Asansör Çek-Senet Programı Satın Alma Briefi

İÇERİK

Asansör bakım firmalarında finansal operasyon yalnızca aylık bakım faturası kesmekten ibaret değildir. Bakım sözleşmeleri, revizyon işleri, yedek parça satışları, montaj işleri ve toplu tahsilatlar nedeniyle müşterilerden çek veya senet alınması hâlâ yaygın bir uygulamadır. Portföy büyüdükçe farklı müşterilerden gelen farklı vadeli evrakların Excel dosyaları, ajandalar veya fiziksel klasörlerle takip edilmesi ciddi bir risk oluşturur.

Bir asansör çek-senet programı satın alırken amaç yalnızca çeklerin tarihini kaydetmek olmamalıdır. Programın müşteri carisiyle bağlantılı çalışması, yaklaşan vadeleri göstermesi, tahsilat durumunu izleyebilmesi, devredilen veya tahsil edilen çekleri ayırabilmesi ve firmanın toplam finansal riskini görünür hâle getirmesi gerekir.

Bu satın alma briefi; asansör bakım firması sahibi, muhasebe sorumlusu veya finans operasyonunu yöneten kişiler için yazılım seçiminde kullanılabilecek pratik bir kontrol çerçevesi sunar.

Önce İhtiyacı Tanımlayın: Neyi Takip Etmek İstiyorsunuz?

Çek-senet yazılımı aramaya başlamadan önce firmanın mevcut tahsilat sürecini netleştirmek gerekir. Çünkü yalnızca birkaç çek alan 50 asansörlük bir bakım firmasının ihtiyacı ile yüzlerce bina ve yüksek tutarlı revizyon işleri yöneten bir firmanın ihtiyacı aynı değildir.

Satın alma briefine şu sorularla başlanabilir:

• Ayda ortalama kaç çek veya senet alınıyor?
• Evraklar hangi müşterilerden geliyor?
• Çekler tahsilata mı veriliyor, tedarikçiye mi ciro ediliyor?
• Vadesi yaklaşan çekleri bugün nasıl takip ediyorsunuz?
• Karşılıksız veya gecikmiş çekler nasıl işaretleniyor?
• Çek hangi bakım, revizyon veya satış işlemine ait görülebiliyor mu?
• Aynı müşterinin cari borcu ile çek portföyü birlikte izlenebiliyor mu?
• Finans sorumlusu dışında firma sahibi de risk durumunu görebiliyor mu?

Örneğin bir apartman yönetimine 120.000 TL tutarında revizyon işi yapıldığını düşünelim. Müşteri ödemeyi üç adet 40.000 TL çekle yapıyor. Çeklerden biri 30 gün, biri 60 gün, biri 90 gün vadeli olabilir.

Bu durumda sistemin yalnızca 40.000 TL - 15.09.2026 gibi bir kayıt tutması yeterli değildir. Çekin hangi müşteriye, hangi işe ve hangi cari harekete ait olduğu da görülebilmelidir.

Satın Alma Briefinde Olması Gereken Temel Özellikler

Bir asansör çek-senet programı değerlendirilirken özellik listesini mümkün olduğunca operasyonel ihtiyaçlara göre hazırlamak gerekir.

Aşağıdaki tablo temel satın alma kriterlerini özetler:

Özellik	Neden Gerekli?	Öncelik
Çek ve senet kaydı	Evrakların merkezi olarak izlenmesi	Çok yüksek
Vade takibi	Geciken veya yaklaşan ödemeleri görmek	Çok yüksek
Cari bağlantısı	Çekin hangi müşteriye ait olduğunu izlemek	Çok yüksek
Tahsil edildi durumu	Gerçekleşen tahsilatı ayırmak	Çok yüksek
Ciro / devir kaydı	Tedarikçiye verilen çekleri takip etmek	Yüksek
Bankaya verilen çek kaydı	Tahsil sürecindeki evrakları ayırmak	Yüksek
Hatırlatma	Vade unutulmasını azaltmak	Yüksek
Raporlama	Toplam risk ve yaklaşan tahsilatı görmek	Yüksek
Kullanıcı yetkisi	Finans verilerinin kontrollü erişimi	Orta-yüksek
İşlem geçmişi	Kim, ne zaman, hangi değişikliği yaptı görmek	Orta-yüksek

Program satın alırken yalnızca ürün tanıtımındaki özellik isimlerine bakmak yerine her özelliğin gerçek bir iş senaryosu üzerinden test edilmesi daha sağlıklıdır.

