Asansör Yazılımı İhale Bütçesi Nasıl Hazırlanır?

İÇERİK

Asansör yazılımı için ihale bütçesi hazırlarken yapılan en yaygın hata, yalnızca yıllık lisans bedelini dikkate almaktır. Oysa yazılımın kullanılmaya başlanması için veri aktarımı, kullanıcı eğitimi, entegrasyon, saha cihazları, teknik destek ve yenileme maliyetleri gibi birçok kalemin birlikte değerlendirilmesi gerekir. Eksik hazırlanan bir bütçe, ihale sonuçlandıktan sonra ek ödeme taleplerine, kapsam tartışmalarına veya satın alınan sistemin tam olarak kullanılamamasına yol açabilir.

Sağlıklı bir asansör yazılımı ihale bütçesi, firmanın bugünkü ihtiyaçlarını karşılamanın yanında önümüzdeki birkaç yıldaki büyümeyi de hesaba katmalıdır. Bu rehberde; ihtiyaç kapsamının nasıl çıkarılacağını, maliyet kalemlerinin nasıl sınıflandırılacağını, tekliflerin hangi yöntemle karşılaştırılacağını ve sürpriz giderlere karşı nasıl pay ayrılacağını adım adım inceleyeceğiz.

Kamu kurumları veya kamu iştiraki niteliğindeki kuruluşlarda satın alma süreci, kurumun tabi olduğu yürürlükteki ihale mevzuatı ve iç satın alma prosedürlerine göre yürütülmelidir. Bu rehber, teknik ve mali kapsamın oluşturulmasına odaklanmaktadır.

İhale Bütçesi Neden Sadece Lisans Bedelinden Oluşmaz?

Bir yazılım teklifinde en görünür kalem genellikle lisans ücretidir. Ancak lisans, toplam yatırımın yalnızca bir bölümüdür. Özellikle yüzlerce asansöre hizmet veren bakım firmalarında mevcut müşteri, bina, asansör, sözleşme, cari ve bakım kayıtlarının yeni sisteme aktarılması ciddi bir hazırlık gerektirir.

Örneğin yıllık lisans bedeli uygun görünen bir yazılımın şu hizmetleri ayrıca ücretlendirmesi mümkündür:

• Excel dosyalarından veri aktarımı
• Kullanıcı ve teknisyen hesaplarının açılması
• Firma dokümanlarının sisteme uyarlanması
• Bakım ve arıza formu şablonlarının hazırlanması
• E-fatura veya ön muhasebe entegrasyonu
• SMS gönderimi ve SMS kontörleri
• Uzaktan ya da yerinde kullanıcı eğitimi
• Termal yazıcı ve sarf malzemeleri
• Özel rapor veya ek geliştirme talepleri
• Yıllık bakım, destek ve sürüm güncelleme ücretleri

Bu nedenle teklifleri değerlendirirken sorulması gereken soru, “Yazılımın yıllık fiyatı ne kadar?” değil, “Bu sistemi eksiksiz kullanmaya başlamamızın toplam maliyeti ne kadar?” olmalıdır.

İhale bütçesi hazırlanırken ilk yıl maliyeti ile sonraki yılların yenileme maliyeti de ayrı gösterilmelidir. İlk yıl kurulum, eğitim ve veri aktarımı nedeniyle daha yüksek olabilir. İkinci yıldan itibaren ise lisans yenileme, destek, kontör ve cihaz yenileme giderleri öne çıkar.

İhtiyaç Kapsamı Nasıl Belirlenir?

Bütçe oluşturmadan önce hangi işlerin yazılım üzerinden yönetileceği netleştirilmelidir. Kapsam net değilse firmalardan gelen teklifler aynı hizmeti içermeyeceği için sağlıklı bir fiyat karşılaştırması yapılamaz.

Kullanıcı ve portföy büyüklüğünü belirleyin

İlk aşamada aşağıdaki veriler çıkarılmalıdır:

• Bakımı yapılan toplam asansör sayısı
• Aktif müşteri ve bina sayısı
• Sahada görev yapan teknisyen sayısı
• Ofis kullanıcılarının sayısı
• Şube veya servis bölgesi sayısı
• Aylık bakım ve arıza iş emri adedi
• Aylık gönderilecek tahmini SMS miktarı
• Sistemde tutulacak fotoğraf ve belge hacmi
• Müşteri portalını kullanacak bina yöneticisi sayısı

Bazı yazılımlar kullanıcı sayısına, bazıları asansör sayısına, bazıları ise seçilen modüllere göre fiyatlandırılır. Bu nedenle mevcut sayıların yanında en az iki veya üç yıllık büyüme tahmini de yapılmalıdır.

