Asansör Periyodik Bakım Programında Çoklu Ekip Yönetimi

İÇERİK

Asansör bakım firması birkaç teknisyenle çalışırken aylık bakım planını telefon, Excel veya basit bir takvim üzerinden yürütmek mümkün olabilir. Ancak portföy büyüyüp aynı gün içinde birden fazla bakım ekibi sahaya çıktığında işin yapısı tamamen değişir. Artık temel soru yalnızca “Bugün hangi asansörlerin bakımı yapılacak?” değildir. Hangi ekip hangi bölgede çalışacak, teknisyen başına kaç bakım düşecek, geciken işler kim tarafından tamamlanacak ve ekiplerden biri arızaya yönlendirildiğinde program nasıl yeniden dengelenecek? soruları öne çıkar.

Bu nedenle çoklu ekip kullanan firmalarda bir asansör periyodik bakım programı, basit bir dijital takvimden daha fazlasını sağlamalıdır. Program; ekip kapasitesini, bakım tarihlerini, lokasyonları, saha durumlarını ve gerçekleşen işleri birlikte değerlendirebilmelidir. Doğru kurulan sistem hem operasyon sorumlusunun üzerindeki planlama yükünü azaltır hem de teknisyenlerin gün içinde ne yapacağını daha net görmesini sağlar.

Çoklu Ekip Yönetimi Neden Zorlaşır?

Bir bakım firmasının 100 asansörlük portföyü ile 700 asansörlük portföyünü aynı yöntemle yönetmesi mümkün değildir. Asansör sayısı büyüdükçe yalnızca iş sayısı değil, işler arasındaki bağımlılıklar ve istisnalar da artar.

Örneğin dört bakım ekibinin bulunduğu bir firmayı düşünelim. Her ekip iki teknisyenden oluşsun. Ekipler farklı ilçelerde çalışıyor olabilir ancak gün içerisinde şu durumlarla karşılaşılabilir:

• Bir ekip acil arıza nedeniyle planlanan bakımını tamamlayamaz.
• Bir teknisyen izinli olduğu için ekibin kapasitesi düşer.
• Aynı bölgede birbirine yakın beş bakım farklı ekiplere atanmıştır.
• Bir bina yöneticisi bakım tarihinin değiştirilmesini ister.
• Önceki aydan devreden bir bakım yeni aya aktarılır.
• Bir ekip planlanan işlerini erken bitirirken başka ekip geride kalır.
• Kritik bir arıza nedeniyle ekiplerden biri bulunduğu bölgeden ayrılmak zorunda kalır.

Bu olayların her biri küçük görünür. Fakat onlarca teknisyen ve yüzlerce asansör söz konusu olduğunda manuel planlama hızla karmaşık hale gelir.

Çoklu ekip yönetimindeki temel problem çalışan sayısı değil, değişen saha şartlarına göre iş yükünü sürekli yeniden dengeleme ihtiyacıdır.

Bu nedenle bakım programı yalnızca aylık takvimi oluşturmak için değil, plan ile gerçekleşen saha operasyonu arasındaki farkı görmek için kullanılmalıdır.

Bakım Ekipleri Nasıl Planlanmalı?

Çoklu ekip planlamasında yapılan en yaygın hata, her teknisyene yalnızca belirli sayıda bakım dağıtmaktır. Örneğin “Her ekip bugün 10 bakım yapacak” yaklaşımı ilk bakışta dengeli görünür. Ancak işlerin konumu, asansör özellikleri ve ulaşım süresi hesaba katılmadığında bu dağılım gerçekte dengeli olmayabilir.

Bölge Bazlı Planlama

İlk kriter mümkün olduğunca lokasyon olmalıdır. Aynı mahallede veya yakın bölgelerde bulunan asansörlerin aynı ekip üzerinde gruplanması yol süresini azaltır.

Örneğin bir ekipte şu program varsa:

1. Ümraniye'de üç bakım
2. Ataşehir'de iki bakım
3. Kadıköy'de üç bakım
4. Tekrar Ümraniye'de iki bakım

ekip gün içerisinde gereksiz şekilde bölge değiştirebilir.

Bunun yerine Ümraniye portföyünün aynı ekipte veya aynı zaman diliminde gruplanması daha verimli olur.

İş Yükü Bazlı Planlama

Her bakımın aynı sürede tamamlanacağını varsaymak da doğru değildir. Çok yoğun kullanılan bir ticari bina ile düşük trafikli küçük bir apartmanın bakım süresi farklılaşabilir.

