Asansör Periyodik Bakım Planlama Programı ile aylık planı otomatik üretmek

İÇERİK

Bir asansör bakım firmasında yeni ay başlamadan önce yapılması gereken en kritik işlerden biri, portföydeki asansörlerin aylık periyodik bakım planını oluşturmaktır. Portföy 30–50 asansörden oluştuğunda bu iş Excel, ajanda veya basit bir takvimle yürütülebilir. Ancak sayı 200, 500 veya daha yukarı çıktığında; teknisyen izinleri, bölgeler, yeni eklenen binalar, iptal edilen sözleşmeler ve önceki aydan kayan işler planı hızla karmaşıklaştırır.

Asansör periyodik bakım planlama programı, bu noktada yalnızca dijital bir takvim görevi görmez. Doğru kurulduğunda bina ve asansör bilgilerini, bakım periyotlarını, teknisyenleri ve iş yükünü kullanarak yeni ayın planını otomatik şekilde hazırlayabilir.

Böylece operasyon sorumlusu her ay yüzlerce satırı tek tek kopyalamak yerine istisnalara odaklanır. Bu yazıda otomatik aylık bakım planının nasıl kurulabileceğini, hangi verilerin doğru olması gerektiğini ve planın sahada gerçekten uygulanabilir hale nasıl getirileceğini ele alacağız.

Aylık Asansör Bakım Planını Manuel Hazırlamak Neden Zorlaşır?

Manuel planlamada asıl problem bakım tarihini takvime yazmak değildir. Problem, bütün değişkenleri aynı anda doğru şekilde yönetmektir.

Örneğin 400 asansörü bulunan ve dört teknisyenle çalışan bir firma düşünelim. Basit hesapla teknisyen başına aylık 100 bakım düşebilir. Fakat gerçek operasyon hiçbir zaman bu kadar düzgün dağılmaz.

Bir teknisyenin baktığı binalar birbirine yakın olabilirken diğer teknisyen farklı ilçelerde çalışabilir. Bazı binalarda bakım 30 dakika sürerken bazı tesislerde daha kapsamlı kontrol gerekebilir. Arızalar, revizyon işleri veya müşteriyle randevu uyuşmazlıkları da günlük planı değiştirebilir.

Manuel sistemde sık görülen sorunlar şunlardır:

• Bir binanın yanlışlıkla iki kez planlanması
• Yeni sözleşmeye eklenen asansörün unutulması
• Sözleşmesi sona eren binanın planda kalması
• Aynı teknisyene aynı gün gereğinden fazla bakım atanması
• Birbirinden uzak bölgelerin aynı güne yazılması
• Önceki aydan kalan bakımın yeni aya aktarılmaması
• İzinli veya raporlu personele iş atanması
• Ay sonunda hangi bakımın neden yapılmadığının anlaşılamaması

Portföy büyüdükçe planı hazırlamak için harcanan zaman da artar. Daha önemlisi, hata riski yükselir.

Bu nedenle hedef sadece aylık bakım takvimi oluşturmak değil, planın belirli kurallara göre sistem tarafından tekrar üretilebilmesini sağlamaktır.

Otomatik Aylık Bakım Planı İçin Hangi Veriler Gereklidir?

Bir yazılımın doğru plan üretmesi için önce doğru veriyle beslenmesi gerekir. Otomatik planlama kötü veya eksik veriyi sihirli biçimde düzeltemez.

Bina ve asansör kayıtları

Her bakım yapılacak asansörün hangi bina veya tesise ait olduğu açık olmalıdır. Bina adresi, bölgesi ve ilgili asansörler doğru eşleştirilmelidir.

Özellikle aynı müşterinin farklı adreslerde birden fazla binası bulunuyorsa yalnızca müşteri adına göre planlama yapmak karışıklığa neden olabilir.

Bakım periyodu

Genel uygulamada düzenli aylık bakım döngüsü üzerinden çalışan firmalarda sistemin son bakım tarihini ve sıradaki plan dönemini bilmesi gerekir.

Örneğin bir asansörün son bakımı 12 Temmuz'da yapılmışsa Ağustos ayı planına hangi tarih aralığında alınacağı firmanın operasyon kuralına göre belirlenebilir.

Sorumlu teknisyen veya ekip

Portföy teknisyenlere sabit olarak dağıtılıyorsa her binanın sorumlu personeli tanımlanabilir. Bölge bazlı çalışan firmalarda ise teknisyenden önce bölge tanımı kullanılabilir.

