Sahadan Stok Düşümü ve Takibi

İÇERİK (MARKDOWN)

Asansör bakım firmalarında stok takibinin en zor bölümü, parçanın depodan çıkışı değil, sahada gerçekten nerede ve hangi iş için kullanıldığının kaydedilmesidir. Depodan araca verilen bir kapı kontağı, röle, fotosel veya yağdanlık aylar boyunca araçta görünebilir; ancak gerçekte bir binada kullanılmış, başka bir teknisyene verilmiş ya da arızalı olduğu için değiştirilmiş olabilir. Bu hareketler zamanında kaydedilmediğinde sistemde görünen stok ile fiziksel stok birbirinden uzaklaşır.

Sahadan stok düşümü; teknisyenin bakım, arıza veya revizyon sırasında kullandığı parçayı, işlemi tamamlamadan önce araç ya da depo stoğundan düşmesi anlamına gelir. Doğru uygulandığında yalnızca stok miktarını güncellemez. Aynı zamanda parçanın hangi binada, hangi asansörde, hangi arızada, kim tarafından ve hangi maliyetle kullanıldığını kayıt altına alır.

Bu rehberde sahadan stok düşümünün nasıl kurulacağını, teknisyenlerin sistemi düzenli kullanması için hangi kuralların uygulanması gerektiğini ve stok verilerinin maliyet kontrolüne nasıl dönüştürülebileceğini ele alacağız.

Sahadan Stok Düşümü Neden Gereklidir?

Asansör bakım operasyonlarında kullanılan parçalar çoğunlukla üç farklı noktada bulunur:

• Ana depo
• Servis araçları
• Teknisyenlerin taşıdığı takım ve parça çantaları

Bazı firmalarda bina makine dairesine bırakılan küçük sarf malzemeleri veya müşteriye ait yedek parçalar da ayrı bir stok alanı oluşturabilir. Stok hareketleri yalnızca ana depo üzerinden takip edilirse, sahadaki gerçek durum görülemez.

Örneğin sistemde servis aracında 10 adet kapı fişi görünebilir. Ancak teknisyen geçen ay üç farklı binada dört adet fiş kullanmış ve bunu kayıt altına almamışsa, araçta fiziksel olarak yalnızca 6 adet kalmıştır. Yeni bir arıza görevi geldiğinde planlama personeli sistemdeki yanlış bilgiye güvenerek teknisyeni sahaya yönlendirebilir. Teknisyen binaya vardığında parçanın araçta olmadığını fark eder ve ikinci kez depoya dönmek zorunda kalır.

Sahadan stok düşümü şu sorunları azaltır:

• Sistem stoğu ile fiziksel stok arasındaki fark
• Teknisyenin eksik parçayla arızaya gitmesi
• Kullanılan parçanın müşteriye yansıtılmasının unutulması
• Garanti kapsamında değiştirilen parçaların izlenememesi
• Araçlar arasında kontrolsüz parça transferi
• Aşırı veya gereksiz satın alma
• Kayıp, kırık ve arızalı parçaların belirsiz kalması
• Bina ve asansör bazlı maliyet hesabının yapılamaması

Stok takibinin amacı yalnızca “kaç adet parça kaldığını” görmek değildir. Asıl amaç, parçanın hangi işte kullanıldığını ve firmaya ne kadara mal olduğunu bilmektir.

Sahadan Stok Düşümü Nasıl Yapılmalıdır?

Sağlıklı bir sistemde teknisyen, kullandığı parçayı iş emriyle ilişkilendirerek kaydetmelidir. Sadece “stoktan 1 adet düş” işlemi yeterli değildir. Parça hareketinin operasyonel bir nedeni bulunmalıdır.

1. İş emri açılmalıdır

Parça kullanımı bakım, arıza, revizyon, montaj veya garanti işlemlerinden biriyle bağlantılı olmalıdır. Teknisyen önce ilgili bina ve asansör için görevi açar veya kendisine atanmış görevi seçer.