Planlama yapılırken genel uygulamada şu unsurlar dikkate alınabilir:

• Asansörün tipi
• Durak sayısı
• Binanın kullanım yoğunluğu
• Önceki bakım süreleri
• Bilinen teknik problemler
• Ekip deneyimi
• Bölgeler arasındaki ulaşım süresi
• Aynı gün ekibe atanmış arıza veya ek işler

Böylece ekipler yalnızca bakım adedi üzerinden değil, gerçek iş yükü üzerinden karşılaştırılabilir.

Çoklu Ekip İçin Örnek Günlük Plan

Aşağıdaki örnek, üç bakım ekibi bulunan bir firmanın günlük dağılımını göstermektedir.

Ekip	Bölge	Planlanan Bakım	Tahmini Saha Süresi	Durum
Ekip 1	Ümraniye	8	6 saat	Normal
Ekip 2	Ataşehir	7	6,5 saat	Normal
Ekip 3	Kadıköy	10	8 saat	Yoğun

Sadece bakım adedine bakıldığında ekipler arasında büyük bir fark görülmeyebilir. Fakat üçüncü ekibin tahmini çalışma süresi sekiz saate ulaşmışsa gün içinde yaşanacak tek bir arıza müdahalesi bile programın sarkmasına neden olabilir.

Operasyon sorumlusu böyle bir durumda üçüncü ekibin iki bakımını ikinci ekibe aktarabilir veya yoğunluğu daha düşük başka bir güne kaydırabilir.

Bu nedenle iyi bir planlama ekranında yalnızca “kaç bakım atandı?” sorusunun değil, “ekibin gerçek kapasitesinin ne kadarı kullanıldı?” sorusunun da cevabı görülebilmelidir.

Ekip Atamalarında Sabit ve Dinamik Model

Asansör bakım firmaları çoklu ekip yönetiminde genellikle iki farklı yöntem kullanır.

Sabit Ekip Modeli

Belirli binalar veya bölgeler sürekli aynı ekibe atanır.

Örneğin:

• Ekip A: Avrupa Yakası kuzey bölgesi
• Ekip B: Avrupa Yakası güney bölgesi
• Ekip C: Anadolu Yakası
• Ekip D: yoğun ticari binalar

Bu modelin avantajı teknisyenlerin binaları ve asansörleri zaman içinde iyi tanımasıdır. Tekrarlayan sorunların fark edilmesi kolaylaşır.

Ancak ekiplerden biri izinli veya yoğun olduğunda sistem esnekliğini kaybedebilir.

Dinamik Ekip Modeli

Bakımlar her ay veya her hafta ekiplerin müsaitlik durumuna göre yeniden dağıtılır.

Bu yöntem özellikle geniş coğrafyada çalışan veya ekip sayısı sık değişen firmalarda avantaj sağlayabilir.

En sağlıklı yaklaşım çoğu zaman ikisinin birleşimidir. Normal şartlarda sabit ekip kullanılır, kapasite sorunu oluştuğunda işler başka ekiplere aktarılır.

Bir asansör periyodik bakım programının bu değişiklikleri kayıt altında tutması önemlidir. Böylece bakımın başlangıçta hangi ekibe planlandığı ve gerçekte hangi ekip tarafından tamamlandığı sonradan görülebilir.

Bakım Programı ile İş Yükü Nasıl Dengelenir?

Ekipler arasındaki iş yükünü dengelemek için yalnızca ay sonunda rapor almak yeterli değildir. Yoğunluk mümkün olduğunca bakım programı oluşturulurken görülmelidir.

Pratik bir planlama süreci şu şekilde kurulabilir:

1. Ay içerisinde bakımı yapılması gereken asansörler belirlenir.
2. Asansörler bölgelere göre gruplanır.
3. Her bölge ilgili ekibe atanır.
4. Günlük ekip kapasitesi kontrol edilir.
5. Aşırı yoğun günlerdeki işler başka günlere veya ekiplere aktarılır.
6. İzin, resmi tatil ve ekip müsaitliği dikkate alınır.
7. Gün içerisinde tamamlanamayan işler tekrar planlanır.
8. Ay sonunda planlanan ve gerçekleşen bakım karşılaştırılır.

Buradaki kritik konu, programın sürekli güncel tutulmasıdır.

Örneğin teknisyen sahada bakımı tamamladığında görev otomatik olarak tamamlanmış görünüyorsa operasyon tarafında ayrıca telefonla “Bakım yapıldı mı?” kontrolü yapılmasına gerek kalmaz.