Çalışma günleri

Resmî tatiller, personel izinleri, cumartesi çalışma durumu ve firmanın günlük operasyon kapasitesi plana dahil edilmelidir.

Örneğin bir teknisyen için günlük gerçekçi kapasite 8 bakım ise sistemin aynı güne 14 bakım yerleştirmesi otomasyon değil, yalnızca dijital karmaşa üretir.

Planlama verisi	Neden önemlidir?	Eksik olduğunda oluşabilecek sorun
Bina ve adres	Bölge dağılımı için	Gereksiz yol ve zaman kaybı
Asansör kaydı	Bakım kapsamını belirler	Eksik veya çift plan
Son bakım tarihi	Yeni bakım dönemini belirler	Yanlış tarih oluşturma
Teknisyen	İş yükünü dağıtır	Dengesiz personel planı
Bölge	Rota verimliliğini artırır	Aynı gün uzak noktalar
Çalışma günü	Gerçek kapasiteyi gösterir	İzin veya tatil gününe atama
Günlük kapasite	Uygulanabilir plan oluşturur	Tamamlanamayan günlük işler

Bu veri seti ne kadar temiz olursa otomatik oluşturulan aylık plan da o kadar uygulanabilir olur.

Asansör Periyodik Bakım Planlama Programı Aylık Planı Nasıl Üretir?

Otomatik planlama için temel mantık, mevcut portföyün belirli kurallar kullanılarak gelecek aya dağıtılmasıdır.

Pratik bir uygulama şu şekilde ilerleyebilir:

1. Aktif bakım sözleşmeleri belirlenir.
2. Bu sözleşmelere bağlı aktif bina ve asansörler alınır.
3. Son bakım tarihleri kontrol edilir.
4. Yeni ay içerisinde bakım yapılması gereken kayıtlar oluşturulur.
5. Binalar bölge veya sorumlu teknisyene göre gruplanır.
6. Günlük kapasite sınırlarına göre iş dağıtılır.
7. Tatil ve izin günleri devre dışı bırakılır.
8. Oluşturulan taslak plan operasyon sorumlusunun kontrolüne sunulur.
9. Gerekli değişikliklerden sonra plan teknisyenlerin kullanımına açılır.

Buradaki kritik kelime taslaktır. İyi bir sistem otomasyon kullanırken insan kontrolünü tamamen ortadan kaldırmak zorunda değildir.

Örneğin sistem 3 Ağustos için sekiz bina planlamış olabilir. Operasyon sorumlusu bu binalardan birinin yöneticisinin yalnızca çarşamba günleri müsait olduğunu biliyorsa işi birkaç saniyede başka güne taşıyabilir.

Yani amaç, insanın 400 bakımı sıfırdan planlaması yerine sistemin 380–390 tanesini kurallara göre yerleştirmesi ve ekibin yalnızca istisnaları düzenlemesidir.

Teknisyen Kapasitesi Nasıl Dengelenmelidir?

Aylık planlamanın en önemli noktalarından biri teknisyen yükünün dengelenmesidir.

Sadece toplam bakım sayısına bakmak yanıltıcı olabilir. Örneğin iki teknisyenin de aylık 90 bakım işi bulunabilir. Ancak birinin binaları tek ilçede yoğunlaşmışken diğerinin işleri üç farklı ilçeye dağılmışsa iki personelin gerçek iş yükü aynı değildir.

Bu nedenle kapasite hesabında şu kriterler birlikte değerlendirilmelidir:

• Günlük ortalama bakım sayısı
• Binalar arasındaki mesafe
• Asansör sayısı
• Asansör tipi ve bakımın tahmini süresi
• Arıza yoğunluğu yüksek tesisler
• Teknishyenin sorumlu olduğu bölge
• İzin ve çalışma günleri
• Ay içinde beklenen revizyon veya ek işler

Örneğin bir personelin teorik kapasitesi günlük 10 bakım olabilir. Ancak yoğun trafik bulunan geniş bir bölgede çalışıyorsa plan 7–8 bakım üzerinden kurulabilir.

Buna karşılık aynı site içerisinde beş farklı asansörün bakımı yapılacaksa tek ziyaret içerisinde birden fazla bakım tamamlanabileceği için günlük adet daha yüksek olabilir.

Bu nedenle otomatik bakım planlama, yalnızca işleri eşit sayıda bölmek anlamına gelmemelidir. Amaç uygulanabilir bir iş yükü oluşturmaktır.

Bölge Bazlı Planlama Yol Kaybını Nasıl Azaltır?

