Asansör Bakım Defteri Nasıl Doldurulur?

İÇERİK (MARKDOWN)

Asansör bakım defteri, çoğu zaman sadece “imza atılan bir evrak” gibi görülür. Oysa doğru doldurulmuş bir bakım defteri; bakım firmasının yaptığı işi kanıtlar, bina yöneticisinin sorumluluğunu düzenli takip etmesini sağlar, teknisyenin sahada hangi kontrolleri yaptığını görünür kılar ve periyodik muayenelerde geçmiş bakım kayıtlarının düzenli şekilde sunulmasına yardımcı olur.

2026 Türkiye uygulamasında asansör güvenliği sadece aylık bakımın yapılmasıyla değil, bu bakımın izlenebilir, anlaşılır ve eksiksiz kayıt altına alınmasıyla da değerlendirilir. Asansör İşletme ve Bakım Yönetmeliği bakımın TS EN 13015 bakım talimatları standardı çerçevesinde ele alınmasına atıf yapar; periyodik kontrollerde ise asansörler kusursuz, hafif kusurlu, kusurlu ve güvensiz gibi sonuçlarla değerlendirilir. Bu sonuçlar sahada yeşil, mavi, sarı ve kırmızı etiket uygulamasıyla görünür hale gelir.

Bu yazıda asansör bakım defterinin ne işe yaradığını, kim tarafından doldurulması gerektiğini, hangi bilgilerin mutlaka yazılması gerektiğini ve sahada en sık yapılan hataları adım adım ele alacağız.

Asansör Bakım Defteri Nedir?

Asansör bakım defteri; bir asansörde yapılan periyodik bakım, arıza müdahalesi, parça değişimi, güvenlik kontrolü ve önerilerin kayıt altına alındığı resmi nitelikli takip dokümanıdır. Uygulamada “bakım kayıt defteri”, “asansör bakım formu”, “bakım tutanağı” veya “servis defteri” gibi adlarla da anılır.

Bu defterin temel amacı şudur:

• Asansörde hangi tarihte bakım yapıldığını göstermek
• Bakımı yapan teknisyen veya yetkili personeli kayıt altına almak
• Yapılan işlemleri açıkça belirtmek
• Tespit edilen eksikleri görünür hale getirmek
• Bina sorumlusuna öneri ve uyarıları yazılı olarak iletmek
• Periyodik muayenede geçmiş bakım kayıtlarını sunabilmek
• Bakım firması ile bina yönetimi arasındaki iletişimi belgelemek

Burada önemli nokta şudur: Bakım defteri sadece “bakım yapıldı” yazılıp imzalanacak bir kağıt değildir. Gerçek bakımın kısa, net ve kontrol edilebilir özetidir.

Örneğin “genel bakım yapıldı” ifadesi tek başına zayıf bir kayıttır. Bunun yerine “kapı kilitleri kontrol edildi, kuyu dibi temizliği gözle kontrol edildi, regülatör halatı görsel kontrol edildi, kabin içi alarm ve aydınlatma çalışır durumda” gibi açıklamalar çok daha profesyonel bir kayıttır.

Asansör Bakım Defterini Kim Doldurur?

Asansör bakım defteri, bakımı yapan yetkili bakım firması personeli tarafından doldurulur. Sahadaki işlemi teknisyen yapıyorsa ilgili bakım kaydını da teknisyen veya firma adına yetkilendirilmiş personel tamamlamalıdır.

Bina yöneticisi veya apartman sorumlusu defteri tek başına doldurmaz. Ancak bakımın yapıldığını görür, varsa notları okur, tespit edilen eksikler konusunda bilgilendirilir ve gerekli durumlarda teslim alan/tespit edilen kişi olarak imza sürecine dahil olur.

Tarafların sorumluluğu nasıl ayrılır?