Örneğin bugün 350 asansöre hizmet veren ve yılda ortalama 100 yeni asansör kazanan bir firma, yalnızca 500 asansör sınırına göre bütçe oluşturursa kısa süre içinde paket yükseltmek zorunda kalabilir. Daha sağlıklı yaklaşım, teklifleri 350, 500 ve 750 asansör senaryoları üzerinden istemektir.

Zorunlu ve isteğe bağlı modülleri ayırın

Her özellik ilk aşamada zorunlu olmayabilir. Bütçeyi kontrol altında tutmak için ihtiyaçlar üç gruba ayrılabilir:

1. Zorunlu özellikler: Bakım planlama, arıza takibi, teknisyen atama, dijital bakım formu, müşteri ve asansör kayıtları.
2. İkinci aşama özellikleri: Cari takip, stok, teklif, sözleşme, tahsilat ve müşteri portalı.
3. Opsiyonel özellikler: Özel raporlar, gelişmiş entegrasyonlar, araç takibi veya firmaya özel geliştirmeler.

Bu ayrım, ihalenin temel kapsamını korurken bütçenin gereksiz özelliklerle şişmesini engeller.

Asansör Yazılımı İhale Bütçesindeki Maliyet Kalemleri

İhale dosyasında tüm maliyetler ayrı satırlar hâlinde gösterilmelidir. Böylece hangi hizmetin fiyata dahil olduğu ve hangi giderlerin sonradan oluşabileceği açıkça görülebilir.

Maliyet kalemi	Kapsam örneği	Ödeme şekli	Kontrol edilmesi gereken nokta
Yazılım lisansı	Bakım, arıza, cari, sözleşme ve raporlama modülleri	Aylık, yıllık veya tek seferlik	Kullanıcı ve asansör sınırı
Kurulum	Firma hesabı, yetkiler ve temel ayarlar	Genellikle tek seferlik	Uzaktan mı, yerinde mi?
Veri aktarımı	Müşteri, bina, asansör, cari ve sözleşme kayıtları	Tek seferlik	Kaç dosya ve kaç kayıt dahil?
Eğitim	Ofis personeli ve teknisyen eğitimi	Tek seferlik veya paketli	Katılımcı ve oturum sınırı
Entegrasyon	E-fatura, SMS, e-posta veya muhasebe bağlantıları	Kurulum ve/veya yıllık	Üçüncü taraf ücretleri dahil mi?
Teknik destek	Telefon, uzaktan bağlantı ve hata desteği	Lisansa dahil veya yıllık	Destek saatleri ve kapsamı
Donanım	Termal yazıcı, tablet, telefon veya barkod cihazı	Tek seferlik	Garanti ve uyumluluk
Kontör ve sarf	SMS, e-fatura kontörü, yazıcı kâğıdı	Kullanıma bağlı	Birim fiyat ve minimum alım
Özel geliştirme	Firmaya özel ekran, rapor veya iş akışı	Proje bazlı	Teslim süresi ve bakım bedeli
Yenileme	Lisans, barındırma ve güncelleme	Yıllık	Fiyat artış yöntemi

Tablodaki kalemlerin tamamı her projede bulunmayabilir. Ancak teklif formunda bu başlıklara yer verilmesi, tedarikçilerin maliyetleri daha şeffaf sunmasını sağlar.

Asansorex gibi asansör sektörüne özel hazırlanmış sistemlerde bakım, arıza, teknisyen, sözleşme ve cari süreçlerinin aynı yapı içinde bulunması, ayrı uygulamalar için birden fazla lisans alınması ihtiyacını azaltabilir. Yine de ihale öncesinde kullanılacak modüllerin ve paket sınırlarının açıkça doğrulanması gerekir.

İhale Bütçesi Adım Adım Nasıl Hazırlanır?

1. Mevcut sürecin maliyetini hesaplayın

Yeni yazılım için bütçe ayırmadan önce mevcut çalışma yönteminin firmaya ne kadara mal olduğu belirlenmelidir. Excel, WhatsApp, kâğıt bakım föyü ve telefon görüşmeleri doğrudan ücretsiz görünse de önemli bir iş gücü maliyeti oluşturabilir.

Aşağıdaki giderler hesaplamaya dahil edilebilir:

• Bakım planını hazırlamak için harcanan ofis süresi
• Teknisyenlerden form ve fotoğraf toplama süresi
• Kaybolan veya yeniden düzenlenen bakım föyleri
• Müşteri borçlarını kontrol etmek için yapılan telefon görüşmeleri
• Unutulan bakım ziyaretleri nedeniyle oluşan ek saha maliyeti
• Tekrarlayan veri girişi ve rapor hazırlama süresi
• Farklı programlara ödenen ayrı lisans ücretleri

Bu çalışma, yazılım bütçesinin yalnızca bir gider değil, operasyonel verimlilik yatırımı olarak değerlendirilmesini sağlar.

