Kurtarma (Mahsur Kalma) Tutanağı Örneği

İÇERİK

Asansörde mahsur kalma, bina yöneticisi için stresli; bakım firması için ise hem teknik hem de iletişim açısından dikkat isteyen bir olaydır. Böyle bir durumda yalnızca kişiyi güvenli şekilde çıkarmak yetmez; olayın ne zaman bildirildiği, teknisyenin ne zaman ulaştığı, kurtarma işleminin nasıl yapıldığı, asansörün tekrar devreye alınıp alınmadığı ve kullanıcı beyanının ne olduğu kayıt altına alınmalıdır. Kurtarma mahsur kalma tutanağı, tam olarak bu nedenle önemlidir.

Bu yazıda asansör bakım firmaları, teknisyenler ve bina yöneticileri için pratik bir asansörde mahsur kalma tutanağı örneği bulacaksınız. Ayrıca tutanakta hangi alanların olması gerektiğini, hangi ifadelerden kaçınılması gerektiğini, olay sonrası yöneticinin ve firmanın nasıl hareket etmesi gerektiğini adım adım ele alacağız.

Kurtarma Mahsur Kalma Tutanağı Nedir?

Kurtarma mahsur kalma tutanağı, asansörde kalan kişinin güvenli şekilde çıkarılması sonrasında düzenlenen yazılı kayıttır. Bu belge; olayın tarihini, saatini, asansör bilgilerini, kurtarma sürecini, müdahale eden teknisyeni, bina temsilcisini ve varsa mahsur kalan kişinin beyanını içerir.

Bu tutanak bir “suçlu arama” belgesi değildir. Doğru hazırlanırsa üç temel işe yarar:

• Olayın objektif şekilde kayıt altına alınmasını sağlar.
• Bakım firması ile bina yönetimi arasındaki iletişimi netleştirir.
• Tekrarlayan arızaların analiz edilmesine yardımcı olur.
• Denetim, şikâyet veya anlaşmazlık durumunda geçmiş kaydı gösterir.
• Müdahale süresi ve servis kalitesi hakkında ölçülebilir veri üretir.

Özellikle apartman ve site yönetimlerinde sözlü beyanlar çok hızlı değişebilir. “Teknisyen geç geldi”, “asansör hemen açılmadı”, “kimse bilgi vermedi” gibi yorumların önüne geçmenin en sağlıklı yolu, olay anındaki bilgileri düzenli kayıt altına almaktır.

Tutanakta Bulunması Gereken Temel Bilgiler

Bir kurtarma tutanağı ne çok kısa ne de gereksiz ayrıntılarla dolu olmalıdır. Amaç, olayın anlaşılmasını sağlayacak bilgileri net ve sade şekilde toplamaktır.

Aşağıdaki tablo, tutanakta bulunması gereken temel alanları ve neden önemli olduklarını gösterir:

Alan	Ne Yazılmalı?	Neden Önemli?
Tarih ve olay saati	Bildirim, varış ve kurtarma saatleri	Müdahale süresini ölçmek için
Bina bilgisi	Apartman/site adı, adres, blok	Doğru lokasyon kaydı için
Asansör bilgisi	Asansör no, durak, kullanım alanı	Hangi cihazda olay yaşandığını ayırmak için
Mahsur kalan kişi bilgisi	Ad soyad, iletişim, kişi sayısı	Olayın muhatabını netleştirmek için
Bildirimi yapan kişi	Yönetici, güvenlik, kullanıcı vb.	İletişim zincirini görmek için
Müdahale eden personel	Teknisyen adı, firma bilgisi	Sorumlu saha kaydı için
Kurtarma yöntemi	Güvenli kurtarma adımları	İşlemin nasıl yapıldığını göstermek için
Asansör durumu	Devre dışı, kontrol sonrası devrede, servis dışı	Olay sonrası risk yönetimi için
Beyan ve imza	Kullanıcı, yönetici, teknisyen imzası	Kayıt güvenilirliği için

Genel uygulamada en kritik üç saat bilgisi şunlardır: bildirim saati, teknisyenin varış saati ve kurtarma tamamlanma saati. Çünkü olay sonrası en çok tartışılan konu genellikle müdahale süresidir.

Kurtarma Tutanağı Nasıl Doldurulur?

Tutanak doldururken olayın sıcaklığıyla aceleci veya duygusal ifadeler yazmak doğru değildir. “Çok panik vardı”, “asansör sürekli sorun çıkarıyor”, “firma hatalıdır” gibi yorumlar yerine gözleme dayalı, tarafsız ve ölçülebilir cümleler kullanılmalıdır.

