Asansör Periyodik Bakım Planlama Programı fiyat karşılaştırması nasıl yapılır?

İÇERİK

Asansör bakım firmaları için yazılım seçerken ilk bakılan kalem çoğu zaman fiyat olur. Ancak Asansör Periyodik Bakım Planlama Programı fiyat karşılaştırması, iki teklifin yıllık lisans ücretini yan yana yazmaktan çok daha fazlasını gerektirir. Bir program daha ucuz görünmesine rağmen kullanıcı sınırı, teknisyen uygulaması, veri aktarımı, SMS, destek, eğitim veya ek modüller nedeniyle yıl sonunda daha pahalıya gelebilir. Tersi şekilde ilk satın alma bedeli daha yüksek görünen bir yazılım, operasyonun büyük bölümünü tek sistemde topladığı için toplam maliyeti azaltabilir. Bu nedenle doğru karşılaştırma; fiyat, kapsam, kullanım sınırları ve firmanın günlük operasyonuna sağlayacağı katkı birlikte değerlendirilerek yapılmalıdır.

İlk Olarak Aynı Kapsamdaki Teklifleri Karşılaştırın

Asansör yazılımı fiyatlarında yapılan en büyük hata, farklı kapsamlara sahip iki paketin birbirine eşit kabul edilmesidir.

Örneğin bir firma yıllık 12.000 TL teklif verirken yalnızca periyodik bakım planlaması sunabilir. Başka bir firma 20.000 TL teklif verip bakımın yanında arıza yönetimi, teknisyen mobil uygulaması, cari takip, teklif, sözleşme, stok ve raporlama özelliklerini de dahil edebilir.

Bu durumda yalnızca:

12.000 TL < 20.000 TL

hesabını yapmak doğru bir satın alma değerlendirmesi değildir.

Öncelikle her teklif için şu sorular cevaplanmalıdır:

• Kaç kullanıcı dahildir?
• Kaç teknisyen sisteme girebilir?
• Asansör veya bina sayısında sınır var mı?
• Mobil teknisyen uygulaması fiyata dahil mi?
• Periyodik bakım planları otomatik oluşturulabiliyor mu?
• Bakımı yaklaşan veya geciken asansörler görüntülenebiliyor mu?
• Bakım formu dijital hazırlanabiliyor mu?
• Fotoğraf ve imza alınabiliyor mu?
• Arıza yönetimi var mı?
• Cari ve tahsilat takibi bulunuyor mu?
• Teklif ve sözleşme modülleri dahil mi?
• SMS veya e-posta hatırlatmaları kullanılabiliyor mu?
• Veri aktarımı ücretli mi?
• Eğitim ve teknik destek dahil mi?

İki yazılım ancak ihtiyaç duyduğunuz fonksiyonları ne ölçüde karşıladığı belirlendikten sonra fiyat açısından gerçek anlamda karşılaştırılabilir.

Toplam Sahip Olma Maliyetini Hesaplayın

Program satın alırken yalnızca lisans fiyatına bakmak yerine toplam sahip olma maliyeti hesaplanmalıdır.

Basit formül şu şekilde kurulabilir:

Toplam Maliyet = Lisans + Kurulum + Veri Aktarımı + Ek Kullanıcı + Eğitim + Destek + Entegrasyon + İletişim Giderleri

Buradaki bazı kalemler yazılım firmasına göre paket içerisinde bulunabilir, bazıları ise ayrıca ücretlendirilebilir.

Aşağıdaki tablo, teklifleri değerlendirirken kullanılabilecek örnek bir karşılaştırma modelidir. Rakamlar piyasa tarifesi değil, hesaplama yöntemini göstermek için hazırlanmış örnek değerlerdir.

Maliyet kalemi	Program A	Program B	Program C
Yıllık lisans	12.000 TL	18.000 TL	24.000 TL
Kurulum	5.000 TL	Dahil	Dahil
Veri aktarımı	3.000 TL	Dahil	Dahil
5 ek kullanıcı	6.000 TL	Dahil	Dahil
Mobil teknisyen uygulaması	4.000 TL	Dahil	Dahil
Eğitim	2.000 TL	Dahil	Dahil
Yıllık toplam	32.000 TL	18.000 TL	24.000 TL

İlk bakışta Program A en ucuz seçenek gibi görünürken gerçek kullanım maliyetinde en yüksek seçeneğe dönüşebilir.

