Asansör Bakım Yönetim Programı Seçiminde Kullanıcı Sayısı Nasıl Hesaplanır?

İÇERİK

Asansör Bakım Yönetim Programı seçerken “Kaç kullanıcıya ihtiyacımız var?” sorusuna yalnızca teknisyen sayısıyla cevap vermek kolaydır. Ancak bakım planını hazırlayan ofis çalışanı, arızaları yönlendiren sorumlu ve tahsilatı takip eden kişi de programa düzenli erişiyorsa hesap değişir. Bu rehberde, firmanızın bugün ihtiyaç duyduğu hesap sayısını görevlerden başlayarak belirleyecek, örnek bir tabloyla sonucu kontrol edecek ve büyüme payını abartmadan nasıl ekleyeceğinizi göreceksiniz.

Kullanıcı sayısı neden ekip sayısıyla aynı değildir?

Bir asansör bakım firmasında aynı kişi birkaç görev üstlenebilir. Firma sahibi sözleşmeleri izlerken tahsilatları da kontrol edebilir; küçük bir işletmede ofis çalışanı hem bakım takvimini düzenleyip hem arıza çağrılarını kaydedebilir. Bu kişilerin her biri, görev sayısı kadar değil, genellikle birer kişisel hesap gerektirir.

Tersi durum da görülür: “Üç saha ekibimiz var” diyen bir firmada her ekipte iki teknisyen çalışıyorsa sahada programa erişecek kişi sayısı altı olabilir. Ekip başına tek hesap açılması ilk bakışta ekonomik görünse de bakım kaydını kimin oluşturduğu, fotoğrafı kimin eklediği ve işi kimin tamamladığı belirsizleşir.

Bu nedenle ilk ayrım şudur: Ekip, cihaz ve kullanıcı aynı şey değildir. İki kişinin kullandığı bir servis aracı tek araçtır; iki teknisyenin kullandığı ortak telefon tek cihazdır. Her teknisyenin kendi işiyle ilgili kaydı oluşturması bekleniyorsa kullanıcı ihtiyacı iki kişidir. Yazılım teklifinde “kullanıcı” tanımının kişisel hesap mı, aynı anda açık oturum mu olduğunu ayrıca sorun.

Önce programa girecek kişileri görevlerine göre yazın

Personel listesini açıp herkesin adının karşısına programa neden gireceğini yazın. Yalnızca raporları toplantıda dinleyen bir çalışanla her gün bakım formu dolduran teknisyen aynı erişim ihtiyacına sahip değildir.

Aşağıdaki sorular, hesap açılması gereken kişileri ayırmanıza yardımcı olur:

• Saha teknisyenleri: Görev alıyor, bakım veya arıza kaydı oluşturuyor, fotoğraf ya da imza ekliyorlar mı?
• Saha sorumlusu: Kendi bakım işlerini yapmanın yanında diğer teknisyenlerin işlerini kontrol ediyor mu?
• Planlama personeli: Bakım takvimini oluşturuyor, görev atıyor veya ertelenen işleri yeniden planlıyor mu?
• Arıza çağrılarını karşılayan kişi: Gelen bildirimi kaydediyor ve müdahale edecek ekibe iletiyor mu?
• Finans veya tahsilat personeli: Fatura, ödeme ve cari kayıtlarını düzenli olarak takip ediyor mu?
• Firma sahibi veya yönetici: Raporları doğrudan programdan inceliyor ya da sözleşmeler üzerinde işlem yapıyor mu?

Aynı kişi iki satırdaki işi yapıyorsa onu toplamda bir kez sayın. Örneğin planlamayı ve arıza yönlendirmesini Ayşe Hanım yürütüyorsa iki görev, tek kullanıcı söz konusudur. Muhasebeciniz yalnızca kendisine gönderilen belgeleri inceliyor ve programa giriş yapmıyorsa onu kullanıcı hesabına eklemeyin.

Bina yöneticileri için de ayrı bir kontrol yapın. Bir yazılımda müşteri portalına erişim, firmanın çalışan kullanıcı limitinden ayrı değerlendirilebilir. Bunun bütün ürünlerde aynı olduğunu varsaymayın; teklif üzerinde bina yöneticisi erişiminin limite dahil olup olmadığını açıkça doğrulayın.

Örnek hesap: 12 kişilik firmada kaç hesap gerekir?

