Asansör Periyodik Bakım Yazılımı ile Takvim Otomasyonu

İÇERİK

Asansör bakım firmalarında takvim yönetimi, yalnızca hangi asansöre hangi gün gidileceğini belirlemekten ibaret değildir. Bakım sözleşmeleri, bina konumları, teknisyen yoğunluğu, arıza çağrıları, yıllık periyodik kontrol tarihleri ve müşteri talepleri aynı anda yönetilmelidir. Bu süreç Excel tabloları, ajandalar veya WhatsApp mesajlarıyla takip edildiğinde küçük bir tarih hatası bile geciken bakıma, müşteri şikâyetine ve iş programının bozulmasına neden olabilir.

Asansör periyodik bakım yazılımı, bakım yapılması gereken asansörleri otomatik olarak takvime yerleştirir, yaklaşan işleri hatırlatır ve teknisyen görevlendirmelerini düzenler. Böylece firma sahibi aylık bakım yükünü önceden görebilir, teknisyen günlük programını net biçimde takip edebilir, bina yöneticisi ise bakımın ne zaman yapıldığını kayıt üzerinden kontrol edebilir.

Bu yazıda takvim otomasyonunun nasıl çalıştığını, hangi sorunları çözdüğünü ve doğru bir bakım planının nasıl kurulması gerektiğini ele alacağız.

Asansör Periyodik Bakım Takvimi Nedir?

Asansör periyodik bakım takvimi, bakım sözleşmesi bulunan asansörlerin belirlenen dönemlerde kontrol edilmesini sağlayan operasyon planıdır. Takvimde yalnızca bakım tarihi değil, bakımın yapılacağı bina, asansör bilgileri, görevlendirilen teknisyen ve işin tamamlanma durumu da yer almalıdır.

Türkiye’de asansörlerin güvenli şekilde işletilmesi için bakım faaliyetlerinin düzenli yürütülmesi gerekir. Asansör İşletme ve Bakım Yönetmeliği, bina sorumlusu ile yetkili servis arasındaki bakım ilişkisini ve tarafların sorumluluklarını düzenler. Yönetmelik 6 Nisan 2019 tarihli ve 30737 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanmıştır. ([Sanayi Bakanlığı][1])

Periyodik bakım ile yıllık periyodik kontrol ise birbirinden farklı işlemlerdir.

İşlem	Kim Tarafından Yapılır?	Temel Amaç	Takvimde Nasıl İzlenmeli?
Periyodik bakım	Yetkili servis veya bakım firması	Asansörün düzenli çalışmasını ve güvenli kullanımını desteklemek	Aylık bakım planı içinde
Arıza müdahalesi	Bakım firması teknisyeni	Oluşan arızayı gidermek	Ayrı arıza kaydı olarak
Yıllık periyodik kontrol	Yetkilendirilmiş A tipi muayene kuruluşu	Asansörün güvenlik durumunu değerlendirmek	Son kontrol ve gelecek kontrol tarihiyle
Revizyon çalışması	Yetkili teknik firma	Tespit edilen eksiklikleri gidermek	Teklif ve iş emri takvimiyle

Bakım takvimi hazırlanırken bu işlemlerin birbirine karıştırılmaması gerekir. Örneğin yıllık kontrol tarihinin yaklaşması, aylık bakımın yapılmayacağı anlamına gelmez. Tam tersine, kontrol öncesindeki bakımın daha dikkatli planlanması gerekebilir.

Takvim Otomasyonu Nasıl Çalışır?

Takvim otomasyonu, sisteme kaydedilen sözleşme ve asansör bilgilerini kullanarak gelecekteki bakım görevlerini otomatik oluşturur.

Örneğin bir firma, 1 Ağustos tarihinde bakımına başladığı bir bina için aylık bakım planı oluşturduğunda yazılım sonraki bakım dönemlerini takvime ekleyebilir. Firma çalışanlarının her ay aynı satırları yeniden yazması gerekmez.

