Asansör Periyodik Bakım Programı ile Denetim Hazırlığı

İÇERİK

Asansörün periyodik kontrol tarihinin yaklaşması, bakım firması açısından yalnızca takvimdeki bir günü takip etmek anlamına gelmez. Son bakım kayıtlarının kontrol edilmesi, daha önce tespit edilen eksiklerin kapatılması, teknik belgelerin ulaşılabilir olması, bina sorumlusuyla iletişim kurulması ve sahadaki asansörün gerçekten kontrol gününe hazırlanması gerekir. Bu süreç yüzlerce asansörün bakımını yapan bir firmada Excel dosyaları, WhatsApp mesajları ve teknisyenlerin kişisel notları üzerinden yürütüldüğünde ciddi takip açıkları oluşabilir.

Bir asansör periyodik bakım programı, denetimden birkaç gün önce başlayan telaşı sürekli ve izlenebilir bir hazırlık sürecine dönüştürür. Amaç yalnızca kontrol günü belge gösterebilmek değil; bakım geçmişinin düzenli tutulduğu, açık eksiklerin önceden görüldüğü ve teknisyenin hangi asansörde ne yapacağını bildiği sürdürülebilir bir sistem kurmaktır.

Periyodik Bakım ile Periyodik Kontrol Aynı Şey Değildir

Denetim hazırlığındaki ilk önemli konu, iki kavramın birbirinden ayrılmasıdır. Periyodik bakım, asansörün güvenli ve çalışır durumda tutulması amacıyla yetkili servis tarafından gerçekleştirilen bakım faaliyetidir. Asansör İşletme ve Bakım Yönetmeliği'ndeki tanımda bakımın periyodik olarak ayda en az bir defa yürütülen işlemleri kapsadığı belirtilmektedir. ([Sanayi Bakanlığı][1])

Periyodik kontrol ise bakım firmasının kendi yaptığı bakım kontrolü değildir. Asansör Periyodik Kontrol Yönetmeliği kapsamında ilgili idare ile protokolü bulunan A tipi muayene kuruluşu tarafından gerçekleştirilen bağımsız kontroldür. Bakanlığın bilgilendirmesine göre asansör periyodik kontrollerinin yılda en az bir defa yaptırılması gerekir. ([Sanayi Bakanlığı][2])

Dolayısıyla bakım firmasının görevi, kontrolü kendisi yapıyormuş gibi davranmak değil; bakım sorumluluğundaki asansörü teknik açıdan düzenli tutmak ve kontrol tarihinden önce bilinen eksikleri mümkün olduğunca gidermektir.

Pratikte iyi bir sistem şu üç takvimi birbirinden ayrı takip eder:

• Aylık periyodik bakım tarihleri
• Önceki kontrol raporundan kalan uygunsuzlukların takip tarihleri
• Bir sonraki periyodik kontrol tarihi

Bu üç tarih aynı ekranda görülebildiğinde firma sahibi yaklaşan riskleri çok daha erken fark edebilir.

Denetimden Önce Hangi Kayıtlar Kontrol Edilmeli?

Periyodik kontrol yaklaşırken teknisyeni doğrudan sahaya göndermek çoğu zaman yeterli değildir. Önce asansörün geçmişine bakmak gerekir. Çünkü bugünkü durumun önemli bir bölümü önceki bakım ve arıza kayıtlarından anlaşılabilir.

Örneğin son üç ayda aynı kapı kilidi problemi dört defa arıza kaydına dönüştüyse bu durum basit bir arıza geçmişinden daha fazlasını ifade eder. Tekrarlayan sorunun kök nedeni incelenmeden yalnızca geçici müdahale yapılmış olabilir.

Denetim öncesi incelenmesi faydalı olan temel kayıtlar şunlardır:

1. Son aylara ait bakım formları
2. Son periyodik kontrol raporu
3. Raporda belirtilen uygunsuzluklar
4. Uygunsuzluklar için yapılan düzeltme işlemleri
5. Açık durumdaki arıza kayıtları
6. Tekrarlayan arıza geçmişi
7. Yapılan parça değişiklikleri
8. Teknisyen tarafından bırakılmış teknik notlar
9. Planlanmış ancak tamamlanmamış işler
10. Bir sonraki kontrol ve bakım tarihleri

Kağıt formlar kullanılıyorsa bu bilgileri toplamak için klasörlerin incelenmesi gerekebilir. Dijital sistemde ise aynı asansörün bakım, arıza ve işlem geçmişinin tek kayıt altında bulunması hazırlık süresini önemli ölçüde azaltır.

