Asansör Periyodik Bakım Planlama Programı ile Ekip Kapasitesini Dengelemek

İÇERİK

Asansör bakım firması 30-40 asansörle çalışırken aylık bakım planını Excel, telefon takvimi veya teknisyenlerin kendi notlarıyla yürütmek mümkün olabilir. Portföy 150, 300 veya 500 asansöre çıktığında ise sorun yalnızca daha fazla bakım yapmak değildir. Doğru teknisyeni, doğru bölgeye, doğru gün ve gerçekçi bir iş yüküyle yönlendirmek gerekir. Aksi halde bazı ekipler gününü erken tamamlarken başka ekipler akşam saatlerine kadar yetişmeyen bakımlarla uğraşır. Asansör periyodik bakım planlama programı kullanmanın temel amacı da yalnızca takvim oluşturmak değil, şirketin gerçek saha kapasitesini görünür hale getirerek bakım yükünü dengeli dağıtmaktır.

Asansör Bakımında Ekip Kapasitesi Neden Dengesizleşir?

Bakım firmalarında kapasite problemi çoğu zaman personel sayısının yetersiz olmasından değil, mevcut personelin doğru planlanamamasından kaynaklanır. Örneğin aynı gün bir teknisyene birbirine yakın 12 bina atanırken diğer teknisyene şehrin farklı noktalarında bulunan 9 bina atanabilir. Kâğıt üzerinde ikinci teknisyenin işi daha az görünür ancak trafikte geçirdiği süre nedeniyle günü daha yoğun geçebilir.

Bu nedenle ekip kapasitesi yalnızca “teknisyen başına kaç asansör düşüyor?” sorusuyla hesaplanmamalıdır.

Planlamada şu değişkenler birlikte değerlendirilmelidir:

• Binanın konumu ve diğer bakım noktalarına uzaklığı
• Binadaki asansör sayısı
• Asansörün tipi, yaşı ve teknik durumu
• Ortalama bakım süresi
• Önceki arıza ve müdahale geçmişi
• Trafik ve ulaşım süresi
• Teknisyenin uzmanlık alanı
• Aynı gün beklenen arıza çağrıları için ayrılacak kapasite
• Revizyon veya takip kontrolü nedeniyle oluşabilecek ek işler
• İzinli veya raporlu personel durumu

Özellikle geniş bir bölgede çalışan firmalarda ulaşım süresi görünmeyen en büyük kapasite kayıplarından biridir. Bir teknisyenin günlük sekiz saatlik mesaisinin iki veya üç saatini araç kullanarak geçirmesi, bakım kapasitesinin ciddi biçimde azalmasına neden olabilir.

Bakım Planı Oluştururken Gerçek Kapasite Nasıl Hesaplanır?

Bakım programına tüm çalışma saatlerini doldurmak doğru değildir. Çünkü asansör sektöründe günün tamamı önceden planlanamaz. Arıza çağrıları, acil müdahaleler, yedek parça temini, bina yöneticisiyle görüşme veya beklenmeyen teknik problemler günlük programı değiştirebilir.

Bu nedenle önce brüt kapasite, ardından kullanılabilir saha kapasitesi hesaplanmalıdır.

Örneğin bir bakım ekibinin ayda 22 gün çalıştığını ve günlük ortalama 7 saatinin sahada kullanılabildiğini düşünelim:

22 gün x 7 saat = 154 ekip-saat

Bu sürenin tamamını periyodik bakımla doldurmak yerine arıza ve beklenmeyen işler için yüzde 20-30 arasında bir kapasite bırakılması daha sağlıklı olabilir. Oran, firmanın kendi arıza istatistiklerine göre belirlenmelidir.

Yüzde 25 rezerv bırakılan örnekte:

154 saat x %75 = 115,5 saat planlanabilir bakım kapasitesi

Bir bakım noktasının ulaşım dahil ortalama 60 dakika aldığı varsayılırsa söz konusu ekip için yaklaşık 115 bakım ziyareti planlanabilir. Ancak bu rakam sektör standardı değildir. İstanbul'un yoğun trafiğinde, küçük bir Anadolu ilçesinde veya birbirine yakın sitelerin bulunduğu bir bölgede sonuç tamamen değişebilir.

En doğru yöntem, firmanın son birkaç aylık gerçek saha verilerinden kendi ortalamasını çıkarmaktır.