Bu sayede kullanılan parçanın hangi müşteriye ait olduğu otomatik olarak belirlenir.

2. Kullanılan parça seçilmelidir

Teknisyen işlem sırasında kullandığı parçayı araç stoğundan veya yetkili olduğu stok alanından seçer. Parça listesinde şu bilgiler bulunmalıdır:

• Parça adı
• Parça kodu
• Marka veya model
• Araçtaki mevcut miktar
• Birim
• Alış maliyeti
• Satış fiyatı
• Seri numarası varsa seri numarası

Teknisyenin yüzlerce parça arasında arama yapmaması için barkod, QR kod veya hızlı arama özelliği kullanılabilir.

3. Kullanım miktarı girilmelidir

Parçanın kullanım birimine dikkat edilmelidir. Bazı ürünler adet, bazıları metre, litre, kilogram veya paket üzerinden takip edilir.

Örnekler:

• Kapı kontağı: 1 adet
• Halat yağı: 0,5 litre
• Kablo: 4 metre
• Temizlik bezi: 1 paket
• Klemens: 3 adet

Özellikle kablo, yağ ve temizlik ürünlerinde yalnızca tam sayı kullanımına izin verilmesi stok hatasına neden olabilir.

4. Kullanım nedeni belirtilmelidir

Parçanın neden kullanıldığı seçilmelidir. Genel kullanım nedenleri şunlar olabilir:

• Arızalı parça değişimi
• Periyodik bakım sarfı
• Revizyon kapsamında kullanım
• Garanti değişimi
• Müşteri talebi
• Deneme amaçlı kullanım
• Kırık veya kullanılamaz ürün
• Başka araca transfer

Bu ayrım, her stok düşümünün müşteriye fatura edilmemesi gerektiğini gösterir. Örneğin garanti değişimi ile ücretli parça satışı aynı finansal sonuçları doğurmaz.

5. Eski parça durumu kaydedilmelidir

Değiştirilen parçanın eski hali için de kayıt tutulmalıdır. Eski parça:

• Hurdaya ayrılmış olabilir.
• Tamire gönderilebilir.
• Garanti incelemesine gönderilebilir.
• Müşteriye teslim edilebilir.
• Yeniden kullanılabilir durumda olabilir.

Özellikle sürücü, kart, motor, kapı operatörü ve enkoder gibi yüksek maliyetli ekipmanlarda eski parçanın akıbeti mutlaka takip edilmelidir.

6. İş tamamlanırken stok hareketi onaylanmalıdır

Teknisyen bakım veya arıza formunu kapatmadan önce kullandığı parçaları son kez kontrol etmelidir. İş emri kapatıldığında stok miktarı otomatik güncellenmeli ve gerekirse parça bedeli müşteri carisine yansıtılmalıdır.

Bu kayıtları kâğıt formlar yerine Asansorex gibi bir bakım takip yazılımı üzerinden tutmak; kullanılan parçayı bina, asansör, teknisyen ve iş emriyle aynı kayıtta ilişkilendirmeyi kolaylaştırır.

Depo, Araç ve Teknisyen Stokları Nasıl Ayrılmalıdır?

Stok yönetiminde tüm parçaları tek bir toplam altında görmek yanıltıcıdır. Parçanın nerede bulunduğu bilinmiyorsa toplam miktarın operasyonel değeri azalır.

