Excel ile Asansör KPI Üretmek Neden Yanıltıcı?

İÇERİK

Asansör bakım firmalarında büyüme başladığında yöneticilerin sorduğu sorular değişir. Artık yalnızca “Bugün kaç bakım yaptık?” sorusu yeterli olmaz. Teknisyen başına tamamlanan bakım sayısı, ortalama arıza çözüm süresi, tekrar arıza oranı, geciken bakım sayısı, tahsilat performansı ve sözleşme yenileme oranı gibi KPI'lar işletmenin gerçek durumunu görmek için önem kazanır.

Bu noktada birçok firma ilk çözüm olarak Excel'e yönelir. Veriler farklı listelerden toplanır, formüller hazırlanır, pivot tablolar oluşturulur ve renkli grafiklerle bir performans raporu çıkarılır. Ancak tablo profesyonel görünse bile altında kullanılan veri doğru değilse ortaya çıkan sonuç da doğru değildir.

Excel ile Asansör KPI üretmenin temel riski, hesaplama aracından çok veri toplama sürecindedir. Bakım sahada başka yerde, arıza WhatsApp'ta, tahsilat farklı bir dosyada, teknisyen bilgileri ise ayrı bir tabloda tutuluyorsa hazırlanan KPI'lar işletmenin gerçeğini değil, sisteme girilebilmiş kısmını gösterir.

Bu nedenle KPI üretirken yalnızca formüllerin doğruluğunu değil, verinin nereden geldiğini, ne zaman kaydedildiğini ve hangi işlemi temsil ettiğini de sorgulamak gerekir.

KPI Doğru Veriden Üretilmiyorsa Grafiklerin Anlamı Kalmaz

KPI, yani temel performans göstergesi, işletmenin belirli bir konuda ne durumda olduğunu ölçmek için kullanılan sayısal göstergedir. Asansör sektöründe operasyonun yapısı nedeniyle bu göstergeler oldukça çeşitlidir.

Örneğin bir bakım firması şu KPI'ları takip etmek isteyebilir:

• Aylık planlanan bakım sayısı
• Tamamlanan bakım oranı
• Geciken bakım sayısı
• Teknisyen başına günlük bakım
• Açılan arıza kaydı sayısı
• Ortalama arıza müdahale süresi
• Ortalama arıza çözüm süresi
• Tekrar arıza oranı
• Bina veya asansör başına arıza sıklığı
• Sözleşme yenileme oranı
• Aylık tahsilat oranı
• Vadesi geçmiş alacak miktarı

Excel bu değerlerin matematiksel hesabını rahatlıkla yapabilir. Sorun, Excel'in hesapladığı hücrelerin arkasındaki kayıtların eksiksiz ve güncel olup olmadığıdır.

Örneğin ay içinde gerçekte 120 arıza çağrısı geldiyse fakat yalnızca 83 tanesi Excel'e işlendiğinde hazırlanan rapor 83 arıza üzerinden hesaplama yapar. Matematik doğru olabilir fakat işletme açısından sonuç yanlıştır.

Aynı durum bakım işlemlerinde de görülür. Teknisyen sahada bakımı tamamlamış fakat merkez ofisteki liste henüz güncellenmemiş olabilir. Yönetici rapora baktığında bakım gecikmiş görünür. Bir başka senaryoda bakım hücresi “tamamlandı” olarak işaretlenmiştir ancak işlemin hangi saatte, hangi teknisyen tarafından ve gerçekten sahada yapıldığına ilişkin yeterli kayıt bulunmayabilir.

KPI'nın güvenilirliği, onu oluşturan en zayıf veri kaydı kadar güçlüdür.

Excel'de Asansör KPI'larını Yanıltan 6 Temel Problem

Excel kötü bir araç değildir. Küçük veri setlerinde hesaplama, listeleme ve geçici analiz için son derece kullanışlıdır. Ancak saha operasyonu sürekli değişen bir asansör bakım firmasında KPI üretmek için ana kaynak haline geldiğinde bazı sorunlar büyümeye başlar.

1. Veriler geriye dönük girilir

Teknisyen gün boyunca bakım ve arızalara gider. Gün sonunda veya birkaç gün sonra bilgilerin Excel'e aktarılması beklenir.