Asansorex gibi bir bakım takip yazılımında bakım ve arıza geçmişinin asansör bazında tutulması, kontrol yaklaşırken hangi cihazda açık iş bulunduğunu daha hızlı görmeye yardımcı olabilir. Böylece teknisyen yalnızca genel bir kontrol yapmak yerine geçmiş verilere göre hazırlanabilir.

Periyodik Kontrol Öncesi Hazırlık Listesi Nasıl Oluşturulur?

Her asansör aynı özellikte değildir. Hidrolik sistem ile elektrikli tahrik sistemi, makine daireli yapı ile makine dairesiz yapı veya eski tesis ile yeni tesis arasında kontrol edilmesi gereken teknik ayrıntılar değişebilir. Bu nedenle tek tip listeyi hiçbir ayrım yapmadan bütün asansörlere uygulamak doğru yaklaşım değildir.

Buna rağmen firma içinde standart bir denetim öncesi hazırlık kontrol listesi oluşturmak operasyon disiplinini ciddi biçimde artırır.

Kontrol alanı	Denetim öncesi yapılacak işlem	Kayıt yöntemi
Bakım geçmişi	Son bakımın tamamlandığını doğrula	Dijital bakım formu
Önceki uygunsuzluklar	Açık maddeleri kontrol et	Uygunsuzluk kaydı
Kapılar ve kilitler	Çalışma ve gözle görülür sorunları incele	Kontrol listesi
Kabin	Aydınlatma, butonlar ve genel durumu kontrol et	Bakım formu
Alarm/haberleşme	Çalışma durumunu doğrula	Test kaydı
Kat seviyelemesi	Durak seviyelerini gözlemle	Teknik not
Makine ve ekipman	Görsel ve işlevsel bakım kontrollerini yap	Bakım kaydı
Arıza geçmişi	Tekrarlayan sorunları incele	Arıza raporu
Teknik belgeler	Gerekli kayıtların ulaşılabilirliğini kontrol et	Dijital dosya
Bina iletişimi	Kontrol tarihi ve gerekli erişimi teyit et	Hatırlatma/görev

Burada önemli nokta, kontrol listesinin yalnızca teknisyenin ekranda işaretlediği kutulardan oluşmamasıdır. Kritik görülen bir eksik tespit edildiğinde bunun ayrıca görev haline getirilmesi gerekir.

Örneğin teknisyen:

“Kabin kapısı kapanırken sürtme mevcut, ayar yapılmalı.”

notu bırakıyorsa bu kayıt yalnızca bakım formunun içinde kaybolmamalıdır. Sorumlu personel, hedef tarih ve işlem durumu bulunan açık bir işe dönüştürülmelidir.

Etiket Sonucuna Değil Uygunsuzluk Yönetimine Odaklanın

Periyodik kontroller sonucunda asansörlere güvenlik seviyesini gösteren yeşil, mavi, sarı veya kırmızı bilgi etiketleri iliştirilmektedir. Bakanlığın bilgilendirmesinde yeşil etiket kusursuz, kırmızı etiket ise güvensiz sınıfını ifade eder; kırmızı etiketli asansörün güvenli hale getirilmesi için 60 günlük süre öngörülmektedir. Sarı etiket ise kusurlu sınıfındaki asansörü ifade eder ve ilgili düzeltmeler için 120 günlük süre bulunmaktadır. ([Sanayi Bakanlığı][2])

Bakım firmasının operasyon açısından yapması gereken yalnızca “hangi renk etiket geldi?” sorusunu takip etmek değildir. Asıl takip edilmesi gereken konu hangi uygunsuzlukların neden oluştuğu, kime atandığı ve ne zaman kapatıldığıdır.

Örneğin bir raporda beş uygunsuzluk bulunduğunu düşünelim. Bunların:

• ikisi ayar işlemi,
• biri elektriksel müdahale,
• biri parça değişimi,
• biri bina yönetiminin yaptırması gereken fiziki düzenleme

gerektiriyor olabilir.

Beş maddenin tamamını aynı teknisyene “hallet” şeklinde göndermek iyi bir süreç değildir.