Stok alanı	Kullanım amacı	Sorumlu kişi	Kontrol sıklığı
Ana depo	Toplu parça ve sarf malzemesi saklama	Depo sorumlusu	Haftalık veya aylık
Servis aracı	Günlük bakım ve arıza parçaları	Aracı kullanan teknisyen	Günlük veya haftalık
Teknisyen stoğu	Küçük ve sık kullanılan parçalar	İlgili teknisyen	Haftalık
Bina emaneti	Binaya bırakılan müşteri veya firma parçaları	Bölge sorumlusu	Aylık
Tamir stoğu	Onarım bekleyen sökülmüş parçalar	Teknik servis sorumlusu	Haftalık
Hurda alanı	Kullanılamaz veya tasfiye edilecek ürünler	Yetkili personel	Aylık

Araç stoklarının birbirinden ayrı tutulması önemlidir. “Servis araçlarında toplam 20 adet fotosel var” bilgisi yeterli değildir. Hangi araçta kaç adet olduğu bilinmelidir.

Bir teknisyen başka bir araçtan parça aldığında iki ayrı hareket yapılmalıdır:

1. Parça veren araçtan çıkış
2. Parça alan araca giriş

Bu işlem kayıt altına alınmadan yalnızca fiziksel teslim yapılırsa her iki aracın stok miktarı yanlış görünür.

Hangi Parçalar Mutlaka Takip Edilmelidir?

Her vida veya temizlik bezini tek tek takip etmek bazı firmalarda gereksiz iş yükü oluşturabilir. Bu nedenle parçalar maliyet, kullanım sıklığı ve kritik önemine göre sınıflandırılmalıdır.

Yüksek maliyetli parçalar

Bu gruptaki ürünler mutlaka seri numarası veya benzersiz kodla takip edilmelidir:

• Kumanda kartı
• Sürücü
• Enkoder
• Kapı operatörü
• Motor
• İnvertör
• Kurtarma ünitesi
• Akü grubu
• Fotosel perdesi
• Hız regülatörü ekipmanları

Bu parçalar için yalnızca adet düşümü yeterli değildir. Eski seri numarası, yeni seri numarası, garanti süresi ve montaj tarihi de kaydedilmelidir.

Sık kullanılan standart parçalar

Bu ürünler araç stoğunda minimum ve maksimum miktarla takip edilebilir:

• Röle
• Sigorta
• Kapı kontağı
• Buton
• Ampul veya LED
• Klemens
• Fiş-priz parçaları
• Kilit elemanları
• Yağdanlık fitili
• Küçük rulmanlar

Örneğin araçta kapı kontağı için minimum miktar 3, hedef miktar 8 olarak belirlenebilir. Stok 3 adedin altına düştüğünde araç ikmal listesine otomatik olarak eklenir.

Sarf malzemeleri

Yağ, gres, temizlik ürünü, kablo bağı ve bez gibi düşük maliyetli sarflar toplu tüketim yöntemiyle izlenebilir. Ancak bunların tamamen kontrol dışı bırakılması da maliyetlerin görünmemesine neden olur.

Genel uygulamada sarf malzemeleri için şu yöntemlerden biri tercih edilir:

• Her kullanımda miktar düşmek
• Haftalık toplu tüketim girmek
• Araç başına aylık sarf bütçesi belirlemek
• Paket açıldığında tüm paketi tüketilmiş kabul etmek

Firmanın operasyon yapısına en uygun yöntem seçilmeli ve tüm teknisyenler aynı yöntemi kullanmalıdır.

Teknisyenlerin Stok Kaydı Yapması Nasıl Sağlanır?

Sistemin kurulması tek başına yeterli değildir. Teknisyen sahada stok hareketini düzenli kaydetmiyorsa birkaç hafta içinde veriler yeniden bozulur.

İlk kural, işlemi mümkün olduğunca kısa tutmaktır. Teknisyen bir kapı kontağı kullanmak için uzun açıklamalar yazmak veya çok sayıda ekran geçmek zorunda kalmamalıdır.

Pratik bir stok düşüm ekranında şu adımlar yeterlidir:

1. İş emrini seç
2. Parçayı ara veya barkodu okut
3. Miktarı gir
4. Kullanım nedenini seç
5. Kaydet

Yüksek maliyetli parçalar için fotoğraf, seri numarası ve müşteri onayı gibi ek bilgiler istenebilir. Ancak düşük maliyetli her ürün için aynı ayrıntıların zorunlu tutulması sistemi yavaşlatır.