1. Olay Bilgilerini Net Yazın

İlk bölümde tarih, saat ve yer bilgisi eksiksiz olmalıdır. Örneğin:

• Tarih: 05.10.2026
• Bildirim saati: 14:12
• Teknisyen varış saati: 14:29
• Kurtarma tamamlanma saati: 14:37
• Bina: Örnek Apartmanı
• Asansör: A Blok yolcu asansörü

Burada dikkat edilmesi gereken nokta, saatlerin tahmini değil mümkün olduğunca gerçek kayıtla yazılmasıdır. Telefon arama kaydı, WhatsApp bildirimi, çağrı merkezi kaydı veya dijital servis bildirimi varsa bu bilgilerle tutarlılık sağlanmalıdır.

2. Mahsur Kalan Kişi Bilgisini Alın

Mahsur kalan kişi bilgisi yazılırken kişisel veri hassasiyetine dikkat edilmelidir. Gereksiz detay istenmemelidir. Ad soyad, iletişim ve kişi sayısı çoğu durumda yeterlidir.

Eğer kişi bilgi vermek istemiyorsa bu da tutanağa yumuşak şekilde yazılabilir:

Mahsur kalan kişi ad-soyad bilgisini paylaşmak istememiştir. Kurtarma işlemi güvenli şekilde tamamlanmıştır.

Çocuk, yaşlı, hasta veya panik yaşayan bir kişi varsa bu bilgi dikkatli bir dille belirtilmelidir. Buradaki amaç tıbbi teşhis koymak değil, olayın hassasiyetini kayıt altına almaktır.

3. Kurtarma İşlemini Teknik Ama Sade Anlatın

Tutanakta teknik detay yazılmalı, fakat bina yöneticisinin de anlayacağı sadelikte olmalıdır. Örneğin:

• Asansör enerjisi güvenli şekilde kontrol edildi.
• Kabinin bulunduğu kat tespit edildi.
• Yetkili personel tarafından kapı açma işlemi yapıldı.
• Mahsur kalan kişi güvenli şekilde çıkarıldı.
• Kurtarma sonrası asansör kontrol edilerek geçici olarak servis dışı bırakıldı.

Eğer arıza nedeni kesin olarak tespit edilmediyse “motor arızasıdır”, “kart yanmıştır”, “kapı kilidi bozuktur” gibi kesin ifadelerden kaçınılmalıdır. Bunun yerine şu tarz ifade daha doğrudur:

İlk kontrolde kapı kilit devresiyle ilgili arıza belirtisi görülmüş olup detaylı kontrol için asansör servis dışı bırakılmıştır.

Bu dil hem teknik açıdan daha güvenlidir hem de yanlış beklenti oluşturmaz.

Kurtarma Mahsur Kalma Tutanağı Örneği

Aşağıdaki örnek, sahada kullanılabilecek sade bir form mantığıyla hazırlanmıştır. Firmanızın logosu, iletişim bilgisi ve sözleşme yapısına göre düzenlenebilir.

Asansörde Mahsur Kalma Kurtarma Tutanağı

Tutanak No: KMK-2026-001
Tarih: ... / ... / 2026
Bina/Site Adı: ........................................
Adres: ........................................
Blok / Giriş: ........................................
Asansör No / Tanımı: ........................................

Bildirim Bilgileri

• Bildirimi yapan kişi: ........................................
• Görevi / ilişkisi: Yönetici / güvenlik / sakin / diğer
• Bildirim saati: ...............
• Bildirim kanalı: Telefon / WhatsApp / çağrı merkezi / diğer

Mahsur Kalan Kişi Bilgileri

• Ad soyad: ........................................
• İletişim: ........................................
• Kişi sayısı: ...............
• Özel durum beyanı: Çocuk / yaşlı / sağlık hassasiyeti / yok / belirtilmedi

Müdahale Bilgileri

• Müdahale eden teknisyen: ........................................
• Teknisyen varış saati: ...............
• Kurtarma tamamlanma saati: ...............
• Kabinin bulunduğu konum: ............... kat / kat arası
• Kurtarma işlemi: Yetkili personel tarafından güvenli kurtarma işlemi yapılmıştır.

Olay Açıklaması

........................................................................

........................................................................

........................................................................

İlk Teknik Değerlendirme

........................................................................

........................................................................

Olay Sonrası Asansör Durumu

• Asansör kontrol sonrası devreye alınmıştır.
• Asansör detaylı kontrol için servis dışı bırakılmıştır.
• Parça / ilave servis ihtiyacı vardır.
• Yöneticiye bilgi verilmiştir.