Örneğin satıcıya şu senaryo uygulanabilir:

“Bir müşterimizden 90 gün vadeli 75.000 TL çek aldık. Çeki sisteme girip müşterinin carisine bağlayabilir, vadesini takip edebilir ve tahsil edildiğinde cari bakiyeyi doğru şekilde güncelleyebilir miyiz?”

Bu tür bir test, onlarca özellik maddesinden daha fazla bilgi verir.

Cari Hesap ve Çek-Senet Takibi Birbirinden Kopuk Olmamalı

Asansör firmalarında yapılan en önemli hatalardan biri çek-senet portföyünü cari hesaplardan bağımsız yönetmektir.

Örneğin bir müşterinin cari hesabında 150.000 TL borç görünürken aynı müşteriden 100.000 TL tutarında ileri vadeli çek alınmış olabilir. Sistem yalnızca cari bakiyeyi gösteriyorsa müşterinin ödeme durumu yanlış yorumlanabilir.

Sağlıklı bir finans ekranında en azından şu ayrım görülebilmelidir:

• Toplam cari borç
• Nakit tahsil edilen tutar
• Çekle alınan ödeme
• Senetle alınan ödeme
• Vadesi gelmemiş evraklar
• Tahsil edilmiş evraklar
• Gecikmiş veya problemli evraklar
• Kalan açık bakiye

Açık Bakiye ile Çek Portföyünü Karıştırmayın

Çekin müşteriden alınmış olması her zaman paranın banka hesabına geçtiği anlamına gelmez.

Bu nedenle yazılımda;

çek alındı, bankaya verildi, ciro edildi, tahsil edildi, iade edildi

gibi durumların birbirinden ayrılması önemlidir.

Aksi hâlde firma, henüz tahsil edilmemiş bir çeki gerçekleşmiş nakit gibi değerlendirerek yanlış nakit akışı planı yapabilir.

Özellikle maaş, vergi, tedarikçi ve araç giderlerinin yoğun olduğu asansör bakım firmalarında bu ayrım oldukça önemlidir.

Vade ve Nakit Akışı Takibi Nasıl Olmalı?

Çek-senet programının en değerli taraflarından biri gelecekteki tahsilatları görünür hâle getirmesidir.

Örneğin firmanın önündeki 60 gün için;

• 250.000 TL çek tahsilatı,
• 140.000 TL bakım faturası tahsilatı,
• 90.000 TL senet tahsilatı

bekleniyor olabilir.

Bunları tek tek Excel satırlarından toplamak yerine, tarihe göre gruplanmış bir vade ekranında görmek yöneticinin karar vermesini kolaylaştırır.

İdeal olarak program şu dönemleri filtreleyebilmelidir:

1. Bugün vadesi gelenler
2. Önümüzdeki 7 gün
3. Önümüzdeki 30 gün
4. 31–60 gün arası
5. 60 gün üzeri
6. Vadesi geçmiş evraklar

Böylece firma sahibi yalnızca “kasada ne var?” sorusuna değil, “önümüzdeki ay hangi tahsilatlar gelecek?” sorusuna da cevap bulabilir.

Asansorex gibi bakım, cari ve finans operasyonlarını aynı yapıda takip etmeye odaklanan sistemlerde çek-senet kayıtlarının müşteri ve tahsilat süreçleriyle ilişkilendirilmesi, özellikle çok sayıda bina yöneten firmalarda finansal görünürlüğü artırabilir.

Risk Takibi Satın Alma Kararının Parçası Olmalı

Her çek aynı risk seviyesine sahip değildir.

Uzun süredir çalışılan, ödemelerini düzenli yapan bir bina yönetimi ile ilk kez çalışılan bir müşteriden alınan çek aynı şekilde değerlendirilmemelidir.

Bu nedenle iyi bir çek-senet programının yalnızca vade listesi değil, risk analizi için kullanılabilecek verileri de sağlaması yararlıdır.