Asansör bakım firmalarının görünmeyen maliyetlerinden biri teknisyenin bakım yapmadığı, yalnızca araç kullandığı zamandır.

Bir teknisyenin sabah İstanbul'un bir ilçesinde, öğlen şehrin diğer ucunda ve akşam tekrar ilk bölgeye yakın bir binada bakım yapması planlama açısından ciddi verimsizlik oluşturabilir.

Daha küçük şehirlerde bile aynı problem ortaya çıkar. Bir ilçeden diğerine yapılan gereksiz geçişler günün önemli bölümünü tüketebilir.

Bu nedenle aylık plan hazırlanırken binaları coğrafi kümelere ayırmak faydalıdır.

Örneğin:

• Pazartesi: Bölge A
• Salı: Bölge B
• Çarşamba: Bölge C
• Perşembe: Bölge A
• Cuma: eksik işler ve değişken plan

Bu yapı her firma için aynı olmak zorunda değildir. Bazı firmalarda teknisyenlerin sabit bölgeleri bulunduğu için sistem doğrudan sorumlu teknisyen üzerinden plan oluşturabilir.

Buradaki hedef teknisyenin mümkün olduğunca fazla zamanı bakım ve teknik işe, mümkün olduğunca az zamanı gereksiz ulaşıma ayırmasıdır.

Ay İçinde Plan Değişirse Ne Yapılmalıdır?

Hiçbir aylık bakım planı ayın ilk gününde hazırlandığı haliyle yüzde yüz tamamlanmaz.

Sahada mutlaka değişiklik olur.

Bir bina yöneticisi bakım gününü değiştirebilir. Teknisyen izin kullanabilir. Yoğun bir arıza nedeniyle bazı bakımlar ertelenebilir. Yeni müşteri sisteme dahil olabilir veya mevcut sözleşme sona erebilir.

Bu nedenle otomatik planlamanın ikinci önemli ayağı yeniden planlamadır.

İdeal süreçte tamamlanamayan bakım silinmemelidir. Bunun yerine:

• neden tamamlanmadığı kaydedilmeli,
• yeniden planlanacaklar listesine alınmalı,
• uygun yeni tarih belirlenmeli,
• ilgili teknisyene tekrar atanmalı,
• tamamlandığında gerçek bakım tarihi kaydedilmelidir.

Bu yaklaşım operasyon geçmişini korur.

Örneğin bir bakımın ilk olarak 18 Ağustos'a planlandığı, bina yetkilisinin talebi nedeniyle 21 Ağustos'a taşındığı ve 21 Ağustos'ta tamamlandığı görülebilir.

Bu tür kayıtlar özellikle portföy büyüdüğünde yöneticinin şu soruya cevap vermesini kolaylaştırır:

“Bu bakım neden zamanında yapılamadı?”

Otomatik Plan Oluşturduktan Sonra Kontrol Edilecekler

Programın planı otomatik oluşturması kontrol ihtiyacını ortadan kaldırmaz. Ay başlamadan önce kısa bir operasyon kontrolü yapılması faydalıdır.

Aşağıdaki kontrol listesi kullanılabilir:

• Aktif sözleşmeli bütün binalar plana girmiş mi?
• Sözleşmesi biten müşteriler çıkarılmış mı?
• Yeni eklenen asansörler planlanmış mı?
• Aynı asansör için çift bakım oluşmuş mu?
• Teknisyenlerin günlük iş yükleri dengeli mi?
• İzin günlerine bakım atanmış mı?
• Aynı gün içerisindeki binalar bölgesel olarak uyumlu mu?
• Önceki aydan kalan bakım bulunuyor mu?
• Ayın son günlerinde aşırı iş yoğunluğu oluşmuş mu?
• Plansız işler için yeterli kapasite bırakılmış mı?

Özellikle son madde önemlidir. Teknisyenlerin bütün kapasitesini haftalar öncesinden yüzde 100 doldurmak pratikte sorun yaratabilir. Çünkü arıza çağrıları ve beklenmeyen saha işleri için esneklik gerekir.

Planlama yapılırken belirli miktarda operasyonel boşluk bırakmak, ay içinde meydana gelen değişikliklerin bütün takvimi bozmasını önleyebilir.

Excel Yerine Bakım Planlama Yazılımı Kullanmanın Farkı

Excel ile de aylık bakım listesi oluşturulabilir. Hatta küçük portföylerde oldukça işlevsel olabilir. Sorun, operasyon büyüdüğünde listenin canlı bir iş akışına dönüşememesidir.

