Asansör Cari Yazılımı Demo Checklist: Satın Almadan Önce Neleri Test Etmelisiniz?

İÇERİK (MARKDOWN)

Bir asansör cari yazılımı satın almadan önce yapılan demo görüşmesi, yalnızca programın menülerini görmek için kullanılmamalıdır. Asıl amaç; yazılımın bakım sözleşmelerinden doğan borçları, yapılan tahsilatları, parça satışlarını, müşteri bakiyelerini ve geçmiş hareketleri işletmenizin gerçek çalışma düzenine uygun biçimde yönetip yönetemediğini anlamaktır.

Çünkü demo sırasında etkileyici görünen bir ekran, günlük kullanıma geçildiğinde yeterli olmayabilir. Birkaç örnek müşteriyle çalışan standart bir ön muhasebe programı ile yüzlerce bina, farklı sözleşme dönemleri, değişken bakım ücretleri ve birden fazla ödeme yöntemi bulunan asansör firması aynı ihtiyaçlara sahip değildir.

Bu rehberde, demo görüşmesine hazırlıktan gerçek cari senaryoların test edilmesine kadar uygulanabilir bir kontrol listesi bulacaksınız. Böylece kararınızı yalnızca sunuma veya fiyat teklifine göre değil, ölçülebilir sonuçlara göre verebilirsiniz.

Demo Öncesinde Kendi Cari Sürecinizi Netleştirin

Yazılım demosuna başlamadan önce mevcut işleyişinizi birkaç başlık altında çıkarmanız gerekir. Aksi durumda yazılım firması size kendi hazırladığı ideal senaryoyu gösterir, fakat sizin yaşadığınız günlük sorunların çözülüp çözülmediği anlaşılmaz.

Öncelikle şu soruların cevaplarını hazırlayın:

• Kaç aktif cari hesabınız bulunuyor?
• Bir müşteriye bağlı kaç bina veya asansör olabiliyor?
• Bakım ücretleri aylık mı, üç aylık mı, yıllık mı tahakkuk ediyor?
• Tahsilatlar banka, nakit, kredi kartı veya çek-senet gibi hangi yöntemlerle alınıyor?
• Müşteriler kısmi ödeme yapabiliyor mu?
• Bakım hizmeti ve parça satışı aynı cari hesapta mı izleniyor?
• Gecikmiş borçları kim takip ediyor?
• Cari ekstreler müşterilere hangi sıklıkta gönderiliyor?
• Muhasebeciye hangi raporlar teslim ediliyor?
• Şubeler veya farklı personeller aynı cari hesaplara erişiyor mu?

Bu soruların cevapları, demo sırasında hangi ekranları ve işlemleri test etmeniz gerektiğini belirler.

Örneğin firmanızda bakım ücretleri her ay manuel olarak carilere işleniyorsa, yazılımın otomatik borçlandırma özelliği önemli olabilir. Buna karşılık bakım tahakkukları başka bir sistemde oluşturuluyorsa, cari yazılımının veri aktarımı ve entegrasyon seçenekleri daha kritik hâle gelir.

İyi bir demo, yazılımın neler yapabildiğini anlatmakla kalmaz; sizin mevcut iş akışınızı program içinde yeniden kurar.

Cari Kart Yapısını Gerçek Bir Müşteriyle Test Edin

Demo sırasında boş veya önceden hazırlanmış örnek ekranlara bakmak yerine, gerçek çalışma yapınıza benzeyen bir müşteri kaydı oluşturulmasını isteyin.

Örneğin şu senaryo kullanılabilir:

• Müşteri: Örnek Site Yönetimi
• Bağlı bina: A Blok
• Asansör sayısı: 3
• Aylık bakım bedeli: 4.500 TL
• Önceki dönem borcu: 7.000 TL
• Son ödeme: 3.000 TL
• Ek işlem: 2.500 TL parça değişimi

Bu senaryo üzerinden müşteri kartı, bina bağlantısı, borçlandırma, tahsilat ve kalan bakiye birlikte test edilmelidir.