Kontrol Edilebilecek Risk Göstergeleri

• Müşterinin toplam açık bakiyesi
• Alınan toplam çek tutarı
• Vadesi geçmiş çek sayısı
• Daha önce geciken ödemeler
• Ortalama tahsilat süresi
• Yaklaşan toplam vade yükü
• Tek müşteride yoğunlaşan çek tutarı

Örneğin çek portföyünüzün yüzde 40'ı tek bir müşteriden geliyorsa, toplam portföy sağlıklı görünse bile müşteri yoğunlaşması açısından risk oluşabilir.

Program bu bilgileri doğrudan “risk skoru” şeklinde sunmasa dahi raporlanabilir verilerin bulunması önemli bir avantajdır.

Satın Alma Öncesinde Demo Sırasında Test Edilecek Senaryolar

Bir yazılımın gerçekten işinize uygun olup olmadığını anlamanın en kolay yolu, kendi günlük operasyonunuza benzeyen örnek kayıtlarla test etmektir.

Demo görüşmesinde yalnızca ekranların gösterilmesini izlemek yerine aşağıdaki işlemleri yaptırın:

1. Örnek bir müşteri oluşturun.
2. Müşteriye 100.000 TL cari borç girin.
3. Bu borca karşılık iki farklı vadeli çek kaydedin.
4. Çeklerden birini bankaya gönderin.
5. Bir çekin vadesini geçmiş olarak görüntüleyin.
6. Diğer çeki tahsil edildi olarak işaretleyin.
7. Müşteri cari bakiyesinin nasıl değiştiğini kontrol edin.
8. Çek portföy raporunu açın.
9. Önümüzdeki 30 günlük tahsilatları filtreleyin.
10. İşlem geçmişini kontrol edin.

Bu test sırasında özellikle “sistem bunu yapabiliyor” açıklaması yerine işlemin gerçekten ekranda uygulanmasını isteyin.

Mobil Kullanım Gerçekten Gerekli mi?

Çek-senet operasyonu çoğunlukla ofisten yürütüldüğü için her firmanın mobil uygulamaya ihtiyacı olmayabilir.

Ancak firma sahibi sık seyahat ediyorsa veya finans durumunu ofis dışında kontrol etmek istiyorsa, mobil uyumlu erişim faydalı olabilir.

Burada önemli olan çek verilerinin telefondan girilebilmesinden çok;

• yaklaşan vadelerin,
• toplam portföyün,
• gecikmiş evrakların,
• cari risklerin

güvenli şekilde görüntülenebilmesidir.

Yetkilendirme ve Veri Güvenliği İhmal Edilmemeli

Çek ve senet bilgileri firmanın en hassas finansal verileri arasındadır. Bu nedenle her personelin tüm çek portföyüne erişmesi doğru değildir.

Satın alma aşamasında şu sorular mutlaka sorulmalıdır:

• Kullanıcı bazlı yetki tanımlanabiliyor mu?
• Teknisyenler finans ekranlarını görebiliyor mu?
• Finans personeli yalnızca kendi yetkili olduğu işlemleri yapabiliyor mu?
• Silinen veya değiştirilen kayıtların geçmişi tutuluyor mu?
• Veriler düzenli olarak yedekleniyor mu?
• Firma istediğinde kendi verilerini dışarı aktarabiliyor mu?

Örneğin saha teknisyeninin bakım formu kapatabilmesi gerekirken, firmanın toplam çek portföyünü veya müşterilerin finansal bakiyelerini görmesine çoğu işletmede ihtiyaç yoktur.

Yetkilendirme bu nedenle yalnızca teknik bir özellik değil, finansal kontrol mekanizmasıdır.

Fiyat Karşılaştırırken Sadece Lisans Ücretine Bakmayın

Çek-senet programı seçerken düşük fiyatlı ürün her zaman en ekonomik ürün değildir.

Toplam maliyet değerlendirilirken şu kalemler birlikte ele alınmalıdır:

• İlk kurulum ücreti
• Yıllık veya aylık lisans bedeli
• Kullanıcı başı ek ücret
• Ek modül ücretleri
• Destek hizmeti
• Veri aktarım ücreti
• Eğitim maliyeti
• Yedekleme hizmeti
• Güncelleme ücretleri

Örneğin yıllık lisansı daha düşük olan bir sistemde cari takip, raporlama veya kullanıcı yetkilendirme ayrı modül olarak ücretlendiriliyorsa toplam maliyet başka bir çözümden daha yüksek olabilir.

