Asansör Fatura Programı Entegrasyon Checklist

İÇERİK

Asansör bakım firmalarında faturalandırma, yalnızca ay sonunda belge düzenlemekten ibaret değildir. Müşteri kartı, bina bilgisi, bakım sözleşmesi, aylık bakım bedeli, parça satışı, KDV uygulaması, saha servis kaydı ve tahsilat durumu aynı sürecin parçalarıdır. Bu veriler birbirine doğru bağlanmadığında mükerrer fatura, eksik tahakkuk, yanlış cari bakiye ve geciken tahsilat gibi sorunlar ortaya çıkar.

Bu nedenle bir Asansör Fatura Programı seçerken yalnızca e-Fatura kesip kesmediğine bakmak yeterli değildir. Programın bakım ve arıza operasyonuyla nasıl konuştuğu, hangi bilgiyi nereden aldığı ve hata durumunda kullanıcıyı nasıl uyardığı da incelenmelidir. Bu rehberdeki entegrasyon checklist, yazılımı ilk kez kuran veya mevcut sistemini yenileyen asansör firmalarının süreci adım adım denetlemesine yardımcı olur.

Entegrasyondan Önce İş Akışını Haritalandırın

Teknik bağlantılara başlamadan önce firmanın mevcut faturalandırma akışı yazılı hâle getirilmelidir. Çünkü belirsiz bir süreci yazılıma aktarmak, mevcut karışıklığın dijital ortamda devam etmesine neden olur.

Öncelikle aşağıdaki sorulara net cevap verilmelidir:

1. Aylık bakım faturaları hangi tarihte hazırlanıyor?
2. Fatura müşteri, bina, site yönetimi veya yönetim firması adına mı kesiliyor?
3. Bir müşteriye ait birden fazla bina tek faturada mı birleştiriliyor?
4. Bakım bedelleri sözleşmeden otomatik olarak mı alınacak?
5. Arıza, parça ve işçilik ücretleri bakım faturasına mı eklenecek?
6. Faturalandırılacak saha işlemini kim onaylayacak?
7. e-Fatura ve e-Arşiv ayrımı nasıl yapılacak?
8. Tahsilat bilgileri kim tarafından sisteme girilecek?
9. Muhasebeciye hangi raporlar ve hangi formatta gönderilecek?
10. İptal, iade ve fiyat farkı süreçleri nasıl yönetilecek?

Örneğin bir apartman yönetiminin sözleşme bedeli aylık 4.000 TL olabilir. Aynı ay ücretli bir kapı kartı değişimi yapılmışsa bakım bedeli ile parça ücretinin ayrı satırlar hâlinde faturaya aktarılması gerekebilir. Entegrasyon bu ayrımı yapamıyorsa personel yeniden manuel hesaplama yapmak zorunda kalır.

Sağlıklı entegrasyonun ilk şartı, verinin hangi ekrandan değil hangi iş olayından doğduğunu belirlemektir.

Cari, Bina ve Sözleşme Verilerini Kontrol Edin

Asansör sektöründe hizmet verilen bina ile faturanın kesileceği tüzel veya gerçek kişi her zaman aynı değildir. Bakım bir apartmanda yapılırken fatura profesyonel site yönetim firmasına, mülk sahibine veya farklı bir şirkete düzenlenebilir. Bu nedenle cari kart, bina ve sözleşme kayıtları ayrı tutulmalı; aralarındaki ilişki açıkça kurulmalıdır.

Cari kartlarda bulunması gereken bilgiler

• Cari veya ticari unvan
• Vergi dairesi ve vergi numarası
• T.C. kimlik numarası gereken müşteri kayıtları
• Fatura adresi
• Yetkili kişi ve iletişim bilgileri
• e-Fatura mükellefiyet durumu
• Varsayılan ödeme yöntemi
• Vade günü veya ödeme planı
• Cari risk ya da borç limiti
• Fatura gönderim e-posta adresi

Bina ve sözleşme bağlantısı

Bir müşterinin beş farklı binası varsa her bina için sözleşme başlangıç ve bitiş tarihi, aylık bedel, fiyat güncelleme dönemi ve hizmet kapsamı ayrı izlenebilmelidir. Böylece bir binanın sözleşmesi sona erdiğinde diğer binaların faturaları etkilenmez.