Asansorex gibi bakım ve saha yönetimini aynı yapıda birleştiren çözümler, bakım planının teknisyene iletilmesi ve sahada tamamlanan işin merkezi kayıtlara yansıması açısından özellikle çoklu ekip kullanan firmalarda süreci kolaylaştırabilir.

Çoklu Ekip Yönetiminde Saha Görünürlüğü

Plan yapmak operasyonun yalnızca ilk yarısıdır. Diğer yarısı planın sahada gerçekten uygulanıp uygulanmadığını takip etmektir.

Örneğin sabah sekizde hazırlanan programda üç ekip için toplam 25 bakım planlanmış olsun. Saat 15.00 olduğunda firma sahibinin veya operasyon sorumlusunun şu bilgileri görebilmesi gerekir:

• Kaç bakım tamamlandı?
• Kaç bakım devam ediyor?
• Kaç bakım henüz başlamadı?
• Hangi ekip planın gerisinde?
• Hangi işler başka güne kaldı?
• Hangi bakım sırasında ek işlem veya arıza tespit edildi?

Bu görünürlük bulunmadığında ekiplerin durumu telefon görüşmeleri üzerinden takip edilir.

“Kaç bina kaldı?”

“Şu apartmana gittiniz mi?”

“Bugünkü işleri yetiştirecek misiniz?”

gibi telefon trafiği hem ofisi hem teknisyenleri yorar.

Dijital bakım programında ise yapılan işlemler sahadan güncellendiği için ekiplerin ilerleme durumu çok daha hızlı kontrol edilebilir.

Teknisyen Performansı ile Ekip Performansı Karıştırılmamalı

Çoklu ekip sistemine geçildiğinde firmalar bazen yalnızca teknisyen başına tamamlanan bakım sayısını performans ölçütü olarak kullanır. Bu yanıltıcı olabilir.

Bir teknisyen günde dokuz bakım yaparken başka biri altı bakım yapmış olabilir. Ancak ikinci teknisyen daha uzak bölgelerde çalışmış, daha karmaşık sistemlere bakım yapmış veya gün içinde bir arızaya müdahale etmiş olabilir.

Bu nedenle performans değerlendirilirken farklı göstergeler birlikte kullanılmalıdır:

• Planlanan bakım sayısı
• Tamamlanan bakım sayısı
• Zamanında tamamlanma oranı
• Tekrar ziyaret gerektiren işler
• Arıza müdahaleleri
• Ortalama iş süresi
• Bölgesel yol yoğunluğu
• Eksik bırakılan bakım formları
• Müşteri veya bina yöneticisinden gelen geri bildirimler

Amaç teknisyenleri yalnızca sayısal olarak karşılaştırmak değil, operasyonun hangi noktada darboğaz yaşadığını görmek olmalıdır.

Çoklu Ekip Yönetiminde Sık Yapılan Hatalar

Her Ekibe Eşit Sayıda Bakım Vermek

Eşit sayı her zaman eşit iş yükü anlamına gelmez. Bölge, mesafe ve teknik zorluk hesaba katılmalıdır.

Arıza Kapasitesini Hesaba Katmamak

Bakım ekipleri bazı firmalarda aynı zamanda arıza çağrılarına da gider. Günlük planın yüzde yüz kapasiteyle doldurulması, tek bir acil arızada tüm programı bozabilir.

Devreden Bakımları Görmezden Gelmek

Ay sonunda tamamlanmayan bakımın yalnızca yeni ayın listesine eklenmesi yeterli değildir. Neden tamamlanmadığı da takip edilmelidir.

Ekip Değişikliklerini Kayıt Altına Almamak

Bir bakım başka ekibe aktarılıyorsa değişikliğin sistemde yapılması gerekir. Aksi halde planlanan ekip ile gerçek uygulama farklı görünür.

Sahayı Telefonla Yönetmek

Telefon ve mesajlaşma uygulamaları anlık iletişim için yararlıdır ancak bakım planının ana kayıt sistemi olmamalıdır. Aksi halde geçmiş işler, değişiklikler ve tamamlanmayan görevler dağınık hale gelir.

Firma Sahibi İçin Hangi Raporlar Önemlidir?

Çoklu ekip kullanan bir firmanın aylık olarak yalnızca toplam bakım sayısına bakması yetersizdir.

Daha faydalı göstergeler şunlardır:

• Ekip bazında planlanan bakım
• Ekip bazında tamamlanan bakım
• Geciken bakım sayısı
• Zamanında tamamlanma oranı
• Bölge bazında iş yoğunluğu
• Günlük ortalama bakım adedi
• Devreden bakım sayısı
• Tekrar planlanan görevler
• Ekip kapasitesi ve gerçekleşen iş yükü

Örneğin Ekip A sürekli olarak ay sonuna 15 bakım bırakıyorsa sorun doğrudan teknisyen performansı olmayabilir. Ekibe atanmış bölgenin fazla geniş olması veya günlük kapasitenin yanlış hesaplanması da buna neden olabilir.

