Asansör Bakım Takip Programı seçiminde kullanıcı sayısı hesabı

İÇERİK

Asansör bakım firmaları bir Asansör Bakım Takip Programı seçerken çoğu zaman ilk olarak özelliklere ve toplam lisans fiyatına bakar. Oysa fiyatı ve günlük kullanım verimliliğini doğrudan etkileyen önemli konulardan biri de kullanıcı sayısıdır. Beş kişilik bir ekip için on kullanıcı satın almak gereksiz maliyet oluşturabilirken, 15 kişinin aktif çalıştığı bir firmada yalnızca beş kullanıcı tanımlamak operasyonu kilitleyebilir.

Buradaki temel soru, şirkette kaç kişinin çalıştığı değil, kaç kişinin programa kendi hesabıyla erişmesi gerektiğidir. Teknisyenlerin vardiya düzeni, ofis personelinin görevleri, firma sahibinin rapor ihtiyacı, şube yapısı ve bina yöneticilerine verilen erişimler hesaba katılmalıdır. Doğru kullanıcı hesabı yapıldığında program yalnızca daha ekonomik değil, aynı zamanda daha güvenli ve takip edilebilir hale gelir.

Kullanıcı sayısı neden personel sayısıyla aynı değildir?

Bir asansör firmasında 20 çalışan bulunması, mutlaka 20 ücretli yazılım kullanıcısına ihtiyaç olduğu anlamına gelmez. Aynı şekilde sekiz çalışanı olan bir firmanın sekiz kullanıcıyla yetinebileceği de kesin değildir.

Öncelikle çalışanları programa erişim ihtiyacına göre ayırmak gerekir.

Örneğin bir firmada:

• 1 firma sahibi
• 1 operasyon sorumlusu
• 2 ofis personeli
• 8 bakım teknisyeni
• 2 arıza teknisyeni
• 1 depo sorumlusu
• 1 muhasebe personeli

bulunuyorsa toplam personel sayısı 16'dır. Ancak kullanıcı ihtiyacı çalışma biçimine göre 12, 14 veya 16 olabilir.

Firma sahibi yalnızca raporlara bakıyorsa yine kişisel hesabı bulunması faydalıdır. Muhasebe çalışanı sisteme doğrudan girmiyorsa kullanıcıya ihtiyaç duymayabilir. Buna karşılık bakım teknisyenlerinin her birinin kendi hesabıyla işlem yapması, bakım geçmişinin ve saha performansının doğru tutulması açısından önemlidir.

Kullanıcı hesabı hesabında temel ölçü, bordrodaki çalışan sayısı değil, sistem üzerinde işlem yapacak bağımsız kişilerin sayısıdır.

Özellikle saha ekiplerinde ortak kullanıcı kullanmak kısa vadede tasarruf gibi görünse de daha sonra ciddi takip sorunlarına neden olur. Hangi teknisyenin hangi bakımı yaptığı, arızayı kimin kapattığı veya fotoğrafı kimin yüklediği belirsizleşebilir.

Kullanıcı hesabına kimler dahil edilmeli?

Sağlıklı bir hesaplama için önce kullanıcı gruplarını belirlemek gerekir.

Saha teknisyenleri

Bakım, arıza veya montaj operasyonlarında programa mobil cihazdan işlem yapan her teknisyenin mümkünse kişisel kullanıcı hesabı bulunmalıdır.

Örneğin teknisyen:

• Kendisine atanan bakım listesini görüyorsa,
• Bakım sonucunu kaydediyorsa,
• Fotoğraf veya imza alıyorsa,
• Arıza kaydını kapatıyorsa,
• Kullanılan malzemeyi sisteme işliyorsa,
• Sahadan servis formu oluşturuyorsa,

ayrı kullanıcı olarak değerlendirilmelidir.

İki teknisyenin aynı telefon veya kullanıcı adıyla sisteme girmesi, özellikle yapılan işlemlerin personel bazında izlenmesini zorlaştırır.

Operasyon ve ofis personeli

Bakım planı oluşturan, arıza yönlendiren, müşteri kaydı açan veya teknisyen programı hazırlayan kişiler de kullanıcı hesabına dahil edilmelidir.