Planlama Unsuru	Hatalı Yaklaşım	Daha Sağlıklı Yaklaşım
Günlük kapasite	Teknisyene mümkün olan en fazla bina vermek	Ulaşım ve arıza rezervi dahil gerçekçi kapasite belirlemek
Bakım süresi	Her asansörü aynı süre kabul etmek	Asansör tipi ve geçmişine göre süre tahmini yapmak
Rota	Binaları sırayla listelemek	Yakın lokasyonları aynı gün ve ekipte toplamak
Arıza payı	Takvimi yüzde 100 doldurmak	Beklenmeyen işler için boş kapasite bırakmak
Personel dağılımı	Asansörleri eşit sayıda bölmek	İş yükünü süre ve lokasyona göre bölmek
Takip	Ay sonunda eksik bakımları aramak	Geciken ve yaklaşan bakımları günlük izlemek

Periyodik Bakım ile Yıllık Periyodik Kontrolü Karıştırmamak Gerekir

Planlama yapılırken sık karşılaşılan hatalardan biri, aylık bakım ile yıllık periyodik kontrol kavramlarının aynı işlem gibi değerlendirilmesidir.

Bakım, yetkili servis tarafından asansörün güvenli ve sürekli çalışmasını sağlamak amacıyla düzenli olarak gerçekleştirilen faaliyetlerdir. Türkiye'deki uygulamada bina sorumlusunun asansörün bakımını ayda bir kez yaptırması gerekir.

Periyodik kontrol ise A tipi muayene kuruluşu tarafından gerçekleştirilen ayrı bir süreçtir ve yılda en az bir defa yapılır. Kontrol sonucunda asansörler kusursuz, hafif kusurlu, kusurlu veya güvensiz olarak değerlendirilerek sırasıyla yeşil, mavi, sarı veya kırmızı bilgi etiketiyle sınıflandırılır. Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı da aylık bakım ile yıllık periyodik kontrol yükümlülüklerini ayrı süreçler olarak açıklamaktadır. ([Sanayi Bakanlığı][1])

Bakım firmasının planında bu iki süreç birbirinden ayrılmalıdır. Özellikle sarı veya kırmızı etiket sonrasında yapılacak düzeltmeler, revizyon çalışmaları veya takip kontrolüne hazırlık işlemleri teknisyen kapasitesini normal bakım programının dışına çıkarabilir.

Örneğin ayın 15'inde sekiz farklı binanın kontrol sonrası düzeltme işi ortaya çıkarsa, teknisyenlerin bakım programı daha önce yüzde 100 doluysa bu işler doğrudan gecikmeye neden olur.

Bu nedenle bakım takviminin yanında revizyon ve kontrol sonrası işlem kapasitesi de düşünülmelidir.

Bölge Bazlı Planlama Teknisyen Verimliliğini Artırır

Bir bakım firmasının aynı ay içinde yüzlerce bakım gerçekleştirmesi gerekiyorsa en büyük kazanımlardan biri bölgesel planlamadan gelir.

Örneğin Ankara'da çalışan bir firmanın aynı teknisyene sabah Çankaya, öğlen Yenimahalle ve ardından Gölbaşı'nda bakım vermesi teknik açıdan mümkün olsa bile operasyon açısından verimsizdir. Aynı bölgedeki binaların belirli günlerde gruplanması ulaşım süresini azaltır.

Pratik bir bölge planı şu şekilde kurulabilir:

1. Tüm bakım noktalarını ilçe veya servis bölgesine göre gruplayın.
2. Her bölgedeki aylık toplam bakım sayısını çıkarın.
3. Ortalama bakım ve ulaşım süresini hesaplayın.
4. Bölgeleri ekiplerin aylık kapasitesiyle eşleştirin.
5. Aynı cadde, mahalle veya site içerisindeki bakımları mümkün olduğunca aynı güne alın.
6. Günün tamamını doldurmayarak arıza müdahaleleri için kapasite bırakın.
7. Haftalık olarak gerçekleşen ve planlanan bakım sürelerini karşılaştırın.

Buradaki kritik nokta, rotayı yalnızca kilometreye göre değerlendirmemektir. Beş kilometrelik şehir merkezi yolculuğu bazı saatlerde 30 dakika sürebilirken, şehir dışındaki 20 kilometrelik bir güzergâh aynı sürede tamamlanabilir.

Bu nedenle saha ekibinin gerçek deneyimi planlamaya dahil edilmelidir.

Sabit Bölge mi, Dinamik Bölge mi?

