Excel Asansör Arıza Listesi Dosyasındaki Tipik Hatalar

İÇERİK

Excel, küçük ve orta ölçekli asansör bakım firmalarında arıza kayıtlarını tutmak için hâlâ yaygın kullanılan araçlardan biridir. İlk bakışta oldukça pratiktir: bina adı yazılır, arıza tarihi eklenir, teknisyen belirtilir ve dosya kaydedilir. Ancak kayıt sayısı arttıkça bu basit yapı ciddi sorunlar üretmeye başlar. Excel Asansör arıza listesi, belirli bir disiplin kurulmadan kullanıldığında yanlış raporlara, unutulan arızalara, mükerrer kayıtlara ve müşteriyle yaşanan iletişim problemlerine neden olabilir.

Sorun çoğu zaman Excel'in kendisi değildir. Asıl problem, herkesin aynı dosyaya farklı yöntemle veri girmesi, zorunlu alanların belirlenmemesi ve kayıtların belirli standartlara göre tutulmamasıdır. Özellikle yüzlerce asansöre hizmet veren firmalarda küçük bir veri hatası bile saha operasyonunu, teknisyen planlamasını ve müşteri memnuniyetini doğrudan etkileyebilir.

Bu yazıda Excel ile tutulan asansör arıza listelerinde en sık karşılaşılan hataları, bunların işletmeye etkilerini ve daha sağlıklı bir arıza takip sistemi kurmak için uygulanabilecek pratik yöntemleri ele alacağız.

1. Bina ve Asansör Bilgisinin Eksik Girilmesi

Excel arıza listelerinde en temel hata, arızanın hangi bina ve hangi asansöre ait olduğunun yeterince açık şekilde kaydedilmemesidir.

Örneğin yalnızca:

Güneş Apartmanı - Kapı arızası

şeklinde bir kayıt tutulması yeterli olmayabilir.

Aynı isimde birden fazla bina bulunabilir veya aynı binada birden fazla asansör olabilir. Özellikle site, hastane, fabrika veya rezidans gibi yapılarda aynı bina içinde farklı bloklara veya farklı kullanım amaçlarına ait asansörler bulunabilir.

Daha sağlıklı bir kayıt için şu alanlar ayrı ayrı tutulmalıdır:

• Müşteri veya bina adı
• Açık adres veya bölge
• Blok bilgisi
• Asansör numarası
• Asansör tipi
• Arıza bildirim tarihi
• Arıza açıklaması
• Atanan teknisyen
• Arızanın mevcut durumu

Örneğin "A Blok Asansör" yerine firmanın kendi sisteminde tanımladığı benzersiz bir kod kullanılması daha güvenlidir.

GUNES-SIT-A01

gibi bir kod sayesinde benzer isimli asansörlerin birbirine karışması önlenebilir.

2. Tarih ve Saat Formatlarının Karışması

Excel Asansör arıza listesi dosyalarında en sık görülen problemlerden biri tarih formatlarının farklı kullanılmasıdır.

Bir çalışan:

01.09.2026

yazarken başka biri:

1 Eylül 2026

ve başka biri:

09/01/2026

şeklinde kayıt girebilir.

Özellikle farklı bilgisayarların tarih ayarları nedeniyle 01/09/2026 gibi bir değerin gün-ay mı yoksa ay-gün mü olduğu konusunda karışıklık oluşabilir.

Bu sorun özellikle şu raporlarda ciddi sonuç yaratır:

• Aylık arıza sayısı
• Günlük servis yoğunluğu
• İlk müdahale süresi
• Tekrarlayan arıza analizi
• Teknisyen performansı
• Arızanın kapanma süresi

En sağlıklı yöntem, tüm kayıtların tek formatta tutulmasıdır.

Örneğin:

01.09.2026 14:35

Arıza bildirim zamanı ile arızanın kapatıldığı zaman ayrı sütunlarda tutulmalıdır.