Taraf	Temel Sorumluluk	Bakım Defterindeki Rolü
Bakım firması	Aylık bakım ve teknik kontrolü yapmak	Yapılan işlemleri, tespitleri ve önerileri yazar
Teknisyen	Sahadaki kontrolleri uygulamak	Kontrol ettiği noktaları ve sonucu kaydeder
Bina sorumlusu	Asansörün güvenli işletilmesini takip etmek	Kayıtları muhafaza eder, eksiklerin giderilmesini takip eder
A tipi muayene kuruluşu	Periyodik kontrol yapmak	Geçmiş bakım kayıtlarını inceleyebilir
Kullanıcılar	Güvenli kullanım kurallarına uymak	Arıza ve olağan dışı durumları yönetime bildirir

Bakım defterinin düzenli tutulması, özellikle sarı veya kırmızı etiket gibi ciddi uygunsuzluklarda daha da önem kazanır. Çünkü eksiklerin ne zaman tespit edildiği, hangi işlemlerin önerildiği ve sonraki bakımda ne yapıldığı kayıt üzerinden izlenebilir.

Asansör Bakım Defterinde Hangi Bilgiler Olmalı?

Profesyonel bir bakım defterinde her bakım ziyareti için belirli bilgilerin eksiksiz yer alması gerekir. Bu bilgiler hem teknik takip hem de denetim açısından önemlidir.

1. Asansör ve bina bilgileri

Bakım kaydının hangi asansöre ait olduğu net olmalıdır. Özellikle bir binada birden fazla asansör varsa “1. asansör”, “yük asansörü”, “A blok sol asansör” gibi tanımlama yapılmalıdır.

Yazılması gereken temel bilgiler:

• Bina/site adı
• Açık adres
• Asansör kimlik veya seri bilgisi
• Asansör tipi
• Durak sayısı
• Kapasite bilgisi
• Makine daireli veya makine dairesiz olduğu
• Bakım sözleşmesi kapsamındaki asansör numarası

Bu bölümde yapılan belirsizlikler ileride ciddi karışıklık doğurabilir. Örneğin aynı sitede 4 asansör varsa ve bakım kaydında sadece “asansör bakımı yapıldı” yazıyorsa, hangi asansöre işlem yapıldığı net anlaşılmaz.

2. Bakım tarihi ve saat bilgisi

Bakım tarihi mutlaka gün, ay ve yıl olarak yazılmalıdır. Mümkünse bakımın başlangıç ve bitiş saati de eklenmelidir.

Doğru örnek:

12.03.2026 / 10:15 - 11:05

Eksik örnek:

Mart 2026 bakım yapıldı

Aylık bakım takibi için tarih çok önemlidir. Çünkü bina yöneticisi bakımın gerçekten düzenli yapılıp yapılmadığını bu kayıtlardan takip eder. Bakım firması açısından da hizmetin zamanında verildiğini kanıtlayan en temel veri tarihtir.

3. Yapılan bakım işlemleri

Bakım defterinin en kritik bölümü burasıdır. Sadece “bakım yapıldı” yazmak yerine yapılan işlemler kısa ama anlaşılır şekilde belirtilmelidir.

Örnek bakım kayıtları:

• Kabin içi aydınlatma ve alarm butonu kontrol edildi.
• Kat ve kabin kapı çalışmaları gözlemlendi.
• Kapı kilitleri ve emniyet devreleri kontrol edildi.
• Kuyu dibi ve kabin üstü genel temizlik/görsel kontrol yapıldı.
• Kumanda panosu bağlantıları gözle kontrol edildi.
• Ray, paten ve halat bölgeleri gözle incelendi.
• Makine motor grubu olağan dışı ses/titreşim açısından kontrol edildi.
• Fotosel ve kapı güvenlik ekipmanları test edildi.
• Seviyeleme ve duruş hassasiyeti gözlemlendi.
• Kullanıcı şikayeti varsa ilgili noktada test yapıldı.

Burada her bakımda aynı cümleyi kopyalamak doğru değildir. Çünkü bakımda gerçekten ne yapıldıysa onun yazılması gerekir. Bir ay kapı sorunu tespit edilmişse bu kayıt ayrı görünmelidir. Başka bir ay aydınlatma arızası varsa o da ayrıca belirtilmelidir.

4. Tespit edilen eksikler ve riskler

Bakım defterinde sadece yapılan işlemler değil, tespit edilen eksikler de yazılmalıdır. Bina yönetimi açısından en değerli bölüm budur. Çünkü hangi eksiklerin acil, hangilerinin takip edilebilir olduğu burada anlaşılır.