2. Teknik şartnameyi fiyat teklifinden önce hazırlayın

Teknik şartname, yalnızca yazılım özelliklerinin sıralandığı bir belge olmamalıdır. Sistemin nasıl kullanılacağını da açıklamalıdır.

Şartnamede en az şu konular bulunmalıdır:

• Kullanılacak modüller
• Kullanıcı, teknisyen ve asansör limitleri
• Mobil kullanım gereksinimleri
• Fotoğraf, imza ve konum kayıtları
• Bakım ve arıza iş akışları
• A, B, C ve D periyodik muayene sonuçlarının takibi
• Müşteri, bina, asansör ve sözleşme ilişkisi
• Veri aktarım yöntemi
• Yedekleme ve veri güvenliği
• Eğitim ve teknik destek kapsamı
• Raporların dışa aktarılabilmesi
• Sözleşme sona erdiğinde verilerin teslim yöntemi

Teknik şartname ne kadar net olursa gelen fiyat teklifleri o kadar karşılaştırılabilir olur.

3. En az üç maliyet senaryosu oluşturun

Tek bir bütçe rakamı yerine üç farklı senaryo hazırlanması daha sağlıklıdır:

• Temel senaryo: Zorunlu modüller ve mevcut kullanıcı sayısı
• Dengeli senaryo: Zorunlu modüller, finans özellikleri ve iki yıllık büyüme kapasitesi
• Geniş kapsamlı senaryo: Tüm modüller, entegrasyonlar, donanım ve özel raporlar

Bu yöntem, satın alma kararının yalnızca en düşük fiyat üzerinden verilmesini önler.

4. Beklenmeyen gider payı ekleyin

Veri temizliği, ek eğitim, cihaz uyumsuzluğu veya yeni entegrasyon ihtiyacı gibi durumlar başlangıç bütçesini artırabilir. Genel uygulamada proje kapsamına göre toplam bütçenin yaklaşık yüzde 5 ila yüzde 15’i arasında bir risk payı ayrılması düşünülebilir.

Bu oran doğrudan tedarikçiye ödenecek bir bedel değildir. Kurum içi bütçede, öngörülmeyen ihtiyaçlara karşı ayrılan güvenlik payıdır.

5. İlk yıl ve üç yıllık toplam maliyeti karşılaştırın

Bazı teklifler ilk yıl düşük, sonraki yıllarda yüksek yenileme bedeli içerebilir. Bazılarında ise kurulum bedeli yüksek olsa da yenileme daha uygun olabilir.

Bu nedenle aşağıdaki formül kullanılabilir:

Üç yıllık toplam maliyet = İlk yıl lisans + kurulum + veri aktarımı + eğitim + entegrasyon + donanım + ikinci ve üçüncü yıl yenileme + kullanım giderleri

Karar verirken yalnızca ilk faturaya değil, toplam sahip olma maliyetine bakılmalıdır.

Örnek Asansör Yazılımı İhale Bütçesi

Aşağıdaki çalışma, 500 asansöre hizmet veren, 12 teknisyeni ve 4 ofis kullanıcısı bulunan örnek bir bakım firması için hazırlanmış temsili bir bütçedir. Rakamlar piyasa fiyatı değil, bütçe oluşturma yöntemini göstermek amacıyla kullanılan örnek tutarlardır.

Bütçe kalemi	Temsili tutar
Yıllık yazılım lisansı	40.000 TL
Veri aktarımı ve temizliği	10.000 TL
Ofis ve teknisyen eğitimi	8.000 TL
SMS ve e-fatura entegrasyon kurulumu	12.000 TL
Termal yazıcı ve saha ekipmanı	15.000 TL
İlk yıl kontör ve sarf tahmini	6.000 TL
Beklenmeyen gider payı	9.000 TL
Tahmini ilk yıl bütçesi	100.000 TL

Bu örnekte lisans bedeli 40.000 TL olmasına rağmen gerçek ilk yıl bütçesi 100.000 TL olarak hesaplanmıştır. Sadece lisans fiyatı bütçeye yazılsaydı, proje başladıktan sonra 60.000 TL ek kaynak ihtiyacı oluşacaktı.

Bütçe tablosunda tutarların KDV hariç mi, KDV dahil mi olduğu açıkça belirtilmelidir. Tekliflerin karşılaştırılması genellikle aynı vergi esasına göre yapılmalı, nakit çıkış planında ise ödenecek toplam tutar dikkate alınmalıdır.

Teklifleri Karşılaştırırken Nelere Dikkat Edilmelidir?

