Asansör Yazılımı Fiyatında Depo/Şube Çarpanı

İÇERİK

Bir asansör bakım yazılımı satın alırken ilk bakılan rakam çoğu zaman yıllık veya aylık lisans bedelidir. Ancak özellikle birden fazla şubesi, deposu veya araç deposu bulunan firmalarda gerçek maliyet yalnızca ana lisans fiyatından oluşmayabilir. Bazı yazılımlar ikinci şube, ek depo, kullanıcı, teknisyen veya belirli asansör sayısının aşılması durumunda fiyatı katlayabilir. Bu nedenle asansör yazılımı fiyatı değerlendirilirken depo ve şube çarpanı mutlaka ayrı bir kalem olarak incelenmelidir.

Küçük bir bakım firması bugün tek ofis ve tek depoyla çalışıyor olabilir. Fakat iki yıl sonra ikinci ilçede şube açtığında, teknisyen ekiplerini ayırdığında veya araç stoklarını ayrı takip etmek istediğinde yazılım maliyetinin nasıl değişeceği satın alma kararının gerçek sonucunu belirler.

Bu yazıda depo ve şube sayısının yazılım fiyatına nasıl yansıdığını, hangi fiyatlandırma modellerinin kullanıldığını ve teklif alırken hangi soruların sorulması gerektiğini somut örneklerle ele alacağız.

Depo ve Şube Çarpanı Nedir?

Depo veya şube çarpanı, yazılım sağlayıcısının ana lisans fiyatına ek olarak her yeni organizasyon birimi için ücret talep etmesidir.

Örneğin bir yazılımın yıllık lisans bedeli 20.000 TL olabilir. İlk bakışta oldukça net görünen bu fiyatın yalnızca:

• 1 şube,
• 1 depo,
• belirli sayıda kullanıcı,
• belirli sayıda teknisyen,
• belirli sayıda asansör

için geçerli olduğu sonradan anlaşılabilir.

İkinci şubenin açılmasıyla birlikte yüzde 50 ek lisans bedeli istenmesi veya her depo için ayrı ücret alınması, toplam sahip olma maliyetini ciddi biçimde değiştirebilir.

Buradaki önemli nokta şudur: Şube ve depo kavramları operasyonel olarak farklıdır.

Bir şube genellikle kendi müşteri portföyüne, teknisyen ekibine, kasa hareketlerine ve operasyon takvimine sahip olabilir. Depo ise stokların fiziksel veya sanal olarak ayrıldığı bölümdür.

Örneğin bir firma şu yapıya sahip olabilir:

• İstanbul merkez şube
• Anadolu Yakası şubesi
• Merkez yedek parça deposu
• Anadolu Yakası deposu
• 6 teknisyen araç deposu

Bu yapı yazılım sağlayıcısına göre 2 şube ve 8 depo şeklinde fiyatlandırılabilir. Başka bir yazılımda ise aynı yapı ana lisans içerisinde değerlendirilebilir.

Bu yüzden fiyat karşılaştırmasında yalnızca “Yıllık ücret ne kadar?” sorusu yeterli değildir.

Şube Sayısı Yazılım Fiyatını Nasıl Etkiler?

Çok şubeli çalışan asansör firmalarının temel ihtiyacı, bütün operasyonu merkezi olarak görebilirken şubelerin kendi günlük işlerini ayrı yönetebilmesidir.

Örneğin Ankara merkezli bir bakım firmasının Ankara, Konya ve Eskişehir'de üç operasyon noktası bulunduğunu düşünelim. Firma sahibi toplam ciroyu görmek isterken her şube sorumlusu yalnızca kendi:

• bakım planını,
• arıza kayıtlarını,
• teknisyenlerini,
• müşterilerini,
• tahsilatlarını,
• stoklarını

takip etmek isteyebilir.

Yazılım sağlayıcıları bu yapıyı farklı modellerle fiyatlandırabilir.

Fiyatlandırma modeli	Örnek yapı	Avantaj	Dikkat edilmesi gereken
Tek fiyat	Tüm şubeler ana lisansa dahil	Bütçe öngörülebilir	Kullanıcı veya asansör limiti olabilir
Şube başına ücret	Her yeni şube için ek ücret	Küçük firmada başlangıç uygun olabilir	Firma büyüdükçe maliyet hızla artabilir
Paket modeli	Örneğin 1, 3 veya 5 şubelik paket	Orta ölçekli firmalarda hesaplama kolaydır	Paket sınırı aşılınca fiyat sıçrayabilir
Kullanıcı bazlı	Şube ücretsiz, kullanıcı ücretli	Az personelli çok şubeli firmaya uygun olabilir	Teknisyen sayısı arttıkça maliyet yükselir
Portföy bazlı	Asansör sayısına göre fiyat	Şube sayısı önemsiz olabilir	Portföy büyümesinde yeni paket gerekebilir

Örneğin yıllık lisans bedeli 18.000 TL olan bir yazılımda ikinci şube için 8.000 TL, üçüncü şube için 8.000 TL daha talep edildiğini varsayalım.

