Asansör Bakım Defterinin Yasal Statüsü

İÇERİK (MARKDOWN)

Asansör bakım defteri, günlük kullanımda basit bir servis kayıt defteri gibi algılansa da asansörün teknik geçmişini, yapılan önemli değişiklikleri, periyodik kontrol sonuçlarını ve bildirilen kazaları takip etmek açısından ciddi bir belge niteliğindedir. Ancak sektörde “bakım defteri”, “seyir defteri”, “kayıt defteri” ve “bakım föyü” ifadelerinin birbirinin yerine kullanılması önemli karışıklıklara yol açmaktadır. Bu yazıda asansör bakım defterinin yasal statüsünü, hangi kayıtların hangi belgede tutulması gerektiğini, bina yöneticisi ile bakım firmasının sorumluluklarını ve kayıtların nasıl korunması gerektiğini açıklayacağız.

Asansör Bakım Defteri Yasal Olarak Zorunlu mudur?

Sektörde asansör bakım defteri olarak bilinen belgenin mevzuattaki karşılığı esas olarak asansör kayıt defteridir. Asansör İşletme ve Bakım Yönetmeliği, kullanımda bulunan asansörler için kayıt defteri bulundurulmasını ve belirli teknik bilgilerin bu deftere işlenmesini öngörür.

Kayıt defteri yalnızca yeni monte edilen asansörlerde değil, halen kullanımda olan bütün asansörlerde geçerli bir gerekliliktir. Yönetmeliğe göre kayıt defteri, asansörü piyasaya arz eden asansör monte eden tarafından sağlanır. Defterin dolması halinde yeni defter, bina sorumlusuyla bakım sözleşmesi bulunan asansör monte eden veya onun yetkili servisi tarafından temin edilir.

Bu nedenle kayıt defteri:

• İsteğe bağlı bir servis not defteri değildir.
• Yalnızca bakım firmasının kendi iç kullanımına ait değildir.
• Bina yönetimine teslim edilmesi gereken teknik belgeler arasındadır.
• Asansörün teknik geçmişinin sürekliliğini sağlar.
• Bakım firması değişse bile bina ile birlikte korunmalıdır.

Asansör kayıt defterinin bakım firmasına ait olduğu düşüncesi yanlıştır. Defter asansörün teknik geçmişine aittir ve bina sorumlusunun gözetiminde muhafaza edilmelidir.

Yönetmelik hükümlerine aykırılıklar, asansör monte eden, yetkili servis, bina sorumlusu veya kat malikleri bakımından idari yaptırım konusu olabilir. Uygulanacak yaptırımın niteliği, tespit edilen aykırılığa ve denetim sonucuna göre belirlenir.

Kayıt Defteri ile Bakım Föyü Aynı Belge Değildir

Uygulamadaki en önemli hata, aylık bakım formu ile asansör kayıt defterinin aynı belge sanılmasıdır. Oysa bu belgelerin amaçları, içerikleri ve saklama yöntemleri farklıdır.

Belge	Temel amacı	Kim düzenler veya işler?	Kim saklar?
Asansör kayıt defteri	Asansörün kimlik, teknik özellik, kontrol, parça değişimi ve kaza geçmişini izlemek	İlk olarak asansörü piyasaya arz eden firma; sonraki kayıtları bakım firması veya yetkili servis	Bina sorumlusu
Bakım föyü	Her aylık bakımda yapılan işlemleri, kontrolleri ve tespitleri belgelemek	Bakımı yapan asansör monte eden veya yetkili servis	Bir nüsha firma, bir nüsha bina sorumlusu
Periyodik kontrol raporu	A tipi muayene kuruluşunun yıllık kontrol sonucunu göstermek	Yetkilendirilmiş A tipi muayene kuruluşu	Bina sorumlusu
Durum tespit raporu	Bakım sözleşmesi başlangıcında asansörün genel durumunu ortaya koymak	Yeni bakım sözleşmesini yapan firma veya yetkili servis	Bina sorumlusu ve bakım firması

Asansör kayıt defteri, sistemin uzun yıllara yayılan teknik özgeçmişi gibidir. Bakım föyü ise belirli bir tarihte gerçekleştirilen aylık bakım işleminin ayrıntılı kaydıdır.

