Asansör Bakım Kayıtlarının Yasal Saklama Süresi

İÇERİK (MARKDOWN)

Asansör bakımında yapılan iş kadar, yapılan işin doğru şekilde kayıt altına alınması da önemlidir. Çünkü bakım föyü, kayıt defteri, periyodik kontrol raporu, arıza müdahale formu ve parça değişim belgesi; yalnızca arşiv evrakı değildir. Bir denetimde, kaza incelemesinde, bina yönetimi değişiminde veya müşteriyle yaşanan anlaşmazlıkta “bu asansöre ne zaman, kim tarafından, hangi işlem yapıldı?” sorusunun cevabını bu belgeler verir.

2026 Türkiye uygulamasında asansör bakım kayıtları için en kritik nokta şudur: Asansör kayıt defteri kullanım ömrü boyunca, bakım föyleri ise kalıcı olarak muhafaza edilmelidir. Yönetmelikte bazı belgeler için “5 yıl saklanır” gibi tek ve genel bir süre verilmez; asansörün güvenliğiyle ilgili kayıtlar bakım geçmişinin sürekliliği açısından uzun vadeli tutulmalıdır. Bu yazıda bina yöneticileri, asansör bakım firmaları ve teknisyenler için hangi kayıtların nerede, nasıl ve ne kadar süre saklanması gerektiğini pratik şekilde ele alıyoruz.

Asansör Bakım Kaydı Nedir?

Asansör bakım kaydı, asansöre yapılan bakım, kontrol, ayar, onarım, parça değişimi, arıza müdahalesi ve güvenlik bildirimlerinin yazılı veya dijital olarak izlenebilir hale getirilmesidir. Bir bakım kaydı yalnızca “bakım yapıldı” cümlesinden ibaret olmamalıdır. Denetimde veya hukuki süreçte işe yarayan kayıt; tarih, asansör kimlik numarası, bina adresi, teknisyen bilgisi, yapılan işlem, tespit edilen risk, kullanılan parça ve imza/onay bilgilerini içermelidir.

Asansör İşletme ve Bakım Yönetmeliği’nde bakım, asansörün kullanım ömrü boyunca fonksiyonlarının ve güvenlik gereklerinin devamlılığını sağlamak için ayda en az bir defa yürütülen işlemler olarak tanımlanır. Yönetmelik ayrıca bina sorumlusunu, asansörün güvenli kullanımını sağlamak için bakımını, periyodik kontrolünü ve onarımını yaptırmakla sorumlu kişi olarak tanımlar.

Bakım kaydı kapsamında en sık karşılaşılan belgeler şunlardır:

• Aylık bakım föyü
• Asansör kayıt defteri
• Arıza servis formu
• Parça değişim tutanağı
• Durum tespit raporu
• Periyodik kontrol raporu
• Kırmızı, sarı, mavi veya yeşil etiket sonucuna ait raporlar
• Acil kurtarma eğitimi tutanağı
• Bakım sözleşmesi
• Fotoğraflı tespit ve uygunsuzluk kayıtları

Bu kayıtlar düzenli tutulmadığında bakım firmasının emeği görünmez hale gelir, bina yöneticisi ise sorumluluğunu ispat etmekte zorlanabilir.

Yasal Saklama Süresi: Kaç Yıl Saklanmalı?

Asansör bakım kayıtları için pratikte en çok sorulan soru “kaç yıl saklamalıyız?” sorusudur. Burada tek bir cevap vermek yanıltıcı olabilir; çünkü belge türüne göre süre ve saklama mantığı değişir.

Asansör İşletme ve Bakım Yönetmeliği’ne göre asansör kayıt defteri, asansörü piyasaya arz eden asansör monte eden tarafından sağlanır. Bu defterde asansörün teknik bilgileri, periyodik kontrol sonuçları ve kazalar gibi önemli kayıtlar yer alır. Yönetmelikte, defterin bitmesi halinde yeni defterin bakım sözleşmesi yapılan asansör monte eden veya yetkili servis tarafından temin edileceği ve biten kayıt defterinin bina sorumlusu tarafından asansörün kullanım ömrü boyunca muhafaza edileceği belirtilir.