Örnek ifadeler:

• Kabin içi acil aydınlatma zayıf, değişim önerilir.
• 1. kat dış çağrı butonu zaman zaman takılı kalıyor, parça değişimi planlanmalı.
• Kapı fotoselinde hassasiyet düşüklüğü gözlendi, temizlik yapıldı, tekrar takip edilecek.
• Makine dairesinde gereksiz malzeme bulunduğu görüldü, alanın boşaltılması önerildi.
• Kuyu dibi nemli, bina yönetiminin izolasyon/drenaj kontrolü yaptırması önerilir.

Bu kayıtlar teknik açıdan açık, kısa ve yönlendirici olmalıdır. “Sorun var” gibi genel ifadeler yerine sorunun nerede olduğu ve ne yapılması gerektiği belirtilmelidir.

5. Kullanılan parça ve malzeme bilgisi

Bakım sırasında parça değiştiyse mutlaka yazılmalıdır. Küçük bir ampul değişimi bile kayıt altında olursa ileride “ne zaman değişmişti?” sorusunun cevabı kolaylaşır.

Yazılabilecek bilgiler:

• Değişen parçanın adı
• Adet bilgisi
• Marka/model gerekiyorsa açıklama
• Garanti veya teklif gerektiren durum
• Parçanın geçici mi kalıcı mı değiştirildiği

Örneğin:

Kabin içi LED aydınlatma armatürü 1 adet değiştirildi. Çalışır durumda teslim edildi.

Daha ciddi parçalarda ise sadece değişim değil, teklif ve onay süreci de kayıt altında tutulmalıdır. Örneğin kapı kartı, kontaktör, regülatör ekipmanı, halat, fren bobini gibi parçalar için bakım defterine kısa not yazılıp ayrıca teklif formu düzenlenmesi daha profesyonel bir yöntemdir.

Asansör Bakım Defteri Nasıl Doldurulur? Adım Adım Uygulama

Bakım defteri doldurmak teknik bilgi kadar düzenli iş akışı da gerektirir. Aşağıdaki adımlar, hem teknisyen hem bakım firması hem de bina yöneticisi için pratik bir yol haritası sunar.

1. Bakım öncesi mevcut durumu kontrol edin

Bakım başlamadan önce bina yöneticisinden veya görevli personelden son dönemde yaşanan şikayetler alınmalıdır.

Sorulabilecek kısa sorular:

• Asansörde son bakım sonrası arıza yaşandı mı?
• Kullanıcılar kapı, ses, sarsıntı veya seviye farkı bildirdi mi?
• Kabin içinde ışık, fan, buton veya alarm sorunu var mı?
• Periyodik muayenede yazılan eksiklerden giderilmeyen madde kaldı mı?

Bu bilgiler bakım defterine “kullanıcı/bina yönetimi bildirimi” olarak kısa şekilde yazılabilir.

2. Teknik kontrolleri yapın

Bakım işlemi sırasında standart kontrol noktaları sırayla değerlendirilmelidir. TS EN 81-20/50 daha çok asansörlerin yapım ve güvenlik gerekleriyle ilgili temel standart seti olarak bilinir; bakım tarafında ise üretici bakım talimatları, ilgili yönetmelikler ve TS EN 13015 yaklaşımı dikkate alınır. Bu yüzden bakım defterine yazılan kayıtlar, “gözle kontrol edildi”, “test edildi”, “temizlendi”, “ayarlandı”, “değişim önerildi” gibi net ifadelerle oluşturulmalıdır.

Örnek kontrol sıralaması:

1. Kabin içi buton, aydınlatma, alarm ve haberleşme kontrolü
2. Kat kapıları, kabin kapısı ve fotosel kontrolü
3. Seyir konforu, duruş hassasiyeti ve olağan dışı ses kontrolü
4. Makine dairesi veya kumanda alanı görsel kontrolü
5. Kuyu dibi ve kabin üstü güvenlik açısından kontrol
6. Emniyet devresi ve kapı kilitleri kontrolü
7. Kullanıcı şikayeti varsa hedefli test
8. Eksik veya risk varsa kayıt ve bilgilendirme

3. Yapılan işlemleri kısa ama açıklayıcı yazın

Bakım defterinde uzun roman gibi açıklama yazmaya gerek yoktur. Ancak kontrol edilebilir, anlaşılır ve teknik karşılığı olan ifadeler kullanılmalıdır.

Zayıf kayıt:

Bakım yapıldı.

