Asansör Çek-Senet Programı ile Aylık Kapanış Kolaylığı

İÇERİK

Asansör bakım firmasında ay sonu geldiğinde tamamlanan bakım sayısını görmek kolaydır; çek ve senetlerin gerçek durumunu görmek ise daha fazla dikkat ister. Müşteriden alınan çek kasada mı, bankaya mı verildi, yoksa tahsil mi edildi? Tedarikçiye ciro edilen evrak hangi borca karşılık geldi? Bu soruların cevabı farklı dosyalarda tutuluyorsa aylık kapanış uzar. Asansör çek-senet programı ile aylık kapanış, her evrakın durumunu cari hesap ve banka hareketleriyle karşılaştırarak yapılır. Bu rehberde kapanışı hangi sırayla yürüteceğinizi, farkları nasıl bulacağınızı ve gelecek ayın tahsilat görünümünü nasıl hazırlayacağınızı öğreneceksiniz.

Aylık kapanışta çek ve senetler neden ayrı kontrol edilir?

Bir bakım faturası kesildiğinde firmanın müşteriden alacağı doğar. Müşteriden çek alınması, evrakın teslim alınması ve paranın bankaya geçmesi ise farklı olaylardır. Bu olayların hepsi aynı gün yaşanmayabilir. Dolayısıyla ay sonunda yalnızca «ne kadar çek aldık?» sorusunu yanıtlamak yeterli değildir; hangi evrakın nerede ve hangi durumda olduğunu da bilmek gerekir.

Örneğin bir site yönetimi, üç aylık bakım bedeli için çek vermiş olsun. Ofiste çek teslim alınmış, müşteri hesabına kaydedilmiş, fakat henüz bankaya sunulmamış olabilir. Bu tutarı banka bakiyesine eklemek nakit durumunu olduğundan güçlü gösterir. Tersine, tahsil edilmiş bir çek hâlâ portföyde görünüyorsa beklenen tahsilat iki kez sayılabilir.

Kapanışın amacı her çek ve senet için şu üç kaydı birbirine bağlamaktır: evrak hareketi, ilgili cari hesap ve gerçekleşmişse banka veya kasa hareketi. Aralarında fark varsa, yeni ay başlamadan sebebi bulunmalıdır. Bu kontrol, firma sahibinin ödeme planı yapmasını; bina yöneticisinin de kendi hesabındaki tahsilat durumunu daha açık görmesini sağlar.

Kapanışa başlamadan hangi bilgileri hazırlamalısınız?

Ayın son iş gününde kayıtları kontrol etmek mümkün olsa da bütün belgeleri o güne bırakmak işi ağırlaştırır. Finansla ilgilenen çalışan, ay boyunca teslim alınan veya verilen evrakları işlem gerçekleştikçe kaydetmelidir. Kapanış günü ise kayıtlar fiziksel evraklar ve banka bilgileriyle doğrulanır.

Her evrak için en az şu bilgiler bulunmalıdır:

• Evrak türü: Alınan çek, alınan senet, verilen çek veya verilen senet.
• İlgili müşteri ya da tedarikçi ve mümkünse bağlı fatura veya borç.
• Evrakı ayırt eden numara, tutar ve tarih bilgileri.
• Fiziksel durum: Ofiste, bankada, ciro edilmiş, iade edilmiş veya tahsil edilmiş.
• Durum değişikliğinin tarihi ve bunu destekleyen belge veya banka kaydı.
• Sonraki işlemi takip edecek kişi.

Özellikle aynı site yönetiminden benzer tutarlı birden fazla çek alındığında yalnızca müşteri adı ve tutar yeterli olmaz. Evrak numarası ve tarih bilgisi, yanlış çekin «tahsil edildi» işaretlenmesini önler. Kapanışa hazırlanırken banka ekstresini, teslim veya ciro kayıtlarını ve müşteri cari ekstrelerini de aynı dönem için alın.

Asansör çek-senet programı ile aylık kapanış nasıl yapılır?

Pratik bir kapanış için kontrolleri sabit bir sırada yürütün. Böylece bir fark bulunduğunda hangi aşamadan kaynaklandığını anlayabilirsiniz.

