Asansör Periyodik Bakım Programında Şube Bazlı Takvim

İÇERİK

Bir asansör bakım firması 50–100 asansörlük tek bir bölgede çalışırken bakım takvimini yönetmek görece kolaydır. Portföy büyüyüp ikinci veya üçüncü şube açıldığında ise aynı yöntemler kısa sürede yetersiz kalmaya başlar. İstanbul Avrupa Yakası, Anadolu Yakası, Kocaeli ve Bursa gibi farklı operasyon bölgelerinde çalışan ekipleri tek bir bakım listesi üzerinden takip etmek; hangi şubenin ne kadar yoğun olduğunu, hangi teknisyenin kapasitesinin dolduğunu ve hangi bakımların gecikme riski taşıdığını görmeyi zorlaştırır.

Bu nedenle asansör periyodik bakım programında şube bazlı takvim, yalnızca işleri farklı klasörlere ayırmak anlamına gelmez. Doğru kurulduğunda şirketin bakım kapasitesini bölgesel olarak ölçmesini, saha ekiplerini dengeli çalıştırmasını ve aylık bakım kapanışlarını daha kontrollü yapmasını sağlar.

Bu yazıda şube bazlı bakım takviminin nasıl kurgulanması gerektiğini, hangi verilerin takip edilmesinin faydalı olduğunu ve birden fazla şubesi olan asansör firmalarının hangi planlama hatalarından kaçınması gerektiğini ele alacağız.

Şube Bazlı Bakım Takvimi Neden Gereklidir?

Asansör bakımında temel operasyon tekrarlayan bir döngüye dayanır. Firma bünyesindeki yüzlerce veya binlerce asansörün belirlenen bakım planına göre saha ekiplerine dağıtılması gerekir.

Tek şubeli bir firmada operasyon sorumlusu çoğu zaman bütün teknisyenleri ve bölgeleri yakından tanır. Ancak şube sayısı arttıkça bu kişisel hâkimiyet azalır.

Örneğin bir firmanın portföyü şöyle olsun:

Şube	Asansör Sayısı	Teknisyen Sayısı	Aylık Ortalama Bakım Yükü
İstanbul Avrupa	620	8	78 bakım/teknisyen
İstanbul Anadolu	430	6	72 bakım/teknisyen
Kocaeli	210	3	70 bakım/teknisyen
Bursa	340	4	85 bakım/teknisyen

Sadece toplam rakama bakıldığında şirketin 1.600 asansör ve 21 teknisyenle çalıştığı görülür. Fakat şube bazında incelendiğinde Bursa ekibinin diğer bölgelere göre daha yoğun olduğu hemen fark edilir.

İşte şube bazlı takvimin temel faydası budur: şirket toplamını değil, operasyonun gerçekleştiği gerçek bölgeleri görünür hale getirmek.

Bu ayrım yapılmadığında bazı şubelerde teknisyenler aşırı yoğun çalışırken başka bir şubede kullanılmayan kapasite oluşabilir.

Bakım Takviminde Şube Yapısı Nasıl Kurulmalı?

Şube bazlı planlama yapılırken yalnızca müşteri kayıtlarına bir şube adı eklemek yeterli değildir. Bakım operasyonunun tamamı aynı yapıyla ilişkilendirilmelidir.

En azından şu bilgiler birbiriyle bağlantılı olmalıdır:

• Müşteri
• Bina
• Asansör
• Sorumlu şube
• Bölge veya rota
• Sorumlu teknisyen
• Planlanan bakım tarihi
• Gerçekleşen bakım tarihi
• Bakım durumu
• Gecikme bilgisi
• Bakım formu
• Varsa bakım sırasında oluşan ek işlem veya parça ihtiyacı

Örneğin Gebze'deki bir bina Kocaeli şubesine bağlıysa, bu binanın bakım kayıtları doğal olarak Kocaeli bakım takviminde görünmelidir.

Buna karşılık şirket sahibi veya operasyon yöneticisi ihtiyaç duyduğunda bütün şubeleri birlikte değerlendirebilmelidir.

Şube ve Bölge Aynı Şey Değildir

Burada önemli bir ayrım vardır.

Şube, işletmenin organizasyon yapısını ifade eder.

