Asansör Bakım Programı seçiminde kullanıcı sayısı hesabı

İÇERİK

Bir Asansör Bakım Programı seçerken firmaların ilk baktığı konular genellikle fiyat, bakım planlama, arıza takibi ve mobil uygulama özellikleri olur. Ancak satın alma aşamasında gözden kaçırılan önemli başlıklardan biri de kullanıcı sayısıdır. Kaç kişinin sisteme giriş yapacağı doğru hesaplanmazsa firma ya ihtiyaç duymadığı kullanıcılar için gereksiz lisans bedeli öder ya da birkaç ay sonra kullanıcı limiti yetersiz kaldığı için paket yükseltmek zorunda kalır.

Üstelik kullanıcı sayısı hesabı yalnızca "firmada kaç kişi çalışıyor?" sorusuna cevap vermek değildir. Teknisyenlerin çalışma modeli, muhasebe ve operasyon personeli, şube yapısı, vardiyalar, yöneticilerin erişim ihtiyacı ve ortak kullanıcı kullanımının doğurabileceği kayıt sorunları birlikte değerlendirilmelidir.

Bu rehberde bir asansör bakım firmasının gerçek kullanıcı ihtiyacını nasıl hesaplayabileceğini, hangi personele ayrı hesap açılması gerektiğini ve yazılım tekliflerini karşılaştırırken hangi ayrıntılara dikkat edilmesi gerektiğini adım adım ele alacağız.

Kullanıcı Sayısı Neden Önemlidir?

Asansör bakım yazılımlarında kullanıcı, sisteme erişim yetkisi bulunan kişi anlamına gelir. Kullanıcının rolüne göre görebileceği ve işlem yapabileceği alanlar değişebilir.

Örneğin:

• Teknisyen kendi bakım ve arıza görevlerini görür.
• Operasyon sorumlusu ekiplerin bakım planlarını takip eder.
• Muhasebe personeli tahsilat ve cari hareketlerle ilgilenir.
• Firma sahibi genel operasyonu ve raporları takip eder.
• Depo personeli stok hareketlerini yönetebilir.
• Saha satış personeli teklif ve müşteri süreçleriyle ilgilenebilir.

Bu nedenle 10 çalışanı bulunan iki farklı asansör firmasının kullanıcı ihtiyacı aynı olmayabilir.

Bir firmada 10 çalışanın tamamının sisteme girmesi gerekirken başka bir firmada yalnızca 6 kişinin aktif kullanıcı olması yeterli olabilir.

Yanlış kullanıcı hesabının iki temel sonucu vardır.

Gereğinden fazla kullanıcı almak: Yazılım maliyetini yükseltir.

Gereğinden az kullanıcı almak: Personelin hesap paylaşmasına, işlem kayıtlarının karışmasına ve operasyon takibinin zayıflamasına neden olur.

Özellikle bakım kayıtlarının hangi teknisyen tarafından oluşturulduğunun takip edilmesi gerektiği düşünüldüğünde, saha personelinin ortak hesap kullanması önerilmez.

Önce Sistemi Kullanacak Personeli Gruplandırın

Kullanıcı sayısını belirlemenin en pratik yöntemi çalışanları görevlerine göre ayırmaktır.

Bir asansör bakım firmasında temel kullanıcı grupları genellikle aşağıdaki gibidir.

Personel grubu	Ayrı kullanıcı gerekli mi?	Neden?
Bakım teknisyeni	Genellikle evet	Bakım ve saha kayıtlarının kişi bazlı tutulması
Arıza teknisyeni	Genellikle evet	Arıza müdahalesi ve işlem geçmişi
Operasyon sorumlusu	Evet	Planlama ve ekip takibi
Muhasebe personeli	Evet	Cari ve tahsilat işlemleri
Firma sahibi	Genellikle evet	Raporlama ve genel kontrol
Depo sorumlusu	İhtiyaca göre	Stok giriş-çıkış işlemleri
Satış personeli	İhtiyaca göre	Teklif ve müşteri takibi
Ofis destek personeli	İhtiyaca göre	Yetki ve görev kapsamına bağlı

Bu tablo başlangıç noktasıdır. Asıl hesaplama firmanın gerçek çalışma düzenine göre yapılmalıdır.