Yönetmeliğe göre her bakımda yapılan işlemler, güncel TS EN 13015 standardındaki gereklilikleri karşılayacak şekilde hazırlanan bakım föyüyle kayıt altına alınmalıdır. Föyün bir nüshası bina sorumlusuna teslim edilmeli, diğer nüshası bakım firması tarafından muhafaza edilmelidir. Bina sorumlusu kendisine verilen föyleri makine veya makara dairesinde ya da binaya ait yönetim bürosunda kalıcı olarak saklamalıdır.

Dolayısıyla yalnızca kayıt defterine “aylık bakım yapıldı” yazılması, ayrıntılı bakım föyü düzenleme yükümlülüğünün yerine geçtiği anlamına gelmez.

Asansör Kayıt Defterinde Hangi Bilgiler Bulunmalıdır?

Kayıt defteri her firma tarafından farklı tasarımla hazırlanabilir. Ancak belgenin işlevini yerine getirebilmesi için asansörü doğru biçimde tanımlayan ve teknik geçmişini izlenebilir kılan bilgileri içermesi gerekir.

Yönetmelikte özellikle şu bilgiler belirtilmektedir:

• Asansör kimlik numarası
• Piyasaya arz tarihi
• Tescil tarihi
• Beyan yükü
• Beyan hızı
• Tahrik türü
• Motor seri numarası ve gücü
• Halat veya zincirlere ait teknik özellikler
• Tip kontrol belgesi gerektiren aksamların özellikleri
• Tesis planları
• Elektrik devre şemaları
• Periyodik kontrol sonuçları
• Bildirilen kazalar
• Değiştirilen önemli aksam ve parçalar

Asansörün teknik özellikleri, kimlik numarası ve tescil bilgileri kayıt defterinde açıkça yer almalıdır. Asansörde yapılan aksam ve parça değişiklikleri ile bildirilen kazaların kayıt defterine işlenmesi de bakım firmasının veya yetkili servisin sorumluluğundadır.

Kayıt sırasında nelere dikkat edilmelidir?

Kayıtların yalnızca var olması yeterli değildir. Bilginin sonradan anlaşılabilir ve doğrulanabilir olması gerekir. Bu nedenle her işlem kaydında mümkün olduğunca şu alanlar bulunmalıdır:

1. İşlem veya tespit tarihi
2. Yapılan işlemin açık açıklaması
3. Değiştirilen parçanın adı, markası veya teknik özelliği
4. İşlemi yapan firmanın unvanı
5. Teknik personelin adı ve imzası
6. Varsa servis formu, fatura veya rapor numarası
7. Bina sorumlusu bilgilendirme kaydı
8. Asansörün işlem sonrasındaki kullanım durumu

Örneğin yalnızca “kontaktör değişti” yazmak yerine, kumanda panosu ana kontaktörü arıza nedeniyle yenisiyle değiştirildi, fonksiyon testleri tamamlandı şeklinde açıklama yapılması daha sağlıklı bir kayıt oluşturur.

Defteri Saklama Sorumluluğu Kime Aittir?

Asansör kayıt defterinin temel saklama sorumluluğu bina sorumlusuna aittir. Bina sorumlusu; apartman yöneticisi, site yönetimi, kamu binasındaki yetkili kişi veya ticari yapıda görevlendirilen sorumlu olabilir.

Yönetmelik, biten kayıt defterinin asansörün kullanım ömrü boyunca bina sorumlusu tarafından muhafaza edilmesini açıkça düzenler. Yeni defter açıldığında eski defter çöpe atılmamalı, bakım firmasına bırakılmamalı veya bina yönetimi değişirken kaybedilmemelidir.

Pratikte şu saklama düzeni uygulanabilir:

• Her asansör için ayrı bir teknik dosya oluşturulmalıdır.
• Kayıt defteri, bakım föyleri ve periyodik kontrol raporları aynı dosya sisteminde tutulmalıdır.
• Birden fazla asansör bulunan binalarda belgeler kimlik numarasına göre ayrılmalıdır.
• Makine dairesinde saklanan belgeler nem, yağ, su ve yetkisiz erişime karşı korunmalıdır.
• Yönetici değişiminde belgeler yazılı bir teslim tutanağıyla yeni yöneticiye aktarılmalıdır.
• Defter ve raporların taranmış yedekleri ayrıca saklanmalıdır.