Bölge veya rota ise saha planlamasını ifade eder.

Örneğin İstanbul Anadolu Şubesi kendi içinde şu bölgelere ayrılabilir:

• Kadıköy
• Ataşehir
• Ümraniye
• Maltepe
• Pendik
• Tuzla

Bu durumda şube bazlı takvim üst seviyedeki operasyonu gösterirken bölge bazlı planlama teknisyenin günlük rotasını belirlemeye yardımcı olur.

Bu iki yapının birbirine karıştırılması ilerleyen dönemde raporlama sorunlarına neden olabilir.

Teknisyen Yükü Şube Bazında Nasıl Dengelenir?

Bakım programında en sık yapılan hatalardan biri teknisyen kapasitesini yalnızca asansör sayısına göre hesaplamaktır.

Oysa 80 asansörlük iki portföy aynı iş yükünü oluşturmayabilir.

Şunlar ciddi fark yaratabilir:

• Binalar arasındaki mesafe
• Trafik yoğunluğu
• Asansörlerin yaşı
• Arıza sıklığı
• Bakım sırasında gereken ortalama süre
• Aynı binadaki asansör sayısı
• Müşterilerin özel ziyaret saatleri
• Teknisyenin aynı gün aldığı arıza çağrıları

Örneğin aynı mahallede bulunan 15 binadaki 30 asansörün bakımıyla, farklı ilçelere dağılmış 30 asansörün bakımı aynı değildir.

Bu nedenle şube yöneticileri yalnızca şu soruyu sormamalıdır:

Bu teknisyende kaç asansör var?

Daha doğru soru şudur:

Bu teknisyenin mevcut rota ve arıza yüküyle ay içerisinde tamamlayabileceği gerçek bakım kapasitesi nedir?

Şube bazlı takvim bu kapasite farkını erken görmeye yardımcı olur.

Aylık Bakım Planı Şubelerde Nasıl Dağıtılmalı?

Ayın ilk iş gününde yüzlerce bakımı teknisyenlere dağıtıp ay sonunu beklemek sağlıklı bir yöntem değildir.

Daha kontrollü bir sistemde aylık plan haftalara bölünmelidir.

Örneğin 400 bakım yapılacak bir şubede basit bir dağılım şöyle olabilir:

1. İlk hafta: 90 bakım
2. İkinci hafta: 105 bakım
3. Üçüncü hafta: 105 bakım
4. Dördüncü hafta: 80 bakım
5. Ay sonu tamponu: 20 bakım kapasitesi

Buradaki tampon kapasite önemlidir. Çünkü saha operasyonunda her şey planlandığı gibi ilerlemez.

Arıza çağrıları gelebilir, teknisyen rapor alabilir, yoğun trafik oluşabilir, müşteri bakım için binaya giriş sağlayamayabilir veya uzun süren bir revizyon işi günlük planı bozabilir.

Takvim yüzde 100 kapasiteyle doldurulduğunda küçük bir aksaklık bile sonraki günlere zincirleme gecikme taşır.

Bu nedenle özellikle yoğun şubelerde planlı boş kapasite bırakmak, verimsizlik değil operasyonel güvenlik payıdır.

Şubeler Arası İş Aktarımı Ne Zaman Yapılmalı?

Çok şubeli firmaların önemli avantajlarından biri gerektiğinde ekipler arasında destek sağlayabilmesidir.

Ancak bu destek plansız yapılırsa bir şubenin sorununu çözerken başka şubenin bakım programı bozulabilir.

Şubeler arası destek şu durumlarda değerlendirilebilir:

• Bir şubede beklenmedik personel eksikliği oluştuğunda
• Aylık bakım gerçekleşme oranı hedefin ciddi biçimde gerisinde kaldığında
• Yeni alınan büyük bir portföy için geçici kapasite gerektiğinde
• Bir bölgede bakım yığılması oluştuğunda
• Resmî tatil veya uzun izin dönemleri yaklaşırken
• Belirli bir bölgede geçici yoğunluk meydana geldiğinde

Örneğin Bursa şubesinde ayın 20'sine gelindiğinde planlanan 260 bakımın yalnızca 180'i tamamlandıysa ciddi bir kapanış riski vardır.