Aşağıdaki örnekte firmanın toplam 12 çalışanı var. İki kişi programa girmeden işini sürdürüyor; bazı çalışanlar ise birden fazla görevi aynı hesapla yapıyor. Sonuç, personel sayısını doğrudan lisans sayısı kabul etmekten farklı çıkıyor.

Bu firma için başlangıç ihtiyacı 11 kişisel hesaptır. Fakat tabloyu bir kez hazırlayıp bırakmamak gerekir. Firma gelecek üç ay içinde iki teknisyen daha alacaksa yakın dönem ihtiyacı 13 hesaba çıkar. Yeni teknisyenlerin işe alımı kesinleşmemişse, bugünkü ihtiyacı 11 olarak kaydedip paket büyütme koşullarını öğrenmek daha sağlıklı olabilir.

Bir başka ayrıntı da görev değişimidir. Ayrılan bir çalışanın yerine gelen kişiye hesabın devredilmesi mümkün mü? Eski çalışanın oluşturduğu servis kayıtları korunurken erişimi kapatılabiliyor mu? Bunları önceden sormak, kullanıcı sınırının günlük iş akışını nasıl etkileyeceğini gösterir.

Büyüme payını nasıl belirlemelisiniz?

Kullanıcı hesabında büyüme payı bırakmak yararlıdır; fakat gerçekleşmesi belirsiz bir genişleme için yüksek bir pakete geçmek de gereksiz gider oluşturabilir. Bugünkü aktif kullanıcı, yakın dönem kesin ihtiyaç ve olasılık için üç ayrı sayı yazın.

Örneğin bugün 11 kullanıcıya ihtiyacı olan bir firma, iki yeni teknisyenle anlaşmış ve bir şube açma fikrini değerlendiriyor olsun. Plan şöyle okunur:

1. Bugün programa düzenli girecek kişi sayısı: 11.
2. İşe alımı kesinleşmiş teknisyen sayısı: 2.
3. Yakın dönem planlanan kullanıcı sayısı: 13.
4. Henüz kararı verilmemiş şube için kullanıcı sayısı: ayrı senaryo.

Burada 13, teklifleri karşılaştırmak için güçlü bir hedef sayıdır. Şube açılışı ise gerçekleştiğinde gerekecek ek hesaplar ve paket geçiş bedeliyle ayrıca değerlendirilir. Böylece olası bütün ihtiyaçları bugünden satın almak zorunda kalmadan büyümenin maliyetini görürsünüz.

Mevsimsel iş yükü için de aynı yöntem işe yarar. Kısa süreli destek veren teknisyenler programa kendi hesaplarıyla girecekse kullanıcı ekleme ve çıkarma koşullarını öğrenin. Ücretlendirme aylık mı, yıllık mı; dönem ortasında eklenen kullanıcı için nasıl hesap yapılıyor? Yalnızca paket üzerindeki üst sınırı bilmek bu soruları cevaplamaz.

Teklif karşılaştırırken hangi kullanıcı sınırlarını sorun?

İki yazılımın aynı sayıda kullanıcı sunması, sahada aynı kullanım kolaylığını sağlayacağı anlamına gelmez. Satın alma görüşmesinde şu noktaları yazılı olarak netleştirin:

• Limit, tanımlı kişi sayısına mı yoksa eş zamanlı girişe mi uygulanıyor?
• Teknisyen ve ofis personeli aynı kullanıcı havuzundan mı sayılıyor?
• Firma sahibinin rapor erişimi kullanıcı limitine dahil mi?
• Bina yöneticisinin müşteri erişimi ayrı mı?
• Bir kullanıcı hem telefondan hem bilgisayardan giriş yapabiliyor mu?
• Yeni kullanıcı eklemek ve ayrılan çalışanın erişimini kapatmak nasıl ücretlendiriliyor?
• Kullanıcı sınırı aşıldığında tek hesap eklenebiliyor mu, yoksa üst pakete geçmek mi gerekiyor?
• Paket değişiminde mevcut bakım ve arıza kayıtlarına erişim devam ediyor mu?