Bu nedenle teklif isterken firmadan mümkünse ilk yıl toplam maliyetini ve sonraki yıl yenileme maliyetini ayrı ayrı istemek daha sağlıklı olur.

İlk yıl ve yenileme fiyatını ayırın

Bazı programlarda ilk yıl;

• kurulum,
• eğitim,
• veri aktarımı,
• özel form hazırlama,
• entegrasyon

gibi başlangıç maliyetleri bulunabilir.

Bu nedenle iki farklı hesap yapılmalıdır:

1. İlk 12 aylık toplam maliyet
2. İkinci yıldan itibaren yıllık devam maliyeti

Bu ayrım özellikle uzun vadeli kullanım planlayan firmalar için önemlidir.

Kullanıcı ve Teknisyen Sınırlarını Mutlaka Kontrol Edin

Asansör bakım firmalarında kullanıcı sayısı masa başında çalışan personelden ibaret değildir.

Sistemi kullanabilecek kişiler arasında;

• firma sahibi,
• operasyon sorumlusu,
• muhasebe personeli,
• saha teknisyenleri,
• bakım ekipleri,
• arıza ekipleri,
• satış personeli

bulunabilir.

Örneğin bugün dört teknisyeni bulunan bir firmanın bir yıl sonra sekiz teknisyene çıkması mümkündür. Yazılım teklifinde yalnızca beş kullanıcı bulunuyorsa büyüme sırasında ek lisans maliyetleri ortaya çıkabilir.

Bu nedenle şu hesabı yapın:

Bugünkü kullanıcı sayısı + 12 aylık büyüme beklentisi

Örneğin firmanızda şu anda:

• 1 firma yöneticisi,
• 2 ofis personeli,
• 6 teknisyen

bulunuyorsa en az dokuz kullanıcı ihtiyacınız vardır.

Teklif yalnızca beş kullanıcı içeriyorsa kalan dört kullanıcının maliyetini de fiyat karşılaştırmasına eklemelisiniz.

Aynı kontrol asansör sayısı için de yapılmalıdır. Bazı sistemlerde fiyatlandırma kullanıcı sayısına, bazılarında bakım yapılan asansör sayısına, bazılarında ise kullanılan modüllere göre değişebilir.

Modül Fiyatı Değil Operasyon Kapsamı Karşılaştırılmalı

Periyodik bakım planlama programının asıl değeri yalnızca takvim üzerinde bakım tarihi göstermesi değildir.

Firma operasyonunda aşağıdaki zincirin mümkün olduğunca kesintisiz çalışması önemlidir:

Bakım planı → teknisyen görevlendirme → saha işlemi → bakım formu → fotoğraf/imza → kontrol → raporlama → cari/tahsilat

Program yalnızca ilk iki aşamayı yönetiyorsa diğer süreçler Excel, WhatsApp, kâğıt form veya farklı yazılımlarda devam eder.

Bu durumda firma görünmeyen bir operasyon maliyeti taşımaya devam eder.

Örneğin ayda 500 asansörün bakımını yapan bir firmada ofis çalışanının yalnızca bakım formlarını kontrol etmek ve tekrar sisteme aktarmak için asansör başına ortalama iki dakika harcadığını düşünelim.

500 bakım x 2 dakika = 1.000 dakika

Bu yaklaşık 16,5 saatlik aylık iş gücü anlamına gelir.

Yazılım bu işlemi ortadan kaldırıyorsa program fiyatının yanında kazanılan çalışma süresi de hesaba katılmalıdır.

Asansorex gibi bakım, saha ve operasyon süreçlerini aynı yapı içerisinde takip etmeye imkân veren sistemlerde karşılaştırma yaparken yalnızca bakım takvimi ekranına değil, bakımdan sonra verinin hangi süreçlerde tekrar kullanılabildiğine bakmak daha doğru sonuç verir.

Gizli ve Sonradan Çıkan Maliyetleri Sorun

Ucuz görünen bir yazılımın maliyetini yükselten asıl unsur çoğu zaman ilk teklifte açıkça görülmeyen ek ücretlerdir.