Bakım firması değiştiğinde eski firma, kayıt defterini yanında götürmemelidir. Yeni firma da yalnızca kendi dönemini dikkate almak yerine mevcut kayıtları incelemeli; son parça değişikliklerini, periyodik kontrol bulgularını ve geçmişte bildirilen riskleri değerlendirmelidir.

Defterin Kaybolması veya Dolması Halinde Ne Yapılmalıdır?

Defterin dolması normal bir durumdur. Bu durumda yeni kayıt defteri, bina sorumlusu ile bakım sözleşmesi bulunan asansör monte eden veya onun yetkili servisi tarafından temin edilir. Dolu defter ise arşivlenerek asansörün kullanım ömrü boyunca saklanmaya devam eder.

Defterin kaybolması, yanması, su alması veya okunamaz hale gelmesi konusunda ise öncelikle mevcut kayıtların yeniden derlenmesi gerekir. Genel uygulamada şu adımlar izlenebilir:

1. Kayıp veya hasar durumu bina yönetimi tarafından tutanak altına alınır.
2. Bakım firması yazılı olarak bilgilendirilir.
3. Yeni kayıt defteri hazırlanır.
4. Asansörün kimlik ve tescil bilgileri yeniden işlenir.
5. Eski bakım föylerinden yapılan işlemler mümkün olduğu ölçüde aktarılır.
6. Periyodik kontrol raporlarının kopyaları muayene kuruluşundan veya ilgili kayıtlardan temin edilir.
7. Parça değişim faturaları ve servis formları teknik dosyaya eklenir.
8. Yeniden oluşturulan bilgilerin kaynağı açıklanır.

Geçmiş bilgileri aktarırken geriye dönük olarak gerçekleşmemiş işlem yazılmamalı, tarih veya parça bilgisi tahmin edilmemelidir. Belgenin yeniden oluşturulduğu ve hangi kaynaklardan yararlanıldığı açıkça belirtilmelidir.

Dijital Kayıt Fiziksel Defterin Yerini Tutar mı?

Dijital kayıt sistemleri; bakım fotoğraflarının, teknisyen açıklamalarının, imzalı föylerin, parça değişimlerinin ve kontrol raporlarının kaybolmasını önlemek açısından büyük avantaj sağlar. Buna rağmen yürürlükteki düzenleme kayıt defteri ve bakım föyü kavramlarını kullanmakta, fiziksel kayıtların tamamen kaldırıldığına ilişkin genel bir hüküm içermemektedir.

Bu nedenle temkinli yaklaşım şudur:

• Fiziksel kayıt defteri korunmalıdır.
• Bakım föyünün bina sorumlusuna teslim edilebilir nüshası bulunmalıdır.
• Dijital kayıtlar destekleyici arşiv ve operasyon kaydı olarak kullanılmalıdır.
• İlgili idare veya denetim makamının belge talebi dikkate alınmalıdır.
• Sadece mobil uygulamada bulunan, bina sorumlusunun erişemediği kayıtlarla yetinilmemelidir.

Bakım kayıtlarını Asansorex gibi bir bakım takip yazılımında asansör kimlik numarasıyla eşleştirmek; eski föylere, fotoğraflara, parça değişimlerine ve teknisyen açıklamalarına hızlı biçimde ulaşılmasını sağlar. Ancak dijital sistem, yasal olarak saklanması gereken asıl belgelerin kontrolsüz şekilde imha edilmesi için gerekçe olarak görülmemelidir.

Denetim ve Uyuşmazlıklarda Kayıtların Önemi

Eksiksiz kayıt tutulması yalnızca mevzuata uyum için değil, bakım firmasının ve bina yönetiminin kendi sorumluluğunu gösterebilmesi için de önemlidir.

Bir arıza, kaza veya müşteri şikâyeti sonrasında şu sorular gündeme gelebilir:

• Son bakım hangi tarihte yapıldı?
• Bakımda hangi riskler tespit edildi?
• Bina yönetimine yazılı bildirim yapıldı mı?
• Değiştirilen parça hangi tarihte takıldı?
• Periyodik kontroldeki eksiklikler giderildi mi?
• Asansörün çalıştırılmaması gereken bir durum var mıydı?
• Yetkisiz bir üçüncü kişi sisteme müdahale etti mi?