Veri aktarımı yapılırken şu hatalar özellikle aranmalıdır:

• Aynı vergi numarasıyla açılmış mükerrer cari kartlar
• Eksik veya hatalı vergi dairesi bilgileri
• Fatura alıcısı tanımlanmamış binalar
• Sözleşmesi sona erdiği hâlde aktif görünen hizmetler
• Aylık bedeli boş bırakılmış sözleşmeler
• KDV dâhil ve KDV hariç tutarların karıştırılması
• Birden fazla sözleşmeye yanlışlıkla bağlanan asansörler

Bu kayıtları kâğıt veya dağınık tablolar yerine Asansorex gibi bakım ve ticari süreçleri ilişkilendirebilen bir sistemde tutmak, sözleşmeden faturaya aktarım sırasında yeniden veri girişi ihtiyacını azaltır.

Faturalandırma Kurallarını Tanımlayın

Entegrasyonun en kritik aşaması, hangi işlemin ne zaman ve hangi koşulla faturaya dönüşeceğini belirlemektir. Her servis kaydının otomatik faturalandırılması doğru değildir. Garanti kapsamındaki bir parça değişimi, bakım sözleşmesine dâhil bir işlem veya teknisyenin yalnızca tespit yaptığı ziyaret ücret doğurmayabilir.

Aşağıdaki tablo, temel kuralların nasıl sınıflandırılabileceğini gösterir:

İşlem türü	Faturaya aktarım	Gerekli kontrol	Önerilen onay
Aylık periyodik bakım	Sözleşmeden otomatik	Aktif sözleşme ve dönem	Ofis personeli
Ücretli arıza müdahalesi	Servis kaydından	İşçilik ve süre bilgisi	Operasyon sorumlusu
Parça değişimi	Kullanılan malzemeden	Miktar, satış fiyatı ve KDV	Teknik sorumlu
Garanti kapsamındaki işlem	Genellikle aktarılmaz	Garanti başlangıç ve bitişi	Yetkili kullanıcı
Teklif onaylı modernizasyon	Hakediş veya plana göre	Onaylı teklif ve ödeme planı	Firma sahibi
Yol veya ilave servis ücreti	Kurala bağlı	Bölge ve sözleşme kapsamı	Ofis personeli

Programda ayrıca şu seçeneklerin bulunması faydalıdır:

• Aylık, üç aylık veya yıllık faturalandırma
• Dönem başında ya da dönem sonunda tahakkuk
• Birden fazla binayı tek faturada toplama
• Her bina için ayrı açıklama satırı oluşturma
• KDV dâhil veya KDV hariç fiyat tanımlama
• İskonto oranı uygulama
• Vade tarihini otomatik hesaplama
• Sözleşme fiyat artışını onaya gönderme
• Faturalandırılmış işlemin tekrar aktarılmasını engelleme

Otomatik faturalandırma kullanılsa bile ilk aşamada doğrudan belge oluşturmak yerine fatura taslağı hazırlanması daha güvenlidir. Yetkili çalışan taslağı kontrol ettikten sonra resmi belgeye dönüştürmelidir.

e-Fatura ve Muhasebe Entegrasyonunu Test Edin

Asansör Fatura Programı ile özel entegratör veya muhasebe yazılımı arasındaki bağlantı yalnızca kullanıcı adı ve parola girilerek tamamlanmış sayılmaz. Belge gönderme, durum sorgulama, hata yönetimi ve muhasebe aktarımı ayrı ayrı denenmelidir.

Entegrasyon testinde şu adımlar uygulanmalıdır:

1. Test carisi oluşturun.
2. Düşük tutarlı bir fatura taslağı hazırlayın.
3. Mal veya hizmet satırlarını kontrol edin.
4. Belge numarası ve tarih sırasını doğrulayın.
5. e-Fatura mükellefiyet sorgusunu test edin.
6. e-Fatura veya e-Arşiv senaryosunun doğru seçildiğini kontrol edin.
7. Belgeyi entegratöre gönderin.
8. Gönderim durumunun programa geri dönüp dönmediğini izleyin.
9. PDF veya görüntü çıktısındaki unvan, adres ve tutarları inceleyin.
10. İptal ya da iade senaryosunu yetkili mali müşavirle birlikte doğrulayın.