Satın alma öncesinde mümkünse yazılı olarak şu konuları netleştirin:

Veri aktarımı

Mevcut bina, asansör, müşteri ve bakım bilgileriniz Excel dosyalarında bulunuyorsa bunların sisteme aktarılması gerekebilir.

Şunları sorun:

• Excel aktarımı destekleniyor mu?
• Veri aktarımı ücretli mi?
• Kaç kayıt aktarılabilir?
• Firma mı aktaracak, kullanıcı mı?
• Aktarım sonrası veri kontrolü yapılıyor mu?

Eğitim

Programın özellikleri güçlü olsa bile ekip kullanamıyorsa yatırım karşılığını vermez.

Bu nedenle:

• İlk eğitim dahil mi?
• Yeni teknisyenler için eğitim veriliyor mu?
• Video eğitim içerikleri bulunuyor mu?
• Destek ekibine ulaşılabiliyor mu?

kontrol edilmelidir.

SMS ve diğer iletişim maliyetleri

Bakım hatırlatması, müşteriye bilgilendirme veya teknisyen iletişimi için SMS kullanılıyorsa mesaj maliyetleri ayrıca oluşabilir.

SMS dahil yazan tekliflerde de kaç adet SMS bulunduğunu ve paket bittikten sonra ücretlendirmenin nasıl yapıldığını kontrol edin.

Entegrasyonlar

Muhasebe, e-fatura, ödeme, SMS veya başka servislerle entegrasyon gerekiyorsa bunların standart pakete dahil olup olmadığı sorulmalıdır.

Özel geliştirme

Firmanızın standart dışı bir süreci varsa bunun yazılıma özel olarak eklenmesi gerekebilir.

Özel geliştirme taleplerinin;

• tek seferlik mi,
• yıllık mı,
• bakım ücretine tabi mi

olduğu önceden netleştirilmelidir.

Fiyat Performans Karşılaştırması İçin Puanlama Yapın

Teklifleri değerlendirmenin en pratik yöntemlerinden biri puanlama tablosu oluşturmaktır.

Her kriteri 1 ile 5 arasında puanlayabilirsiniz.

Örneğin:

Değerlendirme kriteri	Ağırlık
Periyodik bakım planlama	%20
Teknisyen mobil kullanım	%15
Bakım formu ve kayıt sistemi	%15
Arıza yönetimi	%10
Cari ve tahsilat	%10
Raporlama	%10
Kullanım kolaylığı	%10
Teknik destek	%5
Fiyat	%5

Burada dikkat edilmesi gereken nokta fiyatın tek başına kararın büyük bölümünü oluşturmamasıdır.

Çünkü bakım operasyonunu doğru yönetemeyen ucuz bir program, şirket açısından aslında pahalı olabilir.

Özellikle demo sırasında gerçek operasyonunuzdan bir örnek çalıştırmanız faydalıdır.

Örneğin sisteme:

• 20 bina,
• 50 asansör,
• 2 bakım ekibi

tanımlayarak örnek bir aylık bakım planı oluşturun.

Ardından şu senaryoyu test edin:

1. Aylık bakım planını hazırlayın.
2. Teknisyene görev verin.
3. Teknisyenin sahada bakım işlemini tamamlamasını deneyin.
4. Bakım formunu kontrol edin.
5. Geciken bakımı bulmaya çalışın.
6. Bir arıza kaydı oluşturun.
7. Müşteri geçmişini görüntüleyin.
8. Yönetici olarak aylık bakım durumunu raporlayın.

Bu işlem sonunda hangi programın günlük iş yükünüzü gerçekten azalttığı çok daha net ortaya çıkar.

Ucuz Program mı, Doğru Program mı?

Asansör firmalarının farklı büyüklüklerde olması nedeniyle herkes için tek bir doğru yazılım veya tek bir doğru bütçe yoktur.

100 asansöre bakım yapan iki teknisyenlik bir firma ile 2.000 asansöre hizmet veren çok ekipli bir firmanın ihtiyacı aynı değildir.

Küçük bir firma için sade bakım planlama sistemi yeterli olabilirken büyüyen firmalarda;

• ekip yönetimi,
• şube takibi,
• arıza yönetimi,
• cari hesap,
• stok,
• sözleşme,
• teklif,
• raporlama

gibi süreçlerin önem kazanması doğaldır.

