Asansör Yazılımı Fiyatı ile Kazanılan Saat Hesabı

İÇERİK

Bir asansör yazılımı fiyatı ilk bakışta yıllık lisans bedeli üzerinden değerlendirilir. Ancak bakım firmasının gerçek maliyeti yalnızca yazılıma ödediği para değildir. Bakım listesi hazırlamak, teknisyenlere iş dağıtmak, tamamlanan işleri kontrol etmek, müşteriye bilgi vermek, tahsilatları takip etmek, evrak aramak ve aylık rapor hazırlamak için harcanan çalışma saatleri de işletmenin maliyetidir.

Bu nedenle bir yazılım satın alırken sadece “Yıllık kaç TL?” sorusunu sormak eksik kalır. Daha doğru soru şudur: Bu yazılım bize ayda kaç saat kazandıracak ve kazanılan saatin işletmemize parasal karşılığı ne olacak?

Özellikle yüzlerce asansöre bakım veren firmalarda günlük 10-15 dakikalık küçük tasarruflar, yıl sonunda yüzlerce çalışma saatine dönüşebilir. Bu yazıda asansör bakım yazılımının sağladığı zaman tasarrufunu nasıl hesaplayabileceğinizi, hangi operasyonların hesaba katılması gerektiğini ve yazılım yatırımının geri dönüşünü nasıl ölçebileceğinizi somut örneklerle inceleyeceğiz.

Asansör Yazılımı Fiyatını Neden Sadece Lisans Bedeliyle Ölçmemelisiniz?

İki farklı yazılım düşünelim. Birinci yazılım yıllık 20.000 TL, ikinci yazılım ise yıllık 30.000 TL olsun. İlk bakışta 20.000 TL'lik çözüm daha ekonomik görünür.

Ancak ikinci yazılım;

• bakım planlarını otomatik oluşturuyorsa,
• teknisyenin sahadan bakım kapatmasına izin veriyorsa,
• müşteriye yapılan işlemi otomatik bildirebiliyorsa,
• tahsilat ve cari takibini aynı operasyonla ilişkilendiriyorsa,
• arıza kayıtlarının telefon ve WhatsApp mesajları arasında kaybolmasını önlüyorsa,
• aylık raporları birkaç tıklamayla çıkarabiliyorsa,

10.000 TL'lik fiyat farkının çok üzerinde bir iş gücü tasarrufu sağlayabilir.

Burada önemli olan toplam sahip olma maliyetidir. Yazılım kullanılmadığında devam eden manuel operasyonun maliyetini de hesaplamak gerekir.

Örneğin firma sahibinin veya operasyon sorumlusunun her gün yalnızca 45 dakikasını Excel tablolarını kontrol ederek, teknisyenleri arayarak ve bakım durumlarını sorgulayarak harcadığını düşünelim.

Ayda 22 iş gününde:

45 dakika x 22 gün = 990 dakika

Bu yaklaşık 16,5 saat eder.

Sadece tek kişinin operasyon kontrolünde yılda:

16,5 saat x 12 ay = 198 saat

harcanmaktadır.

Bir yazılım bu sürenin yarısını ortadan kaldırsa dahi yaklaşık 99 saatlik yıllık tasarruf ortaya çıkar. Buna teknisyenlerin, muhasebe personelinin ve müşteri iletişiminden sorumlu çalışanların kazandığı süre henüz dahil değildir.

Kazanılan Saat Hesabına Hangi İşleri Dahil Etmelisiniz?

Asansör bakım firmalarında zaman kaybı genellikle tek büyük işlemden değil, her gün tekrarlanan küçük işlerden oluşur. Sağlıklı bir ROI hesabı yapabilmek için bu işleri ayrı ayrı değerlendirmek gerekir.

Bakım planlaması

Excel veya kâğıt üzerinden çalışan bir firmada aylık bakım listelerinin hazırlanması, geçmiş ayın kontrol edilmesi, teknisyenlere göre ayrılması ve tarih değişikliklerinin işlenmesi zaman alır.

Örneğin manuel bakım planlaması ayda 6 saat sürerken yazılımla 1,5 saate düşüyorsa:

6 - 1,5 = 4,5 saat

aylık zaman tasarrufu elde edilir.

Teknisyenlere iş dağıtımı

Teknisyenlere sabah liste göndermek, WhatsApp üzerinden adres paylaşmak, tamamlanmayan işleri tekrar sormak ve gün sonunda durum kontrolü yapmak her ekip için ayrı zaman yaratır.

Dijital iş listesi kullanan teknisyen ise kendisine atanan bakım ve arızaları doğrudan görebilir.

