyacı karşılıyor
• 4: İyi seviyede karşılıyor
• 5: İhtiyacı güçlü şekilde karşılıyor

Ağırlıklı puanı hesaplamak için basit formül kullanılabilir:

Ağırlıklı Puan = (Verilen Puan / 5) × Kriter Ağırlığı

Örneğin operasyonel uyum ağırlığı 25 puan ve yazılım bu alanda 4/5 aldıysa:

(4 / 5) × 25 = 20 puan

Bütün kriterlerin sonucu toplandığında tedarikçinin 100 üzerinden gerçek skoruna ulaşırsınız.

Operasyonel Uyumu Demoda Gerçek İşlerle Test Edin

Satış sunumları çoğu zaman yazılımın güçlü taraflarını gösterir. Firma sahibinin yapması gereken ise kendi günlük operasyonundan örneklerle sistemi test etmektir.

Demo sırasında yalnızca ekranların anlatılmasını dinlemek yerine gerçek bir senaryo oluşturun.

Örneğin:

1. Yeni bir bina ve asansör kaydı oluşturun.
2. Asansör için aylık bakım planlayın.
3. Bakımı bir teknisyene atayın.
4. Teknisyen tarafından bakımın nasıl kapatıldığını görün.
5. Bakım sırasında fotoğraf veya imza ekleyin.
6. Aynı bina için arıza kaydı oluşturun.
7. Arızanın bina ve asansör geçmişinde nasıl göründüğünü kontrol edin.
8. Yapılan işlem için tahsilat veya cari kayıt sürecini inceleyin.
9. Yöneticiye gönderilebilecek raporu görüntüleyin.

Bu test, yarım saatlik genel ürün tanıtımından çok daha değerli olabilir.

Teknisyen gözüyle değerlendirme yapın

Firma sahibi için kullanışlı görünen bir sistem, teknisyen açısından karmaşık olabilir.

Teknisyen bir bakım kaydını kapatmak için çok sayıda ekran arasında dolaşıyorsa saha ekibi kısa süre sonra WhatsApp, telefon veya kâğıt kullanmaya geri dönebilir.

Bu nedenle skor kartınıza şu soruları ekleyin:

• Teknisyen günlük iş listesini kolayca görebiliyor mu?
• Bir bakım kaydı kaç adımda kapatılıyor?
• Fotoğraf eklemek kolay mı?
• Dijital imza alınabiliyor mu?
• Arıza bilgileri telefondan rahat okunuyor mu?
• İnterneti zayıf bölgelerde kullanım nasıl etkileniyor?
• Teknisyenin gereksiz finansal veya yönetim bilgilerine erişmesi engellenebiliyor mu?

Mümkünse yazılımı satın almadan önce bir veya iki teknisyeninizin demoya katılması daha gerçekçi değerlendirme sağlar.

Destek, Eğitim ve Veri Aktarımını Ayrı Puanlayın

İyi yazılım ile başarılı yazılım kullanımı aynı şey değildir.

Özellikle yıllardır Excel, kâğıt föy veya farklı programlarla çalışan bir asansör firmasının yeni sisteme geçişinde en kritik konulardan biri başlangıç sürecidir.

Elinizde yüzlerce bina ve asansör kaydı varsa bunların tek tek yeniden girilmesi ciddi iş yükü oluşturabilir.

Tedarikçiye mutlaka şu soruları sorun:

• Mevcut müşteri verilerimiz aktarılabiliyor mu?
• Bina ve asansör kayıtları nasıl taşınacak?
• Veri temizleme konusunda destek veriliyor mu?
• İlk kurulum eğitimi var mı?
• Teknisyenler için ayrıca eğitim sağlanıyor mu?
• Sorun yaşadığımızda hangi kanaldan destek alacağız?
• Destek yalnızca mesajla mı, telefonla mı veriliyor?
• Kritik problemlerde geri dönüş süreci nasıl işliyor?
• Yeni özellikler için ek ücret çıkıyor mu?

Örneğin iki yazılım aynı yıllık fiyata sahip olabilir. Birinci sağlayıcı sadece hesap açarken ikinci sağlayıcı veri aktarımı ve personel eğitimi sağlıyorsa iki teklif gerçekte aynı değildir.

Asansorex gibi asansör bakım ve yönetim yazılımlarını değerlendirirken de yalnızca modül listesini değil, mevcut verilerin sisteme alınması ve ekibin günlük kullanıma geçiş sürecini skor kartına dahil etmek gerekir.