Sadece "arıza tarihi" kaydedilirse bir arızanın kaç saat içinde çözüldüğünü hesaplamak mümkün olmaz.

3. Arıza Durumlarının Standart Olmaması

Excel dosyalarında sık görülen başka bir problem de "durum" alanının herkes tarafından farklı yazılmasıdır.

Örneğin aynı anlama gelen şu ifadeler ayrı ayrı kullanılabilir:

• Tamamlandı
• Bitti
• Çözüldü
• Yapıldı
• Kapandı
• Servis tamamlandı

Excel açısından bunların her biri farklı bir değerdir.

Bu nedenle "kaç arıza tamamlandı?" şeklinde filtreleme yapıldığında doğru sonuç alınamayabilir.

Arıza durumlarının önceden belirlenmesi gerekir.

Örneğin şu yapı kullanılabilir:

Durum	Açıklama
Yeni	Arıza kaydı oluşturuldu
Atandı	Teknisyene görev verildi
Yolda	Teknisyen adrese hareket etti
Müdahale Ediliyor	Teknik çalışma devam ediyor
Parça Bekliyor	Arıza parça değişimi gerektiriyor
Müşteri Onayı Bekliyor	Teklif veya işlem onayı bekleniyor
Tamamlandı	Arıza giderildi
İptal	Geçersiz veya iptal edilen kayıt

Excel kullanılmaya devam edilecekse durum alanında serbest metin yerine açılır liste kullanılması ciddi fayda sağlar.

4. Arıza Açıklamasının Çok Kısa veya Belirsiz Yazılması

Sahadan veya telefondan gelen arıza bildirimleri bazen tek kelimeyle kaydedilir:

Çalışmıyor

Bu açıklama teknisyen açısından çoğu zaman yeterli değildir.

"Çalışmıyor" ifadesi şu sorunlardan herhangi birini anlatabilir:

• Asansör hiç hareket etmiyor.
• Kabin katta kaldı.
• Kapı kapanmıyor.
• Kapı açılmıyor.
• Kumanda butonu çalışmıyor.
• Asansör elektrik almıyor.
• Kat göstergesi çalışmıyor.
• Asansörden ses geliyor.

Arıza açıklaması mümkün olduğunca kullanıcının gözlemlediği durumu anlatmalıdır.

Örneğin:

Asansör 4. katta kaldı, kapı açılmıyor, içeride yolcu bulunmuyor.

Bu açıklama teknisyenin arızaya giderken olası problemi değerlendirmesine yardımcı olur.

Özellikle mahsur kalma gibi acil durumlar, normal arızalardan açık şekilde ayrılmalıdır.

5. Aynı Arızanın Birden Fazla Kez Kaydedilmesi

Bina yöneticisi arızayı telefonla bildirir, ardından apartman görevlisi tekrar arar ve daha sonra başka bir kullanıcı WhatsApp üzerinden aynı problemi iletebilir.

Excel ortamında merkezi kontrol yoksa aynı arıza için üç ayrı satır açılabilir.

Bu durum aylık raporlarda arıza sayısını yapay olarak yükseltir.

Örneğin gerçekte bir ayda 25 arıza meydana gelmişken Excel dosyasında 32 kayıt görülebilir.

Bu hata özellikle şu hesapları bozar:

• Asansör başına arıza oranı
• Tekrarlayan arıza sayısı
• Teknisyen iş yükü
• Müşteri bazlı arıza yoğunluğu

Yeni kayıt açmadan önce aynı bina ve aynı asansör için açık bir arıza olup olmadığı kontrol edilmelidir.

6. Teknisyen Atamasının Güncellenmemesi

Bazı firmalarda Excel dosyasında arıza kaydı açılır ancak teknisyen ataması telefon veya WhatsApp üzerinden yapılır.

Bu durumda Excel'de:

Teknisyen: Ahmet

yazarken gerçekte arızaya Mehmet gitmiş olabilir.

