Asansör Programı Abonelik Ücreti Neleri Kapsar?

İÇERİK

Asansör bakım ve servis süreçlerini dijital ortamda yönetmek isteyen firmaların ilk sorduğu sorulardan biri, “Asansör programı abonelik ücreti neleri kapsar?” sorusudur. Ancak yalnızca yıllık veya aylık fiyatı öğrenmek, doğru yazılımı seçmek için yeterli değildir. Bir teklif düşük fiyatlı görünürken teknisyen kullanıcısı, mobil uygulama, veri aktarımı, destek, SMS veya güncelleme gibi kalemler sonradan ayrıca ücretlendirilebilir.

Bu nedenle asansör programı fiyatlarını karşılaştırırken sadece toplam rakama değil; kaç asansörün yönetilebildiğine, hangi modüllerin açık olduğuna, kullanıcı sınırlarına, saha uygulamasına, destek hizmetlerine ve ek kullanım maliyetlerine birlikte bakılmalıdır. Bu rehberde abonelik ücretinin genel olarak hangi hizmetleri kapsadığını, hangi kalemlerin ayrıca ücretlendirilebildiğini ve teklif alırken hangi soruların sorulması gerektiğini ele alacağız.

Asansör Programı Abonelik Ücreti Nasıl Oluşur?

Asansör programlarında abonelik ücreti, yazılımın belirli bir süre boyunca kullanılabilmesi için ödenen lisans bedelidir. Ücretlendirme aylık, yıllık veya kullanıcı ve asansör sayısına bağlı paketler şeklinde yapılabilir.

Bir asansör bakım firması açısından abonelik ücretini etkileyen başlıca unsurlar şunlardır:

• Sisteme kayıt edilecek asansör sayısı
• Programı kullanacak ofis personeli sayısı
• Mobil uygulamayı kullanacak teknisyen sayısı
• Kullanılacak bakım, arıza, cari, teklif ve stok modülleri
• Bulut depolama ve fotoğraf saklama kapasitesi
• SMS, e-posta veya WhatsApp gibi iletişim servisleri
• e-Fatura veya muhasebe entegrasyonları
• Kurulum, eğitim ve veri aktarımı hizmetleri
• Teknik destek seviyesi
• Güncelleme ve yeni özelliklerin pakete dahil olup olmaması

Örneğin 100 asansöre hizmet veren üç teknisyenli bir firma ile 1.500 asansöre hizmet veren 30 teknisyenli bir firmanın ihtiyaçları aynı değildir. Bu nedenle yalnızca “programın yıllık fiyatı ne kadar?” sorusu yerine, “Bizim kullanım hacmimizde toplam yıllık maliyet ne olacak?” sorusu sorulmalıdır.

Abonelik Ücretine Genellikle Dahil Olan Hizmetler

Her yazılım firmasının paket kapsamı farklı olsa da asansör programı abonelik ücretine genellikle temel sistem kullanımı, veri barındırma, belirli modüller ve standart destek hizmetleri dahil edilir.

Yazılım Kullanım Lisansı

Abonelik ücretinin temel karşılığı, programa belirlenen süre boyunca erişim hakkıdır. Firma sahibi ve yetkili personel; müşteri, bina, asansör, bakım, arıza ve tahsilat kayıtlarını sistem üzerinden yönetebilir.

Lisans kapsamında şu sınırlar bulunabilir:

• En fazla yönetilebilecek asansör sayısı
• Açılabilecek kullanıcı hesabı sayısı
• Aktif teknisyen sayısı
• Şube veya firma sayısı
• Kullanılabilecek modüller
• Aylık işlem veya belge adedi

“500 asansöre kadar kullanım” şeklindeki bir pakette firma 150 asansör yönetse de 450 asansör yönetse de aynı paket ücretini ödeyebilir. Ancak 500 sınırı aşıldığında üst pakete geçilmesi veya ek kapasite satın alınması gerekebilir.