Fiyat Yerine Toplam Sahip Olma Maliyetine Bakın

Yazılım karşılaştırırken firma sahiplerinin ilk baktığı rakamlardan biri yıllık lisans ücretidir. Ancak satın alma kararında tek maliyet bu değildir.

Örneğin yıllık lisans fiyatı düşük görünen bir programda aşağıdakiler ayrıca ücretlendirilebilir:

• Ek kullanıcı
• Ek teknisyen
• Mobil uygulama
• Şube kullanımı
• Veri aktarımı
• Eğitim
• SMS gönderimleri
• e-Fatura kontörü
• Teknik destek paketi
• Raporlama modülleri
• Ek depolama alanı
• Entegrasyon kurulumu

Bu nedenle her tedarikçiden aynı senaryo üzerinden fiyat istemek gerekir.

Örneğin teklif talebinizi şöyle standardize edebilirsiniz:

300 asansör, 6 teknisyen, 3 ofis kullanıcısı, mobil saha kullanımı, bakım ve arıza yönetimi, cari takip ve sözleşme yönetimi dahil yıllık toplam maliyet nedir?

Böylece bir tedarikçinin temel paket fiyatıyla diğerinin kapsamlı paket fiyatını yanlışlıkla karşılaştırmazsınız.

Üç yıllık maliyeti de hesaplayın

Yalnızca ilk yılı değerlendirmek yanıltıcı olabilir.

Örnek:

Maliyet Kalemi	Tedarikçi A	Tedarikçi B
Yıllık lisans	18.000 TL	25.000 TL
Veri aktarımı	10.000 TL	Dahil
Eğitim	5.000 TL	Dahil
Ek kullanıcılar	6.000 TL	Dahil
İlk yıl toplam	39.000 TL	25.000 TL

Bu rakamlar yalnızca yöntemi göstermek için örnektir. Gerçek fiyatlar tedarikçinin paketine, kullanıcı sayısına ve hizmet kapsamına göre değişebilir.

Görüldüğü gibi yalnızca ilan edilen lisans bedeline bakıldığında daha ucuz görünen seçenek, toplam maliyette daha pahalı hale gelebilir.

Kırmızı Bayrakları Skordan Bağımsız Değerlendirin

Bazı problemler vardır ki toplam skor yüksek olsa bile satın alma kararını yeniden düşünmeyi gerektirir.

Örneğin bir tedarikçi 100 üzerinden 85 puan almış olabilir. Ancak verilerinizi dışarı aktarma konusunda açık bir süreç sunamıyorsa bu önemli bir risktir.

Skor kartının yanında ayrıca bir kritik kontrol listesi oluşturun.

Aşağıdaki durumlar dikkatle değerlendirilmelidir:

• Verilerin nasıl yedeklendiği açıklanamıyorsa
• Kullanıcı yetkilendirmesi çok sınırlıysa
• Firma kendi verilerini dışarı aktaramıyorsa
• Teknik destek süreci belirsizse
• Demo sırasında temel işlemler sürekli manuel müdahale gerektiriyorsa
• Teknisyen tarafı günlük kullanım için fazla karmaşıksa
• Teklifte hangi hizmetlerin dahil olduğu açıkça yazmıyorsa
• Ücretlendirme modeli sürekli değişen ek maliyetler oluşturuyorsa
• Firmanın mevcut verilerini taşıma yöntemi yoksa

Özellikle veri konusu önemlidir. Bir yazılımı birkaç yıl kullandıktan sonra tedarikçi değiştirmek istediğinizde müşteri, bina, asansör ve operasyon geçmişinizin erişilebilir olması gerekir.

Son Kararı Puan + Pilot Kullanımla Verin

Skor kartı seçenekleri daraltmak için güçlü bir araçtır ancak tek başına yeterli değildir.

Mümkünse son iki aday arasında kısa bir pilot kullanım gerçekleştirin.

Örneğin 10-20 bina ve birkaç teknisyen seçerek gerçek bakım operasyonunda sistemi test edebilirsiniz.

