Asansör Programı Satın Alırken Referans Maliyetleri

İÇERİK

Asansör programı satın alırken firmaların ilk baktığı konu genellikle lisans fiyatıdır. Ancak yazılımın gerçek satın alma maliyeti yalnızca yıllık veya aylık abonelik bedelinden oluşmaz. Özellikle yüzlerce asansörün bakımını yöneten, birden fazla teknisyen çalıştıran ve cari hesaplarını aynı sistemde takip etmek isteyen firmalar için yanlış yazılım seçmenin maliyeti, yazılım fiyatının kendisinden çok daha yüksek olabilir.

Bu nedenle referans araştırması satın alma sürecinin önemli aşamalarından biridir. Fakat referans kontrolünün de bir maliyeti vardır. Firma sahibinin ayırdığı zaman, personelin yaptığı inceleme, demo toplantıları, veri hazırlığı, deneme kullanımı ve gerektiğinde başka şehirdeki kullanıcı firmaların ziyaret edilmesi bu maliyetin parçalarıdır.

Doğru yaklaşım, referans araştırmasını gereksiz yere uzatmak değil; az sayıda fakat doğru seçilmiş müşteriden doğru soruları sorarak bilgi almaktır. Bu yazıda asansör programı satın alırken referans maliyetlerinin nasıl değerlendirilmesi gerektiğini ve yazılım seçiminde referansların nasıl kullanılabileceğini ele alacağız.

Referans Maliyeti Sadece Para Değildir

Bir yazılım firmasından referans istediğinizde çoğu zaman bunun için ayrıca ücret ödemezsiniz. Bu nedenle ilk bakışta referans kontrolünün maliyetsiz olduğu düşünülebilir.

Gerçekte ise şirket içinde harcanan zamanın da bir maliyeti vardır.

Örneğin firma sahibi veya operasyon sorumlusu:

• Referans listesini inceler.
• Firmaları telefonla arar.
• Kullanılan özellikleri sorar.
• Demo toplantılarına katılır.
• Personelden görüş toplar.
• Mevcut sistemle karşılaştırma yapar.
• Gerekirse deneme hesabında işlemler gerçekleştirir.

Üç farklı yazılımı değerlendiren bir firma, her yazılım için beş referans aramaya çalışırsa toplam 15 farklı görüşme yapabilir.

Her görüşmenin hazırlık ve değerlendirme dahil ortalama 20–30 dakika sürdüğünü düşünürsek yalnızca telefon görüşmeleri birkaç saatlik iş yükü oluşturabilir.

Bu nedenle referans kontrolünün amacı mümkün olduğunca fazla firma aramak değil, satın alma kararını değiştirecek bilgiyi mümkün olduğunca hızlı elde etmektir.

Asansör Programında Hangi Referanslar Gerçekten Değerlidir?

Her referans aynı değerde değildir.

50 asansöre bakım yapan iki teknisyenli bir işletme ile 2.000 asansörlük portföy yöneten büyük bir bakım firmasının yazılımdan beklentileri aynı olmayacaktır.

Bu nedenle referans isterken öncelikle sizin işletmenize benzeyen firmaları istemek daha sağlıklıdır.

Örneğin 400 asansörlük portföyünüz varsa şu özelliklere sahip referanslar daha değerli olabilir:

• 300–700 arasında asansöre bakım yapan firmalar
• Benzer sayıda teknisyeni bulunan firmalar
• Mobil uygulamayı aktif kullanan işletmeler
• Cari hesap ve tahsilat takibi yapan firmalar
• Bakım planlamasını yazılım üzerinden yöneten firmalar
• Eski sistemden veri aktarımı gerçekleştirmiş kullanıcılar

Sadece çok büyük ve tanınmış şirketlerin isimlerini görmek her zaman yeterli değildir.

Önemli soru şudur:

Bu firma yazılımı bizim kullanacağımız şekilde gerçekten kullanıyor mu?

Örneğin sizin temel probleminiz teknisyenlerin bakım formlarını sahadan kapatmamasıysa, yalnızca muhasebe tarafını kullanan bir firmanın referansı karar vermenize fazla yardımcı olmayacaktır.

Referans Kontrolünün Gerçek Maliyeti Nasıl Hesaplanır?

