Bakım Firması Değişiminde Devir-Teslim Tutanağı

İÇERİK

Asansör bakım firması değişimi, sadece yeni bir sözleşme imzalamaktan ibaret değildir. Asıl kritik nokta, mevcut asansörlerin teknik geçmişinin, bakım kayıtlarının, eksiklerinin, arıza durumlarının ve resmi belgelerinin düzenli biçimde devredilmesidir. Bu süreçte hazırlanacak devir-teslim tutanağı, hem bina yönetimini hem eski bakım firmasını hem de yeni bakım firmasını koruyan temel belgedir.

Doğru hazırlanmış bir tutanak, “Bu arıza eskiden mi vardı?”, “Eksik parça kimin döneminde oluştu?”, “Son bakım gerçekten yapıldı mı?”, “Periyodik muayene raporu nerede?” gibi tartışmaları baştan azaltır. Özellikle 2026 Türkiye koşullarında, asansörlerin bakım ve işletme sorumluluğu bina yönetimleri açısından hâlâ ciddi bir takip gerektirir. Bu nedenle bakım firması değişirken işin sadece fiyat ve sözleşme tarafına değil, teknik devir sürecine de aynı dikkatle bakmak gerekir.

Bakım Firması Değişiminde Devir-Teslim Tutanağı Neden Önemlidir?

Asansör, binadaki en riskli ortak kullanım ekipmanlarından biridir. Bakım firması değiştiğinde yeni firma, cihazı sıfırdan teslim almaz; geçmişi olan, daha önce bakım görmüş, arıza yaşamış, parça değişmiş veya eksikleri tespit edilmiş bir sistemi devralır. Bu nedenle teslim anındaki mevcut durumun yazılı hale getirilmesi gerekir.

Devir-teslim tutanağı şu açılardan önemlidir:

• Eski bakım firmasının son durumu hangi şartlarda bıraktığını gösterir.
• Yeni bakım firmasının hangi mevcut durumla işe başladığını netleştirir.
• Bina yönetiminin elindeki evrak ve kayıtları düzenler.
• İleride yaşanabilecek arıza, eksik evrak veya sorumluluk tartışmalarını azaltır.
• Periyodik muayene, bakım sözleşmesi ve teknik dosya takibini kolaylaştırır.
• Eksiklerin hangi tarihte ve kim tarafından görüldüğünü belgeye bağlar.

Örneğin yeni firma göreve başladıktan iki hafta sonra kumanda panosunda eski bir uygunsuzluk tespit ettiyse, bu durumun devir sırasında görülüp görülmediği önem kazanır. Eğer tutanakta “kumanda panosu içinde açıkta kablo bağlantısı tespit edildi” gibi bir not varsa, sorumluluk daha sağlıklı değerlendirilir.

Devir-Teslim Sürecine Kimler Katılmalı?

Bakım firması değişiminde tutanağın tek taraflı hazırlanması doğru değildir. İdeal durumda üç tarafın da süreçte bulunması gerekir: bina yönetimi, eski bakım firması ve yeni bakım firması. Bazı durumlarda eski firma sürece katılmak istemeyebilir. Bu durumda bina yönetimi ve yeni bakım firması mevcut durumu birlikte tespit ederek ayrıca not düşebilir.

Katılması önerilen kişiler

• Bina yöneticisi veya yönetim kurulu temsilcisi
• Eski bakım firmasının yetkili temsilcisi
• Yeni bakım firmasının yetkili temsilcisi veya teknik sorumlusu
• Mümkünse sahada görev alacak teknisyen
• Büyük site veya ticari yapılarda teknik personel ya da tesis sorumlusu

Burada amaç kalabalık oluşturmak değil, teslim edilen bilgilerin ve sahadaki teknik durumun doğru anlaşılmasıdır. Özellikle birden fazla asansörü olan binalarda, her asansör için ayrı ayrı kontrol yapılması daha sağlıklı olur.

Pratik öneri: Aynı binada 3 asansör varsa, tek tutanak düzenlenebilir; ancak her asansör için ayrı satır veya ayrı ek sayfa kullanılmalıdır. “Tüm asansörler sağlam teslim edildi” gibi genel ifadeler ileride yeterli olmayabilir.

