Bakım Sözleşmesi Fesih İhtarnamesi Örneği

İÇERİK

Asansör bakım sözleşmesi, bina yönetimi ile bakım firması arasındaki en kritik belgelerden biridir. Aylık bakımın kapsamı, arıza müdahale şartları, ücret, ödeme zamanı, sözleşme süresi ve tarafların sorumlulukları bu belgeyle belirlenir. Ancak her sözleşme sonsuza kadar devam etmek zorunda değildir. Hizmetten memnun kalınmaması, fiyat anlaşmazlığı, firma değişikliği, ödeme sorunları veya portföy devri gibi nedenlerle sözleşmenin feshi gündeme gelebilir. Bu yazıda, bakım sözleşmesi fesih ihtarnamesi hazırlanırken nelere dikkat edilmesi gerektiğini, hangi bilgilerin mutlaka yer alması gerektiğini ve örnek bir metnin nasıl kurgulanabileceğini pratik şekilde ele alacağız.

Bakım Sözleşmesi Feshi Ne Anlama Gelir?

Bakım sözleşmesi feshi, bina yönetimi veya asansör bakım firmasının mevcut sözleşme ilişkisini sona erdirmek istemesidir. Bu işlem bazen sözleşme süresi sonunda yapılır, bazen de sözleşme devam ederken belirli gerekçelerle gündeme gelir.

Asansör bakımında fesih konusu sıradan bir abonelik iptali gibi düşünülmemelidir. Çünkü burada yalnızca ticari ilişki değil, aynı zamanda bina kullanıcılarının güvenliği, periyodik bakım sürekliliği, arıza kayıtları ve teknik belgelerin devri de söz konusudur.

Genel uygulamada sözleşme feshi şu durumlarda ortaya çıkar:

• Bina yönetimi mevcut bakım firmasından memnun değildir.
• Bakım firması ödemelerin düzenli yapılmaması nedeniyle sözleşmeyi sonlandırmak ister.
• Taraflardan biri sözleşme süresi sonunda yenileme yapmak istemez.
• Binanın yönetimi değişmiştir ve yeni yönetim farklı bir firma ile çalışmak ister.
• Firma hizmet kapsamını değiştirmiş veya fiyat güncellemesi yapmıştır.
• Bakım hizmeti fiilen aksamakta, kayıtlar düzenli tutulmamaktadır.
• Portföy devri, şirket birleşmesi veya faaliyet sonlandırma gibi ticari durumlar oluşmuştur.

Burada önemli olan, fesih sürecinin sözlü beyanlarla değil, yazılı ve ispatlanabilir şekilde yürütülmesidir. Bu nedenle ihtarname, fesih bildirimi veya yazılı tebligat büyük önem taşır.

Fesih İhtarnamesinde Hangi Bilgiler Olmalı?

Bakım sözleşmesi fesih ihtarnamesi kısa ama net olmalıdır. Gereksiz suçlayıcı ifadeler, kişisel yorumlar veya ispatlanması zor iddialar metni zayıflatabilir. İhtarname, tarafların kim olduğunu, hangi sözleşmenin feshedildiğini, fesih tarihini ve varsa talepleri açıkça göstermelidir.

Aşağıdaki bilgiler genellikle ihtarname içinde yer alır:

Bilgi Alanı	Neden Önemli?	Örnek
Taraf bilgileri	Bildirimin kime yapıldığını netleştirir	Bina yönetimi ve bakım firması unvanı
Sözleşme tarihi	Hangi sözleşmenin feshedildiğini gösterir	01.01.2026 tarihli bakım sözleşmesi
Bina bilgisi	Hizmet verilen yeri ayırır	Apartman/site adı ve adresi
Fesih gerekçesi	Sürecin dayanağını açıklar	Süre bitimi, hizmet aksaması, ödeme sorunu
Fesih tarihi	Sözleşmenin ne zaman sona ereceğini belirler	31.10.2026 itibarıyla
Teslim talepleri	Evrak ve kayıt devri için gereklidir	Bakım formları, arıza kayıtları, anahtarlar
İmza/kaşe	Bildirimi resmileştirir	Yönetici imzası veya firma kaşesi

Fesih bildirimi hazırlanırken sözleşmenin kendi maddeleri mutlaka kontrol edilmelidir. Bazı sözleşmelerde “30 gün önceden yazılı bildirim”, “dönem sonunda fesih”, “otomatik yenileme” veya “cezai şart” gibi hükümler bulunabilir. Bu hükümler yok sayılarak yapılan fesih, taraflar arasında alacak veya tazminat tartışmasına neden olabilir.