Cari Kartta Bulunması Gereken Temel Bilgiler

Bir asansör cari programında en az şu bilgiler kolayca görüntülenebilmelidir:

• Cari adı ve cari kodu
• Yetkili kişi bilgileri
• Telefon ve e-posta adresi
• Vergi dairesi ve vergi numarası
• Bağlı bina veya site bilgileri
• Bakım sözleşmesi bilgileri
• Güncel borç ve alacak bakiyesi
• Son tahsilat tarihi
• Vadesi geçmiş toplam tutar
• Cari hareket geçmişi
• Notlar ve özel ödeme koşulları

Burada dikkat edilmesi gereken nokta, bilgilerin yalnızca sisteme kaydedilebilmesi değildir. Günlük kullanım sırasında bu verilere kaç tıklamayla ulaşıldığı da önemlidir.

Firma sahibi bir müşteri aradığında, müşterinin güncel borcunu ve son ödeme tarihini birkaç saniye içinde görebilmelidir. Bu bilgiye ulaşmak için farklı raporların açılması veya uzun filtrelerin uygulanması gerekiyorsa program pratik kullanımda zaman kaybettirebilir.

Bakım Geliri ve Diğer Gelirlerin Ayrımını Kontrol Edin

Asansör firmalarının cari yapısında en sık karşılaşılan sorunlardan biri, tüm gelirlerin aynı hareket türü altında toplanmasıdır. Bakım ücretleri, revizyon gelirleri, yedek parça satışları, kurtarma hizmetleri ve diğer işlemler ayrı ayrı izlenemediğinde firmanın hangi alandan para kazandığı anlaşılamaz.

Demo sırasında farklı işlem türlerinin cari hesaba ayrı kategorilerle işlenip işlenemediğini kontrol edin.

Test edilecek işlem	Cari hareket türü	Beklenen sonuç
Aylık bakım bedeli	Bakım geliri	Bakım gelirleri raporunda görünmeli
Kontaktör değişimi	Parça satışı	Parça ve malzeme satışında görünmeli
Revizyon işi	Revizyon geliri	Proje veya revizyon bazında izlenmeli
Gecikmiş ödeme	Tahsilat	İlgili borçtan düşülmeli
Müşteriye iade	İade veya düzeltme	Bakiye doğru şekilde güncellenmeli
Açılış bakiyesi	Devir bakiyesi	Eski dönem borcuyla karışmamalı

Yazılım yalnızca toplam bakiyeyi gösteriyorsa, ön muhasebe açısından temel ihtiyacı karşılayabilir. Ancak işletme sahibi bakım portföyünün gerçek getirisini, parça satışlarından elde edilen geliri veya tahsilat performansını analiz etmek istiyorsa işlem türlerinin ayrıştırılması gerekir.

Asansorex gibi asansör sektörüne özel bir sistemde bakım, arıza, parça satışı ve tahsilat hareketlerinin birbirleriyle bağlantılı tutulması, cari bakiyenin hangi işlemden oluştuğunu daha kolay görmeye yardımcı olur.

Borçlandırma ve Tahsilat Senaryolarını Uygulayın

Demo sırasında mutlaka bir borç ve bir tahsilat işlemi yapılmalıdır. Yalnızca “buradan tahsilat giriliyor” şeklindeki açıklamayla yetinmeyin. İşlemin baştan sona uygulanmasını ve sonucun cari bakiyeye nasıl yansıdığını görün.

Test Edilmesi Gereken Borçlandırma Adımları

1. Müşteri carisine aylık bakım borcu ekleyin.
2. İşlem tarihini ve vade tarihini farklı belirleyin.
3. Borca açıklama veya hizmet dönemi ekleyin.
4. Aynı müşteriye ayrıca parça satış borcu oluşturun.
5. Cari ekstrede iki borcun ayrı göründüğünü kontrol edin.
6. Toplam bakiyenin doğru hesaplandığını doğrulayın.

Test Edilmesi Gereken Tahsilat Adımları

1. Toplam borçtan daha düşük bir kısmi tahsilat girin.
2. Ödeme yöntemini banka veya nakit olarak seçin.
3. Tahsilatın hangi borca kapatıldığını kontrol edin.
4. Kalan bakiyenin doğru hesaplandığını doğrulayın.
5. Tahsilat makbuzu veya belgesi oluşturmayı deneyin.
6. Yanlış tahsilatı iptal ederek hareket geçmişini inceleyin.

