Asansör Bakım Programı ile Sözleşme Portföyünü İzlemek

İÇERİK

Asansör bakım firmalarında portföy büyüdükçe sorun yalnızca bakım planlamak olmaktan çıkar. Hangi bina ile sözleşmenin ne zaman başladığı, ne zaman biteceği, aylık bakım bedelinin ne olduğu, fiyat artışının hangi tarihte uygulanacağı ve müşterinin sözleşmesini yenileyip yenilemeyeceği de takip edilmelidir. 50 asansörlük bir portföy Excel ile yönetilebilirken yüzlerce cihaz ve onlarca farklı sözleşme devreye girdiğinde küçük bir takip hatası doğrudan gelir kaybına dönüşebilir.

Bu nedenle asansör bakım programı, yalnızca teknisyenlere bakım işi gönderen bir sistem olarak düşünülmemelidir. Doğru kullanıldığında firma sahibinin mevcut sözleşme portföyünü görmesini, yaklaşan yenilemeleri önceden fark etmesini ve hangi müşterilerin kaybedilme riski taşıdığını belirlemesini sağlayan önemli bir yönetim aracıdır.

Sözleşme Portföyünü Takip Etmek Neden Önemlidir?

Bir bakım firmasının en değerli varlıklarından biri düzenli gelir üreten bakım sözleşmeleridir. Yeni müşteri kazanmak önemli olsa da mevcut müşterinin sözleşmesini korumak çoğu zaman daha düşük maliyetli ve daha öngörülebilir bir büyüme sağlar.

Sorun, sözleşme sayısı arttıkça ortaya çıkar.

Örneğin firmanızın:

• 180 binada,
• 320 asansörde,
• farklı başlangıç tarihlerine sahip 170 bakım sözleşmesi

bulunduğunu düşünelim.

Bazı sözleşmeler ocak ayında, bazıları mayısta, bazıları ise kasımda yenileniyor olabilir. Bir müşteriye yıllık, diğerine aylık fiyatlandırma uygulanabilir. Bazı sözleşmelerde revizyon hizmetleri ayrıca ücretlendirilirken bazı müşterilere farklı hizmet kapsamları tanımlanmış olabilir.

Bu bilgilerin Excel dosyaları, klasörler, WhatsApp konuşmaları ve personelin hafızası arasında dağılması önemli riskler oluşturur.

En sık karşılaşılan problemler şunlardır:

1. Sözleşme bitiş tarihinin unutulması.
2. Zam döneminin zamanında uygulanmaması.
3. Yenileme görüşmesinin çok geç başlatılması.
4. Bakım yapılmasına rağmen sözleşme bilgisinin güncel olmaması.
5. İptal edilen müşterinin hâlâ aktif portföyde görünmesi.
6. Yeni devralınan binanın bakım planına eklenmemesi.
7. Sözleşmesi sona eren binaya bakım hizmeti verilmeye devam edilmesi.

Tek tek bakıldığında küçük görünen bu hatalar, yüzlerce cihazlık portföylerde ciddi operasyon ve gelir kayıplarına dönüşebilir.

Bakım Programında Hangi Sözleşme Bilgileri Tutulmalı?

Sözleşme yönetiminde amaç yalnızca PDF dosyasını sisteme yüklemek değildir. Asıl önemli olan, sözleşmenin operasyonu etkileyen bilgilerinin aranabilir ve raporlanabilir şekilde kayıt altına alınmasıdır.

Bir bakım sözleşmesi için en az aşağıdaki bilgilerin izlenmesi faydalıdır:

Takip edilecek bilgi	Neden önemlidir?
Sözleşme başlangıç tarihi	Hizmet döneminin ne zaman başladığını gösterir
Sözleşme bitiş tarihi	Yenileme sürecinin planlanmasını sağlar
Bina ve asansör bilgisi	Sözleşmenin hangi cihazları kapsadığını netleştirir
Bakım periyodu	Aylık veya belirlenen bakım düzeninin planlanmasını sağlar
Sözleşme bedeli	Portföy gelirini hesaplamaya yardımcı olur
Fiyat güncelleme dönemi	Zam yapılması gereken müşterilerin belirlenmesini sağlar
Sözleşme kapsamı	Bakım, parça, revizyon gibi hizmet sınırlarını gösterir
Müşteri yetkilisi	Yenileme görüşmesinin kiminle yapılacağını gösterir
Tahsilat durumu	Ticari riski değerlendirmeye yardımcı olur
Yenileme durumu	Yenilenecek, görüşmede veya kaybedildi gibi sınıflandırma sağlar