Teknisyen kullanımını artırmak için şu kurallar uygulanabilir:

• İş emri kapatılırken “Parça kullanıldı mı?” sorusu zorunlu gösterilmelidir.
• Araç stoğunda olmayan parçanın kullanılmasına izin verilmemelidir.
• Negatif stok oluşumu engellenmelidir.
• Teknisyenler yalnızca kendi araç veya çanta stoklarını görebilmelidir.
• Transfer işlemleri iki taraflı onaylanmalıdır.
• Haftalık araç stok raporu teknisyenle paylaşılmalıdır.
• Fiziksel sayım farkları cezalandırma yerine neden analiziyle ele alınmalıdır.
• Sürekli unutulan parça kayıtları için kısa saha eğitimi verilmelidir.

Stok kayıt sürecini teknisyen performans ölçümüne dönüştürürken dikkatli olunmalıdır. Amaç teknisyeni baskı altına almak değil, operasyonel kaybı azaltmaktır.

Stok Verileri Maliyet Kontrolünde Nasıl Kullanılır?

Sahadan doğru veri geldiğinde firma yalnızca stok miktarını değil, bakım portföyünün gerçek maliyetini de görebilir.

Örneğin bir binanın aylık bakım bedeli 4.000 TL olabilir. Ancak aynı binada üç ay içinde 7.500 TL değerinde parça kullanılmışsa sözleşmenin kârlılığı yeniden değerlendirilmelidir. Kullanılan parçaların müşteriye ayrıca fatura edilip edilmediği de kontrol edilmelidir.

Stok verileriyle şu raporlar hazırlanabilir:

• Bina bazlı parça maliyeti
• Asansör bazlı yıllık yedek parça tüketimi
• Teknisyen bazlı araç stok hareketi
• En sık kullanılan parçalar
• En çok arıza veren parça grupları
• Garanti kapsamında değiştirilen ürünler
• Müşteriye yansıtılmayan parça bedelleri
• Depoda uzun süredir bekleyen ürünler
• Minimum seviyenin altına düşen parçalar
• Hurda ve tamir stoklarının toplam değeri

Parça maliyeti ile satış fiyatını ayırın

Sistemde parçanın alış maliyeti ile müşteriye uygulanan satış fiyatı farklı alanlarda tutulmalıdır. Alış maliyeti değiştiğinde eski işlemlerin maliyeti geriye dönük olarak bozulmamalıdır.

Örneğin bir röle ocak ayında 180 TL’ye alınmış ve mart ayında 240 TL’ye yükselmiş olabilir. Ocak ayında kullanılan rölenin maliyeti, yeni alış fiyatına göre değiştirilmemelidir. Her stok girişinin kendi maliyet değeri korunmalıdır.

Tekrar eden parça değişimlerini inceleyin

Aynı asansörde kısa süre içinde aynı parçanın tekrar değişmesi şu sorunlara işaret edebilir:

• Yanlış arıza teşhisi
• Düşük kaliteli parça kullanımı
• Montaj hatası
• Elektriksel dalgalanma
• Mekanik ayarsızlık
• Uygun olmayan ürün seçimi

Sistem aynı parçanın tekrar kullanımını gösterdiğinde teknik sorumlu kök neden analizi yapabilir.

Fiziksel Sayım ve Sistem Stoğu Nasıl Eşleştirilir?

Dijital kayıt bulunsa bile düzenli fiziksel sayım yapılmalıdır. Çünkü kırık, kayıp, yanlış teslim veya kayıt unutma gibi durumlar tamamen ortadan kalkmaz.

Araç stokları için haftalık veya iki haftalık, ana depo için aylık sayım uygulanabilir. Yüksek maliyetli ürünler daha sık kontrol edilmelidir.

