Asansör Çek-Senet Programı Kurulum ve Veri Aktarımı Rehberi

İÇERİK

Asansör bakım firmasında çek ve senet takibi, yalnızca vadesi yaklaşan bir evrakı hatırlamaktan ibaret değildir. Aynı bina yönetimine ait bakım faturası, revizyon işi ve geçmiş tahsilatlar farklı dosyalarda duruyorsa yeni programa geçerken cari bakiye kolayca yanlış oluşur. Bu rehberde Asansör Çek-Senet programı kurulum ve veri aktarımı için hangi kayıtların hazırlanacağını, açık evrakların nasıl taşınacağını ve geçişten sonra hangi kontrollerin yapılacağını adım adım bulacaksınız.

Kuruluma başlamadan önce kapsamı belirleyin

İlk karar, hangi tarihten itibaren işlemlerin yeni programda yürütüleceğidir. Buna geçiş tarihi diyelim. Örneğin firma 1 Ekim 2026’dan itibaren yeni kayıtları programda tutacaksa, 30 Eylül kapanışındaki açık çek ve senetleri geçiş listesine alır. Daha önce tahsil edilip kapanmış evraklar günlük takip için gerekli olmayabilir; geçmişe dönük rapor ihtiyacı varsa ayrı bir arşiv olarak hazırlanabilir.

Kapsamı belirlerken şu soruları yanıtlayın:

• Yalnızca müşterilerden alınan çek ve senetler mi izlenecek, firmadan verilen evraklar da kapsama girecek mi?
• Hangi şubelerin ve hangi cari hesapların kayıtları taşınacak?
• Kısmen tahsil edilmiş veya iade edilmiş evraklar var mı?
• Geçmiş evrakların görüntüsü ya da teslim tutanağı gibi ek belgeler yeni kayda bağlanacak mı?
• Geçiş tarihinde veri girişi ve son kontrol kimlerin sorumluluğunda olacak?

Bu kararları kısa bir yazılı listeye dökün. “Eski Excel’de ne varsa aktaralım” yaklaşımı, kapanmış ve açık evrakların birbirine karışmasına yol açabilir. Özellikle aynı çekin hem ana listede hem tahsilat listesinde bulunup bulunmadığını baştan anlamak gerekir.

Aktarılacak verileri tek tabloda toplayın

Veri aktarımından önce Excel dosyalarını, muhasebe kayıtlarını ve fiziksel evrakları karşılaştırarak tek bir ana liste oluşturun. Her satır bir çek veya senedi temsil etsin. Bir evraka ilişkin ödeme, devir veya iade bilgilerini ayrı notlardan topluyorsanız hangi satıra ait oldukları açıkça görülsün.

Veri alanı	Neden gerekli?	Kontrol örneği
Evrak türü ve yönü	Alınan çek, alınan senet veya verilen evrakı ayırır	“Alınan çek” açıkça yazılı mı?
Evrak numarası	Aynı evrakı farklı listelerde bulmayı kolaylaştırır	Numara kaynak belgeyle eşleşiyor mu?
Cari hesap	Evrakın hangi müşteri veya tedarikçiyle ilişkili olduğunu gösterir	Bina yönetimi ile şahıs hesabı karışmış mı?
Düzenleme ve vade tarihi	Takvim ve takip sırasını belirler	Gün ve ay yer değiştirmiş mi?
İlk tutar ve para birimi	Evrakın başlangıç değerini korur	Tutar belgeyle aynı mı?
Tahsil edilen tutar ve kalan tutar	Kısmi işlemleri görünür kılar	Kalan tutar doğru hesaplanmış mı?
Güncel durum	Açık, tahsilde, tahsil edilmiş veya iade edilmiş kayıtları ayırır	Son işlem kayda yansımış mı?
İlgili iş veya fatura	İşlem geçmişini açıklamaya yardımcı olur	Bakım, arıza veya revizyon bağlantısı belli mi?

Listede olmayan bilgiyi tahmin ederek doldurmayın. Örneğin evrakın vadesi iki kaynakta farklı görünüyorsa ilgili belgeye bakın ve düzeltilen satıra kısa bir not ekleyin. Böylece aktarımı yapan kişi ile son kontrolü yapan kişi aynı kararı izleyebilir.

Cari hesapları ve açılış bakiyelerini eşleştirin

Asansör firmalarında aynı müşteri farklı adlarla kayıtlı olabilir: “Güneş Apt.”, “Güneş Apartmanı Yönetimi” ve yöneticinin adı üç ayrı cari hesap gibi görünebilir. Aktarımdan önce bunların gerçekten aynı hesap olup olmadığını sözleşme, fatura ve ödeme geçmişinden kontrol edin. Yalnızca isim benzerliğine bakarak hesapları birleştirmek de hatalıdır; aynı isimli iki farklı bina bulunabilir.

Her eski cari için yeni programdaki karşılığını gösteren bir eşleştirme listesi hazırlayın. Birleştirilen veya ayrılan hesapları ayrıca işaretleyin. Evrakın hangi cariyle ilişkili olduğu belirsizse önce bunu çözün; aksi hâlde doğru tutarlı bir çek yanlış müşterinin hesabında görünebilir.