Teslim ve Beyan

Mahsur kalan kişi/kişiler güvenli şekilde çıkarılmıştır. Olay sonrası bina yetkilisine bilgi verilmiştir. Gerekli görülmesi halinde detaylı arıza incelemesi ayrıca raporlanacaktır.

Mahsur Kalan Kişi:
Ad Soyad / İmza: ........................................

Bina Yetkilisi:
Ad Soyad / İmza: ........................................

Teknisyen:
Ad Soyad / İmza: ........................................

Bu örnek kâğıt üzerinde kullanılabilir; ancak arşiv, raporlama ve tekrar arıza analizi için dijital kayıt çok daha pratiktir. Örneğin Asansorex gibi bir asansör bakım takip yazılımında olay saati, teknisyen müdahalesi, fotoğraf, imza ve servis sonucu aynı kayıtta tutulduğunda geçmişe dönük arama birkaç saniyede yapılabilir.

Tutanakta Yapılan Yaygın Hatalar

Mahsur kalma olaylarında tutanak tutulsa bile bazı hatalar belgenin değerini düşürür. Özellikle yoğun servis günlerinde teknisyenler “sonra doldururum” diyerek ayrıntıları unutabilir. Bu nedenle tutanak mümkün olduğunca olay tamamlandıktan hemen sonra hazırlanmalıdır.

En sık görülen hatalar şunlardır:

1. Saat bilgisinin eksik yazılması: Yalnızca “öğleden sonra” veya “akşam saatlerinde” gibi ifadeler yeterli değildir.
2. Arıza nedenini kesinleştirmeden yazmak: İlk gözlem ile kesin teşhis karıştırılmamalıdır.
3. Mahsur kalan kişi beyanını almamak: En azından kişinin güvenli çıkarıldığı belirtilmelidir.
4. Asansörün son durumunu yazmamak: Devrede mi, servis dışı mı, parça mı bekliyor net olmalıdır.
5. İmza almamak: İmza yoksa bile “imza vermek istemedi” gibi bir not düşülmelidir.
6. Fotoğraf ve ek kayıt tutmamak: Gerektiğinde kapı, kabin konumu veya arıza ekranı fotoğraflanmalıdır.
7. Yöneticiye bilgi verildiğini belgelememek: Sözlü bilgilendirme ileride unutulabilir.

Burada amaç teknisyeni evrakla boğmak değildir. Ama iyi hazırlanmış bir tutanak, firmayı da yöneticiyi de korur. Özellikle tekrar eden mahsur kalma olaylarında aynı asansörün geçmiş kayıtları incelenmeden doğru karar vermek zordur.

Olay Sonrası Bina Yöneticisi Ne Yapmalı?

Mahsur kalma olayı sonrası bina yöneticisinin görevi yalnızca tutanağı imzalamak değildir. Yönetici, bina sakinlerinin güvenini korumak ve bakım firmasından net bilgi almak için süreci takip etmelidir.

Yönetici için pratik kontrol listesi:

• Mahsur kalan kişinin sağlık durumunu ve güvenli çıktığını teyit edin.
• Teknisyenden kısa teknik açıklama alın.
• Asansörün devrede mi servis dışı mı olduğunu netleştirin.
• Eğer servis dışı bırakıldıysa bina sakinlerine duyuru yapın.
• Aynı arıza daha önce yaşandı mı kontrol edin.
• Bakım firmasından gerekiyorsa detaylı arıza raporu isteyin.
• Parça değişimi gerekiyorsa yazılı teklif alın.
• Olay tutanağını apartman/site dosyasında saklayın.

Özellikle büyük sitelerde birden fazla asansör bulunduğu için “hangi asansörde oldu?” bilgisi karışabilir. Bu nedenle asansör numarası, blok adı ve durak bilgisi mutlaka net yazılmalıdır.

Tekrarlayan Mahsur Kalma Olayları Nasıl Analiz Edilir?

Bir asansörde yılda bir kez mahsur kalma yaşanması ile aynı asansörde ayda birkaç kez mahsur kalma yaşanması aynı şey değildir. Tekrarlayan olaylar mutlaka kök neden analizi gerektirir.

Bakım firmasının bakması gereken başlıklar şunlardır:

• Olaylar hep aynı katta mı yaşanıyor?
• Arızalar genellikle kapı sisteminden mi kaynaklanıyor?
• Elektrik kesintisi, voltaj dalgalanması veya pano sorunu var mı?
• Kullanıcı kaynaklı zorlamalar sık görülüyor mu?
• Kurtarma sonrası asansör hemen devreye mi alınıyor, yoksa parça bekliyor mu?
• Aynı teknisyen notlarında benzer uyarılar var mı?
• Periyodik bakım kayıtlarında ilgili ekipman için daha önce uyarı düşülmüş mü?