Devir-Teslim Tutanağında Hangi Bilgiler Yer Almalı?

Tutanağın en büyük hatası, sadece “evraklar teslim edilmiştir” şeklinde kısa yazılmasıdır. Oysa bakım firması değişiminde hem idari hem teknik hem de belge tarafı birlikte görülmelidir.

Aşağıdaki bilgiler mutlaka yer almalıdır:

Bölüm	Yazılması Gereken Bilgi	Neden Önemli?
Bina bilgileri	Bina adı, adres, yönetici adı, iletişim	Hangi yapıya ait olduğu netleşir
Asansör bilgileri	Asansör adedi, durak sayısı, kapasite, marka/model biliniyorsa	Her cihaz ayrı takip edilir
Firma bilgileri	Eski ve yeni bakım firması unvanı, yetkili kişi	Taraflar belirlenir
Sözleşme tarihi	Eski sözleşme bitişi, yeni sözleşme başlangıcı	Sorumluluk tarihi ayrılır
Teknik durum	Çalışır/kapalı/arıza/eksik durumu	Teslim anı kayıt altına alınır
Evrak listesi	Bakım defteri, raporlar, sözleşme, muayene raporu	Denetim ve takip kolaylaşır
Anahtar/erişim	Makine dairesi, pano, kuyu erişim bilgisi	Yeni firmanın müdahalesi mümkün olur
Eksikler	Tespit edilen uygunsuzluklar veya eksik belgeler	Sonradan tartışmayı önler
İmzalar	Yönetici, eski firma, yeni firma	Belgenin kabulünü gösterir

Bu bilgilerin yazılması, tutanağı gereksiz uzatmak anlamına gelmez. Tam tersine, ileride yaşanabilecek bir karışıklığı birkaç sayfalık düzenli kayıtla önlemek anlamına gelir.

Teslim Edilmesi Gereken Belgeler Nelerdir?

Bakım firması değişirken en çok ihmal edilen konu evrak devridir. Eski firma sadece sahadan çekilir, yeni firma bakıma başlar; fakat bakım geçmişi, parça değişimleri, arıza kayıtları veya periyodik muayene raporları ortada kalabilir. Bu durum hem bina yönetimi hem yeni firma için risklidir.

Genel uygulamada aşağıdaki belgelerin kontrol edilmesi önerilir:

1. Mevcut bakım sözleşmesi ve varsa fesih yazısı
2. Yeni bakım sözleşmesi başlangıç tarihi
3. Son periyodik kontrol raporu
4. Varsa A/B/C/D uygunsuzluk kayıtları
5. Yeşil, mavi, sarı veya kırmızı etiket durumu
6. Bakım defteri veya bakım kayıtları
7. Son yapılan bakım tarihleri
8. Arıza kayıtları ve tekrar eden arıza notları
9. Değiştirilen önemli parçaların listesi
10. Varsa modernizasyon, revizyon veya onarım teklifleri
11. Makine dairesi, pano, kuyu ve çatı erişim anahtarları
12. Acil kurtarma talimatı ve iletişim bilgileri
13. Yetkili servis, imalatçı veya montaj bilgileri biliniyorsa ilgili kayıtlar

Burada önemli olan, her belgenin gerçekten teslim edilip edilmediğinin açık yazılmasıdır. “Bakım dosyası teslim edildi” ifadesi yerine, dosyanın içeriğini madde madde belirtmek daha doğrudur.

Örneğin:

• Son periyodik kontrol raporu: Teslim edildi
• 2025 yılı bakım kayıtları: Eksik, sadece son 4 ay mevcut
• Makine dairesi anahtarı: Teslim edildi
• Arıza geçmişi: Eski firma tarafından paylaşılmadı
• Kırmızı etiketli asansör: Yok
• Sarı etiketli asansör: 1 adet, rapor tarihi ayrıca eklendi

Bu seviyede netlik, yeni bakım firmasının işe daha sağlıklı başlamasını sağlar.