Saha teknisyenlerini ayrı değerlendirin

Kullanıcı sayısında en büyük grup genellikle teknisyenlerdir.

Örneğin firmanızda:

• 6 bakım teknisyeni
• 2 arıza teknisyeni
• 1 teknik sorumlu

bulunuyorsa saha tarafında yaklaşık 9 kullanıcıya ihtiyaç duyabilirsiniz.

Ancak aynı teknisyen hem bakım hem arıza görevlerini yapıyorsa iki ayrı kullanıcı gerekmez. Aynı kişi tek hesabıyla farklı görevleri yürütebilir.

Buradaki temel ölçüt personelin görev sayısı değil, sisteme giriş yapacak farklı kişi sayısıdır.

Ortak Kullanıcı Hesabı Kullanmak Neden Sorun Yaratır?

Bazı firmalar lisans maliyetini azaltmak amacıyla birkaç teknisyenin aynı kullanıcı hesabını kullanmasını düşünebilir.

Örneğin:

teknisyen01

isimli tek hesabın üç farklı çalışan tarafından kullanılması ilk bakışta ekonomik görünebilir. Ancak saha operasyonunda ciddi kayıt sorunlarına neden olabilir.

Şu soruların cevabı belirsizleşir:

• Bakımı hangi teknisyen yaptı?
• Arıza müdahalesine kim gitti?
• Fotoğrafı kim yükledi?
• Bakım formunu kim tamamladı?
• Eksik işlemden hangi personel sorumluydu?
• Hangi teknisyen kaç bakım yaptı?

Personel bazlı performans raporu da sağlıklı oluşturulamaz.

Örneğin bir ay içinde 480 bakım tamamlandıysa firma sahibi hangi teknisyenin kaç bakım yaptığını görmek isteyebilir.

Ortak hesap kullanılıyorsa bu veri güvenilir olmaz.

Bu nedenle özellikle saha personelinde her çalışana ayrı kullanıcı hesabı açılması, operasyon takibi açısından daha sağlıklı bir yöntemdir.

Asansorex gibi bakım takip sistemlerinde personel bazlı kullanıcı tanımlamak; bakım, arıza, görev ve saha hareketlerinin kim tarafından gerçekleştirildiğini daha düzenli takip etmeyi kolaylaştırır.

Kullanıcı Sayısını Adım Adım Nasıl Hesaplarsınız?

Sağlıklı bir hesaplama için toplam personel sayısından başlamak yerine sisteme gerçekten erişecek çalışanları belirlemek gerekir.

1. Saha personelini sayın

Öncelikle mobil uygulamayı kullanacak teknisyenleri belirleyin.

Örneğin:

• 7 bakım teknisyeni
• 2 arıza teknisyeni

Toplam saha kullanıcısı:

7 + 2 = 9 kullanıcı

Ancak aynı personelin iki görevi birden yaptığı durumlarda kişiyi yalnızca bir kez sayın.

2. Ofis kullanıcılarını belirleyin

Sonra sisteme bilgisayar veya mobil cihaz üzerinden giriş yapacak ofis çalışanlarını listeleyin.

Örneğin:

• 1 operasyon sorumlusu
• 1 muhasebe personeli
• 1 müşteri ilişkileri personeli

Toplam:

3 kullanıcı

3. Yönetici erişimini ekleyin

Firma sahibi veya şirket yöneticisinin raporlara ve operasyon durumuna erişmesi gerekiyorsa ayrıca kullanıcı oluşturulmalıdır.

Örneğin:

1 yönetici kullanıcısı

4. Diğer departmanları kontrol edin

Firmanızda ayrıca şu roller bulunabilir:

• depo sorumlusu
• satış temsilcisi
• satın alma personeli
• şube yöneticisi

Bu çalışanların yazılıma gerçekten erişmesi gerekiyorsa kullanıcı hesabına dahil edilmelidir.