Daha doğru kayıt:

Aylık bakım kapsamında kabin içi butonlar, alarm, aydınlatma, kat kapıları, fotosel ve kapı kilitleri kontrol edildi. Makine grubu olağan dışı ses açısından gözlemlendi. 2. kat dış butonunda temas zayıflığı görüldü, değişim önerildi.

Bu örnek hem yapılan işlemi hem de tespit edilen eksikliği gösterir.

4. Eksikleri önem derecesine göre belirtin

Her eksik aynı risk seviyesinde değildir. Örneğin kabin içi ayna kırığı ile kapı kilidi problemi aynı seviyede değerlendirilmez. Bakım defterinde teknik risk açık şekilde belirtilmelidir.

Tespit Türü	Örnek	Kayıt Dili	Aksiyon
Hafif takip gerektiren durum	Buton yazısı silinmiş	“Takip edilmeli”	Sonraki bakımda kontrol
Kullanıcı konforunu etkileyen durum	Fan çalışmıyor	“Onarım/değişim önerilir”	Teklif veya servis
Güvenlik açısından önemli durum	Kapı fotoseli zayıf algılıyor	“Giderilmesi önerilir”	Hızlı müdahale
Acil risk	Kapı kilidi/emniyet devresi problemi	“Kullanım güvenliği açısından acil müdahale gerekir”	Asansör kullanım dışı bırakılabilir
Bina kaynaklı risk	Kuyu dibi su/nem	“Bina yönetimi tarafından giderilmeli”	Yönetim aksiyonu

Teknisyen, ciddi güvenlik riski gördüğünde bunu sadece sözlü söylemekle yetinmemeli; bakım defterine açıkça yazmalıdır. Bu kayıt, hem bina yönetimini bilgilendirir hem de bakım firmasının profesyonel sorumluluğunu gösterir.

5. İmza ve kaşe bölümünü tamamlayın

Bakım defteri kaydında bakım yapan teknisyenin adı, soyadı, imzası ve firma bilgisi yer almalıdır. Firma kaşesi veya dijital kayıt sistemi kullanılıyorsa firma onayı net olmalıdır.

Bina tarafında ise yönetici, apartman görevlisi veya yetkili kişi bakımın yapıldığına dair teslim/imza sürecine dahil olabilir. Bu imza “teknik uygunluk onayı” gibi görülmemelidir; daha çok bakım ziyaretinin gerçekleştiğini ve bilgilendirmenin yapıldığını gösterir.

6. Kayıtların bir nüshasını saklayın

Bakım kayıtlarının sadece bina tarafında kalması yeterli değildir. Bakım firmasının da kendi hizmet geçmişini düzenli tutması gerekir. Geçmiş bakım kayıtları; uyuşmazlık, teklif takibi, tekrar eden arıza analizi ve denetim süreçlerinde önemlidir.

Bu noktada kağıt defterler hâlâ sahada kullanılsa da dijital kayıt tutmak ciddi avantaj sağlar. Örneğin bu bakım kayıtlarını kâğıt yerine Asansorex gibi bir bakım takip yazılımıyla tutmak, geçmiş bakım notlarını, arıza geçmişini, parça değişimlerini ve bina bazlı servis kayıtlarını saniyeler içinde bulmayı kolaylaştırır. Özellikle çok sayıda bina ve asansöre bakan firmalarda dijital kayıt düzeni, hem saha ekibini hem ofis takibini rahatlatır.

Bakım Defteri Doldururken En Sık Yapılan Hatalar

Bakım defteri düzenli tutulmadığında, bakım yapılmış olsa bile yapılan işin değeri tam görünmez. Sahada en sık karşılaşılan hatalar şunlardır:

• Her ay aynı cümlenin kopyalanması
• Sadece “bakım yapıldı” yazılması
• Eksiklerin sözlü söylenip deftere yazılmaması
• Tarih veya asansör numarası yazılmaması
• Birden fazla asansör için tek kayıt açılması
• Teknisyen adının okunaksız olması
• Değişen parçanın belirtilmemesi
• Bina yönetimine yapılan uyarının kayda geçirilmemesi
• Arıza müdahalesi ile aylık bakımın karıştırılması
• Periyodik muayene eksiklerinin bakım kayıtlarında takip edilmemesi

Bu hatalar özellikle anlaşmazlık durumunda bakım firmasını zor durumda bırakabilir. Örneğin bina yöneticisi “bu eksik bize bildirilmedi” dediğinde, bakım defterinde açık kayıt yoksa ispat güçleşir. Aynı şekilde bakım firması “biz uyardık” dese bile yazılı kayıt olmadığı sürece bu bilgi havada kalır.