Bu yöntemde:

• Bazı işlemler unutulabilir.
• Saat bilgileri tahmini girilebilir.
• Arıza başlangıç ve bitiş zamanı doğru tutulmayabilir.
• Yapılan işlem ile sisteme girilen işlem farklılaşabilir.

Örneğin gerçek arıza müdahale süresi 38 dakika olsa bile çağrının sisteme giriş saati bilinmiyorsa Excel üzerinden hesaplanan “ortalama müdahale süresi” güvenilir değildir.

2. Aynı bilginin birden fazla sürümü oluşur

Asansör firmalarında sık görülen yapılardan biri şudur:

bakim_agustos.xlsx

Bir süre sonra:

bakim_agustos_guncel.xlsx

Ardından:

bakim_agustos_guncel_2.xlsx

Son olarak:

bakim_agustos_SON.xlsx

Dosyalardan hangisinin güncel olduğu belirsizleştiğinde KPI raporları da farklı sonuçlar üretmeye başlar.

Firma sahibi bir dosyadan 410 tamamlanan bakım görürken operasyon sorumlusu başka bir dosyada 427 bakım görebilir. İki taraf da kendi tablosuna göre haklıdır ancak işletmenin tek bir doğrusu yoktur.

3. Formüller sessizce bozulabilir

Excel'deki en tehlikeli problemlerden biri formül hatalarının her zaman açık şekilde fark edilmemesidir.

Yeni satırlar eklenebilir fakat formül aralığı genişlemeyebilir. Bir hücre yanlışlıkla manuel değerle değiştirilebilir. Filtrelenmiş veriler üzerinden hatalı toplam alınabilir.

Örneğin:

=ORTALAMA(F2:F500)

formülü kullanılıyorsa fakat kayıt sayısı 540'a çıkmışsa son 40 kayıt ortalamaya dahil edilmeyebilir.

Grafik yine düzgün görünür. Yönetici ise yanlış KPI üzerinden karar verir.

4. Kayıtların bağlamı kaybolur

Sadece “arıza sayısı” tek başına yeterli değildir.

Bir asansörde ay içerisinde altı arıza yaşanmış olabilir. Bunların:

• Kaçı aynı sebepten oluştu?
• Hangi parçalar değiştirildi?
• Aynı teknisyen mi müdahale etti?
• Sorun geçici olarak mı giderildi?
• Arızalar hangi tarihlerde tekrarlandı?

gibi sorularının da cevaplanması gerekir.

Excel'de bu ilişkileri manuel olarak kurmak mümkün olsa da veri büyüdükçe zorlaşır.

5. KPI tanımları kişiden kişiye değişebilir

Bir çalışan “tamamlanan bakım” değerini bakım formunun kapatılması olarak kabul ederken başka biri teknisyenin sahaya gitmesini yeterli görebilir.

Benzer şekilde “arıza çözüm süresi”:

• Telefonun geldiği andan,
• Teknisyene atandığı andan,
• Teknisyenin sahaya ulaştığı andan

başlatılabilir.

KPI'nın tanımı standart değilse aylık karşılaştırmaların anlamı azalır.

6. Rapor geçmişi kolaylıkla değiştirilebilir

Excel dosyasında geçmiş aya ait bir hücre değiştirildiğinde eski rapor da değişebilir. Değişikliğin kim tarafından, ne zaman ve neden yapıldığı ayrıca takip edilmiyorsa geçmiş performansı yeniden doğrulamak zorlaşır.

Bu durum özellikle büyüyen bakım firmalarında yönetim kararlarını zorlaştırır.

Excel KPI ile Operasyonel Sistem KPI Arasındaki Fark

İki yöntemin temel farkı grafik tasarımı değildir. Asıl fark, verinin oluştuğu anda sisteme kaydedilip kaydedilmemesidir.

