Excel'den Programına Geçişte Pilot Şube Seçimi

İÇERİK

Asansör bakım firmalarında Excel uzun süre müşteri listesi, bakım planı, cari takip, arıza kayıtları ve personel görevleri için yeterli görülebilir. Ancak firma büyüdükçe aynı dosyanın farklı kişiler tarafından kullanılması, güncel verinin hangisi olduğunun bilinmemesi ve saha işlemlerinin ofise geç ulaşması ciddi operasyon sorunları oluşturmaya başlar. Bu noktada Excel'den programa geçiş gündeme gelir. En sağlıklı yöntem ise bütün şirketi aynı gün yeni sisteme taşımak yerine, kontrollü bir pilot şube veya pilot ekip belirlemektir.

Doğru pilot seçimi; veri aktarımındaki hataları, personel direncini ve operasyonun aksama riskini önemli ölçüde azaltır. Yanlış pilot seçiminde ise aslında iyi çalışan bir yazılım bile ekibin gözünde başarısız görünebilir. Bu nedenle pilot şube, rastgele veya yalnızca en küçük şube olduğu için seçilmemelidir. Operasyon yapısı, personelin adaptasyonu, müşteri yoğunluğu ve mevcut Excel verisinin durumu birlikte değerlendirilmelidir.

Pilot Şube Uygulaması Neden Önemlidir?

Bir asansör firmasının yüzlerce bina, bakım sözleşmesi, arıza kaydı ve cari hareketi varsa bütün veriyi tek seferde yeni sisteme taşımak teoride hızlı görünür. Fakat uygulamada küçük bir hata bile çok sayıda kaydı etkileyebilir.

Örneğin firma üç farklı bölgede toplam 600 asansöre bakım veriyorsa, 600 asansörün tamamını ilk günden sisteme almak yerine 80-120 asansörlük kontrollü bir operasyon grubuyla başlamak daha sağlıklı olabilir.

Pilot uygulamanın temel amacı yazılımın çalışıp çalışmadığını test etmek değildir. Asıl amaç, yazılımın firmanın gerçek çalışma düzenine nasıl oturduğunu görmek ve şirket genelindeki geçişten önce gerekli düzenlemeleri yapmaktır.

Pilot süreç sayesinde şu soruların cevabı ortaya çıkar:

• Excel'deki müşteri ve bina kayıtları doğru aktarılabiliyor mu?
• Teknisyenler mobil veya web tabanlı sisteme rahat adapte olabiliyor mu?
• Bakım planları doğru oluşturuluyor mu?
• Arıza kayıtlarının ofisten sahaya aktarımı hızlanıyor mu?
• Bakım tamamlandıktan sonra formlar eksiksiz kapatılıyor mu?
• Firma sahibi operasyonu daha kolay takip edebiliyor mu?
• Müşteri, bina ve cari kayıtlarında mükerrer veri oluşuyor mu?
• Kullanıcı yetkileri doğru şekilde tanımlanmış mı?

Pilot tamamlandıktan sonra firma, bütün operasyonu aynı sisteme taşıyacağı zaman karşılaşabileceği sorunların büyük bölümünü önceden görmüş olur.

Doğru Pilot Şube Nasıl Seçilir?

Pilot olarak her zaman en büyük veya en küçük şubeyi seçmek doğru değildir. En uygun şube, şirketin genel operasyonunu yeterince temsil eden ancak sorun çıktığında yönetilebilir büyüklükte olan şubedir.

Temsil Kabiliyeti Yüksek Olmalı

Pilot şubede yalnızca birkaç bina bulunuyorsa gerçek operasyon sorunlarının önemli bölümü ortaya çıkmayabilir.

Örneğin pilot bölgede:

• aylık periyodik bakımlar,
• günlük arıza çağrıları,
• farklı teknisyen ekipleri,
• tahsilat işlemleri,
• bakım sözleşmeleri,
• yedek parça veya revizyon işleri

bulunması daha gerçekçi sonuç verir.

Sadece 15-20 asansörün bulunduğu çok küçük bir operasyon, 500 asansörlü ana şubenin çalışma yapısını yeterince temsil etmeyebilir.

Operasyon Yoğunluğu Yönetilebilir Olmalı

Pilot için şirketin en problemli ve en yoğun şubesini seçmek de risklidir. Personel zaten günlük işleri yetiştirmekte zorlanıyorsa yeni programa adapte olmak ikinci planda kalabilir.

