Gelen Parçada Muayene ve Kabul

İÇERİK (MARKDOWN)

Asansör bakım firmalarında yedek parça satın alma süreci, ürünün sipariş edilmesiyle tamamlanmaz. Parçanın firmaya ulaşması, doğru ürünün sorunsuz biçimde teslim alındığı anlamına gelmez. Yanlış model, taşıma hasarı, eksik aksesuar, uyumsuz bağlantı, hatalı üretim veya teknik özellik sapması ancak sistemli bir gelen parçada muayene ve kabul süreciyle tespit edilebilir.

Kontrol edilmeden depoya alınan bir parça, günler veya haftalar sonra sahaya götürüldüğünde yanlış olduğu anlaşılırsa yalnızca iade maliyeti oluşturmaz. Teknisyenin zamanı kaybolur, araç ve yol maliyeti artar, asansörün hizmet dışı kalma süresi uzar ve bina yöneticisi karşısında firmanın güvenilirliği zarar görür.

Bu nedenle gelen parça kontrolü, sadece depo görevlisinin yaptığı basit bir sayım işlemi değil; satın alma, teknik servis, kalite ve stok yönetimini birbirine bağlayan kritik bir süreçtir.

Gelen Parçada Muayene ve Kabul Nedir?

Gelen parçada muayene ve kabul, tedarikçiden teslim alınan ürünlerin sipariş şartlarına, teknik gerekliliklere ve kullanım amacına uygun olup olmadığının kontrol edilmesidir.

Bu süreçte temel olarak şu sorulara cevap aranır:

• Gelen ürün sipariş edilen ürün mü?
• Marka, model ve teknik özellikler doğru mu?
• Adet, ölçü ve bağlantı tipi uygun mu?
• Üründe kırık, çatlak, ezilme veya oksitlenme var mı?
• Gerekli belge ve aksesuarlar eksiksiz mi?
• Ürün doğrudan kullanılabilir durumda mı?
• Güvenlik açısından şüpheli bir durum bulunuyor mu?

Muayene sonucunda ürün kabul edilir, şartlı kabul edilir veya reddedilir. Şartlı kabul, parçanın küçük bir eksikliği bulunmasına rağmen kullanımına engel olmadığı ya da eksikliğin tedarikçi tarafından kısa sürede tamamlanacağı durumlarda uygulanabilir.

Ancak güvenlik fonksiyonu bulunan asansör parçalarında “nasıl olsa çalışır” yaklaşımı kabul kriteri olamaz.

Kontrol Edilmeden Depoya Alınan Parçanın Riskleri

Gelen parçanın yalnızca irsaliyeye bakılarak teslim alınması, sorunun depoya taşınması anlamına gelir. Parça raflara yerleştirildikten sonra ambalajı açılmadığında veya etiket bilgileri doğrulanmadığında hata ancak saha montajında ortaya çıkabilir.

Yanlış ürünün sahaya gönderilmesi

Örneğin siparişte 24 V DC bobinli bir kontaktör istenirken 230 V AC bobinli ürün gönderilmiş olabilir. Parçanın dış görünüşü aynı olsa bile elektriksel özellik farklıdır. Kontrol yapılmadan araç stoğuna alınması, teknisyenin arızayı çözemeden binadan ayrılmasına neden olabilir.

Montajın gecikmesi

Yanlış kasnak çapı, uyumsuz kapı kilidi, farklı soket yapısına sahip kart veya hatalı buton ölçüsü montajı durdurur. Bu durumda yeni parça siparişi, ikinci servis ziyareti ve müşteri bilgilendirmesi gerekir.

Garanti ve iade sorunları

Teslim anında tespit edilmeyen kırık, darbe veya eksik ürünler için tedarikçi daha sonra “ürün depoda hasar görmüş olabilir” diyebilir. Teslim sırasında fotoğraflı kayıt tutulması, taraflar arasındaki uyuşmazlığı önemli ölçüde azaltır.