Bu nedenle satın alma briefinde yalnızca “fiyat nedir?” yerine şu soru sorulmalıdır:

Bu fiyatın içine hangi özellikler, kaç kullanıcı, destek, güncelleme ve veri saklama hizmetleri dâhildir?

Satın Alma Briefi İçin Pratik Kontrol Listesi

Teklif toplanmadan önce aşağıdaki liste firma içinde doldurulabilir:

• Aylık ortalama çek sayısı belirlendi mi?
• Senet takibine ihtiyaç var mı?
• Cari hesap bağlantısı gerekli mi?
• Çeklerin ciro edilmesi takip edilecek mi?
• Bankaya verilen çekler ayrı izlenecek mi?
• Vade hatırlatması gerekli mi?
• Geciken evraklar raporlanacak mı?
• Müşteri bazlı risk görüntülenecek mi?
• Kullanıcı yetkilendirmesi gerekli mi?
• Veri dışa aktarımı yapılabiliyor mu?
• Yedekleme politikası öğrenildi mi?
• Eğitim ve destek kapsamı soruldu mu?
• Toplam yıllık maliyet hesaplandı mı?
• Demo sırasında gerçek bir çek senaryosu test edildi mi?

Bu soruların çoğuna net cevap alınamıyorsa satın alma kararını yalnızca fiyat üzerinden vermek doğru olmayacaktır.

Sıkça Sorulan Sorular

Asansör çek-senet programı kimler için gereklidir?

Bakım, revizyon, montaj veya yedek parça satışlarında müşterilerinden düzenli olarak çek veya senet alan asansör firmaları için faydalıdır. Evrak sayısı arttıkça manuel takipte vade ve tahsilat hatası riski yükselir.

Excel ile çek-senet takibi yapılabilir mi?

Küçük hacimlerde yapılabilir. Ancak portföy büyüdüğünde cari hesap bağlantısı, kullanıcı yetkisi, işlem geçmişi ve otomatik vade takibi gibi ihtiyaçlar Excel'de yönetimi zorlaştırır.

Çek alındığında müşteri borcu tamamen kapanmalı mı?

Bu, firmanın muhasebe ve finans yöntemine bağlıdır. Ancak alınan çek ile gerçekten tahsil edilmiş ödeme sistemde ayrı durumlar olarak izlenmelidir. Böylece henüz tahsil edilmemiş çekler nakit gibi değerlendirilmez.

Programda senet takibi de olmalı mı?

Firma senet kullanıyorsa çek ve senedin aynı sistemde ancak ayrı türler olarak izlenebilmesi operasyonu kolaylaştırır. Vade, tutar, müşteri ve durum bilgileri her iki evrak türü için de takip edilmelidir.

Vade hatırlatması neden önemlidir?

Çok sayıda müşteriden farklı tarihlerde çek alan firmalarda vade takibini manuel yapmak hata riskini artırır. Yaklaşan vadelerin otomatik veya filtrelenebilir şekilde görülmesi tahsilat planlamasını kolaylaştırır.

Asansorex çek-senet takibinde nasıl yardımcı olabilir?

Asansorex, asansör firmalarının müşteri, cari, tahsilat ve saha operasyonlarını daha merkezi biçimde takip etmesine yardımcı olmayı amaçlar. Finans kayıtlarının operasyonel verilerle aynı yapıda tutulması, firma sahibinin müşteri ve tahsilat durumunu daha bütüncül değerlendirmesini sağlayabilir.

Özet

Bir asansör çek-senet programı satın alırken yalnızca çek kaydı yapılabilmesine bakmak yeterli değildir. Asıl değer; çeklerin müşterilerle ve cari hesaplarla ilişkilendirilebilmesi, vadelerin düzenli takip edilmesi, tahsil edilen ve henüz tahsil edilmemiş evrakların ayrılması ve finansal riskin görünür hâle gelmesidir.