Beş teknisyenin her biri günde yalnızca 10 dakika daha az telefon görüşmesi ve koordinasyon yaparsa:

5 teknisyen x 10 dakika x 22 gün = 1.100 dakika

Bu da ayda yaklaşık 18,3 saat eder.

Bakım formu ve evrak işlemleri

Kâğıt bakım formlarının doldurulması, ofise getirilmesi, dosyalanması ve gerektiğinde tekrar bulunması görünmeyen önemli bir maliyettir.

Dijital bakım kaydında teknisyen sahada işlemi tamamlar, gerekli bilgileri girer ve kayıt doğrudan ilgili asansörün geçmişinde tutulur.

Bu bakım kayıtlarını Asansorex gibi bir bakım takip yazılımında dijital olarak tutmak, özellikle geçmiş bakım veya arıza bilgisinin aranması gerektiğinde ofis ve saha arasındaki tekrar trafiğini azaltabilir.

Müşteri bilgilendirmesi

Bina yöneticisinin;

“Bakım yapıldı mı?”

“Teknisyen ne zaman geldi?”

“Bu ay hangi işlem yapıldı?”

gibi soruları normaldir. Ancak bu bilgiyi bulmak için teknisyeni aramak, dosyaya bakmak ve müşteriye dönüş yapmak gerekiyorsa her talep birkaç dakikalık operasyon yaratır.

Dijital kayıt sayesinde bilgiye daha hızlı ulaşılması, müşteri iletişim süresini de azaltır.

Cari ve tahsilat kontrolü

Bakım tamamlandıktan sonra borcun ayrı bir Excel dosyasına yazılması, tahsilatın başka yerde tutulması ve müşteri bakiyesinin tekrar kontrol edilmesi çift veri girişine neden olabilir.

Bakım operasyonu ile cari süreç birbirine bağlı olduğunda aynı bilginin birden fazla kez yazılması azalır.

Örnek Bir Asansör Firmasında Aylık Saat Tasarrufu

200 asansöre bakım veren ve sahada 4 teknisyeni bulunan örnek bir firma düşünelim. Aşağıdaki rakamlar sabit sektör verisi değil, firmanın kendi hesabını nasıl yapabileceğini göstermek için hazırlanmış örnek değerlerdir.

Operasyon	Manuel Süre/Ay	Yazılımla Süre/Ay	Kazanılan Süre
Aylık bakım planlama	6 saat	2 saat	4 saat
Teknisyen koordinasyonu	20 saat	8 saat	12 saat
Bakım formu kontrolü	10 saat	4 saat	6 saat
Arıza kayıt takibi	12 saat	6 saat	6 saat
Müşteri bilgilendirme	10 saat	6 saat	4 saat
Cari ve tahsilat kontrolü	12 saat	7 saat	5 saat
Raporlama	6 saat	2 saat	4 saat
Toplam	76 saat	35 saat	41 saat

Bu örnekte firma ayda yaklaşık 41 çalışma saati kazanıyor.

Yıllık karşılığı:

41 x 12 = 492 saat

Sekiz saatlik çalışma günü üzerinden:

492 / 8 = 61,5 iş günü

Yani örnek işletme, yalnızca tekrar eden operasyonların azaltılması sayesinde yılda yaklaşık 61,5 iş günlük kapasite kazanmış olur.

Bu noktada yazılım fiyatını değerlendirmek çok daha anlamlı hale gelir.

Kazanılan Saatin Parasal Değeri Nasıl Hesaplanır?

Zaman tasarrufunu TL karşılığına çevirmek için en pratik yöntem saatlik işletme maliyetini hesaplamaktır.

Burada yalnızca çalışanın net maaşını kullanmak doğru değildir. İşveren açısından toplam maliyet, yan giderler ve operasyon maliyetleri de vardır. Bununla birlikte ilk analiz için yaklaşık bir saatlik maliyet belirlemek yeterlidir.

Örneğin işletmede ilgili çalışanların ortalama saat maliyetini 300 TL kabul edelim.

Önceki örnekte yıllık 492 saat kazanılmıştı.

492 saat x 300 TL = 147.600 TL

Bu durumda operasyonel zaman tasarrufunun teorik yıllık karşılığı 147.600 TL olur.

Yıllık yazılım lisansının örneğin 30.000 TL olduğunu varsayarsak:

147.600 - 30.000 = 117.600 TL

brüt operasyonel avantaj hesaplanabilir.