Bir süre sonra "bu arızaya kim müdahale etti?" sorusunun cevabı belirsizleşir.

Teknisyen bilgisinin doğru tutulması özellikle şu konularda önemlidir:

• Teknisyen performans değerlendirmesi
• Tekrar arıza analizi
• İşçilik geçmişi
• Müşteri itirazları
• Servis kayıtlarının incelenmesi

Arızaya farklı teknisyenler müdahale etmişse yalnızca son teknisyeni yazmak yerine müdahale geçmişini tutmak daha sağlıklı olur.

7. Arızanın Kapanış Bilgisinin Kaydedilmemesi

Bir arızanın "tamamlandı" olarak işaretlenmesi tek başına yeterli değildir.

Kapanış kaydında mümkünse şu bilgiler bulunmalıdır:

1. Arızanın nedeni
2. Yapılan işlem
3. Değiştirilen parça
4. İşlemi yapan teknisyen
5. Tamamlanma tarihi ve saati
6. Varsa ek açıklama

Örneğin:

Kapı kilidi ayarı yapıldı.

şeklindeki kayıt, gelecekte oluşabilecek benzer bir arızanın değerlendirilmesinde faydalıdır.

Buna karşılık yalnızca:

Yapıldı

şeklindeki açıklamanın teknik açıdan neredeyse hiçbir değeri yoktur.

8. Tekrarlayan Arızaların Ayrı Ayrı Değerlendirilmesi

Excel listelerinde her arıza bağımsız bir satır olarak görülür. Ancak aynı asansörde kısa aralıklarla tekrar eden benzer arızalar daha önemli bir problemi gösterebilir.

Örneğin aynı asansörde iki ay içinde:

• 5 kez kapı arızası
• 3 kez fotosel problemi
• 2 kez kapı kapanmama şikâyeti

oluşmuşsa, bu kayıtların birbirinden bağımsız değerlendirilmesi doğru olmayabilir.

Firma bu verileri analiz ederek kronik arızaları tespit edebilir.

Pratik bir tekrar arıza kontrolü

Her ay şu sorular sorulabilir:

• Aynı asansör son 30 günde kaç kez arızalandı?
• Aynı arıza tipi kaç kez tekrarlandı?
• Aynı parça sürekli değiştiriliyor mu?
• Aynı teknisyenin müdahale ettiği arızalar tekrar ediyor mu?
• Modernizasyon veya kapsamlı parça değişimi gerekiyor mu?

Bu analiz sayesinde yalnızca arızayı çözmek yerine arızanın tekrar etmesini önleyecek kararlar alınabilir.

9. Filtre ve Formüllerin Yanlış Kullanılması

Excel'in güçlü taraflarından biri filtreleme ve formül özellikleridir. Ancak büyük dosyalarda yanlış formül kullanımı ciddi veri hatasına neden olabilir.

Örneğin yeni satırlar tablo aralığına dahil edilmezse aylık raporda bazı arızalar hesaba katılmayabilir.

Benzer şekilde yanlış filtre nedeniyle bir teknisyenin bazı kayıtları görünmez hale gelebilir.

Yaygın Excel hataları şunlardır:

• Formül aralığının yeni satırları kapsamaması
• Filtrenin açık unutulması
• Satırların yanlışlıkla silinmesi
• Hücrelerin üzerine veri yazılması
• Yanlış sıralama sonucu satırların karışması
• Tarih değerlerinin metin olarak kaydedilmesi
• Sayısal alanlara açıklama yazılması

Bu nedenle önemli Excel dosyalarının düzenli yedeklenmesi gerekir.

10. Dosyanın Birden Fazla Kopyasının Kullanılması

Saha operasyonlarında çok sık karşılaşılan senaryolardan biri şudur:

ariza-listesi.xlsx

bir süre sonra:

ariza-listesi-son.xlsx

ardından:

ariza-listesi-son2.xlsx

ve en sonunda:

ariza-listesi-guncel-final.xlsx

haline gelir.