Satın alma öncesinde ihtiyaçlarınızı yazılı bir brief hâline getirin, en kritik iş senaryolarınızı belirleyin ve demo sırasında bu senaryoları gerçek işlemlerle test edin. Fiyat değerlendirmesini de yalnızca lisans bedeli üzerinden değil; destek, kullanıcı, güncelleme, veri aktarımı ve ek modülleri kapsayan toplam maliyet üzerinden yapın.

Doğru kurulan çek-senet takibi, sadece muhasebe düzeni sağlamaz. Asansör firmasının önümüzdeki haftalarda ne kadar tahsilat beklediğini, hangi müşterilerde risk oluştuğunu ve nakit akışının nasıl şekilleneceğini daha net görmesine yardımcı olur.

Önce İhtiyacı Tanımlayın: Neyi Takip Etmek İstiyorsunuz?

Çek-senet yazılımı aramaya başlamadan önce firmanın mevcut tahsilat sürecini netleştirmek gerekir. Çünkü yalnızca birkaç çek alan 50 asansörlük bir bakım firmasının ihtiyacı ile yüzlerce bina ve yüksek tutarlı revizyon işleri yöneten bir firmanın ihtiyacı aynı değildir.

Satın alma briefine şu sorularla başlanabilir:

• Ayda ortalama kaç çek veya senet alınıyor?
• Evraklar hangi müşterilerden geliyor?
• Çekler tahsilata mı veriliyor, tedarikçiye mi ciro ediliyor?
• Vadesi yaklaşan çekleri bugün nasıl takip ediyorsunuz?
• Karşılıksız veya gecikmiş çekler nasıl işaretleniyor?
• Çek hangi bakım, revizyon veya satış işlemine ait görülebiliyor mu?
• Aynı müşterinin cari borcu ile çek portföyü birlikte izlenebiliyor mu?
• Finans sorumlusu dışında firma sahibi de risk durumunu görebiliyor mu?

Örneğin bir apartman yönetimine 120.000 TL tutarında revizyon işi yapıldığını düşünelim. Müşteri ödemeyi üç adet 40.000 TL çekle yapıyor. Çeklerden biri 30 gün, biri 60 gün, biri 90 gün vadeli olabilir.

Bu durumda sistemin yalnızca 40.000 TL - 15.09.2026 gibi bir kayıt tutması yeterli değildir. Çekin hangi müşteriye, hangi işe ve hangi cari harekete ait olduğu da görülebilmelidir.

Satın Alma Briefinde Olması Gereken Temel Özellikler

Bir asansör çek-senet programı değerlendirilirken özellik listesini mümkün olduğunca operasyonel ihtiyaçlara göre hazırlamak gerekir.

Aşağıdaki tablo temel satın alma kriterlerini özetler:

Özellik	Neden Gerekli?	Öncelik
Çek ve senet kaydı	Evrakların merkezi olarak izlenmesi	Çok yüksek
Vade takibi	Geciken veya yaklaşan ödemeleri görmek	Çok yüksek
Cari bağlantısı	Çekin hangi müşteriye ait olduğunu izlemek	Çok yüksek
Tahsil edildi durumu	Gerçekleşen tahsilatı ayırmak	Çok yüksek
Ciro / devir kaydı	Tedarikçiye verilen çekleri takip etmek	Yüksek
Bankaya verilen çek kaydı	Tahsil sürecindeki evrakları ayırmak	Yüksek
Hatırlatma	Vade unutulmasını azaltmak	Yüksek
Raporlama	Toplam risk ve yaklaşan tahsilatı görmek	Yüksek
Kullanıcı yetkisi	Finans verilerinin kontrollü erişimi	Orta-yüksek
İşlem geçmişi	Kim, ne zaman, hangi değişikliği yaptı görmek	Orta-yüksek

Program satın alırken yalnızca ürün tanıtımındaki özellik isimlerine bakmak yerine her özelliğin gerçek bir iş senaryosu üzerinden test edilmesi daha sağlıklıdır.

Örneğin satıcıya şu senaryo uygulanabilir:

“Bir müşterimizden 90 gün vadeli 75.000 TL çek aldık. Çeki sisteme girip müşterinin carisine bağlayabilir, vadesini takip edebilir ve tahsil edildiğinde cari bakiyeyi doğru şekilde güncelleyebilir miyiz?”