Referans araştırmasını işletme açısından küçük bir satın alma projesi gibi değerlendirmek mümkündür.

Basit bir hesaplama yapılabilir:

Referans araştırma maliyeti = Harcanan toplam saat × İlgili personelin saatlik işletme maliyeti

Örneğin firma sahibi, operasyon sorumlusu ve muhasebe personeli toplamda 8 saat ayırıyorsa, şirket kendi personel maliyetine göre bunun parasal karşılığını hesaplayabilir.

Ancak tek maliyet personel zamanı değildir.

Maliyet kalemi	Ne zaman oluşur?	Nasıl azaltılır?
Telefon görüşmeleri	Referans firmaları aranırken	3–5 doğru referans seçmek
Demo zamanı	Birden fazla yazılım incelenirken	Ön eleme yapmak
Personel toplantıları	Ekip görüşü alınırken	Tek değerlendirme formu kullanmak
Veri hazırlığı	Deneme veya pilot kullanımda	Küçük örnek veriyle başlamak
Seyahat	Referans firma ziyareti yapılırsa	Önce telefon/video görüşmesi yapmak
Pilot kullanım	Yazılım gerçek işlerde denenirse	Belirli bir ekip veya bölge seçmek
Yanlış seçim riski	Yazılım ihtiyaçları karşılamazsa	Gerçek kullanıcı senaryosu test etmek

Buradaki en büyük maliyet çoğu zaman referans görüşmelerinin kendisi değil, yanlış bir yazılım seçildikten sonra yeniden sistem değiştirmek zorunda kalmaktır.

Personelin ikinci kez eğitilmesi, verilerin yeniden taşınması ve bakım kayıtlarının farklı sistemlere dağılması ciddi operasyon kaybına yol açabilir.

Referans Firmasına Hangi Sorular Sorulmalı?

Referans görüşmesi plansız yapılırsa genellikle şu şekilde ilerler:

“Programdan memnun musunuz?”

Karşı taraf:

“Memnunuz.”

Görüşme biter.

Bu görüşmeden satın alma kararı açısından çok az bilgi elde edilir.

Bunun yerine operasyonun gerçek noktalarına dokunan sorular sorulmalıdır.

1. Ne kadar süredir kullanıyorsunuz?

Bir haftadır kullanan firma ile iki yıldır kullanan firmanın deneyimi aynı değildir.

Uzun süreli kullanıcılar özellikle destek kalitesi ve sistemin günlük operasyondaki davranışı konusunda daha fazla bilgi verebilir.

2. Kaç asansör ve kaç personelle kullanıyorsunuz?

Bu soru referans firmanın sizin ölçeğinize benzeyip benzemediğini anlamanızı sağlar.

3. En çok hangi modülleri kullanıyorsunuz?

Firma yalnızca bakım planlama kullanıyorsa stok veya cari modülü hakkında vereceği görüş sınırlı olabilir.

4. Teknisyenler sisteme alışmakta zorlandı mı?

Asansör firmalarında yazılım projelerinin en kritik noktalarından biri saha ekibinin adaptasyonudur.

Teknisyenlerin uygulamayı kullanmaması durumunda iyi tasarlanmış bir sistem bile beklenen faydayı sağlamaz.

5. Destek gerektiğinde ne kadar kolay ulaşabiliyorsunuz?

Satın alma öncesinde her firma hızlı dönüş yapabilir. Asıl önemli olan satış sonrasındaki destek deneyimidir.

Referanslardan özellikle bunu öğrenmek gerekir.

6. En çok hangi konuda fayda gördünüz?

Bu soru yazılımın gerçek kullanım değerini ortaya çıkarır.

Örneğin cevaplar şöyle olabilir:

• Bakım planları artık unutulmuyor.
• Teknisyenlerin yaptığı işler görülebiliyor.
• Tahsilatlar daha düzenli takip ediliyor.
• Bakım formlarına hızlı ulaşılıyor.
• Arıza kayıtları WhatsApp mesajlarında kaybolmuyor.

7. Bugün tekrar karar verseniz aynı programı alır mıydınız?

Referans görüşmesindeki en güçlü sorulardan biri budur.

Çünkü kullanıcıyı yalnızca özellik değerlendirmesi yapmaya değil, yaşadığı bütün deneyimi düşünmeye yönlendirir.

Kaç Referans Aramak Yeterlidir?

