Asansör Cari Programı ile Sözleşme Bazlı Faturalama

İÇERİK

Asansör bakım firmalarında faturalama yalnızca ay sonunda birkaç belge hazırlamak anlamına gelmez. Yüzlerce asansör, farklı bina yöneticileri, değişen bakım ücretleri, aylık veya yıllık sözleşmeler ve farklı ödeme vadeleri aynı anda yönetildiğinde süreç hızla karmaşıklaşabilir. Özellikle bakım sözleşmesi ile cari hesap birbirinden bağımsız takip ediliyorsa, hangi müşteriye ne kadar borç yazılacağı, hangi dönemin faturalandırıldığı ve hangi tutarın hâlâ tahsil edilmediği konusunda ciddi karışıklıklar yaşanabilir.

Bir Asansör Cari Programı, sözleşmedeki ücret bilgisinin cari hesap ve faturalama süreciyle ilişkilendirilmesini sağlayarak bu dağınıklığı azaltabilir. Doğru kurulan sistem sayesinde firma sahibi, yalnızca toplam alacağını değil; bu alacağın hangi bina, hangi sözleşme ve hangi hizmet döneminden oluştuğunu da görebilir.

Sözleşme Bazlı Faturalama Nedir?

Sözleşme bazlı faturalama, müşteriye kesilecek faturanın veya oluşturulacak cari borcun önceden tanımlanmış bakım sözleşmesindeki ücret ve dönem bilgilerine göre yönetilmesidir.

Örneğin bir apartman ile yapılan bakım sözleşmesinde:

• Aylık bakım bedeli: 2.500 TL
• Faturalama dönemi: Aylık
• Ödeme vadesi: Ayın 15'i
• Sözleşme başlangıcı: 1 Ocak
• Sözleşme süresi: 1 yıl

olarak belirlenmiş olabilir.

Bu durumda sistemin her ay hangi tutarın tahakkuk edeceğini bilmesi mümkündür. Böylece muhasebe veya operasyon çalışanının her bina için sözleşme dosyasını açıp fiyat kontrol etmesi gerekmez.

Ancak burada önemli bir ayrım vardır: cariye borç yazılması ile resmi faturanın oluşturulması aynı işlem değildir.

Bakım tamamlandığında müşterinin cari hesabına 2.500 TL borç kaydedilebilir. Resmi e-Fatura veya e-Arşiv faturası ise firmanın muhasebe uygulamasına ve geçerli mevzuata uygun şekilde ayrıca oluşturulabilir.

Bu ayrımın yazılım içerisinde doğru kurulması, özellikle çok sayıda müşteriye hizmet veren firmalarda büyük önem taşır.

Asansör Firmalarında Manuel Faturalama Neden Zorlaşır?

20 veya 30 asansör yöneten küçük bir firmada Excel dosyası veya takvim kullanmak başlangıçta yeterli görülebilir. Fakat portföy 200, 500 veya daha fazla asansöre çıktığında aynı yöntem ciddi operasyon yükü oluşturmaya başlar.

Çünkü her müşterinin sözleşmesi aynı değildir.

Bir bina aylık ödeme yaparken başka bir müşteri üç aylık ödeme yapabilir. Bazı sözleşmeler KDV dahil fiyat üzerinden hazırlanırken bazıları KDV hariç olabilir. Bir müşterinin fiyatı yıl içerisinde revize edilmiş olabilir. Başka bir müşterinin ise iki ay gecikmiş borcu bulunabilir.

Manuel sistemde en sık karşılaşılan sorunlar şunlardır:

• Eski sözleşme fiyatı üzerinden borç oluşturulması
• Bir ayın bakım bedelinin unutulması
• Aynı dönemin iki kez faturalandırılması
• Fatura kesilen tutarın cari hesapta ayrıca borç bırakılması
• Tahsilatın yanlış binaya veya müşteriye işlenmesi
• Sözleşme yenilendiği halde eski fiyatın devam etmesi
• Hangi bakım dönemlerinin faturaya dönüştürüldüğünün anlaşılamaması
• Toplam cari bakiye ile faturalandırılmış tutarın birbirine karıştırılması

Örneğin 300 sözleşmeli asansörü bulunan bir firmada aylık ortalama bakım ücretinin 2.000 TL olduğunu düşünelim. Tek bir ayın 10 müşterisinde faturalama unutulursa yaklaşık 20.000 TL değerinde hizmetin tahsilat süreci gecikebilir.