Bina Yönetimi Açısından Fesih Süreci

Bina yöneticisi açısından bakım firması değişikliği yalnızca yeni firmayla fiyat anlaşması yapmak değildir. Eski firmanın sözleşmesinin doğru kapatılması, yeni firmanın sorunsuz devralması ve bina sakinlerinin güvenliğinin aksatılmaması gerekir.

Bina yönetimi şu adımları izleyebilir:

1. Mevcut bakım sözleşmesini bulun ve fesih maddesini okuyun.
2. Sözleşmenin başlangıç, bitiş ve yenileme tarihlerini kontrol edin.
3. Aidat, bakım bedeli veya arıza faturası gibi açık borçları listeleyin.
4. Fesih gerekçesini netleştirin.
5. Yönetim kurulu veya kat malikleri kararı gerekiyorsa karar alın.
6. Yazılı fesih bildirimi hazırlayın.
7. Bildirimi elden imza karşılığı, iadeli taahhütlü posta veya noter kanalıyla iletin.
8. Bakım kayıtları, anahtarlar ve teknik belgeler için teslim tutanağı hazırlayın.
9. Yeni bakım firmasıyla başlangıç tarihini çakışma olmayacak şekilde planlayın.

Özellikle asansör gibi güvenlik açısından kritik sistemlerde “bugün eski firma bıraktı, yeni firma haftaya başlar” boşluğu risklidir. Bina yöneticisi, bakım hizmetinde kesinti oluşmamasına dikkat etmelidir.

Bu noktada kayıt düzeni de önemlidir. Bakım formları, arıza geçmişi, periyodik kontrol sonuçları, kırmızı veya sarı etiket gibi riskli durumlar yeni firmaya doğru aktarılmalıdır. Bu kayıtları kağıt dosyalar yerine Asansorex gibi bir bakım takip yazılımında düzenli tutmak, firma değişimi sırasında geçmiş işlemleri hızlıca görmeyi ve teslim sürecini daha kontrollü yürütmeyi kolaylaştırır.

Asansör Firması Açısından Fesih Süreci

Fesih ihtarnamesi yalnızca bina yönetimleri tarafından gönderilmez. Asansör bakım firması da bazı durumlarda sözleşmeyi sonlandırmak isteyebilir. Örneğin uzun süreli ödeme gecikmesi, hizmet şartlarının sürekli ihlal edilmesi, teknik müdahaleye izin verilmemesi veya güvenli çalışmayı engelleyen bina koşulları firmayı fesih kararına götürebilir.

Firma açısından dikkat edilmesi gereken en önemli konu, fesih gerekçesinin belgeli olmasıdır. “Müşteri sorunlu” gibi genel ifadeler yerine somut kayıtlar tutulmalıdır.

Örneğin:

• Ödenmeyen bakım faturaları
• Cevapsız kalan yazılı ödeme hatırlatmaları
• Teknisyenin binaya alınmadığı tarihler
• Bakım yapılmasına engel olan durumlar
• Riskli arızalara rağmen onaylanmayan revizyon teklifleri
• Periyodik kontrol eksiklerinin giderilmemesi

Bakım firması, fesih bildirimi yaparken bina yönetimine makul geçiş süresi tanımalıdır. Çünkü amaç yalnızca ticari ilişkiyi bitirmek değil, asansör güvenliği açısından sorumluluğun düzenli şekilde devredilmesini sağlamaktır.

Firma tarafında örnek bir fesih süreci şöyle olabilir:

Aşama	Firma Ne Yapmalı?	Pratik Not
Ön kontrol	Sözleşme ve cari hesap incelenir	Açık borçlar listelenir
Yazılı uyarı	Sorun varsa önce uyarı yapılır	E-posta, yazı veya ihtar
Fesih bildirimi	Sözleşmeye uygun tarih verilir	Süre maddesi kontrol edilir
Devir hazırlığı	Kayıtlar ve belgeler toparlanır	Bakım/arıza geçmişi ayrılır
Teslim tutanağı	Evrak ve anahtarlar teslim edilir	İmzalı belge alınır

Bu süreçte firma, kendi personeline de net bilgi vermelidir. Teknisyen sahaya gittiğinde “biz artık buraya bakmıyoruz” gibi plansız bir durum yaşanmamalı; son bakım tarihi, son arıza müdahalesi ve devir notları kayıt altına alınmalıdır.

Bakım Sözleşmesi Fesih İhtarnamesi Örneği

Aşağıdaki metin genel bilgilendirme amaçlı örnek bir taslaktır. Her sözleşmenin şartı, tarafların durumu ve fesih gerekçesi farklı olabilir. Özellikle yüksek tutarlı alacak, cezai şart, kaza riski veya hukuki uyuşmazlık varsa bir avukattan destek alınması doğru olur.