Bir çalışan eski dosyayı güncellerken başka biri yeni dosyayı kullanabilir.

Sonuçta hangi dosyanın doğru olduğu belirsizleşir.

Bu durum özellikle birden fazla ofis çalışanı veya şube bulunan firmalarda daha ciddi hale gelir.

Excel kullanılacaksa mümkün olduğunca tek ana dosya üzerinden çalışılmalı ve eski kopyalar arşivlenmelidir.

Excel Arıza Listesi İçin Kontrol Tablosu

Excel ortamında çalışmaya devam eden firmalar aşağıdaki kontrol listesini kullanabilir.

Kontrol Noktası	Önerilen Uygulama	Risk
Bina bilgisi	Benzersiz bina kodu kullan	Yanlış bina kaydı
Asansör bilgisi	Her asansöre ayrı kod ver	Asansörlerin karışması
Tarih	Tek tarih-saat formatı kullan	Rapor hatası
Durum	Açılır liste kullan	Durum karmaşası
Teknisyen	Standart personel listesi kullan	Yanlış görev geçmişi
Arıza açıklaması	Detaylı ve anlaşılır yaz	Eksik teknik bilgi
Kapanış notu	Yapılan işlemi belirt	Geçmişin izlenememesi
Dosya sürümü	Tek ana dosya kullan	Veri kaybı
Yedekleme	Düzenli yedek al	Dosya kaybı
Tekrar arıza	Aylık analiz yap	Kronik sorunların kaçması

Excel Ne Zaman Yetersiz Kalmaya Başlar?

10-20 asansöre hizmet veren küçük bir işletmede düzenli hazırlanmış bir Excel dosyası belirli ölçüde yeterli olabilir.

Ancak portföy büyüdükçe iş değişir.

Örneğin 300 asansöre bakım yapan bir firmanın her ay onlarca veya yüzlerce arıza kaydı oluşabilir. Bu noktada yalnızca kayıt tutmak değil, kayıtlar arasında ilişki kurmak gerekir.

Firma şu bilgileri hızlı şekilde görmek ister:

• Hangi asansör en çok arızalanıyor?
• Hangi binalarda tekrar arıza oranı yüksek?
• Ortalama müdahale süresi nedir?
• Hangi arızalar hâlâ açık?
• Hangi teknisyenin üzerinde kaç görev var?
• Hangi arızalar parça bekliyor?
• Hangi müşterilerde kronik problem bulunuyor?

Excel'de bunların tamamı yapılabilir, ancak dosya büyüdükçe formüller, filtreler ve manuel kontroller karmaşıklaşır.

Bu noktada Asansorex gibi asansör bakım ve arıza takip yazılımları, arızayı bina ve asansör kaydıyla ilişkilendirerek geçmişin tek yerde tutulmasına yardımcı olabilir. Böylece teknisyen, ofis çalışanı ve firma sahibi aynı güncel kayıt üzerinden süreci takip edebilir.

Daha Sağlıklı Bir Arıza Kayıt Sistemi Nasıl Kurulur?

Excel kullanılsa bile belirli kurallar uygulandığında kayıt kalitesi ciddi şekilde artırılabilir.

1. Zorunlu alanları belirleyin

Her arıza kaydında en az şu bilgiler bulunmalıdır:

• Bina
• Asansör
• Bildirim zamanı
• Arıza açıklaması
• Durum
• Teknisyen
• Kapanış zamanı
• Yapılan işlem

2. Serbest metni azaltın

Durum, teknisyen, arıza kategorisi ve bina adı gibi alanlarda mümkün olduğunca standart seçenekler kullanılmalıdır.

3. Her asansöre benzersiz kod verin

Aynı isimdeki binaların veya asansörlerin karışmasını önler.