Buradaki problem yalnızca muhasebe hatası değildir. Faturalama geciktikçe tahsilat da gecikir ve işletme sermayesi üzerinde doğrudan baskı oluşur.

Sözleşme, Cari Hesap ve Fatura Nasıl Birbirine Bağlanmalı?

Sağlıklı bir asansör cari takip sisteminde üç temel kayıt birbirinden ayrı fakat ilişkili tutulmalıdır:

1. Sözleşme: Müşteriyle hangi şartlarda çalışıldığını gösterir.
2. Cari hareket: Müşterinin firmaya olan borç ve alacak hareketlerini gösterir.
3. Fatura: Belirli hizmet veya tutarın resmi belgeye dönüştürülmesini gösterir.

Bu üç yapının tek kayıt gibi düşünülmesi ileride sorun çıkarabilir.

Örneğin bakım tamamlandığında sözleşmeye göre müşterinin cari hesabına 3.000 TL borç yazılmış olsun. Firma daha sonra bu borcun yalnızca 1.500 TL'lik kısmını faturalandırmak isteyebilir. Dolayısıyla sistemin kalan 1.500 TL'yi de takip edebilmesi gerekir.

Süreç	Takip edilmesi gereken bilgi	Örnek
Sözleşme	Bakım bedeli ve dönem	Aylık 3.000 TL
Hizmet	Bakımın gerçekleşme tarihi	8 Ağustos
Cari hareket	Müşteriye oluşan borç	3.000 TL
Faturalama	Faturaya dönüştürülen tutar	1.500 TL
Faturalandırılmamış tutar	Henüz faturaya dönüşmeyen bölüm	1.500 TL
Tahsilat	Müşteriden alınan ödeme	1.000 TL
Cari bakiye	Kalan toplam borç	2.000 TL

Bu yapı sayesinde firma sahibi yalnızca müşterinin toplam borcunu değil, borcun hangi aşamada olduğunu da anlayabilir.

Faturalandırıldı Durumu Neden Önemli?

Bir cari hareket için yalnızca "ödendi" ve "ödenmedi" bilgisi yeterli değildir.

Örneğin müşteri 10.000 TL borçlu olabilir ancak bunun:

• 7.000 TL'si faturalanmış,
• 3.000 TL'si henüz faturalanmamış,
• 5.000 TL'si tahsil edilmiş

olabilir.

Bu nedenle iyi bir cari sisteminde borç, fatura ve tahsilat birbirinden ayrı izlenmelidir.

Faturalama Periyodu Sözleşmeye Göre Tanımlanmalı

Her asansör bakım sözleşmesinin ödeme düzeni aynı olmayabilir. Bu nedenle sözleşme oluşturulurken faturalama modelinin açık şekilde belirlenmesi gerekir.

Genel uygulamada aşağıdaki modellerle karşılaşılır:

Aylık Faturalama

En yaygın yöntemlerden biridir. Bakım bedeli her ay cari hesaba yansıtılır ve firma politikasına göre faturaya dönüştürülür.

Örneğin:

Aylık bakım bedeli: 2.500 TL

12 aylık sözleşmenin toplam hizmet değeri 30.000 TL olur.

Üç Aylık Faturalama

Bazı müşteriler bakım hizmetini aylık almasına rağmen faturayı üç aylık dönemler halinde talep edebilir.

Bu durumda üç aylık toplam:

2.500 TL x 3 = 7.500 TL

olarak faturalandırılabilir.

Ancak sistemde her ay gerçekleştirilen bakımın ayrı ayrı kayıt altında tutulması yine önemlidir.

Yıllık veya Peşin Faturalama

Bazı sözleşmelerde yıllık bakım bedeli peşin olarak tahsil edilebilir. Böyle durumlarda bakım operasyonu aylık devam ederken finansal işlem yıllık tek kayıt üzerinden yürütülebilir.

Burada cari programının operasyon ile finansı birbirine karıştırmadan ilişkilendirmesi gerekir.

Bakım Tamamlanınca Cari Borç Otomatik Oluşmalı mı?

Bu sorunun tek bir doğru cevabı yoktur. Firmanın çalışma modeline göre karar verilmelidir.