Teknik Kontrolde Nelere Bakılmalı?

Devir-teslim tutanağı, detaylı bir periyodik muayene raporunun yerine geçmez. Ancak teslim anındaki belirgin teknik durumun görülmesi gerekir. Yeni bakım firması açısından bu kontrol, ilk izlenim ve risk tespiti niteliğindedir.

Kontrol edilebilecek temel başlıklar şunlardır:

• Asansör çalışır durumda mı, kapalı mı?
• Kabin içinde aydınlatma, alarm ve haberleşme çalışıyor mu?
• Kat kapıları düzgün kapanıyor mu?
• Kabin katta düzgün seviyeleniyor mu?
• Makine dairesi veya pano alanı erişilebilir mi?
• Kuyu dibi su, yağ, atık veya yabancı madde içeriyor mu?
• Son bakım etiketi veya kaydı mevcut mu?
• Acil kurtarma talimatı görünür yerde mi?
• Periyodik muayene etiketi güncel mi?
• Kullanıcı güvenliğini etkileyen açık bir risk var mı?

Bu kontroller yapılırken kesin hüküm içeren abartılı ifadelerden kaçınılmalıdır. Örneğin “asansör tamamen güvenlidir” demek yerine “teslim anında çalışır durumda görülmüştür” yazmak daha sağlıklıdır. Çünkü detaylı teknik uygunluk değerlendirmesi, ilgili standartlar ve periyodik kontrol süreçleri kapsamında ayrıca ele alınır.

Etiket durumunun yazılması

Türkiye’de periyodik kontrol sonucu asansörlere uygulanan etiket sistemi bina yönetimleri için önemli bir göstergedir. Yeşil ve mavi etiket kullanılabilirlik açısından daha olumlu durumu ifade ederken, sarı ve kırmızı etiketlerde giderilmesi gereken uygunsuzluklar öne çıkar. Devir sırasında etiket renginin ve rapor tarihinin yazılması, yeni firmanın öncelik sırasını belirlemesine yardımcı olur.

Örnek ifade:

A Blok 1 No'lu asansörün periyodik kontrol etiketi sarı olup, rapor tarihi 12.09.2026 olarak görülmüştür. Raporda belirtilen uygunsuzlukların giderilme durumu ayrıca takip edilecektir.

Devir-Teslim Tutanağı İçin Pratik Kontrol Listesi

Aşağıdaki liste, bina yöneticisinin veya bakım firması sahibinin sahada hızlı kontrol yapması için kullanılabilir. Her madde için “var”, “yok”, “eksik”, “uygun değil” gibi kısa notlar alınabilir.

Kontrol Maddesi	Durum	Not
Eski bakım sözleşmesi bitiş tarihi yazıldı mı?
Yeni bakım sözleşmesi başlangıcı yazıldı mı?
Asansör adedi ve kimlik bilgileri yazıldı mı?
Son periyodik kontrol raporu alındı mı?
Etiket rengi ve rapor tarihi yazıldı mı?
Bakım defteri veya dijital bakım kayıtları teslim edildi mi?
Son 6-12 aylık arıza geçmişi görüldü mü?
Makine dairesi/pano anahtarları teslim edildi mi?
Mevcut arızalar veya kapalı asansörler yazıldı mı?
Eksik evraklar ayrıca belirtildi mi?
Tüm taraflar imza attı mı?

Bu tablo basit görünür; fakat uygulamada en çok işe yarayan bölüm burasıdır. Çünkü bakım firması değişimi sırasında çoğu sorun, “bunun teslim edildiği varsayılmıştı” cümlesinden çıkar. Varsayım yerine kayıt tutulduğunda süreç çok daha sakin ilerler.

Bu kayıtları kâğıt dosya yerine Asansorex gibi bir bakım takip yazılımıyla tutmak, yeni bakım firmasının geçmiş bakım, arıza, fotoğraf ve müşteri notlarına daha düzenli ulaşmasını sağlar. Özellikle çok asansörlü sitelerde hangi cihazda hangi eksik vardı sorusuna geriye dönük cevap vermek ciddi zaman kazandırır.