Bulut Sunucu ve Veri Saklama

Bulut tabanlı asansör programlarında veriler firmanın kendi bilgisayarında değil, internet üzerinden erişilebilen sunucularda saklanır. Bu durumda abonelik ücretine genel olarak şu hizmetler dahil olabilir:

• Sunucu kullanımı
• Veritabanı barındırma
• Düzenli yedekleme
• Güvenlik güncellemeleri
• Sistem erişiminin devamlılığı
• Belirli miktarda dosya ve fotoğraf saklama alanı

Ancak fotoğraflı bakım ve arıza kayıtları yoğun şekilde kullanılıyorsa depolama sınırı ayrıca kontrol edilmelidir. Bazı paketlerde sınırsız gibi görünen kullanım, sözleşmedeki makul kullanım şartlarıyla sınırlandırılabilir.

Güncellemeler ve Teknik İyileştirmeler

Abonelik modeliyle sunulan yazılımlarda hata düzeltmeleri, güvenlik iyileştirmeleri ve genel sistem güncellemeleri çoğunlukla paket ücretine dahildir. Böylece firma ayrıca yeni sürüm satın almak zorunda kalmadan güncel sistemi kullanmaya devam eder.

Bununla birlikte her yeni özellik pakete otomatik olarak dahil edilmeyebilir. Örneğin yeni geliştirilen bir e-Fatura modülü, müşteri portalı veya gelişmiş raporlama özelliği üst paket kapsamında sunulabilir.

Standart Teknik Destek

Telefon, WhatsApp, e-posta veya destek talebi üzerinden verilen standart yardım hizmetleri de abonelik kapsamına dahil olabilir. Ancak destek hizmetinin sınırları mutlaka öğrenilmelidir.

Aşağıdaki hizmetler aynı anlamı taşımaz:

• Programın kullanımına ilişkin soru cevaplama
• Teknik hata çözümü
• Uzaktan bağlantıyla destek
• Yeni kullanıcı eğitimi
• Veri düzenleme
• Özel rapor hazırlama
• Firma adına sisteme veri girişi

Standart destek ücretsiz olsa bile kapsamlı eğitim, yerinde kurulum veya özel veri çalışmaları ayrıca ücretlendirilebilir.

Abonelik Kapsamını Gösteren Temel Kalemler

Bir fiyat teklifini değerlendirirken her kalemin karşısında “dahil”, “limitli” veya “ek ücretli” ifadesi aranmalıdır.

Hizmet veya özellik	Genellikle aboneliğe dahil mi?	Kontrol edilmesi gereken nokta
Web paneli kullanımı	Evet	Kullanıcı ve şube sınırı
Teknisyen mobil uygulaması	Pakete göre	Kaç teknisyenin dahil olduğu
Asansör ve bina kaydı	Evet	Asansör adedi limiti
Bakım planlama	Evet	Otomatik planlama ve toplu işlem kapsamı
Arıza takibi	Evet	QR bildirim ve otomatik yönlendirme özellikleri
Fotoğraf ve imza kaydı	Pakete göre	Depolama ve dosya sınırı
Cari ve tahsilat takibi	Pakete göre	Finans modülünün pakette bulunup bulunmadığı
Teklif ve sözleşme yönetimi	Pakete göre	Şablon ve dijital onay özellikleri
Stok ve araç deposu	Pakete göre	Depo sayısı ve barkod desteği
Sistem güncellemeleri	Genellikle evet	Yeni modüllerin ayrıca ücretlendirilmesi
Teknik destek	Genellikle evet	Destek kanalı ve hizmet saatleri
SMS gönderimi	Genellikle hayır	Mesaj başı veya kontör maliyeti
e-Fatura kontörü	Genellikle hayır	Belge başına kontör bedeli
Termal yazıcı	Hayır	Cihaz, kâğıt ve bağlantı uyumluluğu
Veri aktarımı	Değişebilir	İlk kurulumda kaç kayıt taşınacağı

Bu tablo, bütün yazılımlarda aynı kapsamın sunulduğu anlamına gelmez. Teklifte her özelliğin açık şekilde belirtilmesi, daha sonra oluşabilecek fiyat anlaşmazlıklarını azaltır.