Bakım sözleşmesinde aylık ücret net olarak belirlenmişse, bakım tamamlandıktan sonra ilgili ücretin cari hesaba aktarılması operasyonu önemli ölçüde kolaylaştırabilir.

Örneğin teknisyen ağustos ayı bakımını tamamladığında sistem:

• İlgili sözleşmeyi bulabilir,
• Güncel bakım bedelini kontrol edebilir,
• Müşteri carisine borç kaydı oluşturabilir,
• İşlemi "faturalandırılabilir" olarak işaretleyebilir.

Ardından ofis çalışanı fatura oluşturma aşamasında ilgili işlemleri seçebilir.

Bu yöntem sayesinde saha ekibi ile muhasebe arasındaki sözlü bilgi aktarımı azalır.

Bakımın tamamlanması, cari borcun oluşması, faturanın kesilmesi ve ödemenin alınması birbirini takip eden fakat farklı kontrol noktalarıdır.

Asansorex gibi asansör bakım ve yönetim yazılımlarında bakım, sözleşme ve cari kayıtlarının aynı süreç içerisinde ilişkilendirilmesi; firma sahibinin hangi hizmetin finansal karşılığının oluştuğunu daha düzenli takip etmesine yardımcı olabilir.

Sözleşme Fiyatı Değiştiğinde Ne Yapılmalı?

Asansör firmalarında sık karşılaşılan problemlerden biri de fiyat güncellemeleridir.

Örneğin:

• Ocak–Haziran bakım bedeli: 2.000 TL
• Temmuz sonrası yeni bakım bedeli: 2.750 TL

olsun.

Eski sözleşme tutarını doğrudan değiştirip geçmiş kayıtları da yeni fiyat üzerinden göstermek doğru değildir. Geçmiş dönem hareketleri oluşturuldukları tarihte geçerli olan fiyatı korumalıdır.

Yeni fiyat için ise belirli bir geçerlilik tarihi tanımlanmalıdır.

Pratik olarak şu kontroller yapılabilir:

1. Yeni fiyatın başlangıç tarihini belirleyin.
2. Eski dönem borçlarını değiştirmeyin.
3. Yeni dönemlerde güncel fiyatı uygulayın.
4. Fiyat değişikliğinin hangi sözleşmeye ait olduğunu kaydedin.
5. Gerekirse ek protokol veya fiyat güncelleme belgesini sözleşme kayıtlarıyla birlikte saklayın.
6. İlk yeni dönem faturasında tutarı özellikle kontrol edin.

Böylece geçmiş cari hareketlerin sonradan değişmesi önlenmiş olur.

Firma Sahibinin Takip Etmesi Gereken Finansal Göstergeler

Cari program yalnızca borç listesi gösteren bir ekran olmamalıdır. Firma sahibinin karar verebilmesi için finansal durumu özetleyen bilgiler sunmalıdır.

Özellikle şu göstergeler değerlidir:

• Toplam cari alacak
• Vadesi geçmiş alacak
• Bu ay oluşan bakım borçları
• Faturalandırılmış toplam
• Faturalandırılmayı bekleyen hizmetler
• Bu ay yapılan tahsilat
• Müşteri bazlı bakiye
• Sözleşme bazlı aylık gelir
• Geciken ödeme sayısı
• Yaklaşan sözleşme yenilemeleri

Örneğin toplam alacağın 800.000 TL olması tek başına yeterli bilgi değildir.

Bunun 650.000 TL'si henüz vadesi gelmemiş, 150.000 TL'si ise 60 günden uzun süredir tahsil edilememiş olabilir. Firma sahibinin aksiyon alması gereken bölüm ikinci gruptur.

Bu nedenle cari yaşlandırma ve sözleşme bazlı gelir takibi, büyüyen asansör firmalarında nakit yönetiminin önemli parçalarından biridir.

Doğru Bir Asansör Cari Programında Kontrol Listesi

Sözleşme bazlı faturalama kullanacak firmalar yazılım seçerken yalnızca "cari modülü var mı?" sorusuyla yetinmemelidir.

