Asansör Çek-Senet Programı Demo Değerlendirme Formu

İÇERİK

Asansör bakım firmalarında çek ve senet takibi, yalnızca vadeleri bir takvime kaydetmekten ibaret değildir. Hangi müşteriden hangi evrakın alındığı, çekin hangi bankaya ait olduğu, senedin tahsil edilip edilmediği, cironun kime yapıldığı ve yaklaşan ödemelerin şirket nakit akışını nasıl etkileyeceği birlikte izlenmelidir. Bu nedenle bir asansör çek-senet programı seçerken yalnızca satış sunumunu dinlemek yeterli olmaz. Programın gerçek iş akışlarıyla denenmesi, kritik özelliklerin puanlanması ve eksiklerin yazılı olarak kaydedilmesi gerekir.

Bu rehberdeki demo değerlendirme formu; firma sahibi, finans sorumlusu veya ön muhasebe personelinin farklı yazılımları aynı ölçütlerle karşılaştırmasına yardımcı olur. Amaç, en fazla özelliği sunan programı değil, günlük işlemleri hatasız ve sürdürülebilir biçimde yöneten çözümü belirlemektir.

Demo Öncesinde Hazırlanması Gerekenler

Verimli bir demo, yazılım firmasının hazırladığı örnek ekranları seyretmek yerine kendi iş süreçlerinizi program üzerinde denediğiniz oturumdur. Bu nedenle toplantıdan önce firmanızdaki çek-senet işleyişini kısaca çıkarmalısınız.

Demo için aşağıdaki örnekleri hazırlayın:

• Farklı müşterilerden alınmış iki örnek çek
• Bir müşteri senedi
• Tedarikçiye verilecek örnek çek veya senet
• Parçalı tahsilat yapılacak bir cari hesap
• Vadesi geçmiş bir evrak senaryosu
• Ciro edilmiş bir çek örneği
• Bankaya tahsile verilecek bir evrak
• İptal veya iade edilmesi gereken bir kayıt
• Birden fazla şubeyi ilgilendiren işlem
• Yetkisi sınırlandırılacak örnek kullanıcı profili

Gerçek evrakların kişisel ve finansal bilgilerini paylaşmak istemiyorsanız aynı yapıda temsili veriler oluşturabilirsiniz. Önemli olan çek numarası, banka, keşideci, vade, tutar, cari hesap ve işlem durumu gibi alanların gerçek kullanımınıza uygun olmasıdır.

Demo başlamadan önce günlük işlem hacminizi de açıklayın. Ayda 10 çek kaydeden firma ile yüzlerce evrak yöneten çok şubeli bir işletmenin ihtiyaçları aynı değildir. Kullanıcı sayısı, şube sayısı, mevcut muhasebe yöntemi ve geçmiş kayıtların hangi ortamda tutulduğu baştan belirtilmelidir.

Asansör Çek-Senet Programı Demo Puanlama Tablosu

Değerlendirmede her ölçüt için 1 ile 5 arasında puan kullanılabilir. 1 puan ihtiyacın karşılanmadığını, 3 puan özelliğin ek işlemle kullanılabildiğini, 5 puan ise işlevin eksiksiz ve kolay çalıştığını gösterir.

Değerlendirme ölçütü	Ağırlık	Kontrol edilecek konu	Verilen puan
Çek ve senet kaydı	%15	Zorunlu alanlar, hızlı kayıt, mükerrer evrak kontrolü	1–5
Vade ve hatırlatma yönetimi	%15	Yaklaşan vade, gecikme ve kullanıcı bildirimleri	1–5
Cari hesap bağlantısı	%15	Evrakın müşteriye, tedarikçiye ve borca bağlanması	1–5
Evrak hareketleri	%10	Tahsil, ödeme, ciro, iade, banka ve portföy işlemleri	1–5
Raporlama ve nakit akışı	%15	Vade dağılımı, risk, tahsilat ve ödeme raporları	1–5
Yetkilendirme ve kayıt geçmişi	%10	Rol bazlı erişim ve işlem hareketlerinin izlenmesi	1–5
Kullanım kolaylığı	%10	Öğrenme süresi, arama, filtreleme ve mobil uyum	1–5
Veri aktarımı ve destek	%5	Excel aktarımı, kurulum ve eğitim hizmetleri	1–5
Entegrasyon kabiliyeti	%5	Muhasebe, tahsilat ve operasyon verileriyle bağlantı	1–5

Ağırlıklı sonuç için her ölçütün puanı ilgili yüzdeyle çarpılabilir. Örneğin cari hesap bağlantısından alınan 4 puan, 4 × 15 = 60 ağırlıklı değer üretir. Bütün değerler toplandıktan sonra sonuç 100’e bölünerek 5 üzerinden genel puan elde edilir.