Konu	Excel ile KPI	Operasyonel yazılımla KPI
Veri girişi	Genellikle manuel	İşlem sırasında oluşabilir
Güncellik	Dosyanın güncellenmesine bağlı	Güncel kayıtlardan üretilebilir
Arıza süreleri	Manuel saat girişine bağlı	İşlem zamanlarından hesaplanabilir
Teknisyen performansı	Veriler sonradan birleştirilir	İş emirleriyle ilişkilendirilebilir
Tekrar arıza analizi	Manuel filtreleme gerekir	Asansör geçmişinden incelenebilir
Bakım gerçekleşme oranı	Liste güncelliğine bağlı	Planlanan ve tamamlanan işler karşılaştırılabilir
Veri standardı	Kullanıcı disiplinine bağlı	Tanımlı iş akışına bağlanabilir
Dosya sürümü	Birden fazla kopya oluşabilir	Merkezi kayıt kullanılabilir
Geçmiş inceleme	Eski dosyalar aranır	İşlem geçmişinden ulaşılabilir

Buradaki kritik nokta şudur: KPI sonradan hazırlanan bir rapor olmaktan çıkıp günlük operasyonun doğal sonucu haline gelmelidir.

Örneğin teknisyen kendisine atanan arızayı mobil cihazdan açıyor, sahaya gidiyor, işlemi tamamlıyor ve arıza kaydını kapatıyorsa müdahale ve çözüm sürelerinin hesaplanması için ayrıca Excel doldurmasına gerek kalmaz.

Bu yaklaşım insanın rapor hazırlama yükünü azaltırken verinin doğruluğunu da artırır.

Asansör Firmalarının Takip Etmesi Gereken KPI'lar Nasıl Seçilmeli?

Çok fazla KPI takip etmek her zaman daha iyi yönetim anlamına gelmez. Ekranda 30 farklı grafik bulunması yöneticinin karar almasını zorlaştırabilir.

Firma öncelikle hangi sorulara cevap aradığını belirlemelidir.

Bakım operasyonu için

Örneğin şu göstergeler yeterli bir başlangıç olabilir:

1. Planlanan bakım sayısı
2. Zamanında tamamlanan bakım oranı
3. Geciken bakım sayısı
4. Teknisyen başına tamamlanan bakım
5. Yeniden ziyaret gerektiren bakım sayısı

Bu değerler bakım planlamasının ne kadar sağlıklı ilerlediğini gösterir.

Arıza operasyonu için

Arıza tarafında sadece toplam çağrı sayısını takip etmek yeterli değildir.

Daha anlamlı KPI'lar şunlardır:

• Ortalama ilk müdahale süresi
• Ortalama çözüm süresi
• Aynı asansörde tekrar arıza oranı
• En fazla arıza veren asansörler
• En sık görülen arıza nedenleri
• Teknisyen başına sonuçlandırılan arıza sayısı

Özellikle tekrar arıza oranı, bakım firmasının servis kalitesi açısından önemli sinyaller verebilir.

Bir teknisyen çok fazla arıza kapatıyor olabilir. Ancak aynı arızaların kısa süre içinde tekrar açıldığı görülüyorsa “yüksek kapatma sayısı” tek başına olumlu performans göstergesi sayılmamalıdır.

Finans tarafında

Operasyon kusursuz görünürken nakit akışı bozulabilir.

Bu nedenle firma sahibinin ayrıca:

• Aylık tahakkuk
• Tahsil edilen tutar
• Tahsilat oranı
• Vadesi geçmiş alacak
• Cari bazında açık bakiye
• Sözleşme yenileme oranı

gibi göstergeleri izlemesi faydalıdır.

Operasyon ve finans ayrı ayrı değil, birlikte değerlendirildiğinde gerçek işletme performansı daha net görülür.

Yanlış KPI Firma Sahibine Nasıl Yanlış Karar Verdirir?

KPI raporlarının amacı tablo hazırlamak değil, karar almaktır. Bu nedenle yanlış KPI'nın maliyeti yalnızca yanlış bir grafik değildir.

Örneğin Excel raporunda teknisyen başına günlük bakım sayısı düşük görünüyorsa firma yeni personel alma kararı verebilir.

Fakat sorun gerçekte personel yetersizliği değil de tamamlanan bakımların sisteme geç girilmesi olabilir.