Örnek Asansör Bakım Defteri Kaydı

Aşağıdaki örnek, sahada kullanılabilecek sade ve profesyonel bir bakım kaydı formatıdır. Her bina ve asansör tipine göre detaylar değişebilir; ancak mantık aynıdır.

Alan	Örnek Kayıt
Bina/Site	Gül Apartmanı
Asansör Tanımı	A Blok yolcu asansörü
Tarih/Saat	18.04.2026 / 09:30 - 10:20
Bakım Türü	Aylık periyodik bakım
Yapılan İşlemler	Kabin butonları, alarm, aydınlatma, kat kapıları, fotosel, kapı kilitleri ve seyir konforu kontrol edildi. Makine grubu olağan dışı ses açısından gözlemlendi.
Tespit Edilen Eksik	4. kat dış çağrı butonunda temas problemi görüldü. Kabin içi acil aydınlatma zayıf.
Önerilen İşlem	Dış çağrı butonu ve acil aydınlatma ünitesi için değişim önerilir.
Kullanılan Malzeme	Kullanılmadı
Sonuç	Asansör çalışır durumda bırakıldı. Belirtilen eksikler bina yönetimine bildirildi.
Teknisyen	Ad Soyad / İmza
Bina Yetkilisi	Ad Soyad / İmza

Bu örnekte dikkat edilmesi gereken nokta, kaydın ne çok uzun ne de belirsiz olmasıdır. Denetimde veya sonraki bakımda okuyan kişi, asansörde ne yapıldığını ve neyin takip edilmesi gerektiğini kolayca anlayabilir.

Bina Yöneticisi Bakım Defterinde Nelere Bakmalı?

Bina yöneticisi teknik detayların tamamını bilmek zorunda değildir. Ancak bakım defterini tamamen teknisyene bırakıp hiç okumamak da doğru değildir. Yönetici en azından şu noktalara dikkat etmelidir:

1. Bakım tarihi düzenli mi?
2. Her asansör için ayrı kayıt tutuluyor mu?
3. Tespit edilen eksikler açık yazılmış mı?
4. Önerilen parça değişimleri takip ediliyor mu?
5. Periyodik muayenede yazılan kusurlar bakım kayıtlarında görülüyor mu?
6. Teknisyen ve firma bilgisi net mi?
7. Ciddi risk belirtilmişse gerekli aksiyon alınmış mı?

Özellikle sarı veya kırmızı etiketli durumlarda bina yönetiminin “nasıl olsa bakım firması ilgileniyor” düşüncesiyle beklemesi risklidir. Sarı etiket kusurlu, kırmızı etiket ise güvensiz asansörü ifade eder; bu nedenle ilgili uygunsuzlukların süresi içinde giderilmesi bina güvenliği açısından kritik önemdedir. Yeşil etiket kusursuz, mavi etiket ise hafif kusurlu değerlendirmeyi gösterir.

Bina yöneticisi bakım defterindeki eksikleri toplantı gündemine almalı, gerekiyorsa bakım firmasından yazılı teklif istemeli ve giderilen eksiklerin sonraki kayıtlarda kapatıldığını kontrol etmelidir.

Dijital Bakım Kaydı Kağıt Defterin Yerini Alır mı?

Sahada kağıt bakım defteri yaygın şekilde kullanılmaya devam eder. Ancak bakım firmaları için dijital kayıt sistemi artık ciddi bir ihtiyaç haline gelmiştir. Çünkü bir bakım firması onlarca bina, yüzlerce asansör ve çok sayıda teknisyenle çalıştığında kağıt kayıtları geriye dönük analiz etmek zorlaşır.

Dijital sistemin avantajları:

• Bina bazlı bakım geçmişi hızlı bulunur.
• Teknisyenin hangi tarihte hangi işlemi yaptığı görülür.
• Eksikler ve öneriler takip edilebilir.
• Parça değişim geçmişi kaybolmaz.
• Arıza tekrarları analiz edilebilir.
• Denetim veya müşteri görüşmesinde kayıtlar hızlı sunulur.
• Fotoğraf, imza ve servis notları daha düzenli saklanabilir.