Kullanıcı ve Asansör Limitleri Nasıl Okunmalıdır?

Abonelik tekliflerinde en fazla dikkat edilmesi gereken alanlardan biri kullanıcı ve kayıt limitleridir. Çünkü başlangıçta uygun görünen bir paket, firma büyüdüğünde yetersiz kalabilir.

Kullanıcı Sayısı

Kullanıcı sayısı değerlendirilirken yalnızca ofiste programa giriş yapacak personel düşünülmemelidir. Aşağıdaki kişilerin ayrı kullanıcı hesabına ihtiyaç duyup duymadığı kontrol edilmelidir:

• Firma sahibi
• Operasyon sorumlusu
• Muhasebe personeli
• Arıza çağrılarını yöneten personel
• Bakım planlama sorumlusu
• Saha teknisyenleri
• Şube yöneticileri

Bazı programlar ofis kullanıcılarını ve teknisyen kullanıcılarını ayrı fiyatlandırır. Örneğin pakete üç ofis kullanıcısı dahilken her teknisyen için ek lisans istenebilir.

Asansör Sayısı

Asansör sayısı limiti, yalnızca aktif bakım sözleşmesi bulunan cihazları mı yoksa sistemdeki tüm geçmiş kayıtları mı kapsıyor, öğrenilmelidir. Sözleşmesi biten ancak geçmiş bakım ve arıza kayıtları saklanan asansörlerin lisans sayısına dahil edilmesi toplam kapasiteyi etkileyebilir.

Şube Sayısı

Birden fazla şehirde veya ilçede çalışan firmalar için şube yönetimi önemli bir maliyet kalemidir. Her şubenin ayrı paket gerektirip gerektirmediği, kullanıcıların tüm şubeleri görüp göremeyeceği ve raporların birleştirilip birleştirilemediği kontrol edilmelidir.

Hangi Hizmetler Genellikle Ek Ücretlidir?

Asansör programı abonelik ücretine her hizmetin dahil olduğu düşünülmemelidir. Özellikle dış servis sağlayıcılara bağlı işlemler çoğu zaman kullanım miktarına göre ayrıca ücretlendirilir.

Genel uygulamada ek maliyet oluşturabilecek kalemler şunlardır:

• SMS kontörü
• e-Fatura ve e-Arşiv kontörü
• WhatsApp mesajlaşma hizmetleri
• Termal yazıcı ve sarf malzemeleri
• Barkod veya QR etiketleri
• Yerinde kurulum ve eğitim
• Excel dosyalarından kapsamlı veri aktarımı
• Özel rapor veya ekran geliştirilmesi
• Muhasebe programı entegrasyonu
• Ek depolama alanı
• Ek teknisyen veya ofis kullanıcısı
• Ek şube lisansı
• Öncelikli veya 7/24 destek paketi

Örneğin bakım fişlerinin sahada termal yazıcıdan çıkarılması yazılım tarafından desteklense bile yazıcının kendisi, rulo kâğıtları ve cihaz bakımı abonelik ücretine dahil olmayabilir.

Benzer şekilde QR kodla arıza bildirimi özelliği pakete dahil olsa da bina yöneticisine gönderilen bilgilendirme SMS’leri kontör üzerinden ücretlendirilebilir.

Kurulum, Eğitim ve Veri Aktarımı Dahil mi?

Yazılımın satın alınması ile programın gerçekten kullanılmaya başlanması aynı şey değildir. Başarılı bir geçiş için mevcut müşteri, bina, asansör, cari ve sözleşme bilgilerinin sisteme taşınması gerekir.

Teklif almadan önce şu soruların cevapları netleştirilmelidir:

1. İlk hesap kurulumu ücretsiz mi?
2. Kullanıcı yetkilerinin tanımlanması kim tarafından yapılacak?
3. Mevcut Excel dosyaları sisteme aktarılacak mı?
4. Kaç adet bina ve asansör kaydı ücretsiz taşınacak?
5. Firma personeline canlı eğitim verilecek mi?
6. Eğitim kaydı veya kullanım videoları sunuluyor mu?
7. Yeni teknisyen başladığında tekrar eğitim alınabilecek mi?
8. Kurulum sonrasında takip görüşmesi yapılacak mı?