Örneğin ofiste üç kişi çalışıyor ancak bunlardan yalnızca ikisi yazılım üzerinde aktif işlem yapıyorsa iki kullanıcı yeterli olabilir.

Firma sahibi veya yönetici

Firma sahibinin her gün sisteme veri girmesi gerekmeyebilir. Ancak tahsilat durumu, tamamlanan bakımlar, açık arızalar veya personel performansı gibi raporları görmek istiyorsa ayrı hesap kullanması daha doğrudur.

Muhasebe ve cari takip personeli

Asansör Bakım Takip Programı cari hesap, faturalandırma veya tahsilat süreçlerinde de kullanılıyorsa muhasebe tarafında görev yapan personelin kullanıcı ihtiyacı oluşabilir.

Ancak muhasebe çalışanı sadece ayrı bir muhasebe programı kullanıyor ve bakım sistemine hiç girmiyorsa bu kişiyi kullanıcı sayısına dahil etmek gerekmeyebilir.

Bina yöneticileri ve müşteriler

Burada önemli bir ayrım vardır. Bazı yazılımlarda bina yöneticisi veya müşteri portalı kullanıcıları ana lisans kullanıcı sayısına dahil edilmezken bazı çözümlerde farklı lisans politikaları uygulanabilir.

Bu nedenle teklif alırken şu soru mutlaka sorulmalıdır:

“Müşteri veya bina yöneticisi erişimleri ücretli kullanıcı limitine dahil mi?”

100 bina yöneticisine erişim vermek isteyen bir firmanın, yanlış lisans modeli seçmesi durumunda beklenmeyen maliyetlerle karşılaşması mümkündür.

Asansör firması için kullanıcı sayısı nasıl hesaplanır?

En pratik yöntem, personeli görev grubuna göre listeleyerek gerçekten programa giriş yapacak kişileri işaretlemektir.

Aşağıdaki tablo örnek bir hesaplama modeli gösterir:

Personel grubu	Toplam kişi	Programa erişecek kişi	Önerilen kullanıcı
Firma sahibi	1	1	1
Operasyon sorumlusu	1	1	1
Ofis personeli	2	2	2
Bakım teknisyeni	8	8	8
Arıza teknisyeni	2	2	2
Depo sorumlusu	1	1	1
Muhasebe	1	0	0
Toplam	16	15	15

Bu örnekte firma 16 personelli olmasına rağmen gerçek ihtiyaç 15 kullanıcıdır.

Hesaplama şu sırayla yapılabilir:

1. Tüm çalışanları görevlerine göre listeleyin.
2. Programa doğrudan giriş yapacak kişileri belirleyin.
3. Saha teknisyenlerini ayrı ayrı kullanıcı olarak hesaplayın.
4. Ofiste yalnızca programa erişecek personeli dahil edin.
5. Firma sahibinin ve operasyon yöneticilerinin erişim ihtiyacını ekleyin.
6. Bina yöneticisi ve müşteri portalının lisans politikasını öğrenin.
7. Önümüzdeki 6-12 aylık personel artışını ayrıca değerlendirin.

Örneğin bugün 10 teknisyeni bulunan ancak yıl sonuna kadar üç teknisyen daha almayı planlayan bir firma, lisans paketlerini yalnızca bugünkü kadroya göre karşılaştırmamalıdır.

Ortak kullanıcı kullanmak neden yanlış bir tasarruf olabilir?

Kullanıcı başına ücretlendirme yapan sistemlerde firmaların ilk refleksi bazen kullanıcı sayısını azaltmak olur. Özellikle saha tarafında “İki teknisyen aynı hesaptan girsin” yaklaşımı görülebilir.

Bu yöntem kısa vadede lisans maliyetini düşürse de operasyonel takip kalitesini azaltır.

Personel performansı ölçülemez

Aynı kullanıcı hesabından beş kişinin işlem yaptığını düşünelim. Sistem üzerinde 120 bakım tamamlanmış görünür ancak hangi teknisyenin kaç bakım gerçekleştirdiği net olarak ayrılamaz.