Firmanın başlangıçta gördüğü fiyat 18.000 TL iken üç şubeli kullanımda gerçek maliyet:

18.000 + 8.000 + 8.000 = 34.000 TL

olacaktır.

Bu rakamın yanlış olduğu söylenemez. Önemli olan fiyat yapısının satın alma aşamasında açıkça belirtilmesidir.

Depo Sayısındaki Artış Neden Maliyeti Değiştirebilir?

Asansör sektöründe depo kavramı yalnızca merkezdeki yedek parça raflarından ibaret değildir.

Bir bakım firmasında şu stok noktaları bulunabilir:

• merkez depo,
• şube deposu,
• teknisyen araç deposu,
• revizyon malzemesi deposu,
• geçici saha deposu.

Özellikle araç deposu mantığı kullanıldığında depo sayısı teknisyen sayısıyla birlikte büyüyebilir.

Örneğin 12 teknisyeni bulunan bir firmada her teknisyenin aracındaki malzeme ayrı stok noktası olarak takip ediliyorsa sistemde 12 araç deposu oluşabilir.

Bazı yazılım firmaları bu depoları ücretsiz tanımlarken bazıları belirli sayının üzerindeki her depo için ilave ücret talep edebilir.

Bu durum satın alma öncesinde mutlaka netleştirilmelidir.

Depo sınırı neden önemlidir?

Asansör bakım firmalarında sahaya çıkan parçanın kimde olduğu önemli bir kontrol noktasıdır.

Örneğin:

• kontaktör,
• fotosel,
• kapı pateni,
• buton,
• röle,
• yağdanlık,
• sensör

merkez depodan teknisyen aracına aktarılabilir.

Teknisyen sahada parçayı kullandığında stoktan düşülmesi gerekir. Araç depolarını maliyet nedeniyle sisteme tanımlayamayan firma tekrar Excel veya manuel takibe dönüyorsa yazılımdan beklenen operasyon bütünlüğü bozulur.

Dolayısıyla depo özelliğinin bulunması kadar kaç deponun lisansa dahil olduğu da önemlidir.

Teklifleri Karşılaştırırken Gerçek Maliyeti Hesaplayın

Yazılım fiyatlarını karşılaştırmanın en sağlıklı yolu yalnızca ilk yıl fiyatını değil, firmanın yakın gelecekte ulaşabileceği yapıyı da hesaba katmaktır.

Örneğin bugün:

• 1 şube,
• 1 merkez depo,
• 5 teknisyen,
• 300 asansör

ile çalışan bir firmanın iki yıl içindeki hedefi:

• 3 şube,
• 3 merkez/şube deposu,
• 15 teknisyen araç deposu,
• 900 asansör

olabilir.

Bu durumda yazılım teklifini yalnızca bugünkü şartlara göre değerlendirmek yanıltıcı olur.

Satın alma görüşmesinde en az üç senaryo fiyatlandırılmalıdır:

1. Mevcut operasyon yapısı
2. Bir yıl sonraki tahmini yapı
3. İki veya üç yıl sonraki büyüme senaryosu

Örnek bir karşılaştırma şu şekilde yapılabilir:

Kalem	Bugün	Büyüme sonrası
Şube	1	3
Merkez/şube deposu	1	3
Araç deposu	5	15
Teknisyen	5	15
Asansör portföyü	300	900

Yazılım sağlayıcısından bu iki yapı için de yazılı fiyat almak faydalıdır.

Böylece örneğin bugün 15.000 TL görünen bir çözümün büyüme sonrası 45.000 TL'ye çıkıp çıkmayacağı önceden görülebilir.

Gizli Maliyet Oluşturabilecek Diğer Çarpanlar

Depo ve şube önemli olmakla birlikte tek maliyet unsurları değildir. Asansör bakım yazılımı fiyatı incelenirken aşağıdaki kalemler de sorgulanmalıdır.

Kullanıcı ve teknisyen sayısı

Bazı sistemlerde ofis kullanıcıları ve teknisyen hesapları ayrı fiyatlandırılabilir.