Açılış bakiyesi ile evrak kaydının ilişkisini ayrıca kontrol edin. Örneğin bir bakım faturasından doğan alacak cari açılış bakiyesine zaten dâhilse, o faturaya karşı alınmış çeki ikinci bir satış veya yeni borç gibi kaydetmek bakiyeyi şişirebilir. Çekin teslim alınması ile bankada tahsil edilmesi de aynı olay değildir. Programdaki işlem türlerinin bakiyeye etkisini küçük bir örnek üzerinde görmeden toplu aktarım yapmayın.

Pratik bir kontrol için bir müşteri seçin: Geçiş tarihindeki cari bakiye, açık faturalar, alınan çekler ve gerçekleşmiş tahsilatlar eski kayıtlarla tek tek karşılaştırılsın. Bu örnek doğru sonuç veriyorsa diğer hesapların aktarımına geçin.

Açık, kısmi ve kapanmış evrakları ayırın

Veri aktarımında en sık karışan konu evrakın ilk tutarı ile bugün takip edilmesi gereken kalan tutarıdır. Örneğin 40.000 TL tutarlı bir senedin 15.000 TL’si tahsil edilmişse, takip listesinde 40.000 TL’yi yeniden tahsil edilecek tutar gibi göstermek yanlıştır. Aynı şekilde senedi yalnızca 25.000 TL tutarla kaydetmek de asıl evrak değerini görünmez kılabilir. Program kısmi işlemleri destekliyorsa ilk tutarı ve önceki tahsilatı ayrı kaydedin; desteklemiyorsa kalan tutarın nasıl gösterileceğini kurulum sırasında netleştirin.

Aktarım öncesi her evraka şu durumlardan birini verin:

• Açık: Henüz sonuçlanmamış ve takip edilmesi gereken evrak.
• Kısmen tahsil edilmiş: Bir kısmı tahsil edilmiş, kalan tutarı açık evrak.
• Tahsil sürecinde: İşlem için teslim edilmiş ancak sonuç bilgisi henüz kesinleşmemiş evrak.
• Tahsil edilmiş: Ödemesi tamamlanmış evrak.
• İade veya iptal edilmiş: Artık normal vade listesinde takip edilmemesi gereken evrak.

Kendi firmanızın kullandığı durum adları farklı olabilir. Önemli olan, her durumun çalışanlar için aynı anlama gelmesidir. “Bankada” yazan bir kaydın tahsil edildiği varsayılmamalı; sonucun ayrıca doğrulanması gerekir.

Küçük bir pilot aktarım yapın

Toplu veri aktarımından önce farklı durumları içeren küçük bir kayıt grubu seçin. Beş ila on evraklık bir pilot, alan eşleştirme hatalarını tüm portföye yayılmadan görmenizi sağlar. Örnek grupta en az bir açık çek, bir açık senet, kısmi tahsilat, iade edilmiş evrak ve benzer isimli iki cari bulunsun.

Pilot aktarımda aşağıdaki sırayı izleyin:

1. Eski kayıtların bir kopyasını alın ve geçiş tarihini dosya adına ekleyin.
2. Cari eşleştirme listesini tamamlayın.
3. Örnek evrakları yeni programa girin veya aktarın.
4. Her evrakın türünü, yönünü, vadesini, ilk tutarını ve kalan tutarını kaynak belgeyle karşılaştırın.
5. Vade listesinde hangi evrakların göründüğünü kontrol edin.
6. Örnek cari hesapların bakiyesini eski kapanış kayıtlarıyla karşılaştırın.
7. Bulunan hataları ana veri listesinde düzeltip pilotu yeniden kontrol edin.

Pilotun amacı yalnızca dosyanın programa yüklenebildiğini görmek değildir. Bir bina yöneticisi “Geçen ay verdiğim çek hesabımda görünüyor mu?” diye sorduğunda doğru cari hareketini bulabiliyor olmanız gerekir. Asansorex gibi bakım ve cari takibini birlikte ele alan bir yazılım kullanıyorsanız, pilotta bir bakım alacağını ilgili çek kaydıyla birlikte incelemek bu kontrolü somutlaştırır.

Geçiş gününde çift kayıt oluşmasını önleyin

Kurulum birkaç güne yayılıyorsa eski Excel ile yeni program bir süre aynı anda kullanılabilir. Bu dönemde aynı evrakın iki kez girilmesi veya son tahsilatın yalnızca eski dosyada kalması kolaydır. Bu yüzden geçiş günü için basit bir çalışma kuralı belirleyin: Hangi saate kadar eski liste güncellenecek, o saatten sonraki yeni işlemler nereye yazılacak?

Geçiş anındaki açık evrak listesini tarih ve saat belirterek saklayın. Aktarımdan sonra eski dosyada değişiklik yapılması gerekiyorsa bu değişikliği ayrıca kaydedin ve yeni programdaki karşılığını kontrol edin. “Sonradan eklenenler” için ayrı bir liste tutmak, farkların kaynağını bulmayı kolaylaştırır.