Bina Yönetimi Tarafından Gönderilecek Örnek Metin

KONU: Asansör Bakım Sözleşmesinin Feshi Hakkında

Sayın [Firma Unvanı],

[Apartman/Site Adı] yönetimi ile firmanız arasında [sözleşme tarihi] tarihinde imzalanan, [adres] adresindeki asansör/asansörlerin bakım hizmetine ilişkin sözleşmenin, sözleşmede yer alan fesih hükümleri ve genel uygulama çerçevesinde [fesih tarihi] itibarıyla sona erdirilmesine karar verilmiştir.

Bu kapsamda, belirtilen tarih itibarıyla ilgili binaya ait bakım hizmetinizin sonlandırılmasını; varsa tarafınıza teslim edilmiş anahtar, kart, teknik belge, bakım formu nüshaları, arıza kayıtları ve diğer evrakların yönetimimize teslim edilmesini rica ederiz.

Ayrıca, sözleşmenin sona erme tarihine kadar yapılmış bakım, arıza müdahalesi ve varsa açık cari hesap bilgilerinin yazılı olarak tarafımıza bildirilmesini talep ederiz.

Bilgilerinize sunarız.

[Apartman/Site Adı Yönetimi]
[Yönetici Adı Soyadı]
[Tarih]
[İmza]

Bakım Firması Tarafından Gönderilecek Örnek Metin

KONU: Asansör Bakım Sözleşmesinin Feshi Hakkında

Sayın [Apartman/Site Yönetimi],

Firmanız/yönetiminiz ile şirketimiz arasında [sözleşme tarihi] tarihinde imzalanan, [adres] adresindeki asansör/asansörlerin bakım hizmetine ilişkin sözleşmenin, [fesih gerekçesi kısa ve net yazılır] nedeniyle [fesih tarihi] itibarıyla sonlandırılacağını bildiririz.

Sözleşmenin sona erme tarihine kadar yürürlükteki bakım sorumluluğumuz kapsamında gerekli işlemler yerine getirilecek olup, bu tarihten sonra ilgili asansör/asansörler için bakım hizmeti verilmeyecektir.

Tarafımızda bulunan bakım kayıtları, arıza müdahale bilgileri ve varsa teslim edilmesi gereken evraklar, karşılıklı teslim tutanağı ile yönetiminize iletilecektir. Açık cari hesap bulunması halinde ayrıca tarafınıza bildirilecektir.

Bilgilerinize sunarız.

[Firma Unvanı]
[Yetkili Adı Soyadı]
[Tarih]
[Kaşe/İmza]

Fesihte En Sık Yapılan Hatalar

Bakım sözleşmesi fesihlerinde yaşanan sorunların büyük kısmı, metnin eksik hazırlanmasından veya sürecin sözlü yürütülmesinden kaynaklanır. Özellikle bina yönetimleri bazen “telefonla söyledik, artık gelmesinler” diyerek süreci kapattığını düşünebilir. Bu yaklaşım ileride borç, hizmet süresi veya sorumluluk tartışması doğurabilir.

En sık görülen hatalar şunlardır:

• Sözleşme bitiş tarihine bakmadan fesih yapmak
• Otomatik yenileme maddesini gözden kaçırmak
• Fesih bildirimini yazılı yapmamak
• Teslim tutanağı düzenlememek
• Açık borçları kapatmadan yeni firmaya geçmek
• Eski firmadan bakım geçmişini almamak
• Yeni firmanın başlangıç tarihini netleştirmemek
• Teknik eksikleri ve periyodik kontrol durumunu devretmemek
• İhtarnamede ağır, ispatlanması zor veya kişisel ifadeler kullanmak

İhtarname metni sade olmalıdır. “Defalarca mağdur edildik, ilgisiz davrandınız, binamızı riske attınız” gibi duygusal ifadeler yerine tarih, olay, belge ve talep üzerinden ilerlemek daha sağlıklıdır.

Teslim Tutanağı Neden Önemlidir?

Fesih bildirimi sözleşmeyi sonlandırma iradesini gösterir; teslim tutanağı ise fiili devri ispatlar. Özellikle anahtar, makine dairesi erişimi, bakım dosyası, arıza kayıtları ve teknik belgeler için teslim tutanağı düzenlenmesi tarafları korur.