Bakım föylerinde ise yönetmelik “kalıcı olarak muhafaza” yaklaşımını getirir. Her bakımda yapılan işlemler bakım föyüyle kayıt altına alınır; bir nüshası bina sorumlusuna teslim edilir, bir nüshası da bakım hizmetini veren tarafça muhafaza edilir. Talep edilmesi halinde Bakanlığa ve diğer ilgililere sunulması gerekir. Ayrıca bina sorumlusu bakım föylerini makine/makara dairesinde veya yönetim bürosunda kalıcı olarak muhafaza eder.

Bu nedenle güvenli uygulama şudur: Asansörle ilgili teknik bakım kayıtlarını kısa süreli evrak gibi görmeyin; asansör çalıştığı sürece erişilebilir tutun.

Kayıt Türü	Kim Saklamalı?	Nerede Saklanmalı?	Pratik Saklama Yaklaşımı
Asansör kayıt defteri	Bina sorumlusu	Yönetim bürosu veya güvenli arşiv	Asansörün kullanım ömrü boyunca
Aylık bakım föyü	Bina sorumlusu ve bakım firması	Makine dairesi, makara dairesi veya yönetim bürosu	Kalıcı olarak
Periyodik kontrol raporu	Bina sorumlusu, ilgili idare, A tipi muayene kuruluşu, bakım firması	Fiziki/dijital arşiv	En az sonraki kontrollerde erişilebilir olacak şekilde, tercihen uzun süreli
Arıza servis formu	Bakım firması ve bina yönetimi	Firma arşivi, bina dosyası	Asansör geçmişi boyunca izlenebilir
Parça değişim belgesi	Bakım firması ve bina yönetimi	Teknik dosya, cari dosya	Garanti ve sorumluluk süresini aşacak şekilde
Acil kurtarma eğitim tutanağı	Bina sorumlusu ve bakım firması	Yönetim dosyası	Eğitim yenilenene kadar ve geçmiş kayıt olarak

Bakım Föyü Neden Bu Kadar Önemli?

Bakım föyü, aylık bakımın sahadaki resmi izidir. Teknisyenin binaya gittiğini, hangi kontrolleri yaptığını, hangi uygunsuzlukları gördüğünü ve bina sorumlusuna ne teslim ettiğini gösterir. Özellikle “bakım yapılmadı”, “arıza daha önce bildirilmedi”, “parça değişimi izinsiz yapıldı” gibi itirazlarda bakım föyü kritik belgedir.

İyi hazırlanmış bir bakım föyünde şu bilgiler bulunmalıdır:

1. Bina adı ve açık adres
2. Asansör kimlik numarası
3. Bakım tarihi ve saati
4. Teknisyen adı, soyadı ve imzası
5. Yapılan kontrollerin listesi
6. Tespit edilen uygunsuzluklar
7. Kullanılan veya önerilen parçalar
8. Risk varsa yazılı uyarı notu
9. Bina sorumlusu veya yetkili kişinin imzası
10. Varsa fotoğraf, açıklama ve ek rapor bilgisi

Burada önemli bir ayrım vardır: Bakım föyü sadece “rutin işlem tamamlandı” belgesi değildir. Eğer kapı kilidi riski, fren ayarı problemi, halat yıpranması, kuyu dibi su birikmesi, aşırı ses, titreşim veya kırmızı/sarı etikete neden olabilecek bir uygunsuzluk varsa, bu durum açıkça yazılmalıdır. Sözlü uyarı, çoğu zaman yeterli ispat gücü sağlamaz.

Asansorex gibi bakım takip yazılımlarında bakım föyünün fotoğraflı, imzalı ve tarih-saat bilgili dijital kayıt olarak tutulması, hem teknisyen hem firma sahibi hem de bina yöneticisi için geçmişe dönük aramayı kolaylaştırır. Kâğıt föy kaybolsa bile bakım geçmişinin düzenli şekilde sunulabilmesi ciddi avantaj sağlar.