Asansorex’in güncel web sayfasında yayımlanan yıllık paketlerde kullanıcı sınırları sırasıyla 10, 25 ve sınırsız olarak gösteriliyor. Bu örnekte 11 kullanıcıya ihtiyaç duyan bir firma, yalnızca asansör kapasitesine bakarak 10 kullanıcılı paketi seçerse daha ilk gün sınırla karşılaşabilir. Paket seçimini hem asansör adedi hem hesap ihtiyacı üzerinden yapın; satın alma öncesinde geçerli koşulları teklif üzerinde teyit edin.

Ortak hesap kullanmak neden hesabı yanıltır?

Tek bir hesabın şifresini bütün saha ekibine vermek kullanıcı sayısını düşürmüş gibi görünür. Gerçekte ise işin izlenmesini zorlaştırır. Örneğin bir bakım formunda eksik fotoğraf varsa kaydı kimin oluşturduğunu anlamak, aynı hesabı dört teknisyen kullandığında güçleşir. Görev bildirimi yanlış kişiye gidebilir; işten ayrılan çalışanın bildiği ortak şifreyi değiştirmek de bütün ekibin girişini etkiler.

Kişisel hesaplarla çalışma düzeni, özellikle vardiya veya ekip değişiminde fayda sağlar. Bakımı başlayan teknisyen, işi tamamlayan kişi ve ofiste kaydı kontrol eden çalışan ayrı ayrı görülebiliyorsa eksik bilgi daha kolay tamamlanır. Bu, daha fazla hesap satın almak için başlı başına bir gerekçe değil; gerçek kullanıcı ihtiyacını doğru saymak için bir ölçüttür.

Seçtiğiniz Asansör Bakım Yönetim Programı üzerinde küçük bir deneme yapın: İki teknisyene ayrı işler atayın, bir işin fotoğrafını ve notunu eksik bırakın, sonra ofiste kiminle görüşmeniz gerektiğine bakın. Asansorex gibi saha ve ofis kayıtlarını bir araya getiren bir yazılımda bu deneme, hesap sayısının yanı sıra rol dağılımını da değerlendirmenize yardımcı olur.

Sıkça Sorulan Sorular

Her teknisyen için ayrı kullanıcı hesabı gerekir mi?

Teknisyenler görevlerini kendi adlarına alıyor ve servis kaydı oluşturuyorsa hesaplamaya her birini ayrı kullanıcı olarak dahil edin. Yazılımın kullanıcı tanımını ve ücretlendirmesini tekliften doğrulayın.

Firma sahibi yalnızca rapor bakıyorsa kullanıcı sayılır mı?

Programa kendi hesabıyla girerek rapor bakacaksa genellikle hesap ihtiyacına dahil edilmelidir. Bazı ürünler yalnızca görüntüleme yetkisini farklı fiyatlandırabilir; bunu varsaymak yerine satıcıya sorun.

Bina yöneticileri kullanıcı limitinden düşer mi?

Ürünün müşteri erişimi modeline bağlıdır. Bina yöneticileri ayrı bir portaldan erişebiliyorsa bu erişimin çalışan kullanıcı limitine dahil olup olmadığını yazılı olarak öğrenin.

Ortak telefon kullanan iki teknisyen kaç kullanıcıdır?

Telefon sayısı kullanıcı sayısını belirlemez. İki teknisyen kendi görev ve kayıtlarını kişisel hesaplarıyla yönetecekse ihtiyacınız iki kullanıcıdır. Ayrıca aynı cihazda hesap değiştirme sürecini denemede kontrol edin.

İşten ayrılan çalışanın hesabı yeni personele verilebilir mi?

Birçok yazılımda eski çalışanın erişimi kapatılıp yeni personele hesap açılabilir; geçmiş kayıtların kime ait görüneceği ve bunun ek ücrete yol açıp açmayacağı ürün koşullarına bağlıdır. Karar vermeden önce iki durumu da sorun.

Özet

Asansör Bakım Yönetim Programı için kullanıcı sayısını hesaplarken önce programa gerçekten girecek kişileri belirleyin; aynı kişiyi üstlendiği her görev için yeniden saymayın. Teknisyenleri ekip veya telefon sayısına göre değil, kişisel kayıt ihtiyacına göre değerlendirin. Ardından kesinleşmiş işe alımları ekleyin ve paketlerin kullanıcı sınırını, asansör kapasitesini ve hesap artırma koşullarını birlikte karşılaştırın. Bu kısa çalışma, hem ilk gün erişim sıkıntısını hem de gereksiz paket maliyetini önler.