Özellikle sözleşme kapsamının açık tutulması önemlidir. Çünkü sahada yaşanan birçok müşteri anlaşmazlığının temelinde, yapılan işlemin sözleşmeye dahil olup olmadığı konusunda tarafların farklı beklentilere sahip olması vardır.

Teknisyenin sözleşme fiyatlarını görmesine gerek olmayabilir ancak firma sahibi veya yetkili personel, müşterinin hangi hizmet paketinde olduğunu kolayca kontrol edebilmelidir.

Sözleşme Yenileme Tarihlerini Son Güne Bırakmayın

Sözleşme yönetimindeki en büyük hatalardan biri, müşteriyi sözleşmenin biteceği hafta aramaktır.

Bina yönetimleri karar verirken alternatif firmalardan teklif isteyebilir, yönetim kurulu toplantısı yapabilir veya apartman sakinlerinden onay almak isteyebilir. Bu nedenle yenileme görüşmesinin erkenden başlatılması daha sağlıklıdır.

Genel uygulamada şu şekilde bir takip sistemi oluşturulabilir:

• 90 gün kala: Sözleşmenin ticari durumu gözden geçirilir.
• 60 gün kala: Bakım ve arıza geçmişi incelenir.
• 45 gün kala: Yeni dönem fiyatı hazırlanır.
• 30 gün kala: Müşteriyle yenileme görüşmesi yapılır.
• 15 gün kala: Teklifin veya sözleşmenin durumu tekrar kontrol edilir.
• Son hafta: İmza ve yeni dönem başlangıcı kesinleştirilir.

Burada amaç müşteriye sürekli mesaj göndermek değil, firma içinde yenileme sürecinin unutulmamasını sağlamaktır.

Örneğin 400 asansörlük bir firmanın aynı ay içerisinde 35 sözleşmesi sona erebilir. Sadece takvim kullanılıyorsa personelin bunları tek tek kontrol etmesi gerekir. Asansör bakım programında yaklaşan sözleşmeler filtrelenebildiğinde ise firma sahibi önündeki 30, 60 veya 90 günlük yenileme yükünü daha rahat görebilir.

Sözleşme ile Bakım Planını Birbirine Bağlamak

Sözleşme ve bakım planının ayrı takip edilmesi operasyonel hatalara neden olabilir.

Örneğin bir bina ile sözleşmenin 31 Ağustos tarihinde sona erdiğini düşünelim. Ancak sistemde o binanın eylül ve ekim bakım planları otomatik şekilde devam ediyorsa ekip, artık sözleşmesi bulunmayan bir müşteriye bakım yapmak üzere gönderilebilir.

Tersi durum da mümkündür.

Yeni sözleşme imzalanmış ancak bina bakım planına eklenmemişse ilk bakım gecikebilir.

Bu nedenle ideal süreç şu şekilde ilerlemelidir:

1. Müşteri ve bina kaydı oluşturulur.
2. Binadaki asansör veya asansörler sisteme tanımlanır.
3. Sözleşme başlangıç ve bitiş tarihi kaydedilir.
4. Bakım periyodu belirlenir.
5. Bakım planı oluşturulur.
6. Sözleşme yenilendiğinde yeni dönem güncellenir.
7. Sözleşme sonlandırıldığında cihazın aktif bakım portföyündeki durumu kontrol edilir.

Bu bağlantı özellikle büyük bakım firmalarında önemlidir. Çünkü portföyün gerçek büyüklüğü yalnızca sistemde kayıtlı cihaz sayısıyla değil, aktif sözleşmesi bulunan cihaz sayısıyla değerlendirilmelidir.