Temel çalışma akışı şu şekildedir:

1. Müşteri ve bina bilgileri kaydedilir.
2. Binadaki asansörler tanımlanır.
3. Bakım sözleşmesinin başlangıç ve bitiş tarihleri girilir.
4. Bakım sıklığı belirlenir.
5. Sorumlu ekip veya teknisyen atanır.
6. Yazılım gelecek bakım görevlerini oluşturur.
7. Yaklaşan ve geciken işler otomatik olarak gösterilir.
8. Teknisyen bakımı tamamladığında görev kapatılır.

Bu sistemin önemli tarafı, takvimin sabit bir liste olmamasıdır. Bir teknisyen izinli olduğunda, bölgesel yoğunluk oluştuğunda veya acil arıza nedeniyle günlük program değiştiğinde görevler yeniden planlanabilir.

Tekrarlayan görev oluşturma

Takvim otomasyonunun merkezinde tekrarlayan görev yapısı bulunur. Her ay aynı binanın yeniden sisteme girilmesi yerine, bakım görevi belirlenen sıklıkta otomatik oluşturulur.

Bu sayede:

• Bakım kaydı açmayı unutma riski azalır.
• Sözleşmeli asansörler takvim dışında kalmaz.
• Yeni ayın programı önceden görülebilir.
• Teknisyenlerin iş yükü karşılaştırılabilir.
• Geciken bakımlar ayrı olarak izlenebilir.

Hatırlatma ve gecikme uyarıları

Takvimde bir bakımın bulunması tek başına yeterli değildir. Yaklaşan işlerin doğru kişilere zamanında bildirilmesi gerekir.

İyi yapılandırılmış bir sistemde bakım görevi;

• Yaklaşan,
• Bugün yapılacak,
• Tamamlanan,
• Ertelenen,
• Geciken,
• İptal edilen

şeklinde durumlara ayrılabilir.

Firma sahibi böylece yüzlerce kayıt arasında tek tek tarih aramak yerine yalnızca geciken veya yaklaşan işleri filtreleyebilir.

Manuel Takvim Kullanımında Hangi Sorunlar Yaşanır?

Küçük bir bakım portföyünde ajanda veya Excel yeterli görünebilir. Ancak asansör sayısı ve teknisyen ekibi büyüdükçe manuel sistemler operasyonu taşımakta zorlanır.

En sık karşılaşılan sorunlardan biri, bakım tarihinin yalnızca bir kişinin bilgisinde kalmasıdır. Planlamayı yapan çalışan izinli olduğunda veya işten ayrıldığında güncel programın nerede olduğu belirsizleşebilir.

Mükerrer ve unutulan kayıtlar

Aynı bina farklı Excel dosyalarında yer alabilir veya bir asansör yanlışlıkla iki teknisyene atanabilir. Tersi durumda, yeni alınan bir bina bakım listesine hiç eklenmeyebilir.

Bu problemler özellikle şu durumlarda artar:

• Birden fazla planlama dosyası kullanıldığında,
• Teknisyenler programı WhatsApp üzerinden aldığında,
• Sözleşme yenilemeleri ayrı tabloda tutulduğunda,
• Tamamlanan bakımlar düzenli işaretlenmediğinde,
• Bina ve asansör bilgileri güncel olmadığında.

Bölgesel planlama yapılamaması

Aynı gün şehrin farklı uçlarındaki binaların tek teknisyene verilmesi, çalışma süresinin önemli bölümünün yolda geçmesine neden olur. Takvim yalnızca tarihe göre hazırlanır, konum bilgisi dikkate alınmazsa yakıt maliyeti ve gecikme riski artar.

Bakım yazılımında binaların konumları kayıtlı olduğunda aynı bölgedeki işler aynı güne veya aynı ekibe toplanabilir. Böylece teknisyen daha fazla bakım yaparken gereksiz yol süresi azaltılabilir.