Örneğin ana paket 5 kullanıcı içeriyor, sonraki her kullanıcı ücretli olabilir. Firma çalışan sayısı arttıkça yıllık lisans maliyeti de yükselir.

Asansör portföyü

Sık kullanılan modellerden biri portföy büyüklüğüne göre lisanslamadır.

Örneğin:

• 0–250 asansör,
• 251–500 asansör,
• 501–1.000 asansör

gibi paketler olabilir.

Firma 490 asansörden 510 asansöre çıktığında üst pakete geçmek zorunda kalıyorsa oluşacak fiyat farkı önceden bilinmelidir.

SMS ve mesajlaşma kontörleri

Bakım hatırlatmaları, tahsilat mesajları veya müşteri bildirimleri için kullanılan SMS hizmetleri çoğu zaman ana lisans dışında fiyatlandırılır.

Burada yazılım lisans maliyeti ile kullanım maliyetini birbirinden ayırmak gerekir.

Eğitim ve veri aktarımı

Eski programdaki bina, müşteri, asansör veya cari verilerinin yeni sisteme taşınması ek ücretli olabilir.

Ayrıca ikinci şube açıldığında yeni personel eğitimi için ücret talep edilip edilmediği de sorulmalıdır.

Destek hizmetleri

Başlangıç fiyatı uygun görünen bazı çözümlerde yıllık bakım, destek veya sürüm güncelleme bedelleri ayrıca hesaplanabilir.

Bu nedenle teklif üzerinde “yıllık lisans” dışında hangi kalemlerin bulunduğu mutlaka kontrol edilmelidir.

Depo ve Şube Çarpanı İçin Satıcıya Sorulacak Sorular

Yazılım demosu sırasında aşağıdaki soruların doğrudan sorulması, sonradan oluşabilecek fiyat sürprizlerini büyük ölçüde azaltır.

• Fiyata kaç şube dahildir?
• İkinci veya üçüncü şube açılırsa yıllık ücret ne kadar değişir?
• Şube başına sabit ücret mi, yüzde bazlı artış mı uygulanıyor?
• Kaç depo ücretsiz tanımlanabilir?
• Her teknisyen için ayrı araç deposu oluşturabilir miyiz?
• Araç depoları ek lisans gerektiriyor mu?
• Şubeler kendi stoklarını ayrı takip edebilir mi?
• Firma sahibi tüm şubeleri tek ekrandan görebilir mi?
• Kullanıcı veya teknisyen sayısı arttığında fiyat değişiyor mu?
• Asansör portföyü büyüdüğünde hangi fiyat dilimine geçiyoruz?
• Veri aktarımı için ek ücret var mı?
• Eğitim ve destek ana lisansa dahil mi?
• Gelecek yıl fiyatlandırma hangi kriterlere göre yenilenecek?

Bu soruların mümkünse sözlü değil, teklif veya sözleşme üzerinde cevaplanması daha sağlıklı olur.

Çok Şubeli Firmalarda Operasyonel Fayda da Hesaba Katılmalı

Fiyat değerlendirmesinde yalnızca yazılım maliyetine bakmak da doğru değildir. Şube yapısını gerçekten merkezi hale getiren bir yazılım, operasyon tarafında ciddi zaman tasarrufu sağlayabilir.

Örneğin üç şubeli bir firmada her şubenin ayrı Excel dosyası tuttuğunu düşünelim.

Ay sonunda merkez ofisin:

1. Şubelerden dosyaları istemesi,
2. Bakım sayılarını birleştirmesi,
3. Tahsilatları karşılaştırması,
4. Stokları kontrol etmesi,
5. Teknisyen performansını ayrı ayrı hesaplaması

gerekebilir.

Bu işlemler yalnızca birkaç saat değil, özellikle portföy büyüdükçe birkaç günlük idari iş yüküne dönüşebilir.

Merkezi bir sistem kullanıldığında ise firma sahibi şubeleri ayrı ayrı takip ederken toplam operasyonu da görebilir.

Asansorex gibi asansör bakım ve yönetim yazılımlarında şube, saha operasyonu, bakım, arıza, cari ve stok kayıtlarının aynı sistem içerisinde tutulması; farklı Excel dosyaları arasında veri birleştirme ihtiyacını azaltabilir.

Burada satın alma kararında sorulması gereken soru yalnızca “Kaç TL?” değil, aynı zamanda “Bu yapı bize hangi manuel işi ortadan kaldırıyor?” olmalıdır.

Hangi Fiyatlandırma Modeli Daha Mantıklı?

Tek bir doğru model yoktur. Doğru model firmanın büyüklüğüne ve büyüme planına göre değişir.