Güvenlik riski

Kapı kilidi, hız regülatörü, tampon, güvenlik devresi elemanları ve benzeri kritik parçaların doğrulanmadan kullanılması ciddi risk oluşturabilir. Asansör güvenlik aksamları bakımından uygunluk, izlenebilirlik ve teknik dokümantasyon önemlidir. CE işareti, kapsamına giren ürünlerde üreticinin ilgili uygunluk gereklerini karşıladığına ilişkin beyanını gösterir; ancak işaretin bulunması, bakım firmasının doğru model ve doğru uygulama kontrolünü ortadan kaldırmaz. ([EUR-Lex][1])

Muayene Öncesinde Hazırlanması Gereken Bilgiler

Kontrol personelinin elinde sipariş hakkında yeterli bilgi bulunmuyorsa sağlıklı kabul yapılamaz. Sadece “bir adet kapı kartı” açıklaması, teknik doğrulama için yeterli değildir.

Satın alma kaydında mümkün olduğunca şu bilgiler bulunmalıdır:

• Parçanın açık adı
• Üretici veya marka
• Model ve ürün kodu
• Teknik özellikler
• Voltaj, akım veya güç değeri
• Ölçü ve bağlantı tipi
• Kullanılacağı asansör veya proje
• Sipariş miktarı
• Tedarikçi adı
• Beklenen teslim tarihi
• Garanti şartı
• İstenen sertifika veya belge
• Varsa referans fotoğrafı

Örneğin “kapı motoru” yerine 24 V DC, 100 W, encoderli, X model operatörle uyumlu kapı motoru şeklinde tanım yapılmalıdır.

Sipariş tanımı ne kadar açık olursa gelen parça kontrolü de o kadar hızlı ve nesnel yürütülür.

Gelen Parça Muayene Adımları

Her ürün için aynı seviyede test yapmak gerekli değildir. Basit bir bağlantı elemanıyla elektronik kumanda kartı aynı kontrol yöntemine tabi tutulmamalıdır. Bununla birlikte temel süreç belirli bir sırayla ilerlemelidir.

1. Evrak ve sipariş kontrolü

İlk olarak irsaliye, fatura veya sevk belgesi ile satın alma kaydı karşılaştırılır.

Kontrol edilmesi gereken başlıca bilgiler şunlardır:

1. Tedarikçi doğru mu?
2. Sipariş numarası mevcut mu?
3. Ürün adı ve kodu eşleşiyor mu?
4. Gelen miktar sipariş miktarıyla aynı mı?
5. Seri veya parti numarası bulunuyor mu?
6. Garanti belgesi ya da uygunluk belgesi gerekli mi?
7. Teslim tarihi sipariş şartına uygun mu?

Belgede farklı ürün adı yazılması, mutlaka fiziksel ürünün yanlış olduğu anlamına gelmez. Ancak bu farklılık kayıt altına alınmadan ürün kabul edilmemelidir.

2. Ambalaj ve taşıma kontrolü

Parça kutusu açılmadan önce ambalaj incelenmelidir. Ezilmiş kutu, yırtılmış poşet, ıslanma, darbe izi veya açılmış güvenlik bandı taşıma sırasında sorun yaşandığını gösterebilir.

Özellikle elektronik kartlarda:

• Antistatik ambalajın sağlamlığı,
• Nem veya sıvı teması,
• Soketlerin eğilip eğilmediği,
• Kart köşelerinde kırık bulunup bulunmadığı,
• Ağır parçaların kart üzerine baskı yapıp yapmadığı

kontrol edilmelidir.

Ambalaj hasarlıysa ürün açılmadan önce fotoğraf çekilmesi önemlidir.

3. Görsel muayene

Görsel kontrolde parçanın genel fiziksel durumu değerlendirilir. İnceleme yalnızca kırık olup olmadığına bakmakla sınırlı kalmamalıdır.

Şu noktalar kontrol edilmelidir:

• Çatlak, ezik veya deformasyon
• Pas, oksitlenme ve renk değişimi
• Gevşek vida veya bağlantı
• Kopuk kablo
• Eğilmiş terminal veya soket
• Eksik etiket
• Silinmiş seri numarası
• Yağ veya sıvı kaçağı
• Kaynak hatası
• Koruyucu kapak eksikliği
• Üretim çapakları
• Montaj deliklerinin uygunluğu

Kapı kilidi gibi mekanik parçalarda hareketli bölümlerin sıkışmadan çalışıp çalışmadığı da elle kontrol edilebilir.