Daha doğru yöntem şudur:

1. Uygunsuzluğu ayrı kayıt haline getirin

Her madde ayrı takip edilmelidir.

2. Sorumluyu belirleyin

Bakım teknisyeni, elektrik ekibi, revizyon ekibi veya bina sorumlusu gibi ilgili taraf netleştirilmelidir.

3. Termin tarihini tanımlayın

Yasal süre son gününe kadar beklemek yerine firma içi daha erken bir hedef tarih belirlenmelidir.

4. Tamamlanma kanıtını kaydedin

Yapılan işlem açıklaması, gerekiyorsa fotoğraf, kullanılan malzeme ve teknisyen notu kayda eklenmelidir.

Bu yöntem sayesinde firma, kontrol sonrasında oluşan işleri de sistematik biçimde yönetebilir.

Denetimden 30 Gün Önce Nasıl Bir Plan Yapılabilir?

Denetim hazırlığını kontrol tarihinden bir gün önce yapmak özellikle yüksek portföylü firmalarda risklidir. Çok sayıda asansörü bulunan işletmeler için aşamalı bir hazırlık modeli daha uygulanabilirdir.

30 gün kala

Yaklaşan periyodik kontroller listelenir. Önceki raporlar ve açık işler incelenir. Parça gerektirebilecek konular belirlenir.

15 gün kala

Teknik ön kontrol planlanır. Teknisyen sahada detaylı bakım yapar ve görülen eksikleri sisteme işler.

7 gün kala

Açık görevler yeniden kontrol edilir. Tamamlanmamış işler için sorumlulara hatırlatma yapılır.

2–3 gün kala

Kritik noktalar tekrar doğrulanır. Bina sorumlusuyla kontrol günü, erişim ve gerekli organizasyon teyit edilir.

Kontrol günü

Asansörün ilgili kayıtları ulaşılabilir durumda tutulur. Gerektiğinde teknik geçmiş hızlı şekilde görüntülenebilir.

Bu sistem özellikle 300–500 asansörlük portföylerde fark yaratır. Çünkü hangi cihazın kontrolünün yaklaşmakta olduğunu personelin hafızasından takip etmek sürdürülebilir değildir.

Bakım Programı Denetim Sürecindeki Hataları Nasıl Azaltır?

Bir periyodik bakım programının asıl değeri yalnızca bakım tarihi hatırlatması değildir. Yazılımın denetim hazırlığında işe yarayabilmesi için bakım, arıza, görev ve geçmiş kayıtları birbirine bağlaması gerekir.

Örneğin 400 asansör bakımında olan bir firmayı düşünelim. Aynı ay içinde 35 asansörün periyodik kontrolü yaklaşmış olsun. Excel kullanıldığında firma şu soruların cevabını ayrı ayrı araştırmak zorunda kalabilir:

• Hangilerinin son bakımı tamamlandı?
• Hangilerinde açık arıza var?
• Önceki kontrolden kalan eksik bulunuyor mu?
• Hangi teknisyen sorumlu?
• Parça bekleyen cihaz var mı?
• Bina yöneticisine bilgi verildi mi?

Dijital sistemde amaç bu bilgileri birbirinden bağımsız dosyalarda değil, asansörün geçmişi altında tutmaktır.

Firma açısından faydalı bir denetim ekranında en azından şu bilgiler görülebilmelidir:

• Yaklaşan kontrol tarihi
• Son bakım tarihi
• Son bakım teknisyeni
• Açık görev sayısı
• Açık arıza durumu
• Önceki kontrol sonucu
• Tamamlanmamış uygunsuzluklar
• Son yapılan teknik işlemler

Bu yapı firma sahibinin yüzlerce bakım kaydını tek tek incelemek yerine yalnızca riskli asansörlere odaklanmasını sağlar.

Denetim Hazırlığında En Sık Yapılan Hatalar

Teknik ekip güçlü olsa bile süreç yönetimindeki küçük eksikler kontrol öncesinde gereksiz stres oluşturabilir.

En sık görülen hatalardan biri bakım yapıldığı halde kaydın tamamlanmamasıdır. Teknisyen sahada işi gerçekleştirir fakat bakım formu eksik kalır. Aylar sonra geçmiş incelendiğinde yapılan işlem ispatlanamaz veya ayrıntısı hatırlanamaz.