Kocaeli şubesi aynı tarihte planının önündeyse, birkaç günlük geçici ekip desteği değerlendirilebilir.

Burada önemli olan kararın sezgiyle değil takvim verisiyle verilmesidir.

Geciken Bakımlar Şube Bazında İzlenmeli

Şirket genelinde 30 geciken bakım olduğunu bilmek tek başına yeterli değildir.

Bu 30 bakımın hangi şubede biriktiği daha önemlidir.

Örneğin:

• İstanbul Avrupa: 4 gecikme
• İstanbul Anadolu: 3 gecikme
• Kocaeli: 2 gecikme
• Bursa: 21 gecikme

Toplam sayı aynı olsa da operasyonel problem açık biçimde Bursa şubesindedir.

Bu nedenle bakım takip sisteminde en azından şu durumların ayrıştırılması faydalıdır:

• Planlandı
• Yaklaşıyor
• Bugün yapılacak
• Tamamlandı
• Ertelendi
• Gecikti
• İptal edildi veya portföyden çıktı

Özellikle gecikmelerin nedenini de kayıt altında tutmak gerekir.

Örnek gecikme nedenleri:

• Teknisyen yoğunluğu
• Arıza nedeniyle planın kayması
• Müşteriye ulaşılamaması
• Binaya erişim sağlanamaması
• Personel izni
• Araç problemi
• Yanlış planlama

Bir süre sonra bu veriler hangi şubenin yalnızca yoğun olduğunu, hangi şubenin ise planlama problemi yaşadığını göstermeye başlar.

Kağıt veya Excel Takvim Çok Şubeli Yapıda Neden Zorlaşır?

Tek şubede Excel ile hazırlanan bakım listesi bir süre işe yarayabilir.

Ancak şube sayısı arttığında farklı dosyalar ortaya çıkmaya başlar:

istanbul-bakim-agustos.xlsx

kocaeli-bakim-agustos.xlsx

bursa-bakim-agustos-son.xlsx

bursa-bakim-agustos-son-v2.xlsx

Bu noktadan sonra asıl problem Excel'in kendisi değil, verinin parçalanmasıdır.

Bir şube kendi dosyasını güncellerken merkez farklı bir dosyaya bakabilir. Teknisyen başka bir liste kullanabilir. Ay sonunda hangi kaydın güncel olduğu konusunda zaman kaybı oluşabilir.

Asansorex gibi bakım takip yazılımlarında bakım kayıtlarının şube, bina, teknisyen ve tarih ilişkisiyle merkezi tutulması; özellikle birden fazla operasyon bölgesi bulunan firmalarda aylık planın tek kaynaktan takip edilmesini kolaylaştırır.

Bunun pratik sonucu şudur: Firma sahibi genel durumu görebilirken şube sorumluları kendi operasyonlarının günlük takibine odaklanabilir.

Şube Performansında Hangi Göstergeler Takip Edilmeli?

Bakım takvimi yalnızca yapılacak işleri göstermek için kullanılmamalıdır. Aynı zamanda şubenin operasyon kalitesini ölçmelidir.

Takip edilebilecek temel göstergeler şunlardır:

• Planlanan bakım sayısı
• Tamamlanan bakım sayısı
• Gerçekleşme oranı
• Geciken bakım sayısı
• Teknisyen başına bakım adedi
• Günlük ortalama bakım adedi
• Ertelenen bakım sayısı
• Bakım sonrası oluşan arıza çağrıları
• Bölge bazında bakım yoğunluğu
• Ay sonuna kalan bakım sayısı

Özellikle ay sonuna kalan bakım sayısı erken uyarı göstergesi olarak kullanılabilir.

Ayın 25'inde hâlâ toplam bakımların yüzde 25–30'u bekliyorsa ekip üzerinde ciddi bir kapanış baskısı oluşabilir.

Buna karşılık bakımların büyük bölümünün ilk 20–22 gün içerisinde dengeli biçimde tamamlanması, beklenmedik durumlar için hareket alanı bırakır.

Şube Bazlı Takvim Kurarken Yapılan Hatalar

Çok şubeli firmalarda bazı planlama hataları sık görülür.

