Asansör Bakım Programı Kullanmayan Firmanın Kayıpları

İÇERİK

Bir asansör bakım firması için kayıp yalnızca iptal edilen bir sözleşme veya tahsil edilemeyen bir fatura değildir. Kaçırılan bakım tarihi, teknisyenin yanlış adrese gitmesi, ofisin aynı bilgiyi üç kez telefonla sorması, geçmiş arıza kaydının bulunamaması ve müşteriye zamanında dönüş yapılamaması da doğrudan veya dolaylı maliyettir. Özellikle yüzlerce asansöre hizmet veren firmalarda bu küçük görünen aksaklıklar bir araya geldiğinde ciddi bir operasyon yükü oluşturur.

Asansör Bakım Programı kullanmayan işletmeler çoğunlukla Excel dosyaları, WhatsApp grupları, telefon görüşmeleri, kâğıt bakım föyleri ve çalışanların kişisel hafızasıyla süreci yönetmeye çalışır. Az sayıda cihazda bu yöntem bir süre çalışabilir. Ancak portföy, teknisyen sayısı ve müşteri beklentisi büyüdükçe kontrol zorlaşır.

Bu yazıda bir bakım programının olmamasının firmaya oluşturabileceği zaman, personel, gelir, müşteri, bakım planlama ve yönetim kayıplarını somut örneklerle inceleyeceğiz.

Asıl Kayıp Yazılım Ücreti Değil, Kontrol Edilemeyen Operasyondur

Asansör bakım yazılımı değerlendirilirken sık yapılan hatalardan biri yalnızca programın yıllık veya aylık maliyetine bakmaktır. Oysa karşılaştırılması gereken diğer taraf, mevcut çalışma yönteminin işletmeye ne kadara mal olduğudur.

Örneğin 250 asansörlük bir bakım portföyünde operasyon personeli her gün şu işlemleri yapıyor olabilir:

• Teknisyenlere günlük bakım listesini iletmek
• Yapılan bakımları telefonla doğrulamak
• Eksik föyleri takip etmek
• Arıza geçmişini WhatsApp mesajlarında aramak
• Müşteriden gelen talepleri teknisyene aktarmak
• Bakımı yaklaşan binaları Excel'den kontrol etmek
• Tahsilat durumunu farklı bir dosyadan sorgulamak
• Sözleşme tarihlerini ayrıca takip etmek
• Gün sonunda hangi teknisyenin nerede çalıştığını toparlamak

Bu işlemlerin her biri birkaç dakika sürse bile günlük toplam süre büyür.

Asıl problem ise yalnızca harcanan zaman değildir. Bilginin farklı yerlerde tutulması nedeniyle firma yöneticisinin operasyonu tek bakışta görememesidir.

Bir bilgi Excel'de, diğeri teknisyenin telefonunda, başka bir kayıt kâğıt föyde ve müşteri notu WhatsApp konuşmasındaysa sistem kişilere bağımlı hâle gelir.

Bir bakım firmasının büyümesini zorlaştıran en önemli operasyon problemlerinden biri, bilginin şirketin ortak hafızasında değil çalışanların kişisel hafızasında kalmasıdır.

Bakım Planlamasındaki Kayıplar

Bakım firmasının en temel işi, sözleşmeli cihazların bakım süreçlerini düzenli şekilde yönetmektir. Portföy büyüdüğünde bunu yalnızca takvim ve Excel üzerinden sürdürmek giderek zorlaşır.

Bakımın unutulması veya gecikmesi

Örneğin teknisyenin aylık listesinde 48 bina bulunduğunu düşünelim. Ay içerisinde:

• acil arızalar çıkar,
• teknisyen izin kullanır,
• araç problemi yaşanır,
• müşteri bakım gününü değiştirir,
• bazı bakım işlemleri başka ekibe devredilir.

Kâğıt veya Excel tabanlı sistemde bu değişikliklerin tamamını güncel tutmak dikkat gerektirir. Bir bina listenin dışında kaldığında durum bazen ancak müşteri aradığında fark edilir.