Bu tür bir test, onlarca özellik maddesinden daha fazla bilgi verir.

Cari Hesap ve Çek-Senet Takibi Birbirinden Kopuk Olmamalı

Asansör firmalarında yapılan en önemli hatalardan biri çek-senet portföyünü cari hesaplardan bağımsız yönetmektir.

Örneğin bir müşterinin cari hesabında 150.000 TL borç görünürken aynı müşteriden 100.000 TL tutarında ileri vadeli çek alınmış olabilir. Sistem yalnızca cari bakiyeyi gösteriyorsa müşterinin ödeme durumu yanlış yorumlanabilir.

Sağlıklı bir finans ekranında en azından şu ayrım görülebilmelidir:

• Toplam cari borç
• Nakit tahsil edilen tutar
• Çekle alınan ödeme
• Senetle alınan ödeme
• Vadesi gelmemiş evraklar
• Tahsil edilmiş evraklar
• Gecikmiş veya problemli evraklar
• Kalan açık bakiye

Açık Bakiye ile Çek Portföyünü Karıştırmayın

Çekin müşteriden alınmış olması her zaman paranın banka hesabına geçtiği anlamına gelmez.

Bu nedenle yazılımda;

çek alındı, bankaya verildi, ciro edildi, tahsil edildi, iade edildi

gibi durumların birbirinden ayrılması önemlidir.

Aksi hâlde firma, henüz tahsil edilmemiş bir çeki gerçekleşmiş nakit gibi değerlendirerek yanlış nakit akışı planı yapabilir.

Özellikle maaş, vergi, tedarikçi ve araç giderlerinin yoğun olduğu asansör bakım firmalarında bu ayrım oldukça önemlidir.

Vade ve Nakit Akışı Takibi Nasıl Olmalı?

Çek-senet programının en değerli taraflarından biri gelecekteki tahsilatları görünür hâle getirmesidir.

Örneğin firmanın önündeki 60 gün için;

• 250.000 TL çek tahsilatı,
• 140.000 TL bakım faturası tahsilatı,
• 90.000 TL senet tahsilatı

bekleniyor olabilir.

Bunları tek tek Excel satırlarından toplamak yerine, tarihe göre gruplanmış bir vade ekranında görmek yöneticinin karar vermesini kolaylaştırır.

İdeal olarak program şu dönemleri filtreleyebilmelidir:

1. Bugün vadesi gelenler
2. Önümüzdeki 7 gün
3. Önümüzdeki 30 gün
4. 31–60 gün arası
5. 60 gün üzeri
6. Vadesi geçmiş evraklar

Böylece firma sahibi yalnızca “kasada ne var?” sorusuna değil, “önümüzdeki ay hangi tahsilatlar gelecek?” sorusuna da cevap bulabilir.

Asansorex gibi bakım, cari ve finans operasyonlarını aynı yapıda takip etmeye odaklanan sistemlerde çek-senet kayıtlarının müşteri ve tahsilat süreçleriyle ilişkilendirilmesi, özellikle çok sayıda bina yöneten firmalarda finansal görünürlüğü artırabilir.

Risk Takibi Satın Alma Kararının Parçası Olmalı

Her çek aynı risk seviyesine sahip değildir.

Uzun süredir çalışılan, ödemelerini düzenli yapan bir bina yönetimi ile ilk kez çalışılan bir müşteriden alınan çek aynı şekilde değerlendirilmemelidir.

Bu nedenle iyi bir çek-senet programının yalnızca vade listesi değil, risk analizi için kullanılabilecek verileri de sağlaması yararlıdır.

Kontrol Edilebilecek Risk Göstergeleri

• Müşterinin toplam açık bakiyesi
• Alınan toplam çek tutarı
• Vadesi geçmiş çek sayısı
• Daha önce geciken ödemeler
• Ortalama tahsilat süresi
• Yaklaşan toplam vade yükü
• Tek müşteride yoğunlaşan çek tutarı

Örneğin çek portföyünüzün yüzde 40'ı tek bir müşteriden geliyorsa, toplam portföy sağlıklı görünse bile müşteri yoğunlaşması açısından risk oluşabilir.

Program bu bilgileri doğrudan “risk skoru” şeklinde sunmasa dahi raporlanabilir verilerin bulunması önemli bir avantajdır.