Bazı firmalar her teknisyeni belirli bir bölgeden sorumlu tutar. Bu yöntemin avantajı, teknisyenin binaları ve yöneticileri tanımasıdır.

Ancak kapasite farkı büyüdüğünde bölge sınırlarını tamamen sabit tutmak sorun oluşturabilir. Bir bölgede 140 bakım, diğer bölgede 80 bakım bulunuyorsa teknisyen sayısını eşit dağıtmak mantıklı değildir.

Daha sağlıklı model, ana sorumluluk bölgeleri belirlemek ancak yoğunluk oluştuğunda ekipler arasında geçici kapasite aktarabilmektir.

Bakım Takviminde Arıza Kapasitesi Nasıl Korunur?

Bakım firmalarının en sık yaptığı planlama hatalarından biri, teknisyenlerin bütün ayını önceden bakımlarla doldurmaktır.

Asansör arızalarının tamamını önceden tahmin etmek mümkün değildir. Ancak geçmiş kayıtlar kullanılarak yaklaşık bir kapasite ihtiyacı hesaplanabilir.

Örneğin firma son üç ayda aylık ortalama:

• 320 periyodik bakım,
• 75 arıza müdahalesi,
• 12 tekrar arıza,
• 18 küçük onarım veya parça değişimi

gerçekleştirmişse, gelecek ay planı yalnızca 320 bakıma göre kurulamaz.

Özellikle geçmişte sık arıza veren asansörlerin bulunduğu bölgelerde daha fazla boş kapasite bırakılabilir.

Burada arıza başına ortalama müdahale süresi önemli bir KPI'dır. Firma yalnızca arıza sayısını değil, bu arızaların teknisyenlerden toplam kaç saat aldığını takip etmelidir.

Örneğin 50 adet ortalama 20 dakikalık müdahale ile 50 adet iki saatlik müdahale aynı kapasiteyi tüketmez.

Bu nedenle iyi bir planlama sisteminde sayıdan çok zaman bazlı iş yükü dikkate alınmalıdır.

Asansör Periyodik Bakım Planlama Programı Ne Sağlar?

Excel tablosuyla bakım tarihlerini takip etmek mümkündür. Ancak Excel genellikle tarihin kendisini gösterir; teknisyen kapasitesi, tamamlanmayan işler, rota yoğunluğu, bakım geçmişi ve saha hareketlerini birlikte yönetmek zorlaşır.

Bir asansör periyodik bakım planlama programı kullanıldığında firma şu soruların cevabını daha kolay görebilir:

• Bu ay kaç bakım yapılması gerekiyor?
• Hangi bakımlar henüz planlanmadı?
• Hangi teknisyenin iş yükü daha yüksek?
• Hangi bölgede bakım yoğunluğu oluşuyor?
• Geciken bakım var mı?
• Bir teknisyen izin aldığında işleri kime aktaracağız?
• Hangi günlerde arıza için yeterli boş kapasite bulunuyor?
• Aynı bölgedeki işler tek rotada birleştirilebilir mi?
• Yapılan bakımın kaydı ve geçmiş işlemleri nerede tutuluyor?

Örneğin Asansorex gibi asansör bakım takip yazılımlarında bakım planlarının, bina ve asansör kayıtlarının, teknisyen görevlerinin ve gerçekleşen saha işlemlerinin aynı sistemde tutulması; ofis ile saha arasındaki bilgi dağınıklığını azaltabilir.

Buradaki amaç teknisyeni sürekli daha fazla işe yönlendirmek değildir. Tam tersine, ekibin kaldırabileceği gerçek iş miktarını görmek ve aşırı yüklenmeyi engellemektir.

Kapasite Alarmı Mantığı

Firma kendi operasyonuna göre basit kapasite sınırları belirleyebilir.

Örneğin:

• Yüzde 0-70: Normal kapasite
• Yüzde 70-85: Yoğun
• Yüzde 85-95: Kritik yoğunluk
• Yüzde 95 üzeri: Yeni iş eklenmeden önce plan tekrar değerlendirilmeli

Bu oranlar yasal veya sektörel zorunluluk değildir. Firmanın kendi çalışma düzenine göre oluşturabileceği operasyonel eşiklerdir.

Ama bu yaklaşım önemli bir problemi erkenden görünür hale getirir. Ayın son haftasında 40 bakımın hâlâ yapılmadığını fark etmek yerine, yoğunluk ayın başında görülebilir.

Dengeli Bakım Planının Firma ve Bina Yöneticisine Etkisi

Doğru kapasite planlamasının faydası yalnızca teknisyenin daha az kilometre yapması değildir.