Muhasebe tarafında kontrol edilecek alanlar

Fatura başka bir muhasebe sistemine aktarılacaksa cari kod, hizmet kodu, gelir hesabı, KDV bilgisi ve şube ayrımı eşleştirilmelidir. Aynı hizmetin bir sistemde “Aylık Bakım”, diğerinde “Bakım Hizmet Geliri” olarak tanımlanması teknik olarak sorun olmayabilir; ancak iki kodun doğru biçimde eşleştirilmesi gerekir.

Muhasebeciden veya mali müşavirden aşağıdaki konularda yazılı teyit alınması yararlıdır:

• Kullanılacak belge türleri
• Hizmet ve parça satışlarının hesap kodları
• KDV uygulaması
• Tevkifat veya istisna bulunan özel müşteri senaryoları
• İade ve fiyat farkı belgelerinin işlenişi
• Ay sonu aktarım formatı
• Tahsilatların muhasebeleştirilme yöntemi

Vergisel kurallar müşteri ve işlem türüne göre değişebileceğinden, özel durumlarda kesin karar yazılım sağlayıcısına bırakılmamalı; mali müşavir görüşü alınmalıdır.

Saha, Stok ve Tahsilat Bağlantılarını Doğrulayın

Faturalandırmanın doğru çalışması için sahada oluşan bilginin eksiksiz gelmesi gerekir. Teknisyen kullanılan parçayı yazmazsa stok düşmez ve parça faturaya yansımaz. İşlem ücretli olduğu hâlde “sözleşme kapsamında” seçilirse gelir kaybı oluşabilir.

Saha uygulamasında en az şu bilgiler kaydedilebilmelidir:

• Müşteri ve bina
• İlgili asansör
• İşlem türü
• Başlangıç ve bitiş zamanı
• Yapılan işlemler
• Kullanılan parçalar ve miktarları
• Ücretli veya sözleşme kapsamında bilgisi
• Müşteri onayı, imzası ya da açıklaması
• Fotoğraf ve servis kanıtları
• Faturalandırmaya hazır durumu

Stok entegrasyonunda teknisyenin kullandığı parça doğru depodan düşmelidir. Araç stoğu, merkez depo ve şube deposu ayrı izleniyorsa hareketin kaynağı belirgin olmalıdır. Negatif stok oluştuğunda sistem uyarı vermeli; ancak operasyonun durup durmayacağı firmanın politikasına göre belirlenmelidir.

Tahsilat tarafında ise banka havalesi, kredi kartı, nakit ve çek gibi ödeme türleri ayrı kaydedilebilmelidir. Kısmi ödeme yapılması durumunda faturanın tamamı kapanmamalıdır. Örneğin 12.000 TL tutarındaki faturaya 7.000 TL ödeme geldiyse cari hesapta 5.000 TL açık bakiye görünmelidir.

Canlı Kullanım Öncesi Son Entegrasyon Checklist

Canlı kullanıma geçmeden önce yalnızca teknik ekibin değil, ofis personeli, firma sahibi, saha sorumlusu ve muhasebecinin katıldığı kısa bir kabul testi yapılmalıdır.

Kontrol noktası	Beklenen sonuç	Durum
Cari kart aktarımı	Mükerrer ve eksik kayıt bulunmuyor	Kontrol edilecek
Bina-cari bağlantısı	Her binanın fatura alıcısı doğru	Kontrol edilecek
Sözleşme bedelleri	Dönem ve tutarlar doğru aktarılıyor	Kontrol edilecek
KDV ayarları	Dâhil/hariç hesaplama doğru	Kontrol edilecek
e-Fatura sorgusu	Mükellef türü doğru belirleniyor	Kontrol edilecek
Saha işlemi aktarımı	Onaylı ücretler taslağa geliyor	Kontrol edilecek
Parça ve stok hareketi	Doğru depo ve miktar kullanılıyor	Kontrol edilecek
Mükerrer fatura kontrolü	Aynı dönem ikinci kez kesilemiyor	Kontrol edilecek
Tahsilat eşleştirme	Kısmi ve tam ödemeler ayrılıyor	Kontrol edilecek
Yetkilendirme	Her çalışan yalnızca görevini yapabiliyor	Kontrol edilecek
Raporlama	Faturalanmayan işler görülebiliyor	Kontrol edilecek
Yedekleme ve dışa aktarım	Veriler okunabilir biçimde alınabiliyor	Kontrol edilecek

İlk canlı ayda bütün müşterileri aynı anda otomasyona almak yerine 10–20 sözleşmelik kontrollü bir pilot grup seçilebilir. Pilot grupta farklı senaryolar bulunmalıdır: tek binalı müşteri, çok binalı yönetim firması, ücretli arıza, parça değişimi ve kısmi tahsilat gibi.