Örnek hesaplama

Orta ölçekli bir bakım firmasını ele alalım.

Firma yapısı:

• 8 teknisyen
• 1 teknik sorumlu
• 2 ofis personeli
• 1 muhasebeci
• 1 firma sahibi
• 1 depo sorumlusu

Toplam potansiyel kullanıcı:

8 + 1 + 2 + 1 + 1 + 1 = 14 kullanıcı

Ancak depo sorumlusu stok işlemlerini ofis personeli üzerinden yürütüyorsa ayrı kullanıcıya ihtiyaç olmayabilir.

Bu durumda gerçek ihtiyaç:

13 kullanıcı

olabilir.

Buradaki amaç çalışan sayısını değil, aktif sistem kullanıcısını hesaplamaktır.

Eş Zamanlı Kullanıcı ile Tanımlı Kullanıcı Aynı Şey Değildir

Yazılım tekliflerini karşılaştırırken mutlaka öğrenilmesi gereken konulardan biri kullanıcı modelidir.

Bazı sistemlerde ücretlendirme:

• tanımlı kullanıcı sayısına,
• aktif kullanıcı sayısına,
• eş zamanlı kullanıcı sayısına,
• teknisyen sayısına,
• paket içindeki kullanıcı limitine

göre yapılabilir.

Bu kavramlar birbirinden farklıdır.

Örneğin sistemde 20 personel hesabı tanımlı olabilir ancak aynı anda yalnızca 7 kişi giriş yapıyor olabilir.

Eğer yazılım "eş zamanlı kullanıcı" üzerinden lisanslanıyorsa ihtiyaç hesabı farklı olur.

Tanımlı kullanıcı üzerinden fiyatlandırılıyorsa 20 hesabın tamamı lisansa dahil olabilir.

Bu nedenle teklif isterken yalnızca:

"Kaç kullanıcı var?"

diye sormak yeterli değildir.

Şu soruları da sorun:

1. Paket kaç kullanıcı içeriyor?
2. Kullanıcı sınırı tanımlı kullanıcı mı, aktif kullanıcı mı?
3. Teknisyen kullanıcıları ayrıca ücretli mi?
4. Ofis kullanıcıları ayrıca ücretli mi?
5. Yeni kullanıcı eklenirse ücret nasıl hesaplanıyor?
6. Kullanıcı silinip yerine yeni personel tanımlanabilir mi?
7. Şubeler için ayrı kullanıcı paketi gerekiyor mu?

Bu sorular toplam maliyeti anlamanızı kolaylaştırır.

Firma Büyümesini de Hesaba Katın

Bugünkü kullanıcı ihtiyacına göre paket almak bazen yeterli olmayabilir.

Asansör bakım firmalarında personel sayısı özellikle yeni bakım portföyü kazanıldığında hızlı değişebilir.

Örneğin bugün:

• 250 asansör
• 5 teknisyen
• 2 ofis çalışanı

ile çalışan bir firma, bir yıl içinde 500 asansöre ulaştığında yeni teknisyenler istihdam etmek zorunda kalabilir.

Başlangıçta 8 kullanıcılı bir paket yeterliyken birkaç ay sonra 12–15 kullanıcı gerekebilir.

Bu nedenle yazılım seçiminde yalnızca mevcut durumu değil, önümüzdeki 12–24 aylık büyümeyi de düşünmek faydalıdır.

Kullanıcı kapasitesinde güvenli pay bırakın

Örneğin mevcut ihtiyacınız 11 kullanıcıysa tam 11 kullanıcı sınırı bulunan paket yerine birkaç kullanıcı büyüme alanı sunan paket daha rahat olabilir.

Genel planlama yaklaşımı olarak:

Mevcut kullanıcı ihtiyacı + olası yeni personel

formülü kullanılabilir.

Örneğin:

11 mevcut kullanıcı + 3 büyüme payı = 14 kullanıcı kapasitesi

Bu bir mevzuat gerekliliği değil, operasyonel planlama yaklaşımıdır.