1. Dönemi belirleyin. İnceleyeceğiniz ayın başlangıç ve bitiş tarihini seçin. Önceki aydan devreden evrakları ayrı görün; bunları yeni ayda alınmış gibi saymayın.
2. Portföy listesini doğrulayın. Programda «elde» görünen çek ve senetleri fiziksel evraklarla karşılaştırın. Bankada veya tedarikçide bulunan bir evrak eldeki portföyde görünüyorsa durumunu araştırın.
3. Ay içindeki hareketleri inceleyin. Yeni alınan, bankaya verilen, ciro edilen, iade gelen ve tahsil edilen evrakları tarih sırasıyla kontrol edin. Her durum değişikliğinin bir karşılığı olmalıdır.
4. Cari hesapları karşılaştırın. Çekin veya senedin hangi müşteriden alındığını, hangi borçla ilişkilendirildiğini ve durum değişikliğinin cari hesaba beklediğiniz biçimde yansıyıp yansımadığını inceleyin.
5. Banka ve kasa hareketlerini eşleştirin. Yalnızca gerçekten gerçekleşmiş tahsilatları banka ekstresiyle eşleştirin. Bankaya verilmiş ama tahsil sonucu henüz görülmemiş evrakı ayrıca takip edin.
6. Farkları kapatın ve raporu saklayın. Açıklanamayan satırları sorumlu kişiye atayın. Düzeltmenin nedenini kaydedin; ardından kapanış tarihindeki portföy ve açık evrak listesini mali müşavirle paylaşılabilecek şekilde saklayın.

Bu sırada bir tutarı düzeltmek için gelişigüzel yeni bir tahsilat kaydı açmayın. Önce asıl olayın ne olduğunu bulun. Yanlış evrak seçimi, eksik banka kaydı ve mükerrer cari hareketi farklı şekillerde düzeltilir.

Portföy, cari ve banka kontrolü için örnek tablo

Aşağıdaki tablo, kapanış sırasında kullanılabilecek kısa bir çalışma listesidir. Son sütunu boş bırakmak yerine, farkın sorumlusunu ve çözüm tarihini yazmak gelecek ay aynı sorunun tekrarını azaltır.

Örneğin tabloda elde görünen 40.000 TL’lik bir çekin fiziksel dosyada bulunmadığını düşünün. Banka teslim kaydında aynı evrak numarası varsa sorun büyük olasılıkla durum güncellemesidir. Hiçbir teslim kaydı yoksa fiziksel evrakın yerini ayrıca araştırmak gerekir. İki durumda da yalnızca toplam tutara bakarak «portföy doğru» demek güvenli değildir.

Sık görülen kapanış farkları nasıl çözülür?

Bankaya verilmiş çek hâlâ elde görünüyor. Önce evrak numarasını ve teslim belgesini eşleştirin. Ardından programdaki durum değişikliğinin kaydedilip kaydedilmediğini kontrol edin. Çekin bankaya verilmesi ile tahsil edilmesi ayrı aşamalardır; banka ekstresinde para girişi görülmeden evrakı tahsil edilmiş saymayın.

Tedarikçiye ciro edilen çek müşteri portföyünde duruyor. Ciro tarihini ve evrakın kime teslim edildiğini doğrulayın. Ardından tedarikçi hesabındaki ilgili borçla bağlantısını inceleyin. Böylece aynı evrak hem firmanın elindeki varlık hem de tedarikçiye yapılmış ödeme gibi iki yerde yanlış görünmez.

Cari bakiye ile evrak listesi uyuşmuyor. İlgili faturayı, tahsilat kaydını ve evrak hareketlerini tarih sırasıyla okuyun. Özellikle iptal edilen işlem sonrasında elle eklenmiş bir düzeltme varsa mükerrer hareket oluşmuş olabilir. Farkın kaynağını bulmadan yalnızca bakiyeyi eşitlemek, sonraki ayın devrini bozar.

İade edilen veya tahsil edilemeyen evrak açıkça işaretlenmemiş. Bankadan ya da evrakı alan taraftan gelen sonucu belgeleyin. Müşteriyle görüşmeyi ve yeni ödeme planını ayrı bir takip işi olarak kaydedin. Kapanış raporunda bu tutarı kesinleşmiş tahsilat gibi göstermeyin.