İdeal pilot operasyonu, gerçek iş yükü bulunan ancak sürekli kriz yaşamayan bir ekip olmalıdır.

Personel Değişime Tamamen Kapalı Olmamalı

Pilot ekibin yalnızca teknoloji konusunda çok iyi kullanıcılardan oluşması da yanıltıcı olabilir. Çünkü şirket genelinde farklı yaş ve deneyim seviyelerinde çalışan teknisyenler bulunacaktır.

Bu nedenle pilot ekipte mümkünse farklı kullanıcı profilleri bulunmalıdır:

• deneyimli teknisyen,
• yeni başlayan teknisyen,
• operasyon sorumlusu,
• muhasebe veya cari takip personeli,
• firma sahibi veya yönetici.

Böylece programın yalnızca teknolojiye yatkın personelde değil, farklı kullanıcı gruplarında nasıl karşılandığı görülebilir.

Pilot Şube Seçiminde Kullanılabilecek Puanlama Tablosu

Şubeleri yalnızca yöneticilerin kişisel görüşüne göre değerlendirmek yerine basit bir puanlama sistemi kullanmak karar sürecini kolaylaştırır.

Kriter	Düşük Uygunluk	Orta Uygunluk	Yüksek Uygunluk
Asansör sayısı	Çok az veya aşırı fazla	Yönetilebilir	Şirketi temsil edecek seviyede
Personel yapısı	Tek tip kullanıcı	Kısmen çeşitli	Farklı kullanıcı profilleri
Veri kalitesi	Çok düzensiz	Kısmen temiz	Büyük ölçüde düzenli
Arıza yoğunluğu	Yok denecek kadar az	Normal	Gerçek operasyonu temsil ediyor
Yönetici desteği	Zayıf	Orta	Güçlü
Personel adaptasyonu	Çok dirençli	Karışık	Öğrenmeye açık
Operasyon riski	Çok yüksek	Yönetilebilir	Kontrollü
Şirketi temsil etme	Düşük	Orta	Yüksek

Her kriter 1 ile 5 arasında puanlanabilir. Örneğin üç şubeli bir firmada sonuçlar şöyle olabilir:

Şube A: 27 puan

Şube B: 34 puan

Şube C: 22 puan

Bu durumda sadece şube büyüklüğüne bakmak yerine toplam operasyon uygunluğuna göre Şube B pilot olarak değerlendirilebilir.

Pilot Başlamadan Önce Excel Verisi Temizlenmeli

Excel'den programa geçiş sırasında en sık yapılan hata, mevcut dosyanın doğru olduğu varsayımıyla bütün verilerin olduğu gibi yeni sisteme aktarılmasıdır.

Oysa yıllardır kullanılan Excel dosyalarında genellikle aynı müşterinin farklı yazımlarla birden fazla kaydı bulunabilir.

Örneğin:

• Güneş Apartmanı
• Günes Apt.
• Güneş Apt
• Güneş Apartmanı Yönetimi

Excel'de bunların dördü farklı kayıt olabilir. Yeni programa aynı şekilde aktarılması ise daha ilk günden veri kirliliği yaratır.

Pilot geçiş öncesinde en azından şu alanlar kontrol edilmelidir:

1. Müşteri isimleri
2. Bina isimleri
3. Bina adresleri
4. Asansör bilgileri
5. Yetkili kişi ve telefon numarası
6. Bakım sözleşmesi başlangıç ve bitiş tarihleri
7. Bakım ücretleri
8. Son bakım tarihleri
9. Açık cari bakiyeler
10. Aktif ve pasif müşteriler

Buradaki amaç Excel'i kusursuz hale getirmek değildir. Yeni sisteme gereksiz ve hatalı veri taşımamaktır.

Örneğin beş yıl önce hizmet verilen ancak artık firma müşterisi olmayan yüzlerce binayı aktif müşteri olarak programa aktarmanın operasyonel bir faydası yoktur.

Pilot Süreçte İlk Olarak Hangi İşlemler Test Edilmeli?

Yeni yazılıma geçiş sırasında bütün özellikleri aynı anda kullanmaya çalışmak personelin öğrenme sürecini zorlaştırabilir. Daha sağlıklı yöntem, günlük operasyonun temel akışını önce oturtmaktır.

