Asansör Bakım Sözleşmesini Yönetici mi, Kat Malikleri mi İmzalar?

İÇERİK

Asansör bakım sözleşmesi yenilenirken sık karşılaşılan sorulardan biri şudur: “Yöneticinin imzası yeterli mi, bütün daire sahiplerini tek tek bulmak mı gerekiyor?” Usulüne uygun seçilmiş ve gerekli temsil yetkisine sahip yönetici, olağan asansör bakım sözleşmesini kat malikleri adına imzalayabilir; bütün maliklerin sözleşmeye ayrı ayrı imza atması genel bir zorunluluk değildir. Ancak yöneticinin nasıl görevlendirildiği, yönetim planındaki hükümler ve sözleşmeyle üstlenilen yükümlülükler birlikte değerlendirilmelidir. Bu rehber, bina yöneticisinin imza öncesinde hangi belgeleri hazırlaması, bakım firmasının hangi yetki kontrollerini yapması ve yönetici değişikliğinde hangi kayıtları devretmesi gerektiğini açıklar.

Asansör Bakım Sözleşmesinde Bina Sorumlusu Kimdir?

Asansör İşletme ve Bakım Yönetmeliği, bakım sözleşmesinin bina sorumlusu ile asansör monte eden veya onun yetkili servisi arasında kurulmasını esas alır. Bina sorumlusu; kat maliklerinin seçtiği ya da dışarıdan yetkilendirdiği kişi olabileceği gibi, yapının durumuna göre malik veya malikler de olabilir. Apartmanlarda bu görev çoğunlukla yönetici tarafından yürütülür. Yönetmeliğin 8. maddesi, sözleşme ilişkisinin bu çerçevede kurulacağını belirtir. isg.medeniyet.edu.tr

Buradaki önemli nokta, binayla ilgilenen herkesin kendiliğinden sözleşme imzalama yetkisi kazanmamasıdır. Bakım firmasını kapıda karşılayan görevli, arızaları telefonla bildiren sakin veya aidatları toplayan komşu, yalnızca bu işleri yaptığı için bütün kat maliklerini temsil edemez.

Örneğin 18 daireli bir apartmanda yönetici olarak seçilen Ayşe Hanım’ın görevlendirmesi karar defterinde bulunuyorsa, firma öncelikle bu kaydı ve ilgili yetki düzenini inceler. Buna karşılık başka bir sakinin “Yönetici şehir dışında, ben imzalayayım” demesi aynı güvenceyi sağlamaz.

İmza atan kişinin adı kadar, hangi sıfatla ve kimin adına imzaladığı da açık olmalıdır. Sözleşmede yalnızca bir ad ve telefon numarası bulunması, ileride temsil ve ödeme konusunda tartışma yaratabilir.

Yönetici Her Bakım Sözleşmesi İçin Ayrı Karar Almalı mı?

Kat Mülkiyeti Kanunu’nun 35. maddesi; ortak taşınmazın bakım ve korunmasına ilişkin tedbirleri, asansörlerin aylık bakımları ile yıllık kontrollerinin yaptırılmasını ve ilgili ücretlerin ödenmesini yöneticinin görevleri arasında düzenler. Bu nedenle olağan bakım sözleşmesini, her durumda bütün maliklerin yeniden onayına bağlı bir işlem gibi değerlendirmek doğru olmaz. mevzuat.adalet.gov.tr

Bununla birlikte imza atmadan önce üç belge birlikte okunmalıdır:

• Yönetim planı: Firma seçimi, harcama ve temsil konusunda özel bir düzenleme var mı?
• Yönetici seçimine ilişkin karar: Görevlendirilen kişi ve görev dönemi açık mı?
• İlgili kurul kararları ve bütçe: Bakım hizmeti, bedeli veya sözleşme süresi hakkında bir sınır belirlenmiş mi?

Olağan aylık bakım hizmetiyle, bakım sözleşmesinin içine eklenmiş yüksek bedelli yenileme işini aynı değerlendirmeye sokmamak gerekir. Kumanda sisteminin değiştirilmesi, kapsamlı modernizasyon veya uzun süreli mali yükümlülükler ayrıca ele alınmalıdır. Uygulanacak karar ve yetki şartları işin niteliğine göre değişebilir.