Asansorex bu noktada bakım firmalarına pratik bir düzen sağlar. Bakım kayıtları, arıza notları, bina bilgileri ve saha ekiplerinin işlemleri tek merkezden takip edildiğinde hem firma sahibi işin genel durumunu görür hem teknisyen sahada daha düzenli ilerler hem de bina yöneticisine verilen hizmet daha şeffaf hale gelir.

Sıkça Sorulan Sorular

Asansör bakım defteri zorunlu mu?

Genel uygulamada asansör bakım kayıtlarının düzenli tutulması beklenir ve periyodik kontrollerde bakım geçmişi incelenebilir. Bakım defteri, yapılan bakımın ve tespit edilen eksiklerin yazılı takibi için en temel dokümandır. Bu nedenle sadece formalite değil, güvenli işletme sürecinin önemli bir parçasıdır.

Bakım defterini bina yöneticisi mi teknisyen mi doldurur?

Bakım defterini bakımı yapan yetkili bakım firması personeli doldurur. Bina yöneticisi ise kaydı okuyup bakımın yapıldığını, bildirilen eksikleri ve önerilen aksiyonları takip eder. Yönetici teknik işlem yazmak zorunda değildir; ancak kayıtların düzenli tutulduğunu kontrol etmelidir.

Her ay bakım defterine aynı şey yazılabilir mi?

Hayır, bu profesyonel bir yaklaşım değildir. Bazı rutin kontroller her ay benzer olabilir; ancak o ay yapılan işlem, görülen eksik, değişen parça veya kullanıcı şikayeti farklıysa mutlaka kayda yansıtılmalıdır. “Bakım yapıldı” gibi tek satırlık kayıtlar yetersiz kalır.

Arıza müdahalesi bakım defterine yazılır mı?

Evet, asansöre yapılan önemli arıza müdahaleleri kayıt altına alınmalıdır. Ancak aylık periyodik bakım ile arıza müdahalesi karıştırılmamalıdır. Arıza için ayrı servis formu düzenlenmesi, bakım defterine de kısa not düşülmesi daha sağlıklı bir uygulamadır.

Parça değişimi bakım defterine nasıl yazılır?

Değişen parçanın adı, adet bilgisi, işlem tarihi ve sonucu net şekilde yazılmalıdır. Örneğin “Kabin içi acil aydınlatma ünitesi 1 adet değiştirildi, test edildi, çalışır durumda teslim edildi” gibi açık bir ifade kullanılmalıdır. Büyük parçalarda ayrıca teklif ve onay süreci de saklanmalıdır.

Bakım defteri kaybolursa ne olur?

Bakım defterinin kaybolması geçmiş bakım kayıtlarının takibini zorlaştırır. Bu nedenle bina sorumlusu defteri güvenli yerde muhafaza etmeli, bakım firması da kendi kayıt nüshalarını saklamalıdır. Dijital bakım takip sistemi kullanmak bu riski ciddi ölçüde azaltır.

Özet

Asansör bakım defteri, bakım sürecinin sessiz ama en önemli belgelerinden biridir. Doğru doldurulduğunda hem bakım firmasını korur hem bina yöneticisine net takip imkanı verir hem de periyodik muayene süreçlerinde geçmiş bakım düzenini görünür hale getirir.

İyi bir bakım kaydında tarih, asansör bilgisi, yapılan işlemler, tespit edilen eksikler, önerilen aksiyonlar, kullanılan parçalar ve imzalar açık şekilde yer almalıdır. “Bakım yapıldı” gibi genel ifadeler yerine, gerçekten yapılan işin kısa ve somut biçimde yazılması gerekir.

2026 Türkiye koşullarında asansör bakımında profesyonellik sadece sahada anahtar çevirmekle değil, yapılan her işlemi doğru kayıt altına almakla ölçülür. Kağıt defter kullanılmaya devam etse de Asansorex gibi dijital bakım takip çözümleri, bakım firmalarının kayıtlarını daha düzenli, hızlı ve izlenebilir yönetmesine yardımcı olur.