Excel'de bir tarih değiştirildiğinde teknisyene ayrıca bilgi verilmesi gerekebilir. Bakım tamamlandığında başka bir hücre işaretlenir. Fotoğraf, imza, form ve yapılan işlem geçmişi farklı yerlerde tutulabilir.

Bakım planlama yazılımında ise plan ile saha kaydı aynı sürecin parçaları haline gelir.

Örneğin Asansorex gibi bir bakım takip yazılımında aylık planların dijital olarak oluşturulması; teknisyenin kendi işlerini görmesi, bakımın sahadan kapatılması ve geçmiş kayıtların merkezi biçimde tutulması gibi süreçlerin birbirine bağlanmasını kolaylaştırır.

Buradaki temel kazanım yalnızca birkaç saatlik planlama süresinden tasarruf etmek değildir. Asıl değer, planlanan bakım ile gerçekten yapılan bakım arasındaki farkın görünür hale gelmesidir.

Sıkça Sorulan Sorular

Asansör aylık bakım planı tamamen otomatik hazırlanabilir mi?

Evet. Aktif asansörler, son bakım tarihleri, teknisyenler ve çalışma kuralları sisteme doğru tanımlandığında gelecek ayın bakım kayıtları otomatik oluşturulabilir. Ancak operasyon sorumlusunun planı yayınlamadan önce kontrol etmesi faydalıdır.

Otomatik planlama teknisyen atamasını da yapabilir mi?

Kullanılan yazılımın özelliklerine göre yapılabilir. Bina veya bölgeye sabit teknisyen atanmışsa plan oluşturulurken ilgili personelin bakım kaydına otomatik eklenmesi mümkündür.

Günlük kaç bakım planlanmalıdır?

Her firma için geçerli tek bir sayı yoktur. Asansör sayısı, bina konumu, trafik, bakım süresi ve teknisyenin çalışma bölgesi dikkate alınmalıdır. Bu nedenle günlük kapasite firma geçmişindeki gerçek saha verileri üzerinden belirlenmelidir.

Ay içinde yapılamayan bakım ne olmalıdır?

Bakım kaydını silmek yerine ertelenme nedeni kaydedilmeli ve yeni tarihe planlanmalıdır. Böylece hem ilk plan hem de gerçek gerçekleşme tarihi korunmuş olur.

Excel'den otomatik bakım planlama programına geçmek zor mudur?

Geçişin zorluğu büyük ölçüde mevcut verinin kalitesine bağlıdır. Müşteri, bina, asansör ve teknisyen bilgileri düzenliyse aktarım ve ilk planlama daha kolay olur. Dağınık Excel dosyalarında ise önce veri temizliği yapılması gerekir.

Otomatik planlama küçük bakım firmaları için de gerekli mi?

Portföy küçükse manuel yöntemler bir süre yeterli olabilir. Ancak asansör sayısı, teknisyen sayısı veya hizmet verilen bölge arttıkça merkezi ve otomatik planlama daha fazla değer üretmeye başlar. Erken geçiş, büyüme döneminde operasyonun yeniden kurulması ihtiyacını da azaltabilir.

Özet

Asansör periyodik bakım planlama programı ile aylık planı otomatik üretmek, her ay aynı listeyi yeniden hazırlama işini ortadan kaldırmanın ötesinde bir operasyon standardı oluşturur.

Başarılı bir otomatik planın temelinde doğru bina ve asansör kayıtları, bakım tarihleri, teknisyen sorumlulukları, bölge dağılımı ve gerçekçi günlük kapasite bulunur. Sistem bu veriler üzerinden yeni ayın taslak bakım planını hazırlayabilir; operasyon sorumlusu ise yalnızca izin, müşteri talebi veya özel saha koşulları gibi istisnaları düzenler.

Böylece teknisyenler hangi gün hangi binalara gideceklerini daha net görür, firma sahibi tamamlanmayan bakımları daha kolay takip eder ve bina yöneticilerine verilen hizmet daha düzenli hale gelir.

Asansorex gibi asansör bakım ve yönetim yazılımları, aylık bakım planı ile sahadaki gerçekleşen işlemleri aynı kayıt düzeninde tutarak planlama ile uygulama arasındaki kopukluğu azaltmaya yardımcı olabilir. Portföy büyüdükçe bu yapı, operasyonu kişilerin hafızasına veya dağınık dosyalara bağlı olmaktan çıkarıp ölçülebilir ve sürdürülebilir bir sürece dönüştürür.