Pratikte sözleşmenin süresini, hizmet kapsamını ve ücretini kurul kararında açıkça göstermek anlaşmazlık ihtimalini azaltır. Ancak bu öneri, “Her yıllık bakım sözleşmesinde mutlaka ayrı bir özel yetki kararı gerekir” şeklinde anlaşılmamalıdır.

Özellikle birden fazla yılı kapsayan, yüksek fesih bedeli içeren veya geniş fiyat değiştirme yetkisi veren metinlerde, yönetici mevcut yetkisinin kapsamını imzadan önce netleştirmelidir.

Hangi Durumda Kim İmza Atar?

İmza düzeni binanın mülkiyet ve yönetim yapısına göre değişebilir. Aşağıdaki tablo, bakım firmasının ilk görüşmede hangi belgeyi istemesi gerektiğini gösteren pratik bir kontrol çerçevesidir.

Binadaki durum	İmza bakımından değerlendirilecek kişi	Öncelikle kontrol edilecek belge
Seçilmiş apartman yöneticisi bulunuyor	Yetkisi kapsamında yönetici	Seçim kararı ve yönetim planı
Yönetim kurulu görev yapıyor	Temsil düzenine göre yetkili üye veya üyeler	Görevlendirme ve imza düzeni
Dışarıdan profesyonel yönetici görevlendirilmiş	Yetkilendirilen yönetici veya temsilci	Atama kararı, yönetim sözleşmesi ve temsil belgesi
Binanın tamamı tek kişiye ait	Malik veya yetkili temsilcisi	Mülkiyet ve temsil bilgileri
Birden fazla malik var, yönetici seçilmemiş	Malikler veya usulüne uygun yetkilendirdikleri temsilci	Mülkiyet yapısı ve yetkilendirme
Birden fazla bloktan oluşan site	İlgili asansör için yetkili yönetim temsilcisi	Yönetim planı ve görev paylaşımı

Tablodaki durumlar, yalnızca sözleşmenin imza sayfasına bakılarak çözülemez. Örneğin üç kişilik yönetim kurulunda tek üyenin imzasının yeterli olduğu varsayılmamalıdır. Belgeler birlikte imza öngörüyorsa buna uyulmalıdır.

Sitelerde de “Site yöneticisi bütün bloklar adına her sözleşmeyi imzalar” kabulüyle hareket edilmemelidir. Blok yönetimi ile toplu yapı yönetiminin görev paylaşımı incelenmeli; sözleşmenin hangi blokları ve asansörleri kapsadığı yazılmalıdır.

İmzadan Önce Sözleşmede Neler Kontrol Edilmeli?

Yetkili kişinin imza atması, belirsiz hazırlanmış bir sözleşmenin doğuracağı sorunları ortadan kaldırmaz. Bina yöneticisi hizmeti karşılaştırabilir, bakım firması da üstlendiği işi açıklayabilir bir metin hazırlamalıdır.

Taraf ve temsil bilgileri

Sözleşmede apartmanın veya sitenin adı, açık adresi, temsil edilen kat malikleri ve imzalayan kişinin yönetici sıfatı anlaşılır biçimde yer almalıdır. Apartman adını yazmak, temsil ilişkisinin tamamını açıklamayabilir.

İmza bölümünü açıklığa kavuşturmak için şu tür bir ifade kullanılabilir:

… Apartmanı kat maliklerini temsilen, yönetici sıfatıyla … tarafından imzalanmıştır.

Bu ifade, gerçek bir görevlendirme veya yetkilendirme eksikliğini gidermez. Görevi, mevcut temsil ilişkisinin metinde doğru gösterilmesidir.