Bakım programında ise yapılması gereken, tamamlanan, ertelenen veya bekleyen işler ayrı olarak takip edilebilir. Böylece “Bu ay hangi asansörlerin bakımı yapılmadı?” sorusunun cevabını bulmak için teknisyenleri tek tek aramak gerekmez.

Bakımın yapıldığına dair kanıt eksikliği

Kâğıt föy kaybolabilir, okunamayabilir veya zamanında ofise ulaşmayabilir. Özellikle bir müşteri geçmiş bakım tarihini sorduğunda dosya aramak ciddi zaman kaybına dönüşebilir.

Dijital kayıtta ise bakım tarihi, teknisyen, bina, cihaz ve yapılan işlem aynı kayda bağlanabilir. Fotoğraf, açıklama veya imza gibi ek kayıtların kullanıldığı sistemlerde işin geçmişini takip etmek de kolaylaşır.

Bu bakım kayıtlarını kâğıt yerine Asansorex gibi bir bakım takip yazılımıyla tutmak, firma sahibinin ve yetkili personelin geçmiş servis bilgilerine daha hızlı ulaşmasını sağlayabilir.

Zaman ve Personel Kaybı Nasıl Oluşur?

Birçok firma program kullanmadığında oluşan maliyeti göremez çünkü bu maliyet ayrı bir fatura olarak gelmez. Personelin çalışma saatlerinin içine dağılır.

Örnek bir operasyon düşünelim:

Firma 300 asansöre bakıyor ve 6 saha teknisyeni çalıştırıyor. Operasyon sorumlusu her teknisyen için günlük ortalama 15 dakika telefon görüşmesi ve mesajlaşma yapıyor.

6 teknisyen için:

6 x 15 dakika = 90 dakika

Yalnızca günlük iş koordinasyonu için yaklaşık 1,5 saat harcanabilir.

Ayda 22 çalışma günü üzerinden:

1,5 saat x 22 gün = 33 saat

Bu yalnızca günlük koordinasyon hesabıdır. Buna eksik föy takibi, müşteri aramaları, arıza yönlendirmeleri ve raporlama dahil değildir.

Aşağıdaki tablo manuel çalışma sırasında ortaya çıkabilecek tipik kayıp alanlarını gösterir:

Süreç	Program Olmadığında Tipik Sorun	Olası Sonuç
Bakım planlama	Excel ve takvimlerin ayrı tutulması	Bakımın unutulması veya gecikmesi
Teknisyen yönlendirme	Telefon ve WhatsApp kullanımı	Gereksiz görüşme ve zaman kaybı
Arıza takibi	Mesajlarda kayıt aranması	Geç müdahale, bilgi kaybı
Bakım geçmişi	Kâğıt föylerin dosyalanması	Belge bulma süresinin uzaması
Tahsilat	Ayrı Excel veya defter kullanımı	Gecikmiş alacakların fark edilmemesi
Sözleşme takibi	Takvim hatırlatmalarına bağlı süreç	Yenileme tarihinin kaçırılması
Yönetim raporu	Verilerin manuel birleştirilmesi	Geç veya hatalı karar
Müşteri bilgilendirme	Personelin tek tek iletişim kurması	İletişim yükünün artması

Tek bir işlemde birkaç dakikalık fark önemsiz görünebilir. Ancak yüzlerce bakım ve arıza kaydı üzerinde tekrarlandığında aylık onlarca saatlik idari iş yüküne dönüşebilir.

Gelir Kaybı Sadece Tahsil Edilemeyen Fatura Değildir

Asansör firmalarının dijitalleşme ihtiyacında finansal taraf çoğu zaman ikinci planda düşünülür. Oysa operasyon dağınıklığı gelir kaybına doğrudan etki edebilir.