Örnek Devir-Teslim Tutanağı Maddeleri

Aşağıdaki maddeler doğrudan kopyalanacak resmi bir şablon olarak değil, tutanak hazırlanırken kullanılabilecek pratik ifade örnekleri olarak düşünülmelidir. Her bina ve asansörün durumuna göre uyarlanmalıdır.

Genel teslim maddesi

... adresinde bulunan binaya ait asansörlerin bakım firması değişimi nedeniyle, mevcut teknik durum, evraklar, erişim bilgileri ve teslim edilen belgeler taraflarca birlikte kontrol edilerek işbu devir-teslim tutanağı düzenlenmiştir.

Sorumluluk tarihinin ayrılması

Eski bakım firmasının bakım hizmeti .../.../2026 tarihi itibarıyla sona ermiş olup, yeni bakım firmasının hizmet başlangıç tarihi .../.../2026 olarak belirlenmiştir.

Mevcut durum maddesi

Teslim anında A Blok 1 No'lu asansör çalışır durumda görülmüş, B Blok 1 No'lu asansörün kapı kilidi arızası nedeniyle servis dışı olduğu tespit edilmiştir.

Eksik evrak maddesi

Son periyodik kontrol raporu bina yönetimi tarafından teslim edilmiş, ancak son 12 aya ait detaylı arıza kayıtları eski bakım firması tarafından teslim edilmemiştir.

Anahtar teslim maddesi

Makine dairesi, kumanda panosu ve ilgili teknik alanlara ait anahtarlar yeni bakım firmasına teslim edilmiştir.

Uyarı ve takip maddesi

Tutanakta yer alan tespitler, teslim anındaki gözleme dayalıdır. Detaylı teknik inceleme, bakım başlangıcı sonrasında ayrıca yapılacak ve gerekli uygunsuzluklar bina yönetimine yazılı olarak bildirilecektir.

Bu tür maddeler, hem tarafların sınırını çizer hem de yeni bakım firmasına makul bir inceleme alanı bırakır.

Bina Yöneticisi İçin Dikkat Edilmesi Gerekenler

Bina yöneticisi açısından bakım firması değişimi bazen “eski firma gitti, yeni firma geldi” kadar basit görülür. Ancak olası bir kaza, mahsur kalma, sık arıza veya denetim durumunda ilk bakılacak konulardan biri kayıt düzenidir.

Bina yöneticisi şu noktalara özellikle dikkat etmelidir:

• Yeni firma başlamadan önce sözleşme tarihini netleştirin.
• Eski firmanın çıkış tarihi ile yeni firmanın başlangıcı arasında boşluk bırakmayın.
• Periyodik kontrol raporunu ve etiket durumunu mutlaka görün.
• Sözlü beyanla yetinmeyin; teslim edilen evrakı listeleyin.
• Anahtar, pano erişimi ve acil müdahale bilgilerini kontrol edin.
• Kapalı veya arızalı asansör varsa tutanakta açıkça yazdırın.
• Eksik evrak için “sonradan getirilecek” deniyorsa tarih belirtin.
• Tutanaktan bir nüsha bina yönetiminde kalsın.

Büyük sitelerde her blok için ayrı klasör veya dijital kayıt düzeni oluşturmak iyi bir uygulamadır. Özellikle yönetici değiştiğinde, yeni yönetimin geçmişi anlaması kolaylaşır.

Yeni Bakım Firması İçin Dikkat Edilmesi Gerekenler

Yeni bakım firması açısından devir-teslim süreci, müşteriyi tanımanın ilk adımıdır. Burada yapılan titiz kontrol, ileride hem operasyonu hem müşteri iletişimini kolaylaştırır.

Yeni firma, işe başlarken şu sorulara cevap aramalıdır:

• Kaç asansör var ve hangileri aktif?
• Son bakım ne zaman yapılmış?
• Son 6 ayda tekrar eden arıza var mı?
• Periyodik kontrolde uygunsuzluk çıkmış mı?
• Sarı veya kırmızı etiketli cihaz var mı?
• Acil müdahale için erişim bilgileri tam mı?
• Önceden verilmiş ama yapılmamış revizyon teklifleri var mı?
• Bina yönetiminin en çok şikayet ettiği konu ne?

