Asansör Cari Takip Programı Kurulum Adımları

İÇERİK

Asansör firmalarında cari takip sistemi yalnızca müşterinin ne kadar borcu olduğunu gösteren basit bir hesap ekranı değildir. Bakım ücretleri, arıza müdahaleleri, parça satışları, revizyon işleri, tahsilatlar ve kesilen faturalar aynı müşteri hesabında doğru biçimde izlenmelidir. Kurulum sırasında yapılacak küçük bir hata, aylar sonra yanlış bakiye, mükerrer borç veya eksik tahsilat raporu olarak firmanın karşısına çıkabilir.

Bu nedenle asansör cari takip programı kurulumu, doğrudan müşteri listesini sisteme aktarmakla başlamamalıdır. Önce mevcut veriler temizlenmeli, cari kart yapısı belirlenmeli, açılış bakiyeleri doğrulanmalı ve firmanın çalışma düzenine uygun işlem türleri oluşturulmalıdır. Bu rehberde, cari takip sistemini sıfırdan kurarken izlenmesi gereken adımları pratik örneklerle ele alacağız.

1. Mevcut Cari Verileri Hazırlayın

Kurulumun ilk aşaması, Excel dosyalarında, muhasebe programında, ajandalarda veya çalışanların kişisel notlarında bulunan müşteri bilgilerinin bir araya getirilmesidir. Veriler kontrol edilmeden doğrudan yeni programa aktarılırsa aynı müşteri birden fazla kez açılabilir.

Örneğin bir apartman farklı dosyalarda şu şekillerde kayıtlı olabilir:

• Güneş Apartmanı
• Güneş Apt.
• Güneş Apartmanı Yönetimi
• Güneş Apt. Blok A
• Mehmet Bey Güneş Apartmanı

Bu kayıtların hangisinin aynı cariye ait olduğu belirlenmelidir. Bina, yönetici ve ödeme sorumlusu birbirinden ayrılmalı; cari kartın gerçek borçlu tarafı netleştirilmelidir.

Veri hazırlığı sırasında en az şu alanlar kontrol edilmelidir:

• Cari unvanı
• Yetkili kişinin adı ve soyadı
• Telefon numarası
• E-posta adresi
• Vergi dairesi ve vergi numarası
• T.C. kimlik numarası gerekiyorsa ilgili alan
• Fatura adresi
• Bağlı bina veya binalar
• Sözleşme başlangıç ve bitiş tarihleri
• Aylık bakım bedeli
• Mevcut borç veya alacak bakiyesi
• Son tahsilat tarihi

Telefon numaralarının farklı biçimlerde yazılması da veri aktarımında sorun oluşturabilir. Örneğin 0532, 532 ve +90 532 ile başlayan kayıtlar tek bir standartta düzenlenmelidir.

Kurulumdan önce harcanan birkaç saatlik veri temizliği, ileride haftalar sürebilecek mutabakat sorunlarını önleyebilir.

2. Cari Kart Yapısını Belirleyin

Her bina için ayrı cari kart açmak her firmada doğru sonuç vermeyebilir. Çünkü bazı müşteriler tek bir apartmandan oluşurken bazı site yönetimleri birden fazla blok veya asansör için toplu ödeme yapabilir.

Bu nedenle cari kart açarken önce ödeme sorumlusunu belirlemek gerekir.

Bina bazlı cari kart

Her apartmanın kendi borcu ve tahsilatı ayrı takip ediliyorsa bina bazlı cari kart kullanılabilir. Özellikle bağımsız apartman yönetimleriyle çalışan firmalarda bu yöntem pratiktir.

Yönetim firması bazlı cari kart

Bir yönetim şirketi çok sayıda binanın bakım ücretini tek merkezden ödüyorsa ana cari kart yönetim firması adına açılabilir. Altında ilgili binalar ilişkilendirilerek hangi işlemin hangi binaya ait olduğu izlenebilir.

Kurumsal müşteri bazlı cari kart

Hastane, fabrika, otel, alışveriş merkezi veya kamu kurumu gibi müşterilerde tek cari altında birden fazla asansör bulunabilir. Bu durumda işlem açıklamalarında bina, tesis veya asansör bilgisi mutlaka yer almalıdır.

Cari yapı modeli	Uygun olduğu durum	Dikkat edilmesi gereken
Her bina için ayrı cari	Bağımsız apartman yönetimleri	Aynı yöneticinin farklı binaları karıştırılmamalı
Yönetim şirketi için tek cari	Birden fazla binayı yöneten firmalar	Borçlar bina bazında detaylandırılmalı
Kurum için tek cari	Fabrika, hastane, otel, AVM	İşlemlerde tesis ve asansör bilgisi yazılmalı
Blok bazlı ayrı cari	Her bloğun bütçesi ayrıysa	Ortak tahsilatlar doğru dağıtılmalı

Cari yapı en başta doğru kurulmazsa ilerleyen dönemde toplu tahsilatların hangi binaya ait olduğunu bulmak zorlaşabilir.