Buradaki amaç “Yazılım kesin olarak şu kadar kazandırır” demek değildir. Her firmanın çalışan sayısı, bakım portföyü, süreçleri ve saat maliyeti farklıdır. Önemli olan firmanın kendi verileriyle aynı hesabı yapabilmesidir.

Asıl Kazanç Her Zaman Personel Azaltmak Değildir

Zaman tasarrufu hesabında en sık yapılan hatalardan biri, kazanılan her saatin doğrudan personel maliyetinden düşüleceğini düşünmektir.

Çoğu asansör firmasında dijitalleşmenin amacı personel çıkarmak değildir. Amaç mevcut ekibin aynı sürede daha fazla ve daha kontrollü iş yapabilmesidir.

Örneğin operasyon sorumlusu ayda 20 saat kazanıyorsa bu zaman;

• geciken tahsilatların takibine,
• yeni müşteri tekliflerine,
• sözleşme yenilemelerine,
• teknisyen performansının incelenmesine,
• müşteri memnuniyetine,
• bakım portföyünün büyütülmesine

ayrılabilir.

Teknisyen açısından da benzer durum vardır.

Teknisyenin günde 20 dakika daha az adres araması, ofisi araması, form düzenlemesi veya bilgi beklemesi küçük görünebilir. Ancak 5 teknisyen için ayda:

5 x 20 dakika x 22 gün = 2.200 dakika

yani yaklaşık 36,7 saat eder.

Firma bu süreyi yeni bakım noktalarına, arıza müdahalelerine veya daha düzenli saha kontrolüne dönüştürebilir.

Saat Tasarrufunu Kendi Firmanızda Nasıl Ölçebilirsiniz?

Tahmin yerine gerçek veriye yaklaşmak için bir hafta boyunca mevcut süreçlerinizi ölçebilirsiniz.

1. Tekrarlanan işleri listeleyin. Bakım planlama, teknisyen arama, form kontrolü, müşteri bilgilendirme, tahsilat kontrolü ve raporlama gibi işleri yazın.

2. Her iş için harcanan süreyi kaydedin. Örneğin bakım planlaması için ayda 5 saat harcanıyorsa bunu doğrudan tabloya ekleyin.

3. Kaç kişinin aynı işlemi yaptığını belirleyin. Beş teknisyen için günlük 10 dakikalık kayıp, tek teknisyenin 10 dakikasından çok daha önemlidir.

4. Yazılım sonrası hedef süreyi belirleyin. İşin tamamen ortadan kalkacağını varsaymak yerine gerçekçi bir düşüş tahmini kullanın.

5. Aylık kazanılan saati hesaplayın.

Basit formül:

Mevcut süre - yazılım sonrası süre = kazanılan süre

1. 12 ile çarparak yıllık değeri bulun.

2. Saatlik işletme maliyetiyle çarpın.

3. Yıllık yazılım maliyetini sonuçtan düşerek karşılaştırma yapın.

Bu hesap satın alma kararını yalnızca özellik listesine değil, işletmenin gerçek operasyonuna bağlar.

Yazılım Fiyatı Karşılaştırırken Saat Başına Maliyete Bakın

İki yazılım arasında karar verirken yıllık fiyat farkı tek başına yeterli değildir.

Örneğin:

• Yazılım A: yıllık 20.000 TL
• Yazılım B: yıllık 30.000 TL

olsun.

Yazılım A yılda 150 saat, Yazılım B ise yılda 450 saat kazandırıyorsa farklı bir tablo ortaya çıkar.

Yazılım A için:

20.000 / 150 = 133,3 TL

Kazanılan saat başına yaklaşık 133 TL maliyet oluşur.

Yazılım B için:

30.000 / 450 = 66,7 TL

Kazanılan saat başına yaklaşık 67 TL maliyet oluşur.

Dolayısıyla pahalı görünen ikinci çözüm, sağladığı operasyonel fayda açısından daha ekonomik olabilir.

Bu nedenle demo sırasında yalnızca “Hangi özellikler var?” sorusunu değil, “Bu özellik bugün yaptığımız hangi manuel işi ortadan kaldırıyor?” sorusunu da sormak gerekir.

Asansorex gibi bakım, arıza, saha kayıtları ve işletme takibini aynı çalışma akışında birleştirmeyi amaçlayan çözümler değerlendirilirken de en sağlıklı yöntem, firmanın kendi mevcut çalışma süresini ölçüp yazılım sonrasındaki değişimi karşılaştırmaktır.

Hesaba Katılması Gereken Görünmeyen Kazançlar

Saat hesabı güçlü bir yöntemdir ancak yazılımın tüm değerini tek başına göstermez.