Özellikle kısmi ödemelerde sistemin nasıl davrandığı önemlidir. Müşterinin 10.000 TL borcuna karşılık 4.000 TL ödeme yaptığını düşünelim. Program, kalan 6.000 TL’yi açık bakiye olarak göstermeli ve ödemenin tarihini, yöntemini ve işlemi yapan kullanıcıyı kaydetmelidir.

Yanlış girilen hareketlerin doğrudan silinmesi yerine iptal veya ters kayıt yöntemiyle düzeltilmesi de mali kayıt düzeni açısından daha sağlıklı bir yaklaşımdır. Böylece geçmiş işlemlerin izi kaybolmaz.

Sözleşme ve Otomatik Tahakkuk Özelliklerini İnceleyin

Asansör bakım firmalarında cari hesapların önemli bölümü periyodik bakım sözleşmelerinden oluşur. Bu nedenle cari yazılımının sözleşme bedelleriyle bağlantısı demo sırasında mutlaka test edilmelidir.

Şu örnek üzerinden ilerleyebilirsiniz:

• Sözleşme başlangıcı: 1 Ocak 2026
• Sözleşme bitişi: 31 Aralık 2026
• Aylık bakım bedeli: 5.000 TL
• Tahakkuk günü: Her ayın 1’i
• Vade süresi: 15 gün

Yazılımın bu sözleşmeye göre aylık borç oluşturup oluşturamadığını, sözleşme bedeli değiştiğinde yeni tutarın hangi tarihten itibaren geçerli olduğunu ve sona eren sözleşmelerde tahakkukun durup durmadığını kontrol edin.

Otomatik Tahakkukta Sorulması Gereken Sorular

• Borçlar her ay otomatik oluşturulabiliyor mu?
• Tahakkuk öncesinde kontrol veya onay yapılabiliyor mu?
• Farklı müşteriler için farklı tahakkuk günleri tanımlanabiliyor mu?
• Yıllık fiyat artışı sisteme işlenebiliyor mu?
• Sözleşmesi biten müşteriye yanlışlıkla borç çıkarılması önleniyor mu?
• Eksik veya fazla tahakkuk toplu olarak düzeltilebiliyor mu?
• Bakım bedeli bina veya asansör bazında ayrılabiliyor mu?

Otomatik tahakkuk özelliği, yüzlerce müşterisi bulunan firmalarda ciddi zaman tasarrufu sağlar. Ancak kontrolsüz çalışan bir otomasyon, hatalı borçlandırmalara da yol açabilir. Bu nedenle kullanıcı onayı, işlem ön izlemesi ve geri alma seçenekleri önemlidir.

Cari Ekstre ve Raporları Kontrol Edin

Bir cari yazılımının değeri, yalnızca veri girişi sırasında değil, ihtiyaç duyulan bilgiyi rapora dönüştürürken ortaya çıkar.

Demo sırasında en az bir cari ekstre oluşturun ve çıktının müşteriyle paylaşılabilecek kadar anlaşılır olup olmadığını inceleyin.

Cari ekstrede şu bilgiler bulunmalıdır:

• Devir bakiyesi
• İşlem tarihi
• İşlem açıklaması
• Borç tutarı
• Alacak veya tahsilat tutarı
• İşlem sonrası bakiye
• Vade tarihi
• Toplam güncel bakiye

Ayrıca firmanın genel mali durumunu görebilmek için şu raporları test edin:

• Toplam müşteri alacakları
• Vadesi geçmiş alacaklar
• Müşteri bazında bakiye raporu
• Belirli tarih aralığındaki tahsilatlar
• Bakım geliri raporu
• Parça satış geliri raporu
• Ödeme yöntemi bazında tahsilatlar
• Tahsilat yapmayan müşteriler
• Personel bazında tahsilat kayıtları

Özellikle alacak yaşlandırma raporu faydalıdır. Bu rapor, borçları gecikme süresine göre sınıflandırır. Örneğin 0–30 gün, 31–60 gün, 61–90 gün ve 90 gün üzeri alacaklar ayrı görülebilir. Böylece firma sahibi hangi müşterilerin tahsilat riski oluşturduğunu daha kolay belirler.