İlk aşamada şu süreçler denenebilir:

1. Müşteri, Bina ve Asansör Kayıtları

Pilot bölgedeki müşteri ve bina bilgilerinin eksiksiz olduğundan emin olunmalıdır. Bir binaya bağlı birden fazla asansör varsa bunların doğru şekilde eşleştirilmesi önemlidir.

2. Bakım Planlaması

Pilot şubenin bir aylık bakım planı sisteme aktarılabilir.

Teknisyenlerin:

• hangi binaya gideceği,
• hangi asansöre bakım yapacağı,
• işlemi ne zaman tamamladığı,
• bakım formunun oluşup oluşmadığı

kontrol edilmelidir.

3. Arıza Yönetimi

Gerçek arıza kayıtları sistem üzerinden oluşturulmalı ve teknisyene atanmalıdır.

Amaç yalnızca arıza kaydını açmak değil, çağrının başından kapanışına kadar süreci test etmektir.

4. Saha Formları

Teknisyen bakım veya arıza işlemini tamamladığında gerekli bilgiler sisteme girilmelidir. Kullanılan sisteme bağlı olarak fotoğraf, açıklama veya dijital imza gibi kayıtlar da sürece dahil edilebilir.

5. Cari ve Tahsilat İşlemleri

Pilot sürece finans modülleri de dahil edilecekse bakım borçlarının, tahsilatların ve cari hareketlerin doğru oluştuğu kontrol edilmelidir.

Asansorex gibi asansör sektörüne yönelik bakım ve yönetim yazılımlarında müşteri, bina, asansör, bakım ve arıza kayıtlarının aynı sistemde tutulabilmesi, pilot sırasında Excel'deki dağınık kayıtların tek operasyon akışında test edilmesini kolaylaştırır.

Pilot Başarısı Nasıl Ölçülür?

Pilot uygulamanın sonunda yalnızca personele "Programı beğendiniz mi?" diye sormak yeterli değildir. Başarı mümkün olduğunca ölçülebilir kriterlerle değerlendirilmelidir.

Örneğin 30 günlük bir pilot sonunda aşağıdaki göstergeler karşılaştırılabilir:

Ölçüm	Excel Dönemi	Pilot Program Dönemi
Atlanan bakım sayısı	Mevcut değer	Pilot sonrası değer
Arıza kaydının teknisyene ulaşma süresi	Ortalama süre	Ortalama süre
Eksik bakım formu	Mevcut adet	Pilot sonrası adet
Veri arama süresi	Dakika	Dakika
Manuel rapor hazırlama süresi	Saat	Saat
Tekrarlanan kayıt sayısı	Mevcut adet	Pilot sonrası adet
Tamamlanan planlı bakım oranı	Mevcut oran	Pilot sonrası oran

Burada amaç her göstergenin mutlaka yüzde 100 iyileşmesi değildir. Önemli olan yeni sistemin operasyon üzerinde somut bir fayda sağlayıp sağlamadığını görebilmektir.

Ayrıca pilotun ilk birkaç gününde geçici bir yavaşlama yaşanması normaldir. Personel yeni ekranları öğrenirken işlemler Excel'e göre daha uzun sürebilir. Bu nedenle ilk gün ile üçüncü veya dördüncü haftanın performansını ayrı değerlendirmek daha anlamlıdır.

Pilot Sonrası Tüm Firmaya Geçiş Nasıl Yapılmalı?

Pilot başarıyla tamamlandıktan sonra doğrudan "yarından itibaren Excel yasak" yaklaşımı yerine kontrollü bir geçiş planı hazırlanmalıdır.

Pratik bir geçiş sırası şu şekilde olabilir:

1. Pilot sırasında bulunan veri hatalarını düzeltin.
2. Kullanıcıların en çok zorlandığı işlemleri belirleyin.
3. Firma içi kısa kullanım prosedürü oluşturun.
4. Diğer şubelerin Excel verilerini temizleyin.
5. Kullanıcı ve yetkileri tanımlayın.
6. Müşteri, bina ve asansör kayıtlarını aktarın.
7. Aktif bakım planlarını oluşturun.
8. Açık arıza ve cari kayıtları kontrol edin.
9. Personele rolüne göre eğitim verin.
10. Belirlenen tarihten itibaren yeni işlemleri yalnızca program üzerinden yürütün.