Bazı faydaların doğrudan dakika karşılığını hesaplamak zordur.

Bunlar arasında:

• unutulan bakım riskinin azalması,
• kaybolan arıza kayıtlarının önlenmesi,
• geçmiş işlem bilgisine daha hızlı ulaşılması,
• müşteriye daha düzenli bilgi sunulması,
• teknisyen ile ofis arasındaki iletişim hatalarının azalması,
• eksik kayıtların daha kolay fark edilmesi,
• tahsilatların daha düzenli takip edilmesi,
• firma büyüdükçe operasyonun kontrol altında tutulması

yer alabilir.

Örneğin bir müşterinin geçmiş bakım formunu bulmak normalde 20 dakika sürüyor ve dijital sistemde birkaç dakika içinde erişilebiliyorsa doğrudan süre tasarrufu vardır. Ancak aynı zamanda müşteriye daha hızlı cevap verilmesinin hizmet kalitesine katkısı da bulunur.

Bu nedenle ROI hesabında iki ayrı başlık kullanmak faydalıdır:

Ölçülebilir tasarruflar: Çalışma saati, kâğıt, telefon, tekrar veri girişi gibi hesaplanabilir kalemler.

Operasyonel faydalar: Daha düzenli kayıt, daha hızlı müşteri cevabı, daha kontrollü saha operasyonu ve büyümeye hazırlık gibi doğrudan TL karşılığı koymanın zor olduğu kazanımlar.

Sıkça Sorulan Sorular

Asansör yazılımı fiyatı nasıl değerlendirilmelidir?

Yalnızca yıllık veya aylık lisans ücretine bakılmamalıdır. Yazılımın bakım planlama, arıza yönetimi, teknisyen koordinasyonu, evrak yönetimi, cari takip ve raporlamada kazandırdığı süre de hesaplanmalıdır. Fiyat ile yıllık operasyonel kazanç birlikte değerlendirilmelidir.

Kazanılan çalışma saati nasıl hesaplanır?

Bir işlemin yazılım öncesi aylık süresinden yazılım sonrasındaki süre çıkarılır. Tüm operasyonlardaki tasarruflar toplandıktan sonra 12 ile çarpılarak yaklaşık yıllık kazanılan çalışma saati bulunabilir.

Küçük asansör firmalarında yazılım yine zaman kazandırır mı?

Evet, ancak tasarruf miktarı firma büyüklüğüne göre değişir. 50 asansörlük bir portföy ile 500 asansörlük portföyün kazancı aynı olmayacaktır. Küçük firmalarda özellikle bakım planlama, kayıt düzeni, müşteri takibi ve tekrar veri girişinin azaltılması önem kazanabilir.

Yazılımın ROI hesabında sadece personel maliyeti mi kullanılmalıdır?

Hayır. Personel zamanı en kolay ölçülen kalemlerden biridir ancak tek kalem değildir. Evrak, iletişim, hatalı veya tekrarlanan işlemler, geciken tahsilatlar ve operasyonel kontrol gibi unsurlar da değerlendirilmelidir.

Yazılımın pahalı olması daha kötü ROI anlamına gelir mi?

Her zaman değil. Daha yüksek fiyatlı bir yazılım manuel işleri ciddi ölçüde azaltıyor ve çok daha fazla saat kazandırıyorsa kazanılan saat başına maliyeti daha düşük olabilir. Bu nedenle fiyat farkı, sağlanan operasyonel faydayla birlikte incelenmelidir.

ROI hesabı için kaç aylık veri kullanılmalı?

İlk değerlendirmede bir haftalık veya bir aylık operasyon ölçümü başlangıç için yeterlidir. Daha sağlıklı sonuç için birkaç aylık ortalama kullanılabilir. Özellikle bakım yoğunluğu dönemsel değişiyorsa tek bir yoğun veya sakin ay üzerinden karar vermemek daha doğru olur.

Özet

Bir asansör yazılımı fiyatı, yalnızca faturada görülen lisans bedelinden ibaret değildir. Asıl değerlendirme, yazılımın işletmede her ay kaç saatlik manuel işi ortadan kaldırdığı ve bu zamanın firmaya ne kadar operasyonel kapasite kazandırdığı üzerinden yapılmalıdır.

Bakım planlama, teknisyen koordinasyonu, bakım formları, arıza kayıtları, müşteri bilgilendirmesi, tahsilat kontrolü ve raporlama ayrı ayrı ölçüldüğünde küçük zaman tasarruflarının yıl sonunda yüzlerce saate ulaşabildiği görülebilir.