Geciken tahsilatlar

Bir müşterinin aylık bakım bedelini ödemediğini varsayalım. Firma bunu iki veya üç ay sonra fark ederse alacak büyür ve tahsilat zorlaşır.

Düzenli cari ve tahsilat takibi yapılmadığında şu soruların cevabı belirsizleşebilir:

• Hangi müşterinin borcu var?
• Son ödeme hangi tarihte alındı?
• Kaç aylık bakım bedeli birikti?
• Müşteriye daha önce hatırlatma yapıldı mı?
• Ödeme sözü alındı mı?
• Sözleşme devam ediyor mu?

Bu bilgiler farklı dosyalarda tutulduğunda finansal kontrol zayıflar.

Yenilenmeyen sözleşmeler

Bakım sözleşmesinin bitiş tarihinin takip edilmemesi de önemli bir kayıptır.

Örneğin firmanın 400 sözleşmeli asansörü olduğunu düşünelim. Her sözleşmenin başlangıç tarihi aynı değildir. Yenilemeler yıl içine dağılır.

Sözleşme sona ermeden müşteriyle görüşülmezse rakip firma devreye girebilir. Böylece sorun yalnızca bir bakım ücretinin değil, 12 aylık veya daha uzun süreli müşteri gelirinin kaybedilmesi olabilir.

Verimsiz rota ve gereksiz yakıt

Aynı bölgede üç farklı teknisyen çalışırken doğru planlama yapılmazsa ekipler birbirlerinin bölgelerine girebilir.

Bunun sonucu:

• daha fazla yakıt,
• daha fazla araç kilometresi,
• daha fazla seyahat süresi,
• daha az tamamlanan bakım,
• daha yüksek personel maliyeti olabilir.

Bu giderlerin tamamı doğrudan yazılım eksikliğinden kaynaklanmaz. Ancak merkezi planlama ve geçmiş verinin olmaması, verimsizliğin fark edilmesini zorlaştırır.

Müşteri Kaybının İlk İşareti Genellikle İletişim Sorunudur

Bina yöneticisi açısından bakım firmasının kullandığı programın adı önemli değildir. Yönetici sonuçla ilgilenir.

Şunları görmek ister:

• Bakım zamanında yapılıyor mu?
• Arızaya hızlı dönüş yapılıyor mu?
• Yapılan işlemin kaydı var mı?
• Teknisyene ulaşılabiliyor mu?
• Firma geçmiş talepleri hatırlıyor mu?
• Tekrar eden arızalar takip ediliyor mu?

Firma içerisinde kayıt sistemi bulunmadığında müşteri her aradığında konuyu baştan anlatmak zorunda kalabilir.

Örneğin bir apartman yöneticisinin aynı kapı arızası için üç kez aradığını düşünelim. İlk kaydı alan personel notu WhatsApp grubuna yazdı. İkinci aramada başka bir çalışan telefonu açtı. Üçüncü aramada ise önceki konuşmalar bulunamadı.

Müşterinin gözünde ortaya çıkan görüntü şudur: “Firma kendi içinde iletişim kuramıyor.”

Teknik olarak arıza giderilmiş olsa bile kötü takip deneyimi müşteri memnuniyetini düşürebilir.

Özellikle bakım sözleşmelerinin yenilendiği dönemlerde bu tür küçük operasyon problemleri müşterinin başka firma aramasına neden olabilir.

Firma Büyüdükçe Manuel Takibin Maliyeti Neden Artar?

30–40 asansörlük portföyde firma sahibi birçok bilgiyi zihninde tutabilir. Hangi binada hangi cihaz var, yöneticinin adı ne, bakım hangi gün yapılacak gibi bilgiler birkaç kişi tarafından yönetilebilir.

Ancak portföy 300, 500 veya 1000 cihaza çıktığında aynı yöntem sürdürülemez.