Genel puanın yanı sıra kritik eksik listesi de tutulmalıdır. Bir çözüm yüksek toplam puan alsa bile vazgeçilmez bir işlem türünü desteklemiyorsa firma için doğru tercih olmayabilir.

Demoda Uygulanması Gereken Gerçek İşlem Senaryoları

Müşteriden çek alma

İlk senaryoda müşteriden alınan bir çek sisteme kaydedilmelidir. Programın cari hesabı otomatik bulup bulmadığı, aynı çek numarasının ikinci kez girilmesini engelleyip engellemediği ve belge eklemeye izin verip vermediği kontrol edilmelidir.

Kayıt sırasında en az şu bilgiler denenmelidir:

• Çek numarası
• Banka ve şube bilgisi
• Keşideci
• Vade tarihi
• Tutar
• Para birimi
• İlgili müşteri
• Açıklama
• Evrak görseli veya dosyası
• Sorumlu şube ve personel

Kayıt tamamlandığında müşterinin açık bakiyesi doğru değişmeli ve evrak portföyde görünmelidir. Cari hesaba yansımayan veya sonradan elle eşleştirilmesi gereken kayıtlar, yoğun dönemlerde hata riskini artırabilir.

Çeki bankaya gönderme ve tahsil etme

Portföydeki çek bankaya tahsile verilerek durumu değiştirilmelidir. Daha sonra tahsil işlemi tamamlanmalı ve ilgili kasa ya da banka hesabındaki hareket kontrol edilmelidir. Program yalnızca durum etiketini değiştiriyor, ancak finansal kaydı oluşturmuyorsa işin bir bölümü yine elle yürütülecek demektir.

Tahsil işlemi geri alınarak hatalı kayıt düzeltme yöntemi de görülmelidir. Geri alma yetkisinin herkese açık olmaması, işlemin kim tarafından ve ne zaman yapıldığının kaydedilmesi önemlidir.

Ciro ve iade işlemi

Bir müşteri çeki tedarikçiye ciro edildiğinde evrakın yeni konumu açıkça izlenebilmelidir. Program, çekin ilk müşteriden geldiği bilgisini kaybetmemeli; hangi borca karşılık, hangi tedarikçiye ve hangi tarihte verildiğini göstermelidir.

İade senaryosunda ise evrakın neden iade edildiği kaydedilebilmelidir. Karşılıksız işlem, müşteri talebi, bilgi hatası veya anlaşma değişikliği gibi nedenlerin raporlanması, finansal riskin değerlendirilmesini kolaylaştırır.

Senet ve parçalı tahsilat

Çek süreçleri düzgün çalışsa bile senet yönetimi ayrıca test edilmelidir. Birden fazla vadeye bölünmüş senet kaydı oluşturun. Taksitlerden birini tahsil edip diğerlerini açık bırakın. Programın toplam borcu, kalan tutarı ve geciken taksiti doğru göstermesini bekleyin.

Asansör firmalarında bakım sözleşmeleri aylık veya dönemsel tahakkuklara ayrılabilir. Bu nedenle alınan senedin hangi bina, müşteri veya sözleşme borcuna karşılık geldiğinin görülebilmesi önemli bir avantajdır.

Vade Takvimi ve Risk Görünümü Nasıl Test Edilir?

Bir çek-senet yazılımının temel faydası, yaklaşan riskleri vade gelmeden gösterebilmesidir. Demo sırasında yalnızca bugünün işlemlerini değil, gelecek 30, 60 ve 90 günlük görünümü de inceleyin.

Programdan şu raporları açmasını isteyin:

1. Önümüzdeki yedi gün içinde tahsil edilecek çekler
2. Bu ay ödenecek senetler
3. Vadesi geçen fakat kapanmayan evraklar
4. Müşteri bazında toplam çek-senet riski
5. Bankada, portföyde ve ciroda bulunan evraklar
6. Şube bazında tahsilat ve ödeme dağılımı
7. Aylık beklenen giriş-çıkış dengesi

Hatırlatmaların kimlere ve hangi kanaldan gönderildiği de sorulmalıdır. Bildirimin yalnızca program açıldığında görünmesi, sahada veya toplantıda olan yöneticiler için yeterli olmayabilir. Kullanıcı bazında bildirim süresi tanımlanabiliyorsa finans sorumlusu üç gün, firma sahibi ise yedi gün önce uyarılabilir.