Yapılan bakımın kanıtlanamaması

Manuel takvim, bakımın planlandığını gösterir; ancak gerçekten yapıldığını her zaman kanıtlayamaz. Bakımın tamamlandığını göstermek için tarih, teknisyen, kullanılan kontrol formu, fotoğraf, imza ve açıklama gibi kayıtların da saklanması gerekir.

Bu kayıtların farklı WhatsApp konuşmalarında veya kâğıt dosyalarda bulunması, müşteri itirazlarında ve denetim hazırlığında zaman kaybettirir.

Etkili Bir Bakım Takvimi Nasıl Oluşturulur?

Takvim otomasyonundan verim almak için önce doğru verilerin sisteme girilmesi gerekir. Hatalı müşteri, bina veya sözleşme bilgisiyle oluşturulan otomatik takvim de hatalı çalışacaktır.

1. Portföy bilgilerini temizleyin

İlk aşamada bakım yapılan bütün binalar ve asansörler kontrol edilmelidir. Aynı bina iki kez kayıtlıysa birleştirilmeli, artık hizmet verilmeyen müşteriler pasif duruma alınmalıdır.

Her asansör kaydında en az şu bilgiler bulunmalıdır:

• Bina ve müşteri adı,
• Açık adres ve konum,
• Asansör kimlik veya seri bilgisi,
• Asansör tipi,
• Bakım sözleşmesi başlangıç ve bitiş tarihi,
• Son bakım tarihi,
• Sorumlu teknisyen veya ekip,
• Bina yöneticisinin iletişim bilgileri.

2. Bölgelere göre iş yükü oluşturun

Bakım görevlerini yalnızca teknisyen sayısına bölmek doğru sonuç vermeyebilir. Asansörlerin konumu, bina yoğunluğu, ulaşım süresi ve cihaz özellikleri de dikkate alınmalıdır.

Örneğin aynı ilçede bulunan 12 asansörün tek güne planlanması mantıklı olabilirken, farklı ilçelerde bulunan 12 asansör için iki veya üç günlük program gerekebilir.

3. Günlük kapasiteyi gerçekçi belirleyin

Bir teknisyenin günlük bakım kapasitesi; trafik, bina mesafesi, asansör tipi, bakım kapsamı ve müşteriyle iletişim süresine göre değişir. Bu nedenle her firma kendi saha verilerine göre kapasite belirlemelidir.

Programı doldurmak amacıyla gerçekçi olmayan sayıda görev atamak şu sonuçlara yol açabilir:

• Bakımların yüzeysel yapılması,
• Teknisyenin programa yetişememesi,
• Gün sonunda çok sayıda işin ertelenmesi,
• Bakım formunun sonradan doldurulması,
• Bina yöneticilerinin bekletilmesi.

4. Arıza payı bırakın

Bakım ekibinin günlük programı yüzde yüz doldurulduğunda acil arızalar bütün planı bozar. Özellikle yoğun portföylerde günlük veya haftalık program içinde arıza müdahaleleri için zaman payı bırakılmalıdır.

Takvim otomasyonu, planlı bakım ile beklenmeyen arıza işlerini aynı iş yükü içinde değerlendirmeye yardımcı olur.

5. Tamamlama kriterini netleştirin

Bir bakım görevi yalnızca teknisyenin binaya gitmesiyle tamamlanmış sayılmamalıdır. Firmanın çalışma düzenine göre görev kapatılırken şu kayıtlar istenebilir:

• Bakım kontrol formu,
• Yapılan işlemlerin açıklaması,
• Tespit edilen eksiklikler,
• Kullanılan parçalar,
• Fotoğraf,
• Bina yetkilisinin imzası,
• Tahsilat bilgisi,
• Sonraki işlem notu.