İyi raporlama bu farkı ortaya çıkarmaya yardımcı olur.

Bina Yöneticisi Açısından Çoklu Ekip Yönetiminin Faydası

Çoklu ekip planlaması ilk bakışta yalnızca bakım firmasının iç operasyonuyla ilgili görünür. Ancak bina yöneticisi de doğrudan etkilenir.

Planlama düzgün olduğunda:

• Bakım tarihleri daha düzenli yürütülür.
• Son dakika tarih değişiklikleri azalır.
• Teknisyenin hangi iş için geldiği daha net olur.
• Bakım kayıtları düzenli tutulabilir.
• Geçmiş bakım bilgilerine daha kolay ulaşılabilir.
• Firma ile bina yönetimi arasındaki iletişim daha düzenli hale gelir.

Özellikle yüzlerce binaya hizmet veren firmalarda sistemli planlama, müşteriye verilen hizmetin standartlaşmasına yardımcı olur.

Sıkça Sorulan Sorular

Asansör periyodik bakım programında çoklu ekip nedir?

Çoklu ekip yönetimi, birden fazla teknisyen grubunun bakım görevlerinin aynı planlama sistemi üzerinden oluşturulması, dağıtılması ve takip edilmesidir. Her ekip için ayrı görev listeleri oluşturulabilir ve tamamlanan işler merkezi olarak izlenebilir.

Bakım görevleri ekipler arasında nasıl dağıtılmalıdır?

Yalnızca bakım sayısına göre değil; bölge, ulaşım süresi, ekip kapasitesi, asansör özellikleri ve mevcut iş yoğunluğuna göre dağıtım yapılması daha sağlıklıdır.

Her bina için sabit bakım ekibi kullanmak gerekir mi?

Zorunlu değildir. Ancak aynı ekibin belirli binaları düzenli ziyaret etmesi, asansörün geçmişini tanıma açısından avantaj sağlayabilir. Yoğunluk durumunda işlerin farklı ekiplere aktarılabilmesi de önemlidir.

Arıza işleri bakım planını nasıl etkiler?

Bakım ekibi aynı zamanda arızalara müdahale ediyorsa acil çağrılar günlük programı geciktirebilir. Bu nedenle plan yapılırken belirli bir operasyonel esneklik bırakılması yararlıdır.

Çoklu ekip kullanımında hangi metrik takip edilmelidir?

Planlanan ve tamamlanan bakım sayısı, geciken işler, ekip başına iş yükü, zamanında tamamlanma oranı, tekrar planlanan görevler ve bölgesel yoğunluk birlikte değerlendirilmelidir.

Asansör bakım yazılımı çoklu ekip yönetimini kolaylaştırır mı?

Doğru yapılandırılmış bir yazılım; bakım görevlerinin ekip bazında atanması, sahadan tamamlanması ve gerçekleşen işlerin takip edilmesini kolaylaştırabilir. Asansorex gibi saha ve bakım süreçlerini birlikte yöneten sistemler özellikle portföy ve ekip sayısı büyüdükçe manuel koordinasyon ihtiyacını azaltmaya yardımcı olabilir.

Özet

Asansör bakım firmasında ekip sayısı arttıkça operasyonu yalnızca aylık bakım listesi üzerinden yönetmek yeterli olmaz. Bölge, ekip kapasitesi, bakım yoğunluğu, saha gerçekleşmeleri ve beklenmeyen arızalar aynı plan içerisinde değerlendirilmelidir.

Başarılı çoklu ekip yönetiminin amacı her teknisyene eşit sayıda iş vermek değil, mevcut kaynaklarla bakım portföyünü mümkün olduğunca dengeli ve öngörülebilir biçimde yönetmektir. Bunun için bakım görevlerinin planlanması, teknisyenlere aktarılması, sahada tamamlanması ve geciken işlerin yeniden programlanması birbirinden kopuk süreçler olmamalıdır.

Portföy büyüdükçe Excel, telefon ve mesajlaşma üzerinden yapılan koordinasyon daha fazla zaman almaya başlar. Asansorex gibi bir asansör bakım takip yazılımıyla ekiplerin bakım planlarını ve sahada tamamlanan işleri ortak bir sistemde tutmak, çoklu ekip operasyonunun daha düzenli yönetilmesine katkı sağlayabilir.