İyi bir vade ekranı yalnızca tarihleri sıralamaz; hangi evrakın nakit akışını veya müşteri riskini etkilediğini de anlaşılır hâle getirir.

Kullanım Kolaylığı, Yetki ve Veri Güvenliği

Program finansal kayıt tuttuğu için kolay kullanım kadar kontrollü erişim de gerektirir. Her çalışan bütün çek ve senetleri görmemelidir. Demo sırasında farklı kullanıcı rolleriyle oturum açılması istenmeli ve yetki sınırları uygulamalı olarak görülmelidir.

Aşağıdaki kontroller yapılmalıdır:

• Teknisyen finansal evrakları görebiliyor mu?
• Şube sorumlusu yalnızca kendi şubesini izleyebiliyor mu?
• Finans personeli kayıt ekleyip silebiliyor mu?
• Silinen veya değiştirilen işlem geçmişte görülebiliyor mu?
• Kritik işlemler için ek onay tanımlanabiliyor mu?
• Kullanıcı yetkisi kaldırıldığında erişim hemen kapanıyor mu?
• Veriler düzenli olarak yedekleniyor mu?
• Excel veya PDF dışa aktarımı yetkiye bağlanabiliyor mu?
• Oturum ve parola politikaları yeterli mi?

KVKK açısından müşteri, keşideci ve finansal evrak verilerinin kimler tarafından görüntülendiği önem taşır. Yazılım sağlayıcısından verilerin nerede tutulduğu, yedekleme sıklığı, erişim kayıtları ve abonelik sona erdiğinde verilerin nasıl teslim edildiği konusunda yazılı açıklama istenmelidir.

Asansör Sektörüne Uygunluk Nasıl Anlaşılır?

Genel bir çek-senet uygulaması temel finans kayıtlarını tutabilir. Ancak bir asansör bakım firmasında finansal hareketlerin müşteri, bina, sözleşme ve hizmet süreçleriyle ilişkilendirilmesi gerekir. Demo sırasında “cari hesap var mı?” sorusuyla yetinmeyin. Bir çekin hangi bakım sözleşmesinden veya hangi toplu borçtan doğduğunu izleyip izleyemediğinizi kontrol edin.

Örneğin aynı apartman yönetiminin birden fazla asansörü bulunabilir. Yönetim, üç aylık bakım bedelleri ve parça değişimi için tek çek verebilir. Program bu evrakı doğru cari hesaba kaydederken ilgili borçların hangilerini kapattığını da gösterebilmelidir. Aksi durumda finans kaydı ile operasyon kayıtları arasında sürekli manuel karşılaştırma yapmak gerekir.

Asansorex gibi asansör bakım ve yönetim yazılımlarında müşteri, bina, sözleşme, tahsilat ve saha işlemlerinin aynı çalışma düzeninde izlenmesi, çek-senet kayıtlarının bağlamını korumaya yardımcı olabilir. Demo sırasında özellikle mevcut bakım sözleşmesinden finansal kayda ulaşma ve müşterinin toplam borç durumunu görme akışı denenmelidir.

Demo Sonunda Sorulacak Ticari ve Teknik Sorular

Program başarılı görünse bile satın alma kararından önce kapsam ve maliyet netleştirilmelidir. Sözlü vaatler yerine teklif veya hizmet sözleşmesinde yazılı yanıt alınması daha sağlıklıdır.

Demo sonunda şu soruları yöneltin:

• Paket fiyatına kaç kullanıcı ve şube dahildir?
• Çek-senet modülü için ayrıca ücret alınır mı?
• Veri aktarımı fiyatın içinde midir?
• Excel’deki geçmiş kayıtlar hangi alanlarla taşınabilir?
• Eğitim canlı mı, videolu mu, yoksa her ikisi birden mi sunulur?
• Teknik destek hangi gün ve saatlerde verilir?
• Güncelleme ve yedekleme için ek ücret bulunur mu?
• Abonelik iptalinde bütün kayıtlar hangi formatta teslim edilir?
• Mobil cihazlardan hangi işlemler yapılabilir?
• Yeni özellik talepleri nasıl değerlendirilir?
• Deneme süresinde gerçek veriyle çalışma imkânı var mıdır?
• Entegrasyonların kapsamı ve varsa ek maliyeti nedir?

Fiyat karşılaştırması yaparken yalnızca yıllık lisans bedeline bakılmamalıdır. Kurulum, veri aktarımı, eğitim, ek kullanıcı, şube, depolama, entegrasyon ve yenileme maliyetleri birlikte değerlendirilmelidir. İlk yıl uygun görünen bir paket, gerekli kullanıcılar eklendiğinde daha pahalı hâle gelebilir.