Küçük, Orta ve Büyük Firmalar İçin Örnek Kullanıcı Hesabı

Her firmanın yapısı farklı olsa da aşağıdaki örnekler fikir verebilir.

Firma yapısı	Teknisyen	Ofis/yönetim	Tahmini kullanıcı
Küçük bakım firması	2–4	1–2	3–6
Büyüyen firma	5–10	2–4	7–14
Orta ölçekli firma	10–20	3–6	13–26
Çok ekipli firma	20+	5+	25+

Bu rakamlar kesin standart değildir. Kullanıcı ihtiyacı firmanın saha organizasyonuna göre değişir.

Örneğin 15 teknisyeni bulunan bir firma, tüm saha personelinin uygulamayı aktif kullanmasını istiyorsa en az 15 saha hesabına ihtiyaç duyabilir.

Buna operasyon, muhasebe ve yöneticiler eklendiğinde toplam kullanıcı sayısı 20'ye yaklaşabilir.

Kullanıcı Yetkileri Sayı Kadar Önemlidir

Yalnızca kaç kullanıcı olduğu değil, her kullanıcının hangi bilgileri görebildiği de önemlidir.

Bir teknisyenin şirketin tüm finansal kayıtlarını görmesine gerek yoktur. Aynı şekilde muhasebe personelinin saha teknisyeninin teknik görevlerini değiştirmesi gerekmeyebilir.

İyi yapılandırılmış bir bakım programında kullanıcı rolleri görev bazlı ayrılabilmelidir.

Örneğin:

Teknisyen

• Kendi bakım görevlerini görür.
• Arıza kayıtlarını görür.
• Fotoğraf yükler.
• Bakım işlemini tamamlar.
• Gerekli saha bilgilerini kaydeder.

Operasyon sorumlusu

• Tüm ekiplerin görevlerini görür.
• Bakım planı oluşturur.
• İş dağılımı yapar.
• Geciken işleri takip eder.

Muhasebe

• Cari hesapları takip eder.
• Tahsilat kayıtlarını işler.
• Gelir-gider hareketlerini kontrol eder.

Firma sahibi

• Genel raporları görüntüler.
• Operasyon performansını takip eder.
• Finansal ve saha verilerini üst seviyede inceler.

Rol ve yetki ayrımı özellikle büyüyen firmalarda veri güvenliği ve işlem sorumluluğu açısından önem kazanır.

Yazılım Teklifi Alırken Kullanıcı Maliyetini Nasıl Karşılaştırmalısınız?

İki Asansör Bakım Programı arasında fiyat karşılaştırması yaparken yalnızca yıllık paket ücretine bakmak yanıltıcı olabilir.

Örneğin:

Program A

• Yıllık ücret: 15.000 TL
• 5 kullanıcı dahil
• İlave kullanıcı ücretli

Program B

• Yıllık ücret: 20.000 TL
• 20 kullanıcı dahil

Firma 15 kullanıcıya ihtiyaç duyuyorsa ilk bakışta daha ucuz görünen Program A, ek kullanıcı ücretleriyle daha pahalı hale gelebilir.

Bu nedenle karşılaştırma şu formülle yapılmalıdır:

Toplam yıllık maliyet = Paket bedeli + Ek kullanıcı maliyeti + Zorunlu ek modüller

Ayrıca kullanıcı sayısının yıl içinde değişmesi halinde fiyatın nasıl güncellendiğini de öğrenmek gerekir.

Özellikle büyüme planı bulunan firmalarda sabit ve öngörülebilir lisans modeli bütçe planlamasını kolaylaştırır.

Kullanıcı Hesabında Yapılan Yaygın Hatalar

Firmaların yazılım satın alma sürecinde sık yaptığı bazı hatalar vardır.