Onlarca referans aramak çoğu durumda gereksizdir.

Genel uygulamada 3–5 doğru seçilmiş kullanıcıyla yapılan detaylı görüşme, uzun bir referans listesinden daha faydalı olabilir.

Örneğin referansları şöyle dağıtabilirsiniz:

1. Sizin ölçeğinize yakın bir firma
2. Yazılımı uzun süredir kullanan bir firma
3. Mobil saha operasyonunu aktif kullanan bir firma
4. Cari ve tahsilat özelliklerini kullanan bir firma
5. Yakın zamanda başka programdan geçiş yapmış bir firma

Böylece yazılımın farklı kullanım alanları hakkında bilgi edinilebilir.

Burada dikkat edilmesi gereken bir diğer konu referans firmasının gerçekten aranabilir olmasıdır.

Web sitesinde yalnızca firma logolarının bulunması yeterli değildir. Mümkünse yazılım sağlayıcısından, önceden görüşme izni alınmış gerçek kullanıcıların iletişim bilgisini istemek daha sağlıklı bir yöntemdir.

Referanstan Daha Değerli Olan Şey: Gerçek Senaryo Testi

Referanslar önemlidir ancak tek başına satın alma kararı için yeterli değildir.

Çünkü başka bir firmanın çalışma şekli sizin işletmenizden farklı olabilir.

En sağlıklı yöntemlerden biri, yazılımı kendi iş akışınız üzerinden test etmektir.

Örneğin demo sırasında şu senaryoyu uygulayın:

Örnek test senaryosu

Bir müşteri oluşturun.

Ardından:

1. Müşteriye bir bina ekleyin.
2. Binaya iki asansör tanımlayın.
3. Bir bakım planlayın.
4. Bakımı teknisyene atayın.
5. Teknisyen tarafından bakım işlemini tamamlayın.
6. Bakım formunu kontrol edin.
7. Fotoğraf veya saha kaydı ekleyin.
8. Tahsilat veya cari işlemini gerçekleştirin.
9. Geçmiş bakım kaydını tekrar bulun.

Bu işlem gerçek çalışma düzeninizde kolay ilerliyorsa yazılım hakkında çok daha sağlıklı fikir edinirsiniz.

Örneğin Asansorex gibi asansör bakım süreçlerine odaklanan sistemleri değerlendirirken de yalnızca özellik listesini okumak yerine bakım, arıza, cari ve saha operasyonunu kendi iş akışınızla test etmek daha doğru sonuç verir.

Ucuz Yazılım ile Düşük Toplam Maliyet Aynı Şey Değildir

Asansör programı satın alırken yapılan yaygın hatalardan biri yalnızca lisans ücretini karşılaştırmaktır.

Örneğin iki yazılım düşünelim.

Birinci yazılım daha ucuz olabilir ancak:

• Veri aktarımı zordur.
• Personel sisteme alışamaz.
• Teknik destek yavaştır.
• Mobil kullanım yetersizdir.
• Bakım süreci ekstra manuel işlem gerektirir.

İkinci yazılımın lisans maliyeti biraz daha yüksek olsa bile günlük operasyonu kolaylaştırıyorsa toplam maliyeti daha düşük olabilir.

Bu nedenle satın alma kararında şu denklem daha anlamlıdır:

Toplam maliyet = Lisans + geçiş + eğitim + operasyon zamanı + destek + yanlış seçim riski

Özellikle yüzlerce bakımın her ay tekrarlandığı firmalarda birkaç dakikalık işlem farkları bile yıl sonunda ciddi zaman farkı oluşturabilir.

Örneğin ayda 500 bakım yapan bir firmada her bakım sonrasında ofiste yalnızca 3 dakika ek manuel işlem yapılması:

500 × 3 dakika = 1.500 dakika

Bu yaklaşık 25 saatlik ek iş yükü anlamına gelir.

Yani küçük görünen bir operasyon farkı bile her ay birkaç iş gününe dönüşebilir.