Pilot sonunda şu üç rakam karşılaştırılmalıdır:

• Hazırlanan fatura sayısı
• Manuel düzeltme yapılan fatura sayısı
• Faturalandırılması unutulan veya ertelenen işlem sayısı

Düzeltme oranı kabul edilebilir seviyeye indikten sonra diğer müşteriler sisteme alınmalıdır.

Sıkça Sorulan Sorular

Asansör Fatura Programı muhasebe yazılımının yerini alır mı?

Her programın kapsamı farklıdır. Asansör Fatura Programı bakım sözleşmesi, saha işlemi, cari hesap ve fatura hazırlama süreçlerini birleştirebilir. Resmî muhasebe kayıtlarının tutulması ve beyannamelerin hazırlanması için kullanılan sistem ise ayrıca değerlendirilmelidir. En doğru iş akışı mali müşavirle birlikte belirlenmelidir.

Sözleşmeden otomatik fatura oluşturmak güvenli midir?

Aktif sözleşme, doğru dönem, güncel bedel ve fatura alıcısı kontrol ediliyorsa güvenlidir. Yine de ilk aylarda faturaların doğrudan gönderilmesi yerine taslak oluşturulması ve yetkili çalışan tarafından onaylanması önerilir.

Eski cari ve fatura verileri yeni programa aktarılmalı mı?

Aktif müşteriler, açık bakiyeler ve yürürlükteki sözleşmeler mutlaka aktarılmalıdır. Çok eski ve kapanmış kayıtların tamamını taşımak yerine arşiv erişimi korunabilir. Aktarım kapsamı firma ve muhasebeciyle birlikte belirlenmelidir.

Saha teknisyeni fatura tutarını görebilmeli mi?

Bu, firmanın yetkilendirme politikasına bağlıdır. Teknisyenin yapılan işlemi, kullanılan parçayı ve ücretli işlem bilgisini girmesi yeterli olabilir. Satış fiyatı, iskonto ve cari bakiye gibi ticari bilgiler yalnızca yetkili personele gösterilebilir.

Entegrasyon sırasında en sık yapılan hata nedir?

En sık karşılaşılan hata, cari kart ile hizmet verilen binanın aynı kayıt olarak düşünülmesidir. Fatura alıcısı ile bakım yapılan adres ayrılmadığında yanlış unvan, yanlış adres ve mükerrer kayıt sorunları oluşur.

Entegrasyonun başarılı olduğu nasıl anlaşılır?

Aynı verinin tekrar girilmemesi, sözleşmeden doğru fatura taslağının oluşması, saha ücretlerinin eksiksiz aktarılması, tahsilatın doğru faturayı kapatması ve raporlardaki tutarların muhasebe kayıtlarıyla uyuşması temel başarı ölçütleridir.

Özet

Başarılı bir Asansör Fatura Programı entegrasyonu; cari, bina, sözleşme, saha, stok, e-Fatura ve tahsilat süreçlerinin tek tek bağlanıp test edilmesini gerektirir. En doğru yaklaşım, mevcut iş akışını haritalandırmak, veri hatalarını temizlemek, faturalandırma kurallarını tanımlamak ve sınırlı bir müşteri grubuyla pilot uygulama yapmaktır.

Asansorex, bakım sözleşmeleri ile saha kayıtlarının faturalandırma sürecine düzenli biçimde taşınmasına yardımcı olarak firma sahiplerinin eksik tahakkukları ve açık bakiyeleri daha kolay izlemesini sağlar. Ancak hangi yazılım kullanılırsa kullanılsın, entegrasyonun gerçek başarısı ilk gönderilen faturayla değil; birkaç dönem boyunca doğru, izlenebilir ve tekrarlanabilir bir süreç kurulmasıyla ölçülmelidir.