Teslim tutanağında şu bilgiler bulunabilir:

• Bina adı ve adresi
• Teslim tarihi
• Teslim eden ve teslim alan kişi bilgileri
• Teslim edilen anahtar/kart sayısı
• Bakım formları ve arıza kayıtları
• Periyodik kontrol raporu veya etiket durumu
• Açık teknik eksikler
• Son bakım tarihi
• Tarafların imzası

Eğer asansörde kırmızı etiket, ağır kusur veya devam eden kritik arıza varsa bu durum ayrıca belirtilmelidir. Böylece yeni firma da devraldığı riskleri görür, bina yönetimi de hangi konuda aksiyon alınması gerektiğini bilir.

Dijital kayıt kullanan firmalarda bu süreç daha az karmaşık ilerler. Asansorex üzerinde bakım geçmişi, arıza kayıtları, müşteri notları ve tahsilat bilgileri düzenli tutulduğunda, fesih veya devir aşamasında hangi binada hangi işlemin yapıldığı kolayca raporlanabilir.

Sıkça Sorulan Sorular

Bakım sözleşmesi feshi için noter şart mı?

Her durumda noter şart değildir. Ancak ispat gücü açısından noter ihtarnamesi tercih edilebilir. Daha düşük riskli ve tarafların iletişiminin sağlıklı olduğu durumlarda elden imza karşılığı teslim, iadeli taahhütlü posta veya kayıtlı e-posta gibi yöntemler de kullanılabilir. Uyuşmazlık riski varsa hukuki destek almak daha doğrudur.

Bina yönetimi istediği zaman bakım firmasını değiştirebilir mi?

Sözleşme hükümlerine bağlıdır. Eğer sözleşmede belirli süre, ihbar süresi veya cezai şart varsa bunlara dikkat edilmelidir. Süresi bitmiş veya fesih hakkı doğmuş sözleşmelerde firma değişikliği daha kolaydır. Ancak bakım hizmetinde boşluk oluşmaması için yeni firma başlangıcı iyi planlanmalıdır.

Bakım firması ödeme yapılmadığı için sözleşmeyi feshedebilir mi?

Genel uygulamada, ödeme yükümlülüklerinin yerine getirilmemesi fesih gerekçesi olabilir. Fakat firmanın önce sözleşme maddelerine bakması, varsa yazılı uyarı yapması ve fesih tarihini açıkça bildirmesi gerekir. Teknik hizmetin ani şekilde kesilmesi güvenlik ve sorumluluk açısından sorun çıkarabilir.

Fesih sonrası bakım kayıtları kime aittir?

Bakım firması kendi ticari kayıtlarını saklayabilir; ancak bina ile ilgili bakım formları, arıza müdahale bilgileri ve teknik geçmişin yönetimle paylaşılması pratik açıdan önemlidir. Yeni firmanın doğru devralması için bu kayıtların düzenli teslim edilmesi gerekir.

Yeni firma başlamadan eski firma bırakırsa ne olur?

Bu durum bina yönetimi açısından risklidir. Asansör bakım hizmetinde süreklilik önemlidir. Bina yönetimi eski sözleşmenin bitiş tarihi ile yeni sözleşmenin başlangıç tarihini çakıştırmalı, mümkünse aynı gün devir tutanağı düzenlemelidir.

Fesih ihtarnamesinde gerekçe yazmak zorunlu mu?

Sözleşmenin türüne ve fesih nedenine göre değişir. Süre bitiminde yenilememe bildirimi yapılıyorsa kısa bir ifade yeterli olabilir. Hizmet aksaması, ödeme sorunu veya sözleşme ihlali nedeniyle fesih yapılıyorsa gerekçenin somut ve belgeli şekilde yazılması daha sağlıklıdır.

Özet

Bakım sözleşmesi fesih ihtarnamesi, asansör firması ile bina yönetimi arasındaki ilişkinin düzenli şekilde sonlandırılmasını sağlar. İyi hazırlanmış bir ihtarname; tarafları, sözleşme tarihini, bina adresini, fesih tarihini ve teslim taleplerini açıkça gösterir. Süreçte en kritik nokta, sözlü beyanlarla hareket etmemek ve bakım hizmetinde boşluk oluşturmamaktır.

Bina yönetimi için amaç güvenli ve sorunsuz firma değişikliği yapmak; bakım firması için amaç ise ticari ve teknik sorumluluğu kayıtlı şekilde kapatmaktır. Bakım formları, arıza geçmişi, periyodik kontrol durumu ve cari hesap bilgileri düzenli tutulduğunda fesih süreci çok daha kontrollü ilerler. Bu nedenle asansör bakımında yazılı kayıt, teslim tutanağı ve dijital takip alışkanlığı yalnızca operasyonel kolaylık değil, aynı zamanda ciddi bir sorumluluk yönetimidir.