3. Cari Kartları Oluşturun veya Toplu Aktarın

Veriler temizlendikten sonra cari kartlar programa girilebilir. Müşteri sayısı azsa manuel giriş yapılabilir. Yüzlerce bina ve asansör bulunan firmalarda ise Excel üzerinden toplu aktarım daha verimli olur.

Toplu aktarım öncesinde örnek birkaç cari kartla deneme yapılmalıdır. İlk denemede şu alanların doğru eşleştiği kontrol edilmelidir:

1. Cari unvanı
2. Telefon numarası
3. Vergi bilgileri
4. Adres
5. Yetkili kişi
6. Bağlı bina
7. Açılış bakiyesi
8. Cari türü

Bir satırdaki verginin yanlış sütuna aktarılması, yüzlerce kartın hatalı oluşmasına neden olabilir. Bu yüzden önce 5 veya 10 kayıt içeren test dosyası kullanılmalıdır.

Aynı müşterinin tekrar açılmasını önlemek için vergi numarası, telefon numarası veya cari kod üzerinden mükerrer kayıt kontrolü yapılmalıdır. Cari kodlarının da belirli bir düzenle oluşturulması faydalıdır.

Örnek cari kod yapıları şöyle olabilir:

• MUS-0001
• APT-0158
• SITE-0024
• KUR-0012

Cari kodu, müşterinin adından bağımsız ve benzersiz olmalıdır. Çünkü apartman adı zamanla değişebilir ancak cari kodun sabit kalması raporlamayı kolaylaştırır.

4. Açılış Bakiyelerini Doğru Girin

Yeni programa geçişte en kritik adımlardan biri açılış bakiyesidir. Açılış bakiyesi, programın kullanılmaya başlandığı tarihte müşterinin firmaya olan borcunu veya firmanın müşteriye olan borcunu ifade eder.

Örneğin 1 Ağustos 2026 tarihinde yeni sisteme geçiliyorsa 31 Temmuz 2026 sonu itibarıyla her carinin bakiyesi belirlenmelidir.

Açılış bakiyesi girerken şu sorular cevaplanmalıdır:

• Bakiye hangi tarih itibarıyla hesaplandı?
• Bekleyen bakım ücretleri bakiyeye dahil mi?
• Kesilmiş ancak tahsil edilmemiş faturalar dahil mi?
• Alınan avanslar düşüldü mü?
• İade veya mahsup işlemleri işlendi mi?
• Eski dönem çek ve senetleri dahil mi?
• Müşteriyle mutabakat yapıldı mı?

Örneğin müşterinin sistemde 24.000 TL borcu görünüyorsa ancak bunun 6.000 TL’si daha önce tahsil edilmişse açılış bakiyesi yanlış olacaktır. Bu nedenle banka hareketleri, kasa kayıtları ve tahsilat makbuzları karşılaştırılmalıdır.

En güvenli yöntem, yüksek bakiyeli müşterilerden başlayarak mutabakat yapmaktır. Özellikle site yönetimleri, kurumsal müşteriler ve uzun süredir çalışan apartmanlarda yazılı bakiye teyidi alınması faydalı olur.

5. İşlem Türlerini ve Gelir Kalemlerini Tanımlayın

Asansör firmalarında her cari hareket aynı türde değildir. Aylık bakım bedeli ile revizyon projesi aynı başlık altında izlenirse gelir analizi sağlıklı yapılamaz.

Programda kullanılabilecek temel işlem türleri şunlardır:

• Aylık bakım ücreti
• Arıza servis bedeli
• Yedek parça satışı
• Revizyon bedeli
• Montaj veya modernizasyon işi
• Kurtarma hizmeti
• Muayene hazırlık çalışması
• Tahsilat
• İskonto
• İade
• Avans
• Mahsup
• Devir bakiyesi

İşlem türlerinin sayısı gereğinden fazla artırılmamalıdır. Örneğin her yedek parça için ayrı cari hareket türü açmak yerine “Yedek Parça Satışı” işlem türü kullanılabilir; parça detayı işlem açıklamasında veya stok kaydında tutulabilir.

Aylık bakım borçlandırması

Bakım sözleşmelerinde aylık ücretlerin otomatik oluşturulması büyük kolaylık sağlar. Ancak otomatik borçlandırma başlamadan önce şu bilgiler doğrulanmalıdır:

• Bakım bedeli
• KDV durumu
• Borçlandırma günü
• İlk borçlandırma tarihi
• Sözleşme bitiş tarihi
• Fiyat artış dönemi
• Ücretsiz veya durdurulmuş aylar
• Birden fazla asansör için toplam veya ayrı ücret yapısı

Sözleşmesi bitmiş bir müşteriye otomatik borç yazılmaması için başlangıç ve bitiş tarihleri eksiksiz girilmelidir.