En kritik konu son maddedir. Program devreye alındıktan sonra aynı bakımın hem Excel'e hem programa yazılması uzun süre devam ederse çift kayıt sistemi oluşur.

Bir süre sonra personel şu soruyu sormaya başlar:

"Doğru bilgi Excel'de mi, programda mı?"

Pilotun amacı zaten bu belirsizliği ortadan kaldırmaktır.

Bu nedenle gerekli kontroller tamamlandıktan sonra yeni işlemler için tek ana kayıt sistemi belirlenmelidir. Eski Excel dosyaları gerektiğinde geçmiş kayıt kontrolü için arşivlenebilir.

Sıkça Sorulan Sorular

Pilot şube olarak en küçük şubeyi seçmek doğru mu?

Her zaman değil. Çok küçük bir şube şirketin gerçek operasyonunu temsil etmeyebilir. Pilotun hem yönetilebilir büyüklükte olması hem de bakım, arıza ve saha operasyonları açısından şirketin günlük çalışma düzenine benzemesi gerekir.

Pilot uygulama ne kadar sürmeli?

Firmanın operasyon yoğunluğuna göre değişir. Genel uygulamada birkaç günlük test yerine en az bir bakım döngüsünü görebilecek kadar süre ayrılması daha anlamlıdır. Böylece bakım planlama, arıza ve saha kayıtları gerçek koşullarda değerlendirilebilir.

Pilot sırasında Excel kullanmaya devam edilmeli mi?

İlk doğrulama döneminde kritik veriler karşılaştırılabilir. Ancak uzun süre paralel kayıt tutulması önerilmez. Pilot sistem güvenilir hale geldikten sonra hangi kaydın ana kaynak olduğu net biçimde belirlenmelidir.

Bütün geçmiş Excel kayıtlarını programa aktarmak gerekir mi?

Hayır. Aktif müşteri, bina, asansör, sözleşme ve gerekli finansal kayıtların aktarılması önceliklidir. Yıllar önce kapanmış veya operasyon açısından değeri olmayan kayıtlar ayrıca arşivlenebilir.

Pilot başarısız olursa yazılım uygun değil anlamına mı gelir?

Her zaman değil. Sorunun yazılımdan mı, hatalı veri aktarımından mı, yetersiz eğitimden mi veya yanlış pilot şube seçiminden mi kaynaklandığı ayrı ayrı incelenmelidir. Pilot uygulamanın temel faydalarından biri zaten bu sorunları şirket genelindeki geçişten önce ortaya çıkarmaktır.

Asansorex'e geçişte pilot çalışma yapılabilir mi?

Asansör bakım operasyonunun belirli müşteri, bina veya ekiplerle başlatılması kontrollü geçiş açısından kullanılabilecek bir yöntemdir. Asansorex'te bakım, arıza, müşteri ve saha kayıtlarının ortak sistemde yürütülmesi, pilot sonrasında operasyonun diğer bölümlerine geçişi daha düzenli hale getirebilir.

Özet

Excel'den programa geçişte pilot şube seçimi, yazılım tercihinden sonraki en önemli uygulama kararlarından biridir. Pilot olarak sadece en küçük veya en kolay şubeyi seçmek yerine; şirketi temsil eden, iş yükü yönetilebilir, verileri yeterince düzenli ve farklı kullanıcı profillerine sahip bir operasyon tercih edilmelidir.

Başarılı bir pilot için önce Excel verileri temizlenmeli, ardından müşteri-bina-asansör kayıtları, bakım planları, arıza yönetimi ve saha işlemleri gerçek operasyon içinde denenmelidir. Sonuçlar yalnızca kullanıcı yorumlarıyla değil; atlanan bakım, işlem süresi, kayıt hatası ve raporlama süresi gibi ölçülebilir göstergelerle karşılaştırılmalıdır.

Doğru planlanan pilot çalışma, "Excel'i bırakıp yeni bir programa geçmek"ten çok daha fazlasını sağlar. Firma kendi çalışma düzenini yeniden değerlendirir, veri kalitesini yükseltir ve hangi süreçlerin standartlaştırılması gerektiğini görür. Böylece Asansorex gibi merkezi bir bakım ve operasyon sistemine geçiş, şirketin tamamında daha kontrollü ve sürdürülebilir şekilde gerçekleştirilebilir.