Satın Alma Öncesinde Demo Sırasında Test Edilecek Senaryolar

Bir yazılımın gerçekten işinize uygun olup olmadığını anlamanın en kolay yolu, kendi günlük operasyonunuza benzeyen örnek kayıtlarla test etmektir.

Demo görüşmesinde yalnızca ekranların gösterilmesini izlemek yerine aşağıdaki işlemleri yaptırın:

1. Örnek bir müşteri oluşturun.
2. Müşteriye 100.000 TL cari borç girin.
3. Bu borca karşılık iki farklı vadeli çek kaydedin.
4. Çeklerden birini bankaya gönderin.
5. Bir çekin vadesini geçmiş olarak görüntüleyin.
6. Diğer çeki tahsil edildi olarak işaretleyin.
7. Müşteri cari bakiyesinin nasıl değiştiğini kontrol edin.
8. Çek portföy raporunu açın.
9. Önümüzdeki 30 günlük tahsilatları filtreleyin.
10. İşlem geçmişini kontrol edin.

Bu test sırasında özellikle “sistem bunu yapabiliyor” açıklaması yerine işlemin gerçekten ekranda uygulanmasını isteyin.

Mobil Kullanım Gerçekten Gerekli mi?

Çek-senet operasyonu çoğunlukla ofisten yürütüldüğü için her firmanın mobil uygulamaya ihtiyacı olmayabilir.

Ancak firma sahibi sık seyahat ediyorsa veya finans durumunu ofis dışında kontrol etmek istiyorsa, mobil uyumlu erişim faydalı olabilir.

Burada önemli olan çek verilerinin telefondan girilebilmesinden çok;

• yaklaşan vadelerin,
• toplam portföyün,
• gecikmiş evrakların,
• cari risklerin

güvenli şekilde görüntülenebilmesidir.

Yetkilendirme ve Veri Güvenliği İhmal Edilmemeli

Çek ve senet bilgileri firmanın en hassas finansal verileri arasındadır. Bu nedenle her personelin tüm çek portföyüne erişmesi doğru değildir.

Satın alma aşamasında şu sorular mutlaka sorulmalıdır:

• Kullanıcı bazlı yetki tanımlanabiliyor mu?
• Teknisyenler finans ekranlarını görebiliyor mu?
• Finans personeli yalnızca kendi yetkili olduğu işlemleri yapabiliyor mu?
• Silinen veya değiştirilen kayıtların geçmişi tutuluyor mu?
• Veriler düzenli olarak yedekleniyor mu?
• Firma istediğinde kendi verilerini dışarı aktarabiliyor mu?

Örneğin saha teknisyeninin bakım formu kapatabilmesi gerekirken, firmanın toplam çek portföyünü veya müşterilerin finansal bakiyelerini görmesine çoğu işletmede ihtiyaç yoktur.

Yetkilendirme bu nedenle yalnızca teknik bir özellik değil, finansal kontrol mekanizmasıdır.

Fiyat Karşılaştırırken Sadece Lisans Ücretine Bakmayın

Çek-senet programı seçerken düşük fiyatlı ürün her zaman en ekonomik ürün değildir.

Toplam maliyet değerlendirilirken şu kalemler birlikte ele alınmalıdır:

• İlk kurulum ücreti
• Yıllık veya aylık lisans bedeli
• Kullanıcı başı ek ücret
• Ek modül ücretleri
• Destek hizmeti
• Veri aktarım ücreti
• Eğitim maliyeti
• Yedekleme hizmeti
• Güncelleme ücretleri

Örneğin yıllık lisansı daha düşük olan bir sistemde cari takip, raporlama veya kullanıcı yetkilendirme ayrı modül olarak ücretlendiriliyorsa toplam maliyet başka bir çözümden daha yüksek olabilir.

Bu nedenle satın alma briefinde yalnızca “fiyat nedir?” yerine şu soru sorulmalıdır:

Bu fiyatın içine hangi özellikler, kaç kullanıcı, destek, güncelleme ve veri saklama hizmetleri dâhildir?