Bu kayıtları kâğıt yerine Asansorex gibi bir asansör bakım takip yazılımında tutmak, geçmiş bakım bilgilerine bina veya asansör bazında daha hızlı ulaşılmasını sağlar.

Takvim Otomasyonunun Firmaya Sağladığı Faydalar

Takvim otomasyonu yalnızca unutulan bakımları azaltmaz. Operasyonun ölçülebilir ve yönetilebilir hâle gelmesine yardımcı olur.

Kazanım	Manuel Sistemdeki Sorun	Otomasyon Sonrası Beklenen Sonuç
Bakım sürekliliği	Tarihler unutulabilir	Tekrarlayan görevler otomatik oluşur
Teknisyen planlama	İş yükü dengesiz dağılır	Görevler ekip bazında görülebilir
Gecikme kontrolü	Geciken işler dosyalarda kaybolur	Gecikmeler ayrı listelenir
Müşteri bilgilendirme	Bilgi kişilere bağlı kalır	Bakım kaydı hızlı paylaşılabilir
Kayıt düzeni	Formlar farklı yerlerde saklanır	Bakım geçmişi asansör bazında tutulur
Sözleşme takibi	Bitiş tarihleri gözden kaçabilir	Yaklaşan yenilemeler izlenebilir

Firma sahibi açısından

Firma sahibi, ay içinde kaç bakım planlandığını, kaçının tamamlandığını ve hangi işlerin geciktiğini görebilir. Bu görünürlük, personel ihtiyacının ve bölgesel yoğunluğun daha doğru değerlendirilmesini sağlar.

Teknisyen açısından

Teknisyen, gün içinde hangi binalara gideceğini ve hangi işlerin öncelikli olduğunu telefonundan takip edebilir. Adres sorma, güncel liste bekleme veya ofisi tekrar tekrar arama ihtiyacı azalır.

Bina yöneticisi açısından

Bina yöneticisi bakımın hangi tarihte yapıldığını, hangi eksikliklerin tespit edildiğini ve hangi işlemlerin önerildiğini daha düzenli biçimde takip edebilir. Bu durum bakım firması ile bina yönetimi arasındaki iletişimi güçlendirir.

Bakım Takviminde Yıllık Kontrol Tarihi Nasıl İzlenmeli?

Aylık bakım takvimi ile yıllık periyodik kontrol takvimi birbirine bağlı fakat ayrı süreçler olarak yönetilmelidir. Yıllık kontrol, yetkilendirilmiş A tipi muayene kuruluşu tarafından gerçekleştirilir. Bakım firması ise kontrol öncesinde asansörün mevcut durumunu gözden geçirerek bina sorumlusunu tespit edilen eksiklikler konusunda bilgilendirebilir.

TSE’nin çevrim içi hizmetlerinde asansör raporu, etiket ve bakım firması raporu gibi sorgulama seçenekleri bulunmaktadır. ([Başvuru Portalı][2])

Takvimde şu tarihler ayrı alanlarda tutulmalıdır:

• Son yıllık periyodik kontrol tarihi,
• Sonraki kontrolün planlanan dönemi,
• Kontrol öncesi hazırlık bakımı,
• Tespit edilen uygunsuzlukların termin tarihi,
• Revizyon teklif tarihi,
• Düzeltme işleminin tamamlanma tarihi.

Kontrol sonucu verilen etiket rengi de kayıt altına alınabilir. Ancak renk bilgisinin tek başına tutulması yeterli değildir. Rapor tarihi, tespitler ve yapılması gereken işler de ilgili asansör kaydında saklanmalıdır.

Yazılım Seçerken Hangi Takvim Özellikleri Aranmalı?

Her dijital takvim, asansör bakım operasyonuna uygun değildir. Genel amaçlı takvim uygulamaları tarih hatırlatabilir ancak bina, asansör, sözleşme, bakım formu ve teknisyen ilişkisini birlikte yönetemez.