Özellikle yıllardır Excel kullanan firmalarda veri dosyaları standart olmayabilir. Bina adı bir dosyada, cari bilgileri başka bir dosyada, asansör seri numaraları ise teknisyenlerin telefonlarında bulunabilir. Bu verilerin temizlenmesi ve birleştirilmesi ayrı bir çalışma gerektirebilir.

Asansorex gibi asansör bakım süreçlerine özel geliştirilen yazılımlarda bakım, arıza, cari, teklif ve saha kayıtlarının aynı sistemde tutulması; farklı programlar için ayrı abonelik ödeme ihtiyacını azaltabilir. Yine de satın alma öncesinde kullanılacak modüllerin teklif kapsamına dahil olduğu yazılı olarak doğrulanmalıdır.

Abonelik Teklifi Karşılaştırılırken Sorulması Gereken Sorular

İki yazılımın yıllık fiyatı aynı olsa bile sundukları kapsam tamamen farklı olabilir. Sağlıklı karşılaştırma yapabilmek için her firmaya aynı sorular yöneltilmelidir.

1. Fiyat KDV dahil mi? Teklifin net ve brüt tutarı ayrı ayrı görülmelidir.

2. Paket kaç asansörü kapsıyor? Limit aşılırsa uygulanacak ek ücret öğrenilmelidir.

3. Kaç kullanıcı ve teknisyen dahil? Mobil uygulama kullanıcılarının ayrı fiyatlandırılıp fiyatlandırılmadığı sorulmalıdır.

4. Hangi modüller açık olacak? Bakım, arıza, cari, stok, teklif, sözleşme ve raporlama modülleri tek tek yazılmalıdır.

5. Güncellemeler ücretli mi? Mevcut özellik güncellemeleri ile yeni geliştirilen modüller birbirinden ayrılmalıdır.

6. Teknik destek hangi kanallardan veriliyor? Telefon, WhatsApp, e-posta ve uzaktan bağlantı seçenekleri öğrenilmelidir.

7. Veri aktarımı dahil mi? Ücretsiz aktarılacak kayıt miktarı ve dosya formatı belirtilmelidir.

8. Sözleşme sonunda veriler alınabilir mi? Müşteri, bakım, arıza ve cari kayıtlarının dışa aktarım yöntemi sorulmalıdır.

9. Yenileme fiyatı nasıl belirleniyor? İlk yıl kampanyalı fiyat sunuluyorsa sonraki yılın ücretlendirme yöntemi öğrenilmelidir.

10. Hangi işlemler kontörlü? SMS, e-Fatura ve diğer dış servis maliyetleri ayrıca hesaplanmalıdır.

Düşük Fiyatlı Paket Her Zaman Daha Ekonomik midir?

En düşük abonelik ücretine sahip program, her zaman en düşük toplam maliyeti sunmaz. Eksik modüller nedeniyle ikinci bir muhasebe programı, ayrı bir stok yazılımı veya farklı bir teknisyen takip sistemi kullanılması gerekebilir.

Örneğin yıllık 15.000 TL’lik bir pakette saha uygulaması, cari takip ve teklif modülü bulunmuyorsa firma bu ihtiyaçlar için ek araçlara ödeme yapabilir. Yıllık 25.000 TL’lik daha kapsamlı bir paket ise aynı işleri tek sistemde toplayarak toplam maliyeti ve personelin harcadığı zamanı azaltabilir.

Bu nedenle değerlendirme yapılırken şu hesap kullanılabilir:

Toplam yıllık maliyet = Abonelik ücreti + ek kullanıcılar + kontörler + donanımlar + eğitim + veri aktarımı + diğer yazılımlar

Maliyet hesabına personelin manuel işlere ayırdığı zaman da eklenmelidir. Bir operasyon sorumlusunun her ay saatlerce bakım listesi hazırlaması, teknisyenleri telefonla araması ve tamamlanan işleri Excel’e işlemesi görünmeyen fakat gerçek bir maliyettir.