Firma açısından:

• Fazla mesai ihtiyacı azalabilir.
• Yakıt ve araç maliyetleri daha kontrollü hale gelir.
• Geciken bakım sayısı düşebilir.
• Personel üzerindeki aşırı iş yükü azalır.
• Arıza müdahaleleri için ekip bulunabilir.
• Yeni bakım sözleşmesi alınırken gerçek kapasite görülebilir.

Teknisyen açısından:

• Günlük program daha öngörülebilir olur.
• Gereksiz şehir içi hareket azalır.
• Bakımların aceleye gelme riski düşer.
• Hangi binaya ne zaman gidileceği daha net olur.

Bina yöneticisi açısından ise sonuç daha düzenli hizmettir. Bakım tarihinin sürekli değişmemesi, teknisyenin binaya hazırlıklı gelmesi ve önceki bakım kayıtlarına ulaşabilmesi hizmet kalitesini doğrudan etkiler.

Özellikle bakım portföyü büyüyen firmalar için bu konu önemlidir. 100 asansörlük sistemi 500 asansöre taşımanın yolu teknisyenlere beş kat daha fazla iş vermek değil, operasyonu ölçeklenebilir hale getirmektir.

Sıkça Sorulan Sorular

Asansör bakımı ne sıklıkla yapılmalıdır?

Türkiye'deki mevcut uygulamada bina sorumlusu, asansörün bakımının ayda bir kez yapılmasını sağlamakla yükümlüdür. Yıllık periyodik kontrol ise ayrı bir işlemdir ve A tipi muayene kuruluşu tarafından yılda en az bir kez gerçekleştirilir. ([Sanayi Bakanlığı][1])

Bir teknisyen günde kaç asansör bakımı yapabilir?

Her firma için geçerli sabit bir sayı vermek doğru değildir. Asansör tipi, bakımın kapsamı, binalar arasındaki mesafe, trafik, teknisyenin çalışma süresi ve arıza yoğunluğu dikkate alınmalıdır. En doğru kapasite, firmanın geçmiş saha verilerinden hesaplanır.

Bakım takvimini yüzde 100 doldurmak doğru mudur?

Genellikle operasyon açısından risklidir. Arıza, acil müdahale, tekrar ziyaret ve beklenmeyen teknik işler için belirli miktarda kapasite bırakılması daha sağlıklı bir saha planı oluşturur.

Excel ile ekip kapasitesi takip edilebilir mi?

Küçük bakım portföylerinde temel takip yapılabilir. Ancak ekip, bina ve bakım sayısı büyüdükçe rota, gerçekleşen iş, geciken bakım, arıza kapasitesi ve teknisyen iş yükünü aynı anda takip etmek zorlaşır.

Bakım rotası oluştururken en önemli kriter nedir?

Sadece bina sayısı değil, toplam zaman dikkate alınmalıdır. Bakım süresi ile binalar arasındaki ulaşım süresi birlikte hesaplanmalıdır.

Yeni teknisyen alınması gerektiği nasıl anlaşılır?

Mevcut ekiplerin kapasitesi sürekli yüzde 90-100 seviyesinde çalışıyor, bakımlar sonraki günlere taşıyor, arıza müdahalesi için personel bulunamıyor ve fazla mesai kalıcı hale geliyorsa personel kapasitesinin yeniden değerlendirilmesi gerekir. Önce rota ve iş dağılımındaki verimsizlikler giderilmeli, ardından gerçek kapasite açığı ölçülmelidir.

Özet

Asansör periyodik bakım planlamasında hedef, teknisyenlere mümkün olan en fazla işi vermek değil; bakım, ulaşım, arıza ve beklenmeyen saha işlerini hesaba katarak sürdürülebilir bir kapasite oluşturmak olmalıdır. Bunun için bakım noktalarını bölgelere ayırmak, ortalama işlem sürelerini ölçmek, arıza için boş kapasite bırakmak ve teknisyenlerin gerçekleşen iş yükünü düzenli olarak takip etmek gerekir.

Portföy büyüdükçe manuel takvimler bu dengeyi korumakta zorlanabilir. Asansorex gibi bakım planlama ve takip çözümleri; bakım tarihlerini, saha ekiplerini ve gerçekleşen işlemleri tek yerde izleyerek firmanın kapasiteyi daha erken görmesine ve planını buna göre düzenlemesine yardımcı olabilir.