Başka bir örnekte yönetici belirli bir bölgede çok fazla arıza olduğunu düşünerek ekip dağılımını değiştirebilir. Oysa başka bölgedeki arızalar WhatsApp üzerinden takip edilmiş ve Excel'e eksik girilmiş olabilir.

Yanlış veri aşağıdaki kararları doğrudan etkileyebilir:

• Yeni teknisyen işe alma
• Servis bölgelerini değiştirme
• Araç sayısını artırma
• Bakım planlarını yeniden düzenleme
• Problemli müşterileri belirleme
• Sözleşme fiyatlarını güncelleme
• Teknisyen primlerini hesaplama
• Müşteri kayıp nedenlerini yorumlama

Bu yüzden KPI raporlarında ilk soru “Rakam kaç?” değil, “Bu rakam hangi verilerden oluşuyor?” olmalıdır.

Güvenilir KPI Sistemi Kurmak İçin 7 Kontrol Noktası

Bir asansör bakım firması KPI sistemini iyileştirmek istiyorsa doğrudan onlarca rapor hazırlamak yerine veri kaynağını düzenlemelidir.

1. Tek veri kaynağı belirleyin

Bakım başka dosyada, arıza başka dosyada, cari başka yerde tutuluyorsa raporlama sürekli veri birleştirme işi haline gelir.

Mümkün olduğunca operasyonun merkezi bir kayıt yapısında ilerlemesi gerekir.

2. Veriyi işlem sırasında oluşturun

Teknisyen bakımı tamamladığında kayıt da tamamlanmalıdır.

Arıza kapatıldığında çözüm bilgisi o anda girilmelidir.

Bu yöntem ay sonunda “eksik satır tamamlama” ihtiyacını ciddi ölçüde azaltır.

3. KPI tanımlarını yazılı hale getirin

Örneğin:

Arıza çözüm süresi = Arıza kaydının açıldığı zaman ile çözülerek kapatıldığı zaman arasındaki süre

gibi açık tanımlar oluşturulmalıdır.

Böylece farklı çalışanların aynı KPI'yı farklı yorumlaması önlenir.

4. Teknisyenleri sadece adet üzerinden değerlendirmeyin

“En fazla bakım yapan teknisyen en iyi teknisyendir” yaklaşımı yanıltıcı olabilir.

İş kalitesi için:

• Tekrar arıza
• Geri dönüş gerektiren işlem
• İş emri tamamlama
• Form eksikleri
• Müşteri geri bildirimi

gibi göstergeler de dikkate alınmalıdır.

5. Asansör bazında geçmiş oluşturun

KPI yalnızca teknisyen performansını ölçmemelidir.

Her asansörün bakım, arıza, parça ve işlem geçmişi birlikte görülebildiğinde problemli cihazlar daha erken fark edilebilir.

6. Aylık trendleri karşılaştırın

Tek aylık sonuç yanıltıcı olabilir.

Örneğin arıza sayısının 45'ten 62'ye yükselmesi tek başına kötü sonuç gibi görünür. Ancak portföy aynı dönemde 300 asansörden 450 asansöre yükselmişse asansör başına arıza oranı farklı bir tablo gösterebilir.

Bu nedenle toplam sayıların yanında oranlar da incelenmelidir.

7. KPI'yı aksiyona bağlayın

Her KPI şu soruya cevap vermelidir:

“Bu sayı kötüleşirse ne yapacağız?”

Cevabı olmayan KPI çoğu zaman yalnızca dekoratif rapordur.

Örneğin tekrar arıza oranı yükselirse son 30 gündeki tekrar arızalar incelenebilir, ortak parça veya arıza nedenleri çıkarılabilir ve ilgili teknisyenlerle teknik değerlendirme yapılabilir.

Excel Tamamen Bırakılmalı mı?

Hayır. Excel hâlâ birçok durumda oldukça faydalıdır.

Özellikle:

• Geçici analiz
• Bütçe senaryosu
• Tek seferlik veri karşılaştırması
• Yönetim sunumu
• Özel hesaplama
• Veri dışa aktarma ve inceleme

için kullanılabilir.

Problem, Excel'in operasyonun ana kayıt sistemi haline gelmesidir.