6. Tahsilat ve Ödeme Yöntemlerini Yapılandırın

Cari takip programında yalnızca borç kaydı değil, tahsilatın hangi yöntemle alındığı da izlenmelidir. Bu bilgi günlük kasa kontrolü ve banka mutabakatı açısından önemlidir.

Kullanılabilecek tahsilat yöntemleri şunlardır:

• Nakit
• Banka havalesi
• EFT
• Kredi kartı
• Çek
• Senet
• Online ödeme
• Mahsup
• Avans kullanımı

Her tahsilat kaydında tarih, tutar, ödeme yöntemi, işlem açıklaması ve varsa makbuz numarası bulunmalıdır. Banka yoluyla alınan ödemelerde ilgili banka hesabı da seçilmelidir.

Örneğin bir site yönetimi 50.000 TL toplu ödeme yaptığında bu tutar doğrudan tek bir bakım dönemine yazılmamalıdır. Ödemenin hangi fatura, bakım ayı veya işlem grubuna karşılık geldiği belirlenmelidir. Aksi halde toplam bakiye doğru görünse bile hangi borçların kapandığı anlaşılamaz.

7. Fatura ve Cari Hareket İlişkisini Kurun

Cari borç ile fatura aynı şey değildir. Firma müşteriye bakım ücreti borcu oluşturabilir ancak faturayı daha sonra kesebilir. Bazı müşterilere aylık, bazılarına üç aylık veya yıllık toplu fatura düzenlenebilir.

Bu nedenle sistemde en az üç ayrı durum izlenmelidir:

Durum	Anlamı
Borçlandırıldı	Cari hesaba ücret işlendi
Faturalandırıldı	İşlem için fatura düzenlendi
Tahsil edildi	Müşteriden ödeme alındı

Örneğin müşterinin 12.000 TL bakım borcu olabilir. Bunun 8.000 TL’si faturalanmış, 5.000 TL’si tahsil edilmiş olabilir. Bu durumda yalnızca toplam bakiyeyi görmek yeterli değildir.

Kurulum sırasında firmanın fatura düzeni belirlenmeli ve şu kararlar verilmelidir:

• Fatura işlem seçilerek mi kesilecek?
• Cari bakiyeden manuel tutar girilerek mi kesilecek?
• Hangi işlemlerin faturası zorunlu olarak izlenecek?
• Kısmi faturalama yapılabilecek mi?
• İptal ve iade faturaları nasıl işlenecek?
• Faturalanmamış işlem raporu kullanılacak mı?

Asansorex gibi cari, bakım ve fatura süreçlerini birbiriyle ilişkilendiren sistemlerde, bakım kaydından doğan borcun tahsilat ve fatura durumunu ayrı ayrı izlemek mümkündür. Böylece toplam cari bakiyeyi bozmadan faturalanmamış işlemler ayrıca kontrol edilebilir.

8. Kullanıcı Yetkilerini Belirleyin

Her çalışanın cari hesaplarda aynı yetkiye sahip olması gerekmez. Saha teknisyeni tahsilat kaydı oluşturabilir ancak eski borçları silme veya bakiye değiştirme yetkisine sahip olmamalıdır.

Genel uygulamada yetkiler şu şekilde ayrılabilir:

• Firma sahibi: Tüm cari ve finansal raporları görüntüleme
• Muhasebe personeli: Borç, tahsilat, fatura ve düzeltme işlemleri
• Operasyon sorumlusu: Müşteri ve bina bilgilerini görüntüleme
• Teknisyen: Sahada aldığı tahsilatı kaydetme
• Satış personeli: Teklif ve sözleşme bilgilerini görüntüleme
• Bina yöneticisi: Yalnızca kendi bina borç ve ödeme bilgilerini görüntüleme

Silme ve bakiye düzeltme işlemleri sınırlı tutulmalıdır. Finansal bir kayıt silindiğinde işlemi kimin yaptığı ve ne zaman yaptığı izlenebilmelidir.

9. Raporları Test Edin ve Mutabakat Yapın

Kurulum tamamlandıktan sonra program doğrudan günlük kullanıma açılmamalıdır. Önce örnek işlemler girilerek raporların doğru çalıştığı kontrol edilmelidir.

Test için şu senaryo uygulanabilir:

1. Örnek bir cari kart oluşturun.
2. Aylık bakım borcu ekleyin.
3. Yedek parça satışı girin.
4. Kısmi tahsilat kaydedin.
5. İşlemlerden biri için fatura oluşturun.
6. Cari ekstresini kontrol edin.
7. Faturalanmamış işlem raporuna bakın.
8. Kasa veya banka raporunu karşılaştırın.
9. İşlemi iptal ederek düzeltme sürecini test edin.