İşlem sorumluluğu belirsizleşir

Bir arıza kaydında yanlış bilgi girildiğinde veya bakım tamamlandı olarak işaretlendiğinde işlemi kimin gerçekleştirdiğini bulmak zorlaşır.

Personel değişikliğinde güvenlik riski oluşur

Ortak kullanılan şifreyi bilen bir çalışan şirketten ayrıldığında parolanın değiştirilmesi ve tüm ekibe yeniden bildirilmesi gerekir.

Kişisel kullanıcı hesabında ise yalnızca ayrılan çalışanın erişimi kapatılır.

Saha kayıtlarının güvenilirliği azalır

Bakım kayıtlarının personel, tarih, saat, fotoğraf ve yapılan işlemle birlikte tutulması operasyon açısından değer taşır. Kullanıcıların birbirinden ayrılmaması bu kayıtların anlamını azaltabilir.

Asansorex gibi saha ve bakım süreçlerini tek sistemde takip eden çözümlerde teknisyenlere ayrı kullanıcı tanımlamak; yapılan bakımın, arıza müdahalesinin ve saha işlemlerinin kişi bazında daha düzenli izlenmesini sağlar.

Lisans seçerken sadece bugünkü kullanıcı sayısına bakmayın

Asansör firmalarında müşteri portföyü büyüdükçe personel sayısı da değişebilir. Bugün 150 asansöre bakım veren bir firma altı ay sonra 300 asansöre ulaştığında yeni teknisyenlere ihtiyaç duyabilir.

Bu nedenle program seçerken kullanıcı hesabını iki farklı rakamla yapmak daha sağlıklıdır:

Mevcut kullanıcı ihtiyacı: Program bugün kullanılmaya başlasa kaç kişi giriş yapacak?

12 aylık tahmini kullanıcı ihtiyacı: Yeni personel alımı ve şube büyümesi gerçekleşirse kaç kullanıcı gerekecek?

Örneğin:

• Bugünkü ihtiyaç: 8 kullanıcı
• 6 ay sonra beklenen: 10 kullanıcı
• 12 ay sonra beklenen: 13 kullanıcı

Bu durumda yalnızca sekiz kullanıcıya uygun görünen bir paketin üst kullanıcı maliyetini de araştırmak gerekir.

Teklif aşamasında şu noktalar özellikle kontrol edilmelidir:

• Pakete kaç kullanıcı dahil?
• Ek kullanıcı ücreti nedir?
• Kullanıcı artırmak için paket değiştirmek gerekiyor mu?
• Kullanıcı silip yerine başka kullanıcı açılabiliyor mu?
• Pasif kullanıcılar limite dahil oluyor mu?
• Mobil ve web kullanıcıları ayrı mı hesaplanıyor?
• Şube başına ayrı kullanıcı limiti var mı?
• Bina yöneticisi veya müşteri kullanıcıları limite dahil mi?

Bu sorular özellikle fiyat karşılaştırmasında önemlidir. İlk bakışta daha ucuz görünen bir program, ek kullanıcı maliyetleri nedeniyle toplamda daha pahalı hale gelebilir.

Doğru kullanıcı planı için pratik senaryolar

Her asansör firmasının organizasyon yapısı farklıdır. Bu nedenle tek bir doğru kullanıcı sayısı yoktur.

Küçük firma örneği

Firma yapısı:

• 1 firma sahibi
• 1 ofis çalışanı
• 3 teknisyen

Firma sahibi de programa aktif olarak giriyorsa yaklaşık 5 kullanıcı gerekir.

Orta ölçekli firma örneği

Firma yapısı:

• 1 firma sahibi
• 1 operasyon sorumlusu
• 3 ofis çalışanı
• 10 teknisyen
• 1 depo personeli

Herkes aktif kullanıyorsa yaklaşık 16 kullanıcı gerekir.

Teknisyen ekipleri ikili çalışıyorsa

Bazı firmalarda teknisyenler sürekli ikili ekipler halinde çalışır. Bu durumda “Her ekip için tek kullanıcı yeterli mi?” sorusu ortaya çıkar.