İlk hafta her gün kısa bir karşılaştırma yapın. Yeni alınan evraklar, tahsilatlar, iadeler ve vadesi değiştiği düşünülen kayıtlar gözden geçirilsin. Vade tarihi gibi temel bir bilgi ancak dayanak belge doğrulandıktan sonra düzeltilsin. Sözlü bilgiyle yapılan değişiklikler, ay sonunda neden farklı bakiye görüldüğünü açıklamayı zorlaştırır.

Aktarımın doğru tamamlandığını nasıl anlarsınız?

Başarılı aktarımın ölçüsü yalnızca toplam satır sayısının eşit olması değildir. Eski listede kapanmış evraklar da bulunuyorsa yeni programdaki aktif satır sayısı doğal olarak farklı olabilir. Bunun yerine aşağıdaki kontrolleri birlikte yapın:

Kontrol	Beklenen sonuç
Açık evrak adedi	Geçiş tarihindeki doğrulanmış açık listeyle uyumlu
Açık evrakların toplam kalan tutarı	Eski kayıtların doğrulanmış kalan toplamıyla uyumlu
Cari bazında evraklar	Doğru müşteri veya tedarikçi altında
Vadesi yaklaşan evraklar	Tarih ve durum bilgisine göre doğru listede
Kısmi tahsilatlar	İlk tutar, tahsil edilen ve kalan tutar tutarlı
Örnek cari bakiyeleri	Çift borç veya çift tahsilat oluşturmuyor

Toplamlar uyuşmuyorsa farkı rastgele bir düzeltme kaydıyla kapatmayın. Önce evrak türüne, ardından cariye ve tekil evraka inin. Bir tutar farkının nedeni para birimi, eksik kısmi tahsilat veya iki kez aktarılmış bir kayıt olabilir.

Ay kapanışında da aynı kontrolün kısa bir sürümünü uygulayın. Çek ve senetlerin güncel durumunu cari hareketleriyle birlikte görebilmek, bina yöneticisinden gelen ödeme sorularını yanıtlamayı kolaylaştırır. Asansorex kullanıyorsanız geçiş sonrası ilk ayda birkaç müşterinin bakım, fatura ve çek-senet kayıtlarını birlikte gözden geçirerek kurulum kararlarınızı doğrulayabilirsiniz.

Sıkça Sorulan Sorular

Eski Excel dosyasındaki bütün çek ve senetleri aktarmalı mıyım?

Önce geçiş tarihinde hâlâ takip edilmesi gereken açık evrakları belirleyin. Kapanmış kayıtları geçmişe dönük arama için taşımak isteyebilirsiniz; ancak bunları aktif vade listesine karıştırmayın. Hangi yılların geçmişinin gerekli olduğunu firmanızın çalışma ihtiyacına göre seçin.

Cari adı farklı yazılmış evrakları nasıl eşleştiririm?

İsim yanında sözleşme, fatura, bina adresi ve önceki ödeme kayıtlarını kontrol edin. Aynı kişiye ait görünen her evrakın aynı bina hesabına bağlı olduğunu varsaymayın. Şüpheli satırları aktarım öncesi ayrı bir kontrol listesinde tutun.

Kısmen tahsil edilmiş senedi hangi tutarla kaydetmeliyim?

Evrakın ilk tutarını ve tahsil edilmiş kısmını birbirinden ayırarak kalan tutarı doğrulayın. Bunların programda nasıl kaydedileceği kullanılan yazılımın işlem yapısına bağlıdır. Sonuçta vade takibinde yalnızca gerçekten açık olan tutarın görünmesini kontrol edin.

Çek alınca müşterinin borcu otomatik kapanmalı mı?

Bu, firmanızın kayıt yöntemi ve programdaki işlem türüne bağlıdır. Çekin teslim alınması ile fiilen tahsil edilmesi farklı aşamalardır. Kurulum sırasında örnek bir cari üzerinde her işlemin bakiyeye etkisini inceleyin ve ekibin aynı yöntemi kullanmasını sağlayın.

Veri aktarımından sonra fark bulursam ne yapmalıyım?

Önce eski kayıtların geçiş tarihindeki kopyasını açın. Farkı cari ve evrak düzeyinde bulun; mükerrer kayıt, eksik tahsilat, yanlış durum veya hatalı tarih olup olmadığını kontrol edin. Düzeltmenin nedenini kısa bir notla saklayın.

Özet

Asansör Çek-Senet programı kurulumunda güvenilir sonuç, temiz bir açık evrak listesiyle başlar. Geçiş tarihini belirleyin, carileri eşleştirin, ilk ve kalan tutarları ayırın, küçük bir pilot yapın ve aktarım sonrası bakiyeleri kontrol edin. Bu düzen kurulduğunda ekip vadesi yaklaşan evrakı bulabilir, bina yöneticisinin ödeme sorusunu kayıt üzerinden yanıtlayabilir ve ay kapanışındaki farkları daha hızlı çözebilir.