Şu noktalar kontrol edilmelidir:

• Cari hesap sözleşmeyle ilişkilendirilebiliyor mu?
• Bakım bedeli sözleşmeden otomatik alınabiliyor mu?
• Eski ve yeni sözleşme fiyatları ayrılabiliyor mu?
• Aylık, üç aylık ve yıllık ödeme modelleri yönetilebiliyor mu?
• Faturalandırılmış işlemler ayrıca görülebiliyor mu?
• Kısmi faturalama yapılabiliyor mu?
• Tahsilat faturadan bağımsız kaydedilebiliyor mu?
• Fatura geçmişi müşteri bazında görüntülenebiliyor mu?
• Vadesi geçmiş borçlar filtrelenebiliyor mu?
• Müşteri bazlı cari ekstre alınabiliyor mu?
• Bakım, arıza veya parça satışı gibi farklı işlem türleri ayrılabiliyor mu?
• Yetkili kullanıcı geçmiş hareketleri kolayca kontrol edebiliyor mu?

Özellikle yüzlerce bakım sözleşmesi yöneten firmalarda birkaç dakikalık manuel kontrol bile ay sonunda onlarca saatlik ofis işine dönüşebilir.

Sözleşme, bakım, cari ve fatura süreçlerinin Asansorex gibi sektöre özel bir sistemde ilişkilendirilmesi, aynı bilginin farklı Excel dosyalarına tekrar tekrar girilmesini azaltarak daha izlenebilir bir finansal süreç oluşturabilir.

Sıkça Sorulan Sorular

Asansör Cari Programı otomatik fatura keser mi?

Bu özellik kullanılan yazılıma ve entegrasyonlara bağlıdır. Cari program önce hizmetten doğan borcu ve faturalandırılacak işlemleri takip edebilir. Resmi faturanın oluşturulması ise e-Fatura veya e-Arşiv altyapısıyla entegrasyon gerektirebilir.

Bakım yapılmadan müşteriye borç yazılmalı mı?

Firmanın sözleşme modeline göre değişir. Bazı firmalar dönem başlangıcında tahakkuk oluştururken bazıları bakım tamamlandıktan sonra cari borç oluşturur. Önemli olan yöntemin bütün müşterilerde tutarlı uygulanmasıdır.

Fatura kesilmesi cari borcu kapatır mı?

Hayır. Fatura oluşturmak ile tahsilat almak farklı işlemlerdir. Müşterinin borcu ödeme yapıldığında azalır. Fatura ise hizmetin belgelendirilmesini sağlar.

Bir faturaya birden fazla bakım dönemi eklenebilir mi?

Firmanın çalışma şekline ve kullanılan sistemin özelliklerine bağlı olarak birden fazla hizmet döneminin aynı faturada toplanması mümkündür. Ancak hangi dönemlerin faturaya dahil edildiğinin kayıt altında tutulması gerekir.

Sözleşme fiyatı değişince geçmiş cari hareketler değişmeli mi?

Genellikle hayır. Geçmiş işlemlerin oluşturuldukları dönemdeki fiyat üzerinden korunması daha sağlıklı bir kayıt düzeni sağlar. Yeni fiyat belirlenen geçerlilik tarihinden sonraki işlemlerde kullanılmalıdır.

Cari takip ile sözleşme takibini birlikte kullanmanın avantajı nedir?

Sözleşmedeki fiyat, ödeme dönemi ve müşteri bilgisi doğrudan finansal işlemlerle ilişkilendirilebilir. Böylece unutulan bakım bedelleri, yanlış fiyatlandırma ve mükerrer işlem riskleri azalır.

Özet

Asansör firmalarında sözleşme bazlı faturalama, yalnızca muhasebe departmanını ilgilendiren bir konu değildir. Bakımın tamamlanmasından cari borcun oluşmasına, faturanın kesilmesinden tahsilatın yapılmasına kadar bütün süreç firmanın nakit akışını etkiler.

Sağlıklı bir sistemde sözleşme, hizmet, cari hareket, fatura ve tahsilat ayrı kayıtlar olarak tutulmalı ancak birbirleriyle ilişkilendirilmelidir. Böylece firma sahibi hangi müşterinin ne kadar borcu olduğunu değil, bu borcun neden oluştuğunu, ne kadarının faturalandırıldığını ve ne kadarının tahsil edildiğini de görebilir.

Asansör sayısı arttıkça manuel tablolarla bu bağlantıları korumak zorlaşır. Sektöre uygun bir Asansör Cari Programı kullanmak ise sözleşme fiyatlarından dönemsel borçlara kadar finansal sürecin daha düzenli, izlenebilir ve kontrol edilebilir yürütülmesine yardımcı olur.