Büyüme ile birlikte:

1. Teknisyen sayısı artar.
2. Günlük bakım ve arıza sayısı yükselir.
3. Müşteri iletişimi çoğalır.
4. Cari hareket sayısı büyür.
5. Sözleşme yenilemeleri artar.
6. Stok ve yedek parça hareketleri yoğunlaşır.
7. Firma sahibinin her işi birebir kontrol etmesi imkânsızlaşır.

Bu noktada sorun çalışanların yetersizliği değildir. Süreç, insan hafızasının yönetebileceğinden daha fazla veri üretmeye başlamıştır.

Program kullanılmadığında çözüm genellikle yeni Excel dosyaları oluşturmak, yeni WhatsApp grupları açmak veya daha fazla ofis personeli istihdam etmek olur. Fakat süreç standardize edilmeden personel sayısını artırmak her zaman problemi çözmez.

Aksine bilgi daha fazla kişiye dağıldığı için karmaşa büyüyebilir.

Asansör Bakım Programına Geçmeden Önce Kayıplar Nasıl Ölçülür?

Bir yazılımın gerekli olup olmadığına karar vermenin en sağlıklı yolu mevcut operasyonu ölçmektir.

Bir ay boyunca aşağıdaki verileri kaydedin:

• Kaç bakım planlanan tarihte tamamlandı?
• Kaç bakım ertelendi?
• Kaç bakım için teknisyen tekrar yönlendirildi?
• Operasyon ekibi günlük kaç saat telefon ve mesajlaşma yaptı?
• Kaç müşterinin tahsilatı gecikti?
• Kaç sözleşmenin yenileme tarihi son anda fark edildi?
• Kaç kez geçmiş bakım veya arıza kaydı aranmak zorunda kalındı?
• Kaç müşteri aynı problem için ikinci kez aradı?
• Teknisyenlerin günlük ortalama kaç kilometre yol yaptığı biliniyor mu?
• Firma sahibi rapor hazırlamak için ne kadar zaman harcıyor?

Ardından kayıpları üç gruba ayırmak faydalıdır:

1. Doğrudan maliyetler

Yakıt, fazla mesai, gereksiz personel zamanı, tekrar servis ziyareti ve tahsilat gecikmesi gibi parasal olarak ölçülebilen kalemlerdir.

2. Dolaylı maliyetler

Ofis personelinin veri araması, teknisyenlerin telefonla bilgi beklemesi veya rapor hazırlamak için harcanan zaman gibi hemen faturaya dönüşmeyen kayıplardır.

3. Fırsat maliyetleri

Yeni müşteri aramak yerine mevcut operasyon problemleriyle uğraşmak, sözleşme yenilemeyi kaçırmak veya düşük hizmet kalitesi nedeniyle referans alamamak bu gruba girer.

Bu üç kalem birlikte değerlendirildiğinde program maliyetinin tek başına değerlendirilmesinin neden yanıltıcı olduğu daha net görülür.

Dijitalleşmenin Amacı Daha Fazla Ekran Değil, Daha Az Takip Yüküdür

Bir asansör bakım programı yalnızca mevcut kâğıt formları bilgisayara taşımamalıdır. Gerçek fayda, çalışanların sürekli takip etmek zorunda kaldığı süreçlerin düzenlenmesidir.

İyi yapılandırılmış bir sistemde firma;

• yaklaşan bakımları görebilmeli,
• tamamlanmayan işleri ayırabilmeli,
• teknisyen çalışmalarını takip edebilmeli,
• bina ve asansör geçmişine ulaşabilmeli,
• arıza kayıtlarını tek yerde tutabilmeli,
• sözleşme ve tahsilat durumunu izleyebilmeli,
• gerektiğinde geçmiş kayıtları hızlıca bulabilmelidir.

Buradaki hedef teknisyeni daha fazla kontrol etmek değil, teknisyenin ve ofis ekibinin bilgi aramakla geçirdiği süreyi azaltmaktır.