Daha sağlıklı yaklaşım, bakım ve arıza verisinin sahadaki gerçek işlemler sırasında bir sistemde oluşması; Excel'in ise gerektiğinde analiz veya dışa aktarma aracı olarak kullanılmasıdır.

Örneğin Asansorex gibi bir asansör bakım ve yönetim yazılımında bakım, arıza, teknisyen ve cari hareketlerin aynı operasyon akışında tutulması, KPI oluştururken farklı Excel dosyalarını manuel olarak birleştirme ihtiyacını azaltabilir. Böylece raporun kaynağı sonradan hazırlanmış bir tablo değil, gerçekleşen işlemler olur.

Sıkça Sorulan Sorular

Excel ile asansör KPI takibi yapılabilir mi?

Evet. Küçük ölçekli operasyonlarda ve sınırlı veri miktarında Excel ile KPI hesaplamak mümkündür. Ancak bakım, arıza, cari ve teknisyen kayıtlarının sayısı arttıkça manuel veri girişinden kaynaklanan hata ve güncellik problemleri büyüyebilir.

Asansör bakım firmaları hangi KPI'ları takip etmeli?

Başlangıçta planlanan ve tamamlanan bakım oranı, geciken bakım sayısı, ortalama arıza müdahale süresi, arıza çözüm süresi, tekrar arıza oranı, teknisyen iş yükü ve tahsilat oranı gibi temel göstergeler takip edilebilir.

Teknisyen performansı sadece yapılan bakım sayısıyla ölçülür mü?

Hayır. Sadece tamamlanan iş adedine bakmak yanıltıcı olabilir. İş kalitesi, tekrar arızalar, işlem süreleri, eksik formlar ve yeniden ziyaret gerektiren işler de değerlendirilmelidir.

Excel raporundaki formül doğruysa KPI da doğru mudur?

Her zaman değil. Formül matematiksel olarak doğru olsa bile kaynak veri eksik, geç veya hatalı girilmişse KPI yanlış sonuç verebilir. KPI güvenilirliği önce veri kalitesine bağlıdır.

KPI raporları ne sıklıkla kontrol edilmeli?

Operasyonel göstergeler günlük veya haftalık, yönetim performansı ise genellikle aylık trendlerle değerlendirilebilir. Firmanın büyüklüğüne ve işlem hacmine göre kontrol sıklığı değişebilir.

Asansör bakım yazılımı KPI takibini nasıl kolaylaştırır?

Bakım, arıza ve saha işlemleri gerçekleştiği anda dijital olarak kaydedildiğinde rapor için yeniden veri toplama ihtiyacı azalır. Asansorex gibi sistemlerde operasyon kayıtlarının merkezi tutulması, firma sahibinin performansı daha güncel ve tutarlı veriler üzerinden değerlendirmesine yardımcı olabilir.

Özet

Excel güçlü bir hesaplama aracıdır ancak asansör bakım operasyonunun tamamını temsil eden güvenilir bir veri kaynağı olmak için her zaman yeterli değildir. Özellikle çok sayıda teknisyen, bina, asansör ve günlük saha işlemi bulunan firmalarda manuel kayıtlar KPI sonuçlarını kolaylıkla bozabilir.

Sorun çoğu zaman Excel'deki grafiklerde değil; verinin geç girilmesi, farklı dosyalarda tutulması, aynı işlemin farklı şekillerde tanımlanması ve kayıtların operasyonla eş zamanlı oluşmamasıdır.

Sağlıklı bir KPI sistemi kurmak isteyen asansör firmalarının önce veri toplama süreçlerini standartlaştırması gerekir. Bakım tamamlandığında bakım kaydı, arıza çözüldüğünde çözüm kaydı, tahsilat gerçekleştiğinde finansal hareket aynı sistematik içerisinde oluşmalıdır.

Böyle bir yapı kurulduğunda KPI raporları yalnızca ay sonunda bakılan renkli grafiklerden çıkıp günlük yönetim aracına dönüşür. Firma sahibi hangi ekibin zorlandığını, hangi asansörlerin sürekli arıza verdiğini, hangi bakımların geciktiğini ve operasyonun hangi noktasında iyileştirme gerektiğini daha sağlıklı biçimde görebilir.