• Çalışan sayısını doğrudan kullanıcı sayısı kabul etmek.
• Tüm teknisyenlere tek ortak hesap vermek.
• Muhasebe veya operasyon personelini hesaba katmamak.
• Firma sahibinin ayrı erişim ihtiyacını unutmak.
• Yeni işe alınacak personeli planlamamak.
• Şube kullanıcılarını hesaba katmamak.
• Ek kullanıcı ücretlerini teklif aşamasında sormamak.
• Kullanıcı yetkilerini incelemeden yazılım seçmek.

Bu hataların büyük bölümü satın alma öncesinde basit bir kullanıcı listesi hazırlanarak önlenebilir.

En pratik yöntem Excel veya kağıt üzerinde şu sütunları oluşturmaktır:

• Personel
• Görev
• Sisteme giriş gerekli mi?
• Mobil uygulama gerekli mi?
• Finansal erişim gerekli mi?
• Kullanıcı hesabı gerekli mi?

Liste tamamlandığında gerçek ihtiyaç çok daha net ortaya çıkar.

Sıkça Sorulan Sorular

Her teknisyene ayrı kullanıcı açmak gerekir mi?

Saha işlemlerinin kim tarafından yapıldığını sağlıklı takip etmek için genellikle her teknisyene ayrı kullanıcı açılması önerilir. Ortak hesap kullanımı bakım ve arıza kayıtlarında personel bazlı takibi zorlaştırabilir.

Firma sahibi için ayrıca kullanıcı gerekir mi?

Firma sahibi sisteme girerek raporları, bakım durumunu veya finansal kayıtları takip edecekse ayrı kullanıcı oluşturulması daha sağlıklıdır.

Kullanıcı sayısı çalışan sayısına eşit olmak zorunda mı?

Hayır. Yazılımı kullanmayacak personelin kullanıcı hesabına ihtiyacı olmayabilir. Kullanıcı sayısı, sisteme aktif olarak giriş yapması gereken kişilere göre belirlenmelidir.

Yeni teknisyen işe alınırsa ne olur?

Bu durum kullanılan yazılımın lisans politikasına bağlıdır. Bazı paketlerde belirli sayıda kullanıcı dahildir, bazı sistemlerde ise her ek kullanıcı için ek ücret alınabilir. Satın alma öncesinde bu koşul mutlaka sorulmalıdır.

Tek kullanıcıyı birden fazla teknisyen kullanabilir mi?

Teknik olarak bazı sistemlerde mümkün olabilir ancak operasyonel olarak önerilmez. Bakım kayıtlarının hangi personel tarafından oluşturulduğunun belirlenmesini zorlaştırır.

Asansör bakım yazılımında ideal kullanıcı sayısı nedir?

Tek bir ideal sayı yoktur. Doğru sayı; teknisyen, operasyon, muhasebe, yönetici ve diğer aktif sistem kullanıcılarının toplamına göre belirlenir. Ayrıca firmanın yakın dönem büyüme planı da dikkate alınmalıdır.

Özet

Asansör Bakım Programı seçiminde kullanıcı sayısı hesabı, yalnızca çalışan sayısını yazmak kadar basit değildir. Saha teknisyenleri, operasyon ekibi, muhasebe, firma sahibi, depo ve satış personeli ayrı ayrı değerlendirilmelidir.

En sağlıklı yöntem, sisteme gerçekten giriş yapacak kişileri listelemek ve mümkün olduğunca her aktif personele kişisel kullanıcı hesabı tanımlamaktır. Böylece bakım, arıza ve diğer işlemlerin kim tarafından yapıldığı net şekilde takip edilir.

Yazılım tekliflerini karşılaştırırken de paket fiyatının yanında kullanıcı limiti, ek kullanıcı ücreti, teknisyen hesapları ve büyüme durumunda oluşacak maliyet mutlaka değerlendirilmelidir.

Asansorex gibi asansör bakım ve yönetim yazılımlarında kullanıcıları görev ve yetkilerine göre ayırmak, saha ile ofis arasındaki iş akışını daha düzenli hale getirirken firma büyüdükçe operasyonun kontrol altında tutulmasına yardımcı olur.