Kayıtların eksik olması, bakım yapılmadığını tek başına kesin olarak kanıtlamaz. Ancak yapılan işin tarihini, kapsamını ve sonucunu göstermeyi ciddi biçimde zorlaştırır. Özellikle sözlü uyarılar yerine imzalı bakım föyü, risk bildirim yazısı, servis formu ve fotoğraflı kayıt bulunması uyuşmazlıkları azaltır.

Bakım firması açısından iyi kayıt sistemi, teknisyenin yalnızca binaya gittiğini değil, hangi kontrolleri gerçekleştirdiğini gösterir. Bina yöneticisi açısından ise önerilen onarımın ne zaman bildirildiğini, hangi tekliflerin alındığını ve hangi kararların verildiğini takip etmeyi kolaylaştırır.

Sıkça Sorulan Sorular

Asansör bakım defteri makine dairesinde mi durmalıdır?

Asansör kayıt defteri bina sorumlusunun kontrolünde ve güvenli bir yerde saklanmalıdır. Bakım föyleri ise yönetmeliğe göre makine veya makara dairesinde ya da binaya ait yönetim bürosunda kalıcı olarak muhafaza edilebilir. Nemli, kilitsiz veya yetkisiz kişilerin erişebildiği alanlar tercih edilmemelidir.

Bakım firması değiştiğinde defter de değişir mi?

Hayır. Kayıt defteri asansörün teknik geçmişini takip eder. Firma değişse bile eski kayıtlar korunmalı ve yeni firma mevcut defter üzerinden kayıt sürekliliğini sağlamalıdır. Defter dolmuşsa yeni defter açılır, eski defter arşivlenir.

Her aylık bakım kayıt defterine yazılmalı mı?

Her aylık bakım için ayrıntılı bakım föyü düzenlenmelidir. Kayıt defteri ise daha çok teknik bilgiler, periyodik kontrol sonuçları, önemli parça değişiklikleri ve bildirilen kazalar için kullanılır. Aylık bakım föyü ile kayıt defteri birbirinin yerine geçmez.

Bina yöneticisi bakım föyünü imzalamak zorunda mı?

Bakım föyünün bina sorumlusuna teslim edilmesi gerekir. Teslimin imza, dijital onay veya başka doğrulanabilir bir yöntemle kayıt altına alınması taraflar arasındaki uyuşmazlıkları önler. Yönetici, içeriğini incelemeden boş veya eksik forma imza atmamalıdır.

Defterin eski sayfaları atılabilir mi?

Hayır. Dolmuş kayıt defteri, bina sorumlusu tarafından asansörün kullanım ömrü boyunca muhafaza edilmelidir. Yeni deftere geçilmesi eski kayıtların saklama gerekliliğini ortadan kaldırmaz.

Dijital bakım raporu yeterli olur mu?

Dijital raporlar güçlü bir yedekleme ve takip aracıdır. Bununla birlikte yalnızca dijital kayda güvenmeden, yürürlükteki mevzuatta belirtilen kayıt defteri ve bakım föyü düzeninin de korunması daha güvenli bir uygulamadır.

Özet

Asansör bakım defteri olarak bilinen asansör kayıt defteri, asansörün teknik geçmişini taşıyan ve mevzuatta karşılığı bulunan önemli bir belgedir. Defterin ilk temini asansörü piyasaya arz eden firmanın, dolduğunda yenilenmesi mevcut bakım firmasının, kullanım ömrü boyunca korunması ise bina sorumlusunun sorumluluğundadır.

Kayıt defteri ile aylık bakım föyü karıştırılmamalıdır. Her bakım ayrı bir föyle belgelenmeli; parça değişiklikleri, kazalar, teknik bilgiler ve periyodik kontrol sonuçları kayıt defterine düzenli biçimde işlenmelidir. Fiziksel belgelerin güvenli şekilde saklanması ve aynı kayıtların dijital ortamda yedeklenmesi, hem denetimlerde hem de olası uyuşmazlıklarda taraflara önemli güvence sağlar.