4. Haftalık açık arıza kontrolü yapın

Excel'de "Yeni", "Atandı", "Parça Bekliyor" gibi açık durumlar filtrelenmeli ve kapanmamış kayıtlar kontrol edilmelidir.

5. Aylık tekrar arıza raporu hazırlayın

Aynı asansörde kısa süre içinde oluşan benzer arızalar ayrı bir raporda değerlendirilmelidir.

6. Kapanış notunu zorunlu hale getirin

Teknisyen yalnızca "tamamlandı" dememeli, yaptığı işlemi de belirtmelidir.

Bu disiplin, ileride müşteriyle yaşanabilecek anlaşmazlıklarda veya teknik geçmiş incelemesinde ciddi avantaj sağlar.

Sıkça Sorulan Sorular

Excel ile asansör arıza takibi yapılabilir mi?

Evet. Özellikle az sayıda asansöre hizmet veren firmalarda iyi hazırlanmış bir Excel tablosu temel arıza takibi için kullanılabilir. Ancak kayıt sayısı, teknisyen sayısı ve müşteri sayısı arttıkça manuel takip zorlaşır.

Excel Asansör arıza listesinde hangi alanlar mutlaka bulunmalı?

En az bina, asansör, bildirim tarihi ve saati, arıza açıklaması, teknisyen, durum, kapanış zamanı ve yapılan işlem bilgileri bulunmalıdır.

Aynı arızanın tekrarlandığı nasıl anlaşılır?

Asansör kodu, arıza kategorisi ve tarih bilgileri birlikte incelenmelidir. Aynı asansörde kısa süre içinde benzer arızalar oluşuyorsa tekrar arıza olarak değerlendirilmesi gerekir.

Arıza kayıtlarının silinmesi doğru mudur?

Genel olarak geçmiş arıza kayıtlarının silinmesi yerine durumlarının güncellenmesi ve arşivlenmesi daha sağlıklıdır. Geçmiş kayıtlar teknik analiz, müşteri ilişkileri ve servis geçmişinin izlenmesi açısından önem taşır.

Excel yerine arıza takip yazılımına ne zaman geçilmeli?

Dosyada yüzlerce veya binlerce kayıt oluşmaya başladıysa, birden fazla teknisyen aynı anda çalışıyorsa, arıza durumları telefon ve WhatsApp üzerinden takip ediliyorsa veya tekrar arızaları analiz etmek zorlaşıyorsa yazılım kullanımı ciddi operasyonel avantaj sağlar.

Dijital arıza takibinin en önemli faydası nedir?

En önemli fayda, arızanın açılmasından kapanmasına kadar bütün sürecin tek kayıt üzerinden izlenebilmesidir. Asansorex gibi sistemlerde bina, asansör, teknisyen ve servis geçmişinin ilişkilendirilmesi geçmiş verilere daha hızlı ulaşılmasını sağlar.

Özet

Excel Asansör arıza listesi, küçük ölçekli operasyonlarda kullanışlı bir başlangıç aracı olabilir. Ancak yanlış tarih formatları, eksik bina bilgileri, standart olmayan durumlar, mükerrer kayıtlar ve yetersiz kapanış açıklamaları dosyanın güvenilirliğini hızla azaltabilir.

Sağlıklı bir sistem için en önemli adım, kayıt standardı oluşturmaktır. Her asansörün benzersiz şekilde tanımlanması, arıza durumlarının standartlaştırılması, teknisyen ve kapanış bilgilerinin düzenli kaydedilmesi ve tekrar arızaların analiz edilmesi gerekir.

Firma büyüdükçe Excel'i daha karmaşık hale getirmek yerine arıza, bakım ve teknisyen süreçlerini tek merkezde yöneten bir yapı kullanmak operasyonu sadeleştirir. Ama ister Excel ister özel bir yazılım kullanılsın, temel kural değişmez: doğru veri girilmeyen bir sistemden doğru rapor çıkmaz.