Bu noktada dijital kayıt tutmanın değeri ortaya çıkar. Kâğıt formlar klasörde durduğu sürece geçmişi analiz etmek zordur. Asansorex üzerinde arıza, bakım, kurtarma ve fotoğraflı servis kayıtları asansör bazında takip edildiğinde, firma sahibi tekrar eden sorunları daha erken görür; bina yöneticisine de somut geçmişle açıklama yapabilir.

Kurtarma Tutanağı İçin Pratik İfade Örnekleri

Tutanakta kullanılacak dil sade, tarafsız ve ölçülebilir olmalıdır. Aşağıdaki örnek ifadeler sahada işinizi kolaylaştırır:

Durum	Kullanılabilecek İfade
Kişi güvenli çıkarıldı	Mahsur kalan kişi yetkili personel tarafından güvenli şekilde çıkarılmıştır.
Arıza nedeni net değil	İlk kontrolde arıza nedeni kesinleştirilememiş olup detaylı inceleme önerilmiştir.
Asansör servis dışı	Asansör, güvenlik amacıyla detaylı kontrol tamamlanana kadar servis dışı bırakılmıştır.
Yönetici bilgilendirildi	Olay ve asansörün son durumu bina yetkilisine bildirilmiştir.
İmza alınamadı	İlgili kişi imza vermek istememiştir / olay yerinden ayrılmıştır.
Parça ihtiyacı var	İlk kontrolde parça değişimi ihtimali görülmüş olup ayrıca teklif sunulacaktır.

Bu ifadeler, gereksiz suçlayıcı dilden kaçınır. Aynı zamanda olayın ciddiyetini de hafife almaz.

Sıkça Sorulan Sorular

Kurtarma mahsur kalma tutanağı zorunlu mu?

Genel uygulamada mahsur kalma gibi güvenlik açısından hassas olayların yazılı kayıt altına alınması beklenir. Bu tutanak; firma, yönetici ve kullanıcı açısından olayın nasıl yönetildiğini göstermesi bakımından önemlidir.

Tutanakta arıza nedeni kesin yazılmalı mı?

Eğer kesin teşhis yapılmadıysa yazılmamalıdır. İlk gözlem ayrı, kesin arıza tespiti ayrıdır. “Detaylı inceleme gerekmektedir” gibi tarafsız ifadeler daha doğrudur.

Mahsur kalan kişi imza atmak istemezse ne yapılır?

Bu durum tutanağa not edilir. Örneğin “Mahsur kalan kişi imza vermek istememiştir” denebilir. Mümkünse bina yöneticisi veya güvenlik görevlisinin imzası alınır.

Asansör kurtarma sonrası hemen çalıştırılabilir mi?

Bu, olayın nedenine bağlıdır. Teknisyen güvenli görüyorsa kontrol sonrası devreye alabilir. Ancak arıza riski devam ediyorsa asansör servis dışı bırakılmalı ve yöneticiye bilgi verilmelidir.

Tutanak kâğıt mı dijital mi tutulmalı?

İkisi de kullanılabilir. Ancak dijital kayıt; fotoğraf, imza, saat bilgisi, teknisyen notu ve geçmiş arıza takibi açısından daha pratiktir. Özellikle çok sayıda asansöre bakan firmalarda dijital sistem ciddi zaman kazandırır.

Bina yöneticisi tutanağın bir kopyasını almalı mı?

Evet. Yönetici, olay kaydını apartman veya site dosyasında saklamalıdır. İleride tekrar eden arızalar, yönetim değişikliği veya sakin şikâyeti olduğunda bu kayıtlar önemli hale gelir.

Özet

Kurtarma mahsur kalma tutanağı, asansörde kalan kişinin güvenli çıkarılmasından sonra süreci yazılı hale getiren önemli bir kayıttır. İyi hazırlanmış bir tutanakta tarih, saat, bina bilgisi, asansör numarası, mahsur kalan kişi bilgisi, müdahale eden teknisyen, kurtarma işlemi, asansörün son durumu ve imzalar yer almalıdır.

Bakım firması için bu belge servis kalitesini gösterir; bina yöneticisi için olayın doğru yönetildiğini kanıtlar; teknisyen için de yapılan işlemin açık kaydıdır. En sağlıklı yaklaşım, her mahsur kalma olayını standart bir formla kayıt altına almak ve tekrar eden durumları geçmiş verilerle analiz etmektir. Böylece yalnızca “olay çözüldü” demekle kalmaz, aynı sorunun tekrar yaşanmaması için daha sağlam bir takip kültürü oluşturursunuz.