Bina Yöneticisinin Saklaması Gereken Kayıtlar

Bina yöneticisi veya bina sorumlusu, asansör bakım kayıtlarını yalnızca bakım firmasının arşivine bırakmamalıdır. Yönetmelikte bina sorumlusunun bakım sözleşmesi imzalamaktan, bakımını yaptırmaktan ve bakım ücretinin ödenmesinden sorumlu olduğu açıkça belirtilir. Bu nedenle bina tarafında da düzenli bir asansör dosyası bulunmalıdır.

Bir apartman veya site yönetiminde asansör dosyası en az şu bölümlerden oluşmalıdır:

• Bakım sözleşmeleri
• Aylık bakım föyleri
• Periyodik kontrol raporları
• Etiket sonuçları ve takip kontrol belgeleri
• Arıza ve kurtarma kayıtları
• Parça değişim teklifleri ve onayları
• Faturalar ve ödeme dekontları
• Acil kurtarma eğitimi tutanakları
• Yazılı risk bildirimleri
• Asansör kayıt defteri

Bu dosyanın yalnızca yöneticinin kişisel bilgisayarında veya evinde tutulması doğru değildir. Yönetici değiştiğinde evrakın devredilmesi gerekir. En sağlıklı yöntem, yönetim bürosunda fiziksel klasör ve ayrıca bulut/dijital yedek kullanmaktır.

Özellikle site yönetimlerinde her blok veya her asansör için ayrı dosya açılması işleri kolaylaştırır. Örneğin A Blok 1 No’lu asansör, A Blok 2 No’lu asansör ve B Blok yük asansörü aynı klasöre karışırsa, denetim sırasında doğru belgeyi bulmak zorlaşır.

Bakım Firmasının Saklaması Gereken Kayıtlar

Asansör bakım firması açısından kayıt tutmak yalnızca mevzuata uyum konusu değildir; aynı zamanda müşteri ilişkileri, hizmet kalitesi ve risk yönetimi konusudur. Bir firma ayda yüzlerce bakım yapıyorsa, bu bakımların kâğıt föylerle karışmadan izlenmesi gerekir.

Bakım firmasının saklaması gereken başlıca kayıtlar şunlardır:

• Her asansör için bakım geçmişi
• Teknisyen bazlı bakım ve arıza müdahale kayıtları
• Müşteriye teslim edilen bakım föyü nüshaları
• Riskli durumlarda yapılan yazılı bildirimler
• Parça değişim onayları
• Teklif ve sözleşmeler
• Periyodik kontrol nezaret kayıtları
• Kırmızı ve sarı etiket sonrası yapılan işlemler
• Müşteriyle yapılan önemli yazışmalar

Örneğin kırmızı etiket alan bir asansörde bakım firması eksikleri yazılı bildirmiş, teklif sunmuş fakat bina yönetimi onay vermemiş olabilir. Bu durumda sözlü konuşma yerine tarihli teklif, WhatsApp/e-posta kaydı, servis formu ve fotoğraf arşivi olması firmayı korur.

Ayrıca teknisyen değişikliklerinde de kayıt sürekliliği önemlidir. Eski teknisyen ayrıldığında, yeni teknisyen aynı binanın geçmiş arızalarını, değişen parçalarını ve kronik sorunlarını görebilmelidir. Bu da düzenli arşiv olmadan mümkün değildir.

Periyodik Kontrol Raporları ve Etiket Geçmişi

Asansörlerde yıllık periyodik kontrol, bakım kaydından ayrı ama onunla doğrudan ilişkili bir süreçtir. Periyodik kontrol raporu, A tipi muayene kuruluşu tarafından düzenlenir ve ilgili taraflara iletilir. Yönetmelik gereği bu rapor; A tipi muayene kuruluşu, ilgili idare, asansör monte eden veya yetkili servisi ve bina sorumlusu tarafından muhafaza edilir. ([Taşköprü İlçe Millî Eğitim Müdürlüğü][1])

Etiket sonuçları da kayıt altına alınmalıdır:

• Yeşil etiket: Kusursuz asansör
• Mavi etiket: Hafif kusurlu asansör
• Sarı etiket: Kusurlu asansör
• Kırmızı etiket: Güvensiz asansör

Kırmızı veya sarı etiket sonrası yapılan her işlem ayrı ayrı saklanmalıdır. Uygunsuzluk listesi, verilen teklif, onay tarihi, yapılan düzeltme, takip kontrol sonucu ve yeni etiket bilgisi aynı dosyada bulunmalıdır. Çünkü bu süreçlerde süreler ve sorumluluklar daha hassastır.