Asansorex gibi bakım takip yazılımlarında sözleşme, bina, asansör ve bakım kayıtlarının aynı sistemde tutulması; farklı Excel dosyaları arasında kontrol yapma ihtiyacını azaltabilir.

Portföyü Sadece Adet Olarak Değil Gelir Olarak İzleyin

Bir firmanın 500 asansöre bakım yapması tek başına yeterli bir performans göstergesi değildir.

Önemli olan bu 500 asansörün:

• ne kadar aylık gelir ürettiği,
• hangi müşterilerin düşük fiyatla çalıştığı,
• hangi sözleşmelerin tahsilat sorunu yaşadığı,
• hangilerinde yüksek arıza ve servis maliyeti oluştuğu,
• hangi müşterilerin yenileme riski taşıdığıdır.

Örneğin iki farklı bina düşünelim.

Bina A

Aylık bakım geliri: 6.000 TL Aylık ortalama servis ziyareti: 1 bakım + düşük sayıda arıza Tahsilat: Düzenli

Bina B

Aylık bakım geliri: 6.500 TL Aylık ortalama servis ziyareti: 1 bakım + sık arıza Tahsilat: Sürekli gecikiyor

Kağıt üzerinde Bina B daha yüksek gelir getiriyor gibi görünür. Ancak teknisyen zamanı, araç maliyeti, parça kullanımı ve tahsilat gecikmesi hesaba katıldığında tablo değişebilir.

Bu nedenle sözleşme portföyünü değerlendirirken yalnızca sözleşme bedeline değil, müşterinin toplam operasyon yüküne de bakılmalıdır.

Riskli Sözleşmeleri Önceden Belirlemek

İyi bir portföy yönetimi, yalnızca bitiş tarihlerini göstermekle kalmaz. Firma sahibinin hangi müşterilerle ilgili önlem alması gerektiğini de anlamasına yardımcı olur.

Bir sözleşmenin riskli olduğuna işaret edebilecek bazı durumlar şunlardır:

• Son aylarda arıza sayısının belirgin şekilde artması.
• Aynı problem için tekrar tekrar servis kaydı açılması.
• Müşteri şikayetlerinin çoğalması.
• Tahsilatların düzenli şekilde gecikmesi.
• Bekleyen revizyon veya parça tekliflerinin bulunması.
• Periyodik kontrol sonrasında giderilmesi gereken uygunsuzlukların beklemesi.
• Müşterinin yeni dönem fiyatına itiraz etmesi.
• Yönetici değişikliği yaşanması.
• Rakip firmalardan teklif alınmaya başlanması.

Türkiye'de asansörlerin periyodik kontrol süreçlerinde yeşil, mavi, sarı ve kırmızı bilgi etiketleri kullanılmaktadır; bu sonuçların ve tespit edilen uygunsuzlukların bakım sürecinde dikkate alınması gerekir. ([Sanayi Bakanlığı][1])

Ayrıca bakım hizmetlerinin yürütülmesinde Asansör İşletme ve Bakım Yönetmeliği temel mevzuat çerçevelerinden biridir. Bu nedenle sözleşme portföyü takip edilirken sadece ticari tarihlere değil, bakım ve güvenlik süreçlerinin kayıtlarına da dikkat edilmelidir. ([Sanayi Bakanlığı][2])

Örneğin sarı veya kırmızı etiket alınmış bir binada uygunsuzlukların çözüm süreci devam ederken sözleşme yenileme tarihinin yaklaşması, müşteri ilişkileri açısından özellikle dikkat edilmesi gereken bir durumdur.

Portföy Toplantısında Hangi Raporlara Bakılmalı?

Firma sahiplerinin her ay kısa bir sözleşme portföyü değerlendirmesi yapması faydalıdır.

Toplantıda onlarca rapor incelemek yerine birkaç temel gösterge yeterlidir:

• Toplam aktif sözleşme sayısı
• Aktif bakım yapılan asansör sayısı
• Önümüzdeki 30 günde bitecek sözleşmeler
• Önümüzdeki 60–90 günde bitecek sözleşmeler
• Yenileme görüşmesi başlayan müşteriler
• Yenilenmesi kesinleşen sözleşmeler
• Kaybedilen sözleşmeler
• Yeni kazanılan sözleşmeler
• Tahsilat gecikmesi bulunan müşteriler
• Fiyat güncellemesi yapılması gereken sözleşmeler

Örneğin ay başında 300 aktif cihazınız olduğunu düşünelim.