Her Şubeye Aynı Kapasite Varsayımıyla Yaklaşmak

İki şubenin teknisyen sayısı aynı olsa bile trafik, rota mesafesi ve portföy yapısı farklı olabilir.

Bakımları Ay Sonuna Yığmak

İlk haftalarda düşük tempoda çalışıp son hafta çok sayıda bakım kapatmaya çalışmak hem saha kalitesini hem kayıt disiplinini düşürebilir.

Teknisyen İzinlerini Takvime Dahil Etmemek

Yıllık izin, eğitim, hastalık veya görev değişiklikleri bakım kapasitesini doğrudan etkiler.

Arıza Yükünü Hesaba Katmamak

Sürekli arıza çağrısı alan teknisyene aynı zamanda yüksek bakım hedefi verilmesi gerçekçi değildir.

Şube Değişikliklerini Kayıt Altına Almamak

Bir bina başka şubeye devredildiğinde bakım sorumluluğu da güncellenmelidir. Aksi halde eski şubenin takviminde gereksiz işler kalabilir.

Sıkça Sorulan Sorular

Şube bazlı bakım takvimi sadece büyük firmalar için mi gereklidir?

Hayır. İki farklı bölgede bağımsız ekiplerle çalışan orta ölçekli firmalarda da faydalıdır. Burada belirleyici olan toplam asansör sayısından çok operasyonun kaç farklı ekip ve bölgede yürütüldüğüdür.

Her şubenin ayrı bakım listesi mi olmalıdır?

Operasyon açısından şube bazında filtrelenmiş listeler kullanılabilir. Ancak verinin tamamen ayrı sistemlerde tutulması yerine merkezi bir yapı içinde şube bazında ayrıştırılması daha sağlıklıdır.

Teknisyen başına kaç bakım verilmelidir?

Her firma için geçerli sabit bir sayı vermek doğru değildir. Asansörlerin konumu, bakım süresi, trafik, arıza yükü ve portföy yoğunluğu dikkate alınmalıdır. En doğru değer geçmiş saha verilerinden çıkarılabilir.

Bakım planı aylık mı haftalık mı yapılmalıdır?

Ana plan aylık hazırlanabilir ancak operasyonun haftalık ve günlük olarak izlenmesi daha etkilidir. Böylece gecikmeler ay sonuna kalmadan fark edilir.

Şubeler arası teknisyen görevlendirmek doğru mudur?

Gerektiğinde yapılabilir. Ancak görevlendirmenin iki şubenin de bakım programına etkisi görülmeli ve geçici destek kontrollü biçimde planlanmalıdır.

Asansör bakım yazılımı şube planlamasında ne sağlar?

Şubeleri, binaları, teknisyenleri ve bakım tarihlerini ortak veri üzerinde takip etmeyi kolaylaştırır. Örneğin Asansorex gibi bir bakım yönetim yazılımı kullanıldığında şube bazlı bakım yoğunluğu ve saha planı dağınık dosyalar yerine daha merkezi biçimde izlenebilir.

Özet

Birden fazla bölgede çalışan asansör firmalarında bakım operasyonunun büyümesi, yalnızca daha fazla teknisyen istihdam etmek anlamına gelmez. Planlama yapısının da şirketle birlikte ölçeklenmesi gerekir.

Şube bazlı bakım takvimi sayesinde firma; hangi bölgede kapasite problemi bulunduğunu, hangi teknisyenin fazla yüklendiğini, hangi şubede bakım gecikmelerinin biriktiğini ve ay sonu riskinin nerede oluştuğunu daha erken görebilir.

Sağlıklı bir yapı için şube, bölge, teknisyen, bina ve bakım tarihinin birbiriyle ilişkilendirilmesi; planlanan ve gerçekleşen bakımların ayrı izlenmesi; gecikme nedenlerinin kayıt altına alınması gerekir.

Asıl hedef takvimi doldurmak değil, her şubenin gerçek saha kapasitesine uygun, dengeli ve sürdürülebilir bir bakım ritmi oluşturmaktır. Bu yapı kurulduğunda büyüyen bakım portföyü operasyonel karmaşa yaratmak yerine ölçülebilir ve yönetilebilir hale gelir.