Asansör ve hizmet kapsamı

Birden fazla asansörü kapsayan bakım sözleşmesinde her asansörün kimlik numarası ve açık adresi belirtilmelidir. Böylece aynı sitede hangi cihazın hizmet kapsamında olduğu izlenebilir. isg.medeniyet.edu.tr

Ayrıca şu soruların cevapları metinde bulunmalıdır:

1. Bakım hizmetinin başlangıç ve bitiş tarihleri nedir?
2. Aylık ücret hangi hizmetleri kapsar?
3. KDV ve diğer ücretler nasıl gösterilmiştir?
4. Arıza çağrıları ve mesai dışı hizmet nasıl ele alınır?
5. Parça değişimleri için teklif ve onay süreci nedir?
6. Fiyat güncellemesi hangi tarihte, hangi yöntemle yapılır?
7. Yenileme ve fesih bildirimi nasıl yapılacaktır?

Örneğin “Arıza hizmeti dahildir” ifadesi, değişen bütün parçaların ücretsiz olduğu anlamına gelecek şekilde bırakılmamalıdır. İşçilik, ulaşım ve malzeme kapsamı ayrı ayrı açıklanmalıdır.

Yöneticinin imza attığı boş ekler, sonradan doldurulacak fiyat alanları ve teslim edilmemiş hizmet listeleri de kabul edilmemelidir. İmzalanan nüshaların ekleriyle birlikte aynı olması gerekir.

Yönetici İmzalayınca Borcu Kendi Cebinden mi Öder?

Yönetici, temsil yetkisi kapsamında kat malikleri adına sözleşme imzaladığında bakım bedelinin yönetim bütçesinden karşılanması beklenir. Sözleşmeyi imzalayan kişi olmak, yöneticinin kendiliğinden şahsi kefil olduğu anlamına gelmez. Bununla birlikte yetkisiz işlem, kişisel taahhüt veya kusurlu yönetim gibi durumlar ayrı sorumluluk tartışmaları doğurabilir.

Bu nedenle yönetici, imza bölümünde kendi sıfatının doğru yazılmasına dikkat etmelidir. “Müşteri”, “borçlu”, “garantör” veya “kefil” gibi farklı alanlara açıklamasız biçimde imza atmamalıdır. Kişisel güvence isteniyorsa bunun bakım hizmetini temsil sıfatıyla satın almaktan farklı bir işlem olduğunu bilmelidir.

Bakım firması açısından da yalnızca imzayı atan kişiye güvenerek tahsilat planı yapmak sağlıklı değildir. Teklifin hangi yönetim adına kabul edildiği, faturanın nasıl düzenleneceği ve ödemeyi kimin takip edeceği başlangıçta netleşmelidir.

Örneğin yönetici ücret konusunda firmayla anlaşıp ödeme takvimini kat maliklerine açıklamazsa, sözleşmenin varlığına rağmen tahsilat aksayabilir. Sözleşme bedelinin bütçeyle ilişkilendirilmesi ve yapılan ödemelerin belgeyle kaydedilmesi bu yüzden önemlidir.

Yönetici Değiştiğinde Sözleşme Nasıl Devredilir?

Yönetici değişikliği, kat malikleri adına yetkiyle kurulmuş bakım sözleşmesini tek başına sona erdirmez. Yeni yönetici önce mevcut sözleşmeyi, kalan süreyi ve fesih hükümlerini incelemelidir. Eski yöneticinin imzası bulunduğu gerekçesiyle sözleşmenin artık bağlayıcı olmadığını varsaymak, aynı asansör için çakışan sözleşmelere yol açabilir.

Devir dosyasında şu belgeler bulunmalıdır:

• İmzalı bakım sözleşmesi ve bütün ekleri.
• Son bakım kayıtları ve bildirilen teknik eksiklikler.
• Güncel periyodik kontrol raporu.
• Ödenmiş faturalar ve açık hesap dökümü.
• Devam eden onarım teklifleri ve verilmiş onaylar.
• Yenileme, fiyat değişikliği veya fesih bildirimleri.

Örneğin kasım ayında göreve başlayan yönetici, aralık sonunda sözleşmenin otomatik yenilenip yenilenmeyeceğini hemen kontrol etmelidir. Bildirim tarihini kaçırmak, yeni firma seçimini zorlaştırabilir. Firma değiştirme düşüncesi varsa mevcut sözleşmenin sona erme süreciyle yeni hizmetin başlangıcı birlikte planlanmalıdır.