Tek cihaz kullanılabilir ancak mümkünse teknisyenlerin kişisel kullanıcılarının bulunması daha sağlıklı bir modeldir. Çünkü çalışan değiştiğinde, ekipler yeniden oluşturulduğunda veya personel performansı incelendiğinde kullanıcı bazlı kayıt önemli hale gelir.

Cihaz sayısı ile kullanıcı sayısını birbirine karıştırmamak gerekir.

Örneğin:

10 kullanıcı + 6 telefon mümkündür.

Her kullanıcı için mutlaka şirketin ayrı telefon satın alması gerekmez. Programın cihaz politikasına bağlı olarak farklı çalışma modelleri uygulanabilir.

Sıkça Sorulan Sorular

Her teknisyen için ayrı kullanıcı almak gerekir mi?

Teknisyenlerin bakım, arıza ve saha işlemlerini kendileri kaydettiği yapılarda ayrı kullanıcı hesabı kullanılması tavsiye edilir. Böylece yapılan işlemler personel bazında izlenebilir ve ortak şifre kullanımından kaynaklanan karışıklıklar önlenir.

Kullanıcı sayısı telefon sayısıyla aynı mı olmalıdır?

Hayır. Kullanıcı sayısı programa giriş yapacak kişileri, cihaz sayısı ise kullanılan telefon veya tabletleri ifade eder. Bir firmanın 12 kullanıcısı ancak sekiz saha cihazı bulunabilir.

Firma sahibi kullanıcı hesabına dahil edilmeli mi?

Firma sahibi rapor, müşteri durumu, tahsilat, bakım performansı veya arıza kayıtlarını sistemden takip edecekse ayrı kullanıcı hesabı oluşturulması daha uygundur.

Bina yöneticileri kullanıcı sayısına dahil edilir mi?

Bu durum yazılımın lisans politikasına göre değişebilir. Müşteri portalı veya bina yöneticisi erişimlerinin ücretli kullanıcı limitine dahil olup olmadığı teklif aşamasında mutlaka sorulmalıdır.

Personel ayrılırsa kullanıcı hakkı boşa gider mi?

Birçok sistemde ayrılan personelin hesabı pasif hale getirilerek yeni personele yeni kullanıcı tanımlanabilir. Ancak lisans politikaları farklı olabileceği için program satın alınmadan önce bu konu netleştirilmelidir.

Kullanıcı sayısını fazla almak mı az almak mı daha doğru?

Gereğinden fazla kullanıcı satın almak maliyeti artırabilir; eksik almak ise ortak kullanıcı kullanımına ve operasyonel karışıklığa yol açabilir. En doğru yöntem mevcut aktif kullanıcıları hesaplamak ve kısa vadeli personel büyümesini ayrıca değerlendirmektir.

Özet

Asansör Bakım Takip Programı seçiminde kullanıcı sayısını hesaplarken şirketin toplam çalışan sayısına değil, programa aktif olarak erişecek kişi sayısına bakılmalıdır. Saha teknisyenleri, operasyon personeli, ofis çalışanları, firma sahibi ve gerektiğinde depo veya cari takip personeli ayrı değerlendirilmelidir.

Özellikle teknisyenlerde ortak kullanıcı kullanmak lisans maliyetini azaltıyor gibi görünse de bakım geçmişi, personel performansı ve işlem sorumluluğu açısından ileride sorun oluşturabilir. Bunun yanında müşteri portalı, bina yöneticisi erişimi, ek kullanıcı ücretleri ve şube kullanıcı politikası da teklif karşılaştırmasına dahil edilmelidir.

Program seçmeden önce bugünkü ihtiyacınızı ve önümüzdeki 6-12 aylık büyüme tahmininizi birlikte hesaplamak en sağlıklı yöntemdir. Asansorex gibi bakım ve saha operasyonlarını aynı sistemde yöneten çözümleri değerlendirirken de yalnızca özellikleri değil, firmanızın gerçek kullanıcı yapısına uygun lisans modelini dikkate almak uzun vadede daha kontrollü bir maliyet ve daha düzenli bir operasyon sağlar.