Satın Alma Briefi İçin Pratik Kontrol Listesi

Teklif toplanmadan önce aşağıdaki liste firma içinde doldurulabilir:

• Aylık ortalama çek sayısı belirlendi mi?
• Senet takibine ihtiyaç var mı?
• Cari hesap bağlantısı gerekli mi?
• Çeklerin ciro edilmesi takip edilecek mi?
• Bankaya verilen çekler ayrı izlenecek mi?
• Vade hatırlatması gerekli mi?
• Geciken evraklar raporlanacak mı?
• Müşteri bazlı risk görüntülenecek mi?
• Kullanıcı yetkilendirmesi gerekli mi?
• Veri dışa aktarımı yapılabiliyor mu?
• Yedekleme politikası öğrenildi mi?
• Eğitim ve destek kapsamı soruldu mu?
• Toplam yıllık maliyet hesaplandı mı?
• Demo sırasında gerçek bir çek senaryosu test edildi mi?

Bu soruların çoğuna net cevap alınamıyorsa satın alma kararını yalnızca fiyat üzerinden vermek doğru olmayacaktır.

Sıkça Sorulan Sorular

Asansör çek-senet programı kimler için gereklidir?

Bakım, revizyon, montaj veya yedek parça satışlarında müşterilerinden düzenli olarak çek veya senet alan asansör firmaları için faydalıdır. Evrak sayısı arttıkça manuel takipte vade ve tahsilat hatası riski yükselir.

Excel ile çek-senet takibi yapılabilir mi?

Küçük hacimlerde yapılabilir. Ancak portföy büyüdüğünde cari hesap bağlantısı, kullanıcı yetkisi, işlem geçmişi ve otomatik vade takibi gibi ihtiyaçlar Excel'de yönetimi zorlaştırır.

Çek alındığında müşteri borcu tamamen kapanmalı mı?

Bu, firmanın muhasebe ve finans yöntemine bağlıdır. Ancak alınan çek ile gerçekten tahsil edilmiş ödeme sistemde ayrı durumlar olarak izlenmelidir. Böylece henüz tahsil edilmemiş çekler nakit gibi değerlendirilmez.

Programda senet takibi de olmalı mı?

Firma senet kullanıyorsa çek ve senedin aynı sistemde ancak ayrı türler olarak izlenebilmesi operasyonu kolaylaştırır. Vade, tutar, müşteri ve durum bilgileri her iki evrak türü için de takip edilmelidir.

Vade hatırlatması neden önemlidir?

Çok sayıda müşteriden farklı tarihlerde çek alan firmalarda vade takibini manuel yapmak hata riskini artırır. Yaklaşan vadelerin otomatik veya filtrelenebilir şekilde görülmesi tahsilat planlamasını kolaylaştırır.

Asansorex çek-senet takibinde nasıl yardımcı olabilir?

Asansorex, asansör firmalarının müşteri, cari, tahsilat ve saha operasyonlarını daha merkezi biçimde takip etmesine yardımcı olmayı amaçlar. Finans kayıtlarının operasyonel verilerle aynı yapıda tutulması, firma sahibinin müşteri ve tahsilat durumunu daha bütüncül değerlendirmesini sağlayabilir.

Özet

Bir asansör çek-senet programı satın alırken yalnızca çek kaydı yapılabilmesine bakmak yeterli değildir. Asıl değer; çeklerin müşterilerle ve cari hesaplarla ilişkilendirilebilmesi, vadelerin düzenli takip edilmesi, tahsil edilen ve henüz tahsil edilmemiş evrakların ayrılması ve finansal riskin görünür hâle gelmesidir.

Satın alma öncesinde ihtiyaçlarınızı yazılı bir brief hâline getirin, en kritik iş senaryolarınızı belirleyin ve demo sırasında bu senaryoları gerçek işlemlerle test edin. Fiyat değerlendirmesini de yalnızca lisans bedeli üzerinden değil; destek, kullanıcı, güncelleme, veri aktarımı ve ek modülleri kapsayan toplam maliyet üzerinden yapın.

Doğru kurulan çek-senet takibi, sadece muhasebe düzeni sağlamaz. Asansör firmasının önümüzdeki haftalarda ne kadar tahsilat beklediğini, hangi müşterilerde risk oluştuğunu ve nakit akışının nasıl şekilleneceğini daha net görmesine yardımcı olur.