Kullanıcı Yetkileri ve İşlem Güvenliğini Sınayın

Cari veriler, işletmenin en hassas bilgilerinden biridir. Bu nedenle her personelin tüm bakiye ve tahsilat bilgilerini görmesi veya değiştirmesi doğru olmayabilir.

Demo sırasında farklı kullanıcı rolleri oluşturulup oluşturulamadığını kontrol edin.

Örnek yetkilendirme yapısı şöyle olabilir:

Kullanıcı	Görmesi gereken bilgiler	Yapabilmesi gereken işlemler
Firma sahibi	Tüm cariler ve finansal raporlar	Tüm işlemler
Ön muhasebe personeli	Cari, tahsilat ve banka hareketleri	Borç ve tahsilat girişi
Saha teknisyeni	Görevli olduğu müşterinin tahsilat bilgisi	Sahadan tahsilat kaydı
Satış personeli	Teklif verdiği müşterilerin temel bilgileri	Not ve teklif takibi
Şube sorumlusu	Kendi şubesine ait cariler	Şube işlemleri

Ayrıca yapılan işlemlerin kim tarafından ve ne zaman gerçekleştirildiğini gösteren hareket kayıtları bulunmalıdır. Bir tahsilat tutarı değiştirildiğinde veya cari hareket iptal edildiğinde bu işlemin geçmişi izlenebilmelidir.

Demo sırasında şu güvenlik testlerini uygulayın:

• Yetkisiz kullanıcı cari bakiyeyi görebiliyor mu?
• Tahsilat kaydı sonradan değiştirilebiliyor mu?
• Silinen veya iptal edilen hareketin geçmişi tutuluyor mu?
• Kullanıcı bazında işlem raporu alınabiliyor mu?
• Veriler düzenli olarak yedekleniyor mu?
• Mobil veya web erişiminde güvenli oturum kullanılıyor mu?

Veri Aktarımı ve Günlük Kullanım Kolaylığını Değerlendirin

Mevcut cari kayıtlarınız Excel’de veya başka bir programda bulunuyorsa, yeni sisteme geçişin nasıl yapılacağını demo sırasında sorun. Yüzlerce cari hesabı tek tek girmek, yazılıma geçiş sürecini uzatır ve hata riskini artırır.

İçe aktarma sürecinde şu alanların taşınıp taşınamadığını kontrol edin:

• Cari adı
• Telefon ve e-posta bilgileri
• Vergi bilgileri
• Adres
• Açılış bakiyesi
• Bağlı bina bilgisi
• Sözleşme bedeli
• Son ödeme tarihi
• Özel notlar

Veri aktarımı kadar günlük kullanım kolaylığı da önemlidir. Demo sırasında aşağıdaki işlemlerin ne kadar sürdüğünü ölçün:

• Yeni cari oluşturma
• Bakım borcu ekleme
• Tahsilat girişi
• Cari ekstre alma
• Gecikmiş borçları filtreleme
• Belirli bir müşterinin geçmişini bulma
• Yanlış hareketi düzeltme

Bir işlemin yapılabiliyor olması tek başına yeterli değildir. Sık kullanılan işlemler gereksiz adımlar içeriyorsa personel zamanla programı kullanmak yerine Excel, not defteri veya WhatsApp gibi dağınık yöntemlere dönebilir.

Demo Sonunda Kullanılacak Puanlama Tablosu

Farklı yazılımları karşılaştırırken her programa aynı soruları sormak gerekir. Aşağıdaki puanlama tablosunu kullanarak daha objektif bir değerlendirme yapabilirsiniz.