Sayım sırasında şu adımlar izlenmelidir:

1. Sistemden mevcut stok listesi alınır.
2. Fiziksel ürünler adet ve seri numarasıyla sayılır.
3. Eksik ve fazla miktarlar belirlenir.
4. Son stok hareketleri incelenir.
5. Farkın nedeni açıklanır.
6. Yetkili onayıyla düzeltme hareketi yapılır.
7. Aynı sorunun tekrarını önleyecek tedbir belirlenir.

Stok farkı doğrudan miktarı değiştirerek kapatılmamalıdır. “Sayım eksiği”, “sayım fazlası”, “kırık ürün” veya “kayıp ürün” gibi ayrı hareket türleri kullanılmalıdır. Böylece yıl sonunda toplam stok kaybının nedeni görülebilir.

Asansorex üzerinden bakım, arıza ve parça kayıtlarının birlikte tutulması; kullanılan ürünün iş emrinden finansal kayda kadar izlenmesini ve geçmiş hareketlerin denetim sırasında hızlıca bulunmasını destekler.

Sıkça Sorulan Sorular

Sahadan stok düşümü ne zaman yapılmalıdır?

Parça kullanıldığı anda veya iş emri kapatılmadan hemen önce yapılmalıdır. Gün sonunda toplu kayıt girilmesi unutma ve yanlış bina seçme riskini artırır.

Teknisyen araçta olmayan bir parçayı kullanabilir mi?

Fiziksel olarak başka araçtan veya depodan parça aldıysa önce transfer kaydı yapılmalıdır. Sistemde bulunmayan bir stoktan doğrudan kullanım yapılması, negatif stok ve yanlış maliyet oluşturur.

Her sarf malzemesi tek tek takip edilmeli mi?

Hayır. Düşük maliyetli ve çok sık kullanılan ürünler paket, haftalık tüketim veya araç başına aylık sarf yöntemiyle takip edilebilir. Yüksek maliyetli parçalar ise adet ve mümkünse seri numarasıyla izlenmelidir.

Kullanılan parça otomatik olarak müşteriye borç yazılmalı mı?

Her parça müşteriye yansıtılmamalıdır. Garanti değişimi, sözleşmeye dâhil kullanım veya firma hatası gibi durumlarda ücret alınmayabilir. Bu nedenle teknisyen kullanım nedenini seçmeli, finansal yansıtma yetkili personelin kontrolünde olmalıdır.

Araç stok sayımı ne sıklıkla yapılmalıdır?

Yoğun çalışan servis araçlarında haftalık, daha düşük hareketli araçlarda iki haftalık veya aylık sayım yapılabilir. Kritik ve pahalı parçalar daha sık kontrol edilmelidir.

Eski sökülen parçalar nasıl takip edilmelidir?

Eski parça hurda, tamir, garanti incelemesi, yeniden kullanım veya müşteriye teslim seçeneklerinden biriyle kaydedilmelidir. Değerli parçalar kontrolsüz biçimde araçta ya da depoda bırakılmamalıdır.

Özet

Sahadan stok düşümü, asansör bakım firmalarının parça kaybını önleyen basit bir depo işlemi değil; bakım, arıza, maliyet ve müşteri hesaplarını birbirine bağlayan temel bir operasyon sürecidir. Kullanılan parçanın araçtan anında düşülmesi, iş emriyle ilişkilendirilmesi ve kullanım nedeninin belirtilmesi sayesinde gerçek stok miktarı korunur.

Başarılı bir sistem için depo, araç ve teknisyen stokları ayrı takip edilmeli; yüksek maliyetli parçalar seri numarasıyla izlenmeli; araçlar arasında yapılan transferler kayıt altına alınmalı ve düzenli fiziksel sayım gerçekleştirilmelidir. Böylece firma hangi binada ne kadar parça kullandığını, hangi sözleşmenin kârlı olduğunu ve hangi ürünlerin tekrar tekrar arıza verdiğini somut verilerle görebilir.