En düşük teklif her zaman en ekonomik teklif değildir. Eksik kapsamlı bir yazılım, satın alma sonrasında ek modül, özel geliştirme ve yeni entegrasyon maliyetleri doğurabilir.

Teklif değerlendirme formunda şu ölçütlere puan verilebilir:

• Teknik şartnameyi karşılama oranı
• Toplam üç yıllık maliyet
• Veri aktarım kapsamı
• Eğitim kalitesi ve süresi
• Teknik destek erişilebilirliği
• Mobil saha kullanım kolaylığı
• Güncelleme ve geliştirme politikası
• Referans ve sektör deneyimi
• Veri dışa aktarma imkânı
• Büyüme durumunda uygulanacak fiyatlandırma

Örneğin değerlendirme puanının yüzde 50’si teknik yeterliliğe, yüzde 30’u toplam maliyete, yüzde 10’u destek hizmetlerine ve yüzde 10’u uygulama planına ayrılabilir. Bu oranlar firmanın önceliklerine göre değiştirilebilir.

Ayrıca ihale sözleşmesinde şu konuların açık olması önemlidir:

• Teslim ve devreye alma tarihi
• Eğitim takvimi
• Veri aktarım sorumluluğu
• Kullanıcı ve asansör limitleri
• Ek geliştirme birim fiyatları
• Yenileme dönemi fiyatlandırması
• Hizmet kesintilerine müdahale yöntemi
• Sözleşme sona erdiğinde veri teslimi
• Gizlilik ve kişisel verilerin korunmasına ilişkin sorumluluklar

Sıkça Sorulan Sorular

Asansör yazılımı ihale bütçesinde en büyük maliyet kalemi nedir?

Firmanın büyüklüğüne ve proje kapsamına göre değişir. Çoğu projede lisans ana maliyetlerden biridir; ancak yoğun veri aktarımı, özel geliştirme veya donanım ihtiyacı varsa bu kalemler lisans bedelini aşabilir.

Yazılım ihalesinde fiyatlar KDV dahil mi karşılaştırılmalıdır?

Bütün tekliflerin aynı esas üzerinden karşılaştırılması gerekir. Teklif formunda fiyatların KDV hariç veya KDV dahil olduğu açıkça belirtilmelidir. Nakit bütçesinde ise fiilen ödenecek KDV dahil tutar dikkate alınmalıdır.

Veri aktarımı mutlaka ayrı bir bütçe kalemi olmalı mı?

Mevcut kayıtlar az ve düzenliyse veri aktarımı lisansa dahil olabilir. Ancak farklı Excel dosyaları, eksik müşteri bilgileri veya mükerrer asansör kayıtları bulunuyorsa veri temizliği ve aktarım hizmeti ayrı kalem olarak gösterilmelidir.

Kaç yıllık maliyet hesabı yapılmalıdır?

En az üç yıllık toplam maliyet hesabı yapılması faydalıdır. Böylece ilk yıl indirimleri, sonraki yıl yenileme ücretleri ve büyümeye bağlı paket değişiklikleri daha net görülebilir.

En düşük fiyatlı yazılımı seçmek doğru mudur?

Teknik ihtiyaçları eksiksiz karşılıyorsa tercih edilebilir. Ancak düşük fiyat; sınırlı destek, eksik modül, düşük kullanıcı limiti veya ücretli veri aktarımı gibi nedenlerden kaynaklanıyorsa toplam maliyet daha yüksek olabilir.

İhale bütçesine donanım dahil edilmeli midir?

Sahada termal yazıcı, tablet, telefon, barkod okuyucu veya ek bilgisayar kullanılacaksa donanım bütçeye dahil edilmelidir. Garanti, bakım ve sarf malzemesi giderleri de ayrıca değerlendirilmelidir.

Özet

Asansör yazılımı ihale bütçesi hazırlanırken yalnızca lisans fiyatını dikkate almak yeterli değildir. Kurulum, veri aktarımı, eğitim, entegrasyon, donanım, kontör, destek ve yenileme maliyetleri birlikte hesaplanmalıdır. İhtiyaçların teknik şartnamede açıkça tanımlanması, tedarikçilerin aynı kapsam üzerinden teklif vermesini ve fiyatların doğru karşılaştırılmasını sağlar.

Sağlıklı bir bütçe için mevcut operasyon maliyeti çıkarılmalı, temel ve geniş kapsamlı senaryolar hazırlanmalı, ilk yıl ile üç yıllık toplam sahip olma maliyeti ayrı ayrı değerlendirilmelidir. Asansorex gibi bakım, arıza, teknisyen, cari ve sözleşme süreçlerini tek sistemde birleştiren çözümler incelenirken de lisans sınırları, veri aktarımı, eğitim ve destek kapsamı ihale dosyasında açıkça belirtilmelidir.