Tek şubeli ve küçük portföylü bir firma için düşük başlangıç ücretli paket avantajlı olabilir.

Buna karşılık kısa sürede yeni şubeler açmayı planlayan bir firma için sınırsız veya geniş şube hakkı bulunan sabit fiyatlı model daha öngörülebilir olabilir.

Özellikle hızlı büyüyen firmalarda şu üç kriter önemlidir:

Öngörülebilirlik: Gelecek yıl oluşacak maliyet yaklaşık olarak hesaplanabiliyor mu?

Ölçeklenebilirlik: Yeni teknisyen, depo veya şube eklendiğinde sistem değişikliği gerekmiyor mu?

Şeffaflık: Hangi özellik veya kapasite artışının ne kadar ek ücret oluşturacağı açık mı?

Fiyatı değerlendirirken yıllık lisans bedelini toplam portföye bölmek de faydalı olabilir.

Örneğin yıllık 30.000 TL lisans bedeliyle 600 asansör yönetiliyorsa asansör başına yıllık yazılım maliyeti:

30.000 / 600 = 50 TL

olur.

Bu hesap, farklı lisans modellerini aynı zeminde karşılaştırmayı kolaylaştırır.

Ancak depo, şube, kullanıcı ve ek hizmet ücretleri varsa hesaplamaya bunların tamamı dahil edilmelidir.

Sıkça Sorulan Sorular

Asansör yazılımında şube başına ücret alınması normal mi?

Evet. Yazılım firmaları farklı lisans modelleri kullanabilir. Bazıları tüm şubeleri tek lisansa dahil ederken bazıları her şube için ek ücret talep edebilir. Burada önemli olan fiyatlandırmanın satın alma öncesinde açıkça belirtilmesidir.

Araç deposu ayrı depo olarak sayılır mı?

Yazılıma göre değişir. Bazı sistemlerde her teknisyen aracına ayrı stok deposu tanımlanabilir ve bunlar ana lisansa dahildir. Bazı sistemlerde ise tanımlanabilecek depo sayısı sınırlı olabilir. Teklif aşamasında mutlaka sorulmalıdır.

Şube sayısı arttığında yazılım fiyatı iki katına çıkar mı?

Her zaman değil. Bazı sağlayıcılar sabit ek ücret, bazıları kullanıcı veya şube başına ücret, bazıları ise paket sistemi kullanır. İkinci şubenin fiyat etkisi sözleşmeden önce netleştirilmelidir.

En ucuz asansör yazılımını seçmek doğru mu?

Tek başına başlangıç fiyatına göre karar vermek sağlıklı değildir. Kullanıcı, şube, depo, portföy, destek, eğitim ve mesajlaşma gibi ek maliyetler toplam sahip olma maliyetini değiştirebilir.

Çok şubeli firmalar hangi özelliklere dikkat etmeli?

Şube bazlı müşteri ve operasyon takibi, ayrı stok yönetimi, teknisyen yetkilendirmesi, merkezi raporlama, cari takibi ve şubeler arasında veri ayrımı önemli kriterlerdir.

Yazılım teklifinde gelecek yılların maliyetini nasıl görebilirim?

Satıcıdan mevcut firma yapınızın yanında bir ve üç yıllık büyüme senaryosu için de fiyat isteyin. Böylece yeni şube, depo, teknisyen veya asansör eklediğinizde toplam lisans maliyetinin nasıl değişeceğini önceden görebilirsiniz.

Özet

Asansör yazılımı satın alırken görünen lisans fiyatı her zaman gerçek toplam maliyeti göstermez. Özellikle depo ve şube çarpanı, büyüyen bakım firmalarında birkaç yıl içinde önemli bir maliyet kalemine dönüşebilir.

Bu nedenle teklifleri karşılaştırırken yalnızca bugünkü operasyonunuzu değil, gelecekte ulaşabileceğiniz şube, teknisyen, depo ve asansör sayısını da hesaba katın. Kullanıcı, portföy, destek, eğitim ve iletişim kontörleri gibi diğer maliyetleri de aynı tabloya ekleyin.

İyi bir fiyatlandırma modeli mutlaka en ucuz model değildir; işletmenin büyümesini cezalandırmayan, maliyeti önceden hesaplanabilen ve hangi hizmetin ne kadar ücret oluşturduğunu açıkça gösteren modeldir.

Asansorex gibi sektör odaklı bir bakım yönetim yazılımını değerlendirirken de yalnızca mevcut lisans bedelini değil, şube ve saha operasyonunuz büyüdüğünde yapının nasıl ölçekleneceğini birlikte değerlendirmek daha sağlıklı bir satın alma kararı verir.