4. Ölçü ve teknik özellik kontrolü

Parçanın dış görünüşünün benzer olması, uyumlu olduğunu kanıtlamaz. Bu nedenle kritik ölçüler ve etiket değerleri sipariş kaydıyla karşılaştırılmalıdır.

Kullanılabilecek temel araçlar:

• Kumpas
• Şerit metre
• Mikrometre
• Multimetre
• İzolasyon ölçüm cihazı
• Hassas terazi
• Diş mastarı
• Basit test güç kaynağı

Örneğin bir kasnakta kanal sayısı doğru olsa bile çap, kanal profili veya mil ölçüsü farklı olabilir. Benzer şekilde bir rölenin kontak yapısı aynı görünürken bobin gerilimi farklı olabilir.

5. Fonksiyon testi

Her parça için fonksiyon testi zorunlu olmayabilir. Ancak arıza ihtimali yüksek, pahalı veya kritik ürünlerde temel test yapılması faydalıdır.

Parça türü	Önerilen giriş kontrolü	Kabul kriteri
Kontaktör ve röle	Bobin değeri, kontak yapısı, fiziksel kontrol	Sipariş değeriyle uyumlu, terminal hasarsız
Kapı kilidi	Mekanik hareket, kontak kontrolü, ölçü	Sıkışma yok, kontak düzeni doğru
Buton ve gösterge	Besleme testi, ışık ve kontak kontrolü	Kararlı çalışma, doğru voltaj
Elektronik kart	Ambalaj, soket, ürün kodu, mümkünse test düzeneği	Fiziksel hasar yok, doğru yazılım ve model
Halat ve kayış	Çap, uzunluk, etiket, yüzey kontrolü	Sipariş ölçüsü ve üretici bilgisiyle uyumlu
Yağ ve kimyasal ürün	Ambalaj, tarih, ürün sınıfı	Sızdırmaz, doğru özellikte ve kullanılabilir sürede
Mekanik bağlantı parçası	Ölçü, diş, malzeme ve adet	Teknik resim veya numuneyle uyumlu

Fonksiyon testi yapılırken parçaya zarar vermeyecek bir yöntem kullanılmalıdır. Üreticinin test prosedürü bilinmiyorsa gelişigüzel enerji verilmemelidir.

Kabul, Şartlı Kabul ve Ret Kriterleri

Muayene sonunda kararın kişisel yoruma göre değil, önceden belirlenmiş kriterlere göre verilmesi gerekir.

Doğrudan kabul

Aşağıdaki şartların tamamı sağlanıyorsa ürün kabul edilebilir:

• Sipariş bilgileriyle tam uyumluysa,
• Fiziksel hasar bulunmuyorsa,
• Miktar eksiksizse,
• Teknik özellikleri doğruysa,
• Gerekli belge ve aksesuarlar mevcutsa,
• Yapılan temel testlerden geçmişse.

Şartlı kabul

Ürünün kullanımını ve güvenliğini etkilemeyen küçük uygunsuzluklarda şartlı kabul düşünülebilir.

Örnekler:

• Kullanım kılavuzunun eksik olması,
• Ambalaj etiketinin kısmen zarar görmesi,
• Montaj vidasının eksik çıkması,
• Belgenin tedarikçi tarafından sonradan gönderilecek olması.

Şartlı kabul gerekçesi, eksikliği tamamlama tarihi ve sorumlu kişi kayıt altına alınmalıdır.

Ret

Aşağıdaki durumlarda ürün depoya kullanılabilir stok olarak alınmamalıdır:

• Yanlış ürün veya model gelmesi,
• Kritik ölçünün uygun olmaması,
• Kırık, çatlak veya ciddi deformasyon bulunması,
• Elektriksel değerlerin yanlış olması,
• Seri numarası veya ürün kimliğinin doğrulanamaması,
• Güvenlik açısından şüphe oluşması,
• Fonksiyon testinin başarısız olması,
• Kullanılmış ürünün yeni ürün olarak gönderilmesi,
• Talep edilen uygunluk belgelerinin sunulamaması.

Reddedilen ürün, sağlam stoktan fiziksel olarak ayrılmalı ve üzerine görünür şekilde KULLANMAYIN – KONTROL BEKLİYOR etiketi konulmalıdır.