Firma Sahibi, Teknisyen ve Bina Yöneticisi Açısından Kapsam

Abonelik kapsamının değeri, yalnızca yazılım ekranlarının sayısıyla ölçülmemelidir. Programın günlük operasyonu ne kadar kolaylaştırdığına bakılmalıdır.

Firma sahibi açısından bakım sözleşmeleri, tahsilatlar, teknisyen performansı, yaklaşan işler ve müşteri bakiyeleri görünür olmalıdır.

Teknisyen açısından görevleri telefondan görebilmek, konuma ulaşmak, bakım formunu doldurmak, fotoğraf eklemek, müşteri imzası almak ve işi sahada kapatmak önemlidir.

Bina yöneticisi açısından yapılan bakımın ne zaman tamamlandığını görmek, arıza bildirmek, servis geçmişine ulaşmak ve borç bilgisini takip etmek hizmet kalitesini yükseltir.

Bu üç tarafın ihtiyaçlarını karşılamayan bir yazılım, fiyatı düşük olsa bile operasyon içinde ek telefon görüşmeleri, mesajlaşmalar ve manuel kayıtlar oluşturmaya devam eder.

Sıkça Sorulan Sorular

Asansör programı abonelik ücreti aylık mı, yıllık mı ödenir?

Yazılım firmasına göre aylık veya yıllık ödeme seçeneği sunulabilir. Yıllık ödemelerde toplam tutar daha avantajlı olabilir. Ancak ödeme planı kadar paketin kapsamı, yenileme koşulları ve iptal şartları da incelenmelidir.

Mobil teknisyen uygulaması abonelik ücretine dahil midir?

Her pakette dahil olmayabilir. Bazı yazılımlar belirli sayıda teknisyen hesabını pakete eklerken bazıları her teknisyen için ayrı lisans ücreti talep eder. Teklifte mobil kullanıcı sayısı açıkça yazılmalıdır.

SMS ve e-Fatura gönderimleri ücretsiz midir?

Genellikle ücretsiz değildir. Bu işlemler dış servis sağlayıcılar üzerinden gerçekleştiği için SMS veya belge başına kontör kullanılabilir. Kontör fiyatları abonelik ücretinden ayrı değerlendirilmelidir.

Yazılım güncellemeleri için ayrıca ödeme yapılır mı?

Abonelik sistemiyle çalışan programlarda genel hata düzeltmeleri ve güvenlik güncellemeleri çoğunlukla dahildir. Ancak yeni geliştirilen özel modüller veya entegrasyonlar ek ücretli olabilir.

Abonelik sona erdiğinde kayıtlar silinir mi?

Bu konu sözleşme ve veri saklama politikasına göre değişir. Firma, aboneliği sonlandırmadan önce müşteri, bina, bakım, arıza ve cari verilerini hangi formatta alabileceğini mutlaka öğrenmelidir.

İlk kurulum ve eğitim ücretli midir?

Bazı firmalar çevrim içi kurulumu ve temel eğitimi pakete dahil eder. Yerinde eğitim, kapsamlı veri düzenleme veya özel süreç danışmanlığı ise ayrıca ücretlendirilebilir.

Özet

Asansör programı abonelik ücreti yalnızca sisteme giriş hakkını değil; pakete göre bakım ve arıza yönetimi, mobil teknisyen kullanımı, bulut sunucu, veri yedekleme, güncellemeler ve teknik destek gibi birçok hizmeti kapsayabilir. Buna karşılık SMS, e-Fatura kontörü, termal yazıcı, ek kullanıcı, veri aktarımı ve özel entegrasyonlar ayrıca ücretlendirilebilir.

Doğru karar vermek için teklifleri sadece yıllık fiyat üzerinden değil, toplam kullanım maliyeti ve operasyonel fayda üzerinden karşılaştırmak gerekir. Asansorex gibi sektöre özel bir çözüm değerlendirilirken de asansör limiti, teknisyen sayısı, kullanılacak modüller, destek kapsamı ve ek servis bedelleri satın alma öncesinde netleştirilmelidir.