Özellikle kırmızı etiketli asansörlerde “kullanıma izin verilmemesi”, “uygunsuzlukların giderilmesi”, “takip kontrolü” ve gerekirse ilgili idare tarafından hizmetten men işlemleri gündeme gelebilir. Bu nedenle kırmızı etiket dosyası ayrı tutulmalı ve hiçbir belge eksik bırakılmamalıdır.

Kâğıt Arşiv mi Dijital Arşiv mi?

Kâğıt bakım föyü hâlâ birçok firmada kullanılmaktadır. Ancak kâğıt arşivin üç temel sorunu vardır: kaybolur, yıpranır ve aranması zordur. Özellikle 5-10 yıllık bakım geçmişi içinde belirli bir parçanın ne zaman değiştiğini bulmak ciddi zaman alır.

Dijital arşiv ise şu avantajları sağlar:

• Asansör kimlik numarasına göre hızlı arama
• Bina, cari veya teknisyen bazlı filtreleme
• Fotoğraflı kayıt tutma
• İmzalı bakım föyü saklama
• Denetimde geçmiş kayıtları hızlı sunma
• Yönetici değişiminde belge kaybını önleme
• Teknisyen performansını izleme
• Eksik bakım veya yaklaşan periyodik kontrol için hatırlatma

Ancak dijital arşiv kullanılsa bile bazı belgelerin fiziksel nüshaları da bina dosyasında tutulmalıdır. En sağlıklı model, hibrit arşiv modelidir: kritik belgelerin imzalı kopyası bina dosyasında, dijital kopyası ise güvenli yazılım arşivinde tutulur.

Asansorex bu noktada bakım firmalarına, bakım föylerini, arıza kayıtlarını, parça değişimlerini ve bina bazlı geçmişi tek yerde toplama imkânı sunar. Böylece “geçen yıl bu asansörde hangi işlem yapılmıştı?” sorusuna klasör karıştırmadan yanıt verilebilir.

Kayıt Tutarken Yapılan Yaygın Hatalar

Asansör bakım kayıtlarında en sık görülen hatalar genelde teknik eksiklikten değil, düzensiz iş akışından kaynaklanır. Aşağıdaki hatalar hem firma hem bina yönetimi için risk oluşturur:

• Bakım föyüne sadece “bakım yapıldı” yazmak
• Asansör kimlik numarasını belirtmemek
• Teknisyen imzası veya bina yetkilisi onayı almamak
• Riskli durumu sözlü bildirip yazılı kayıt oluşturmamak
• Periyodik kontrol raporunu bakım föyleriyle karıştırmak
• Kırmızı/sarı etiket sonrası yapılan işlemleri ayrı takip etmemek
• Yönetici değişiminde asansör dosyasını devretmemek
• Fotoğraf ve teklif kayıtlarını ayrı yerlerde tutmak
• Parça değişimlerinde eski/yeni parça bilgisini yazmamak
• Dijital kayıtların yedeğini almamak

Bu hatalar küçük görünebilir; fakat bir kaza veya uyuşmazlık durumunda “kimin ne zaman ne yaptığı” net gösterilemezse süreç zorlaşır.

Pratik Arşivleme Önerisi

Asansör bakım kayıtları için uygulanabilir bir arşiv düzeni şöyle olabilir:

1. Her bina için ayrı klasör açın.
2. Her asansöre kimlik numarasına göre ayrı alt dosya oluşturun.
3. Aylık bakım föylerini tarih sırasına göre saklayın.
4. Periyodik kontrol raporlarını ayrı bölümde tutun.
5. Kırmızı/sarı etiket süreçlerini “uygunsuzluk takip dosyası” olarak ayırın.
6. Parça değişimlerinde teklif, onay, fatura ve servis formunu birlikte saklayın.
7. Kâğıt belgeleri tarayıp dijital yedek alın.
8. Yönetici değişiminde asansör dosyasını teslim tutanağıyla devredin.
9. Bakım firması tarafında tüm kayıtları müşteri ve asansör bazlı arşivleyin.
10. Kritik risk bildirimlerini mutlaka yazılı yapın.