Karar Formu Nasıl Sonuçlandırılır?

Demo toplantısından hemen sonra değerlendirme yapılmalıdır. Birkaç gün beklendiğinde ekranların ve işlem adımlarının karıştırılması mümkündür. Toplantıya katılan her kişinin önce bağımsız puan vermesi, daha sonra sonuçların birlikte karşılaştırılması yararlıdır.

Nihai karar süreci şu şekilde yürütülebilir:

1. Her katılımcı puanlama tablosunu ayrı doldurur.
2. Kritik eksikler tek listede birleştirilir.
3. Yazılım sağlayıcısından eksik noktalar için yazılı yanıt alınır.
4. En yüksek puanlı iki çözüm gerçek verilerle kısa pilot çalışmaya alınır.
5. Pilot dönemde kayıt süresi ve hata sayısı ölçülür.
6. Toplam sahip olma maliyeti çıkarılır.
7. Veri teslimi, destek ve iptal koşulları incelenir.
8. Firma sahibi ve finans sorumlusu birlikte karar verir.

Genel puanın 4,0/5 üzerinde olması olumlu bir işaret sayılabilir; ancak bu tek başına satın alma gerekçesi değildir. Cari bağlantı, işlem geçmişi veya veri dışa aktarımı gibi kritik bir alan düşük puan aldıysa sorun çözülmeden karar verilmemelidir.

Sıkça Sorulan Sorular

Çek-senet programı demosu ne kadar sürmelidir?

Yalnızca genel tanıtım için 30 dakika yeterli olabilir; gerçek işlem senaryolarının uygulanacağı bir değerlendirme için genel uygulamada 60–90 dakika ayırmak daha uygundur. Çok şubeli firmalarda ikinci bir teknik oturum gerekebilir.

Demo sırasında gerçek çek bilgileri kullanılmalı mı?

Zorunlu değildir. Kişisel ve finansal bilgileri gizlenmiş örnek evraklar kullanılabilir. Ancak tutar, vade, cari hesap ve işlem durumu firmanın gerçek çalışma düzenini yansıtmalıdır.

En yüksek puanı alan program mutlaka seçilmeli mi?

Hayır. Ağırlıklı puan karşılaştırmayı kolaylaştırır fakat kritik eksikler ayrıca değerlendirilmelidir. Veri dışa aktarma veya işlem geçmişi gibi vazgeçilmez bir özellik yoksa yüksek toplam puan yanıltıcı olabilir.

Excel’den veri aktarımı demoda test edilmeli mi?

Evet. Yazılımın yalnızca Excel dosyasını kabul etmesi yeterli değildir. Alan eşleştirme, hatalı satır raporu, mükerrer kayıt kontrolü ve aktarılan bakiyelerin doğruluğu da denenmelidir.

Mobil kullanım çek-senet takibinde gerekli midir?

Firma sahibinin ofis dışında vade ve risk durumunu izlemesi gerekiyorsa mobil erişim faydalıdır. Ancak kritik finansal işlemlerin mobil cihazdan yapılması rol ve onay kurallarıyla sınırlandırılmalıdır.

Program bakım operasyonlarıyla bağlantılı olmalı mı?

Zorunlu değildir ancak önemli bir verimlilik sağlar. Müşteri borcu, bakım sözleşmesi, bina ve tahsilat aynı yapıda ilişkilendirildiğinde mükerrer kayıt ve manuel kontrol ihtiyacı azalır.

Özet

Asansör çek-senet programı demosunda amaç, özellik listesini dinlemek değil; müşteriden çek alma, bankaya gönderme, tahsil, ciro, iade, parçalı senet ve gecikmiş evrak gibi gerçek işlemleri baştan sona uygulamaktır. Cari bağlantı, vade uyarıları, yetkilendirme, işlem geçmişi, raporlama ve veri dışa aktarımı ayrı ayrı puanlanmalıdır.

Kararı demo günü vermek yerine en başarılı çözümleri kısa bir pilot süreçte denemek daha güvenlidir. Asansorex gibi sektör odaklı bir çözüm değerlendiriliyorsa çek-senet kaydının müşteri, bina ve bakım sözleşmesiyle ilişkisi özellikle test edilmelidir. Böylece seçilen program yalnızca evrakları saklayan bir arşiv değil, tahsilat riskini ve nakit akışını yönetmeye yardımcı olan günlük bir çalışma aracına dönüşür.