Ay içerisinde:

• 8 yeni cihaz portföye girdi,
• 3 cihaz kaybedildi,
• 2 cihazın sözleşmesi sonlandırıldı.

Ay sonunda net aktif portföy 303 cihaz olur.

Bu basit hesap bile düzenli yapılmadığında firmalar gerçek müşteri sayılarını olduğundan yüksek görebilir. Özellikle eski kayıtların silinmediği Excel dosyalarında yıllar önce kaybedilmiş binaların hâlâ aktif portföy içerisinde görünmesi oldukça sık rastlanan bir durumdur.

Sıkça Sorulan Sorular

Asansör bakım programı sözleşme takibinde ne işe yarar?

Sözleşmelerin başlangıç ve bitiş tarihlerini, bina ve asansör bağlantılarını, bakım periyotlarını ve yenileme durumlarını tek yerde takip etmeye yardımcı olur. Böylece sözleşme yenilemelerinin unutulma riski azalır.

Sözleşme yenileme hatırlatması kaç gün önce yapılmalı?

Tek bir süre her firma için uygun değildir. Genel uygulamada 30, 60 ve 90 günlük takip dönemleri kullanılabilir. Büyük müşterilerde veya yönetim kurulu kararı gereken binalarda görüşmeye daha erken başlamak faydalı olabilir.

Sözleşme PDF'sini saklamak yeterli midir?

Hayır. PDF sözleşmenin arşivlenmesi açısından önemlidir ancak bitiş tarihi, bakım periyodu, fiyat ve yenileme durumu gibi bilgiler ayrıca takip edilebilir olmalıdır. Aksi halde her kontrol için sözleşme dosyasının açılması gerekir.

Sözleşmesi biten asansör bakım planından çıkarılmalı mı?

Sözleşmenin gerçekten sonlandırıldığı doğrulandıktan sonra aktif bakım planı kontrol edilmelidir. Aksi halde teknisyene artık hizmet verilmeyen bir bina için iş emri oluşturulabilir.

Bakım sözleşmesi ile tahsilat takibi birlikte yapılmalı mı?

Mümkünse evet. Çünkü sözleşmenin ticari performansını değerlendirirken yalnızca aylık bedeli değil, müşterinin ödeme düzenini de görmek gerekir. Sürekli geciken tahsilatlar portföy kârlılığını etkileyebilir.

Küçük bakım firmalarının da sözleşme programına ihtiyacı var mı?

Portföy küçükken Excel veya takvim yeterli olabilir. Ancak sözleşme sayısı, personel ve bakım yapılan cihaz miktarı arttıkça manuel takip zorlaşır. Özellikle farklı tarihlerde yenilenen onlarca sözleşme oluşmaya başladığında merkezi takip önemli avantaj sağlar.

Özet

Asansör bakım firmasının gerçek portföyü yalnızca sistemde kayıtlı bina veya cihaz sayısından oluşmaz. Aktif sözleşmesi devam eden, bakımı planlanan ve ticari ilişkisi sürdürülen müşteriler gerçek portföyü oluşturur.

Bu nedenle sözleşme başlangıç ve bitiş tarihleri, bakım periyotları, fiyat güncelleme dönemleri, tahsilat durumu ve yenileme süreci düzenli olarak izlenmelidir. Özellikle 30, 60 ve 90 gün içerisinde sona erecek sözleşmeleri önceden görmek, müşteri kaybını azaltmak için firma sahibine önemli bir hareket alanı sağlar.

Asansorex gibi asansör bakım programları; bina, asansör, bakım, arıza ve sözleşme bilgilerinin aynı yapı içerisinde takip edilmesini kolaylaştırarak portföyün daha düzenli yönetilmesine yardımcı olabilir. Böylece firma yalnızca bugünkü bakım programını değil, önümüzdeki aylarda korunması ve yenilenmesi gereken sözleşme portföyünü de daha net görebilir.