Bu düzen, hem denetim hazırlığını kolaylaştırır hem de bakım firmasının profesyonel görünmesini sağlar.

Sıkça Sorulan Sorular

Asansör bakım kayıtları kaç yıl saklanmalı?

Asansör kayıt defteri, bina sorumlusu tarafından asansörün kullanım ömrü boyunca muhafaza edilmelidir. Bakım föyleri için de yönetmelik “kalıcı olarak muhafaza” yaklaşımını getirir. Bu nedenle bakım kayıtlarını kısa süreli değil, asansör geçmişinin parçası olarak uzun vadeli saklamak gerekir.

Bakım föyünü kim saklamalı?

Bakım föyünün bir nüshası bina sorumlusuna teslim edilir, bir nüshası da bakım hizmetini veren asansör monte eden veya yetkili servis tarafından muhafaza edilir. Bina tarafında bu belgeler makine/makara dairesinde veya yönetim bürosunda kalıcı şekilde saklanmalıdır.

Periyodik kontrol raporu bakım föyü yerine geçer mi?

Hayır. Periyodik kontrol raporu, A tipi muayene kuruluşunun yıllık kontrol sonucunu gösterir. Bakım föyü ise aylık bakımda yapılan işlemleri gösterir. İkisi farklı belgelerdir ve ikisi de saklanmalıdır.

Kayıtlar dijital olarak saklanabilir mi?

Evet, dijital arşiv pratik ve faydalıdır. Ancak imza, teslim ve denetim süreçleri için kritik belgelerin fiziksel nüshalarının da bina dosyasında tutulması önerilir. En güvenli yöntem, kâğıt ve dijital arşivi birlikte kullanmaktır.

Yönetici değişirse eski bakım kayıtları ne olur?

Eski yönetici, asansör kayıt defteri, bakım föyleri, periyodik kontrol raporları ve sözleşmeleri yeni yönetime devretmelidir. Bu devir mümkünse yazılı teslim tutanağıyla yapılmalıdır. Aksi halde yeni yönetim geçmiş bakım ve denetim süreçlerini takip etmekte zorlanabilir.

Bakım firması eski müşterinin kayıtlarını saklamaya devam etmeli mi?

Evet, özellikle bakım föyleri, arıza kayıtları, risk bildirimleri ve parça değişim belgeleri firma açısından önemlidir. Müşteriyle çalışma bitmiş olsa bile geçmiş hizmete ilişkin kayıtlar ileride doğabilecek uyuşmazlıklar için düzenli şekilde arşivlenmelidir.

Özet

Asansör bakım kayıtlarının yasal saklama süresi konusunda en güvenli yaklaşım, bu belgeleri basit bir evrak dosyası gibi değil, asansörün teknik geçmişi gibi görmektir. Asansör kayıt defteri kullanım ömrü boyunca, bakım föyleri ise kalıcı olarak muhafaza edilmelidir. Periyodik kontrol raporları, arıza formları, parça değişim belgeleri ve risk bildirimleri de düzenli şekilde saklanmalıdır.

Bina yöneticisi açısından kayıtlar sorumluluğun ispatıdır. Bakım firması açısından ise hizmet kalitesinin, emeğin ve profesyonelliğin göstergesidir. Kayıtlar düzenli tutulduğunda denetim daha kolay geçer, anlaşmazlıklar daha hızlı çözülür ve asansör güvenliği daha sağlıklı takip edilir. Kâğıt klasörlerin yanında dijital arşiv kullanmak, özellikle çok sayıda bina ve asansöre hizmet veren firmalar için artık lüks değil, operasyonel ihtiyaçtır.