Asansorex’in çek ve senet çözümü, evrak durumlarıyla cari etkisini birlikte izleme ve aylık mutabakat raporu hazırlama olanağı sunduğunu belirtiyor. Bu tür bir kayıt düzeni, kapanışta farklı listeler arasında aynı evrakı tekrar tekrar arama ihtiyacını azaltabilir. ([Asansorex][1])

Kapanış raporu gelecek ayın kararlarına nasıl yardımcı olur?

Kapanış yalnızca geçmiş ayın kayıtlarını temizlemek için yapılmaz. Doğrulanmış evrak listesi, gelecek ayın beklenen tahsilatlarını görmeyi de sağlar. Bunun için evrakları «tahsil edildi», «bankada sonucu bekliyor», «elde ve işlem bekliyor» ve «sorunlu» gibi anlaşılır durumlarda ayırın.

Firma sahibi, gelecek ay hangi tarihlerde ödeme beklediğini bu listeyle değerlendirebilir. Yaklaşan tedarikçi ödemeleriyle beklenen tahsilatları yan yana koyduğunda olası nakit sıkışıklığını daha erken görür. Ancak portföydeki çek ve senet toplamını hazır nakit olarak kabul etmemelidir; henüz tahsil edilmemiş evrakın sonucu belirsizdir.

Bina yöneticisiyle yapılacak mutabakatta da aynı açıklık işe yarar. «Ödeme yapıldı» ifadesi yerine hangi evrakın hangi borç için teslim edildiği ve kayıtlı durumunun ne olduğu konuşulabilir. Böylece iki taraf farklı işlemleri kastettiği için yaşanan anlaşmazlıklar azalır.

Kapanışı tamamlamadan önce kendinize kısa bir son kontrol uygulayın: Fiziksel evrakların yeri biliniyor mu? Bankadaki işlemlerin sonucu izleniyor mu? Cari hesapta açıklanamayan fark kaldı mı? Gelecek ay takip edilecek evrakların sorumlusu belli mi? Bu dört soruya kayıtlarla cevap verebiliyorsanız kapanış raporu günlük kararlar için de kullanılabilir.

Sıkça Sorulan Sorular

Çek teslim alındığında aylık kapanışta tahsil edilmiş mi sayılır?

Hayır. Evrakın teslim alınması ile paranın bankaya geçmesi ayrı durumlardır. Kapanışta evrakın teslim alındığını kaydedin; gerçekleşmiş tahsilatı banka hareketiyle ayrıca doğrulayın.

Bankaya verilen çek neden portföyden ayrıca izlenmelidir?

Çünkü fiziksel olarak artık ofiste değildir, fakat tahsil sonucu henüz kesinleşmemiş olabilir. Ayrı durum takibi, çekin nerede olduğunu ve kim tarafından izleneceğini gösterir.

Ciro edilen çek kapanışta nasıl kontrol edilir?

Evrak numarasını, ciro tarihini ve teslim edilen tedarikçiyi doğrulayın. Ardından işlemin ilgili tedarikçi cari hesabındaki borçla doğru ilişkilendirilip ilişkilendirilmediğini inceleyin.

Programdaki tutar ile banka ekstresi farklıysa ne yapılmalı?

Önce dönem, evrak numarası ve işlem tarihini eşleştirin. Tahsilat henüz gerçekleşmemiş, kayıt atlanmış veya aynı işlem iki kez girilmiş olabilir. Sebebi bulmadan yalnızca fark tutarında düzeltme yapmayın.

Aylık kapanış raporu mali müşavire ne zaman verilmelidir?

Firma içindeki evrak, cari ve banka karşılaştırmaları tamamlandıktan ve açık farklar açıklamalı olarak listelendikten sonra paylaşılması daha yararlıdır. Kesin zamanlama ve muhasebe değerlendirmesi için mali müşavirinizle ortak bir çalışma takvimi belirleyin.

Özet

Asansör çek-senet programı ile aylık kapanışın temel kuralı, evrakın teslimi, bulunduğu yer ve gerçekleşen tahsilatı ayrı ayrı doğrulamaktır. Portföyü fiziksel evraklarla, cari hesapları işlem geçmişiyle, tahsilatları banka ekstresiyle karşılaştırın. Farkları açıklamalarıyla kapatın ve açık kalan evraklara bir takip sorumlusu atayın. Asansorex gibi çek-senet ve cari kayıtlarını birlikte izlemeye yardımcı olan bir yazılım, bu düzeni her ay yeniden kurmak yerine sürdürmeyi kolaylaştırır.