Her başlığa 1 ile 5 arasında puan verin:

Değerlendirme kriteri	Puan
Cari kart yapısının yeterliliği	/5
Bina ve asansör bağlantısı	/5
Bakım ve parça gelirlerinin ayrımı	/5
Otomatik borçlandırma	/5
Kısmi tahsilat yönetimi	/5
Cari ekstre anlaşılabilirliği	/5
Alacak ve tahsilat raporları	/5
Kullanıcı yetkilendirme	/5
İşlem geçmişi ve güvenlik	/5
Excel’den veri aktarımı	/5
Mobil kullanım kolaylığı	/5
Eğitim ve teknik destek	/5
Toplam	/60

Puanlama yaparken yalnızca özellik sayısına odaklanmayın. Firmanız için kritik olan özelliklere daha fazla ağırlık verebilirsiniz.

Örneğin 300 bakım sözleşmesi bulunan bir firma için otomatik tahakkuk 5 puanlık kritik bir başlık olabilir. Daha az müşterisi bulunan ancak yoğun parça satışı yapan bir firma için stok, satış ve cari bağlantısı daha önemli olabilir.

Sıkça Sorulan Sorular

Asansör cari yazılımı demosu ne kadar sürmelidir?

Temel bir demo 30–45 dakika içinde tamamlanabilir. Ancak veri aktarımı, otomatik tahakkuk, raporlama ve kullanıcı yetkileri de test edilecekse 60–90 dakikalık uygulamalı bir görüşme daha sağlıklı olur.

Demo sırasında kendi müşteri verilerimizi kullanmalı mıyız?

Gerçek kişisel veya mali verileri paylaşmak zorunda değilsiniz. Ancak çalışma düzeninize benzeyen örnek müşteri, bina, sözleşme ve borç tutarları kullanmanız faydalıdır. Böylece yazılımın gerçek senaryonuza uygunluğu anlaşılır.

Cari programı bakım sözleşmesiyle bağlantılı çalışmalı mı?

Yüzlerce bakım sözleşmesi bulunan firmalar için bu bağlantı önemli bir avantajdır. Sözleşme bedellerinin otomatik tahakkuk etmesi, manuel veri girişini ve unutulan borçlandırmaları azaltabilir.

Excel’den cari yazılımına geçiş yapılabilir mi?

Çoğu yazılım temel cari bilgilerini Excel dosyasından aktarabilir. Ancak bina bağlantıları, sözleşmeler, geçmiş hareketler ve açılış bakiyeleri için aktarım kapsamı değişebilir. Demo sırasında örnek bir dosyayla test yapılması gerekir.

Tahsilat yapan teknisyen cari bakiyeyi görebilmeli mi?

Bu karar firmanın çalışma düzenine göre verilmelidir. Teknisyen yalnızca tahsilat alacağı müşterinin güncel borcunu görebilir; diğer müşterilerin finansal bilgilerine erişimi kullanıcı yetkileriyle sınırlandırılabilir.

Asansorex cari takibinde nasıl yardımcı olur?

Asansorex; müşteri, bina, bakım sözleşmesi, tahsilat ve cari hareketleri aynı iş akışı içinde takip etmeye yardımcı olur. Böylece bir bakiyenin hangi bakım, satış veya tahsilat işleminden oluştuğu daha kolay incelenebilir.

Özet

Asansör cari yazılımı demosunda yalnızca tasarıma, menü sayısına veya sunumdaki hazır raporlara bakmak doğru bir satın alma yöntemi değildir. Programı gerçek bir müşteri, sözleşme, bakım borcu, parça satışı ve kısmi tahsilat senaryosuyla denemek gerekir.

Başarılı bir demo sonunda şu soruların cevapları net olmalıdır: Müşterinin güncel borcuna hızlı ulaşılabiliyor mu? Bakım ve parça gelirleri ayrılabiliyor mu? Sözleşmeler otomatik borç oluşturabiliyor mu? Kısmi tahsilatlar doğru hesaplanıyor mu? Gecikmiş alacaklar raporlanabiliyor mu? Personel yetkileri sınırlandırılabiliyor mu?

Bu kontrol noktalarını uyguladığınızda, yalnızca özellikleri fazla görünen bir programı değil, firmanızın tahsilat düzenini güçlendiren, mali kayıtları sadeleştiren ve büyüyen müşteri portföyünü yönetebilen doğru cari yazılımını seçebilirsiniz.