İkinci hata, önceki kontrol raporunun yalnızca PDF olarak saklanmasıdır. Rapor klasörde durur fakat içindeki uygunsuzluklar ayrı görevlere dönüştürülmez.

Üçüncü hata ise tüm hazırlığın son haftaya bırakılmasıdır. Parça tedariki veya revizyon gerektiren bir konu varsa birkaç günlük süre yeterli olmayabilir.

Diğer yaygın hatalar şunlardır:

• Tekrarlayan arızaları incelememek
• Bakım formunda çok genel açıklamalar kullanmak
• Tamamlanmamış işi kapatılmış göstermek
• Bina sorumlusunun yapacağı işleri takip etmemek
• Kontrol tarihlerini kişisel takvimlerde tutmak
• Teknisyen değiştiğinde geçmiş bilginin kaybolması
• Fotoğraf ve teknik notları WhatsApp konuşmalarında bırakmak
• Kontrol sonrası uygunsuzlukları sistematik olarak takip etmemek

İyi bir kayıt sistemi teknisyenin işini zorlaştırmamalıdır. Sahada birkaç dakikada tamamlanabilecek kadar pratik, ancak gerektiğinde geçmişe dönüldüğünde yeterli ayrıntıyı sunacak kadar düzenli olmalıdır.

Sıkça Sorulan Sorular

Asansör periyodik bakım programı denetim sonucunu garanti eder mi?

Hayır. Yazılım bir asansörün teknik olarak uygun olduğuna karar veremez ve A tipi muayene kuruluşunun yaptığı kontrolün yerini tutmaz. Programın görevi bakım kayıtlarını, açık işleri ve hazırlık sürecini düzenlemektir.

Periyodik bakım ile periyodik kontrol arasındaki temel fark nedir?

Periyodik bakım, asansörün düzenli işletilmesi ve teknik durumunun korunması amacıyla yetkili servis tarafından gerçekleştirilen bakım faaliyetidir. Periyodik kontrol ise bağımsız A tipi muayene kuruluşu tarafından gerçekleştirilen kontrol sürecidir. ([Sanayi Bakanlığı][1])

Kontrol hazırlığı ne zaman başlamalı?

Teknik durum ve önceki rapora göre süre değişebilir. Genel uygulamada kontrol tarihinden birkaç hafta önce kayıtların ve açık işlerin incelenmesi faydalıdır. Parça veya revizyon ihtimali bulunan cihazlarda daha erken hazırlık yapılmalıdır.

Önceki kontrol raporu neden sisteme kaydedilmelidir?

Çünkü yalnızca raporun kendisini arşivlemek yeterli değildir. Rapordaki uygunsuzlukların takip edilebilir işlere dönüştürülmesi, sorumlularının belirlenmesi ve tamamlanma durumlarının izlenmesi gerekir.

Fotoğraflı bakım kaydı gerekli midir?

Her işlem için fotoğraf zorunluluğu olduğu şeklinde genel bir kural koymak doğru değildir. Ancak kritik bir düzeltmenin öncesini ve sonrasını belgelemek, firma içi takip ve teknik geçmiş açısından oldukça faydalıdır.

Asansorex denetim hazırlığında nasıl kullanılabilir?

Asansorex üzerinden bakım, arıza, teknisyen işlemleri ve asansör geçmişinin dijital olarak takip edilmesi; yaklaşan işleri ve açık kayıtları tek yerde görmeyi kolaylaştırabilir. Böylece denetim hazırlığı kişilerin hafızasına veya dağınık dosyalara bağlı kalmaz.

Özet

Asansör periyodik bakım programı ile denetim hazırlığı, kontrol tarihini takvime yazmaktan çok daha kapsamlı bir süreçtir. Sağlıklı bir sistem; aylık bakım kayıtlarını, önceki uygunsuzlukları, arıza geçmişini, açık görevleri ve yaklaşan kontrol tarihlerini birlikte ele almalıdır.

Bakım firması açısından en doğru yöntem, denetimden birkaç gün önce bütün eksikleri toplamaya çalışmak yerine her bakımda güncel kayıt tutmak ve yaklaşan kontroller için aşamalı hazırlık yapmaktır. Böylece teknisyen hangi asansörde neye dikkat edeceğini bilir, firma sahibi açık işleri görebilir ve bina sorumlusu zamanında bilgilendirilebilir.