Uygunsuz Parça Nasıl Yönetilmelidir?

Uygunsuz ürünün tespit edilmesi tek başına yeterli değildir. Ürünün yanlışlıkla sahaya çıkmasını engelleyecek bir karantina süreci kurulmalıdır.

Uygulanabilecek yöntem şöyledir:

1. Ürün normal stok alanına alınmaz.
2. Uygunsuzluk etiketi yapıştırılır.
3. Fotoğraf ve video kaydı oluşturulur.
4. Sipariş ve irsaliye bilgileri kaydedilir.
5. Tedarikçiye aynı gün bildirim yapılır.
6. İade, değişim veya fiyat indirimi kararı alınır.
7. Sonuçlanana kadar ürün karantina alanında tutulur.
8. Tedarikçi performans kaydına uygunsuzluk işlenir.

Aynı tedarikçiden sürekli yanlış veya hasarlı ürün geliyorsa sorun yalnızca tek bir teslimat olarak değerlendirilmemelidir. Tedarikçinin hata oranı, teslimat süresi, iade yaklaşımı ve teknik destek seviyesi birlikte izlenmelidir.

ISO 9001 yaklaşımında da dışarıdan sağlanan ürün ve hizmetlerin, kuruluşun belirlediği şartları karşılayacak şekilde kontrol edilmesi beklenir. Kontrol seviyesinin ürünün oluşturduğu riske göre belirlenmesi, özellikle güvenlik kritik parçalar açısından doğru bir uygulamadır. ([ISO][2])

Parçaya Göre Kontrol Seviyesi Belirlemek

Her vidaya kapsamlı test yapmak operasyonu yavaşlatır. Her elektronik kartı yalnızca sayarak kabul etmek ise riski artırır. Bu nedenle parçalar risk seviyesine göre sınıflandırılabilir.

Düşük riskli parçalar

• Standart vida ve somunlar
• Kablo bağı
• Etiket ve sarf malzemeleri
• Standart bağlantı aparatları

Bu ürünlerde adet, ölçü ve görsel kontrol çoğu zaman yeterlidir.

Orta riskli parçalar

• Kontaktör
• Röle
• Buton
• Sensör
• Kapı makaraları
• Kablo ve soket grupları

Bu grupta etiket kontrolüne ek olarak temel ölçüm veya fonksiyon testi yapılmalıdır.

Yüksek riskli parçalar

• Güvenlik devresi elemanları
• Kapı kilitleri
• Hız regülatörüyle ilişkili parçalar
• Fren bileşenleri
• Taşıyıcı sistem bileşenleri
• Kumanda kartları
• Sürücüler
• Kritik hidrolik parçalar

Bu ürünlerde ürün kodu, izlenebilirlik, teknik doküman, ölçü ve fonksiyon kontrolleri daha ayrıntılı yapılmalıdır. Asansör Yönetmeliği kapsamında değerlendirilen güvenlik aksamlarında ürün kimliği ve uygunluk bilgilerinin kontrolü özellikle önem taşır. ([Sanayi Bakanlığı][3])

Dijital Kayıt Tutmanın Faydası

Kâğıt kontrol formları kısa vadede kolay görünse de geçmiş kayıtlara erişmek ve tedarikçi bazında analiz yapmak zordur. Gelen parça kabul kayıtlarının dijital tutulması şu faydaları sağlar:

• Ürünün hangi tarihte teslim alındığı görülür.
• Kontrolü yapan personel belirlenir.
• Fotoğraflar ürün kaydıyla birlikte saklanır.
• Seri ve parti numaraları izlenebilir.
• Uygunsuzluk geçmişi tedarikçi bazında incelenebilir.
• Hangi parçanın hangi asansörde kullanıldığı takip edilebilir.
• Garanti ve iade süreçlerinde kanıt sunulur.
• Araç ve depo stokları daha doğru yönetilir.

Asansorex gibi bakım ve stok takip yazılımlarında satın alma, parça girişi, depo hareketi ve sahada kullanılan malzeme kayıtlarının birbiriyle ilişkilendirilmesi, parçanın teslimattan montaja kadar izlenmesini kolaylaştırır.