Asansorex de bakım firmalarının bakım, arıza, müşteri, sözleşme ve saha süreçlerini aynı çalışma düzeninde takip edebilmesine yardımcı olacak şekilde kullanılabilir. Böylece firma büyüdükçe yeni Excel dosyaları ve mesaj grupları oluşturarak ilerlemek yerine daha standart bir operasyon kurulabilir.

Sıkça Sorulan Sorular

Küçük bir asansör firması için bakım programı gerekli mi?

Portföy küçükken Excel ve kâğıt sistemi yönetilebilir. Ancak karar sadece cihaz sayısına göre verilmemelidir. Birden fazla teknisyen, yoğun arıza trafiği, farklı bölgelerde bakım, sözleşme ve tahsilat takibi varsa küçük firmalarda da dijital sistem ciddi zaman kazandırabilir.

Excel ile asansör bakım takibi yapmak yeterli değil mi?

Excel liste tutmak için güçlü bir araçtır. Ancak saha işlemleri, teknisyen kayıtları, bakım geçmişi, fotoğraf, imza, arıza yönetimi, hatırlatma ve müşteri bazlı geçmiş gibi operasyonlarda birçok ayrı dosyaya ihtiyaç duyulabilir. Portföy büyüdükçe dosyaların güncel tutulması zorlaşır.

Asansör bakım programı en çok hangi kaybı azaltır?

Firmaya göre değişir. Bazı işletmelerde en büyük kayıp personel zamanı, bazılarında kaçırılan tahsilatlar, bazılarında ise bakım ve sözleşme takibidir. Bu nedenle yazılım almadan önce mevcut süreçte en fazla zaman ve para kaybettiren noktalar ölçülmelidir.

Program kullanmak bakımın unutulmasını tamamen engeller mi?

Hiçbir yazılım insan ve operasyon kaynaklı hataları tamamen ortadan kaldırmaz. Ancak yapılacak, tamamlanan ve geciken bakımların görünür olması unutulma riskini önemli ölçüde azaltır. Kritik nokta, ekibin sistemi düzenli kullanmasıdır.

Teknisyenler programa alışmakta zorlanır mı?

Karmaşık sistemlerde adaptasyon zor olabilir. Bu nedenle teknisyenin sahada ihtiyaç duyduğu işlemler mümkün olduğunca kısa tutulmalıdır. Firma da bütün modülleri aynı gün devreye almak yerine bakım, arıza ve günlük iş akışı gibi temel süreçlerden başlayabilir.

Asansör bakım programının maliyeti nasıl değerlendirilmelidir?

Sadece lisans fiyatına bakılmamalıdır. Program öncesinde aylık kaç saat operasyon işi yapıldığı, tekrar servislerin maliyeti, geciken tahsilatlar, kaçırılan sözleşmeler ve gereksiz araç kullanımı gibi kalemler de hesaba katılmalıdır. Doğru karşılaştırma, yazılım maliyeti ile mevcut operasyon kaybı arasında yapılır.

Özet

Asansör Bakım Programı kullanmayan bir firmanın en büyük problemi bilgisayar yerine kâğıt kullanması değildir. Asıl sorun, bilginin dağılması ve operasyonun kişilerin hafızasına bağımlı hâle gelmesidir.

Bakım tarihinin kaçırılması, arıza kaydının bulunamaması, teknisyenin gereksiz yol yapması, ofisin sürekli telefon trafiğiyle uğraşması, tahsilatın gecikmesi veya sözleşme yenilemesinin unutulması tek başına küçük bir problem gibi görünebilir. Fakat yüzlerce asansörlük portföyde bu küçük kayıplar her ay tekrar eder.

Bu nedenle bir bakım yazılımının değerini değerlendirirken yalnızca “Programın fiyatı ne kadar?” sorusu sorulmamalıdır. Daha doğru soru şudur:

“Bugünkü çalışma şeklimizin firmaya aylık maliyeti ne kadar?”

Bu maliyet doğru ölçüldüğünde dijitalleşmenin ihtiyaç mı, yoksa yalnızca ek bir yazılım gideri mi olduğu çok daha net görülebilir.