Bakım firması da yeni yöneticinin görevlendirme bilgisini almalı, iletişim ve bildirim kayıtlarını güncellemelidir. Eski yöneticinin telefonuna gönderilmeye devam eden teklifler, işin onaylandığı veya reddedildiği konusunda belirsizlik yaratır.

Asansorex gibi bir bakım takip yazılımında bakım geçmişini, cari hareketleri ve güncel yönetici iletişim bilgilerini düzenli tutmak, yönetici değişikliğinde eksik bilgiyle işlem yapılmasını azaltabilir. İmzalı sözleşme ve yetki belgelerinin ayrıca düzenli bir dosyada korunması gerekir.

Sıkça Sorulan Sorular

Bütün kat maliklerinin bakım sözleşmesini imzalaması gerekir mi?

Usulüne uygun görevlendirilmiş ve yetkisi kapsamında hareket eden bir yönetici varsa, olağan bakım sözleşmesine bütün maliklerin ayrı ayrı imza atması genel bir şart değildir. Yönetim planı ve mevcut kararlar yine de kontrol edilmelidir.

Kiracı olan kişi yönetici sıfatıyla sözleşme imzalayabilir mi?

Kat Mülkiyeti Kanunu, yöneticinin kat malikleri arasından veya dışarıdan atanabilmesine imkân verir. Dolayısıyla kiracı olması tek başına engel oluşturmaz; belirleyici olan usulüne uygun atanması ve temsil yetkisidir. Sadece binada kiracı olarak oturmak ise imza yetkisi sağlamaz. mevzuat.adalet.gov.tr

Apartmanda yönetici yoksa bakım sözleşmesi yapılamaz mı?

Yapılabilir; ancak sözleşmenin kim tarafından, hangi yetkiye dayanılarak imzalanacağı açıklığa kavuşturulmalıdır. Malikler yönetim ve temsil düzenini oluşturmalıdır. Yönetici bulunmaması, asansörün bakım yükümlülüğünü ortadan kaldırmaz. Yönetici atanması gereken yapılarda atama yapılmaması hâlinde kanun, ilgili işlerin yaptırılmasından maliklerin müşterek sorumluluğunu düzenler. mevzuat.adalet.gov.tr

Bakım föyünü imzalayan teknisyen veya bina görevlisi sözleşmeyi de imzalayabilir mi?

Bakım föyündeki imza ile yeni bir sözleşme kurma yetkisi farklı değerlendirilir. Yapılan ziyareti veya işlemi kayıt altına alan kişinin, bu nedenle ücret, süre ve fesih koşullarını kabul etme yetkisi olduğu varsayılmamalıdır.

Yeni yönetici eski bakım firmasını hemen değiştirebilir mi?

Önce mevcut sözleşmenin süresi, fesih ve bildirim koşulları ile yönetimin yetki düzeni incelenmelidir. Yönetici değişikliği tek başına sözleşmeyi bitirmez. Geçişte bakım hizmetinin takibi ve teknik belgelerin teslimi de planlanmalıdır.

Özet

Asansör bakım sözleşmesini apartmanlarda çoğunlukla kat maliklerini temsilen yetkili yönetici imzalar. Sağlam bir sözleşme dosyası için yönetici seçimi, yönetim planı, ilgili kararlar ve hizmet kapsamı birlikte kontrol edilmelidir. Olağan bakımın içine kapsamlı yenileme veya ek mali yükümlülükler giriyorsa yetki konusu ayrıca değerlendirilmelidir.

İmza öncesinde temsil sıfatını açık yazmak, ekleri tamamlamak ve ücret koşullarını netleştirmek; yönetici değiştiğinde ise sözleşme ile bakım kayıtlarını eksiksiz devretmek gerekir. Asansorex üzerinden düzenli takip edilen bakım ve hesap bilgileri de bu devir sürecinde yeni yöneticinin mevcut durumu daha kolay görmesine yardımcı olabilir.