Bu nedenle fiyat karşılaştırması yaparken yalnızca bugünkü ihtiyacı değil, önümüzdeki birkaç yıl içerisinde ortaya çıkabilecek ihtiyaçları da düşünmek gerekir.

Program değiştirmek yalnızca yeni bir lisans satın almak anlamına gelmez. Veri aktarımı, ekip eğitimi ve operasyon alışkanlıklarının değiştirilmesi de zaman ve iş gücü gerektirir.

Bu nedenle biraz daha kapsamlı fakat firmanın büyümesine uyum sağlayabilecek bir sistem, uzun vadede daha ekonomik olabilir.

Sıkça Sorulan Sorular

Asansör Periyodik Bakım Planlama Programı fiyatı nasıl karşılaştırılmalı?

Yalnızca aylık veya yıllık lisans ücretine bakılmamalıdır. Kullanıcı sayısı, teknisyen uygulaması, modüller, veri aktarımı, eğitim, destek, SMS, entegrasyon ve yenileme maliyetleri birlikte hesaplanmalıdır.

En ucuz asansör bakım programını seçmek mantıklı mı?

Her zaman değil. Ucuz bir program temel ihtiyaçları karşılıyorsa mantıklı olabilir. Ancak ihtiyaç duyulan özellikler sonradan ücretli olarak ekleniyorsa toplam maliyet daha yüksek olabilir. Bu nedenle fiyat yerine fiyat-kapsam ilişkisi değerlendirilmelidir.

Kullanıcı sayısı fiyatı etkiler mi?

Birçok yazılımda etkileyebilir. Firma sahibi, ofis personeli ve teknisyenlerin ayrı kullanıcı olarak değerlendirilip değerlendirilmediği satın alma öncesinde sorulmalıdır.

Demo sırasında neye bakılmalı?

Hazır sunum yerine kendi operasyonunuza benzeyen bir test yapılmalıdır. Bakım planlama, teknisyen görevlendirme, bakım formu, geciken bakım kontrolü, arıza kaydı ve raporlama gibi günlük işlemleri deneyerek programın gerçekten işinizi kolaylaştırıp kolaylaştırmadığını görebilirsiniz.

Yıllık lisans dışında hangi maliyetler çıkabilir?

Genel uygulamada veri aktarımı, kullanıcı artırımı, SMS, eğitim, entegrasyon, özel geliştirme ve bazı ek modüller ayrıca ücretlendirilebilir. Teklif almadan önce hangi kalemlerin fiyata dahil olduğunu yazılı olarak netleştirmek faydalıdır.

Asansorex fiyat karşılaştırmasında nasıl değerlendirilmelidir?

Asansorex'i değerlendirirken yalnızca periyodik bakım planlama özelliğini değil; teknisyen saha kullanımı, bakım kayıtları, arıza, cari, sözleşme ve diğer operasyon süreçlerinin birlikte yönetilebilmesini dikkate almak gerekir. Karşılaştırmayı aynı kapsama sahip alternatiflerle yapmak daha sağlıklı sonuç verir.

Özet

Asansör Periyodik Bakım Planlama Programı fiyat karşılaştırması, yalnızca iki lisans ücretini yan yana koyarak yapılmamalıdır. Gerçek değerlendirme; ilk yıl toplam maliyeti, yenileme bedeli, kullanıcı ve teknisyen sınırları, veri aktarımı, destek, eğitim, entegrasyonlar ve ihtiyaç duyulan modüller birlikte hesaplanarak yapılır.

En sağlıklı yöntem, önce firmanızın ihtiyaç listesini çıkarmak, ardından aynı kapsamı sağlayan programlardan teklif almak ve gerçek operasyon senaryosuyla demo yapmaktır. Böylece “en ucuz programı” değil, bakım başına operasyon maliyetinizi düşüren ve firmanızın büyümesine uyum sağlayan programı seçebilirsiniz. Bakım planlarının, saha kayıtlarının ve firma operasyonunun tek noktadan izlenmesi gerekiyorsa Asansorex gibi asansör sektörüne odaklanan çözümler de bu karşılaştırmaya aynı kriterlerle dahil edilebilir.