Pilot sırasında şu metrikleri izleyin:

• Bakım kaydı kapatma süresi
• Teknisyenlerin sisteme giriş oranı
• Eksik bakım kaydı sayısı
• Ofisin teknisyeni arama ihtiyacı
• Arıza kaydının atanma süresi
• Müşteri bilgisine ulaşma süresi
• Gün sonunda manuel veri girişi ihtiyacı

Skor kartında güçlü görünen bir yazılım pilotta başarısız olabilir. Bunun tersi de mümkündür: arayüzü ilk bakışta sade görünen bir program sahada çok daha hızlı kullanılabilir.

Pratik bir karar aralığı oluşturmak için şu model kullanılabilir:

Toplam Skor	Değerlendirme
90-100	Çok güçlü uyum
80-89	Satın alma için güçlü aday
70-79	Eksik alanlar ayrıca incelenmeli
60-69	Pilot yapılmadan karar verilmemeli
60 altı	Operasyonel uyumsuzluk riski yüksek

Ancak toplam puandan önce kritik ihtiyaçları kontrol edin. Örneğin firmanız için mobil bakım kaydı zorunluysa bu özelliği karşılamayan bir yazılım, diğer alanlardan yüksek puan alsa bile doğru seçenek olmayabilir.

Sıkça Sorulan Sorular

Asansör yazılımı seçerken en önemli kriter nedir?

Tek bir kriter yoktur ancak operasyonel uyum genellikle en yüksek ağırlığa sahip olmalıdır. Yazılımın bakım, arıza, teknisyen, bina ve müşteri süreçlerinizi gerçekten desteklemesi gerekir. Kullanılmayan gelişmiş özelliklerden ziyade günlük işlerin hızlı yürütülmesi daha önemlidir.

Yazılım tedarikçilerini sadece fiyat üzerinden karşılaştırmak doğru mu?

Hayır. Lisans fiyatının yanında veri aktarımı, eğitim, kullanıcı ücretleri, destek, mobil kullanım ve entegrasyon maliyetleri de değerlendirilmelidir. Bu nedenle yıllık fiyat yerine toplam sahip olma maliyetine bakmak daha doğru sonuç verir.

Tedarikçi skor kartında kaç kriter olmalı?

Genel uygulamada 6-10 ana kriter yeterlidir. Çok fazla kriter oluşturmak değerlendirmeyi gereksiz şekilde karmaşıklaştırabilir. Ana kriterlerin altında detaylı kontrol soruları kullanılabilir.

Demo sırasında nelere dikkat edilmeli?

Hazır sunumu izlemek yerine kendi operasyonunuzdan gerçek bir senaryo test edilmelidir. Bina oluşturma, bakım planlama, teknisyene atama, bakım kapatma, arıza açma ve raporlama gibi işlemler uçtan uca denenmelidir.

Teknisyenlerin yazılım seçim sürecine katılması gerekir mi?

Evet. Yazılımın saha tarafını günlük olarak teknisyenler kullanacağı için en az bir veya iki teknisyenin demo veya pilot sürecine katılması değerlidir. Firma sahibinin kolay bulduğu bir süreç sahada aynı şekilde çalışmayabilir.

En yüksek puanı alan yazılım otomatik olarak seçilmeli mi?

Hayır. Skor kartı karar desteğidir. Kritik eksiklikler ayrıca kontrol edilmeli ve mümkünse son aday gerçek operasyonla pilot olarak test edilmelidir. Özellikle veri erişimi, saha kullanımı ve destek gibi alanlarda ciddi sorun varsa toplam puan tek başına yeterli değildir.

Özet

Asansör yazılımı satın alma kararı, birkaç özellik ve yıllık fiyat karşılaştırmasından daha kapsamlı ele alınmalıdır. Asansör yazılım tedarikçi skor kartı, firma sahibinin farklı seçenekleri aynı ölçütlerle karşılaştırmasını ve kararını kişisel izlenim yerine ölçülebilir verilerle vermesini sağlar.

Operasyonel uyum, teknisyen deneyimi, destek, veri güvenliği, entegrasyon, raporlama ve toplam sahip olma maliyetini ayrı ayrı puanlayın. Ardından en güçlü adayları gerçek bakım süreçleriyle test edin.

Asansorex gibi sektöre özel çözümleri değerlendirirken de en doğru yaklaşım, firmanızın gerçek bir bakım ve arıza senaryosunu sistem üzerinde çalıştırmak ve sonucu aynı skor kartıyla ölçmektir. Böylece satın aldığınız yazılım yalnızca ofiste kullanılan yeni bir program değil, bakım firmasının günlük operasyonunu gerçekten kolaylaştıran bir çalışma aracına dönüşür.