Pratik Bir Gelen Parça Kontrol Listesi

Muayene sırasında aşağıdaki kısa liste kullanılabilir:

• Sipariş numarası doğru mu?
• Ürün adı ve kodu eşleşiyor mu?
• Marka ve model doğru mu?
• Gelen adet eksiksiz mi?
• Ambalaj sağlam mı?
• Fiziksel hasar var mı?
• Voltaj, güç ve bağlantı tipi uygun mu?
• Kritik ölçüler doğru mu?
• Seri veya parti numarası mevcut mu?
• Gerekli belge ve aksesuarlar tamam mı?
• Temel fonksiyon testi yapıldı mı?
• Sonuç kabul, şartlı kabul veya ret olarak kaydedildi mi?
• Fotoğraf eklendi mi?
• Ürün doğru depo rafına yerleştirildi mi?

Muayenenin amacı her parçayı laboratuvar seviyesinde test etmek değil, yanlış veya riskli ürünün sahaya ulaşmasını engellemektir.

Sıkça Sorulan Sorular

Gelen her asansör parçası test edilmeli mi?

Her parçaya aynı test uygulanması gerekmez. Kontrol seviyesi; parçanın maliyetine, güvenlik etkisine, arıza ihtimaline ve tedarikçi geçmişine göre belirlenmelidir. Düşük riskli sarf malzemelerinde görsel ve adet kontrolü yeterliyken elektronik ve güvenlik kritik parçalarda teknik doğrulama gerekir.

CE işareti bulunan parça doğrudan kabul edilebilir mi?

Hayır. CE işareti gerekli kapsamda uygunluk beyanıyla ilişkilidir; ancak ürünün sipariş edilen model, voltaj, ölçü ve bağlantı tipinde olduğunu garanti etmez. Bakım firması yine ürün kimliği ve kullanım uygunluğu kontrolü yapmalıdır.

Ambalajı hasarlı fakat ürün sağlam görünüyorsa ne yapılmalı?

Önce ambalaj ve ürün fotoğraflanmalı, ardından daha ayrıntılı kontrol yapılmalıdır. Elektronik veya hassas bir üründe iç hasar ihtimali varsa fonksiyon testi yapılmadan ürün doğrudan kabul edilmemelidir.

Yanlış gelen parça stok sistemine işlenmeli mi?

Ürün teslim alınmış olsa bile kullanılabilir stok olarak kaydedilmemelidir. Karantina veya uygunsuz ürün statüsünde ayrı tutulmalı; iade ya da değişim sonucu kesinleştiğinde kayıt güncellenmelidir.

Kontrolü depo personeli mi teknisyen mi yapmalıdır?

Basit sayım ve ambalaj kontrolünü depo personeli yapabilir. Teknik özellik, ölçü, elektriksel değer veya fonksiyon testi gerektiren ürünlerde deneyimli teknisyen ya da teknik sorumlu sürece dahil edilmelidir.

Tedarikçi performansı nasıl ölçülür?

Zamanında teslimat, doğru ürün gönderme oranı, hasarlı ürün oranı, iade çözüm süresi, belge tamlığı ve teknik destek kalitesi birlikte değerlendirilmelidir. Yalnızca satın alma fiyatına göre tedarikçi seçmek, toplam operasyon maliyetini artırabilir.

Özet

Gelen parçada muayene ve kabul süreci, asansör bakım firmasının sahadaki hızını, maliyet kontrolünü ve hizmet kalitesini doğrudan etkiler. Ürün daha depoya girerken sipariş, belge, ambalaj, fiziksel durum, teknik özellik ve gerekiyorsa fonksiyon açısından kontrol edilmelidir.

Kabul edilen, şartlı kabul edilen ve reddedilen ürünlerin birbirinden net biçimde ayrılması; uygunsuz parçaların karantina alanında tutulması ve tüm sürecin fotoğraflı olarak kaydedilmesi gerekir. Böylece yanlış parçayla sahaya çıkılması, ikinci servis ziyareti, uzun arıza süreleri ve tedarikçi anlaşmazlıkları azaltılabilir.

Asansorex üzerinden parça girişleri, depo hareketleri ve sahada kullanılan malzemeler düzenli kaydedildiğinde, yalnızca stok miktarı değil parçanın tüm kullanım geçmişi de daha kolay izlenebilir.