Bir asansör periyodik bakım yazılımında şu özellikler aranmalıdır:

• Tekrarlayan bakım görevi oluşturma,
• Bina ve asansör bazında takvim,
• Teknisyen veya ekip atama,
• Bölgeye göre filtreleme,
• Geciken bakım uyarısı,
• Sürükle-bırak veya kolay tarih değiştirme,
• Mobil cihazdan görev görüntüleme,
• Bakım formu ve fotoğraf ekleme,
• Dijital imza alma,
• Sözleşme bitiş tarihi hatırlatma,
• Yıllık kontrol tarihi takibi,
• Tamamlanan bakım geçmişini görüntüleme,
• Yetkiye göre kullanıcı erişimi,
• Raporlama ve dışa aktarma seçenekleri.

Yazılımın yalnızca ofiste değil sahada da kolay kullanılması önemlidir. Teknisyen görevi tamamlamak için uzun formlar arasında kayboluyorsa kayıtlar düzenli tutulmayabilir.

Sıkça Sorulan Sorular

Asansör periyodik bakım yazılımı nedir?

Asansör periyodik bakım yazılımı; müşteri, bina, asansör, sözleşme ve teknisyen bilgilerini kullanarak bakım görevlerinin planlanmasını ve tamamlanan işlemlerin kayıt altına alınmasını sağlayan sistemdir.

Bakım takvimi otomatik oluşturulabilir mi?

Evet. Sözleşme başlangıç tarihi, bakım sıklığı ve sorumlu ekip tanımlandıktan sonra gelecek bakım görevleri otomatik oluşturulabilir. Böylece her ay yeniden manuel kayıt açılması gerekmez.

Excel ile bakım takibi yeterli olur mu?

Az sayıda asansör için geçici olarak yeterli olabilir. Ancak portföy ve ekip büyüdükçe mükerrer kayıt, unutulan bakım, sürüm karmaşası ve gecikme takibi gibi sorunlar ortaya çıkabilir.

Yıllık periyodik kontrol ile aylık bakım aynı mıdır?

Hayır. Aylık veya sözleşmeye bağlı bakım, yetkili servis tarafından yürütülen bakım faaliyetidir. Yıllık periyodik kontrol ise yetkilendirilmiş A tipi muayene kuruluşu tarafından yapılan güvenlik değerlendirmesidir.

Teknisyen bakım görevini telefondan tamamlayabilir mi?

Mobil kullanımı destekleyen yazılımlarda teknisyen görevini açabilir, bakım formunu doldurabilir, fotoğraf ekleyebilir, açıklama yazabilir ve gerekli olması hâlinde bina yetkilisinin imzasını alabilir.

Takvim otomasyonu müşteri memnuniyetini artırır mı?

Bakımların zamanında yapılması, bina yöneticisinin bilgilendirilmesi ve geçmiş kayıtların kolayca sunulması müşteri güvenini destekler. Ancak yazılımın yanında doğru saha uygulaması ve düzenli iletişim de gereklidir.

Özet

Asansör periyodik bakım yazılımı ile oluşturulan otomatik takvim, bakım firmalarının iş yükünü önceden görmesini, teknisyenleri dengeli görevlendirmesini ve geciken işleri hızlıca tespit etmesini sağlar. Manuel listelerde kaybolabilecek bakım tarihleri, sözleşme bitişleri ve yıllık kontrol hazırlıkları tek bir düzen içinde takip edilebilir.

Başarılı bir takvim otomasyonu için müşteri ve asansör bilgilerinin doğru girilmesi, bölgesel planlama yapılması, günlük kapasitenin gerçekçi belirlenmesi ve tamamlanan her bakımın sahadan kayıt altına alınması gerekir. Asansorex, bakım planlarını, teknisyen görevlerini ve bakım geçmişini aynı yapı içinde takip etmeye yardımcı olarak firma sahibinin, teknisyenin ve bina yöneticisinin ihtiyaç duyduğu kayıt düzenini destekler.