Yazılım Satın Almadan Önce Kısa Kontrol Listesi

Karar vermeden önce aşağıdaki kontrol listesini kullanabilirsiniz:

• Yazılımı kullanan gerçek firmalarla görüştüm mü?
• Referans firmalar benim işletme ölçeğime benziyor mu?
• Teknisyenlerin kullanım deneyimini sordum mu?
• Satış sonrası destek hakkında bilgi aldım mı?
• Kendi bakım senaryomu sistemde denedim mi?
• Arıza kaydı sürecini test ettim mi?
• Cari ve tahsilat işlemlerini kontrol ettim mi?
• Geçmiş kayıtları ne kadar hızlı bulabildiğimi gördüm mü?
• Mevcut verilerimin nasıl aktarılacağını öğrendim mi?
• Personelin eğitim sürecini sordum mu?
• Yalnızca fiyatı değil toplam operasyon maliyetini değerlendirdim mi?

Bu soruların çoğuna net cevap veremiyorsanız satın alma kararından önce biraz daha inceleme yapmak faydalı olabilir.

Sıkça Sorulan Sorular

Asansör programı satın alırken mutlaka referans istemek gerekir mi?

Zorunlu değildir ancak özellikle şirketin temel operasyonunu yönetecek bir yazılım satın alınıyorsa referans kontrolü oldukça faydalıdır. Gerçek kullanıcı deneyimi, demo sırasında görülmeyen destek ve kullanım problemlerini ortaya çıkarabilir.

Kaç referans firma ile görüşmek yeterlidir?

Çoğu işletme için benzer ölçekte ve farklı kullanım senaryolarına sahip 3–5 firma yeterli olabilir. Çok sayıda yüzeysel görüşme yerine az sayıda detaylı görüşme daha değerlidir.

Referans kontrolünün doğrudan maliyeti var mı?

Çoğu zaman referans görüşmesi için doğrudan ücret ödenmez. Ancak firma sahibinin ve çalışanların harcadığı zaman, demo süreçleri, veri hazırlığı ve olası ziyaretler işletme açısından dolaylı maliyet oluşturur.

Yazılım firmasının verdiği referanslara güvenilebilir mi?

Referanslar önemli bir veri kaynağıdır ancak tek başına yeterli değildir. Referans görüşmesinin yanında yazılımın kendi operasyonunuzla test edilmesi gerekir. Özellikle bakım, arıza, saha ve cari süreçlerinin uygulamalı denenmesi faydalıdır.

Referans firmasına sorulacak en önemli soru nedir?

“Bugün tekrar karar verseniz aynı programı satın alır mıydınız?” sorusu oldukça güçlüdür. Bunun yanında teknik destek, teknisyen adaptasyonu ve programın işletmeye sağladığı somut faydalar mutlaka sorulmalıdır.

Demo ile referans kontrolü arasında hangisi daha önemlidir?

İkisi farklı amaçlara hizmet eder. Referans kontrolü başka firmaların gerçek kullanım deneyimini gösterirken demo veya pilot kullanım yazılımın sizin işletmenize uygunluğunu ortaya çıkarır. En sağlıklı satın alma kararı ikisinin birlikte değerlendirilmesiyle verilir.

Özet

Asansör programı satın alırken referans araştırmasının amacı mümkün olduğunca uzun bir müşteri listesi toplamak değildir. Amaç, yazılımın gerçek işletmelerde nasıl çalıştığını, teknisyenlerin sisteme nasıl uyum sağladığını ve satış sonrası desteğin gerçekten yeterli olup olmadığını öğrenmektir.

Referans kontrolünün doğrudan bir ücreti bulunmasa bile firma sahibinin zamanı, çalışanların yaptığı değerlendirmeler, demo toplantıları ve pilot çalışmalar bir maliyet oluşturur. Buna rağmen doğru yapılan birkaç saatlik araştırma, yanlış yazılım seçimi nedeniyle aylar sonra yaşanabilecek veri taşıma, personel eğitimi ve operasyon kaybının yanında oldukça küçük kalabilir.

Bu nedenle lisans fiyatını tek kriter olarak değerlendirmek yerine referans, gerçek kullanım testi, destek kalitesi ve toplam operasyon maliyetini birlikte değerlendirmek daha doğru bir satın alma yaklaşımıdır. Asansorex gibi doğrudan asansör bakım firmalarının günlük süreçlerine odaklanan çözümleri incelerken de en sağlıklı yöntem, kendi bakım ve arıza senaryonuzu uygulamalı olarak deneyip benzer ölçekteki kullanıcıların deneyimlerini dinlemektir.