Cari ekstresinde borç, alacak ve kalan bakiye matematiksel olarak kontrol edilmelidir. Aynı zamanda müşteri tarafında paylaşılacak ekstre görünümünün anlaşılır olup olmadığına bakılmalıdır.

Canlı kullanıma geçildikten sonra ilk hafta günlük, ilk ay ise haftalık mutabakat yapılması yararlı olur. Eski programdaki toplam cari bakiyesi ile yeni sistemdeki toplam bakiye karşılaştırılmalıdır.

Kurulum Sonrası Kontrol Listesi

Aşağıdaki kontrol listesi, cari takip programının canlı kullanıma hazır olup olmadığını anlamaya yardımcı olur:

• Cari kartlar mükerrer kayıtlardan temizlendi.
• Vergi ve iletişim bilgileri kontrol edildi.
• Binalar doğru cari hesaplarla ilişkilendirildi.
• Açılış bakiyeleri belirli bir tarih itibarıyla girildi.
• Yüksek bakiyeli müşterilerle mutabakat yapıldı.
• Bakım, arıza, parça ve revizyon işlem türleri tanımlandı.
• Otomatik bakım borçlandırmaları test edildi.
• Tahsilat yöntemleri ve banka hesapları tanımlandı.
• Fatura ile cari hareket ilişkisi belirlendi.
• Kullanıcı yetkileri sınırlandırıldı.
• Örnek işlemlerle cari ekstre kontrol edildi.
• Eski ve yeni sistem toplam bakiyeleri karşılaştırıldı.

Sıkça Sorulan Sorular

Asansör cari takip programı kurulumu ne kadar sürer?

Süre; müşteri sayısına, mevcut verilerin düzenine ve açılış bakiyelerinin doğruluğuna göre değişir. Temiz bir Excel dosyası bulunan küçük bir firmada kurulum birkaç iş günü içinde tamamlanabilir. Dağınık kayıtları ve yüzlerce müşterisi olan firmalarda veri temizliği daha uzun sürebilir.

Her bina için ayrı cari kart açmak gerekir mi?

Hayır. Ödemeyi her bina ayrı yapıyorsa ayrı cari kart mantıklıdır. Bir yönetim firması birden fazla binanın ödemesini toplu yapıyorsa ana cari yönetim firması adına açılabilir ve binalar bu cariye bağlanabilir.

Eski borçların işlem detaylarını tek tek girmek zorunlu mu?

Zorunlu değildir. Geçiş tarihi itibarıyla doğrulanmış toplam bakiye açılış bakiyesi olarak girilebilir. Ancak yüksek tutarlı veya ihtilaflı borçlarda eski işlemlerin detaylı aktarılması daha güvenli olur.

Bakım ücretleri otomatik olarak cariye işlenebilir mi?

Evet. Aylık bakım bedeli, borçlandırma tarihi ve sözleşme süresi tanımlandığında düzenli borç kayıtları otomatik oluşturulabilir. Sözleşme bitiş tarihi ve fiyat artış dönemleri mutlaka kontrol edilmelidir.

Faturalandırılmamış tutar ile cari bakiye aynı mıdır?

Hayır. Cari bakiye müşterinin toplam borç ve alacak durumunu gösterir. Faturalandırılmamış tutar ise henüz fatura düzenlenmemiş işlemleri ifade eder. Müşteri ödeme yapmış olsa bile bazı işlemler henüz faturalanmamış olabilir.

Teknisyenler tahsilat kaydı girebilir mi?

Firma politikasına göre girebilir. Ancak teknisyenin yalnızca sahada aldığı tahsilatı kaydetmesi, geçmiş finansal işlemleri değiştirememesi ve kayıtların merkez tarafından kontrol edilmesi daha güvenlidir.

Özet

Asansör cari takip programının başarılı kurulumu; temiz veri, doğru cari yapı, doğrulanmış açılış bakiyesi ve net işlem türleriyle mümkündür. Bakım ücretleri, parça satışları, revizyon işleri, faturalar ve tahsilatlar birbirinden ayrılarak izlenmelidir.

Kurulumun sonunda yalnızca toplam borcun doğru görünmesi yeterli değildir. Hangi binanın ne kadar borçlu olduğu, hangi işlemlerin faturalanmadığı, hangi tahsilatın hangi borca karşılık geldiği ve müşterinin güncel bakiyesi açıkça görülebilmelidir. Asansorex, asansör firmalarının cari hesaplarını bakım, arıza, sözleşme ve tahsilat kayıtlarıyla birlikte takip etmesine yardımcı olarak finansal sürecin daha düzenli yürütülmesini sağlar.