Bu soruların cevabı sadece teknik değil, ticari olarak da değerlidir. Çünkü yeni bakım firması, ilk ayda doğru teşhis yaparsa bina yönetiminde güven oluşturur. Örneğin sürekli kapı arızası yaşanan bir asansörde sadece aylık bakım yapmak yerine, kapı mekanizması için ayrı bir iyileştirme planı sunmak daha profesyonel bir yaklaşımdır.

Sıkça Sorulan Sorular

Bakım firması değişirken devir-teslim tutanağı zorunlu mu?

Genel uygulamada bakım firması değişiminde yazılı kayıt tutulması güçlü biçimde önerilir. Her durumda ayrı bir resmi format zorunluluğu aranmasa bile, bina yönetiminin sorumluluklarını takip edebilmesi ve yeni firmanın mevcut durumu bilmesi için tutanak hazırlanması doğru bir uygulamadır.

Eski bakım firması tutanağa imza atmazsa ne yapılmalı?

Eski firma imza atmak istemezse, bina yönetimi ve yeni bakım firması mevcut durumu birlikte tespit ederek tutanak hazırlayabilir. Bu durumda “eski bakım firması devir sürecine katılmamıştır” şeklinde not düşülebilir. Ayrıca eksik evraklar ayrı ayrı yazılmalıdır.

Tutanakta teknik uygunsuzluklar yazılmalı mı?

Evet, teslim anında görülen belirgin uygunsuzluklar yazılmalıdır. Ancak tutanak periyodik muayene raporu yerine geçmez. Bu nedenle ifadeler dikkatli kurulmalı; “teslim anında görülen durum” olarak belirtilmelidir.

Bakım defteri yoksa ne yapılır?

Bakım defteri veya bakım kayıtları yoksa bu durum tutanakta açıkça yazılmalıdır. Yeni firma, bakım başlangıcından itibaren düzenli kayıt tutmaya başlamalıdır. Dijital kayıt sistemi kullanılıyorsa bakım fotoğrafları, teknisyen notları ve arıza geçmişi daha kolay takip edilir.

Periyodik kontrol raporu kimin elinde olmalı?

Periyodik kontrol raporunun bina yönetiminde bulunması gerekir. Bakım firması da bu raporu görmeli ve uygunsuzlukların giderilmesi için bina yönetimini bilgilendirmelidir. Rapor tarihi, etiket rengi ve açık uygunsuzluklar devir sırasında kontrol edilmelidir.

Yeni firma eski arızalardan sorumlu olur mu?

Yeni firma, hizmet başlangıç tarihinden sonraki bakım ve müdahale süreçlerinden sorumludur. Ancak teslim anında mevcut olan arızalar, eksikler veya uygunsuzluklar tutanakta yazılıysa sorumluluk daha doğru ayrılır. Bu yüzden devir-teslim tutanağı kritik öneme sahiptir.

Özet

Bakım firması değişiminde devir-teslim tutanağı, basit bir imza belgesi değil; asansörün teknik geçmişini, mevcut durumunu, evraklarını ve tarafların sorumluluk başlangıcını netleştiren önemli bir kayıttır. Bina yöneticisi için güvence, yeni bakım firması için başlangıç rehberi, eski firma için de teslim sınırını gösteren bir belgedir.

En sağlıklı yöntem; asansörleri tek tek kontrol etmek, teslim edilen belgeleri listelemek, eksikleri açıkça yazmak ve tüm tarafların imzasını almaktır. Asansorex gibi bakım takip yazılımları ise bu süreci kâğıt dosyalardan çıkararak bakım geçmişi, arıza kayıtları, fotoğraflar ve raporların daha düzenli saklanmasına yardımcı olur. Böylece firma değişse bile asansörün geçmişi kaybolmaz; bina yönetimi ve bakım ekibi aynı bilgi üzerinden ilerler.